RA 22 039 GGD en VT Haaglanden - Accountantsverslag 2021

Gemeentelijke Accountantsdienst

<Titel Rapport>

Accountantsverslag bij de jaarrekening 2021 van de Gemeenschappelijke Regeling GGD en Veilig Thuis Haaglanden

GAD/2022.72 5 juli 2022 Spui 70, 2511 BT Den Haag (T) 070-3533550 www.denhaag.nl

1/13

Gemeentelijke Accountantsdienst

Voorwoord Voorwoord

Geacht bestuur,

Belangrijkste boodschappen

Wij hebben de jaarrekening 2021 van de Gemeenschappelijke Regeling GGD en Veilig Thuis Haaglanden gecontroleerd. In dit verslag geven wij de uitkomsten van ons controle weer. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur.

Uitkomsten controle

Onze controle is uitgevoerd met inachtneming van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het controleprotocol dat is vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 10 december 2015. Onze controle resulteert in een oordeel over zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid.

Bevindingen uit de controle Financiële positie

Wij hebben de inhoud van dit accountantsverslag met de penningmeester, de secretaris en de controller afgestemd. Wij bespreken deze rapportage graag tijdens de bijeenkomst van het Algemeen Bestuur op 6 juli 2022 en beantwoorden dan ook uw eventuele vragen. Heeft u nog vragen, neemt u dan contact met ons op.

Overig Opvolgingen bevindingen 2020

Met vriendelijke groet,

Automatisering

GAD Den Haag, 5 juli 2022

Vooruitblik

Origineel ondertekend door

Bijlagen

P.E. Fernando MSc RA accountant

2/13

Gemeentelijke Accountantsdienst

Belangrijkste boodschappen Voorwoord Belangrijkste boodschappen Uitkomsten controle Bevindingen uit de controle Financiële positie Overig Opvolgingen bevindingen 2020 Automatisering Vooruitblik Bijlagen

Oordeel controleverklaring is goedkeurend We hebben de jaarrekening 2021 van de Gemeenschappelijke Regeling GGD en Veilig Thuis Haaglanden (hierna: GR) gecontroleerd en op 5 juli 2022 voorzien van een goedkeurende controleverklaring voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. Positief resultaat GR De GR heeft een positief resultaat van € 2 miljoen behaald. Dit valt uiteen in een voordeel op het programma GGD van € 0,7 miljoen (inclusief onvoorzien en overhead) en op het programma Veilig Thuis (VT) van € 1,3 miljoen (inclusief onvoorzien en overhead). Afrekening meerkosten Corona bedraagt € 81,6 miljoen De financiële gevolgen van de coronacrisis worden ook voor 2021 met de meerkostenregeling van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport gecompenseerd. De kosten die voor vergoeding in aanmerking komen worden, na declaratie, volledig gedekt door het Ministerie. In de jaarstukken zijn de meerkosten Corona opgenomen en toegelicht volgens de vereisten van de meerkostenregeling van het Ministerie. Nagekomen facturen coronagerelateerde kosten In mei 2022 heeft de uitvoeringsorganisatie facturen ontvangen voor coronagerelateerde kosten die betrekking hebben op het boekjaar 2021.

Deze kosten waren niet voorzien door de uitvoeringsorganisatie, waardoor de baten en lasten met betrekking tot de meerkosten corona te laag waren verantwoord in de eindverantwoording van de uitvoeringsorganisatie. De uitvoeringsorganisatie heeft een aangepaste verantwoording opgesteld, voorzien van een controleverklaring. Na de correctie zijn de lasten en baten meerkosten corona juist en volledig verantwoord in de jaarrekening van de GR. Wij adviseren de GR afspraken te maken met de uitvoeringsorganisatie over verbetermaatregelen rondom de beheersing van coronagerelateerde kosten.

