RA 22 045 Rekenkamercommissie Rijswijk - bijlage rapportage BMC

Onderzoek naar het nakomen van toezeggingen door het college van B&W aan de gemeenteraad Rekenkamercommissie Rijswijk

aTite

Offerte | 30 juni 2022

Partners in verbetering

Onderzoek naar het nakomen van toezeggingen door het college van B&W aan de gemeenteraad Offerte Rekenkamercommissie Rijswijk

BMC 30 juni 2022 Classificatie

:

Vertrouwelijk

Naam adviseur

:

Tom Plat

Projectnummer

:

PO028919

Correspondentienummer

:

DH-2906-1567

Dit document (inclusief eventuele bijlagen) is opgesteld door BMC en de (auteurs)rechten met betrekking tot de inhoud en het format van dit document berusten bij BMC. Dit document is uitsluitend bedoeld voor gebruik door de opdrachtgever en mag niet worden gepubliceerd of aan anderen ter beschikking worden gesteld zonder uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van BMC.

Offerte Rekenkameronderzoek naar het nakomen van toezeggingen

Inhoudsopgave Inhoudsopgave

3

H1 | Inleiding en aanleiding 1.1 Inleiding

1 1

1.2 Aanleiding

2

H2 | Vraagstelling onderzoek 2.1 Doelstelling van het onderzoek

3 3

2.2 Hoofdvraag en deelvragen

3

2.3 Scope van het onderzoek

4

H3 | Onderzoeksmethoden 3.1 Normen- en toetsingskader

5 5

3.2 Onderzoeksmethoden

6

Deskresearch

6

Interviews

6

Casusonderzoek

7

3.3 Rapporteren

7

H4 | Plan van aanpak 4.1 Stappenplan

8 8

4.2 Planning

11

4.3 Risico’s en uitgangspunten

12

H5 | Projectteam

14

H6 | Tot slot

15

Offerte Rekenkameronderzoek naar het nakomen van toezeggingen

H1 | Inleiding en aanleiding 1.1 Inleiding De gemeenteraad kan tijdens commissie- en raadsvergaderingen het beleid en de uitvoering daarvan door het college laten controleren. Ook kan de raad kaders stellen bij de vorming van het beleid. De raad kan tot slot vragen om meer informatie over dit alles. Al deze zaken kunnen resulteren in een zogenaamde ‘toezegging’ door het college aan de raad. Een toezegging kan bijvoorbeeld gaan over het verder uitzoeken van bepaalde zaken door het college of het verder uitwerken van een (beleids)plan of notitie, dan wel het geven van meer informatie. Voor het goed kunnen vervullen van de controlerende rol is het belangrijk dat de toezeggingen ook worden nagekomen. Een overeenkomstig aspect bij iedere toezegging is dat deze nagekomen moet worden. Als een toezegging niet wordt nagekomen, dient daar ten minste een melding van gemaakt te worden. Boud gesteld, kan de raad diens taken niet naar behoren uitvoeren als het college de toezeggingen niet nakomt. Uit verschillende onderzoeken is gebleken dat (de procedure rond) het nakomen van toezeggingen verbeterd kan worden.

Dat was de conclusie in het rekenkameronderzoek van De Wolden in 2010 (Nakoming toezeggingen), maar ook de conclusie in Westland in 2009 (Belofte maakt schuld) en tevens de conclusie in het meer recente onderzoek van de Rekenkamer Heerlen in 2022 (Afspraak is afspraak).1 En zo zijn er meer onderzoeken geweest. Uit al deze onderzoeken blijkt dat de moties en amendementen over het algemeen goed worden uitgevoerd (evenals de beantwoording van raadsvragen), maar uitvoering en de communicatie over de toezeggingen aan de gemeenteraad laten regelmatig te wensen over. Daarbij is er vaak geen sprake van een (goed) systeem voor monitoring. Er mag vanuit de rol die het college heeft (uitvoeren en verantwoorden), verwacht worden dat deze de toezeggingen consequent uitvoert en monitort. In de praktijk is het vaak de griffie in de rol van procedurebewaker en raadsondersteuner die bijhoudt of toezeggingen worden nagekomen. Uit de hierboven beschreven onderzoeken (maar ook uit andere onderzoeken die ingaan op doorwerking) blijkt dat de verschillende actoren binnen de gemeente doorgaans een andere perceptie hebben van de verantwoordelijkheid voor de monitoring en bewaking van toezeggingen. Mede daarom heeft de Rekenkamercommissie van Rijswijk het onderwerp op de agenda gezet, wat goed aansluit bij het advies dat BMC voor de gemeente Rijswijk heeft opgeleverd.

