Raadsvoorstel rekenkamer gemeente Rijswijk.docx

Raadsvoorstel Datum besluit B&W forumverg. d.d.

18 maart 2021

Agendapunt nr. Portefeuillehouder(s) Redacteur Doorkiesnummer

Dhr.J.Keus

J.C. Hoefnagel griffie (070) 326 18 03

Domein / Team Corsanummer

20.107137

Aan de Raad, 1.

Onderwerp Rapport rekenkamer gemeente Rijswijk: Beheersing en sturing van grote projecten in Rijswijk

2.

Voorstel 1. Kennis te nemen van het rapport van de rekenkamer gemeente Rijswijk : beheersing en sturing van grote projecten in Rijswijk. 2. In te stemmen met de conclusies en aanbevelingen uit het rapport. 3. Akkoord te gaan met de (aanvullende) bestuurlijke reactie van het college.

3.

Inleiding Bijgaand het rapport van de rekenkamer Rijswijk naar de beheersing en sturing van grote projecten in de gemeente Rijswijk. Dit onderzoek is in het afgelopen half jaar onder verantwoordelijkheid van de rekenkamer Rijswijk uitgevoerd. De rekenkamer heeft onderzocht hoe sturing op grote projecten plaatsvindt binnen de gemeente Rijswijk, zodat meer inzicht wordt verkregen in hoe de gemeente grote projecten voorbereidt, stuurt en beheerst. Daarbij is in het bijzonder gekeken naar de wijze waarop de positie en rol van de gemeenteraad wordt ingevuld (kaderstellend en controlerend). Om vat te krijgen op deze materie heeft het project Rijswijk Buiten gefungeerd als casus. De rekenkamer heeft een aantal conclusies en aanbevelingen geformuleerd. Voor dit onderzoek stond de volgende onderzoeksvraag centraal: Hoe is de sturing vormgegeven bij het project Rijswijk Buiten en wat valt daaruit te leren voor andere grote projecten? De rekenkamer heeft in het Forum Stad van 21 januari jl. een presentatie en toelichting gegeven op het rapport. In dit forum is verzocht om een aanvullende bestuurlijke reactie van het college op het rapport. De aanvullende bestuurlijke reactie is in dit raadsvoorstel opgenomen.

4.

Beoogd effect Naar aanleiding van het onderzoek komt de rekenkamer met dit rapport tot een zestal conclusies en drie aanbevelingen: De conclusies volgen hieronder en zijn verder uitgebreid toegelicht in bijlage 2 van het rapport : de Bestuurlijke nota. 1. De meerwaarde van de Procedureregeling grote projecten voor de sturing op grote projecten is niet helder

2. De uitvoering van project Rijswijk Buiten is professioneel ingericht met een apart programmabureau, maar heeft onvoldoende binding met de beleidsdirectie

3. De beheersing is professioneel ingericht met een focus op een financieel sluitende exploitatie

4. De sturing op Rijswijk Buiten gaat uit van gestelde kaders, waarbij beperkt inhoudelijke herijking plaatsvindt 5. De raad wordt uitgebreid geïnformeerd, maar mogelijkheden tot bijsturing zijn niet altijd helder

6. Sturing vanuit de raad vindt beperkt plaats en heeft een ad hoc karakter

De Rekenkamer Rijswijk heeft op basis van bovenstaande conclusies de volgende drie aanbevelingen geformuleerd. Ook deze worden uitgebreid toegelicht in de bestuurlijke nota van het rapport (bijlage 2).

1.

Reflecteer periodiek met de raad op de kaders van grote projecten en de informatievoorziening

2. De rekenkamer biedt aan om eenmalig een reflectiebijeenkomst te faciliteren in het kader van RijswijkBuiten 3. Voer een bredere evaluatie uit naar het project RijswijkBuiten, met specifieke aandacht voor governance, organisatieinrichting, uitvoering, doelstelling en monitoring. De rekenkamer geeft in het rapport ter overweging mee om in de evaluatie aandacht te besteden aan de volgende thema’s: • •

•

De positionering van het programmabureau in de gemeentelijke organisatie en de wijze waarop de samenhang wordt geborgd tussen het project en het bredere gemeentelijk beleid; De wijze waarop op (financiële) risico’s wordt gestuurd en beheersmaatregelen worden opgesteld, met daarbij de wijze waarop objectieve beoordeling hiervan plaatsvindt in het kader van checks & balances; Het gebruik van Sionsgaarde bijeenkomsten ten opzichte van reguliere raadsvergaderingen en het informele karakter van deze bijeenkomsten.

Zoals in de inleiding gesteld is het rapport door de rekenkamer gepresenteerd en toegelicht in het Forum Stad van 21 januari 2021. Het Forum heeft in deze vergadering - in navolging van een eerdere bestuurlijke reactie van het college aan de rekenkamer - verzocht om een aanvullende bestuurlijke reactie op het rapport. Het college heeft in haar vergadering van 9 maart 2021 de navolgende aanvullende bestuurlijke reactie opgesteld aan de raad.

