RIB 22 037 (bijlage 01) Samenwerkingsafspraken H10 uitvoering Jeugdwet anno 2022
Tekst van het document
Samenwerking uitvoering Jeugdwet anno 2022
1
Samenwerking uitvoering jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering Haaglanden anno 2022
Inhoud Inleiding
2
1.
Uitgangspunten voor en organisatie van de samenwerking
4
2.
Overleggen
7
2.1 Gemeentelijke overleggen, doelen en taken
7
2.2 Vaste overleggen met jeugdhulpaanbieders
8
3.
Besluitvormingsstructuur
9
4.
Bovenregionale samenwerking
11
5.
Vaker voorkomende procedures
13
5.1 Proces regionale besluiten
13
5.2 Regionale Raadsinformatiebijeenkomst
13
5.3 Vaststellen tarieven
14
5.4 Zienswijze begroting Servicebureau
14
Bijlage 1 Organisatie en werkstructuur regionale samenwerking
15
Bijlage 2 Governance opgaven uit het Uitvoeringsplan
17
maart 2022
2
Samenwerking uitvoering jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering Haaglanden anno 2022
Inleiding Deze notitie gaat over ‘het hoe’ van de regionale samenwerking rond jeugdhulp in Haaglanden. Het ‘wat’ staat in de in 2021 door de gemeenteraden vastgestelde Regiovisie Jeugdzorg Haaglanden 20212026. Deze samenwerking is weliswaar wettelijk verplicht, we vinden hem- getuige de lange traditiezelf ook belangrijk. Historie van de samenwerking Tussen 2005 en 2015 waren de gemeenten in Haaglanden al bij de provinciale jeugdzorg1 betrokken via de gemeenschappelijke regeling ‘Stadsgewest’. Jeugd-GGZ werd tot 1-1-2015 vergoed via de Zorgverzekeringswet en de zorg aan jeugd met licht verstandelijke beperkingen via de Algemene wet bijzondere ziektekosten (per 2015 Wet langdurige zorg). Sinds 2011 is toegewerkt naar een nieuwe wet, waarin per 1-1-2015 al deze vormen van zorg voor jeugd zouden worden samengevoegd (Jeugdwet). Ter voorbereiding is in 2011 het Bestuurlijk Overleg Jeugd opgericht, samengesteld uit de portefeuillehouders ‘jeugd’, dat in samenwerking met het bestuur van het Stadsgewest aan de transitie van de jeugdzorg vorm heeft gegeven. Met de decentralisatie van alle vormen van zorg voor de jeugd naar de gemeenten in 2015 was de jeugdhulpregio Haaglanden (H10) een feit.
Aan de gemeentelijke verantwoordelijkheden rond preventie en jeugdgezondheidszorg werd de verantwoordelijkheid voor de jeugdhulp2 en jeugdbescherming en jeugdreclassering toegevoegd, waarbij vanuit het Rijk is gestuurd op het vormen van regio’s t.b.v. schaalgrootte en continuïteitsvraagstukken. Vanuit de bestaande historische samenwerking binnen de gemeenschappelijke regeling van het Stadsgewest werd de uitvoering van de jeugdzorg in onze regio gezamenlijk vormgegeven op niveau van Haaglanden. Vanaf 2015 gebeurt dat in een netwerkconstructie3. Voorschoten koos daarbij voor aansluiting bij Haaglanden i.p.v. de Leidse regio. De jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering werd voor de eerste drie jaar gecontracteerd via het zgn. Regionaal Transitiearrangement Jeugdzorg. Daarnaast richtten de gemeenten in 2015 lokale processen in voor basishulp en (toegang tot) de specialistische jeugdhulp. De beleidsmatige samenwerking wordt sinds 2020 gecoördineerd door het Programmabureau Jeugdhulp Haaglanden. De gemeentelijke organisatie is gebaseerd op de wens voor een effectieve en compacte samenwerking bij gemeenschappelijke verantwoordelijkheden rond zorglandschap en doelmatig stelsel, en met daarvoor benodigde verantwoordelijkheden, tijd en ruimte bij de betrokken medewerkers.