1

‘Eén op drie toezeggingen en moties blijft liggen in Heerlen, afspraak blijkt niet altijd afspraak’ (De Limburger 21 februari 2022).

| 1 | Offerte Rekenkameronderzoek nakomen toezeggingen college

1.2 Aanleiding Niet al te lang geleden heeft de gemeente Rijswijk uitgebreid het Spiegelrapport besproken ‘Samen naar Beter’2 waarin een aantal belangrijke aanbevelingen werden gedaan over het samenspel tussen de raad, het college en de organisatie. Hierin is onder andere aanbevolen om: ● toe te werken naar een statuut met wederkerige afspraken over het samenspel en betrek daarbij de uitkomsten van dit onderzoek en van de quickscan lokale democratie; ● (periodieke) ontmoetingen te organiseren tussen college en GMT (strategisch op thema’s) en tussen raad en college (reflectief aan de hand van casuïstiek). Ook is aanbevolen om het eigenaarschap beter te beleggen voor de congruente uitvoering van besluiten en de bewaking en monitoring daarvan. Een onderzoek naar het nakomen van toezeggingen zou - zeker in het licht van het adviesrapport en met de nieuwe raad - een interessante verdieping en aanvulling kunnen zijn op de versterking van de kaderstellende en controlerende rol van de raad. De Rekenkamercommissie van Rijswijk wil met dit ‘nakomingnsonderzoek’ inzichtelijk maken in hoeverre de toezeggen door het college zijn nagekomen en in hoeverre hierover wordt gerapporteerd aan de raad. Hiermee wil de Rekenkamercommissie een bijdrage leveren aan het verder versterken van de kaderstellende en controlerende rol van de raad.

De Rekenkamercommissie heeft BMC gevraagd een offerte uit te brengen voor dit vervolgonderzoek. Met deze offerte voldoen we graag aan dit verzoek.

2

Samen naar beter, Spiegeling samenspel raad-college-organisatie gemeente Rijswijk (april 2022).

| 2 | Offerte Rekenkameronderzoek nakomen toezeggingen college

H2 | Vraagstelling onderzoek 2.1 Doelstelling van het onderzoek Voor dit onderzoek naar het nakomen van toezeggingen heeft de Rekenkamercommissie een driedelige doelstelling geformuleerd: 1. Het vergroten van het inzicht in de nakoming en kwaliteit van gedane toezeggingen aan de gemeenteraad door het college. 2. Een verklaring geven voor eventuele gebreken in het nakomen van toezeggingen. 3. Het doen van aanbevelingen voor verbetering van het proces rond toezeggingen. Het onderzoek moet leiden tot bruikbare aanbevelingen die de naleving van toezeggingen aan de raad en de kwaliteit van de informatievoorziening (en monitoring) over toezeggingen verbeteren. Uiteindelijk zijn deze verbeteringen gericht op een tijdige en volledige informatievoorziening over toezeggingen aan de raad.

2.2 Hoofdvraag en deelvragen De Rekenkamercommissie heeft de volgende hoofdvraag geformuleerd: In hoeverre komt het college van B&W zijn toezeggingen aan de gemeenteraad, gedaan in raadsvergaderingen, na? Wat is, voor wat betreft afspraak en voortgang, de kwaliteit van deze informatievoorziening en welke zijn de verklaringen voor het niet nakomen van toezeggingen? De Rekenkamercommissie heeft de hoofdvraag van het onderzoek verder geoperationaliseerd naar zes deelvragen. 1. Welke toezeggingen heeft het college, c.q. collegeleden volgens de door de griffie bijgehouden lijst van toezeggingen, aan de gemeenteraad c.q. een raadslid gedaan? 2. Wat is de kwaliteit van deze toezeggingen, worden ze vastgelegd en zijn ze voldoende concreet geformuleerd? 3. Op welke wijze is het beheer (inclusief termijnbewaking) van toezeggingen georganiseerd en hoe vindt de sturing plaats? 4. Wie bepaalt er of een toezegging is nagekomen? 5. Zijn de toezeggingen tijdig en volledig nagekomen? 6. Op welke wijze kan de doelmatigheid en doeltreffendheid van het nakomen van toezeggingen worden verbeterd?

