RIB 22 005 Managementletter 2021
Tekst van het document
uw kenmerk uw brief van ons kenmerk
22.003252
inlichtingen bij doorkiesnummer
Concerncontrol
De Raad Stadhuis, Bogaardplein 15 Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk Telefoon 14 070 Fax (070) 326 10 10 stadhuis@rijswijk.nl www.rijswijk.nl iban BNG: NL15BNGH0285007424
betreft
Managementletter 2021
datum bijlage(n)
1. Inleiding Onze accountant Baker Tilly heeft van de raad de opdracht gekregen om de jaarrekening 2021 te controleren. In de bijgevoegde managementletter 2021 rapporteert hij over de bevindingen naar aanleiding van de interimcontrole. Bij de interimcontrole richt de accountant zich voornamelijk op de kwaliteit van de bedrijfsvoering en de werking van beheersmaatregelen rondom belangrijke processen in het kader van de controle van de jaarrekening. De Managementletter is bedoeld voor het college. Het college hecht eraan de Managementletter met de Auditcommissie en de raad te delen. In de raadsinformatiebrief wordt ingegaan op de bevindingen in de Managementletter. 2. Kern informatie In de afgelopen jaren vanwege heeft de accountant vanwege geconstateerde afwijkingen de controle met verhoogde diepgang uitgevoerd. Dit heeft voorgaande jaren geleid tot een aanzienlijk aantal detailbevindingen. De accountant constateert dat de organisatie hiermee aan de slag gegaan is, maar nog niet alle punten (volledig) zijn afgewikkeld. Dit komt deels doordat de oplossing van deze punten bestaat uit meerdere stappen, waaronder o.a.de implementatie van systemen en andere werkwijzen. In het rapport wordt middels bijlagen ingegaan op de status van deze bevindingen. Van de 18 aanbevelingen zijn er 11 opgelost, waarvan de werking van het merendeel overigens pas in 2022 zichtbaar wordt.
5 acties zijn onderhanden, maar zijn nog niet afgerond en 2 acties zijn nog niet opgepakt. Onderaan deze brief is een overzicht van de bevindingen en de opvolging opgenomen. Het aantal bevindingen is heel divers en heeft betrekking op veel verschillende processen. De accountant constateert wel een aantal overkoepelde thema’s: inrichting van procesverantwoordelijkheid en onderlinge samenwerking, kennis van risicobeheersing en interne beheersing en borging van uitgewerkte processen. In 2019 is gestart met de Verbijzonderde Interne Controle (VIC). De VIC heeft een risico gedreven interne controleplan opgesteld dat gedurende het jaar wordt uitgevoerd. De VIC (3e lijn) voert controles uit op opzet en bestaan van beheersmaatregelen in de 1e en 2e lijn. De bevindingen en aanbevelingen worden gerapporteerd aan het verantwoordelijk management. De accountant constateert dat er bij veel processen nog verbeteringen nodig zijn in de 1e en 2e lijn. Bij invoering van de rechtmatigheidsverantwoording dient het college in de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen toets de accountant deze op getrouwheid. Bij onvoldoende beheersing binnen de processen kan er geen rechtmatigheidsverantwoording worden afgelegd zonder aanvullende gegevensgerichte controles uit te voeren.
S.v.p. bij correspondentie datum en kenmerk van deze brief vermelden en richten aan: Gemeente Rijswijk, DIR/CC, Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk
Het stadhuis is te bereiken met tram 17, bus 22, 23, 30, 50 en 51 pagina 1 van 5
Hier ontstaat er een verschil in verwachtingen met de accountant. Waar de accountant de VIC een grotere rol toekent om eventuele tekortkomingen te repareren, is onze inzet er vooral gericht op de verbetering van de interne beheersing van de gehele organisatie. Doordat de VIC primair is gericht op onderzoek en advisering en niet de ontoereikend in de AO/IC van de lijnorganisatie overneemt, is het van belang dat de kwaliteit en inrichting van de administratieve organisatie op orde is. In aanvulling op de maatregelen die al in de ontwikkelagenda bedrijfsvoering zijn opgenomen zijn de volgende acties in gang gezet. De VIC wordt uitgebreid met een controleplan per proces, zodat het voor iedereen duidelijk is wie wat controleert. Er zijn verbeteropdrachten geformuleerd die gezamenlijk worden opgepakt. Het verbeteren van de controletoren, elk domein beschikt inmiddels over een (business)controller, is daar een voorbeeld van. De doorontwikkeling van de interne beheersing staat prominent op de agenda van het management en hierover vindt regelmatig afstemming met de accountant plaats. 3.
