RA 21 052 Accountantsverslag ODH 2020 definitief.pdf
Tekst van het document
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie controle Jaarstukken
Omgevingsdienst Haaglanden
Interne beheersing Ontwikkelingen
Accountantsverslag 2020 PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 20 mei 2021
xx maart 2020 Bijlagen
Interactive PDF report
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie controle Jaarstukken Interne beheersing Ontwikkelingen
Omgevingsdienst Haaglanden T.a.v. het bestuur en de directie Zuid-Hollandplein 1 2596 AW DEN HAAG 20 mei 2021 Referentie: 5QXM54D4MW4M-1489582455-27
Geacht bestuur, geachte directie, Hierbij bieden wij u ons accountantsverslag aan dat wij hebben opgesteld in het kader van onze controle op de jaarrekening 2020 (de ‘jaarrekening’) van Omgevingsdienst Haaglanden. Dit accountantsverslag gaat in op de belangrijkste bevindingen uit onze controle. Onze bevindingen zijn openlijk en constructief besproken met de ambtelijke organisatie en de directeur. Het thema rechtmatigheid van (Europese) aanbestedingen staat centraal in onze aanpak door de aanbevelingen die we op dat gebied in eerdere jaren hebben gedaan. Dit jaar hebben we voor de uitgaven van één leverancier geconcludeerd dat er niet voldoende controle-informatie beschikbaar is om te beoordelen of het rechtmatige transacties betreft. Het proces rondom (Europese) aanbestedingen blijft daarmee een belangrijk aandachtspunt in uw organisatie.
Hebt u nog vragen, neemt u dan contact met ons op. Wij zijn uiteraard graag bereid om de inhoud van dit accountantsverslag nader toe te lichten. Wij bedanken u en uw medewerkers voor de medewerking tijdens onze controle. Hoogachtend, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Dit document is elektronisch ondertekend door:
Martine Koedijk []
drs. M.J.A. Koedijk RA RE partner
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Thomas R. Malthusstraat 5, 1066 JR Amsterdam, Postbus 90357, 1006 BJ Amsterdam T: 088 792 00 20, F: 088 792 96 40, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.
Bijlagen
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie controle Jaarstukken Interne beheersing Ontwikkelingen
Onze kernboodschappen Een goedkeurend oordeel op getrouwheid en rechtmatigheid
De rechtmatigheidsverantwoording verdient een hogere prioriteit
Wij hebben onze controle van de jaarrekening 2020 van de omgevingsdienst afgerond en hebben een goedkeurende controleverklaring over de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekening afgegeven. Onze bevindingen bleven onder onze materialiteitsgrens van €259.000.
Conform de laatste berichtgeving uit de politiek moet het dagelijks bestuur met ingang van de jaarrekening 2021 zelf verantwoording afleggen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties in de rechtmatigheidsverantwoording. We hebben begrepen dat de voorbereidingen vanuit de organisatie op dit moment een pilot met een verantwoordingsgrens van 3% betreffen. We vragen uw aandacht voor het verder uitwerken van aanpassingen in de interne beheersing om de rechtmatigheid van transacties te kunnen onderbouwen. We denken hier graag in mee.
We hebben geen indicaties van fraude en/of niet-naleving van wet- en regelgeving geconstateerd.
Het beleid rondom (Europese) aanbestedingen moet aangescherpt worden Wij hebben u in eerdere jaren geadviseerd een inkoopplan op te zetten en te onderzoeken of raamovereenkomsten een goede optie voor u zouden kunnen zijn. Uw organisatie maakt nog steeds gebruik van, vaak achteraf opgestelde, afwijkingsbesluiten, terwijl er meer aandacht zou moeten zijn voor het juist opstarten van aanbestedingsprocedures (met name op het gebied van inhuur). De toekomstige inkoopwaarde dient voor een crediteur ingeschat te worden om vooraf te bepalen of een afwijkingsbesluit noodzakelijk is. We hebben in de uitgaven van 2020 één leverancier geconstateerd waarvan wij niet kunnen vaststellen of de inkopen rechtmatig zijn. Voor een verdere toelichting verwijzen wij naar de volgende paragraaf: Beleid aanbestedingen.