| 3 | Offerte Rekenkameronderzoek nakomen toezeggingen college

2.3 Scope van het onderzoek Door de griffie van Rijswijk wordt op dit moment een lijst van toezeggingen bijgehouden. Deze lijst vormt het startpunt van het onderzoek. Uit Ibabs kan afgeleid worden dat er de afgelopen vier jaar (2019-juni 2022) bij elkaar 281 toezeggingen zijn gedaan (of zijn geregistreerd).3 Het onderzoek richt zich op de periode 2020-juni 2022 om daarmee een zo actueel mogelijk beeld te kunnen geven van de wijze waarop toezeggingen nagekomen worden. We stellen voor om deze periode niet verder op te rekken (ook al start het onderzoek na de zomer) omdat dan redelijkerwijs voor alle toezeggingen verwacht kan worden dat er opvolging aan is gegeven (al dan niet volledig nagekomen). In het offerteverzoek is verder aangegeven dat het onderzoek moet ingaan op toezeggingen ‘(...) die gedaan zijn door het college c.q. collegeleden aan de gemeenteraad c.q. een raadslid tijdens een raads- of commissievergadering.’ Ook is het volgende aangegeven: ‘Toezeggingen in de zin van beleidsvoornemens uit de programmabegroting en de raadsvoorstellen worden niet in het onderzoek meegenomen’. In dit onderzoek is het de bedoeling om via acht casussen verder de praktijk te toetsen. Op grond van de casestudy wordt een inhoudelijk beeld geschetst van de wijze waarop toezeggingen nagekomen worden.

Voor de selectie van de acht casussen stellen we een aantal selectiecriteria voor, die we in het volgende hoofdstuk nader toelichten.

3

https://rijswijk.bestuurlijkeinformatie.nl/Reports/Details/49569ccd-d988-4842-b87f-2000dff626d5.

| 4 | Offerte Rekenkameronderzoek nakomen toezeggingen college

H3 | Onderzoeksmethoden 3.1 Normen- en toetsingskader In dit onderzoek wordt de nakoming van toezeggingen beoordeeld aan de hand van een normenkader dat vaker is gebruikt in verschillende (rekenkamer)onderzoeken. Bij het nagaan of de toezeggingen zijn gedaan geldt in algemene zin4 dat: ● de toezegging eenduidig is. Een toezegging mag niet voor verschillende interpretaties vatbaar zijn. Duidelijk moet zijn wat bedoeld wordt en wie wat gaat doen. ● de toezegging tijdgebonden is. Aangegeven moet zijn wanneer de toezegging wordt nagekomen. ● de toezegging binnen een redelijke termijn is afgedaan. Dit is in elk geval binnen de termijn die bij het doen van de toezegging is afgesproken. Indien deze termijn niet genoemd wordt in de toezegging, dan ligt het voor de hand dat in de eerstvolgende vergadering de toezegging wordt afgehandeld, dan wel de termijn van afdoening als dan alsnog wordt bepaald. ● de mogelijkheid aanwezig is dat het nakomen van de toezegging wordt geverifieerd, in elk geval door degene die de toezegging heeft gekregen. ● de toezegging inhoudelijk wordt nagekomen. Het is hierbij van belang dat onderscheid wordt gemaakt tussen het formeel nakomen van een toezegging en het materieel nakomen van een toezegging. Een toezegging is formeel nagekomen als dat als zodanig geregistreerd wordt.

Een toezegging is materieel nagekomen wanneer deze ook inhoudelijk zo wordt nagekomen als bedoeld was.5

Vertaling naar een toetsingskader Omdat de Rekenkamercommissie graag ook met een aantal casussen de diepte in wil gaan, is het normenkader vertaald naar een toetsingskader. Het kader in de volgende tabel wordt dus gebruikt om de acht casussen te toetsen (de methode wordt in de volgende paragraaf nader beschreven).

In het reglement van orde van de gemeente Rijswijk staat geen nadere toelichting over toezeggingen en de procedure hierbij. Wettelijk bestaat hier ook geen (duidelijk) kader voor. 5 https://kennisopenbaarbestuur.nl/media/256219/om-de-controle-door-de-raad.pdf. 4

| 5 | Offerte Rekenkameronderzoek nakomen toezeggingen college

Tabel 1

Toetsingskader

Norm

Toetsingsvraag

Een toezegging dient specifiek geformuleerd te worden. Het moet duidelijk zijn wat bedoeld wordt en wat van wie verwacht mag worden.

