RIB 22 005 Bijlage bij Managementletter 2021 definitief
Tekst van het document
Update boekjaar / Gevolgen jaarrekeningcontrole Wij zullen kennisnemen van de eindrapportage die eind 2021 zal worden opgeleverd. Indien dit leidt tot aanvullende controles voor boekjaar 2021 stemmen wij die af met de organisatie.
32
Detailbevindingen 6. Verbijzonderde interne controle Bevinding De organisatie is in 2019 gestart met het opzetten van een VIC-plan en heeft in 2019 een eerste 0meting gedaan op de interne beheersing binnen de afdelingen. Deze VIC is in 2020 en 2021 verder geïntensiveerd. Op basis van de tussentijdse rapportages en de gesprekken met diverse proceseigenaren constateren wij dat het doel en verwachtingen van de VIC’s nog niet altijd bekend is. Hierdoor zijn controles niet altijd effectief en efficiënt. Wij signaleren wel dat de VIC’s zijn uitgevoerd conform de opzet.
Tevens constateren wij dat de keuze gemaakt is om eventuele aanvullende werkzaamheden die nodig zijn om tot een rechtmatigheidsverantwoording te komen niet bij de VIC te beleggen. Hierdoor moet u organisatie nog stappen zetten om tot een rechtmatigheidsmededeling te komen.
Prioriteit
Gemiddeld
Boekjaar bevinding
Status
2019 Risico Risico dat onrechtmatigheden niet voorkomen worden of niet tijdig gesignaleerd worden.
Aanbeveling Gezien de huidige bevindingen verwachten wij dat het (nog) veel tijd in beslag zal nemen om de verschillende afdelingen mee te nemen in de acties die nodig zijn om op efficiënte wijze controles op de interne beheersing uit te voeren en te kunnen rapporteren over de rechtmatigheidsmededeling. Wij adviseren u te evalueren of deze capaciteit en kennis in voldoende mate aanwezig is binnen uw organisatie, mede gezien het feit dat de mogelijk aanvullende werkzaamheden die nodig zijn voor de rechtmatigheidsmededeling niet door de VIC uitgevoerd gaan worden.
Gevolgen jaarrekeningcontrole Wij hebben tijdens de interim-controle alle significante processen doorgenomen en de aanbevelingen per proces opgenomen in deze managementletter. Om die reden leidt deze contratering niet tot aanvullende werkzaamheden in de jaarrekeningcontrole.
33
Detailbevindingen 7. Controle personeelsmutaties Bevinding Wij hebben tijdens de controle vastgesteld dat de personeelsmutaties steekproefsgewijs gecontroleerd worden. Deze controle vindt echter niet zichtbaar plaats. Wij constateren dat het vanaf 2022 mogelijk is om in de applicatie zichtbaar te maken of personeelsmutaties door een tweede medewerker zijn gecontroleerd. Wij hebben vernomen dat een controle op significante mutaties plaatsvind, maar dit niet zichtbaar vast ligt.
Prioriteit
Boekjaar bevinding
Laag
2018
Status
Risico Risico dat achteraf niet meer te herleiden is welke items gecontroleerd zijn.
Aanbeveling Wij adviseren u om begin 2022 na te gaan welke mogelijkheden er zijn om de controles te digitaliseren en adviseren u om tevens (in overleg met de VIC) te bepalen welke controlestappen zichtbaar vastgelegd worden.
Gevolgen jaarrekeningcontrole Bij de jaarrekeningcontrole verzoeken wij u doormiddel van een steekproef vaststellen dat mutaties juist zijn ingevoerd. Wij zijn graag betrokken bij het bepalen van de steekproef.
34
Detailbevindingen 8. Ontbreken subsidiecoördinator Bevinding
Prioriteit
Boekjaar bevinding
Voorgaande jaren was er geen coördinator voor de subsidieverstrekkingen met als gevolg dat er nog geen rechtmatigheidsonderzoeken worden uitgevoerd.
Laag
2017
De gemeente heeft in 2021 een subsidie coördinator aangesteld. Tegelijkertijd zijn de technische uitdagingen die ontstonden bij de implementatie van het subsidieregister verholpen. De applicatie zal vanaf aanvragen 2022 gebruikt worden.
Status
Risico Risico dat subsidies onrechtmatig verstrekt worden.
Aanbeveling Wij adviseren u om afdelingen te verplichten de subsidies te registeren in de applicatie. Wij adviseren u na te gaan of het mogelijk is werkstappen in de applicatie af te dwingen. Op deze wijze kan een controle op het naleven van de subsidieverordening ingebouwd worden.
Update boekjaar / Gevolgen jaarrekeningcontrole Wij constateren dat de applicatie voor de registratie van subsidies nog niet volledig is geïmplementeerd. Doelstelling is dat deze voor subsidieaanvragen 2022 volledig gebruikt wordt. Bij de jaarrekeningcontrole verzoeken wij u doormiddel van een steekproef de rechtmatigheid van de verstrekte en vastgestelde subsidies vast te stellen. Wij zijn graag betrokken bij het bepalen van de steekproef.
35
Detailbevindingen 9. Checklist subsidies Bevinding Wij constateerden in 2017 dat de gemeente geen checklist gebruikt om bij aanvraag of vaststelling van de subsidies vast te stellen of voldaan is aan de eisen uit de subsidieverordening.
Prioriteit
Boekjaar bevinding
Laag
2017
Status
Risico Risico dat subsidies onrechtmatig verstrekt worden.
Deze checklist wordt opgenomen in de applicatie (zie ook de vorige detailbevinding) Aanbeveling Wij adviseren u om afdelingen te verplichten de subsidies te registeren in de applicatie. Wij adviseren u na te gaan of het mogelijk is werkstappen in de applicatie af te dwingen. Op deze wijze kan een controle op het naleven van de subsidieverordening ingebouwd worden.
Update boekjaar / Gevolgen jaarrekeningcontrole Wij constateren dat de applicatie voor de registratie van subsidies nog niet volledig is geïmplementeerd. Doelstelling is dat deze voor subsidieaanvragen 2022 volledig gebruikt wordt. Bij de jaarrekeningcontrole verzoeken wij u doormiddel van een steekproef de rechtmatigheid van de verstrekte en vastgestelde subsidies vast te stellen. Wij zijn graag betrokken bij het bepalen van de steekproef.
36
Detailbevindingen 10. Wijzigingen crediteurenstamgegevens zorginstellingen Bevinding Voorgaande controle hebben wij vermeld dat de applicatie een vierogen-principe afdwong. Feitelijk bleek dit een procesafspraak binnen de afdeling; de applicatie kent deze functionaliteit vooralsnog niet. Bekend is echter dat deze op korte termijn wordt toegevoegd in een van de aankomende versies. We hebben vernomen dat het beheerteam inmiddels geen operationele taken meer uitvoert; hiermee is deze bevinding van vorig jaar opgelost.