Ons accountantsverslag is uitsluitend opgesteld voor het gebruik van het algemeen en het dagelijks bestuur van Omgevingsdienst Haaglanden. Het is niet toegestaan dit verslag aan derden te verstrekken zonder onze voorafgaande toestemming. Wij aanvaarden geen enkele aansprakelijkheid of verantwoordelijkheid als gevolg daarvan jegens enige andere persoon die dit verslag in handen krijgt of er gebruik van maakt.
Bijlagen
2
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie controle Jaarstukken Interne beheersing Ontwikkelingen
Ons oordeel bij uw jaarstukken 2020 Uw jaarrekening geeft een getrouw beeld
1
Wij hebben de controle van de jaarrekening 2020 van Omgevingsdienst Haaglanden afgerond en zijn van plan een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening af te geven op getrouwheid en rechtmatigheid, onder voorbehoud van goedkeuring van de jaarrekening door het algemeen bestuur op 30 juni 2021, inclusief de verantwoording WNT.
2
Wij hebben één onzekerheid in het kader van rechtmatigheid geconstateerd Onze bevindingen blijven binnen de door u gestelde goedkeuringstoleranties op de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid. Jaarverslag verenigbaar met de jaarrekening
3
Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag verenigbaar is met de jaarrekening.
Rechtmatigheid
Getrouwheid Oordeel: 1000
1.000
800
800
600
600
400
400
200
200
0
-
Fouten
= absoluut bedrag fouten of onzekerheden x €1.000 Bijlagen
Oordeel:
Goedkeurend
Onzekerheden
= door u vastgestelde goedkeuringstolerantie x €1.000
Goedkeurend
Fouten
Onzekerheden 3
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie controle Jaarstukken
Overzicht van fouten en onzekerheden op getrouwheid en rechtmatigheid
Interne beheersing
Onderstaand hebben wij onze detailbevindingen op de aspecten rechtmatigheid en getrouwheid opgenomen boven de door u gestelde rapporteringstolerantie van €12.950.
Ontwikkelingen #
Beschrijving
1
Onzekerheid in rechtmatigheid inhuur BI-architect
Overzicht van baten en lasten
Jaarrekeningpost
Debet
Inkooplasten
Credit
Balans Debet
Credit
217.868 Totaal
217.868
3I
Bijlagen
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie controle
Onze bevindingen bij de jaarstukken
Rechtmatigheid
Wij hebben de getrouwheid van de jaarrekening gecontroleerd en de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties. Daarnaast hebben we de consistentie van uw jaarrekening met de overige informatie in uw jaarstukken vastgesteld en hebben we gekeken naar de informatiewaarde van de jaarstukken. Onze bevindingen vindt u in dit deel.
Informatiewaarde
De financiële positie van de omgevingsdienst is stabiel.
Jaarstukken Financiële positie
Interne beheersing Ontwikkelingen
Bij rechtmatigheid hebben wij belangrijke bevindingen inzake aanbesteden. De kwaliteit van uw jaarstukken is goed.
