RIB 23 002 Managementletter 2022.pdf
Tekst van het document
uw kenmerk uw brief van
23.000517
ons kenmerk inlichtingen bij doorkiesnummer
Concerncontrol
De Raad Stadhuis, Bogaardplein 15 Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk Telefoon 14 070 Fax (070) 326 10 10 stadhuis@rijswijk.nl www.rijswijk.nl iban BNG: NL15BNGH0285007424
Managementletter 2022
betreft
datum bijlage(n)
1
1. Inleiding Onze accountant Baker Tilly heeft van de raad de opdracht gekregen om de jaarrekening 2022 te controleren. In de bijgevoegde managementletter 2022 rapporteert hij over de bevindingen naar aanleiding van de interimcontrole. Bij de interimcontrole richt de accountant zich voornamelijk op de kwaliteit van de bedrijfsvoering en de werking van beheersmaatregelen rondom belangrijke processen in het kader van de controle van de jaarrekening. De managementletter is bedoeld voor het management en het college. Het college hecht eraan de managementletter met de raad en dan in het bijzonder met de Auditcommissie te delen. 2. Kern informatie In de afgelopen jaren heeft de accountant vanwege geconstateerde afwijkingen de controle met verhoogde diepgang uitgevoerd. Dit heeft voorgaande jaren geleid tot een aanzienlijk aantal detailbevindingen. De accountant constateert dat de organisatie hiermee aan de slag gegaan is, maar nog niet alle punten (volledig) zijn afgewikkeld. Een deel van de detailbevindingen is opgelost en andere zijn nog in uitvoering. Dit komt hoofdzakelijk doordat de oplossing van deze punten bestaat uit meerdere stappen, waaronder o.a. de implementatie van systemen en andere werkwijzen. Het aantal detailbevindingen is heel divers en heeft betrekking op veel verschillende processen.
De accountant constateert wel een aantal overkoepelde thema’s: inrichting van procesverantwoordelijkheid en samenwerking tussen afdelingen, kennis van interne beheersing en vastlegging van processen. De managementletter gaat in de bijlagen in op de status van de bevindingen. Er zijn 4 nieuwe bevindingen opgenomen. Van de 18 aanbevelingen uit de vorige managementletter zijn er 12 opgelost. Bij 5 aanbevelingen zijn acties ondernomen, maar zijn deze nog niet afgerond en 1 actie is nog niet opgepakt. Onderaan deze brief is een overzicht van de nog openstaande bevindingen en de opvolging opgenomen. Tot en met het boekjaar 2022 is het de externe accountant die een verklaring geeft over de rechtmatigheid1. Met ingang van het boekjaar 2023 dient het college een verantwoording af te geven over de rechtmatigheid. Het komt er feitelijk op neer dat gemeentelijke organisaties zelf in staat moeten zijn om hun rechtmatigheid te borgen en niet te wachten op bevindingen van de accountant
Rechtmatigheid: of de financiële beheershandelingen in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. 1
S.v.p. bij correspondentie datum en kenmerk van deze brief vermelden en richten aan: Gemeente Rijswijk, DIR/CC, Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk
Het stadhuis is te bereiken met tram 17, bus 22, 23, 30 en 51 pagina 1 van 4
tijdens de jaarrekeningcontrole. De accountant constateert dat er bij een aantal processen nog verbeteringen nodig zijn om tot een zelfstandige verklaring te komen. Vast staat dat na de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording sprake is van een groeiproces. Een groeiproces gericht op het betrekken van de gehele gemeente bij de verbetering van de bedrijfsvoering en de interne beheersing. Er is een continu proces van risicomanagement, interne controles, verbeterinitiatieven en monitoring nodig om het college in staat te stellen om zonder al te veel voorbehouden een rechtmatigheidsverantwoording te kunnen afgeven. In 2019 is gestart met de Verbijzonderde Interne Controle (VIC). De VIC heeft een risico gedreven interne controleplan opgesteld dat gedurende het jaar wordt uitgevoerd. De VIC (3e lijn) voert controles uit op opzet en bestaan van beheersmaatregelen in de 1e en 2e lijn. De bevindingen en aanbevelingen worden gerapporteerd aan het verantwoordelijk management. Om voor 2023 een rechtmatigheidsverantwoording te kunnen afgeven is een aantal acties in gang gezet. De VIC wordt kwalitatief en kwantitatief uitgebreid. Per proces is er een controleplan opgesteld, zodat het voor iedereen duidelijk is wie wat controleert. Daarnaast wordt er een programmaplan sturing en beheersing uitgerold, waarin diverse verbeteracties zijn opgenomen.