Prioriteit
Gemiddeld
Boekjaar bevinding
Status
2018 Risico Risico dat onrechtmatige betalingen plaatsvinden.
Aanbeveling Er is inmiddels een scheiding gemaakt tussen de applicatie beheertaken en de operationele taken, waarmee de randvoorwaarden zijn gecreëerd om op een toekomstig vier-ogenprincipe te steunen. Wij raden aan deze functionaliteit in gebruik te nemen wanneer deze in een van de aankomende updates is verwerkt. Gevolgen jaarrekeningcontrole Voor de jaarrekeningcontrole zal doormiddel van logging van de crediteurenstamgegevenswijzigingen 2021 vastgesteld moeten worden of wijzigingen juist zijn doorgevoerd.
37
Detailbevindingen 11. Controles bij automatische matching Wmo-declaraties Bevinding Bij de goedkeuring van declaraties wordt gebruik gemaakt van automatische matching. Dit betekent dat het systeem aan de hand van de Wmo registratie van afgegeven beschikkingen toetst of een declaratie betaald kan worden. Deze toetsing gebeurt op aan de hand van parameters (o.a. prijs, periode en cliëntnummer). Bij de parameters kan gekozen worden om binnen bepaalde grenzen afwijkingen te accepteren. Voorgaand jaar hadden wij reeds vastgesteld dat deze parameters juist zijn ingesteld, maar was er onvoldoende functiescheiding tussen de beheer en operationele taken was, waardoor er bij de jaarrekeningcontrole geen gebruik gemaakt kan worden van deze systeeminrichting.
Prioriteit
Gemiddeld
Boekjaar bevinding
Status
2018 Risico Risico dat ten onrechte Wmo-declaraties betaald worden.
Aanbeveling Wij bevelen aan om scheiding aan te brengen tussen de operationele taken en de beheertaken zodat ongeautoriseerde wijzigingen niet door een medewerker uit het operationele proces uitgevoerd kunnen worden. Wij bevelen aan om periodiek te controleren of de parameters nog juist in het digitale berichtenverkeer zijn ingevoerd.
Gevolgen jaarrekeningcontrole De aanbeveling is in het kader van de jaarrekeningcontrole voldoende opgevolgd. Deze constatering leidt niet aanvullende werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole.
38
Detailbevindingen 12. Controle bouwkosten bij aanvraag omgevingsvergunning Bevinding Wij hebben tijdens de controle vastgesteld dat er bij het beschikken van de omgevingsvergunningen geen controle plaatsvindt op de nauwkeurigheid van de bouwkosten. Wel hebben wij begrepen dat deze controle nog voor het opstellen van de jaarrekening uitgevoerd wordt.
Prioriteit
Gemiddeld
Boekjaar bevinding
Status
2018 Risico Risico dat de bouwkosten te laag worden weergegeven en de omgevingsvergunning tegen een te lage leges wordt vastgesteld.
Aanbeveling Wij adviseren u om een plausibiliteitscheck uit te voeren op de juistheid van de opgave bouwkosten in een aanvraag. Wij adviseren u een procedure op te stellen waarin ingegaan wordt wanneer deze analyse een vereiste is. Bijvoorbeeld wanneer sprake is van een specifieke vergunning of een hoge leges.
Update boekjaar / Gevolgen jaarrekeningcontrole Wij maken bij de controle graag gebruik van de uitgevoerde controlewerkzaamheden op de juistheid van de opgegeven bouwkosten.
39
Detailbevindingen 13. Bouwgrondexploitatie Bevinding Wij hebben voorgaand jaar geconstateerd dat niet alle uitgangspunten van de verwachte kosten en opbrengsten bij Rijswijk Buiten (voldoende) onderbouwd zijn. Recent is besloten om Pasgeldwest op te nemen in de grondexploitatie van RijswijkBuiten. Eind november hebben wij concrete afspraken gemaakt over de planning van de grondexploitatie RijswijkBuiten.
Prioriteit
Gemiddeld
Boekjaar bevinding
Status
2019 Risico Risico op een onnauwkeurige waardering van de grondexploitaties in de jaarrekening.
Aanbeveling Wij adviseren u de actualisatie van Rijswijk Buiten tijdig op te pakken en af te ronden, zodat de eventuele impact hiervan op het exploitatieresultaat en de waardering in de jaarrekening tijdig bekend is.
Update boekjaar Wij hebben met de organisatie afgesproken dat de actualisatie van de exploitatieopzet in december 2021 opgeleverd wordt voor de controle. Dit zodat eventuele discussiepunten in de waardering tijdig bekend zijn.
40
Detailbevindingen 14. Volledigheid parkeerbelasting Bevinding Bij de controle 2019 hebben wij vastgesteld dat een duidelijke vastlegging en aansluiting ontbrak. Tijdens de controle 2020 hebben wij vernomen dat begin dit jaar geen naheffingsaanslagen zijn geïnd.
Prioriteit
Gemiddeld
Boekjaar bevinding
Status
2019 Risico Risico dat de parkeeropbrengsten onvolledig zijn.
Aanbeveling Wij begrijpen dat u afgelopen jaar het proces ‘parkeerbelastingen’ uitgebreid heeft geëvalueerd. Wij adviseren u de taken en verantwoordelijkheden (waaronder de samenwerking en afspraken met externe partijen) van dit proces eenduidig te beschrijven en controle op de volledigheid van de opbrengsten heffingen en naheffingen mee te nemen en deze controle periodiek uit te voeren.
Update boekjaar/Gevolgen jaarrekeningcontrole De naheffingsaanslagen zijn begin 2021 alsnog opgelegd. Daarbij zijn echter diverse issues geconstateerd, die in de afgelopen periode geanalyseerd zijn. Hierdoor is er nog beperkt gekeken naar een structurele beheersing van het proces. Bij de jaarrekeningcontrole verwachten wij een aansluiting tussen de financiële administratie en de specificaties en/of onderbouwing doormiddel van bevestiging van externe partijen. Wij verwachten dat u geanalyseerd heeft dat de opbrengsten volledig verantwoord zijn en verzoeken u om hierbij specifiek de volledigheid van de naheffingsaanslagen te betrekken.
41
Detailbevindingen 15. Volledigheid contractenregistratie Bevinding Tijdens de controle hebben wij geconstateerd dat er geen aansluiting gemaakt wordt tussen de contractenadministratie en de financiële administratie. Tevens ontbreekt een analyse tussen de vastgoedadministratie en de verhuuradministratie. Hierdoor is het niet mogelijk om op effectieve wijze vast te stellen of de verhuuradministratie volledig is.
Prioriteit
Gemiddeld
Boekjaar bevinding
Status
2018 Risico Risico op onvolledige verantwoording van de verhuuropbrengsten.
Aanbeveling Wij adviseren u om jaarlijks een vergelijking op objectniveau te maken tussen de contractenadministratie en de verhuuropbrengsten. Tevens adviseren wij u om periodiek een analyse te maken tussen de vastgoedregistratie en de verhuuropbrengsten om na te gaan of de opbrengstenverantwoording volledig is.
Gevolgen jaarrekeningcontrole Voor de jaarrekeningcontrole vragen wij u een analyse op te stellen tussen de contractenadministratie en de verantwoorde verhuuropbrengsten. Deze analyse wordt opgesteld op objectniveau. Ten behoeve van onze jaarrekening controle moet deze analyse beschikbaar in het voorjaar beschikbaar zijn.