4
Bijlagen
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie controle Jaarstukken Financiële positie Rechtmatigheid Informatiewaarde
Interne beheersing Ontwikkelingen
De kengetallen laten een neerwaartse ontwikkeling zien De afgelopen jaren heeft de omgevingsdienst conform begroting een negatief saldo van baten en lasten gerealiseerd. Dit saldo wordt onttrokken aan de algemene reserve. Dit heeft zich vertaald in een teruglopende solvabiliteit. Vanaf 2019 is sprake van een nacalculatie ten aanzien van de deelnemersbijdrage. Om die reden is er, ten opzichte van voorgaand jaar, geen sprake geweest van een onttrekking vanuit de algemene reserve. Het eigen vermogen is daarmee gelijk gebleven maar het totaal vermogen is iets afgenomen. Dit heeft geresulteerd in een lagere solvabiliteit ten opzichte van voorgaand jaar. De algemene reserve vormt een belangrijke component van de weerstandscapaciteit. Uit de paragraaf Weerstandsvermogen blijkt dat deze belangrijk is teruggelopen. De weerstandsratio (weerstandsvermogen gedeeld door het risicoprofiel) eind 2021 komt met een waarde van 1,05 dicht bij de grens ‘matig’. Uw algemeen bestuur heeft immers bepaald dat de waarde ‘voldoende’ ligt tussen 1,0 en 1,4. Het daadwerkelijke weerstandsvermogen is mede afhankelijk van de actualisatie van het risicoprofiel (zie onze opmerkingen over de paragraaf weerstandsvermogen). Doordat er sprake is van nacalculatie zullen schommelingen in de uitgaven gedragen moeten worden door de deelnemers en zullen zij hiervoor ruimte moeten reserveren in hun weerstandscapaciteit.
Kengetallen
Omgevingsdienst
Landelijk
2020
2019
2020*
2019
Netto schuldquote
0,7%
0,3%
66,7%
68%
Solvabiliteit
5,4%
5,8%
31,6%
33%
Structurele exploitatieruimte
-0,6%
0,6%
0,0%
0,46%
* op basis van de begroting 2020
5
Bijlagen
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie controle Jaarstukken
Schattingen jaarrekening zijn voorzichtig Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het dagelijks bestuur belangrijke schattingen. We hebben de schattingen die het dagelijks bestuur heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2020 beoordeeld.
Onderstaande tabel geeft een overzicht van onze bevindingen met de bijbehorende motivering.
Financiële positie Rechtmatigheid
Schatting
Waarde in 2020 (2019)
Informatiewaarde
Beoordeling 2020
Beoordeling 2019
Wij achten de schattingen ten aanzien van de opgenomen voorziening Werkloosheidsuitkering in de jaarrekening voorzichtig. De voorziening is gebaseerd op een raming van het aantal maanden dat moet worden uitgekeerd aan twee vertrokken medewerkers en een schatting van de sociale premies die moeten worden betaald. Het management en het dagelijkse bestuur hebben van de verwachte bandbreedte de voorzichtige kant gekozen. De voorziening is, naast een mutatie ten aanzien van uitbetaling, conform voorgaand jaar. De berekening van de omgevingsdienst valt daarmee nog binnen een aanvaardbare bandbreedte waardoor wij geen correctie hebben voorgesteld.
Met onze werkzaamheden ten aanzien van de overlopende passiva en overige schulden hebben wij vastgesteld dat er sprake is van een evenwichtige schatting. Er is geen sprake van bevindingen ten aanzien van deze jaarrekeningposten.
Interne beheersing Ontwikkelingen
Juistheid en volledigheid overige voorzieningen
272.521 (298.074)
Volledigheid overlopende passiva en overige schulden
14.167.686 (17.059.688)
Controleverschil
Bijlagen
Voorzichtig
Commentaar
Evenwichtig
Optimistisch
Controleverschil
5I
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie controle Jaarstukken Financiële positie Rechtmatigheid Informatiewaarde
Interne beheersing Ontwikkelingen
Het beleid voor (Europese) aanbestedingen moet aangescherpt worden In onze controle op de naleving van Europese aanbestedingsrichtlijnen hebben wij geen onrechtmatigheden geïdentificeerd. Wel is er sprake van een onzekerheid van €217.868 met betrekking tot de inhuur van een BI-architect.
