Raadsvoorstel Rekenkamer onderzoek Opvolgingsonderzoek beheersing Grote Projecten (RV 25-020)

RAADSVOORSTEL

Raadsvergadering 24 april 2025 Agendapunt nr.

Portefeuillehouder(s) n.v.t..

Beleidsthema [Bestuur]

Corsanr. 25.024260

Aan de Raad, 1. Onderwerp Rekenkamer onderzoeksrapport Opvolgingsonderzoek beheersing Grote Projecten 2. Beoogd effect voorstel De rekenkamer heeft beoogd met dit onderzoek inzicht te geven op welke wijze binnen de gemeente Rijswijk de afgelopen 5 jaar grote projecten zijn uitgevoerd, hoe opvolging is gegeven aan de aanbevelingen uit 2020 en welke lessen daaruit kunnen worden getrokken. Het onderzoek heeft geleid tot een aantal conclusies en aanbevelingen voor college en raad. En tevens is kennis genomen van de bestuurlijke reactie vanuit het college op de aanbeveling voor het college. 3. Inleiding Voor dit opvolgingsonderzoek formuleerde de Rekenkamer Rijswijk de volgende centrale vraag: “Op welke wijze zijn grote projecten binnen de gemeente Rijswijk de afgelopen 5 jaar uitgevoerd, hoe is opvolging gegeven aan de aanbevelingen uit 2020 en welke lessen kunnen daaruit worden getrokken?” Deze centrale vraag splitste de Rekenkamer Rijswijk uit in de volgende deelvragen: 1. Welke grote projecten zijn er in de afgelopen 5 jaar uitgevoerd binnen de gemeente Rijswijk? 2. Hoe is de uitvoering van deze projecten verlopen, met name waar het gaat om sturing en verantwoording? 3. Op welke wijze is het instrumentarium behorende bij de regeling grote projecten ingezet en heeft dat meerwaarde gegeven? 4.

Welke opvolging is gegeven aan de aanbevelingen van het onderzoek uit 2020? Dit opvolgingsonderzoek is uitgevoerd aan de hand van een deskstudie en gesprekken met betrokken ambtenaren in de periode van juni 2024 tot en met januari 2025. Het onderzoek strekte zich uit tot en met januari 2025 om daarmee zoveel mogelijk gebruik te kunnen maken van de eindevaluaties van de grote projecten conform de procedureregeling grote projecten, die – bij aanvang van het onderzoek - voorzien waren om in het laatste kwartaal van 2024 beschikbaar te komen. In werkelijkheid bleek in deze periode slechts de eindevaluatie beschikbaar van één van de drie als groot project aangewezen projecten: het project Organisatieontwikkeling. Er staan drie grote projecten centraal in dit opvolgingsonderzoek: - RijswijkBuiten; - Huis van de Stad; - Organisatieontwikkeling.

4. Argumenten Het onderzoek heeft geleid tot de volgende beantwoording van onderzoeksvragen, conclusies en aanbevelingen. Corsanr. 25.024260

Pagina 1 van 5

RAADSVOORSTEL (vervolg) Beantwoording onderzoeksvragen 1. Welke grote projecten zijn er in de afgelopen 5 jaar uitgevoerd binnen de gemeente Rijswijk? In het kader van de regeling grote projecten zijn in totaal 3 projecten als ‘groot project’ door de raad aangewezen: RijswijkBuiten, het Huis van de Stad en Organisatieontwikkeling (en Dienstverlening). Bij het aanmerken van het project Organisatieontwikkeling als groot project kunnen vraagtekens worden gesteld. Bijvoorbeeld omdat de financiering van dit project via de reguliere P&C-cyclus loopt en het feitelijk een continu proces betreft en geen project. 2. Hoe is de uitvoering van deze projecten verlopen, met name de sturing op en verantwoording erover? Van de 3 als groot project aangewezen projecten is conform de vereisten van de procedureregeling het volgende op te merken: a. Startnotities, met o.a. doelstellingen, (financiële) uitgangspunten, risicoinventarisaties, zijn voor alle 3 de projecten opgesteld en gedeeld met de raad. b. Halfjaarlijkse periodieke voortgangsrapportages zijn heel beperkt opgesteld. De raad wordt wel op andere wijze, dikwijls naar aanleiding van incidenten of vanwege de het budgetrecht van de raad, over het verloop van de projecten geïnformeerd. c. Niet alle startnotities en voortgangsrapportages zijn via het raadsinformatiesysteem beschikbaar.

De onderzoekers hebben een aantal daarvan onderhands op ambtelijk niveau verkregen. d. Slechts voor één van de 3 projecten, het project Organisatieontwikkeling, is een eindevaluatie zeer recentelijk aan de raad aangeboden. Op ambtelijk en bestuurlijk niveau wordt aan het opstellen van een eindevaluatie geen hoge urgentie toegeschreven. 3. Op welke wijze is het instrumentarium behorende bij de regeling grote projecten ingezet en heeft dat meerwaarde gegeven? De meerwaarde van het aanmerken van een project als groot project wordt door de ambtelijke organisatie niet voldoende herkend. Bij projecten met belangrijke investeringsbeslissingen moet de raad, vanwege het budgetrecht, ook zonder aangemerkt te zijn als groot project, betrokken worden. In de praktijk lijkt de voorkeur op ambtelijk en bestuurlijk niveau uit te gaan naar het informeren van de raad naar aanleiding van incidenten en ad-hoc beslissingen in een project en wordt het nut van periodieke halfjaarlijkse (voortgangs)rapportages betwijfeld. 4. Welke opvolging is gegeven aan de aanbevelingen van het onderzoek uit 2020? De aanbevelingen van de Rekenkamer Rijswijk naar aanleiding van het eerder uitgevoerde onderzoek Rijswijk buiten zijn niet uitgevoerd. Het college heeft hier geen uitvoering aan gegeven, maar de raad heeft de uitvoering ervan ook niet bewaakt en hierop niet geïntervenieerd. Dit betreft: a.