42
Detailbevindingen 16. Controle memoriaalboekingen Bevinding In 2020 is een procedure opgesteld voor het controleren en boeken van de memoriaalboekingen. Hierin is opgenomen dat de memoriaalboekingen gecontroleerd worden bij het afsluiten van de administratie. Wij constateren dat een gedegen afsluiting van de administratie nog ontbreekt.
Tijdens de controle is aangegeven dat het aantal memoriaalboekingen beperkt is. Uit de administratie blijkt echter dat er veel meer memoriaalboekingen verantwoord zijn. Dit wordt veroorzaakt doordat er ook andere boekingen (zoals boekingen belastingheffing) over het memoriaaldagboek heen lopen.
Prioriteit
Gemiddeld
Boekjaar bevinding
Status
2019 Risico Door memoriaalboekingen kunnen belangrijke processen en functiescheidingen worden doorbroken, waarmee risico’s op fouten en fraude toenemen.
Aanbeveling Wij adviseren u vanuit de administratie te analyseren welke memoriaalboekingen over het dagboek lopen. Wij adviseren u de ‘bijzondere boekingen’ met een verhoogd risico te controleren op juistheid. Tevens verwijzen wij naar de aanbeveling over het wijzigen van de inrichting van de financiële administratie. Doordat er veel verschillende boekingen over het memoriaal geboekt worden, is het lastig om de risico boekingen en eventuele foutieve boekingen op een eenvoudige wijze vanuit de administratie te herleiden. Wij adviseren u de inrichting van de administratie hierop te wijzigen.
Gevolgen jaarrekeningcontrole Bij de jaarrekeningcontrole zullen wij middels een dagboek-grootboek analyse en deelwaarneming op de memoriaalboekingen vaststellen of er bijzondere transacties verantwoord zijn en of deze terecht verantwoord zijn.
43
Detailbevindingen 17. Mutaties crediteurenstamgegevens Bevinding Op basis van onze werkzaamheden hebben wij vastgesteld dat er in Key2Financiën een 4-ogen principe zit op het muteren van een crediteuren bankrekeningnummer. Met uitzondering van de applicatiebeheerders, bestaat er functiescheiding tussen de functionarissen die de wijziging 1) doorvoeren, 2) goedkeuren en 3) betrokken zijn in het betalingsproces. In het systeem wordt een tweede autorisatie afgedwongen, echter concluderen wij dat het wachtwoord beleid nog onvoldoende is om hier volledig op te kunnen steunen.
Prioriteit
Gemiddeld
Boekjaar bevinding
Status
2016 Risico Het risico op een onrechtmatige betaling als gevolg van het ongeautoriseerd wijzigingen van een crediteuren bankrekeningnummer.
Aanbeveling Wij adviseren u om het wachtwoordbeleid van Key2finance te verscherpen.
Follow up / Gevolgen jaarrekeningcontrole Deze aanbeveling is nog niet opgevolgd. Aangezien er geen effectief wachtwoordbeleid is kan er niet gesteund worden op het 4-ogen principe. Wij zullen gegevensgericht vaststellen of wijzigingen in crediteurenstamgegevens terecht zijn doorgevoerd.
44
Detailbevindingen 18. Geen actief gebruikersbeheer Bevinding
Prioriteit
Boekjaar bevinding
Wij hebben vastgesteld dat er een procedure is om periodiek de gebruikers in de applicaties GISVG Inningen, Key2financiën, PIMS@All of Wmo-Ned op te schonen en waar nodig inactief te maken. Vanwege een gebrek aan vastlegging hebben wij het bestaan van dit proces niet kunnen vaststellen.
Laag
2017
Wij constateren wel dat er een actief gebruikersbeheer gevoerd wordt op het netwerk en het niet mogelijk is om buiten het netwerk om in te loggen op deze applicaties. Hiermee is het risico voor de jaarrekeningcontrole ondervangen.
Mocht u overgaan naar een financiële administratie die benaderbaar is via de ‘cloud’ dan is een actieve monitoring op gebruikersbeheer wel essentieel.
Status
Risico Het risico bestaat op ongeoorloofd gebruik van gebruikers-en beheeraccounts in de applicatie met als gevolg onnauwkeurige en onrechtmatige verantwoording van uitgaven in de jaarrekening of risico’s met betrekking tot de bescherming gegevens (data privacy).
Aanbeveling Tot slot adviseren wij om de periodieke opschoning van gebruikers in de applicaties zichtbaar vast te leggen. Het vergelijken van de autorisaties per gebruiker met de geaccordeerde autorisatiematrix dient hier een onderdeel van te zijn.
45
Detailbevindingen 19. Mogelijkheid tot monitoring vanuit de financiële administratie Bevinding Het mogelijk is om vanuit de financiële administratie op bijzondere boekingen en specifieke transactiestromen te monitoren. Om dit effectief en efficiënt uit te voeren raden wij u aan om de inrichting van de financiële administratie op bepaalde punten te wijzigen zodat transactiesoorten van elkaar onderscheiden kunnen worden. Dit maakt het makkelijker om een gedegen rechtmatigheidsverantwoording te komen, aangezien één van de eisen is dat deze opgesteld wordt op basis van de financiële omvang van posten en stromen.
Prioriteit
Gemiddeld
Boekjaar bevinding
Status
2021 Risico Het risico bestaat dat onrechtmatige (significante) transacties niet gesignaleerd worden vanuit een (verbijzonderde) interne controle.
Aanbeveling Wij adviseren u om de in de administratie specifieke transactiestomen duidelijk in de administratie te onderscheiden
Gevolgen jaarrekeningcontrole Voor een gedegen uitvoeren van een jaarrekeningcontrole is het belangrijk dat de diverse transactiestromen in de jaarrekening inzichtelijk zijn en aansluiten op de subadministratie. Dit is een uitvraag die wij bij de organisatie neerleggen.
46
Detailbevindingen 20. Inzicht in betalingen SbJH Bevinding Wij constateren dat betalingen vanuit SbJH aangeleverd worden met inzicht op welk boekjaar of soort Jeugdzorg deze betaling betrekking heeft. Deze verdeling wordt intern tussentijds niet geanalyseerd, waardoor er geen zicht is of de inschatting van ‘nog te betalen Jeugdhulplasten’ in de jaarrekening van voorgaande jaren juist was.
Prioriteit
Gemiddeld
Boekjaar bevinding
Status
2021 Risico Risico dat er onvoldoende inzicht is om een juiste inschatting te kunnen maken van verwachte of toekomstige verplichtingen Jeugdhulp.
Aanbeveling Wij adviseren u periodiek te analyseren of de betalingen Jeugdhulp die betrekking hebben op voorgaande jaren te vergelijken met de inschatting van de ‘onderhandenwerk’ positie.
Gevolgen jaarrekeningcontrole Voor de jaarrekeningcontrole ontvangen wij graag een rondrekening van de Jeugdhulplasten met aansluiting tussen de opgaven vanuit SbJH, de financiële administratie (lasten en nog te betalen posten voorgaande jaren) en de subadministratie.