Onzekerheid BI-architect We hebben geconstateerd dat aan één leverancier meerdere inhuuropdrachten zijn verleend voor een totaalbedrag van €217.868 in 2020 voor de inhuur van een BI-architect. We hebben nader onderzocht welke opdrachten en aanbestedingsvormen daaraan ten grondslag liggen. Omdat de leverancier waar u een raamcontract mee heeft niet in staat was om te leveren, is de opdracht onderhands gegund om een al ingehuurde BIarchitect langer in dienst te houden van de omgevingsdienst. Deze opdracht is in totaal drie keer verlengd. Na beoordeling van de onderliggende documentatie blijft het onduidelijk of bij de aanvang van de inhuur al bekend was wat de totale omvang/contractwaarde van de inhuur zou zijn en of op dat moment de juiste aanbestedingsprocedure is geselecteerd.
Als laatste adviseren wij u ook over de tijdigheid van de autorisatie van de afwijkingsbesluiten ten aanzien van uw eigen aanbestedingsbeleid. Door middel van onze werkzaamheden op de aanbestedingen hebben wij vastgesteld dat de afwijkingsbesluiten niet tijdig waren geautoriseerd door de directeur. Wij hebben vastgesteld dat de directeur van de afwijkingen op de hoogte was gesteld maar er was geen sprake van een formele autorisatie. Om de dossiervorming ten aanzien van de aanbestedingen te optimaliseren raden wij aan de afwijkingsbesluiten tijdig te laten autoriseren.
Aandachtspunten in uw inkoopproces Wij vragen op basis van onze controlewerkzaamheden uw aandacht voor de onderbouwing en dossiervorming van gevolgde aanbestedingsprocedures. Mede in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is het vervolgens van belang dat er interne toetsing plaatsvindt van de juistheid van de gevolgde aanbestedingsprocedure. Net als voorgaand jaar stellen wij vast dat regelmatig gelijksoortige diensten worden ingekocht. Wij raden u aan in deze gevallen, die met name inhuurcontracten betreffen, een raamcontract af te sluiten. Dit kan efficiënt zijn en tegelijkertijd het risico op onrechtmatigheden (niet voldoen aan Europese aanbestedingsregels) verkleinen.
Bijlagen
6
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie controle
De kwaliteit van uw jaarverslag is goed Jaarrekening en jaarverslag zijn verenigbaar Wij hebben vastgesteld, op grond van de verkregen informatie in onze controle, dat de jaarrekening en het jaarverslag verenigbaar zijn.
Jaarstukken Jaarrekening en jaarverslag zijn verenigbaar
Financiële positie Rechtmatigheid
Jaarverslag voldoet aan eisen BBV In het BBV zijn diverse eisen opgenomen voor de vorm en inhoud van het jaarverslag. Wij hebben vastgesteld dat uw jaarverslag volledig voldoet aan het BBV.
Interne beheersing
Jaarverslag voldoet aan eisen BBV
Ontwikkelingen
Kwaliteit paragrafen
Informatiewaarde
Kwaliteit paragrafen Wij hebben vastgesteld dat alle verplichte informatie in de paragrafen is opgenomen. Daarnaast hebben wij de informatiewaarde van de paragrafen beoordeeld. In de paragraaf weerstandsvermogen wordt een overzicht gegeven van de risico’s en de getroffen beheersingsmaatregelen. Dit overzicht houdt nog geen rekening met nieuwe geïdentificeerde risico’s zoals frauderisico en risico’s van verdere digitalisering en gegevensbescherming (privacy) en de aankomende Omgevingswet. Informatiewaarde • De relatie tussen het beleid en de financiën kan nog concreter worden gemaakt door in de toelichting per programma de doelstellingen vanuit de begroting en de financiële realisatie aan elkaar te koppelen.
Informatiewaarde
•
De leesbaarheid kan nog worden verbeterd door, indien sprake is van veel bedragen in de tekst, gebruik te maken van tabellen.
7
Bijlagen
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie controle
Kwaliteit van uw interne beheersing
Jaarstukken
Wij hebben geen nieuwe significante tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd
Interne beheersing
We hebben een toelichting opgenomen op de status van de beheersing van uw processen.
Kwaliteit Fraude en wet- en regelgeving
Ontwikkelingen
Voor zover wij bevindingen hebben in de controle met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking, melden wij die. Wij hebben er geen specifiek onderzoek naar gedaan. Bij onze controle is in dit opzicht niets naar voren gekomen. .