Het aanpassen van de procedureregeling grote projecten op het punt van de reflectiebijeenkomsten met de raad. b. Het organiseren van een specifieke reflectiebijeenkomst voor het project RijswijkBuiten. c. Een brede (eind)evaluatie van het project Rijswijk Buiten. Overige conclusies 1. Een aantal van de conclusies van project RijswijkBuiten zijn niet van toepassing op de beide andere projecten: a. Het ontbreken van verbinding met de lijnorganisatie. b. De governance rond het project. 2. Vanwege de gekozen onderzoeksmethodiek, in het bijzonder het gebruik van secundair bronnenmateriaal (de eindevaluaties), is er beperkt zicht op de professionele beheersing van risico’s en de discussie hierover. Het raadsinformatiesysteem, waarbij raads- en commissievergadering niet schriftelijk worden vastgelegd (in de vorm van schriftelijke Corsanr. 25.024260

Pagina 2 van 5

RAADSVOORSTEL (vervolg) verslagen) maakt het moeilijk de behandeling van de voortgang van grote projecten te volgen.

Dit leidt tot de volgende aanbevelingen Voor het college van B&W 1. Geef zorgvuldig uitvoering aan de vereisten van de procedureregeling grote projecten, indien deze door de raad als zodanig zijn aangewezen. Naast een startnotitie gaat de procedureregeling uit van halfjaarlijkse voortgangsrapportages (volgens een vast format) en een eindevaluatie. Voor de gemeenteraad 2. Ga met de Rekenkamer Rijswijk en het college na of de reflectiebijeenkomsten nog opportuun zijn. Indien dit het geval is, neem deze op in de procedureregeling. 3. Ga zorgvuldig en selectief om met het aanwijzen van een uitvoeringsprogramma of project als project als groot project conform de procedureregeling. Indien projecten via de reguliere P&C-cyclus worden bekostigd, kan de raad in dat kader worden geïnformeerd en beschikt het daarmee over mogelijkheden tot bijsturing. 4. Ga met het college in discussie over de wijze de raad betrokken wordt bij vraagstukken over de gemeentelijke bedrijfsvoering, organisatieontwikkeling en dienstverlening, anders dan via het aanwijzen als groot project. 5. Verbeter de inzichtelijkheid en verslaglegging van de raads- en commissievergaderingen in het raadsinformatiesysteem.

De Rekenkamer Rijswijk heeft in een nawoord de volgende aanvullende aanbeveling voorgesteld na bestudering van de bestuurlijke reactie: De Rekenkamer erkent dat het college binnen de geest van de verordening Grote Projecten de Raad informeert over de voortgang, knelpunten en risico's. Uit de reactie blijkt dat de verordening knellend werkt. Het doel van de verordening raakt uit zicht wanneer termijnen en formats belangrijker zijn dan goede en tijdige informatievoorziening aan de Raad. Wanneer de verordening te star is, kan de Raad ervoor kiezen om binnen de verordening ruimte te creëren om te sturen naar de omvang en soort van een project. Het risico van een ruimere verordening is dat de disciplinerende werking van termijnen en voor afgesproken kaders verdwijnt, waardoor het moeilijker wordt voor de Raad om te sturen. Het is daarom belangrijker volgens de Rekenkamer dat de Raad bewust kiest welk onderwerp extra aandacht van de Raad vereist en op welke voorwaarden/ijkpunten de Raad wil sturen. Om daar vervolgens consequent naar te handelen en het college aan te spreken wanneer nodig.

Moet iets de titel 'Groot Project' hebben om nauwer te willen sturen? In het vooruitzicht van de verkiezingen van 2026 is het een aanvullende aanbeveling aan de Raad om de griffie te vragen een analyse te maken van de afgelopen vier jaar van de momenten dat extra inzet van de Raad noodzakelijk werd ervaren zonder dat het een groot project betrof. Welke lessen zijn hier uit te trekken? Bij welke seinen bij niet grote projecten heeft de Raad tussentijds extra aandacht besteed aan een onderwerp en waar richtte deze zich op? Dit kan handvatten geven aan de volgende Raad om gericht te agenderen zonder het college in het keurslijf van de verordening Grote Projecten te dwingen.

Corsanr. 25.024260

Pagina 3 van 5

RAADSVOORSTEL (vervolg)

5. Kanttekeningen n.v.t. 6. Financiën n.v.t. 7. Vervolg

8. Communicatie en Participatie Op de website van de Rekenkamer Rijswijk, gemeentelijke website

9. Bijlage(n)

de griffier,

de burgemeester,

J.A. Massaar, bpa

H. Sahin

Corsanr. 25.024260

Pagina 4 van 5

RAADSBESLUIT

De gemeenteraad van Rijswijk, Bijeen in openbare vergadering op 24 april 2025 Gelezen het voorstel van de griffie namens de Rekenkamer Rijswijk d.d. (datum), nr.

BESLUIT: 1. Kennis te nemen van het rapport van de Rekenkamer Rijswijk: Opvolgingsonderzoek beheersing grote projecten; 2. Kennis te nemen van de conclusies en aanbevelingen en deze over te nemen. 3. Kennis te nemen van de aanvullende aanbeveling in het nawoord van de Rekenkamer en deze over te nemen. Aldus besloten door de Raad van de gemeente Rijswijk, in zijn vergadering van 24 april 2025

De gemeenteraad, de griffier,

de voorzitter,

J.A. Massaar, bpa

H. Sahin

Corsanr. 25.024260

Pagina 5 van 5