47
Detailbevindingen 21. Zichtbare controle op definitieve betaalbatch Bevinding Voordat een betaling definitief geaccordeerd wordt is het mogelijk om vast te stellen of de betaalbatch tijdens het uploaden in de betaalomgeving niet gewijzigd is. Wij constateren dat deze controle niet zichtbaar is vastgelegd
Prioriteit
Gemiddeld
Boekjaar bevinding
Status
2021 Risico Het risico bestaat dat er onrechtmatige betalingen plaatvinden.
Aanbeveling Wij adviseren u om deze controle zichtbaar vast te leggen. Dit kan doormiddel van een vastlegging op de betaalvoorstellen uit de bank of doormiddel van een bevestiging per e-mail.
Gevolgen jaarrekeningcontrole Wij zullen bij de jaarrekeningcontrole een diepgaande analyse uitvoeren op de betalingen. Wij vragen de organisatie deze analyse voor te bereiden.
48
Bijlage 2: actuele ontwikkelingen ihkv onze natuurlijke adviesfunctie 12/01/2022
© Baker Tilly
49
Overige onderwerpen Wijzigingen in relevante verslaggevingsvoorschriften Een goede voorbereiding is het halve werk, en daarom geven we alvast een vooruitblik op de belangrijkste nieuwe bepalingen. Zowel vanuit de wet als het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).
Wijziging Schatkistbankieren In de beleidsdoorlichting schatkistbankieren van juli 2019 is onder meer geconstateerd dat decentrale overheden kampen met administratieve lasten bij schatkistbankieren. Het kabinet heeft in de beleidsdoorlichting het probleem erkend dat met name decentrale overheden die structureel rood staan en slechts incidenteel overtollige middelen hebben met hogere administratieve lasten te maken hebben dan gewenst is. Met een eventuele verhoging dan wel een andere berekening van het drempelbedrag komt het kabinet aan deze bezwaren tegemoet. Vanaf 1 juli 2021 is voor gemeenten (en provincies, waterschappen en hun gemeenschappelijke regelingen) met een begrotingstotaal tot € 500 miljoen de drempel voor het verplicht schatkistbankieren verhoogd naar 2% van het begrotingstotaal (was 0,75%) met een minimum van € 1 miljoen (was € 250.000). Voor gemeenten met een begrotingstotaal van € 500 miljoen of meer wordt de drempel € 10 miljoen (was € 3,75 miljoen) plus 0,2% van het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat. Dit betekent dat provincies, gemeenten en waterschappen op basis van hun verantwoordingsvoorschriften twee drempelbedragen voor 2021 moeten hanteren, te weten:
een drempelbedrag voor het eerste half jaar (huidige situatie);
een drempelbedrag voor het tweede half jaar (nieuwe situatie).
Voor de berekening van het nieuwe drempelbedrag heeft het Rijk de volgende voorbeeld berekening ter beschikking gesteld: https://www.dsta.nl/schatkistbankieren/documenten/publicaties/2021/06/29/voorbeeld-berekening-drempelbedrag In de voorbeeld jaarrekening welke Baker Tilly tegen het einde van het jaar publiceert wordt ook een verantwoordingsvoorbeeld voor de jaarrekening met een splitsing naar de oude en de nieuwe situatie opgenomen.
50
Overige onderwerpen Wijzigingen in relevante verslaggevingsvoorschriften Een goede voorbereiding is het halve werk, en daarom geven we alvast een vooruitblik op de belangrijkste nieuwe bepalingen. Zowel vanuit de wet als het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).
Notitie Lokale heffingen Deze notitie (ter vervanging van de Notitie Riolering 2014) geeft een overzicht van alle relevante aspecten van lokale heffingen en bijbehorende voorzieningen en reserves met betrekking tot vraagstukken van begroting en verantwoording voor gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen. In deze notitie zijn de volgende stellige uitspraken opgenomen, welke met ingang van begrotingsjaar 2022, of zoveel eerder als mogelijk, van toepassing zijn:
De methodiek voor het toerekenen van overhead, zoals opgenomen in het overzicht overhead, aan lokale heffingen en rechten mag niet afwijken van de overige methodieken voor het toerekenen van overhead aan gemeentelijke taakvelden.
Indien een voorziening onderhoud (artikel 44, lid 1, sub c BBV) onvoldoende is onderbouwd dan komen deze gelden niet in een reserve maar in een voorziening ex. artikel 44, lid 2 BBV. Dit geldt ook voor de baten uit lokale heffingen die aan het einde van het belastingjaar niet zijn besteed omdat begrote investeringen en (onderhouds)werkzaamheden niet zijn uitgevoerd.
Als een gemeente spaart in het tarief voor toekomstige vervangingsinvesteringen in de voorziening toekomstige vervangingsinvesteringen ex artikel 44, lid 1, sub d BBV, dan mogen deze niet gebruikt worden om boekwaarden van eerdere, bestaande investeringen af te boeken.
Ook wanneer de jaarlijkse spaarbedragen voor de heffing gelijk zijn aan de jaarlijkse vervangingsinvesteringen (=ideaalcomplex) moeten de ‘spaarbedragen’ als last worden geboekt en wordt vervolgens de daarmee gevormde voorziening afgeboekt op de geactiveerde vervangingsinvesteringen.
Het is toegestaan om de bijdragen van derden (baten van de heffing) in te zetten ten behoeve van tariefegalisatie. De middelen worden dan op begrotingsbasis gedoteerd aan een voorziening ex artikel 44, lid 2 BBV. Er moet extracomptabel worden aangetoond dat deze middelen binnen een redelijke termijn ingezet worden ter bestrijding van de lasten waarvoor een heffing is opgelegd.
Indien baten van lokale heffingen in één jaar geraamd en gerealiseerd worden en de lasten zich over meerdere jaren uitstrekken, is het toegestaan deze te matchen. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van een voorziening ex artikel 44, lid 2 BBV (baat gaat voor de last uit) of de balanspost ‘nog te verrekenen bedragen’ (last gaat voor de baat uit; dit laatste is enkel toegestaan bij bouwvergunningen).
Investeringen in riolering in uitbreidingsgebieden kunnen ten laste van de grondexploitatie worden gebracht. De bijdragen die de gemeente via de grondprijs ontvangt, zijn te beschouwen als bijdragen van derden, die de gemeente op grond van artikel 62, lid 2 BBV op de waardering van de investering in mindering brengt.
51
Overige onderwerpen Wijzigingen in relevante verslaggevingsvoorschriften Een goede voorbereiding is het halve werk, en daarom geven we alvast een vooruitblik op de belangrijkste nieuwe bepalingen. Zowel vanuit de wet als het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).
Notitie Lokale heffingen (vervolg) Naast de bovenstaande stellige uitspraken heeft de commissie ook een aantal aanbevelingen gedaan:
De commissie BBV adviseert (documenten die ondersteunend zijn aan) onderhouds- en investeringsplannen die basis zijn voor de berekening van tarieven voor heffingen en rechten uiterlijk eens in de vijf jaar te actualiseren en vast te laten stellen door de raad vanuit hun kaderstellende rol en de rechtmatigheidstoets. De raad kan besluiten deze actualisatie uit te stellen op basis van een raadsbesluit. Binnen deze vijf jaar dienen de onderhouds- en investeringsplannen wel tussentijds te worden bijgesteld als ze niet meer actueel zijn.