Betreft: Aanvullende bestuurlijke reactie op rapport rekenkamer n.a.v. Forum 21 januari 2021. In navolging van hetgeen we als college eerder hebben aangegeven in onze bestuurlijke reactie in de richting van de Rekenkamer Rijswijk (bijlage bij RA 20-082) treft u onderstaand, op uw verzoek, onze reactie aan op het rekenkameronderzoek ‘Beheersing grote projecten’. Allereerst spreken wij onze waardering uit voor het onderzoek wat verricht is door de Rekenkamer. Ook spreken we onze dank uit voor de wijze waarop de Rekenkamer ons college en de ambtelijke organisatie heeft betrokken en gehoord tijdens het uitvoeren van het onderzoek. Het resultaat is een rapport waar we als college veel aan hebben en lering uit kunnen trekken, met name voor wat betreft de wijze waarop aan het grote project RijswijkBuiten sturing wordt gegeven. De aanbevelingen die worden gedaan als het gaat om de betrokkenheid van uw raad, de aansturing door het college en de wijze waarop de samenwerking is vormgegeven tussen het Programmabureau en de lijnorganisatie herkennen wij. Wij zijn dan ook voornemens om de aanbevelingen ter hand te nemen en, waar dit binnen onze bevoegdheid ligt, verbetering door te voeren. Het onderzoek van de Rekenkamer bevestigt ook een beeld als het gaat om de complexe opgave die RijswijkBuiten is.

Dat de ontwikkeling van RijswijkBuiten, sinds de vaststelling van het Masterplan Rijswijk Zuid, op deze manier van de grond is gekomen en ons de meeste duurzame wijk heeft opgeleverd is iets waar we als stad en gemeentebestuur trots op kunnen zijn. Dat neemt natuurlijk niet weg dat er geen zaken zijn die verder verbeterd kunnen worden, getuige ook de aanbevelingen van de Rekenkamer. Een aantal van deze (thematisch gegroepeerde) aanbevelingen zullen we nader uitlichten en voorzien van een toelichting hoe wij voornemens zijn aan deze aanbevelingen invulling te geven. Beleids- en koerswijzigingen Zoals al eerder gememoreerd vindt de ontwikkeling van RijswijkBuiten zijn oorsprong in het door de gemeenteraad vastgestelde Masterplan Rijswijk Zuid. In het Masterplan zijn letterlijk en figuurlijk de contouren neergelegd van de transformatie van voormalig glastuinbouwgebied naar een primaire woningbouwlocatie. Inherent aan het vastleggen van die contouren is dat deze keuzes ook belangrijke beleidskeuzes in zich bevatten. Denk hierbij niet in de laatste plaats aan de duurzaamheidsambities en volkshuisvestelijke uitgangspunten waarmee RijswijkBuiten ooit gestart is. Belangrijk element van een grootschalige ontwikkeling zoals RijswijkBuiten is het vinden van balans tussen consistentie in visie en ambitie aan de ene kant en flexibiliteit in de (deel)planuitwerking anderzijds.

Trends, technische mogelijkheden en (beleids)inzichten zijn aan verandering onderhevig en dienen een plek te krijgen binnen de planuitwerking zonder de hoofdambitie los te laten of geweld aan te doen. Die veranderingen zijn het meest zichtbaar geworden op, onder andere wederom, de vlakken van duurzaamheid en volkshuisvesting. Waarbij RijswijkBuiten in het begin nog ‘revolutionair’ was als ging om een EPC van 0, is dit inmiddels de nieuwe standaard. De realisatie van eengezinswoningen gaf invulling aan de realisatie van een ontbrekend product in de woningmarkt, inmiddels zien we een toename van een behoefte aan woningen in het segment van de middenhuur. De ontwikkeling van RijswijkBuiten beweegt zich mee en loopt veelal vooruit op die trends, dit alles zonder onze ambitie van de realisatie van de duurzaamste woonwijk los te laten. Betrokkenheid gemeenteraad De betrokkenheid van uw raad hield vanzelfsprekend niet op na de vaststelling van het Masterplan Rijswijk Zuid en de daarin opgenomen beleidskeuzes en ambities. Middels de Sionsgaerdebijeenkomsten, bestemmingsplannen, herzieningen van de grondexploitatie en informatiebrieven bent u als raad in de gelegenheid gesteld om, vanzelfsprekend, besluiten te nemen over de wijze waarop invulling gegeven wordt aan de ontwikkeling van RijswijkBuiten, binnen de contouren van het door u vastgestelde Masterplan.