Is de formulering specifiek (is de toezegging duidelijk omschreven)?

Een toezegging dient tijdgebonden te zijn. Het moet duidelijk zijn binnen welke termijn door de raad nakoming verwacht mag worden.

Is de formulering tijdgebonden (is in de formulering opgenomen wanneer de toezegging moet zijn nagekomen)?

Een toezegging dient meetbaar te zijn. Het resultaat moet naderhand beoordeeld kunnen worden en dient te beantwoorden aan de oorspronkelijke bedoelingen.

Blijkt uit de beschikbare informatie dat de toezegging is nagekomen?

Een toezegging dient inhoudelijk nagekomen te worden. De raad moet uiteindelijk (antwoord) krijgen waarom gevraagd is.

Is de toezegging tijdig nagekomen? Zo niet, waarom niet?

De raad dient tijdig en volledig geïnformeerd te worden over de voortgang en nakoming van toezeggingen.

Is de gemeenteraad geïnformeerd naar aanleiding van de toezegging? Is de gemeenteraad tijdig geïnformeerd?

3.2 Onderzoeksmethoden In deze paragraaf beschrijven we welke methoden we inzetten voor het onderzoek.

Deskresearch Om inzicht te krijgen in de gedane toezeggingen en het nakomen daarvan in de bedrijfsvoering, beleidsvorming en beleidsuitvoering van de gemeente Rijswijk, bestuderen we relevante documenten. Dit zijn allereerst de toezeggingen zelf, inclusief de bestuurlijke reacties en de relevante beleidsdocumenten en/of addenda behorende bij de beleidsterreinen. Daarnaast is het relevant om na te gaan welke afspraken hierover zijn vastgelegd. In overleg met de ambtelijk contactpersoon willen we nagaan welke informatie ons ter beschikking gesteld kan worden. Onder stap 2 (zie paragraaf 4.1) hebben we een eerste lijst van relevante documenten opgesteld.

Interviews Informatie uit documenten gaat leven als deze in een gesprek door betrokkenen wordt toegelicht en ingekleurd. Achtergronden worden duidelijk en de onderzoekers kunnen hun vragen stellen ter verheldering. We willen graag spreken met zowel de bestuurlijk als de ambtelijk verantwoordelijken.

| 6 | Offerte Rekenkameronderzoek nakomen toezeggingen college

Daarnaast achten we het gewenst met leden van de gemeenteraad te spreken om daarmee te evalueren in hoeverre zij het gevoel hebben gehad dat de aanbevelingen zijn uitgevoerd. Onder stap 3 van het stappenplan hebben we een lijst van personen opgesteld met wie we in gesprek willen gaan.

Casusonderzoek In dit onderzoek wil de Rekenkamercommissie graag acht casussen nader onderzoeken. We stellen voor om dat te doen aan de hand van een toetsingskader dat een nadere uitwerking is van het normenkader. De casestudy is een reality check en een verdieping op de deskresearch. We toetsen aan de hand van deze methode hoe de afhandeling van de toezegging in de praktijk verloopt, hoe dit wordt afgehandeld en hoe er over wordt gecommuniceerd. We doen een voorstel voor de casussen aan de hand van een aantal selectiecriteria. Dit voorstel bespreken we met de Rekenkamercommissie. We gaan uit van acht casussen in lijn met het voorstel van de Rekenkamercommissie. De selectie van de casussen kan bijvoorbeeld op basis van de volgende criteria gebeuren: ● Beleidsterreinen ● Spreiding over portefeuillehouders ● Wel of niet nagekomen ● Spreiding over jaren

3.3 Rapporteren Naast de standaard nota van bevindingen presenteren we de resultaten middels een bestuurlijk deel zodat de resultaten toegankelijk zijn voor ieder raadslid. Dit doen we door het rapport in twee delen op te splitsen (zie ook hoofdstuk 4, stap 4, waarin we de voorlopige hoofdstukindeling nader specificeren). Deel I vormt het bestuurlijke deel en is een op zichzelf staand rapport met conclusies en aanbevelingen. Deel II vormt de meer uitgebreide nota van bevindingen. In de rapportage zullen we daar waar mogelijk ook aanbevelingen doen voor het verbeteren van het nakomen van de toezeggingen en de monitoring hiervan. Hierbij maken we tevens gebruik van best practices die we kennen uit onze advies- en onderzoekspraktijk.

| 7 | Offerte Rekenkameronderzoek nakomen toezeggingen college

H4 | Plan van aanpak We geven ons plan van aanpak voor uw vraag in onderstaande figuur weer. In dit hoofdstuk werken we de aanpak voor u uit.