3/13

Gemeentelijke Accountantsdienst

Bevindingen uit de controle Voorwoord Belangrijkste boodschappen Uitkomsten controle Bevindingen uit de controle

Uit onze controle komen geen materiële bevindingen naar voren over de getrouwheid en rechtmatigheid. De niet-gecorrigeerde fouten en onzekerheden blijven onder de goedkeuringstolerantie. Wij hebben met u de afspraak gemaakt afwijkingen groter dan € 50.000 te rapporteren. De niet-gecorrigeerde controleverschillen zijn opgenomen in de bijlagen. Overzicht goedkeuringstolerantie en geconstateerde fouten en onzekerheden: (* miljoen) Fouten

Goedkeuringstolerantie € 1,2

Afwijkingen Getrouwheid -

Afwijkingen Rechtmatigheid -

Onzekerheden

€ 3,4

€ 0,7

€ 0,7

Financiële positie Overig Opvolgingen bevindingen 2020 Automatisering Vooruitblik Bijlagen

Nagekomen facturen coronagerelateerde kosten waren niet voorzien De uitvoeringsorganisatie heeft als gevolg van een administratieve omissie bij een leverancier, in mei 2022, facturen (€2,9 miljoen) ontvangen voor coronagerelateerde kosten voor inhuur van personeel. De kosten waren niet opgenomen in de eindverantwoording van de uitvoeringsorganisatie. Daarnaast was de schatting voor de nog te ontvangen facturen te laag (€1,3 miljoen) opgenomen in de eindverantwoording van de uitvoeringsorganisatie. De baten en lasten van de meerkosten corona waren in totaal €4,2 miljoen te laag verantwoord in de eindverantwoording. Per saldo heeft dit geen effect op het resultaat of op het eigen vermogen van de GR, maar is vanwege de omvang hersteld in de eindverantwoording en voorzien van een nieuwe controleverklaring door de accountant. De GR heeft ook een passende toelichting opgenomen in de jaarrekening 2021 onder de ‘gebeurtenissen na balansdatum’. Hoewel de uitvoeringsorganisatie in 2021 de interne beheersmaatregelen rondom de prestatieleveringen van coronagerelateerde kosten heeft aangescherpt, blijft de tijdigheid en de volledigheid van de facturering van coronagerelateerde kosten door leveranciers een aandachtspunt bij de uitvoeringsorganisatie. De meerkosten van corona worden volledig gecompenseerd door het Rijk en hebben geen impact op het resultaat van GR.

De meerkosten van corona maken wel onderdeel uit van de jaarrekening van GR en mogelijke afwijkingen met betrekking tot de meerkosten corona hebben impact op zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid van de jaarrekening van de GR. Wij adviseren de GR afspraken te maken met de uitvoeringsorganisatie over verbetermaatregelen rondom de beheersing van coronagerelateerde kosten.

4/13

Gemeentelijke Accountantsdienst

Bevindingen uit de controle Voorwoord Belangrijkste boodschappen Uitkomsten controle Bevindingen uit de controle Financiële positie

Begrotingsonrechtmatigheid herkenbaar toegelicht in de jaarrekening In het kader van de begrotingsonrechtmatigheid beoordelen wij de lastenoverschrijdingen per programma. De overschrijdingen van de lasten moeten goed herkenbaar in de jaarrekening worden toegelicht. Op twee programma’s zijn begrotingsoverschrijdingen op de lasten geconstateerd. De begrotingsonrechtmatigheden op programma corona en overhead zijn in de jaarrekening 2021 herkenbaar toegelicht. In de toelichting op de baten en lasten is een analyse van de afwijkingen ten opzichte van de begroting opgenomen. De overschrijdingen van de lasten passen binnen het bestaande beleid en worden volledig gecompenseerd door hogere baten. De overschrijden tellen dan ook niet mee in het accountantsoordeel. Programma

Corona

Lasten realisatie 2021 (*€1.000) 80.808

Overschrijding t.o.v. begroting 2021 (*€1.000)

Telt het mee voor het oordeel?