Voor de administratieve processen en contractmanagement werd een gemeenschappelijke regeling bedrijfsvoeringsorganisatie ingericht4. Deze GR werd in 2017 ook verantwoordelijk voor de inkoop van jeugdhulp, op basis van een door de gemeenten opgesteld en door gemeenteraden vastgesteld inkoopkader. 1 Zorg voor jeugd bij opvoedingsvraagstukken, jeugdbescherming en jeugdreclassering
2 In de nieuwe Jeugdwet wordt het begrip ‘Jeugdhulp’ geïntroduceerd: ‘ondersteuning van, en hulp en zorg (niet zijnde
preventie) aan jeugdigen en hun ouders bij het verminderen, stabiliseren, behandelen en opheffen van of omgaan met de gevolgen van psychische problemen en stoornissen, psychosociale problemen, gedragsproblemen of een verstandelijke beperking van de jeugdige, of opvoedingsproblemen van ouders. De term jeugdzorg wordt door CBS nog gehanteerd. Jeugdzorg wordt daarbij gebruikt als verzamelterm voor jeugdhulp inclusief jeugdbescherming en jeugdreclassering. 3 Zie hoofdstuk 2 4 Aanvankelijk onder de naam Inkoopbureau en later vanwege de brede rol ‘Servicebureau’. maart 2022
3
Samenwerking uitvoering jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering Haaglanden anno 2022
In de tijd stelt de samenwerking voortdurend nieuwe eisen en de gezamenlijke gemeenten voor nieuwe uitdagingen. De GR en de regionale samenwerking zijn sinds 2015 op verschillende momenten geëvalueerd en zijn afspraken op onderdelen bijgesteld.
maart 2022
4
Samenwerking uitvoering jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering Haaglanden anno 2022
1. Uitgangspunten voor en organisatie van de samenwerking De samenwerking tussen H10-gemeenten heeft als formele basis de Jeugdwet en de binnen de VNG afgesproken ‘Norm voor opdrachtgeverschap’5: Art. 2.8 Jeugdwet: De colleges werken met elkaar samen, als dat voor een doeltreffende en doelmatige uitvoering van deze wet aangewezen is. NVO -VNG (Regiovisie): Gemeenten leggen met het oog op gemeenschappelijke doelstellingen duurzame afspraken vast over de samenwerking binnen de jeugdregio, bepalen zij een richting op de langere termijn over wat de regio samen doet en waar zij naartoe werkt. Een belangrijk onderdeel is ook de verbinding met bovenregionale afspraken en met het lokale beleid en uitvoering (hulp en toegang). Netwerksamenwerking De samenwerking tussen de gemeenten in Haaglanden rond de Jeugdwet heeft de vorm van een netwerksamenwerking. Voor een netwerksamenwerking bestaan in de literatuur vele definities, waarbij de gemeenschappelijke kenmerken samengevat neerkomen op: - verzameling zelfstandige organisaties - ieder met eigen activiteiten, belangen en waarden - die samen een gemeenschappelijk doel willen realiseren - dat niet gemakkelijk door de afzonderlijke eenheden, bedrijven en of organisaties is te realiseren.
Anders dan bij een gemeenschappelijke regeling worden in een netwerksamenwerking geen bevoegdheden overgedragen en vindt samenwerking plaats op basis van consensus. De keus voor een netwerksamenwerking in Haaglanden kan worden verklaard door de grootte van de gemeenten, het primaat van lokaal beleid en de opdracht tot integraal beleid in de eigen gemeente in het bredere sociaal domein. De samenwerking in Haaglanden op het gebied van jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering vindt plaats op basis van de volgende uitgangspunten: • H10 gemeenten geven primair lokaal uitvoering aan de Jeugdwet. De samenwerking H10 is daaraan ondersteunend • De H10 werkt gezamenlijk aan de uitvoering van gestelde doelen, d.m.v. beleidsvoorbereiding en -uitvoering, inkoop, administratie en contractmanagement. De samenwerking wordt: 1. primair bepaald door gemeenschappelijke verantwoordelijkheden voor (behoud van) - het zorglandschap voor complexe en weinig toegepaste c.q. hoogspecialistische vormen van jeugdhulp6 - jeugdbescherming en jeugdreclassering - CIT en Expertiseteam 2. in de vorm van deelcoalities vormgegeven als bovenlokaal (kleiner dan H10) ambities door een aantal gemeenten worden gedeeld.
Met andere woorden gemeenten kunnen binnen de H10 in verschillende samenstellingen samenwerken, bijvoorbeeld ten behoeve van beperking van administratieve lasten of afhankelijkheden in het zorglandschap. • Kennisdeling in het brede jeugddomein is vast onderdeel van de H10-samenwerking. • De samenwerking in het jeugddomein is aangegaan voor onbepaalde tijd 5 In juni 2020 hebben gemeenten de Resolutie NvO Jeugd aangenomen. Gemeenten hebben zichzelf
daarmee gecommitteerd aan achttal afspraken 6 De wettelijke vereisten rond samenwerking worden naar verwachting op basis van het wetsvoorstel ‘Wet verbetering beschikbaarheid zorg voor jeugdigen’ per 1-1-2023 aangescherpt met bestuurlijke randvoorwaarden en een overzicht van zorgvormen waarvoor formele samenwerking is vereist. maart 2022
5
Samenwerking uitvoering jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering Haaglanden anno 2022
• •
Om nut, noodzaak en aard van de regionale samenwerking gezamenlijk te herbevestigen, de besluitvormingsstructuur in het algemeen te meten en eventueel op onderdelen aan actuele ontwikkelingen aan te passen, vindt er 1 x per twee jaar evaluatie plaats Uittreding, bijv. ingegeven door een gemeentelijke herindeling, is mogelijk. Daartoe worden de regels en procedure aangehouden die ook van toepassing zijn voor de uittreding uit de GR.
