Raadsvoorstel Kadernota Inkoop- en aanbestedingsbeleid (RV 25 095)

RAADSVOORSTEL

Raadsvergadering 16 december 2025 Agendapunt nr.

Portefeuillehouder(s) W.J.M. van Damme - Financiën, Economische Zaken, Voorkomen ondermijning, Bedrijfsvoering en Dienstverlening

Corsanr. 25.081917

Beleidsthema Organisatie

Aan de Raad, 1. Onderwerp Kadernota Inkoop- en aanbestedingsbeleid. 2. Beoogd effect voorstel De Kadernota Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Rijswijk vast te stellen. 3. Inleiding In de raadsvergadering van 23 mei 2024 zijn de conclusies van het onderzoek van de Rekenkamer Rijswijk besproken, vervolgens is een motie ingediend en aangenomen. In de motie wordt het college verzocht een beknopte kadernota met uitgangspunten op te stellen voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid en deze ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad. In deze kadernota dienen duidelijke MVOI-doelstellingen en richtlijnen opgenomen te worden voor het inkoop en aanbestedingsbeleid. Deze doelstellingen dienen te zijn voorzien van (meetbare) indicatoren, zodat de doeltreffendheid van het beleid en de voortgang op ambities beter navolgbaar is. 4. Argumenten Het huidige Inkoop- en aanbestedingsbeleid dient te worden herzien en te worden geactualiseerd. Met deze kadernota stelt de raad de kaders daarvoor vast. Deze herziening is nodig om de monitoring en verantwoording over het gevoerde beleid te borgen. Bovendien is er landelijk een verschuiving ontstaan van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) naar Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). In de Kadernota worden de kaders voor het toepassen van MVOI vastgesteld. 5.

Kanttekeningen In deze paragraaf gaan we graag in op een aantal onderdelen die tijdens de presentatie aan de raad op 30 september 2025 aan de orde kwamen. Aanbevelingen Rekenkamer Rijswijk De hoofdconclusie van het onderzoek was dat het proces van inkoop en aanbesteding op orde is, maar de werkelijke realisatie van de doelstellingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid beperkt navolgbaar is. Uit het onderzoek volgde een aantal aanbevelingen: 1. Overweeg een actualisatie of herziening van het inkoop- en aanbestedingsbeleid; 2. Investeer in kwaliteitsborging en monitoring van inkoop en aanbesteding inclusief waarborging op prijsniveau; 3. Verbeter de verantwoording over het gevoerde beleid. Hieronder lichten wij toe wat wij met deze aanbevelingen gaan doen/hebben gedaan. Ten aanzien van de eerste aanbeveling, wordt ook naar aanleiding van de motie, de bijgevoegde Kadernota aan de raad voorgelegd. Met de vastgestelde kadernota wordt daarna het huidige Inkoop- en aanbestedingsbeleid herzien en geactualiseerd. De inkoopadviseurs zijn met de kwaliteitsborging, wat is opgenomen in de tweede aanbeveling, direct aan de slag gegaan. In het eerste halfjaar van 2024 hebben de inkoopadviseurs aan 21 teams een presentatie gegeven over inkoop. Dit willen de inkoopadviseurs 1 keer in de 4 jaar herhalen binnen de gehele organisatie of op verzoek van het team.

Daarnaast houden de inkoopadviseurs de beschikbare informatie op Edison (intranet) up-to-date en zorgen regelmatig voor een bericht op Edison ten aanzien van veranderingen of aandachtspunten binnen inkoop. Met de teams die geregeld betrokken zijn bij aanbestedingsprocedures, zoals Stadsbeheer, Facilitair, ORD en het Sociaal Domein, houden de inkoopadviseurs periodieke overleggen. Corsanr. 25.081917

Pagina 1 van 5

RAADSVOORSTEL (vervolg) Ten aanzien van de waarborging op de prijsvorming is de inkopende vakafdeling verplicht vooraf een raming te maken waarbij rekening gehouden dient te worden met de totale kosten over de gebruiksduur of de looptijd van de opdracht. Deze verplichting is naar voren gebracht in het intakeformulier. Vervolgens worden de inschrijfprijzen gecontroleerd door de betreffende vakafdeling. Ook heeft de stimulering van de lokale/regionale economie een vaste plek gekregen in het inkoopproces. Naast dat de inkoopadviseurs op deze doelstelling wijzen, wordt de inkopende afdeling erop gewezen bij het melden van een inkoopopdracht (boven de € 20.000). In het intakeformulier inkoop dient bij een enkelvoudige onderhandse procedure te worden ingevuld of de opdracht aan een lokale/regionale ondernemer wordt verstrekt en bij een meervoudige onderhandse procedure of er een lokale/regionale ondernemer wordt uitgenodigd. In het geval er geen gebruikt wordt gemaakt van een lokale/regionale ondernemer, dient dit te worden gemotiveerd waarom dit niet mogelijk is. Onder lokaal wordt binnen de gemeentegrenzen van Rijswijk bedoeld en regionaal de Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH). Bij een enkelvoudige onderhandse procedure wordt gestreefd de opdracht te verstrekken aan een lokale, of als deze er niet is, aan een regionale ondernemer.

