Raadsvoorstel Onderzoek Rekenkamer Rijswijk naar toezeggingen college aan de raad (RV 23-040)

Raadsbesluit

Datum besluit B&W Forumverg. d.d. Agendapunt nr. Portefeuillehouder(s)

Nvt 16 mei 2023 13 H. Sahin - Openbare Orde, Veiligheid, Communicatie, Personeel & Organisatie

Redacteur Doorkiesnummer

M.M.A. Tittse (070) 326 12 51

Domein / Team Corsanummer

23.042105

Aan de Raad,

1.

Onderwerp Rapport Rekenkamer Rijswijk: “Onderzoek naar het nakomen van toezeggingen door het college van B&W aan de gemeenteraad”.

2.

Voorstel 1. Kennis te nemen van het rapport van de Rekenkamer Rijswijk: “Onderzoek naar het nakomen van toezeggingen door het college van B&W aan de gemeenteraad”. 2. Kennis te nemen van de conclusies en aanbevelingen uit het rapport en deze over te nemen. 3. In te stemmen met de bestuurlijke reactie van het college op het rapport. 4. De griffie opdrachtgever te maken voor het verbeteren van het werkproces “Toezeggingen”, op basis van de aanbevelingen van de Rekenkamer.

3.

Inleiding De raad heeft verschillende instrumenten tot zijn beschikking om zijn kaderstellende en controlerende rol te kunnen vervullen. Voorbeelden daarvan zijn het recht om moties en amendementen in te dienen, het recht om een initiatiefvoorstel in te dienen en het vragenrecht. De raad kan vragen stellen aan het college, meestal resulterend in een toezegging van het college aan de raad. In Rijswijk wordt er veel gebruik gemaakt van dit instrument. De Rekenkamer heeft onderzoek gedaan naar de praktijk rondom toezeggingen. De centrale onderzoeksvraag voor dit onderzoek was: “In hoeverre komt het college van B&W zijn toezeggingen na die in raadsvergaderingen gedaan zijn aan de gemeenteraad? Wat is, voor wat betreft afspraak en voortgang, de kwaliteit van deze informatievoorziening en wat zijn de verklaringen voor het niet nakomen van deze toezeggingen?” De Rekenkamer heeft hiertoe een aantal aanbevelingen geformuleerd. Deze zijn bijna allemaal, op één na, gericht aan de raad. De raad is aan zet, ondersteund door de griffie, om de praktijk rondom toezeggingen te verbeteren. Tijdens een presentatie aan de raad op 9 mei 2023 heeft de Rekenkamer de uitkomst van het onderzoek nader toegelicht. De bestuurlijke reactie wordt in op 16 mei 2023 in B&W besproken.

Raadsbesluit (vervolg)

4.

Beoogd effect De doelstelling van dit onderzoek is om te komen tot bruikbare aanbevelingen die de naleving van toezeggingen aan de raad en de kwaliteit van de informatievoorziening (en monitoring) over toezeggingen verbeteren. Uiteindelijk zijn deze verbeteringen gericht op een tijdige en volledige informatievoorziening over toezeggingen aan de raad zodat zij beter haar controlerende rol kan vervullen. Aanbevelingen gericht aan de raad: 1. Zorg voor een betere vastlegging tijdens raadsvergaderingen. Bij twijfel of onduidelijkheid kan door zowel een raadslid als door de voorzitter worden nagevraagd of het ook als toezegging door de wethouder is genoteerd. Het kan helpen als de voorzitter van de vergadering het nader specificeert (of hier navraag naar doet). 2. Zorg voor een overzichtelijke lijst met verschillende categorieën en voer jaarlijks een gesprek hierover. Zorg voor een onderscheid in de verschillende toezeggingen. En organiseer één of twee keer per jaar een gesprek tussen raad en college over de lijst met toezeggingen om onder andere: - Verklaringen te krijgen waarom bepaalde toezeggingen niet zijn afgedaan; - De stand van zaken van langer lopende toezeggingen te bespreken en hier eventueel een nieuwe termijn aan te verbinden. 3. Stel een procedure op voor het bespreken van toezeggingen en stel die vast.

Evalueer de huidige werkwijze met alle betrokkenen, voer verbeteringen door en stel de nieuwe procedure vast. 4. Zorg dat toezeggingen concreter en tijdgebonden worden geformuleerd Het moet duidelijk zijn wat er wordt toegezegd en wat de raad als resultaat of product kan verwachten. Verbind aan de afhandeling een duidelijke termijn. De voorzitter van de vergadering kan hier op toezien, maar het is ook een taak van de raad om hier scherp op te zijn. Aanbeveling gericht aan het college: 5. Borg de afhandeling (eigenaarschap) van toezeggingen beter in de organisatie. De afhandeling van toezeggingen is niet goed geborgd in de organisatie. Het is vaak niet duidelijk wie de eigenaar is. Het komt ook voor dat het voor de organisatie niet duidelijk is waarom een bepaalde toezegging niet van de lijst is gehaald. Ook is het van belang om aandacht te hebben voor de terugkoppeling aan de raad over de status van toezeggingen. Zorg ervoor dat deze borging wordt opgenomen in de procedure die in aanbeveling 3 wordt genoemd.

5.

Argumenten Zie punt 4.

6.

Kanttekeningen

Raadsbesluit (vervolg)

Niet van toepassing.

7.

Financiën Niet van toepassing.

8.

Vervolg

9.

Communicatie Op de webpagina van de Rekenkamer Rijswijk, op het raadsplein van de gemeentelijke website.

10.

Bijlagen Rapport

Hoogachtend, de gemeenteraad, de griffier

de voorzitter,

J.A. Massaar, bpa

H. Sahin

Raadsbesluit (vervolg)

De gemeenteraad van Rijswijk, Bijeen in openbare vergadering op 1 juni 2023 Gelezen het voorstel van Griffie d.d. 11 mei 2023, RV 23-040

BESLUIT: 1. Kennis te nemen van het rapport van de Rekenkamer Rijswijk: “Onderzoek naar het nakomen van toezeggingen door het college van B&W aan de gemeenteraad”. 2. Kennis te nemen van de conclusies en aanbevelingen uit het rapport en deze over te nemen. 3. In te stemmen met de bestuurlijke reactie van het college op het rapport. 4. De griffie opdrachtgever te maken voor het verbeteren van het werkproces “Toezeggingen”, op basis van de aanbevelingen van de Rekenkamer. Aldus besloten door de Raad van de gemeente Rijswijk, in zijn openbare vergadering van 1 juni 2023

De gemeenteraad, de griffier,

de voorzitter,

J.A. Massaar, bpa

H. Sahin