Raadsinformatiebrief reactie op advies auditcommissie.docx

uw kenmerk uw brief van ons kenmerk

21.058183

inlichtingen bij doorkiesnummer

Concerncontrol

De Raad Stadhuis, Bogaardplein 15 Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk Telefoon 14 070 Fax (070) 326 10 10 stadhuis@rijswijk.nl www.rijswijk.nl iban BNG: NL15BNGH0285007424

betreft

Reactie op het advies van de auditcommissie over de jaarrekening 2020

datum bijlage(n)

1. Inleiding In de vergadering van de auditcommissie van 7 juni 2021 is de jaarrekening 2020 besproken en heeft de accountant een presentatie gegeven over zijn bevindingen uit de controle 2020. Op vrijdag 18 juni heeft de accountant het accountantsverslag opgeleverd en heeft de auditcommissie haar advies richting de raad gestuurd. Tijdens de behandeling van de jaarstukken is er vanuit het forum het verzoek gedaan om een reactie van het college op het advies van de auditcommissie. In deze raadsinformatiebrief wordt ingegaan op de bevindingen en de adviezen van de accountant en de auditcommissie. 2. Kern informatie Het college bedankt alle betrokkenen in de organisatie voor hun inzet en de samenwerking. En ook een woord van dank voor de accountant Baker Tilly is op zijn plaats. Ondanks de corona uitbraak en een aantal andere hobbels in het proces hebben zij zich ingezet om de accountantscontrole tijdig af te ronden. Het college heeft waardering voor het advies van de auditcommissie aan de raad en neemt in algemeenheid de aanbevelingen over. De ontwikkelagenda bedrijfsvoering begint zijn vruchten af te werpen. De accountant en de auditcommissie hebben geconstateerd dat de maatregelen in dit verbeterplan een positief effect hebben op de interne beheersing. De accountant is voornemens een goedkeurend oordeel te verstrekken op zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid.

Veel van de bevindingen en aanbevelingen zijn al opgenomen in de ontwikkelagenda. Nieuwe aanbevelingen worden hieraan toegevoegd. Na het reces wordt de raad geïnformeerd over de voortgang van het Groot Project Organisatieontwikkeling, waar de ontwikkelagenda deel van uitmaakt. Het Groot Project Organisatieontwikkeling heeft een totale verwachte doorlooptijd van drie jaar. In de volgende rapportage zal nadrukkelijk aandacht worden gegeven aan de planning van de verschillende onderwerpen. Onderstaand geven we een reactie op de belangrijkste adviezen en de wijze hoe hier invulling aan wordt gegeven. Beheersingsmaatregelen van (nieuwe) risico’s De auditcommissie vraagt aandacht voor beheersingsmaatregelen van de risico’s in de organisatie. De COVID-pandemie leert ons dat voortdurend nieuwe risico’s zich voordoen. En ook nieuwe wet-enregelgeving vraagt om voortdurende bijstellingen van beheersingsmaatregelen.

S.v.p. bij correspondentie datum en kenmerk van deze brief vermelden en richten aan: Gemeente Rijswijk, DIR/CC, Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk

Het stadhuis is te bereiken met tram 17, bus 22, 23, 30, 50 en 51 pagina 1 van 3

Binnen de organisatie is de verbijzonderde interne controle (VIC) opgezet. Het doel van de VIC is primair om een oordeel te vormen over en advies te geven over de beheersing van de werkprocessen. Wanneer de procesbeheersing in de lijn goed op orde en inzichtelijk is, voorkomt dit veel onnodig controlewerk achteraf. Daarom wil de gemeente haar interne beheersing ook door ontwikkelen. De VIC is risicogericht opgesteld en door de gesprekken met de lijnorganisatie ontstaat meer focus op de beheersingsmaatregelen. We zien dat er nog flinke stappen te gaan zijn om de beheersing ook aantoonbaar te borgen (vastlegging AO, zichtbare controles e.d.), maar dat de onderzochte processen over het algemeen een goede basis bevatten om de interne beheersing verder vorm te geven. Rechtmatigheid en prestatielevering Bij de bedrijfskosten vergt de aandacht voor kennis over de prestatielevering aandacht en zijn de eerste resultaten aangaande het contractenregister (t.a.v. Inkoop) zichtbaar. Rechtmatigheidsfouten op dit terrein zijn beperkter dan voorgaand jaar, doch ook hierbij zijn nog verdere verbeteracties noodzakelijk. De auditcommissie vraagt ook hier aandacht voor. Verbeteringen in het gehele proces van inkoop, tot verplichting, tot prestatie-akkoordverklaring en betaling worden projectmatig aangevlogen.

Het doel is nog dit jaar een verplichtingenadministratie te implementeren waarbij tevens het proces van het volgen van de juiste aanbestedingsprocedures aandacht krijgt. Vervolgens wordt ook de prestatieverklaring in ICT breed ingevoerd door zowel de kennis ervan bij het personeel te vergroten als de proces en ICT-ondersteuning verder te verbeteren. Grondexploitatie De auditcommissie adviseert het moment van actualisering van de grondexploitatie naar voren te halen zodat tijdig met de controle kan worden gestart. De accountant signaleert dat er binnen de grondexploitatie op onderdelen nog gebruik wordt gemaakt van globale schattingen. De accountant adviseert deze schattingen verder te onderbouwen en de impact van deze parameters uit te werken in diverse scenario’s. Wij onderschrijven het knelpunt van de late opstelling van de herziening van de grondexploitatie voor de uitvoering van de controle. Het verwerken van de juiste jaarrekeningcijfers als uitgangspunt voor een nieuwe herziening heeft echter veel voordelen. Indien in het najaar de 10e herziening zou worden opgesteld blijft de datum van 1-1-2021 het vertrekpunt en niet 1-1-2022. De schattingsonzekerheden worden groter en bij de controle van de jaarrekening 2021 zal blijken dat het jaar 2021 in de grondexploitatie daar niet op aansluit.