De commissie BBV adviseert dat in het geval dat een gemeente kiest voor tariefegalisatie dit vast te leggen in een raadsbesluit.
De commissie BBV adviseert om periodiek een analyse uit te voeren op de begrote en gerealiseerde lasten en baten van de lokale heffingen. Het inzichtelijk maken van de opbouw van de voorzieningen ex artikel 44, lid 1, sub c, lid 1, sub d, en lid 2 BBV vormt een expliciet onderdeel van deze analyse.
De commissie BBV adviseert in geval van heffingen die beogen het gedrag te beïnvloeden de risico’s die hiermee samenhangen op te nemen in de paragraaf lokale heffingen.
De commissie BBV adviseert om in de paragraaf lokale heffingen onder het onderdeel beleid een overzicht op te nemen van de te onderscheiden lokale heffingen, de maatstaf en de doelstelling die wordt beoogd met het opleggen van de heffing.
De commissie BBV adviseert om in het gemeentelijk rioleringsplan (GRP) eenduidig onderscheid te maken tussen onderhoud en vervangingsinvesteringen.
We adviseren u voor de jaarrekening 2021 kennis te nemen van deze notitie en onder andere na te gaan in hoeverre uw gemeente reeds voldoet aan de stelde uitspraken en de aanbevelingen. Op deze wijze heeft u inzichtelijk of er in 2022 nog herstelacties noodzakelijk zijn. Mocht u nader advies nodig hebben van onze specialisten aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.
52
Overige onderwerpen Wijzigingen in relevante verslaggevingsvoorschriften Een goede voorbereiding is het halve werk, en daarom geven we alvast een vooruitblik op de belangrijkste nieuwe bepalingen. Zowel vanuit de wet als het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).
Rechtmatigheidsverantwoording Inmiddels is duidelijk geworden dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college met een jaar is uitgesteld. Het eerste jaar waarover het college expliciet verantwoording gaat afleggen wordt 2022. Veel gemeenten zijn in 2020/2021 al met de voorbereidingen begonnen. Het jaar uitstel kan dan ook het beste worden gebruikt om de aanpak om te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording verder aan te scherpen. Het is wenselijk om over 2021 al ervaring op te doen met het zelfstandig uitvoeren van de benodigde interne controle. Het voordeel daarvan is dat ‘kinderziektes’, discussies en inzicht in de benodigde tijdsbesteding vroegtijdig inzichtelijk zijn. Daar kunt u uw voordeel mee doen in de aanloop naar het eerste verantwoordingsjaar. In de praktijk ervaren wij dat veel gemeenten zich vooral richten op de versterking van de verbijzonderde interne controle. Dat is een prima aanpak die ook goed kan voorzien in de benodigde werkzaamheden om te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording. Het instrument is echter ook nadrukkelijk geïntroduceerd om de interne beheersing van de gemeente te versterken. Wij adviseren u dan ook om ook zeker aandacht te besteden aan de interne controlemaatregelen in de primaire processen zelf. Daarbij draait het niet alleen om de handelingen van bij het proces betrokken ambtenaren.
Juist de inzet van de mogelijkheden die de procesondersteunende applicaties bieden kan efficiënt zijn. Een in het systeem ingerichte beheersmaatregel is in beginsel effectiever en efficiënter dan een handmatige beheersmaatregel. In 2021 hebben wij meerdere gemeenten ondersteund bij de inrichting van de rechtmatigheidscontrole in het kader van deze ontwikkeling. Daarbij zijn ook workshops met raden, colleges en ambtelijke organisatie succesvol gebleken om de eigen ambitie, kaders en aanpak te bepalen. We besteden daarbij expliciet aandacht aan verantwoordelijkheden, waarbij juist ook de andere portefeuillehouders dan de wethouder financiën worden betrokken bij deze ontwikkeling. In onze visie kan de wethouder financiën weliswaar systeemverantwoordelijk zijn, de verantwoordelijkheid voor financieel rechtmatig handelen ligt bij ieder collegelid. Ook is het belangrijk om aandacht te besteden aan de verwachtingen van de raad voor wat betreft communicatie over mogelijke rechtmatigheidsfouten. Daarbij gaat het enerzijds om het vroegtijdig informeren als er om specifieke redenen niet rechtmatig gehandeld kan of gaat worden en anderzijds als de interne controle constateert dat er niet rechtmatig is gehandeld. Wij adviseren daar in het eerste jaar praktische afspraken over te maken. De auditcommissie kan hierbij een prima rol spelen.
De rechtmatigheidsverantwoording is onder andere bedoeld om de communicatie tussen college en raad rondom financiële rechtmatigheid te versterken. Ons advies is: benut het moment! Financieel rechtmatig handelen is een belangrijk streven voor een gemeente. De praktijk is wel eens weerbarstig, soms moet snel gehandeld worden (denk aan inkopen in de tijd van de Corona lockdowns: handhaving, verkeersmaatregelen, noodvoorzieningen). Het open en transparante gesprek tussen raad en college is dan raadzaam. Een handreiking om te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording is toegezegd door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, die is echter nog niet beschikbaar.
53
Overige onderwerpen Wijzigingen in relevante verslaggevingsvoorschriften Kadernota rechtmatigheid 2021
De commissie BBV heeft recent een addendum op de Kadernota 2018 uitgebracht. Hierin zijn de volgende stellige uitspraken en aanbevelingen gedaan. We adviseren u hier bij het opstellen van de jaarstukken 2021 rekening mee te houden. We merken daarbij op dat de twee laatste aanbevelingen ook al in de Kadernota 2018 waren opgenomen, maar dat wij constateren dat niet alle gemeenten een duidelijke invulling hebben gegeven aan deze afspraken tussen college en raad. Stellige uitspraken •
Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet fido en bijbehorende regelingen moeten in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen en toegelicht.
Aanbevelingen
2022
•
De commissie BBV adviseert om geconstateerde fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering.
•
De commissie BBV adviseert om afspraken tussen college en raad over verschuivingen van uitgaven tussen jaarschijven in een investeringsbudget vast te leggen in de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet.
•
De commissie BBV adviseert om kaders op te nemen in de financiële verordening, ex artikel 212 Gemeentewet, indien specifieke budgetten bij onder uitputting op jaareinde in bestemmingsreserves worden opgenomen.
Met ingang van het verslagjaar 2022 wordt dan de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders (‘college’) voor de rechtmatigheid benadrukt doordat het college een verantwoording over rechtmatigheid af moet gaan geven in plaats van de accountant. De Kadernota Rechtmatigheid is vooruitlopend op de wetswijziging geheel herzien, daarbij zijn een groot aantal stellige uitspraken en aanbevelingen herzien ten opzichte van voorgaande uitingen. We adviseren u integraal kennis te nemen van de notitie. Het is daarnaast belangrijk om op korte termijn voorbereidingen te treffen, daarbij zijn onder andere de volgende stappen van belang: -
Stel het normenkader op en werk deze uit door middel van een toetsingskader en een controleplan. Stem dit controleplan, op basis waarvan het college van plan is de rechtmatigheid in de jaarstukken aan te tonen, vooraf met uw accountant af.
