Raadsvoorstel Aanpassing verordening auditcommissie (RV 24-037)
Tekst van het document
Raadsvoorstel Datum besluit B&W Forumverg. d.d.
n.v.t. 10 september 2024
Agendapunt nr. Portefeuillehouder(s) Redacteur Doorkiesnummer Domein / Team Corsanummer
J.C. Hoefnagel (070) 326 18 03 Griffie 24.045155
Aan de Raad, 1.
Onderwerp Vaststellen nieuwe verordening Auditcommissie gemeente Rijswijk 2024
2.
Voorstel 1. de Verordening op de auditcommissie gemeente Rijswijk 2024 vast te stellen; 2. de oude Verordening op de auditcommissie gemeente Rijswijk 2010 in te trekken
3.
Inleiding De huidige verordening op de auditcommissie gemeente Rijswijk dateert van 11 maart 2010. Deze verordening is summier van opzet en sluit niet meer aan bij de gegroeide praktijk en uitgebreidere rol van de auditcommissie.
4.
Beoogd effect De nieuwe Verordening voor de auditcommissie sluit beter aan bij de gegroeide praktijk en de bredere rol van de auditcommissie. Met deze nieuwe verordening zal de auditcommissie met haar adviserende rol de gemeenteraad optimaal in staat stellen zijn kaderstellende en controlerende rol te vervullen.
5.
Argumenten De auditcommissie is een commissie in de zin van artikel 84 van de Gemeentewet en heeft als doel de raad gevraagd en ongevraagd te adviseren in zijn kader stellende en controlerende rol ten aanzien van de gemeentefinanciën. In de huidige verordening beperken de taken en bevoegdheden van de Auditcommissie zich in grote lijnen tot het adviseren aan de raad over de aanbesteding van de accountantscontrole en de rapporten van de accountant in het kader van de interim controle en de jaarrekening. In de praktijk spreekt de audit commissie echter breder over onderwerpen bijvoorbeeld over de interne beheersing en naleving van wet- en regelgeving door de gemeente als onderdeel van die interne beheersing. Er is in ieder geval ruimte om elk jaar, naast de bespreking van de managementletter en de jaarrekening/accountantsrapportage onderwerpen op te pakken om de kennis van de audit commissie te vergroten en verder invulling te geven aan de rol van de audit commissie. Geadviseerd wordt het werk- en takenpakket van de auditcommissie naar aanleiding van het voorgaande dan ook uit te breiden en de (huidige) verordening op de auditcommissie uit 2010 daarop aan te passen. Dan gaat het met name om het aanpassen van het artikel met betrekking tot de taken en bevoegdheden van de commissie (het huidige artikel 3 van de verordening op de auditcommissie).
Corsanr. 24.045155
Pagina 1 van 7
Raadsvoorstel (vervolg)
Er bestaat geen modelverordening voor een auditcommissie vanuit de VNG dus is er na een rondgang bij omliggende gemeenten aansluiting gezocht bij de Verordening op de auditcommissie van de gemeente Westland 2022. Deze verordening uit de gemeente Westland heeft dan ook als voorbeeld gediend bij het opstellen van de nieuwe verordening voor de auditcommissie in Rijswijk. De belangrijkste inhoudelijke wijzigingen ten opzichte van de thans vigerende verordening zijn: Artikel 1 : Instelling en begripsbepalingen: blijft ten opzichte van de huidige oude Verordening verder ongewijzigd Het huidige artikel 2 (doel) en 3 (taken en bevoegdheid) in de oude Verordening wordt samengevoegd het nieuwe artikel 2 (taken en bevoegdheden). Hierin is tevens opgenomen wat het doel is van de auditcommissie. In dit nieuwe artikel 2 (taken en bevoegdheden) zijn de meeste en belangrijkste wijzigingen opgenomen welke zullen voldoen aan de gegroeide praktijk en bredere rol van de auditcommissie. Dit artikel houdt het volgende in: -
-
De Auditcommissie is belast met advisering aan en overleg namens de gemeenteraad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen van haar toezichthoudende en controlerende bevoegdheid. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen: a. De advisering over het Programma van Eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole, de voorbereiding van het aanbestedingstraject voor het contract met de accountant en een voorstel aan de gemeenteraad over de benoeming van de accountant; b. De advisering over de vaststelling van het controleprotocol voor de accountantscontrole, inclusief het meegeven van eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de gemeenteraad; c. De bespreking van de Managementletter inzake de interim controle en het accountantsverslag en de controleverklaring met betrekking tot de jaarrekeningcontrole met de accountant en de advisering hierover aan de gemeenteraad; d. Richting geven aan de werkzaamheden van de accountant en evaluatie van de samenwerking met de accountant; e. Het afstemmen van geplande onderzoeken vanuit de accountantscontrole, de rekenkamer, het college van B&W en het toezicht op de opvolging van door de gemeenteraad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit deze onderzoeken; f.
