RA 24 031 Onderzoeksopzet Opvolgingsonderzoek grote projecten

Rekenkamer Rijswijk

Stadhuis, Generaal Spoorlaan 2 Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk Telefoon (070) 326 18 02 Fax (070) 326 18 10 griffie@rijswijk.nl www.rijswijk.nl IBAN: NL15BNGH0285007424

Opvolgingsonderzoek Grote Projecten

datum

14 mei 2024

bijlage

Inleiding Grote projecten binnen een gemeente stellen hoge eisen aan de sturing, informatievoorziening, controle en verantwoording. Het aanwijzen van een project als een groot project is een bewuste beslissing omdat de belangen, onzekerheden of risico’s groter zijn dan een gemiddeld. Met het aanwijzen tot een groot project krijgt een project meer aandacht van College en Raad en komen ook aanvullende eisen op tafel ten aanzien van de verantwoording. Onderzoek 2020 In 2020 heeft de toenmalige Rekenkamercommissie van de Gemeente Rijswijk een onderzoek uitgevoerd naar het grote project RijswijkBuiten.

De belangrijkste conclusies en aanbevelingen van dit onderzoek waren: Conclusies: • De meerwaarde van de Procedureregeling grote projecten voor de sturing op grote projecten is niet helder; • De uitvoering van project RijswijkBuiten is professioneel ingericht met een apart programmabureau, maar heeft onvoldoende binding met de beleidsdirectie; • De beheersing is professioneel ingericht met een focus op een financieel sluitende exploitatie; • De sturing op RijswijkBuiten gaat vanuit gestelde kaders, waarbij beperkt inhoudelijke herijking plaatsvindt; • De raad wordt uitgebreid geïnformeerd, maar mogelijkheden tot bijsturing zijn niet altijd helder; • Sturing vanuit de raad vindt beperkt plaats en heeft een ad hoc karakter Aanbevelingen: • Reflecteer periodiek met de raad op de kaders van grote projecten en de informatievoorziening; • Wij bieden aan om eenmalig een reflectiebijeenkomst te faciliteren in het kader van RijswijkBuiten; • Voer een brede evaluatie uit naar het project RijswijkBuiten, met specifieke aandacht voor governance, organisatie inrichting, uitvoering, doelstelling en monitoring’. Opvolgingsonderzoek grote projecten 2024 In onze vergadering van 4 december 2023 hebben we uitgesproken dat we een duidelijke voorkeur hebben voor een opvolgingsonderzoek “Grote projecten”.

Ook hebben we aangegeven dat het onderzoek breder zou moeten gaan dan alleen de opvolging van aanbevelingen uit 2020 die met name waren gericht op de beheersing van het grote project RijswijkBuiten. Daarmee is het deels een opvolgingsonderzoek, maar ook deels een nieuw onderzoek, in elk geval met een scope die ook betrekking heeft op andere grote projecten (naast RijswijkBuiten).

Onderzoeksperiode De focus ligt op de afgelopen 5 jaar. Het gaat dus om grote projecten binnen/in opdracht van de Gemeente Rijswijk die in de afgelopen 5 jaar (2018-2023) zijn gestart of al eerder waren gestart, maar in deze periode nog steeds een groot project waren. In het onderzoek te betrekken grote projecten: • groot project RijswijkBuiten; • groot project herontwikkeling van het oude stadhuis tot Huis van de Stad; • groot project Ontwikkelagenda Bedrijfsvoering Publieke dienstverlening en Organisatieontwikkeling. Voor de laatste twee projecten geldt dat deze in 2024 worden afgerond en evaluaties worden opgesteld. Deze dienen te worden betrokken in het opvolgingsonderzoek.

Vraagstelling De hoofdvraag van het onderzoek luidt: op welke wijze zijn grote projecten binnen Rijswijk de afgelopen 5 jaar uitgevoerd en welke lessen kunnen daaruit worden getrokken? De onderzoeksvragen luiden als volgt: • Welke grote projecten zijn er in de afgelopen 5 jaar uitgevoerd binnen de Gemeente Rijswijk? • Hoe is de uitvoering van deze projecten verlopen, met name waar het gaat om sturing en verantwoording? • Op welke wijze is het instrumentarium behorende bij de regeling grote projecten ingezet en heeft dat meerwaarde gegeven? • Welke opvolging is gegeven aan de aanbevelingen van het onderzoek uit 2020? Uitvoering Inmiddels heeft de rekenkamer opdracht verleend aan onderzoeksbureau KokxDeVoogd om dit onderzoek uit te voeren. Er zal zo spoedig mogelijk een startbijeenkomst worden georganiseerd waarin rekenkamer, onderzoeksbureau en ambtelijk contactpersoon werkafspraken maken over het onderzoek en de planning zal worden bepaald. Met vriendelijke groet, Winfried Beekmans Voorzitter Rekenkamer Rijswijk (deze brief is digitaal aangemaakt en daarom niet ondertekend)