-
Stem tijdig de kaders tussen college en raad af. Doe dit door niet alleen het normenkader en de verantwoordingsgrens vast te laten stellen, maar ook goede afspraken over de inhoud van de paragraaf bedrijfsvoering te maken. Laat u daarin adviseren door uw accountant.
-
Gebruik 2021 als “oefenjaar” om enerzijds de afspraken tussen raad en college op de juiste wijze te krijgen ingericht en anderzijds om uw verbijzonderde interne controle verder te optimaliseren. We adviseren u om dit moment van de invoering van de rechtmatigheidsmededeling te gebruiken om de inrichting van uw administratieve organisatie en interne controle tegen het licht te houden. 54
Overige onderwerpen Wijzigingen in relevante verslaggevingsvoorschriften Notities BBV
Notitie paragraaf bedrijfsvoering De commissie BBV heeft, mede naar aanleiding van het uitbrengen van de geactualiseerde kadernota rechtmatigheid, recent de notitie Paragraaf Bedrijfsvoering aangepast. Hierin zijn de volgende stellige uitspraken en aanbevelingen gedaan die ingaan over het boekjaar 2022. Stellige uitspraken •
In de paragraaf bedrijfsvoering wordt, op basis van de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de gemeenteraad, aanvullende informatie opgenomen over de individueel geconstateerde afwijkingen uit de rechtmatigheidsverantwoording.
•
In de paragraaf bedrijfsvoering beschrijft het college welke actie hij onderneemt om de afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording in de toekomst te voorkomen.
•
Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende Regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
Aanbevelingen •
De commissie BBV adviseert kaderstelling op het gebied van bedrijfsvoering niet bij begroting vorm te geven, maar door middel van de (financiële) verordening of nota bedrijfsvoering aan de raad voor te leggen en deze periodiek te herzien.
•
De commissie BBV adviseert focus aan te brengen in de paragrafen. Minimaliseer herhalingen tussen verordeningen, nota’s, programma’s en paragrafen. Maak hierbij gebruik van verwijzingen binnen begroting of jaarverslag teneinde de omvang van deze documenten te beperken en daarmee de toegankelijkheid voor de raad te vergroten.
•
De commissie BBV adviseert om afspraken te maken tussen raad en college over de wijze waarop met niet financiële onrechtmatigheden wordt omgegaan. Deze afspraken kunnen onderdeel zijn van de nota bedrijfsvoering of de financiële verordening.
•
De commissie BBV adviseert om geconstateerde fraude(s) vanuit de eigen organisatie door bijvoorbeeld eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering.
55
Overige onderwerpen Overige aandachtspunten Financiële verordening
Grensbedrag belangrijke verplichtingen Vanuit de wetgeving is voorgeschreven om belangrijke financiële verplichtingen op te nemen en toe te lichten onder de ‘Niet in de balans opgenomen verplichtingen’. Er is echter geen nadere duiding gegeven aan het begrip ‘belangrijk’ waardoor dit ter interpretatie is door de gemeente zelf. Om te waarborgen dat dit op een consistente wijze en in overeenstemming met de verwachtingen vanuit de raad wordt toegepast adviseren wij u om een grensbedrag op te nemen in de financiële verordening.
Aankondiging impact NV COS 315 Wijziging in controlestandaarden
Vanaf boekjaar 2022 treedt de nieuwe controlestandaard 315 in werking. Deze standaard vormt het ‘hart’ van de controleaanpak en behandelt de risicoanalyse. Er wordt meer nadruk gelegd op het risico-inschattingsproces wat de basis verschaft voor het identificeren en inschatten van de risico’s op een afwijking van materieel belang en het opzetten van verdere controlewerkzaamheden. Daarnaast komen er wijzigingen ten aanzien van indirecte en directe interne beheersingsmaatregelen en in hoeverre deze geëvalueerd worden bij de opzet of implementatie. De exacte impact op de uitwerking voor de controleopdracht 2022 zal in de komende periode meer duidelijk worden en in aanloop naar de controle 2022 zullen wij dit met u bespreken.
56
Overige onderwerpen Overige aandachtspunten Auditplicht bij de Wet politiegegevens
Auditplicht bij de Wet politiegegevens U heeft als gemeente boa’s in dienst. Dat betekent dat de Wet politiegegevens (WPG) en Besluit politiegegevens (BPG) voor u van toepassing is. Voor het uitvoeren van de opsporingstaken van sommige boa’s is toegankelijkheid van bevoegde medewerkers tot politiegegevens van belang. Dit betreft zeer gevoelige informatie. Bij specifieke taken op het gebied van opsporing is voor de beveiliging van persoonsgegevens de Wet politiegegevens (WPG) van toepassing en niet de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Boa’s combineren vaak opsporingstaken met toezichthoudende taken in hun werkzaamheden. Het verwerken van persoonsgegevens in verband met het uitoefenen van opsporingstaken voor strafbare feiten valt onder de WPG. Het verwerken van persoonsgegevens in verband met het uitoefenen van toezichthoudende taken valt onder de AVG. Dit betekent dat registratie en toezicht vanuit twee perspectieven plaats moeten vinden. De WPG komt in grote lijnen overeen met de AVG. Toch zijn er ook belangrijke verschillen. De WPG is een wet die de rechten en plichten van de politie en de burger regelt voor het verwerken van deze politiegegevens. Verschillen met de AVG zijn onder meer dat er specifieke verwerkingsgrondslagen met eigen voorwaarden en verwerkingstermijnen zijn voor politiegegevens. Daarnaast is de rol van de privacyfunctionaris anders ingericht.
Het meest in het oog springende verschil tussen AVG en WPG is de auditplicht op de gegevensverwerking bij opsporingstaken voor de WPG. Jaarlijks voert u een interne audit uit. Eenmaal in de vier jaar moet u een externe audit laten uitvoeren. Het eerste jaar waarin deze externe audit uitgevoerd dient te worden is 2021 (twee jaar na invoering van deze wet in 2019). Om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen zijn de volgende stappen van belang: 1. Stel een normenkader op voor uw interne beheersing en om de interne en externe audits te kunnen voorbereiden en uitvoeren. Dit normenkader dient tenminste de verplichte elementen in het kader van de privacy audit te bevatten. 2. Verkrijg inzicht in de scope van de audit. Breng daarbij in beeld - welke medewerkers en applicaties betrokken zijn - welke type boa’s worden gebruik - welke alle gegevensverwerkingen in het kader van de WPG worden gebruikt - of door de door de leverancier al een WPG audit op de applicatie is uitgevoerd - welke verantwoordelijkheden er over blijven voor uw organisatie. 3. Voer een nulmeting uit. Hierna weet u waar uw organisatie staat en welke verbeterslagen u nog kunt maken. 4. Laat de interne en/of externe audit uitvoeren c.q. voer de interne en/of externe audit uit.