Toelichting

16.349

Onrechtmatigheid telt niet mee in het oordeel.

De overschrijding past binnen het bestaande beleid (lasten corona) en wordt volledig gedekt door het ministerie van VWS.

199

Onrechtmatigheid telt niet mee in het oordeel.

De overschrijding past binnen het bestaande beleid en wordt gecompenseerd met de direct gerelateerde baten uit de dekking van overhead.

Overig Opvolgingen bevindingen 2020 Automatisering Vooruitblik Bijlagen

Overhead

11.075

Aanpassing in verwerkingswijze nacalculatie deelnemersbijdragen De GR heeft in 2021 de nacalculatie van deelnemersbijdragen reeds in de gerealiseerde baten verwerkt. Tot 2021 vond de nacalculatie van de deelnemersbijdragen pas plaats bij de vaststelling van de jaarrekening. De ontvangsten van de deelnemersbijdragen (cf. begroting) werden als baten verantwoord, wat niet in overeenstemming is met de stelsel van baten en lasten. Nu dat de GR de nacalculatie verwerkt in de realisatie, is de verantwoording van de baten in lijn met de stelsel van baten en lasten. Deze nieuwe verwerkingswijze heeft geen effect op de bestemming van het resultaat van de GR. Omdat het de nacalculatie betreft van de deelnemersbijdragen en deze in beide verantwoordingswijze verrekend wordt met de deelnemende gemeenten. Deze verwerkingswijze heeft effect op de baten uit deelnemersbijdrage en de totale baten. De GR heeft deze aanpassing op ons verzoek in de verwerkingswijze toegelicht in de jaarrekening, onder de waarderingsgrondslagen. Nacalculatie compensabele BTW Het voorschot van deelnemersbijdragen wordt vastgesteld exclusief BTW. Vervolgens wordt de compensabele BTW bij de nacalculatie afgerekend met de deelnemende gemeenten. Dit zorgt voor extra administratieve lasten.

Wij adviseren u om de deelnemersbijdragen inclusief BTW vast te stellen, zodat de verrekening van de compensabele BTW niet achteraf in een separate afrekening hoeft plaats te vinden.

5/13

Gemeentelijke Accountantsdienst

Financiële positie Voorwoord Belangrijkste boodschappen Uitkomsten controle Bevindingen uit de controle Financiële positie Overig Opvolgingen bevindingen 2020 Automatisering Vooruitblik Bijlagen

Hogere baten en lasten als gevolg van corona De lasten 2021 zijn hoger dan voorgaand jaar, voornamelijk als gevolg van de kosten die de GGD heeft gemaakt voor de coronacrisis. Hiertegenover staan hogere baten aan externe bijdragen om deze lasten te dekken. Het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport heeft in 2020 een meerkostenregeling voor compensatie van de financiële gevolgen van de coronacrisis ingevoerd. Deze regeling is ook van toepassing voor het jaar 2021. De kosten die voor vergoeding in aanmerking komen worden, na declaratie, volledig gedekt door het Ministerie. Over 2021 gaat het om € 81,6 miljoen. De verdeling van de lasten over 2021 (€ 118 miljoen) geven wij weer in de grafiek hiernaast. De lasten bestaan voornamelijk uit de lasten op programma Corona (€ 80,8 miljoen), GGD basistaken (€ 14,4 miljoen) en Veilig Thuis (€ 11,9 miljoen). De baten over 2021 (€ 120,2 miljoen) bestaan uit (incidentele) bijdragen derden voor dekking corona kosten en GGD taken (€ 87,3 miljoen) en deelnemersbijdragen van de deelnemende gemeenten (€ 33 miljoen).

Solvabiliteit en schuldpositie De Solvabiliteit geeft aan in hoeverre de GR aan haar financiële verplichtingen kan voldoen. De solvabiliteitratio van de GR is dit jaar 46% (2020: 7%). De solvabiliteitsratio is hoger dan vorig jaar, omdat op balansdatum geen voorschotbedragen aan de deelnemende gemeenten open staan. De GR heeft nagenoeg geen schulden en heeft voldoende middelen op de balans om zijn schulden te voldoen.

