RIB 22 047 Horizontale verantwoording op archief- en informatiebeheer i.h.k.v. interbestuurlijk toezicht

uw kenmerk uw brief van ons kenmerk

22.029264

inlichtingen bij doorkiesnummer

Bedrijfsvoering Informatie

De Raad Stadhuis, Bogaardplein 15 Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk Telefoon 14 070 Fax (070) 326 10 10 stadhuis@rijswijk.nl www.rijswijk.nl iban BNG: NL15BNGH0285007424

betreft

Horizontale verantwoording op archief- en informatiebeheer i.h.k.v. interbestuurlijk toezicht

datum bijlage(n)

1

Hierbij bieden wij u het KPI-verslag “Archief- en informatiebeheer gemeente Rijswijk 2021” ter informatie aan. Sinds oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht van kracht. Op grond van deze wet ziet de provincie toe op gemeenten bij hun wettelijke taakbehartiging. Hieronder valt ook het toezicht op het archief- en informatiebeheer. In dit kader toetst de archiefinspecteur van het Stadsarchief Delft ieder jaar het archief- en informatiebeheer van de gemeente Rijswijk aan de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Het KPI-verslag dient de doeleinden van horizontale verantwoording door het college aan de raad en van verticale informatievoorziening aan de externe toezichthouder, de provincie Zuid-Holland. De KPI’s bestaan uit acht indicatoren waarmee een overzicht gecreëerd wordt over de maat waarin het archief- en informatiebeheer van de gemeente aan wet- en regelgeving voldoet. De staat van dit beheer wordt door middel van een kleur volgens het stoplichtmodel, met de kleuren groen, oranje en rood weergegeven. Respectievelijk vertalen deze kleuren zich naar adequaat, redelijk adequaat en niet adequaat. Na een aantal jaren adequaat (groen) te zijn geweest in haar archief- en informatiebeheer, kleurt Rijswijk in 2021 oranje.

Redenen van deze verslechtering zijn onder andere de achterstanden bij de uitvoering van de wettelijke verplichtingen zoals de jaarlijkse vernietiging van onze archieven, de implementatie van het archiefbeleid en kwaliteitssysteem en het beheer van informatie in de procesapplicaties. Vanaf 2004 heeft Rijswijk een gemeenschappelijke regeling (GR) met de gemeente Delft voor het beheer van de archieven van de gemeente Rijswijk. Op basis van deze regeling is het Stadsarchief Delft/de gemeentearchivaris verantwoordelijk voor het beheer van de historische archieven van Rijswijk die zich in de archiefbewaarplaats van Delft bevinden. Het beheer van de archieven die zich in de archiefruimten en in de procesapplicaties van het stadhuis in Hoogvoorde bevinden, is een verantwoordelijkheid van de gemeente Rijswijk. Naast de beheertaak voor de historische archieven heeft Stadsarchief Delft, op grond van de bovengenoemde GR en op grond van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht, een wettelijke toezichttaak op de archieven die zich in Rijswijk bevinden. Daarom toetst de archiefinspecteur jaarlijks de kwaliteit van dit beheer. Het resultaat van deze toets rapporteert de gemeentearchivaris aan het college van B&W van Rijswijk via het KPI-verslag in de bijlage. In het KPI-verslag doet de gemeentearchivaris aanbevelingen voor verbetering.

De uitvoering van deze aanbevelingen, die ook in de vorige verslagen waren opgenomen, heeft (nog) niet plaatsgevonden. Wij zijn ervan bewust dat het niet voldoen aan de wettelijke eisen een risico vormt voor de verantwoording, bewijskracht en bedrijfsvoering van de gemeente Rijswijk. Daarom krijgen deze aanbevelingen dit jaar de juiste bestuurlijke en ambtelijke aandacht. De achterstanden in de archiefvernietiging zullen weggewerkt worden door uitbreiding van personele capaciteit daar waar de laatste jaren een tekort was ontstaan. De oplossing met betrekking tot de procesapplicaties kent verschillende afhankelijkheden waaronder de lopende contracten met de S.v.p. bij correspondentie datum en kenmerk van deze brief vermelden en richten aan: Gemeente Rijswijk, BV/INF, Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk

Het stadhuis is te bereiken met tram 17, bus 22, 23, 30 en 51 pagina 1 van 2

softwareleveranciers en de schaarste van de vereiste functionaliteit op de leveranciersmarkt. Er zullen keuzes moeten worden gemaakt tussen het herontwerpen of vervangen van deze systemen en/of het treffen van andere maatregelen die moeten zorgen dat ondanks een ontbrekende functie in een systeem toch aan de wetgeving kan worden voldaan. De overige verbeteracties zullen ook aandacht krijgen. De realisatie hiervan zal meerdere jaren in beslag nemen. Er wordt op dit moment ambtelijk gewerkt aan het opstellen van een plan van aanpak. Hierover zijn we in gesprek met het Stadsarchief. Een afschrift van deze brief en het KPI-verslag worden aan de provincie Zuid-Holland verzonden. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester (wnd),

P.M. Schuit

mr.drs. G.A.A. Verkerk

Bijlage(n):

•

22.029264

KPI-verslag archief- en informatiebeheer 2021 – Corsanr. Bijl125203

17-5-2022 16:16

pagina 2 van 2