8
Bijlagen
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie controle Jaarstukken Interne beheersing Kwaliteit Fraude en wet- en regelgeving
Ontwikkelingen
Toelichting kwaliteit interne beheersing Opvolging bevindingen inzake kwaliteit interne beheersing Vorig jaar hebben wij de volgende nog niet opgevolgde bevindingen gerapporteerd inzake de volwassenheid van uw interne beheersing. In onderstaande tabel hebben wij de huidige status opgenomen van de opvolging. Met ingang van september 2020 wordt gewerkt aan het contractenregister. Met behulp van een workflow is dit ingebed in Afas Profit. De verwachting is dat op 1 april 2021 een volledig contractenregister beschikbaar is. Op het gebied van informatiebeveiliging zijn rechten nu gekoppeld aan de rollen van medewerkers. Deze aanpassing wordt de komende tijd nog verder aangescherpt. We hebben begrepen dat frauderisicomanagement in de tweede helft van 2021 uitgewerkt gaat worden. Bevindingen
Status
1. Onvolledig contractenregister
2. Informatiebeveiliging moet worden aangescherpt door beperking van toegangsrechten tot systemen en afmelding
3. Risicomanagement ten aanzien van fraude nog onvoldoende vormgegeven
Niet opgepakt
Bijlagen
Onderhanden
Opgepakt
9
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie controle
Fraude, omkoping en corruptie en naleving van wet- en regelgeving
Jaarstukken
Een formeel proces rondom beoordeling frauderisico’s is nog niet ingericht door het management
Interne beheersing
Als onderdeel van onze controlewerkzaamheden bespreken wij de interne controleomgeving rond de preventie en opsporing van fraude en het naleven van wet- en regelgeving. Aangezien het voorkomen en opsporen van fraude de primaire verantwoordelijkheid is van het management en degenen die belast zijn met governance, verwachten wij dat er een bepaald minimaal niveau van interne controle is, rekening houdend met de omvang en de complexiteit van de organisatie en haar activiteiten.
Kwaliteit Fraude en wet- en regelgeving
Ontwikkelingen
Voorgaand jaar hebben wij de omgevingsdienst geadviseerd een formeel frauderisicomanagement vorm te geven. We hebben begrepen dat dit nog niet is gebeurd en dat dit op de planning staat voor de tweede helft van 2021. In onze controle hebben wij in het kader van frauderisico’s additioneel aandacht besteed aan ongebruikelijke boekingen en gebruikers in uw administratie, met focus op de jaareindeboekingen. Daarnaast hebben wij de uitgaven op de bedrijfscreditcard doorgenomen.
Als uw accountant is het onze verantwoordelijkheid om onze controle te plannen en uit te voeren om redelijke zekerheid te krijgen dat de jaarrekening als geheel geen materiële onjuistheden bevat, of die nu worden veroorzaakt door fraude of door fouten, rekening houdend met het van toepassing zijnde wettelijke en regelgevende kader. Door de inherente beperkingen van een controle is het risico onvermijdelijk dat sommige materiële onjuistheden in de jaarrekening onopgemerkt blijven.
Geen situaties geconstateerd waarbij wet- en regelgeving niet wordt nageleefd (NOCLAR) Tijdens de controle van de jaarrekening 2020 zijn geen gevallen van het niet naleven van wet- en regelgeving onder onze aandacht gekomen. Wel hebben we in het kader van de rechtmatigheid van aanbesteden een onzekerheid geconstateerd die mogelijk een situatie van niet-naleving van de Europese aanbestedingsregels zou kunnen betreffen, zie hiervoor de volgende link.
Tijdens de controle van de jaarrekening 2020 zijn geen aanwijzingen van fraude onder onze aandacht gekomen.