VERDELING LASTEN 2021

Veilig Thuis; 11.687

Corona; 80.808

Positief resultaat voor de GR Het resultaat is € 2 miljoen voordelig. Dit valt uiteen in een voordeel op het programma GGD van € 0,7 miljoen (inclusief onvoorzien en overhead) en op het programma VT van € 1,3 miljoen (inclusief onvoorzien en overhead).

VERDELING BATEN 2021

Het voordeel op het programma GGD heeft voornamelijk betrekking op de maatwerkafspraken met de uitvoeringsorganisatie ten aanzien van het resultaat GGD 2021 voor de taken algemene infectieziektebestrijding (€ 0,2 miljoen) en tuberculosebestrijding (€0,4 miljoen). Het voordeel op programma Veilig Thuis is hoofdzakelijk het gevolg van onder uitputting van de taak versterken lokale teams.

GGD; 14.374

Overhead en GR-ondersteuning; 11.075

Deelnemersbijdragen; 32.960

Bijdragen derden; 87.252

6/13

Gemeentelijke Accountantsdienst

Overig Voorwoord Belangrijkste boodschappen Uitkomsten controle Bevindingen uit de controle Financiële positie Overig Opvolgingen bevindingen 2020

Het jaarverslag en paragrafen zijn verenigbaar met de jaarrekening Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag verenigbaar is met de jaarrekening 2021. De jaarstukken voldoen aan het BBV De jaarstukken van de GR GGD VT zijn overeenkomstig het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) opgesteld. De bezoldiging van uw topfunctionarissen is juist verantwoord in de WNT-bijlage De naleving van de Wet normering topinkomens (WNT) maakt onderdeel uit van de controle van de uitvoeringsorganisaite en uit de controle blijken geen bevindingen.

WNT De GR heeft twee topfunctionarissen verantwoord in de jaarrekening 2021. Alle topfunctionarissen zijn in loondienst. Gedurende het jaar hebben er geen wijzigingen in topfunctionarissen plaatsgevonden. U hebt in 2021 geen ontslagvergoedingen boven de WNT-grens uitgekeerd.

Automatisering Vooruitblik Bijlagen

7/13

Gemeentelijke Accountantsdienst

Opvolging bevindingen 2020 Voorwoord Belangrijkste boodschappen Uitkomsten controle Bevindingen uit de controle Financiële positie Overig Opvolgingen bevindingen 2020

Bevinding

Opvolging

1.

Status

Verrekening meerkosten corona met ministerie van VWS In 2020 hebben wij geconstateerd dat, op grond van de meerkostenregeling van VWS, onduidelijk is of het positief resultaat (de minderkosten) op de reguliere GGD activiteiten, ook onderdeel moet zijn van de verrekening coronakosten of buiten beschouwing gelaten kan worden bij de declaratie.

De declaratie van de meerkosten corona 2020 is tot heden nog niet vastgesteld door het ministerie van VWS. Er is nog geen duidelijkheid of het positief resultaat (de minderkosten) op de reguliere GGD taken onderdeel moet zijn van de verrekening coronakosten 2020. Deze bevinding speelt dit jaar niet. De uitvoeringsorganisatie heeft in 2021 geen positief resultaat behaald op de reguliere GGD taken als gevolg van minderkosten.

●

2. Prestatielevering coronabestedingen De prestatie voor corona bestedingen ten behoeve van teststraten was voor een aantal ontvangen facturen van de leverancier onvoldoende vast te stellen. De GGD heeft als gevolg hiervan maatregelen getroffen om de contracten en prestatielevering van deze leverancier voor 2021 beter te beheersen.