Gevolgen en/of vervolgtraject De nieuwe bevindingen en adviezen uit de managementletter 2021 worden opgenomen in het ontwikkelagenda bedrijfsvoering die als onderdeel van het groot project organisatieontwikkeling regelmatig met de auditcommissie wordt besproken en waarover de raad halfjaarlijks wordt geïnformeerd.
22.003252
Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders, de secretaris,
de burgemeester (wnd),
P.M. Schuit
mr.drs. G.A.A. Verkerk
30-3-2022 11:55
pagina 2 van 5
Geplande opvolging van de bevindingen van de accountant: Nummer Omschrijving bevinding Reactie college over opvolging. 1-4 Binnen het proces inkopen ontbreekt In 2021 is reeds gestart met de een verplichtingenadministratie, een verplichtingenadministratie. Per 1 april 2022 eenduidige wijze van vastlegging van werkt deze volledig. De vastlegging van inkoopdossiers en de inkoopdossiers en de prestatieverklaring prestatieverklaring. Het punt over worden in de loop van 2022 onderhanden handmatige betalingen is opgelost. genomen. 5 Een frauderisico analyse is nog niet In 2021 is er een externe opdracht verstrekt uitgevoerd maar is al wel gestart. De voor het opstellen van een frauderisicofrauderisico’s zijn nog niet bekend. analyse. Hierin is naast de documentstudie (strategisch) beleid op het gebied van M&O), intern controleplan, risicoanalyses, procesbeschrijvingen, werkinstructies, etc. ook een 20-tal interviews gehouden met sleutelfunctionarissen. Het onderzoek is nagenoeg afgerond. 6 Verbijzonderde intern controle (VIC). In 2022 zijn werkzaamheden gestart om De accountant signaleert dat de controles efficiënter in te richten met controles zijn uitgevoerd, maar nog bovendien aandacht voor effectiviteit. Ook in niet altijd effectief en efficiënt zijn. relatie tot de rechtmatigheidsverantwoording Tevens constateert de accountant die afgegeven moet gaan worden.
De dat de organisatie ervoor gekozen commissie BBV heeft de invoering van deze heeft om de extra activiteiten die verantwoording nog gepland staan voor 2022 nodig zijn om tot een maar deze wordt mogelijk verplaatst naar rechtmatigheidsverantwoording te 2023. komen niet bij de VIC te beleggen. Hierdoor moeten nog stappen gezet worden om tot een rechtmatigheidsmededeling te komen 7 Controle personeelsmutaties. De In de nieuwe HR-applicatie die per 1 januari accountant signaleert dat de 2022 in gebruik is genomen is hierin voorzien. personeelsmutaties steekproefsgewijs gecontroleerd worden. Deze controle vindt echter niet zichtbaar plaats. 8 en 9 De gemeente gebruikt geen checklist Deze checklist is opgenomen in de nieuwe om bij aanvraag of vaststelling van subsidie applicatie (Key2Subsidies) die recent de subsidies vast te stellen of is geïmplementeerd. De checklist is in deze voldaan is aan de eisen uit de applicatie opgenomen en wordt toegepast op subsidieverordening. De de subsidies in 2022. subsidiecoördinator is aangetrokken, dit punt is opgelost. 10 en 11 IT-controles sociaal domein. In het In de volgende update zal de functiescheiding wijzigen van crediteuren in gebruik genomen worden. stamgegevens dwingt de applicatie ZorgNed (nog) geen functiescheiding af. Dit gebeurt wel in de volgende versie.