De monitoring ten aanzien van de MVOI-doelstellingen, net als de verantwoording van het gevoerde beleid (de derde aanbeveling), is opgenomen in de kadernota. Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen Vanuit de Rijksoverheid is het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (hierna: Manifest) opgesteld. Het Manifest is in werking getreden op 24 november 2022 en zou oorspronkelijk aflopen op 31 december 2025. Dit is recent met 5 jaar verlengd. Volgens de website van Pianoo (Expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken) hebben op dit moment 78 gemeenten het Manifest ondertekend. De gemeente Rijswijk heeft dit Manifest niet ondertekend. Het doel van het Manifest is het verbinden van overheden en andere partijen en het stimuleren van ambitieus maatschappelijk verantwoord opdrachtgeverschap en inkopen. Met dit Manifest werken de ondertekenaars van het Manifest, concreet toe naar realisatie van de eigen maatschappelijke ambities, naar het verkleinen van de eigen voetafdruk en geven zij het goede voorbeeld. Ondertekenaars committeren zich aan het opstellen van een actieplan om MVOI structureel te verankeren en continuïteit te waarborgen. In artikel 3 van het Manifest is vastgelegd dat een ondertekenaar afspreekt uiterlijk binnen één jaar te komen met een actieplan.

Bij het opstellen van dit actieplan dienen alle relevante partijen van de gehele organisatie te worden betrokken. In het actieplan worden de ambitieniveaus voor elk van de maatschappelijke doelen vastgelegd, welke acties hiertoe worden uitgevoerd en hoeveel tijd en budget hiervoor worden vrijgemaakt. Vervolgens dient de ondertekenaar tenminste jaarlijks te bekijken of de gestelde ambities zijn gehaald en stellen deze indien nodig bij. Voor de gemeente Rijswijk is het op dit moment te vroeg om het Manifest te ondertekenen. Vanaf het moment dat de gemeente het Manifest ondertekent, wil de gemeente zich ook meteen committeren en in staat zijn direct aan de slag te gaan. Wij menen dat de eerste stap is om een MVOI-adviseur aan te stellen, zodat een centraal punt in de organisatie zich kan focussen op MVOI. Een MVOI-adviseur is daarvoor beschikbaar en heeft de kennis en kunde om de benodigde acties te doen. De MVOI-adviseur gaat verder onderzoeken of en wanneer ondertekening van het Manifest voor de gemeente op zijn plaats is. Hiervoor wordt een periode van 2 jaar gebruikt. Het streven is om naar het ondertekenen van het Manifest toe te werken, uiterlijk eind 2027. Hoe we de tot de drie belangrijkste thema’s zijn gekomen Op 30 september 2025 is een presentatie gegeven aan de raad.

Aan de raad is via Kahoot! een aantal vragen gesteld, onder andere wat de drie belangrijkste thema’s zijn per inkoopcategorie (werken, leveringen en diensten). De resultaten daarvan zijn verwerkt in de Kadernota. Van werken en leveringen zijn de belangrijkste drie thema’s overgenomen uit de resultaten. Bij diensten is daar één aanpassing op gemaakt. Ketenverantwoordelijkheid kwam in de resultaten op een gedeelde tweede plek als de drie belangrijkste thema’s. Echter zien wij bij de inkoopopdrachten voor diensten weinig mogelijkheden om eisen en criteria ten aanzien van ketenverantwoordelijkheid op te nemen. Bij de meeste diensten is er geen sprake van een keten. Er is voor gekozen om in plaats daarvan het thema klimaat op te nemen. Bij dit thema zijn er meer mogelijkheden om de gestelde ambities na te streven. Hierbij in een overzicht de vastgestelde thema’s:

Corsanr. 25.081917

Pagina 2 van 5

RAADSVOORSTEL (vervolg)