Wij kunnen u, indien gewenst, op verschillende manieren helpen aan het tijdig voldoen aan uw auditverplichtingen in het kader van de WPG. 57
Overige onderwerpen Overige aandachtspunten Ontwikkelingen op het gebied van gebiedsontwikkeling en vastgoed
Toenemende vraag naar woningen en verduurzaming maatschappelijk vastgoed vraagt extra aandacht van de interne organisatie “Het woningtekort is opgelopen tot meer dan 300.000 woningen. Als er niet rigoureus wordt ingrepen wordt het alleen maar erger. De sleutel ligt in meer aanbod, vooral in het middensegment. Om weer naar gezonde regionale woningmarkten te groeien, moet de woningbouwproductie in alle prijssegmenten verhoogd worden.” * Omvang en complexiteit van de woningbouwopgave neemt toe Gemeentes krijgen door het woningtekort te maken met een sterke kwantitatieve groei van het te realiseren aanbod. De huidige prognoses gaan uit van een woningbouw opgave van 900.000 tot 1,0 miljoen woningen voor 2030, welke zelfs oploopt tot 1,7 miljoen woningen in 2050. Daarbij komt ook een toenemende complexiteit bij het invullen van deze woningbouwopgave, op termijn zijn er geen ‘eenvoudige’ ontwikkellocaties meer. Deze groei en complexiteit zal enerzijds leiden tot een capaciteitsvraagstuk (voldoende mensen/ planeconomen) om de opgave aan te kunnen, en anderzijds tot een toenemende behoefte aan efficiëntie en beheersing (organisatorische optimalisatie en risicomanagement). Verduurzaming van maatschappelijk vastgoed zet door De verduurzaming van maatschappelijk vastgoed vraagt om een grote financiële impuls, zonder dat daar concrete opbrengsten tegen overstaan.
Daarbij komt de verplichting vanuit het Bouwbesluit dat kantoorgebouwen waarbij de gebruiksoppervlakte aan kantoorfuncties 50% of meer beslaat van het totaal én groter is dan 100m2 in 2023 minimaal moet beschikken over een energielabel C. Er wordt van (lokale) overheidsinstanties verwacht dat zij een voortrekkersrol in de verduurzaming vervullen. Lokale overheden zijn nu met name gericht op de Regionale Energie Strategieën. Aandacht voor de verduurzaming van de (eigen) maatschappelijke vastgoedportefeuille neemt, mede door de aanscherpende wet- en regelgeving, toe. De vraag is wat dit betekent voor de financiële positie van de gemeente. Waarbij de impact van disrupters als stikstof/ PAS en PFAS nog steeds niet zijn opgelost. De impact van de verduurzaming(-splicht) leidt tot (1) een toenemende financiële impuls voor extra benodigde investeringen in het vastgoed en (2) impact op het bouwvolume door vertraagde (bouw)aanvragen in relatie tot stikstof/ PAS en PFAS. Nu tijd om te anticiperen Tijdig anticiperen op de groeiende vraag en complexiteit van de woningbouw en de verduurzaming van de maatschappelijke vastgoed portefeuille is noodzakelijk om de gevolgen voor de (interne) organisatie te kunnen inschatten en beheersen. Denk daarbij aan capaciteit, sturing en beheersing en procesoptimalisatie.
Bij niet tijdig anticiperen neemt de risicoblootstelling toe met mogelijke financiële consequenties tot gevolg. Verandering vraagt tijd. Nu actief inspelen op deze ontwikkelingen stelt u in staat de organisatie bewust te maken van de opgave en maatregelen te treffen om de verandering succesvol en tijdig te laten verlopen. * Actieagenda Wonen 2021, Opgesteld door 33 organisaties die allemaal dagelijks bezig zijn met wonen, bouwen, zorg en welzijn
58
Overige onderwerpen Overige aandachtspunten HR proces
Digitalisering HR processen Veel organisaties zijn bezig met het digitaliseren van standaard HR processen. De komende jaren zal deze ontwikkeling sterk doorzetten. Als gevolg van digitalisering zullen nog meer HR processen geautomatiseerd worden en kunt u uw data binnen uw organisatie steeds beter benutten. Human Resources is een essentieel onderdeel van elk bedrijf. Vroeger bestond de afdeling voor het merendeel uit handmatige en administratieve processen. De technische ontwikkelingen binnen het HR vakgebied hebben een ware evolutie ondergaan. HR processen kunnen tegenwoordig vergaand geautomatiseerd worden, waardoor we meer tijd kunnen besteden aan de werknemers en ons als bedrijf kunnen focussen op de strategie. Daarnaast wordt uw werknemersbestand steeds meer ingevuld door de Generatie Z. Deze generatie is opgegroeid in het digitale tijdperk en verwacht van hun werkgever ook deze manier van werken. Digitalisering is dan ook zeker een onderdeel van het binden en boeien van uw (toekomstige) werknemers. Om als organisatie in control te blijven is het belangrijk dat: •
•
• •
U er voor zorgdraagt dat u voor uw werknemers de HR processen zo innovatief mogelijk heeft geregeld. Digitalisering kan namelijk bijdragen aan werknemerstevredenheid en meer betrokkenheid. In zijn algemeenheid heeft digitalisering een gunstig effect op de verdieping van de functie-inhoud van de werknemer. U als gevolg daarvan uw administratieve processen efficiënt heeft ingeregeld, wat verlaging van kosten met zich meebrengt. Deze besparingen kunnen substantieel zijn. Daarnaast is personeel schaars en willen we ze vooral de juiste dingen laten doen, die bijdragen aan het succes van uw organisatie. U dus ook de beschikking heeft over real-time personeelsdata, waar u gericht op kunt sturen als onderdeel van uw strategie. Data-analyse wordt hierin steeds belangrijker, ook als onderdeel van bijvoorbeeld strategische personeelsplanning of bijvoorbeeld uw verzuim. U door het automatiseren van uw HR processen uw administratie op orde heeft conform de geldende wettelijke en fiscale richtlijnen. Denk hierbij ook aan bijvoorbeeld de AVG-wetgeving of de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB). Deze onderwerpen kunnen, indien niet goed toegepast, grote financiële risico’s met zich mee brengen.
Bent u in controle omtrent deze onderwerpen? Wij kunnen passende oplossingen bieden die passen bij de omvang van uw organisatie, danwel met onze professionals met u meedenken hoe en met welke instrumenten we dit onderwerp binnen uw organisatie verder kunnen brengen. Mocht u over dit onderwerp en de bijbehorende uitdagingen meer willen weten kunt u contact opnemen met onze HR consultants binnen Employment Advisory. 59
Overige onderwerpen Overige aandachtspunten Sociaal domein ‘in control’
Prestatielevering sociaal domein Een voorwaarde om aan de rechtmatigheids- en getrouwheidseisen van de uitgaven binnen het sociaal domein te voldoen is dat de prestatie, in dit geval dus de ingekochte zorg, daadwerkelijk is geleverd aan de inwoner van uw gemeente. In de praktijk is dit bij veel gemeenten al meerdere jaren een complexe situatie. De prestatielevering binnen het sociaal domein is mede een complex proces omdat de privacy van de inwoners, welke de zorg ontvangen, vanzelfsprekend van belang is. In de huidige situatie zijn veel gemeenten (nog) in belangrijke mate afhankelijk van de productieverantwoordingen met bijbehorende controleverklaringen van ZIN (zorg in natura) zorgaanbieders voor het aspect prestatielevering. De afhankelijk van de productieverantwoording (met bijbehorende controleverklaring) leidt er in de praktijk veelal toe dat het jaarrekeningproces en de planning & control cyclus van de gemeente wordt vertraagd in afwachting van de productieverantwoordingen. Daarnaast worden eventuele verschillen in de productie o.b.v. de administratie van de zorgaanbieder en de administratie van de gemeente pas in een laat stadium inzichtelijk, hetgeen nadelig is voor de beheersbaarheid en het tijdig inzichtelijk hebben van de bestedingen. De problematiek omtrent het onderwerp prestatielevering binnen de zorg speelt landelijk en is niet nieuw.