Wat u moet weten over fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en opsporen van fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving berust zowel bij het bestuur van de gemeente als het management. In deze video gaan we in op deze verantwoordelijkheden. 10
Bijlagen
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie controle Jaarstukken Interne beheersing
Ontwikkelingen voor uw organisatie We hebben de belangrijke ontwikkelingen in wet- en regelgeving met de organisatie en het bestuur besproken. Via onze rapportages brengen wij u onze observaties en aanbevelingen over status en voortgang die u treft ten aanzien van deze ontwikkelingen.
Ontwikkelingen Vooruitblik extern
11
Bijlagen
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie controle Jaarstukken Interne beheersing Ontwikkelingen Vooruitblik extern
Vooruitblik ontwikkelingen voor Omgevingsdienst Haaglanden Mogelijke acties met betrekking tot de Omgevingswet
De rechtmatigheidsverantwoording verdient een hogere prioriteit
Inmiddels is een besluit genomen dat per 1 januari 2022 de Omgevingswet in werking treedt. Voor die tijd is het van belang dat alle processen binnen uw organisatie in lijn worden gebracht om de livegang per 1 januari 2022 mogelijk te maken.
Hoewel de wettelijke kaders nog niet definitief zijn, moet het college over 2021 een rechtmatigheidsverantwoording afgeven, als onderdeel van de jaarstukken. In onze eerdere rapportage hebben wij u geadviseerd hier alvast op voor te sorteren, omdat dit aandacht en eventuele wijzigingen vereist van uw organisatie. Op dit moment is uw organisatie van plan een grens van 3% te gaan hanteren in de rechtmatigheidsverantwoording als pilot. Deze grens is nog niet formeel vastgesteld en er is ook nog geen verder plan uitgewerkt voor de gevolgen ervan voor uw interne beheersing. Omdat u echter in uw organisatie voldoende onderbouwing moet hebben van de rechtmatigheid van de transacties die door de administratie lopen heeft het wel gevolgen voor uw interne controle.
Recent wordt er steeds meer aandacht gevraagd dat de nieuwe Omgevingswet alleen succes kan hebben als alle elementen, op zowel ICTals financieel gebied, juist werken. Hiervoor moet voldoende tijd worden vrijgemaakt om dit te testen. Wij vragen hiervoor extra aandacht in verband met de langlopende discussie met één van uw softwareleveranciers. Wij raden u aan om kennis te nemen van Route 22, een roadmap geïntroduceerd door de VNG om belangrijke mijlpalen in het kader van de invoering van de Omgevingswet te identificeren en uit te voeren.
Omdat het boekjaar 2021 al is gestart vragen wij aandacht voor een definitieve inrichting inzake de rechtmatigheidsverantwoording. Wij denken hier graag in mee.
12
Bijlagen
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie controle Jaarstukken
Bijlagen In de bijlagen hebben wij informatie opgenomen die wij vanuit de controlestandaarden aan u moet melden.
Interne beheersing Ontwikkelingen
Bijlagen WNT Materialiteit Communicatie Verantwoordelijkheden Onafhankelijkheid
13
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie controle Jaarstukken Interne beheersing Ontwikkelingen
De bezoldiging van uw topfunctionarissen is juist verantwoord in de WNT-bijlage Als onderdeel van onze controle hebben wij de naleving van de Wet normering topinkomens (‘WNT’) gecontroleerd. Uit onze controle blijken geen bevindingen. Op grond van de wet is de directeur/secretaris aangewezen als topfunctionaris. Hun bezoldiging is juist en volledig verantwoord in de bijlage WNT in uw jaarstukken. Wilt u meer weten over de WNT? Kijkt u dan op: https://www.topinkomens.nl.
Bijlage Wet normering topinkomens (WNT)
WNT wijzigt in 2021 nauwelijks In 2021 verandert er voor de WNT nagenoeg niets ten opzichte van 2020. Wel zijn de bedragen geïndexeerd op basis van de loonontwikkeling in de sector overheid. •
De wettelijke maximale bezoldiging voor topfunctionarissen is aangepast van €201.000 in 2020 naar €209.000 in 2021.