De GGD heeft in 2021 de interne beheersing aangescherpt voor het vaststellen van de prestatielevering voor de coronagerelateerde kosten. Dit maakt onderdeel uit van de controle bij de uitvoerinsorganisatie. De interne beheersing moet nog verder aangescherpt worden, onder andere op het gebied van tijdige en volledige ontvangst van gefactureerde coronagerelateerde kosten.

●

Automatisering 3.

Vooruitblik Bijlagen

Tijdigheid van de financiële administratie is voor verbetering vatbaar Per 31-12-2020 had de GR een aantal omvangrijke vorderingen en schulden openstaan. Het merendeel van de openstaande posten is het gevolg van achterstanden in de facturering of betalingen. Tijdigheid van de financiële administratie is mede van belang voor een deugdelijke administratieve organisatie en interne beheersing. Daarnaast is dit een teken van een kwalitatief goed financieel beheer.

●

Afgerond

●

Per balansdatum staan er geen omvangrijke vorderingen of schulden open als gevolg van achterstanden in de administratie.

●

Onderhanden

8/13

Gemeentelijke Accountantsdienst

Opvolging bevindingen 2020 Voorwoord Belangrijkste boodschappen Uitkomsten controle Bevindingen uit de controle Financiële positie Overig Opvolgingen bevindingen 2020 Automatisering Vooruitblik Bijlagen

Bevinding

Opvolging

4.

De jaarstukken voldoen aan het BBV, kwaliteit toelichting voor verbetering vatbaar De jaarstukken van de GR GGD-VT zijn overeenkomstig het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) opgesteld. De kwaliteit van de jaarstukken en de toelichtingen in de jaarrekening 2020 zijn verbeterd ten opzichte van de voorgaande jaren. Wij merken wel op dat het detailniveau van de toelichtingen op een aantal onderdelen nog steeds verschillend is. Wij adviseren u om de informatiebehoefte op hetzelfde niveau weer te geven in de toelichtingen. 5.

Wij zien een verbetering op de toelichting in de jaarrekening. Wij zien met name bij de balanstoelichting een verbetering t.o.v. voorgaand jaar, er is meer uniformiteit in de detailniveau van de toelichtingen. Hier is voldoende opvolging gegeven aan deze bevinding.

Geen kwantitatieve presentatie van risico’s in de risicoparagraaf Conform het financieel statuut van de GR GGD-VT worden alle risico’s gepreciseerd door kans (%) maal impact (€) te vermenigvuldigen tot een risicoprofiel uitgedrukt in euro’s. In de begroting 2019 zijn de risico’s ook als zodanig gepresenteerd. In de jaarstukken zijn de risico’s echter niet gekwantificeerd. Wij adviseren om in het vervolg, conform het financieel statuut, de risico’s in de jaarstukken te kwantificeren in euro’s.

De GR heeft de risico’s in de jaarstukken 2021 gekwantificeerd naar kans (%) maal impact (€). Daar waar het niet mogelijk is om de risico’s naar Euro’s te kwantificeren heeft de GR dit meegenomen als onbekend.

6. Datalek GGD systemen In de GGD-systemen heeft er in 2020 een datalek plaatsgevonden. De Autoriteit Persoonsgegevens is begin februari 2021 een onderzoek gestart naar de naleving door de GGD van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Na dit onderzoek zal duidelijk worden wat de omvang en de impact van het datalek zijn. Dit is toereikend toegelicht in de jaarstukken van de GR.

Het onderzoek van Autoriteit Persoonsgegevens is afgerond en heeft niet geleid tot een financiële impact voor de GR. Naar aanleiding van het onderzoek is er een privacy jaarplanwerk opgesteld en zijn beheersmaatregelen getroffen bij de GGD.

