RIB 23 035 B spelregels budgetoverhevelingen 2022

Spelregels budgetoverhevelingen Team Financiën, januari 2023 In deze memo worden de spelregels voor budgetoverhevelingen van 2022 naar 2023 beschreven. Bij de jaarrekening over 2022 geven deze spelregels houvast over hoe hiermee om te gaan. In januari 2023 zal een inventarisatie worden gedaan middels een uitvraag door team Financiën over gewenste budgetoverhevelingen in elk domein. Je kunt hiertoe het format in de bijlage invullen. Achtergrond Resterende middelen uit 2022 vloeien via het jaarrekeningresultaat terug naar de algemene reserve. Binnen de begroting 2023 wordt ruimte gevonden om uitgestelde activiteiten alsnog te dekken. Omdat door een diversiteit aan redenen het zo kan zijn dat een budget voor een éénmalige activiteit niet of gedeeltelijk is besteed, kan het wenselijk zijn dit budget over te hevelen. Dit gebeurt door een voorstel tot resultaatbestemming bij de jaarrekening. Daarmee ontstaat een bestemmingsreserve. Er is nog geen beleid voor budgetoverhevelingen vastgelegd in de Financiële Verordening van Rijswijk. De hierna genoemde spelregels geven een praktisch handvat onder welke voorwaarden activiteiten kunnen worden opgenomen in de inventarisatie. Op basis hiervan stelt team Financiën een voorstel op voor GMT, college en raad. De raad beslist uiteindelijk of daadwerkelijk budget wordt overgeheveld naar een volgend jaar.

Wanneer overhevelen Overhevelen van budget van 2022 naar 2023 kan bij de volgende categorieën: 1. Activiteiten die zijn vertraagd in 2022 en doorschuiven naar 2023: dit betreft exploitatiegelden die eenmalig zijn verstrekt ten behoeve van een door college of raad aangewezen doel of activiteit. De uitvoering van deze activiteit is in 2022 aangevangen, maar loopt door naar 2023. 2. Activiteiten die betrekking hebben op (rijks)middelen die pas laat in 2022 beschikbaar zijn gesteld, bijvoorbeeld in de decembercirculaire. Spelregels 1. Het betreft een incidentele activiteit (en incidenteel budget) en het bedrag van de incidentele overheveling is > € 50.0001. 2. Bij overhevelingen is er een onderliggend bestedingsplan, een bestuurlijke opdracht of zijn er recent specifieke (rijks)middelen vanuit het rijk beschikbaar gesteld, waaruit op te maken is dat de over te hevelen budgetten ook daadwerkelijk benodigd zijn. 3. Uit de administratie moet duidelijk zijn dat het om een afzonderlijk budget gaat dat bestemd is voor een aangewezen doel of activiteit (kortom het incidentele budget mag niet opeens verweven zijn in een regulier budget). 4. De eenmalige activiteit heeft betrekking op één fcl waarop ten minste zoveel saldo staat als er aan budgetoverheveling wordt voorgesteld. 5.

Voor één activiteit wordt in principe één keer een budgetoverheveling aangevraagd, tenzij hiervoor goede argumenten (onvermijdelijkheid) zijn om hiervan af te wijken of, tenzij het middelen betreft die bij niet doorgaan van de activiteit noodgedwongen terug moeten vloeien. 6. Voor de activiteit is geen bestemmingsreserve beschikbaar.

1 De hoogte van € 50.000 wordt na deze uitvraag geëvalueerd.

7. In de onderbouwing wordt expliciet ingegaan op het éénmalige karakter, de activiteit en de reden van de vertraging. In sommige gevallen is er geen vertraging, maar sprake van rijksmiddelen waarvan de omvang pas in de decembercirculaire bekend is. Inventarisatie Er wordt een inventarisatie gedaan vanuit team Financiën om integraal zicht te krijgen op alle gewenste budgetoverhevelingen vanuit de domeinen. Daartoe ontvangt u het bijgevoegde format wat uiterlijk 17 februari 2023 moet worden ingeleverd bij team Financiën. Van deze inventarisatie maakt team Financiën een GMT-voorstel, collegevoorstel en een raadsvoorstel of raadsinformatiebrief. Tijdpad en raadsbesluit Of bedragen uiteindelijk worden opgenomen in een bestemmingsreserve blijft tot ver in het volgende jaar onzeker. Het eerste reguliere begrotingsmoment voor vaststelling hiervan in de raad, is bij de behandeling van de jaarrekening in juli 2023. Tot dan blijft het in principe onzeker. In voorkomende gevallen kan het noodzakelijk zijn om al eerder deze zekerheid te hebben en tot besteding over te gaan. In deze gevallen is afzonderlijke besluitvorming noodzakelijk. Dit kan gebeuren door al in februari 2023 een afzonderlijk collegevoorstel aan het college én raadsvoorstel of raadsinformatiebrief aan de raad te sturen.

Het advies aan de raad zal zijn om de betreffende en noodzakelijke budgetoverheveling bij de jaarrekening als een bestemmingsreserve mee te nemen. Als dit onverhoopt niet kan door bijvoorbeeld onvoldoende jaarrekeningsaldo, dan is het advies om dit alsnog bij de 1e halfjaarrapportage 2023 mee te nemen in de bulk van mutaties en claims die dan worden verwerkt. Als de raad akkoord gaat met uitgeven van geld, dan wordt dit verwerkt in de 1e halfjaarrapportage 2023. Werkzaamheden hebben al plaatsgevonden of voorziening maken Als de werkzaamheden hebben plaatsgevonden in 2022, maar nog niet zijn gefactureerd, dan worden de uitgaven wel in het betreffende jaar verantwoord via een TB (te betalen). Mogelijk is het verplicht om een voorziening op te nemen, bijvoorbeeld bij ontvangen middelen van derden die specifiek moeten worden besteed.