Later dit jaar worden er naar verwachting belangrijke politieke besluiten genomen over de programmatische invulling van deelgebieden. De financiële doorwerking hiervan moet worden betrokken in de jaarrekening 2021 en kan daarom beter worden meegenomen in de herziening van de grondexploitatie. Voor een deel kan de controle pas plaatsvinden als de actualisatie heeft plaatsgevonden, maar er kunnen ook al controlewerkzaamheden eerder worden uitgevoerd. Op deze manier kunnen de werkzaamheden bij de jaarrekening worden beperkt. Hierover maken we afzonderlijke afspraken met de accountant. Het programmabureau RijswijkBuiten heeft in 2019 en 2020 grote stappen gezet in het cijfermatig onderbouwen en objectiveren van de grondexploitatie. Het gebruik van schattingen is inherent aan het opstellen van een grondexploitatie. Het is immers nog niet zeker wat de ontwikkeling in de woningprijzen, bouwkosten en de kosten van civiele werken zal zijn. Ook wordt er nog uitgegaan van een normatief woningbouwprogramma zolang de gemeenteraad hierin nog geen definitief besluit heeft genomen. In de risicoparagraaf van de grondexploitatie is de impact van afwijkingen in opbrengsten, kosten, afzet en planning verwerkt. Het verder onderbouwen van deze posten op basis van verschillende scenario’s zal worden opgepakt.

Sociaal domein De accountant constateert op gebied van de jeugdhulp binnen het Sociaal domein dat vanuit de regionale samenwerking op dit terrein de aanlevering van informatie verbetering behoeft. Heldere afspraken, concrete acties en monitoring zijn in dat verband nodig, hetgeen in de samenwerking moet leiden tot meer efficiency. De auditcommissie kan zich in deze aanbeveling vinden. De late planning van de regionale controle van de cijfers jeugdhulp en ook de uitloop daarvan moet verbeteren. De oorzaak van de late planning is dat de regio Haaglanden, waar gemeente Rijswijk in de jeugdhulp onderdeel van uitmaakt, werkt met productieverantwoordingen. Volgens het landelijk accountantsprotocol hoeven aanbieders de cijfers pas 1 april gecontroleerd aan te leveren. Daarna volgt 21.058183

29-6-2021 14:08

pagina 2 van 3

samenstelling en controle wat veelal pas eind mei een verklaring oplevert. Op deze (regionale) verklaring steunt onze eigen accountant. Rijswijk spant zich binnen de regio Haaglanden in om zowel het proces als de planning te vereenvoudigen en te versnellen. Dit is een verbetering die minimaal twee jaren in beslag zal nemen omdat ook dit lopende jaar 2021 weer op gelijke wijze gecontroleerd zal worden. Vervolgens bleek dat dit jaar niet alle cijfers, te weten de Corona uitkeringen, in de regionale controle betrokken zijn. Rijswijk zal aansturen op haalbare winst in kwaliteit en doorlooptijd van het regionaal samenstellen en controleren van de jeugdhulpcijfers op een termijn van één en twee jaar. Belastingen De auditcommissie heeft bij de bevindingen van de accountant kennisgenomen bij het onderdeel belastingen over de nog te vorderen naheffingsaanslagen parkeren van € 600.000. Deze vordering is incidenteel hoger door de achterstand die is opgelopen in het opleggen van de naheffingen. Het advies is de interne beheersing van dit proces te evalueren ter voorkoming van achterstanden in de toekomst. Daarnaast adviseert de accountant de beheersing en grip op alle belastingopbrengsten (als bijvoorbeeld WOZ) te verbeteren. De auditcommissie vraagt hier ook nadrukkelijk aandacht voor.

Hoewel parkeernaheffingen (navorderen van niet of te weinig betaalde parkeerbelasting) altijd een “nog te ontvangen” post in de jaarrekening opleveren, was hij dit jaar, einde 2020, inderdaad hoger. En dat komt door operationele problemen in het proces. Het uitdoen van naheffingen is in het najaar door deze problemen aangehouden en vervolgens aan het einde het jaar alsnog uitgedaan. Dat heeft een relatief hoog bedrag “nog te ontvangen” opgeleverd. De problemen in het operationeel proces zijn op dit moment in een finaal oplossende fase. In eerste instantie is gefocust op het oplossen van de problemen en het zorgvuldig opstarten van de handhaving. Daarna volgt een doorlichting van het proces en een brede evaluatie. Vervolgens gaat het tweede deel van het advies van de auditcommissie over alle belastingopbrengsten. Als bijvoorbeeld de WOZ, afvalstoffenheffing en rioolheffing. Nog dit jaar zal zowel de cijferanalyse (inclusief het raadplegen van externe bronnen) als de aansluiting tussen de sub- en hoofdadministratie aandacht krijgen en verbeteren tot het goede niveau. De cijferanalyse levert dan inzicht in bijzonderheden op. Bijvoorbeeld door de ontwikkeling over tijd van het aantal woningen en de WOZ te onderzoeken. De aansluiting krijgt verbeterde aandacht vanuit detailboekingen in de subadministratie en totale verwerkingen in de hoofdadministratie. 3.

Gevolgen en/of vervolgtraject Het accountantsrapport, de aanbevelingen van de Auditcommissie en de collegereactie daarop worden besproken in de raadsvergadering van 6 juli 2020.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester (wnd),

P.M. Schuit

mr.drs. G.A.A. Verkerk

Bijlage(n): Geen

21.058183

29-6-2021 14:08

pagina 3 van 3