Bestuurlijke organisatie van de samenwerking: •
Het Bestuurlijk Overleg Jeugd (BOJ) Periodiek netwerkoverleg van de H10-wethouders jeugd met het oog op afstemming of formuleren van gezamenlijke beleidsvoornemens rond de wettelijke – of bovenwettelijke taken voor jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering, waarbij de besluitvormende bevoegdheden bij de colleges liggen.
•
De Gemeenschappelijke regeling Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden (GR-SbJH) Hierin is de bestuurlijke verantwoordelijkheid geregeld voor de uitvoering van de taken door het Servicebureau. Opdrachtgever van de GR-SbJH zijn de colleges van de H10-gemeenten. Het BOJ voert namens de gemeenten het overleg met het GR-bestuur over de uitvoering van de opgedragen taken. Het GR-bestuur is vervolgens opdrachtgever van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
•
De NvO vereist dat regio’s een niet vrijblijvende governance kiezen, met één onderling overeengekomen en gedragen aanspreekpunt dat extern kan optreden namens de regio. In Haaglanden vervult de gemeente Den Haag deze rol. In beginsel neemt de wethouder van Den Haag7 deel aan bovenregionale of landelijke overleggen. Waar mogelijk wordt vooraf in het BOJ over de inhoud van het overleg afgestemd. In voorkomende gevallen kan een andere vertegenwoordiging in het BOJ worden afgesproken. Den Haag treedt ook op als woordvoerder richting de media als het gaat om (boven)regionale jeugdhulp. Bij het vervullen van deze rol zijn regionale afspraken leidend, bijvoorbeeld op basis van portefeuillehouderschap of andere inhoudelijk bepaalde logica.
Programma- en uitvoeringsorganisatie •
Gemeenten (incl. Programmabureau) en het Servicebureau vormen ieder met eigen verantwoordelijkheden samen de programma- en uitvoeringsorganisatie en coördineren actief de taken in het wekelijks Afstemmingsoverleg.
•
De beleidsvoorbereiding en de coördinatie op de uitvoering vindt plaats -via de vaststelling van de regiovisie- geformaliseerde netwerksamenwerking: - Directeurenoverleg (DO H10) - Programmateam Jeugd (PTJ) en Programmabureau (PB) Coördinatie- en organisatie per - Bedrijfsvoeringoverleg (BVO) gemeente: schakel tussen beleid - Lokale overleggen (contractmanagement, managers en uitvoering lokale teams, overige uitvoering)
•
Werkgroepen Rond (de clusters van) onderwerpen uit het Uitvoeringsplan of voortkomend uit de Ontwikkeltafel kan een groep van deskundigen uit gemeenten en servicebureau met een vastgesteld doel of een bepaalde opdracht samengebracht worden om die taak gezamenlijk resultaatgericht uit te
7 Of een in het BOJ overeengekomen vervanger
maart 2022
6
Samenwerking uitvoering jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering Haaglanden anno 2022
voeren. Sommige onderwerpen zoals GI’s, JeugdhulpPlus en wachtlijsten kennen een vaste werkgroep. •
Bij elk onderdeel van de Regiovisie dat in uitvoering gaat, wordt uitdrukkelijk besproken en besloten hoe de ervaringsdeskundigheid van kinderen, ouders, van professionals en jeugdhulpaanbieders wordt benut. Bij kaderstellende documenten wordt tevens advies gevraagd aan de Adviesraden en cliëntenorganisaties.
•
Het Servicebureau Jeugd Haaglanden (SbJH) is qua rechtsvorm een bedrijfsvoeringorganisatie8 en belast met taken rond de administratie van de declaraties, de inkoop, het contractmanagement en contractbeheer, de informatievoorziening/data uit de declaraties en de ketencoördinatie. SbJH kan ook in opdracht werken voor individuele gemeenten.
•
Gemeenten en Servicebureau werken samen op basis van een jaarlijks vast te stellen Dienstverleningsovereenkomst (DVO).