4.1 Stappenplan

Activiteiten: We organiseren een (digitale) startbijeenkomst. Deze bijeenkomst is gericht op een kennismaking tussen de Rekenkamercommissie, de ambtelijke organisatie en de onderzoeker van BMC. Daarnaast bespreken we de onderzoeksopzet en maken we praktische werkafspraken over onder andere de aankondiging van het onderzoek, de planning, de te bestuderen documenten en de te interviewen personen. BMC legt de gemaakte afspraken vast in een beknopt verslag en legt dit voor aan de Rekenkamercommissie. Resultaten: ● Vastgestelde onderzoeksopzet met een duidelijke afbakening van het onderzoek, alsmede de werkwijze en detailplanning. ● Onderzoek aangekondigd in de ambtelijke organisatie. ● Benodigde informatie beschikbaar voor de onderzoeker via de ambtelijke organisatie.

Activiteiten: In de tweede stap verzamelen we documenten op basis van een vooraf bepaalde lijst met benodigde informatie. Daarna zullen we de beschikbaar gestelde documenten zo snel mogelijk bestuderen. We denken hierbij in ieder geval aan de volgende documenten: ● Lijst van toezeggingen (via iBabs toegankelijk). ● Procedurele voorschriften en afspraken rondom toezeggingen en de nakoming hiervan. ● Raadsverslagen/video-opnames van de behandeling van toezegging voor de acht geselecteerde casussen. ● Programmabegrotingen 2018 tot en met 2022. ● Jaarstukken 2018 tot en met 2021.

| 8 | Offerte Rekenkameronderzoek nakomen toezeggingen college

● ● ● ● ●

Kadernota’s 2018 tot en met 2022 aangaande de beleidsthema’s van de geselecteerde casussen. Voortgangsrapportages 2018 tot 2022 aangaande de geselecteerde casussen. Tussen- en eindevaluaties aangaande de onderzoeken 2018 tot 2022. Raadsvragen aangaande de toezeggingen. Relevante college-/raadsinformatiebrieven ten aanzien van de toezeggingen.

De uitkomsten van de deskresearch beschrijven we in een eerste nota van bevindingen en de gespreksleidraad voor de interviews. Daarnaast stellen we een interviewprotocol op om de te interviewen personen te informeren en voor te bereiden op de interviews en de te bespreken onderwerpen. Naast de gespreksleidraad voor intern betrokkenen (vanuit de gemeente) stellen we in overleg met de Rekenkamercommissie ook gespreksleidraden op die we gebruiken voor de interviews met externe partijen. BMC doet hiervoor een voorstel waarop de Rekenkamercommissie kan reageren. Resultaten: ● Eerste bevindingen op basis van de deskresearch ten aanzien van de onderzoeksvragen. ● Een goed beeld van de verwonderpunten en witte vlekken die we willen ophelderen, respectievelijk invullen. ● Eerste nota van bevindingen. ● Overeenstemming met de Rekenkamercommissie over de te interviewen personen en de vragen die we willen stellen in de interviews. ● Opgesteld interviewprotocol dat is verstuurd aan de te interviewen personen.

Activiteiten: Om de resultaten van de deskresearch nader te kunnen duiden, houden we interviews. We denken daarbij aan de volgende personen en rollen: ● Vertegenwoordiging van het college van B&W (twee gesprekken). ● Gemeentesecretaris (één gesprek). ● Afvaardiging van de gemeenteraad (één groepsgesprek). ● Griffie (één gesprek). ● Verantwoordelijke afdelingshoofden en/of beleidsmedewerkers ten aanzien van de casussen waar de toezegging niet is nagekomen (een of twee groepsgesprekken). We gaan uit van maximaal zeven (groeps)gesprekken, waarbij de verdeling over de partijen in overleg met de Rekenkamercommissie geschiedt. Uiteraard is het daarbij mogelijk om bepaalde interviews te clusteren zodat er ruimte is om alle rollen te spreken. We stellen na afloop van ieder gesprek een interviewverslag op dat we terugkoppelen naar de geïnterviewden. Nadat we de interviews hebben afgerond, vullen we de eerste nota van bevindingen aan met de analyses van de gespreksverslagen.