We onderkennen dat de rol van het Sionsgaerdeoverleg, in zijn besloten karakter, de schijn kan geven dat belangrijke keuzes als het gaat om de eerder genoemde beleidskeuzes niet transparant worden gemaakt. Alhoewel wij van mening zijn dat keuzes altijd transparant terugkomen in formele besluiten, zowel door uw raad als door ons college, zijn wij vanzelfsprekend wel gevoelig voor deze vermeende schijn. Dat is dan ook de reden geweest dat we een nadrukkelijker onderscheid maken tussen informatie die onder geheimhouding met u gedeeld wordt om zo de belangen van de gemeenten en derden te beschermen en informatie die relevant is voor een goed openbaar en transparant debat binnen uw raad en transparante besluitvorming. Hier zijn we dan ook al mee gestart voordat de Rekenkamer het onderzoek heeft gedaan, omdat we met u van mening zijn dat transparante besluitvorming belangrijk is. In de toekomst zullen wij hier nog alerter op zijn en nodigen u ook uit om ons hier scherp in te houden. Samenwerking en relatie Programmabureau – lijnorganisatie De ontwikkeling van RijswijkBuiten is een opgave die zijn weerga niet kent binnen de gemeente Rijswijk sinds de ontwikkeling van de naoorlogse uitbreidingen in de tijd van toenmalig burgemeester Bogaard.

Een ontwikkeling van deze omvang, met een grote doorlooptijd, vraagt om een programmaorganisatie die volledig is toegespitst op deze ontwikkeling. Dit is geen project wat je er als gemeente ‘eventjes bij doet’. De vorming van het Programmabureau RijswijkBuiten gaf invulling aan dat toegewijde organisatieonderdeel. Bestaande uit een vaste kern met vaste medewerkers in dienst van de gemeente Rijswijk, aangevuld met een flexibele schil van experts, maakt dat het Programmabureau enerzijds continuïteit kan waarborgen ten aanzien koers, ambities, privaatrechtelijke afspraken/contracten, gebiedskennis e.d. Aan de andere kant kan door de inzet van een flexibele schil expertise ingezet worden al naar gelang de fase van ontwikkeling van RijswijkBuiten daar om vraagt. De invulling van een toegewijd Programmabureau neemt niet weg dat er vanzelfsprekend raakvlakken zijn met de lijnorganisatie. Dit geldt zowel aan de voorkant voor wat betreft beleidsontwikkeling, als aan de achterkant als het gaat om het in beheer nemen van opgeleverde plandelen. We erkennen dat bij de opstart van het programma wel eens onduidelijkheden zijn geweest over de rol en verantwoordelijkheid van het Programmabureau enerzijds en de lijnorganisatie anderzijds. Al deze onduidelijkheden zijn opgelost in goed overleg tussen medewerkers, van beleidsmedewerkers tot op directieniveau.

Onduidelijkheden hebben nooit in de weg gestaan van de goede contacten over en weer. Ook nu worden eventuele onduidelijkheden snel opgepakt door het goede contact tussen medewerkers. De oplevering van deelplannen, en de daarmee gepaarde overgang van verantwoordelijkheden voor het beheer in de breedste zin van het woord, kenden in eerste aanleg hun eigen dynamiek. Dit alles is gelegen in de afspraken die zijn gemaakt met de verantwoordelijke projectontwikkelaars en aannemers als het gaat om de nazorg voor hetgeen opgeleverd is, en daarmee nog vallende onder de aansturing van het Programmabureau. Ook hier zijn afspraken over gemaakt tussen het Programmabureau en de lijnorganisatie over het moment per deelplan wanneer de nazorg eindigt en wanneer een gebied onder het reguliere beheer en onderhoud valt. Tot slot willen we u als raad bedanken voor het ons in de gelegenheid stellen van het geven van deze aanvullende bestuurlijke reactie. We wachten met belangstelling uw besluit en voorgenomen vervolgacties naar aanleiding van het onderzoek van de Rekenkamer af.

Raadsvoorstel

5.

Argumenten Zie punt 4

6.

Kanttekeningen n.v.t.

7.

Financiën n.v.t.

8.

Vervolg

9.

Communicatie Via website rekenkamer Rijswijk

10.

Bijlagen 1. Aanbiedingsbrief Onderzoeken Rekenkamer 2. Rapport rekenkamer Onderzoek Grote Projecten

Hoogachtend, de gemeenteraad, de griffier,

de voorzitter,

J.A. Massaar, bpa

mr.drs. G.A.A. Verkerk

Corsanr. 20.107137

Pagina 5 van 6

Raadsbesluit

De gemeenteraad van Rijswijk, Bijeen in openbare vergadering op 30 maart 2021 Gelezen het voorstel van de griffie namens de Rekenkamer d.d. (datum), nr. 20 003

BESLUIT: 1. Kennis te nemen van het rapport van de rekenkamer gemeente Rijswijk : beheersing en sturing van grote projecten in Rijswijk en de daarin opgenomen conclusies en aanbevelingen. 2. Kennis te nemen en akkoord te gaan met de (aanvullende) bestuurlijke reactie van het college. Aldus besloten door de Raad van de gemeente Rijswijk, in zijn openbare vergadering van 30 maart 2021

Hoogachtend, de gemeenteraad, de griffier,

de voorzitter,

J.A. Massaar, bpa

mr.drs. G.A.A. Verkerk

Corsanr. 20.107137

Pagina 6 van 6