8 De bedrijfsvoeringsorganisatie is samenwerkingsvorm in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). De
bedrijfsvoeringsorganisatie kan alleen worden ingesteld bij een regeling waaraan uitsluitend colleges van burgemeester en wethouders (of gedeputeerde staten resp. het dagelijks bestuur van een waterschap) deelnemen. Daarmee is de samenwerking per definitie beperkt tot uitvoering of bedrijfsvoering, de wettelijke verantwoordelijkheden van het college. Het vaststellen van beleid is in de gemeenten voorbehouden aan de gemeenteraad op voorstel van het college. maart 2022
7
Samenwerking uitvoering jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering Haaglanden anno 2022
2. Overleggen 2.1 Gemeentelijke overleggen, doelen en taken Overleg, doel
Leden, Voorzitter, secretaris
Frequentie
Bestuurlijk Overleg Jeugd afstemming of formuleren van gezamenlijke beleidsvoornemens rond de wettelijke – of bovenwettelijke taken voor jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering
Wethouders H10, Directeur Servicebureau, ambtelijke begeleiding
Zes maal per jaar op donderdagochtend, aansluitend aan het regionaal portefeuillehouders overleg jeugdgezondheidszorg
Directeurenoverleg H10 - ambtelijke onderlinge afstemming taken rond jeugd en met servicebureau - besluitvormend - leiding geven aan de programmaorganisatie
Directeuren H10, Directeur Servicebureau
Programmateam Jeugd - ambtelijke afstemming beleidsvoorbereiding en -uitvoering jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering - gezamenlijk voorbereiden BOJ, DO en raadsbijeenkomsten
Beleidsmedewerkers H10 Programmabureau In het PTJ kunnen afspraken worden gemaakt over het zijn van accounthouder voor een bepaald onderwerp. Voorzitter: Coördinerend programmamanager Verslag: secretariaat Programmabureau
Driewekelijks, op donderdagochtend
Programmabureau Jeugd H1o (PB) - beleid tot uitvoering brengen - afstemmen inhoud PTJ, BVO en algehele coördinatie - bewaken consistentie werkstructuur
Leden Programmabureau Vz: programmamanager Secr. en verslag: Programmabureau
Tweewekelijks op woensdagochtend
Bedrijfsvoeringsoverleg Doel: ambtelijke afstemmingtaken bedrijfsvoering, advisering DO en SbJH
Bedrijfsvoering adviseurs H10 (Control) Voorzitter en verslag Servicebureau
Driewekelijks op woensdagochtend
Overleg managers lokaal team - Uitwisselen kennis en informatie. - Waar nodig of gewenst afstemmen regionale uitvoeringstaken en initiatieven
Managers lokale teams
Driewekelijks op vrijdagochtend
Afstemmingsoverleg PB-SbJH uitwisselen/afstemmen en stroomlijnen van informatie, beleid, bedrijfsvoering en besluitvormingsprocessen.
Dir SbJH, Programmamanager, vz PTJ/LokT, vz BVO, Ketencoördinatie
Vakgroepen - Adviserend m.b.t. implementatie, administratie etc. - Adviezen gaan via BVO en PTJ richting besluitvorming
Vz: Wethouder Den Haag Secr: ambtelijk Den Haag Verslag PTJ roulerend
Vz. Roulerend per kalenderjaar Secr. en verslag: Programmabureau
Voorzitter en verslag: Programmabureau
5 (vast) 2 (thema) 3 (Facultatief) x per jaar, In voorkomende gevallen twee weken voorafgaand aan het BOJ, woensdagmiddag
Wekelijks op dinsdagochtend
Organisatie: Programmabureau Specialisten uit de regio
maart 2022
facultatief
8
Samenwerking uitvoering jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering Haaglanden anno 2022
2.2 Vaste overleggen met jeugdhulpaanbieders De samenwerking met de jeugdhulpaanbieders en de GI’s (die ook een bovenregionale dimensie kennen) krijgt op regionaal niveau vorm in het volgende samenhangende arrangement: •
Bestuurlijk: Informeel Bestuurlijk Uitvoeringsoverleg 2-3 x per jaar tussen een gezamenlijk overeengekomen gezelschap van 3 wethouders, het Servicebureau en 4 tot 8 jeugdhulpaanbieders. Overleg oorspronkelijk gericht op inkoop, maar inmiddels op basis van actualiteit en ontwikkelingen. Doel: periodiek bespreken ontwikkelingen in het Zorglandschap en verantwoordelijkheden in het jeugddomein. Voorbereiding: een samenwerking tussen een vertegenwoordiger van de aanbieders, de secretaris van het BOJ, het Programmabureau en SbJH
•
Ambtelijk: Informeel Managementoverleg Vanuit een afvaardiging van het DO, SbJH en Programmabureau met systeempartners en een vertegenwoordiging van de “kleinere” jeugdhulpaanbieders. Zes maal per jaar wordt aansluitend op de agenda voor de Ontwikkeltafel overlegd over actualiteit, jaardocumenten en evenementen. Doel: Volgen en bespreken van de gewenste ontwikkelingsrichting binnen het zorglandschap op basis van de regiovisie. Afspraken worden gemaakt over de doorvertaling van de transformatie bij de aanbieders