| 9 | Offerte Rekenkameronderzoek nakomen toezeggingen college

BMC hanteert de RIVM-richtlijnen ten aanzien van de uitbraak van COVID-19. Dit betekent dat we op dit moment streven naar digitale interviews. Indien noodzakelijk kunnen de interviews in overleg ook fysiek plaatsvinden, waarbij de op dat moment geldende richtlijnen gevolgd dienen te worden. Hierin volgen we nauwkeurig de nadere berichtgeving. BMC heeft uitgebreide ervaring met plaats- en tijdonafhankelijk werken. Hiervoor maken we veelvuldig gebruik van het digitaal Jamboard (combinatie van videobellen + gezamenlijk aantekeningen scherm). We kunnen ook aansluiten op de door uw Rekenkamercommissie gebruikte software, zoals MS Teams. Resultaten: ● Witte vlekken zijn ingevuld en verwonderpunten zijn opgehelderd. ● Verdiepend inzicht in de mate waarin toezeggingen worden nagekomen. ● Verdiepend inzicht in de mate waarin over het nakomen van toezeggingen wordt teruggekoppeld aan de raad en hoe dit geborgd is.

Activiteiten: Nadat de deskresearch en interviews zijn afgerond, gaan we aan de slag met het opstellen van het conceptrapport. Separaat kunnen we een voorstel doen voor de conclusies en aanbevelingen. Het conceptrapport en de conclusies bespreken we met de Rekenkamercommissie, waarna we het concept eventueel aanscherpen. Het rapport bestaat in ieder geval uit: ● Deel I - De essentie van het onderzoek (bestuurlijk deel): ○ Doel van het onderzoek. ○ Belang van het onderzoek voor de gemeenteraad. ○ Conclusies ten aanzien van de hieronder genoemde hoofdstukken. ○ Aanbevelingen. ● Deel II - Verdieping op de essentie van het onderzoek (onderzoeksverslag): ○ Hoofdstuk 1: Bevindingen ten aanzien van de procedure. ○ Hoofdstuk 2: Bevindingen ten aanzien van het geheel aan toezeggingen (gaat onder andere in op de aantallen, de afhandelingstermijn, de bewaking en de borging). ○ Hoofdstuk 3: Bevindingen ten aanzien van het casusonderzoek. ● Bijlagen, waaronder: ○ Normen en toetsingskader. ○ Overzicht van de gebruikte documenten. ○ Overzicht van de geïnterviewde functionarissen.

| 10 | Offerte Rekenkameronderzoek nakomen toezeggingen college

Resultaten: ● Rapport met bevindingen en conceptconclusies en -aanbevelingen. ● Bestuurlijk rapport met de essentie van het onderzoek.

Activiteiten: Op basis van de eventuele opmerkingen/bevindingen die uit het technische (ambtelijke) wederhoor naar voren komen, wordt een conceptreactie opgesteld. Hierin wordt vastgelegd wat er met de bevindingen is gedaan en hoe dit wordt verwerkt in het eindrapport. Het conceptrapport bespreken we nogmaals met de Rekenkamercommissie. De ervaring leert dat het proces van hoor en wederhoor ook weer tot nieuwe vragen kan leiden. Op basis van alle reacties en besprekingen wordt het rapport bijgesteld. Tot slot worden de conclusies en aanbevelingen opgesteld en besproken met de Rekenkamercommissie. De Rekenkamercommissie verzorgt zelf het proces van bestuurlijk wederhoor en biedt het definitieve rapport inclusief een nawoord aan bij de gemeenteraad. Uiteraard kijkt en leest BMC graag mee als dat gewenst is. Gedurende dit traject blijft de onderzoeker op afroep beschikbaar voor een eventuele toelichting en de beantwoording van technische vragen. Tot slot evalueren we graag met de Rekenkamercommissie het onderzoek op proces en inhoud. Resultaat: ● Eindrapport met conclusies en aanbevelingen. ● Rapport aangeboden aan de gemeenteraad.