Het onderzoek van de documenten behorend bij de planning- & control cyclus eventuele slotwijziging, jaarstukken, Halfjaarrapportages als financiële sturingsinstrumenten voor de gemeenteraad, evenals de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten, uitmondend in een advies aan de gemeenteraad. g. De uitwerking en naleving door het college van B&W van de Financiële Verordening (artikel 212 Gemeentewet), de Controleverordening (artikel 213 Gemeentewet) en de in de Financiële Verordening genoemde beleidsnota’s waaronder de Nota reserves en voorzieningen, Nota reserveen risicobeleid en het Treasury statuut.
Corsanr. 24.045155
Pagina 2 van 7
Raadsvoorstel (vervolg)
-
-
Daarnaast kan de Auditcommissie het verzoek doen aan het college van B&W om zich te laten informeren over andere onderwerpen die zijn gerelateerd aan de gemeentelijke financiën, zoals de interne beheersing (control), het (strategisch) risicomanagement en frauderisico’s. Verder kan de Auditcommissie de voorjaarsnota, de begroting, een eventuele slotwijziging, de jaarstukken en halfjaarrapportages agenderen voor behandeling in de Auditcommissie en hierover advies uitbrengen aan de gemeenteraad. De Auditcommissie is bevoegd aan de gemeenteraad over de hiervoor genoemde taken voorstellen of adviezen uit te brengen, die indien van toepassing voorzien zijn van een ontwerp van de door de gemeenteraad te nemen besluiten.
In het (nieuwe) artikel 3 (voorheen dus 4) over Samenstelling en benoeming wordt het 5 e lid geactualiseerd als het gaat om interne -en externe adviseurs. Intern wordt de portefeuillehouder Middelen de portefeuillehouder van o.a. Financiën en Bedrijfsvoering, de concerncontroller i.p.v. hoofd planning en control en verder toegevoegd Domeinmanager Bedrijfsvoering. Extern is toegevoegd de accountant. Het nieuw artikel 4 (voorheen dus 5) over zittingsduur: zittingsduur blijft ongewijzigd. Het nieuwe artikel 5 (voorheen dus 6) over de rol van de voorzitter : blijft ongewijzigd.
6.
Kanttekeningen n.v.t.
7.
Financiën n.v.t.
8.
Vervolg n.v.t.
9.
Communicatie De nieuwe verordening op de auditcommissie gemeente Rijswijk 2024 zal conform de regelgeving digitaal worden gepubliceerd.
10.
Bijlagen
de griffier,
de burgemeester,
J.A. Massaar, bpa
H. Sahin
Corsanr. 24.045155
Pagina 3 van 7
Raadsvoorstel (vervolg)
Corsanr. 24.045155
Pagina 4 van 7
Raadsbesluit
De gemeenteraad van Rijswijk, Bijeen in openbare vergadering op … 2024 Gelezen het voorstel van d.d. (datum), nr.
BESLUIT: Vast te stellen de Verordening op de auditcommissie gemeente Rijswijk 2024.
Verordening op de auditcommissie gemeente Rijswijk 2024 Artikel 1: Instelling en begripsbepalingen 1. Er is een auditcommissie 2. In deze verordening wordt verstaan onder: a. de commissie: de auditcommissie; b. de raad: de gemeenteraad; c. het college: het college van burgemeester en wethouders; d. de accountant: de in de Controleverordening gemeente Rijswijk bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening; e. de voorzitter: de voorzitter van de commissie. Artikel 2: Taken en bevoegdheden 1. De Auditcommissie is belast met advisering aan en overleg namens de gemeenteraad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen van haar toezichthoudende en controlerende bevoegdheid. 2. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen: a. De advisering over het Programma van Eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole, de voorbereiding van het aanbestedingstraject voor het contract met de accountant en een voorstel aan de gemeenteraad over de benoeming van de accountant; b. De advisering over de vaststelling van het controleprotocol voor de accountantscontrole, inclusief het meegeven van eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de gemeenteraad; c.