Werken Social return Ketenverantwoordelijkheid Circulair

Leveringen Klimaat Ketenverantwoordelijkheid Circulair

Diensten Social return Diversiteit en inclusie Klimaat

Bewustwording gevolgen van ambities De eerste gedachte is dat inkoop met hoge MVOI-ambities tot gevolg heeft dat de inkoop duurder wordt. Publicaties hierover laten het tegendeel zien, namelijk dat duurzaam inkopen loont.1 Op korte termijn kan de inkoop duurder zijn, echter als naar de lange termijn wordt gekeken kan duurzame inkoop juist financiële voordelen opleveren. Door bijvoorbeeld het besparen van materiaal en het verminderen van afval. Echter kan dit voor sommige teams wel gevolgen hebben voor de begroting. Concrete cijfers over de financiële gevolgen zijn hier niet te benoemen. Naast dat de inkoop mogelijk duurder wordt, kunnen hoge ambities als gevolg hebben dat minder partijen inschrijven. Leveranciers moeten aan hogere eisen voldoen en voor kleinere opdrachtnemers kan dit lastiger zijn. Dit kan op gespannen voet staan met ons uitgangspunt om de lokale en regionale economie te stimuleren. Ten slotte brengen de ambities met zich mee dat de uitvoering voor de organisatie complexer wordt. Motie SROI met impact Kort willen wij ingaan op de motie SROI met impact, omdat SROI (Social Return On Investment) een van de MVOI-thema’s is. Het WSP werkt met gemeente Den Haag samen op het gebied van SROI, waardoor registratie en resultaten beter kunnen worden gemonitord. Op dit moment wordt gebruik gemaakt van twee systemen.

In Wizzr houden de werkgevers hun SROI-verplichtingen bij. Het tweede systeem is Suite, daarin houdt het WSP bij welke kandidaten worden ingezet en beschikbaar zijn voor SROI. De resultaten worden vanuit de Kadernota Werk weergegeven in de (jaarlijkse) voortgangsrapportage Evaluatie Rijswijk Werkwijs en uitvoeringsagenda. Deze resultaten worden teruggekoppeld aan het college en de raad. Na aanstelling van de MVOI-adviseur worden de resultaten van SROI meegenomen in de monitoring en evaluatie van MVOI. Met de motie SROI met impact wordt verzocht om te werken aan een duurzame aanpak van SROI. Zoals ook in de motie staat opgenomen, worden de mogelijkheden op dit moment onderzocht en wordt halverwege 2026 informatie gegeven over de uitkomsten daarvan. 6. Juridisch consequenties Er zijn geen juridische gevolgen met het vaststellen van deze Kadernota. 7. Financiën Er zijn geen financiële gevolgen ten aanzien van de MVOI-coördinator. De MVOI-coördinator wordt aan de formatie toegevoegd, zodat hiermee een impuls gegeven wordt aan kennis, bewustwording, monitoring en kwaliteitsborging. Deze formatieplaats wordt ingepast door herprioritering binnen de bestaande formatie, zodat er ook dekking voor is. De financiële gevolgen ten aanzien van het stellen van hogere MVOI-ambities zijn niet te benoemen.

Op korte termijn kan de inkoop duurder zijn, echter als naar de lange termijn wordt gekeken kan duurzame inkoop juist financiële voordelen opleveren. Door bijvoorbeeld het besparen van materiaal en het verminderen van afval. Echter kan dit voor sommige teams wel gevolgen hebben voor de begroting. Concrete cijfers over de financiële gevolgen zijn hier niet te benoemen. 8. Vervolg Om de ambities na te streven die zijn vastgesteld in deze kadernota, dient een MVOI-adviseur te worden aangesteld. Met het besluit tot het vaststellen van de Kadernota wordt hieraan gevolg gegeven. Langs de lijn van een groeimodel zal op basis van een projectmatige aanpak de Kadernota verder worden geïmplementeerd. Dit is verder uitgewerkt in het implementatieplan, uitgewerkt in de toelichting op het collegevoorstel.

1 Duurzaam Inkopen Loont: Tien Praktijkvoorbeelden van MVOI.

Corsanr. 25.081917

Pagina 3 van 5

RAADSVOORSTEL (vervolg) 9. Wat gebeurt er bij niet (tijdig) beslissen? Het huidige Inkoop- en aanbestedingsbeleid dateert uit 2018 (met een aanpassing op de bijlagen in 2020) en behoeft daarom een herziening en actualisatie. Zonder een kadernota Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn er geen kaders die door de raad zijn vastgesteld. Hiermee kan er geen uitvoering worden gegeven aan de eerdergenoemde motie. Daarmee blijft het huidige Inkoop- en aanbestedingsbeleid ongewijzigd. 10. Bijlage Kadernota Inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester,

P.M. Schuit

H. Sahin

Corsanr. 25.081917

Pagina 4 van 5

RAADSBESLUIT

De gemeenteraad van Rijswijk, Bijeen in openbare vergadering op 16 december 2025 Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 18 november 2025, nr.

BESLUIT: De Kadernota Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Rijswijk vast te stellen. Aldus besloten door de Raad van de gemeente Rijswijk, in zijn vergadering van 16 december 2025

De gemeenteraad, de griffier,

de voorzitter,

J.A. Massaar, bpa

H. Sahin

Corsanr. 25.081917

Pagina 5 van 5