4.2 Planning Gekoppeld aan het plan van aanpak stellen we de volgende planning voor. We zullen aan het begin van het onderzoek zorgen voor een gedetailleerde planning op weekniveau. Tabel 2

Schematische weergave van de planning van het onderzoek

Activiteiten

Juli

Aug

Stap 1: Voorbereiding Stap 2: Deskresearch Stap 3: Interviews Stap 4: Analyse en conceptrapport Stap 5 A: Wederhoor en eindrapport Stap 5 B: Aanbieding aan raad

| 11 | Offerte Rekenkameronderzoek nakomen toezeggingen college

Sept

Okt

Nov

Dec

De planning, zoals weergegeven, is gebaseerd op een gunning in week 28 en een start van het onderzoek in week 29 of 30 met een (digitale) startbijeenkomst. In week 35 of 36 stellen we voor om een contactmoment in te plannen om de voorlopige bevindingen en de topiclijsten te bespreken. Daarna kunnen we starten met de interviews (week 37 tot en met 39). Het conceptrapport (inclusief een voorzet voor de conclusies en aanbevelingen) schrijven we in week 40 tot en met 41 en bespreken we met u in week 42. Daarna ramen we één week om het rapport gereed te maken voor ambtelijk wederhoor dat kan plaatsvinden in week 44. Met deze planning zou het mogelijk moeten zijn om medio december het eindrapport aan te bieden aan de gemeenteraad. De planning kent een ruime start omdat de zomervakantie in de onderzoeksperiode valt. We stellen voor om dan al wel documenten op te vragen en de interviews in te plannen voor september.

4.3 Risico’s en uitgangspunten Voor dit project onderscheiden we de volgende risico’s: ● De benodigde informatie is niet of onvoldoende aanwezig. ● Er is onvoldoende menskracht binnen de organisatie voor het mede uitvoeren van de opdracht (interviews). ● Er komen gedurende het traject nieuwe vragen. ● De betrokken personen (bijvoorbeeld collegeleden) zijn niet meer werkzaam bij de gemeente Rijswijk. Om deze risico’s te minimaliseren, maken we aan het begin van het traject een kort werkplan met daarin opgenomen de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden, wie verantwoordelijk is en wanneer het moet gebeuren. Dit werkplan is het bestek van de opdracht. Dit sluit niet uit dat er problemen kunnen ontstaan, maar eventuele kwesties herkennen we snel en bespreken we met de opdrachtgever. Als een tijdige oplevering en/of de kwaliteit van het eindresultaat in het geding komen, signaleren we dit tijdig en komen we met suggesties voor bijsturing. BMC zal de Rekenkamercommissie daarom gedurende de opdracht de vorderingen in een overzicht melden, zodat altijd inzichtelijk is in welk stadium het onderzoek zich bevindt.

Voor het tijdig en efficiënt uitvoeren van de projectwerkzaamheden gelden de volgende uitgangspunten: ● Bij de start van het onderzoek stelt de Rekenkamercommissie de betrokken medewerkers op de hoogte van het doel en de aanpak van het onderzoek, zodat betrokkenen tijdig zijn geïnformeerd en constructieve medewerking aan het onderzoek is geborgd. ● Er is namens de Rekenkamercommissie één aanspreekpunt. Belangrijke tussenproducten (tussenrapport uitkomsten van stap 2, opzet inhoudsopgave rapport en interviewprotocol), bespreken we met hem of haar.

| 12 | Offerte Rekenkameronderzoek nakomen toezeggingen college

●

● ●

● ●

De haalbaarheid van de planning van de werkzaamheden, bespreking en rapportage is afhankelijk van de kwaliteit, volledigheid, juistheid en tijdigheid van de oplevering van informatie. Met betrekking tot de interviews rekenen we op de aanwezigheid, beschikbaarheid en medewerking van alle relevante ambtelijke functionarissen. We rekenen erop dat u het plannen van afspraken kunt (laten) faciliteren door de secretaris van de Rekenkamercommissie, zodanig dat het onderzoek tijdig en efficiënt kan verlopen. Hierbij gaan we ervan uit dat de interviews zoveel mogelijk op twee of drie aansluitende dagen worden gepland. We gaan ervan uit dat alle gesprekken telefonisch al dan niet via een videogesprek zullen plaatsvinden. Daarbij is de voorkeur van de gesprekspartners uiteraard leidend. De richtlijnen zoals geformuleerd in de handreiking onderzoek door de NVRR worden als leidraad gebruikt tijdens het onderzoek.