In de verantwoording van ‘Overige functionarissen (op functie) vervalt met ingang van 2021 de verplichte vermelding van de omvang van het dienstverband (van ‘datum’ tot ‘datum’).
U hebt één topfunctionaris verantwoord in de jaarrekening 2020. Alle topfunctionarissen zijn in loondienst. Gedurende het jaar hebben er geen wijzigingen in topfunctionarissen plaatsgevonden.
Bijlagen WNT
U hebt in 2020 geen ontslagvergoedingen boven de WNT-grens uitgekeerd.
Materialiteit Communicatie Verantwoordelijkheden Onafhankelijkheid
14
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie controle Jaarstukken Interne beheersing Ontwikkelingen
De materialiteit is gedurende de controle toegenomen De reikwijdte van onze controle wordt beïnvloed door het toepassen van materialiteit. Het begrip ‘materieel’ wordt toegelicht in de paragraaf ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening’ in onze controleverklaring. Afwijkingen worden als materieel beschouwd wanneer redelijkerwijs kan worden verwacht dat ze, elk afzonderlijk of in totaal, gevolgen kunnen hebben voor de economische beslissingen die gebruikers op grond van de jaarrekening nemen. In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) zijn de goedkeuringstoleranties bepaald die de accountant ten behoeve van de oordeelsvorming over de jaarrekening van de omgevingsdienst hanteert. De grondslag voor het bepalen van deze toleranties betreft de totale werkelijke kosten van de omgevingsdienst, inclusief de toevoegingen aan de bestemmingsreserves. Materialiteit bepaalt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en het effect van vastgestelde afwijkingen op onze verklaring.
Bijlagen
WNT Materialiteit
In ons controleplan hebben wij een materialiteit vastgesteld van €247.000. Materialiteit wordt echter geactualiseerd op basis van de feitelijke financiële gegevens en wijzigingen in uw organisatie en omgeving gedurende het hele jaar. Aangezien de werkelijke lasten hoger zijn dan de begrote lasten op basis waarvan wij onze initiële materialiteit hebben berekend, heeft er op basis van de wettelijke uitgangspunten een verhoging plaatsgevonden naar €259.000.
Goedkeuringstolerantie (x €1.000) 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 Controleplan Jaarrekening
Fouten 247 259
Onzekerheden 741 777
Communicatie Verantwoordelijkheden Onafhankelijkheid
15
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie controle Jaarstukken
Update over onze communicatie met u Als PwC vinden wij het van belang om u te laten zien op welke wijze wij de belangrijkste voorwaarden en aandachtspunten van de controle hebben gerapporteerd. Deze hebben we opgenomen in onderstaande tabel. Vereiste communicatie grond van controlestandaarden
Opdrachtbrief
Mededeling over de verantwoordelijkheden van de accountant
Accountantsverslag
Interne beheersing Ontwikkelingen
Bijlagen
WNT Materialiteit Communicatie
Verantwoordelijkheden Onafhankelijkheid
Bevestiging van de onafhankelijkheid van PwC
De zaken die zijn aangemerkt als kernpunten van de controle
Eventuele significante tekortkomingen in de interne controle
Eventuele ontdekte of vermoede fraude
Niet-naleving van wet- en regelgeving
Schriftelijke bevestigingen gevraagd van het management
Alle zaken die van invloed zijn op de vorm en inhoud van de controleverklaring
Standpunt van de accountant over belangrijke kwalitatieve aspecten van de verslaggeving door het dagelijks bestuur
Rapporteren over significante moeilijkheden, aangelegenheden en overige zaken die van belang zijn voor het toezicht op het financiële verslaggevingsproces
Niet-gecorrigeerde afwijkingen
Significante aangelegenheden die naar voren komen tijdens de controle in verband met verbonden partijen van de entiteit
Beschrijving van de reikwijdte en timing van de controle, waaronder significante risico’s
16
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie controle
Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening
Jaarstukken
Verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur voor de jaarrekening
Interne beheersing
Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor: • het opstellen en getrouw weergeven van de financiële positie in de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV); • rechtmatige totstandkoming van baten en lasten en balansmutaties; en voor • interne beheersingsmaatregelen die het dagelijks bestuur noodzakelijk acht om een jaarrekening te kunnen opstellen en de rechtmatige totstandkoming van transacties mogelijk te maken, zonder afwijkingen van materieel belang door fraude of fouten.