•
Ontwikkeltafel Gezamenlijk overleg tussen het SbJH, gemeenten en aanbieders voor de doorontwikkeling van de Inkoopafspraken 2021, alsmede de verdere ontwikkeling van het Zorglandschap en innovatie. De Ontwikkeltafel biedt o.a. het gespreksplatform voor de administratieve processen, privacy en de tarieven. De Ontwikkeltafel wordt parallel georganiseerd aan afspraken en overleg in het kader van contractmanagement tussen jeugdhulpaanbieders, gemeenten en Servicebureau. Overleg
Organisatie, trekker
Frequentie
Informeel bestuurlijk uitvoeringsoverleg
Roulerend wethouder en JHA Verslag Programmabureau
Drie maal per jaar
Informeel Managementoverleg
Directeur Servicebureau Verslag Servicebureau
Tweemaandelijks
Ontwikkeltafel
Ketencoördinatie, Servicebureau Verslag: Servicebureau
Elke 4e donderdagochtend
maart 2022
9
Samenwerking uitvoering jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering Haaglanden anno 2022
3. Besluitvormingsstructuur De regionale netwerksamenwerking werkt op basis van consensus. Omdat de H10 bestaat uit gemeenten van zeer verschillende aard en omvang, bestaat binnen de regionale samenwerking ruimte om een afwijkend standpunt in te nemen of in een kleiner verband bepaalde zaken op te pakken, zoals bijvoorbeeld bij onderwijs-jeugdhulparrangementen. Afwijken is echter niet mogelijk bij onderwerpen die het collectieve (H10-) belang schade kunnen berokkenen in juridisch opzicht (b.v. wettelijke vereisten), van gedeeld ingekochte aanbieders (continuïteitsrisico’s), qua financiën of met betrekking tot politiek-bestuurlijk afbreukrisico.
Als geen consensus kan worden bereikt, werkt opschaling als volgt: • • •
Ambtelijke voorbereiding: schaalt op naar directeurenniveau Directeurenniveau schaalt op naar wethoudersniveau Wethoudersniveau schaalt op naar burgemeestersniveau.
Bestuurlijk Op bepaalde momenten vraagt de regionale samenwerking gezamenlijke vaststelling van kaderstellende documenten, zoals het Inkoopkader of de Regiovisie. Ook het jaarlijkse Uitvoeringsplan is een regionaal vast te stellen document.
•
Formele besluiten zoals vaststelling van raadsvoorstellen rond de jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering worden genomen door de H10-colleges. De voorstellen worden vooraf afgestemd binnen het BOJ9.
•
De H10 gemeenteraden stellen op voorstel van de colleges de kaders vast, bijvoorbeeld in het inkoopkader en in de regiovisie.
•
De colleges stellen op voorstel van het BOJ het jaarlijks Uitvoeringsplan Regiovisie vast. De gemeenteraden ontvangen het Uitvoeringsplan tezamen met de lokale consequenties, afhankelijk van de lokale afspraken.
•
Correspondentie over de jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering naar de raden, zoals jaarverslagen, algemene voortgangsrapportages en raadsinformatie-brieven, wordt regionaal afgestemd. In voorkomende gevallen worden regionaal rompteksten voorbereid. De eindredactie is een verantwoordelijkheid van het lokaal bestuur.
Regionaal vast te stellen documenten vragen een zorgvuldige procedure, waarbij gemeenteraden vooraf via bijvoorbeeld raadsinformatiebijeenkomsten en/of een vroeg concept van het document in staat worden gesteld input te geven rond gewenste kaders. Deze input wordt afgewogen in het BOJ ten behoeve van eventuele verdere verwerking in documenten.
•
Stukken die ter besluitvorming naar de colleges gaan, lopen de route langs het DO en lokaal de portefeuillehouders. Stukken die naar de raden gaan, gaan via BOJ naar colleges.
De raad krijgt aan de voorkant invloed en ruimte om wijzigingen in de voorbereidende fase mee te geven.
•
Besluiten over nieuwe beleidsinitiatieven worden waar mogelijk onderworpen aan een uitvoeringstoets (toets aanwezige kennis en kunde en beschikbare of beschikbaar te maken uitvoeringscapaciteit).
•
Besluiten over inkoop-/aanbestedingsdocumenten zijn aan het GR-bestuur. Opdracht en mandaten liggen vast in de gemeenschappelijke regeling.10
In de besluitvormende fase wordt raden geadviseerd om gewenste aanpassingen te vragen via moties. Hiermee wordt de wethouder in staat gesteld met collega’s in BOJ gezamenlijk de verzoeken van de tien raden af te wegen.
•
De tarieven worden op basis van een BOJ-verzoek formeel vastgesteld door het GR-bestuur.