De bespreking van de Managementletter inzake de interim controle en het accountantsverslag en de controleverklaring met betrekking tot de jaarrekeningcontrole met de accountant en de advisering hierover aan de gemeenteraad; d. Richting geven aan de werkzaamheden van de accountant en evaluatie van de samenwerking met de accountant; e. Het afstemmen van geplande onderzoeken vanuit de accountantscontrole, de rekenkamer, het college van B&W en het toezicht op de opvolging van door de gemeenteraad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit deze onderzoeken; f. Het onderzoek van de documenten behorend bij de planning- & control cyclus eventuele slotwijziging, jaarstukken, Halfjaarrapportages als financiële sturingsinstrumenten voor de gemeenteraad, evenals de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten, uitmondend in een advies aan de gemeenteraad.; g. De uitwerking en naleving door het college van B&W van de Financiële Verordening (artikel 212 Gemeentewet), de Controleverordening (artikel 213 Gemeentewet) en de Corsanr. 24.045155
Pagina 5 van 7
Raadsbesluit (vervolg)
in de Financiële Verordening genoemde beleidsnota’s waaronder de Nota reserves en voorzieningen, Nota reserve- en risicobeleid en het Treasury statuut. 3. De Auditcommissie kan het verzoek doen aan het college van B&W om zich te laten informeren over andere onderwerpen die zijn gerelateerd aan de gemeentelijke financiën, zoals de interne beheersing (control), het (strategisch) risicomanagement en frauderisico’s. 4. Verder kan de Auditcommissie de voorjaarsnota, de begroting, een eventuele slotwijziging, de jaarstukken en halfjaarrapportages agenderen voor behandeling in de Auditcommissie en hierover advies uitbrengen aan de gemeenteraad. 5. De Auditcommissie is bevoegd aan de gemeenteraad over de hiervoor genoemde taken voorstellen of adviezen uit te brengen, die indien van toepassing voorzien zijn van een ontwerp van de door de gemeenteraad te nemen besluiten
Artikel 3: Samenstelling en benoeming 1. De commissie bestaat uit raadsleden. De raad benoemt de leden en plaatsvervangende leden van de commissie. Per fractie wordt een lid en plaatsvervangend lid benoemd. 2. De raad benoemt uit haar midden één voorzitter en een plaatsvervangende voorzitter. De voorzitter neemt deel aan de vergadering en heeft stemrecht. 3. De griffier of zijn plaatsvervanger is secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen. 4. De commissie kan interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie. 5. Als interne c.q. externe adviseurs worden in ieder geval aangemerkt: de portefeuillehouder(s) van o.a. Financiën en Bedrijfsvoering, de concerncontroller en Domeinmanager Bedrijfsvoering. Extern is toegevoegd de accountant. Artikel 4: Zittingsduur 1. De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad. 2. De raad kan een lid tussentijds ontslaan. 3. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen. Artikel 5: Voorzitter De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden.
De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie. Artikel 6: Vergaderingen en verslaglegging 1. De commissie vergadert minimaal twee maal per jaar of zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van de in artikel drie benoemde taken. 2. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt. 3. De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt. 4. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie. 5. Het vastgestelde verslag van niet openbare vergaderingen wordt vertrouwelijk ter kennis gebracht aan het college, de leden van het presidium en ligt voor de overige raadsleden vertrouwelijk ter inzage op de griffie. Artikel 7: Informeren raad 1. De commissie informeert de raad via het forum over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden. 2. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in het forum van de gemeenteraad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan. Corsanr. 24.045155
Pagina 6 van 7
Raadsbesluit (vervolg)
Artikel 8: Intrekken oude regeling De Verordening op de auditcommissie, zoals vastgesteld op 11 maart 2010, wordt ingetrokken. Artikel 9: Citeertitel De nieuwe verordening kan worden aangehaald als de “Verordening auditcommissie Rijswijk 2024”. Artikel 10: Inwerkingtreding verordening Deze verordening treedt in werking op ……….2024 Aldus besloten door de raad van de gemeente Rijswijk in zijn openbare vergadering van ….. 2024. de griffier,
de voorzitter,
J.A. Massaar, bpa
H. Sahin
Corsanr. 24.045155
Pagina 7 van 7