22.003252
30-3-2022 11:55
pagina 3 van 5
12
13
14
15
16
17 en 18
19
22.003252
De accountant heeft vastgesteld dat er bij het beschikken van de omgevingsvergunningen geen controle plaatsvindt op de nauwkeurigheid van de bouwkosten. Daarmee kunnen leges verkeerd vastgesteld worden. De accountant heeft voorgaand jaar geconstateerd dat niet alle uitgangspunten van de verwachte kosten en opbrengsten bij Rijswijk Buiten (voldoende) onderbouwd zijn. Recent is besloten om Pasgeldwest op te nemen in de grondexploitatie van RijswijkBuiten. Eind november hebben wij concrete afspraken gemaakt over de planning van de grondexploitatie RijswijkBuiten. De accountant heeft in 2019 vastgesteld dat een duidelijke vastlegging en aansluiting ontbrak. Tijdens de controle 2020 hebben wij vernomen dat begin 2021 geen naheffingsaanslagen zijn geïnd. Er wordt geen aansluiting gemaakt wordt tussen de vastgoed contractenadministratie en de financiële administratie. Tevens ontbreekt een analyse tussen de vastgoedadministratie en de verhuuradministratie. Hierdoor is het niet mogelijk om op effectieve wijze vast te stellen of de verhuuradministratie volledig is. Memoriaalboekingen moeten beter worden vastgelegd.
Er zijn zwaktes geconstateerd met betrekking tot (gebruik van) de systemen de applicaties GISVG Inningen, Key2financiën, PIMS@All en Wmo-Ned. Het gebruikersbeheer moet beter (wie mag gebruik maken van de systemen en wie heeft werkelijk toegang), functiescheiding in mutatie crediteuren stamgegevens in Key2Financien en Verbeteren van monitoring door betere inrichting van de financiële administratie. Dit maakt het bovendien makkelijker om tot een gedegen rechtmatigheid verantwoording te komen 30-3-2022 11:55
Begin 2022 zal de afdeling van vijf (een steekproef) aanvragen de bouwkosten laten toetsen door een extern bureau. Zo vindt alsnog een toets plaats en wordt bovendien besloten of deze toets structureel gemaakt wordt. Over 2021 is de actualisatie veel eerder opgesteld en zal in februari door de raad worden vastgesteld. Dit is 2 maanden sneller dan voorgaand jaar. De reden betreft mede de verkiezingen en wisseling van de raad, maar deze planning zal tevens aangehouden worden in de opvolgende jaren.
Er is een taskforce gestart ter verbetering van processen en uitvoering. Parkeren heeft bovendien een jaarplan 2022 opgesteld. De aanbevelingen uit de managementletter zijn opgenomen in het jaarplan. Dit punt zal in de loop van 2022 worden afgerond.
Analyse heeft plaatsgevonden. Definities zijn verhelderd en een aangepaste inrichting van het financieel systeem heeft plaatsgevonden. Afspraken zijn gemaakt voor verbetering. Deze punten worden in 2022 opgepakt.
Er heeft al een verbeterde inrichting plaatsgevonden. Deze zal in 2022 effectief zijn.
pagina 4 van 5
20
21
22.003252
Het sociaal domein analyseert tussentijds (het jaar) niet op welk jaar betalingen aan het SbJH betrekking hebben. Daardoor bestaat geen zicht of de inschatting van ‘nog te betalen Jeugdhulplasten’ in de jaarrekening van voorgaande jaren juist was, inclusief effect op lasten in het huidige jaar Voordat een betaling definitief geaccordeerd wordt is het mogelijk om vast te stellen of de betaalbatch tijdens het uploaden in de betaalomgeving niet gewijzigd is. De accountant constateert dat deze controle niet zichtbaar is vastgelegd.
30-3-2022 11:55
Gesprek over verbetering heeft al met accountant plaatsgevonden. Afgesproken acties worden in 2022 geïmplementeerd.
Wordt opgepakt in 2022.
pagina 5 van 5