| 13 | Offerte Rekenkameronderzoek nakomen toezeggingen college

H5 | Projectteam De heer T. (Tom) Plat, managing consultant Het projectteam bestaat voor deze offerte uit één onderzoeker, namelijk de heer Tom Plat. Jaarlijks voert Tom als projectleider en onderzoeker ongeveer 25 rekenkameronderzoeken uit. Daarbij zitten ook regelmatig opvolgings- en doorwerkingsonderzoeken die qua karakter sterk lijken op onderhavige onderzoeksopzet. Tom heeft ruime ervaring als projectmanager en voert veel evaluatie- en rekenkameronderzoeken uit naar onder andere inkoop- en aanbestedingsbeleid, het democratische gehalte van samenwerkingsverbanden en (lokale) politieke verhoudingen. Recentelijk heeft hij de volgende (rekenkamer)onderzoeken uitgevoerd: ● Rekenkamer Alphen aan den Rijn: Onderzoek naar opvolging aanbevelingen. ● Rekenkamercommissie Maassluis: Onderzoek naar effectiviteit van de Rekenkamercommissie. ● Rekenkamer Breda: Evaluatie van de Rekenkamer. ● Rekenkamer West-Brabant: Onderzoek naar doorwerking rekenkameronderzoeken Bergen op Zoom. ● Rekenkamer West-Brabant: Onderzoek naar doorwerking rekenkameronderzoeken Roosendaal. ● Gemeenten Gouda, Bodegraven-Reeuwijk, Zuidplas en Waddinxveen: Evaluatie van de Groene Hart Rekenkamer. ● Delftse Rekenkamer: Onderzoek naar de informatievoorziening rondom jeugdzorg. ● Rekenkamercommissie ‘s-Hertogenbosch: Onderzoek naar sturing op jeugdhulp.

● Randstedelijke Rekenkamer: Onderzoek naar de Omgevingswet voor Almere, Lelystad, Dronten, Zeewolde, Urk, Noordoostpolder, Provincie Flevoland en het Waterschap Zuiderzeeland. ● Rekenkamer Stichtse Vecht: Onderzoek naar het klimaatbeleid. ● Rekenkamer Hilversum: Onderzoek naar het subsidiebeleid. ● Rekenkamer Amstelveen: Onderzoek naar het minimabeleid. ● Rekenkamercommissie Ridderkerk: Onderzoek naar de energietransitie. ● Rekenkamercommissie Alkmaar: Onderzoek naar de invoering van de Participatiewet. BMC is een kennis- en netwerkorganisatie, dus wanneer er extra expertise nodig is op bepaalde thema’s, valt deze snel in te schakelen.

| 14 | Offerte Rekenkameronderzoek nakomen toezeggingen college

H6 | Tot slot Genoemd bedrag is exclusief btw en overeenkomstig prijspeil 2022. Op deze offerte zijn de algemene handelsvoorwaarden van BMC Advies versie maart 2018 van toepassing. Deze voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Gooi-, Eem- en Flevoland onder nummer 32078667. Een exemplaar van deze voorwaarden is bijgevoegd. Vanuit de doelstellingen van ons kwaliteitsbeleid (zie ook www.bmc.nl/over-bmc) stellen wij het op prijs als u ons bij opdrachtverlening of afwijzing van de offerte op de hoogte wilt stellen van de expliciete redenen. Tevens vragen wij bij opdrachtverlening uw medewerking om samen met ons na afloop te evalueren of de uitvoering van de opdracht qua inhoud, proces en relatie met de opdrachtgever aan uw verwachtingen heeft voldaan. Voor vragen naar aanleiding van dit voorstel kunt u contact opnemen met Tom Plat via telefoonnummer 06 – 53 36 40 87 of per e-mail via tom.plat@bmc.nl. Dit voorstel wordt u digitaal toegezonden. Gaat u met deze offerte akkoord, dan ontvangen wij graag digitaal een exemplaar ondertekend retour (secretariaatonderzoek@bmc.nl).

Met vriendelijke groet, BMC

Voor akkoord: Rekenkamercommissie Rijswijk

drs. N. Brinkman Managing partner

drs. B. Steur Voorzitter Datum:

Bijlage: ● Algemene handelsvoorwaarden BMC

| 15 | Offerte Rekenkameronderzoek nakomen toezeggingen college

BMC Databankweg 26D 3821 AL Amersfoort Postbus 490 3800 AL Amersfoort (033) 496 52 00 info@bmc.nl www.bmc.nl KvK BMC Advies 32078667 IBAN NL91ABNA0504035754 BTW NL80.86.63.598 B.01

| 16 | Offerte Rekenkameronderzoek nakomen toezeggingen college