De doorontwikkeling van de interne beheersing staat prominent op de agenda van het management en hierover vindt regelmatig afstemming met de accountant plaats. 3. Gevolgen en/of vervolgtraject De nieuwe detailbevindingen en adviezen uit de managementletter 2022 zijn uitgezet in de organisatie en opgenomen in de verbijzonderde interne controle (VIC) en worden daarmee onderdeel van het interne beheersingsinstrumentarium. Op hoofdlijnen worden de verbeteracties opgenomen in de ontwikkelagenda bedrijfsvoering die regelmatig met de auditcommissie wordt gedeeld. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders, de secretaris,
de burgemeester,
P.M. Schuit
H. Sahin
Bijlage(n):
•
23.000517
Managementletter 2022 Baker Tilly – Corsanr. 23.000518
24-1-2023 12:07
pagina 2 van 4
Geplande opvolging bevindingen van de accountant (alleen de openstaande acties Nummer 1
Omschrijving bevinding Sociaal domein Een deel van het jaar is geen 2e lijnscontrole uitgevoerd
2
Financieel beheer Tussentijdse managementinformatie niet volledig door het ontbreken van aansluiting naar de basisadministratie Verhuur Geen eenduidige werkwijze verhuurproces WMO Geen proces rondom voorraadbeheer Wmo-hulpmiddelen Financieel beheer Beperkte mogelijkheid tot monitoring vanuit de financiële administratie
3
4
5
23.000517
10
Inkopen Onderbouwing prestatielevering
12
Financieel beheer Verbijzonderde interne controle
14
Subsidies Controle op de subsidieverstrekkingen vindt plaats zonder checklist
24-1-2023 12:07
)
Reactie college over opvolging. Vanaf 1 september 2022 is weer invulling gegeven aan de 2e lijnscontrole. Er zijn afspraken gemaakt met de accountant over extra gegevensgerichte controlewerkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole. Bij de jaarafsluiting is dit probleem opgelost.
De aanbeveling wordt meegenomen in het verbetertraject vastgoed in samenwerking met Financiën. De wijze waarop deze aanbeveling kan worden overgenomen, zal worden onderzocht. Aan Baker Tilly Advisory Public Sector is een opdracht verstrekt om de gemeente te ondersteunen bij het efficiënter en effectiever inrichten van de financiële administratie. Hiermee zal dit issue voor het boekjaar 2023 opgelost zijn. De inrichting van het financiële pakket is beter ingericht, zodat de controle op de prestatie beter kan worden gewaarborgd. Het systematisch vastleggen van de prestatie i.p.v. achteraf aantonen, is nog niet structureel geborgd. Ten behoeve van de controleaanpak 2023 worden per proces afspraken gemaakt. Naast de bespreking van de procesbeheersing, risico’s en de opvolging van de aanbevelingen worden er afspraken gemaakt over de uit te voeren controles en op te leveren stukken (normenkader, toetsingskader, tariefcontroles, lijncontrole, (aantallen) dossiercontroles, aansluitingen, etc.) Met ingang van boekjaar 2022 vindt de registratie van subsidieaanvragen volledig plaats in Key2Subsidies. Met de toepassing van deze softwareapplicatie wordt gewaarborgd dat een eenduidige vastlegging plaatsvindt van de subsidieaanvragen, daarnaast wordt toetsing van de subsidieverstrekkingen middels de applicatie afgedwongen.
De overige aanbevelingen worden meegenomen in de doorontwikkeling van het subsidieproces.
pagina 3 van 4
23.000517
18
Parkeerbelasting Monitoren volledigheid parkeeropbrengsten
19
Verhuur Geen zichtbare controle op de volledigheid van de contractenregistratie
24-1-2023 12:07
Door de gemeente wordt een maandrapportage bijgehouden waarin per maand de opbrengsten van de verschillende parkeeropbrengstenstromen worden vastgelegd. Middels een cijferanalyse wordt vastgesteld of de opbrengsten per maand volledig zijn. De overige aanbevelingen worden meegenomen in de verdere optimalisering van het proces parkeren. De aanbeveling wordt meegenomen in het verbetertraject vastgoed.
pagina 4 van 4