9 In het BOJ kunnen directeuren bij afwezigheid van de wethouder hun gemeente vertegenwoordigen en mee besluiten. 10 https://sbjh.nl/gr-regelingen/
maart 2022
10
Samenwerking uitvoering jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering Haaglanden anno 2022
Ambtelijk Het DO geeft leiding aan de gemeentelijke programmaorganisatie door: 1. Vijf tot tien11 maal per jaar overleg over en besluitvorming met betrekking tot de overallvoortgang van de uitvoering van het Uitvoeringsplan en de daarmee behaalde resultaten en maatschappelijke effecten. 2. Aanwijzing per cluster van activiteiten van twee kerndirecteuren die binnen de gemeenschappelijk vastgestelde kaders (beleid en financiën) van het Uitvoeringsplan beslissingsbevoegd zijn 3. Het vaststellen van de werkstructuur, inclusief taken, opdracht en wijze van besluitvorming. Bij afwezigheid van DO-leden dienen vervangers gemandateerd te zijn voor het nemen van besluiten. De uitvoeringskosten die samenhangen met de regionale samenwerking worden jaarlijks vastgesteld door het DO.
PDCA – cyclus
Programmateam Jeugd/Programmabureau -
-
Uitvoering door gemeenten, Servicebureau, bedrijfsvoering, lokale teams, zorgaanbieders
Beleidsvoorbereiding op basis van lokaal, regionaal initiatief, landelijke ontwikkelingen en beleidscyclus, inclusief uitvoeringstoets Consultatie: Servicebureau, BVO, Managers lokale teams, ouders, jongeren, Jeugdhulpaanbieders
-
Door gemeenten (uitvoering, beleid, bedrijfsvoering) en Servicebureau Coördinatie door PTJ, Ten behoeve van DO, BOJ
Door gemeenten (uitvoering, beleid, bedrijfsvoering), Servicebureau, PTJ - Bijstellingen van beleid, herziening procedures etc.
-
Regiobegroting • • •
Via uitvoeringsbesluiten en/of beschreven programma’s
Financiële rapportages en prognoses Jaarlijkse regiovisiemonitor Voortgangsrapportages projecten
Uitvoerend beheer van de begroting ligt bij het Servicebureau Gemandateerde voor de uitgaven binnen de begroting: programmamanager Extra uitgaven: uitsluitend via DO.
4. Bovenregionale samenwerking Actueel eind 2021: 11 Vijf min of meer ‘vast’, 2 x per jaar een thema-overleg, 3 x facultatief op basis van actualiteit
maart 2022
11
Samenwerking uitvoering jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering Haaglanden anno 2022
• -
•
-
• •
De samenwerking rond het Actieprogramma Jeugdhulp-Plus (JHP) op niveau Zuidwest (geheel Zuid-Holland) en open 3-Milieuvoorzieningen. Rotterdam is accounthouder voor beschikbaar gestelde rijksmiddelen t.b.v. vastgoedtransities. In de bestuurlijke stuurgroep wordt de H10 vertegenwoordigd door Leidschendam-Voorburg. Ambtelijk is er vertegenwoordiging vanuit Den Haag, Leidschendam-Voorburg, Programmabureau en Servicebureau. Samenwerking in 2021 en doorlopend in 2022: de omvorming van JeugdhulpPlus en driemilieuvoorzieningen. Voor de regionale afstemming is er de structurele werkgroep JZ+. De samenwerking rond de GI’s op niveau Zuidwest (Zuid-Holland exclusief Rijnmond) en Zeeland, waarbij, vanuit de VNG Den Haag de rol van accounthouder van Jeugdbescherming West is toegekend. De wethouder van Den Haag neemt deel aan het bestuurlijk overleg. Den Haag is trekker van het ambtelijk overleg. Samenwerking in 2021 en doorlopend in 2022: Doorontwikkeling Verbeterplannen GI’s, Doorbraakaanpak t.b.v. tijdige beschikbaarheid jeugdbeschermers en passend zorgaanbod binnen drie maanden. Voor regionale afstemming is er het Accountteam GI’s. BREN: bovenregionale expertnetwerken De ontwikkeling van zgn. Expertcentra/netwerken met extra rijksgeld; opbouw van een infrastructuur voor zeer complexe casuïstiek complementair aan de regionale Experttafels.