●

Afgerond

●

Status

● ● ●

Onderhanden

9/13

Gemeentelijke Accountantsdienst

Automatisering Voorwoord Belangrijkste boodschappen Uitkomsten controle Bevindingen uit de controle Financiële positie Overig

Continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking Vanuit onze rol als accountant besteden wij in onze controle aandacht aan de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde omgeving. De accountantscontrole van de jaarrekening is niet specifiek gericht op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking en behoeft derhalve niet te leiden tot bevindingen die bij een speciaal daarop gericht onderzoek wel naar voren zouden kunnen komen. Daar waar wij bij de jaarrekeningcontrole gebruik maken van de geautomatiseerde systemen is niet gebleken dat er sprake is van bijzonderheden ten aanzien van de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking.

Opvolgingen bevindingen 2020 Automatisering Vooruitblik Bijlagen

10/13

Gemeentelijke Accountantsdienst

Vooruitblik Voorwoord Belangrijkste boodschappen Uitkomsten controle Bevindingen uit de controle Financiële positie Overig Opvolgingen bevindingen 2020 Automatisering Vooruitblik Bijlagen

Rechtmatigheidsverantwoording doorgeschoven naar 2023 De wettelijke kaders zijn definitief vastgesteld, het Dagelijks Bestuur is met ingang van 2023, zelf verantwoordelijk voor het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid van de bestede middelen in de jaarrekening van de GR. Bij de GR zijn de taken en bevoegdheden overgedragen aan de uitvoeringsorganisatie. Het is van belang dat de GR afspraken maakt met de uitvoeringsorganisatie om expliciet verantwoording af te leggen over de rechtmatigheidsaspecten die betrekking hebben op de uitvoering van de taken en impact hebben op de verantwoording van de GR. De GR is nu bezig met de voorbereidingen voor de rechtmatigheidsverantwoording. Wij adviseren u om de komende periode minimaal de volgende drie punten uit te werken: 1) Bespreek de ambitieniveau die u wilt bereiken met de rechtmatigheidsverantwoording: a) Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid b) Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid en aantal relevante processen en thema’s c) Verantwoording gericht op bredere bedrijfsvoering zogenaamde in control statement 2) Bepaal de verantwoordingsgrens tussen 0% en 3% en laat de verantwoordingsgrens door het Algemeen Bestuur vaststellen. 3) Pas het controleprotocol aan.

11/13

Gemeentelijke Accountantsdienst

Bijlagen Voorwoord Belangrijkste boodschappen Uitkomsten controle Bevindingen uit de controle Financiële positie Overig Opvolgingen bevindingen 2020 Automatisering Vooruitblik Bijlagen

Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd Voor de uitvoering van onze controle is het belangrijk, dat wij onafhankelijk zijn. De door ons verrichte diensten voor uw organisatie passen binnen de regels van onafhankelijkheid. Onze teamleden zijn onafhankelijk van uw organisatie. Er zijn geen andere zaken, die in strijd zijn met de onafhankelijkheidsregels. Geen aanwijzing of vermoeden van fraude Er zijn tijdens de door ons uitgevoerde reguliere controlewerkzaamheden geen materiële onjuistheden als gevolg van fraude ontdekt, noch hebben wij aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude of het vermoeden van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het Dagelijks Bestuur. De accountant is verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het Dagelijks Bestuur. Wij merken op, dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht.

12/13

Gemeentelijke Accountantsdienst

Bijlage – Niet gecorrigeerde controleverschillen Voorwoord

Controleverschillen boven de rapporteringstolerantie van € 50.000

Belangrijkste boodschappen

Nr.

Omschrijving

Categorie afwijking

Classificatie afwijking

Uitkomsten controle

1 2

Onzekerheid m.b.t. combifunctie primair proces/overhead Prestatielevering coronagerelateerde kosten niet vastgesteld

Rechtmatigheid en getrouwheid Rechtmatigheid en getrouwheid

Onzeker Onzeker

Bevindingen uit de controle

Bedrag afwijking (*€1.000) 185 500

Financiële positie Overig Opvolgingen bevindingen 2020 Automatisering Vooruitblik Bijlagen

13/13