Om deze reden heeft de NBA reeds in 2019 de notitie ‘controle interne beheersing Jeugd en Wmo voor gemeenten en accountants’ gepubliceerd. In deze notitie wordt onder andere het onderwerp prestatielevering nader uitgewerkt. Een aantal gemeenten hebben de afgelopen jaren reeds meer aandacht geschonken aan het onderwerp prestatielevering binnen het sociaal domein. Meerdere gemeenten verrichten inmiddels bijvoorbeeld aanvullend onderzoek naar de prestatielevering voor zorg welke wordt gefinancierd middels persoonsgebonden budget waarmee eventuele rechtmatigheids- en getrouwheidsonzekerheden kunnen worden verminderd. Wij zien dat ook ten aanzien van ZIN verhoogde interesse bij diverse gemeenten is om voor het aspect prestatielevering de regie in eigen hand te nemen en ook hierin zijn de eerste stappen gezet door een aantal gemeenten. Wij adviseren gemeenten om voor het aspect prestatielevering binnen het sociaal domein een ambitieniveau te bepalen. Is de huidige werkwijze omtrent het borgen van de prestatielevering binnen het sociaal domein de meest geschikte optie voor de gemeente, of heeft de gemeente de wens om meer de regie in eigen hand te nemen voor het borgen van de prestatielevering? Hierbij is er vanuit de wetgeving geen exacte methode bepaald op welke wijze de prestatielevering van ingekochte zorg aangetoond dient te worden.
Dit geeft gemeenten een vorm van vrijheid om meerdere informatiebronnen en stromen, bijvoorbeeld reeds ontvangen informatie m.b.t. klachten, te gebruiken voor het aantonen van de prestatielevering. Wij denken graag mee met de gemeente op welke wijze, die aansluit met de ambitie en behoefte, de prestatielevering van de ingekochte zorg kan worden aangetoond. Mogelijk kan dit bijdragen aan een verbeterde planning & control cyclus, waarbij op onverwachte en ongewenste gebeurtenissen eerder bijgestuurd kan worden. 60
Bijlage 3: IT-audit
61
Bijlage 3: Logische toegangsbeveiliging Wij onderscheiden vijf bouwstenen ten aanzien van toegangsbeveiliging, waarbij bouwstenen gestapeld, naast een sterke IT beheersing, ook de meeste controlezekerheid oplevert. Beperkingen in de onderliggende steen, zorgt voor een verzwakking van de bovenliggende stenen. In het onderstaande figuur zijn de bouwstenen schematisch weergegeven, op de volgende slides geven wij per applicatie weer welke bevindingen wij per applicatie hebben:
Authenticatie
Databases: Basis voor toegangsbeveiliging van een applicatie is dat de applicatie de enige toegangspoort is en dat niet rechtstreeks op de database gemuteerd kan worden.
Wachtwoorden: Sterke, regelmatig wijzigende wachtwoorden voor applicaties en databaseszijn de basis voor toegangsbeveiliging, samenhangend met bewustzijn bij medewerkers.
Autorisatie
Hoge rechten: Voor het beheersen van autorisaties is het cruciaal dat de rechten tot het aanpassen van rechten zijn beperkt tot medewerkers die geen belang hebben bij aanpassingen.
Gewenste situatie: Iedere organisatie zal moeten bepalen wat de “SOLLpositie” is ten aanzien van rechten, met name gericht op kritische functiescheidingen
Beheersen mutaties: Wanneer de gewenste situatie is ingericht, verwachten wij een beheerst proces ten aanzien van het toekennen, ontnemen en wijzigen van rechten inclusief monitoring en controle.
62
Bijlage 3: Wijzigingsbeheer Bij het doorvoeren van wijzigingen in softwareomgevingen ontstaan risico’s voor de bedrijfsvoering van uw organisatie. Wij verwachten daarom dat het proces voor wijzigingen een proces doorloopt, waarmee de risico’s die gelopen worden, zijn ingeschat, worden geadresseerd en dat hierop maatregelen genomen worden. Wij hebben onderstaand aangegeven wat wij verwachten per fase. Onder wijzigingen verstaan wij niet alleen nieuwe versie updates, maar ook aanpassingen in (kritieke) systeemconfiguraties.
Proces
Onze verwachting
Risico inschatting
Voor iedere software wijziging is het relevant om te beoordelen wat de risico’s zijn die de wijziging met zich mee brengt voor de hoofdprocessen. Daarnaast moet beoordeeld worden welke geïdentificeerde technische en organisatorische wijzigingsrisico’s er spelen bij het uitvoeren van de change, in het bijzonder wanneer er sprake is van maatwerk. Hiermee beoordeelt u per wijziging welke nieuwe of gewijzigde functionaliteit een risico vormt voor een goede werking van uw bedrijfsvoering.
Opstellen testplan en Vanuit de geïdentificeerde risico’s kan een testplan worden gemaakt waarin de te testen elementen van de software benoemd zijn evenals de inhoudelijk uit te voeren testwerkzaamheden op deze aanpak
elementen. Belangrijke elementen hierin zijn go/no-go momenten, het maken van een back up voor implementatie, een fall-back scenario in het geval een implementatie mislukt en het definiëren van de impact op de organisatie (denk bijvoorbeeld aan het opleiden van medewerkers)
Testen en documenteren
Softwarewijzigingen kunnen gestructureerd worden getest, na het correct uitvoeren van de voorgaande twee stappen. Het maken van een gedegen vastlegging van testwerkzaamheden is van belang voor de aantoonbaarheid en controleerbaarheid van de uitgevoerde stappen. Daarnaast kan de vastlegging van testwerkzaamheden een belangrijke bron van informatie zijn als er onverhoopt na het doorvoeren van de wijziging toch verstoringen van uw bedrijfsvoering optreden.
Gebruikers acceptatie
Een wijziging is pas effectief als deze niet alleen is geaccepteerd vanuit een technisch oogpunt, maar ook vanuit de gebruikersorganisatie. Wij verwachten daarom een formele goedkeuring vanuit de gebruikersorganisatie, zowel voor implementatie als na de implementatie. Het kan natuurlijk ook voorkomen dat het nodig is om gebruikers te informeren over bijzonderheden als gevolg van de wijziging, zoals veranderingen in de werkwijze of aandachtspunten bij het gebruik van de applicatie.
63
64