Rotterdam is voor het landsdeel Zuidwest de coördinerende rol t.a.v. verdeling van de middelen toebedeeld. De gemeente Rijswijk vertegenwoordigt de H10 in de stuurgroep. Regionale afstemming: PTJ en Klankbordgroep BREN12. Convenant bevorderen continuïteit jeugdhulp en Draaiboek continuïteit jeugdhulp In dit convenant van VNG, Rijk en branches maken partijen in de jeugdhulp afspraken met als doel de continuïteit in de jeugdhulp te bevorderen. Partijen willen hiermee voorkomen dat de jeugdhulp aan jeugdigen en hun ouders of wettelijke vertegenwoordigers (tijdelijk) wegvalt. De afspraken in het convenant richten zich voornamelijk op de relatie tussen gemeenten en aanbieders en de rol die de Jeugdautoriteit daarbij speelt. Wanneer de continuïteitsrisico’s zorgelijk, problematisch of zeer problematisch worden, spreken convenantpartijen af systematisch gebruik te maken van het draaiboek ‘Continuïteit jeugdhulp’. Op basis van dit draaiboek spreken de gemeenten in Haaglanden af: 1. Bestuurlijk aanspreekpunt voor bovenregionale samenwerking is conform de Regiovisie de gemeente Den Haag13; 2. Regievoerder: ambtelijk opdrachtgevers van te vormen werkgroepen zijn de directeur van het Servicebureau en de directeur Jeugd, WMO en Regionale Inkoop Jeugd H10 van de gemeente Den Haag; 3. Per casus afspraken conform het landelijk draaiboek vast te leggen. Per casus (een aanbieder in problemen)
12 bestaat uit vertegenwoordigers uit PTJ, Expertisecentrum complexe zorg en SbJH, onder coördinatie PB.
13 de wethouder met ‘jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering’ in de portefeuille en de directeur sociaal
domein/jeugd
maart 2022
12
Samenwerking uitvoering jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering Haaglanden anno 2022
1. Aan Regievoerder kan in voorkomende gevallen facultatief een gemeente met een groot belang worden toegevoegd 2. Projectleider: Door de Regievoerder aangewezen functionaris 3. Vormen van een projectorganisatie 4. Formuleren van noodzakelijke mandaten voor de Regievoerder rond inhoud en financiën van andere regio’s 5. Formuleren van mandaten voor de Regievoerder rond inhoud en financiën binnen de regio.
maart 2022
13
Samenwerking uitvoering jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering Haaglanden anno 2022
5. Vaker voorkomende procedures 5.1 Proces regionale besluiten
5.2 Regionale Raadsinformatiebijeenkomst
maart 2022
14
Samenwerking uitvoering jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering Haaglanden anno 2022
5.3 Vaststellen tarieven
5.4 Zienswijze begroting Servicebureau • • • •
•
In de maand maart van elk jaar stelt het GR bestuur de begroting voor de vier daaropvolgende jaren – in afwachting van de zienswijze door de gemeenteraden – vast. De begroting wordt na eerste vaststelling in maart ter zienswijze aan de gemeenteraden aangeboden. In de maand juli van elk jaar vindt de definitieve vaststelling van de begroting SbJH door het GR bestuur plaats. In de maand juli van elk jaar stelt het GR bestuur de Jaarstukken van het SbJH vast bestaande uit het Bestuursverslag, het Directieverslag en de Jaarrekening voorzien van een Controleverklaring van de onafhankelijke accountant. In de maand oktober van elk jaar verschijnt de Kadernota met daarin uitgangspunten voor het opstellen van de begroting het jaar daaropvolgend.
maart 2022
15
Samenwerking uitvoering jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering Haaglanden anno 2022
Bijlage 1 Organisatie en werkstructuur regionale samenwerking 1. Organogram regiosamenwerking (B)J42, VNG, landelijk Regionale samenwerking Jeugdzorg * Div. bovenregionale samenwerking
Netwerksamenwerking
Gemeenschappelijke regeling
GR H10 inkoop
Bestuurlijk Overleg Jeugd
Opdrachtnemer Inkoopprogramma
(Boven) regionale samenwerkingsafspraken
Colleges Uitvoering Jeugdwet
Prioriteren Transformatie-financiële opgaven
Raden Vaststellen: - lokaal beleid -kaders inkoopstrategie -regiovisie
Opdrachtgever Regiovisieen enJeugdhulpaanbieders Informeel Bestuurlijk Uitvoeringsoverleg Gemeenten Inkoopstrategie
Directeurenoverleg H10 (DO) Servicebureau jeugdhulp (SbJH)
Going concern, aansturen projecten, advisering bestuur * Kerndirecteuren per onderwerp
Inkoop, contractmanagement, informatievoorziening / Business Intelligence Advisering bedrijfsvoering
Programmateam Jeugd (PTJ) ** Programmabureau Beleidsmatige afstemming, advisering bestuur, organisatie uitvoering regiovisie
** Samengesteld uit medewerkers van de gemeenten
Lokale uitvoering ** adm. en contr. man.
BVO-bedrijfsvoering ** Control en beheer
Faciliteren regionale Uitvoering samenwerking Organisatie Managers Lokale teams coördinatie
*Samenwerking verplicht: • Inkoop en contractmanagement jeugdhulp • Expertisecentrum Complexe Zorg • Administratief proces
Bovenregionaal • Gecertificeerde instellingen • JeugdzorgPlus • Bovenregionaal Expertnetwerk
Facultatief: * Jeugdhulpmonitor * Kosteneffectiviteit * Normaliseren, reikwijdte Jeugdwet * Onderwijs-jeugdhulp * Jeugdhulpexpertise bij huisartsen * Complexe scheidingen, Kenniscentrum Kind en scheiding * Kader kwetsbare gezinnen * Woonvisie kwetsbare jongeren * Integrale vroeghulp * …… maart 2022
16
Samenwerking uitvoering jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering Haaglanden anno 2022
Werkstructuur H10 samenwerking
Inkoop en contractmanagement
Bedrijfsvoering
Beleid en overall afstemming
Directeuren sociaal domein Inclusief taakverdeling op thema’s
Servicebureau-overleg
Handhaving/toezicht
BVO-Bedrijfsvoering
Administratie Functioneel beheer
Coördinatie en organisatie Beleid-> uitvoering Lokaal contractmanagement
Contractmanagement
PTJ-beleid Kernteam-wekelijks Programmabureau programmasturing
Managers lokale teams
Wekelijks Afstemmingsoverleg Servicebureau en Programmabureau
Vaste werkgroepen(GI, JZ+, Wachtlijsten) Facultatieve werkgroepen Themagericht en tijdelijke werkgroepen * 4-wekelijks Ontwikkeltafels * Voorbereidingsoverleg * Informeel managementoverleg *
maart 2022
* Met aanbieders…..
17
Samenwerking uitvoering jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering Haaglanden anno 2022
Bijlage 2 Governance opgaven uit het Uitvoeringsplan Functie
Verantwoordelijkheden
Kerndirecteur
De betrokkenheid van het DO bij de uitvoering van het Uitvoeringsplan krijgt vorm door aan (clusters van) onderwerpen duo’s van directeuren toe te voegen, die periodiek14 vanuit directieperspectief samen met de (trekkers van) werkgroepen reflecteren op voortgang en doelrealisatie. Kerndirecteuren zijn met het oog op doelrealisatie en budgetbeheer gemandateerd om binnen de kaders van het UP aanwijzingen aan de werkgroep te geven.
Coördinerend programmamanager
De coördinerend programmamanager geeft op uitvoerend niveau leiding aan de programmaorganisatie bestaande uit het Programmabureau en BVO, organiseert het wekelijks afstemmingsoverleg met het SbJH en is secretaris van het DO. Voor tussentijdse acute vragen overlegt de coördinerend programmamanager met de voorzitter van het DO.
Programmamanager/ Projectleider
•
•
Een programmamanager/projectleider (vanuit Programmabureau of tijdelijk ingehuurd) is verantwoordelijk voor de uitvoering door (en coördineert) de werkgroep/het netwerk dat zich aan het programma/project heeft gecommitteerd. Deze programmamanager/projectleider schaalt in afstemming met de coördinerend programmamanager via de Kerndirecteuren op naar DO ingeval van kostenoverschrijding, bemensingsproblemen en noodzakelijke koerswijzigingen.
Programmateam Jeugd De concretisering van de Regiovisie gebeurt in het jaarlijkse medio september en op te stellen Uitvoeringsplan (UP), incl. begroting. Dit is de Programmabureau verantwoordelijkheid van het Programmabureau. Het PTJ en het Programmabureau organiseren de uitvoering van het UP, trekken of zijn opdrachtgever van conform in het UP beschreven activiteiten. Programmabureau stelt voor 1 maart een jaarrapportage op, incl. in overleg met BVO en SbJH opgesteld financieel verslag m.b.t. de programmaorganisatie. Medio mei-juni wordt de jaarlijkse regiovisiemonitor opgeleverd. Bedrijfsvoeringsoverleg De toets op bedrijfsvoeringsaspecten zowel v.w.b. uitvoering regiovisie als uitvoering reguliere werkprocessen rond jeugdhulp vindt plaats door het Bedrijfsvoeringsoverleg (BVO). Tevens zorgen de leden van het BVO voor het schakelen tussen regio en gemeente m.b.t. financiële rapportages en administratieve processen. Servicebureau (SbJH)
Het SbJH stelt in afstemming met het PTJ jaarlijks een plan op waarin acties voor SbJH, gemeenten en jeugdhulpaanbieders staan opgenomen voortvloeiend uit de Ontwikkeltafel, wettelijke en/of regionale ontwikkelingen. Daarbij wordt aangesloten op het regionale uitvoeringsprogramma.
14 Intensiteit van de betrokkenheid van de Kerndirecteur kan per werkgroep/netwerk verschillen en is resultante van
afspraken binnen het programma/ project
maart 2022