Ontwikkelingen
Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het plannen en uitvoeren van een controleopdracht op een manier die ons in staat stelt om voldoende en passende controle-informatie te krijgen voor de onderbouwing van ons oordeel. Onze doelstellingen zijn het krijgen van redelijke zekerheid of de jaarrekening als geheel geen onjuistheden van materieel belang bevat of die nu worden veroorzaakt door fraude of door fouten, en het afgeven van een controleverklaring waarin onze verklaring is opgenomen. Voor een gedetailleerde beschrijving van onze verantwoordelijkheden verwijzen wij u naar de bijlage bij onze controleverklaring.
Bij het opmaken van de jaarrekening moet het dagelijks bestuur afwegen of de financiële positie voldoende is om de omgevingsdienst in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het toezicht op het proces van de financiële verslaggeving door de omgevingsdienst.
Bijlagen
WNT Materialiteit Communicatie Verantwoordelijkheden
Onafhankelijkheid
17
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie controle Jaarstukken Interne beheersing Ontwikkelingen
Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude en niet-naleving van weten regelgeving De verantwoordelijkheden van de directie en het dagelijks bestuur Deze bestaan uit: • het identificeren en monitoren van de wet- en regelgeving die van toepassing is op de omgevingsdienst en zorgen voor volledigheid ervan; • het uitvoeren van een risicobeoordeling die expliciet het risico op fraude omvat, door een analyse van prikkels en druk, kansen, en gedrag en rationalisatie, en het risico van niet-naleving van wet- en regelgeving; • het opstellen en uitvoeren van programma’s en beheersingsmaatregelen ter preventie, ontmoediging en opsporing van fraude (fraudebestrijdingsprogramma’s) en niet-naleving van wet- en regelgeving; • het waarborgen dat de cultuur en de omgeving van de omgevingsdienst integer zijn en ethisch gedrag bevorderen; • ervoor zorgen dat de activiteiten van de entiteit worden uitgevoerd conform de bepalingen van wet- en regelgeving, inclusief het voldoen aan de wet- en regelgeving waarin de vaststelling van de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening wordt geregeld; • het onderzoeken van iedere vermeende of vermoede misstand die onder de aandacht van het management wordt gebracht.
De verantwoordelijkheden van degenen die zijn belast met toezicht (het algemeen bestuur) Deze bestaan uit: • het versterken van een cultuur van integriteit en ethisch gedrag door middel van actief toezicht; • het beoordelen van de vaststelling van frauderisico’s door het management en niet-naleving van wet- en regelgeving, het nemen van passende maatregelen en het zorgen voor een juiste tone at the top; • het waarborgen dat de directie en het dagelijks bestuur passende maatregelen nemen om fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving te ontmoedigen en te voorkomen, voor een betere bescherming van investeerders, medewerkers en andere belanghebbenden; • het onderzoeken van iedere vermeende of vermoede misstand die onder de aandacht van de raad wordt gebracht; • het aannemen van een kritische houding ten opzichte van het dagelijks bestuur op het gebied van niet-gebruikelijke transacties met verbonden partijen.
Bijlagen WNT Materialiteit Communicatie Verantwoordelijkheden Onafhankelijkheid
17I
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie controle Jaarstukken Interne beheersing Ontwikkelingen
Onze doelstellingen met betrekking tot fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving De verantwoordelijkheid van de accountant Deze bestaat uit: • het plannen en uitvoeren van de controle om een redelijke zekerheid te krijgen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat, hetzij door fraude of door fouten; • het beoordelen of de programma’s en de interne beheersingsmaatregelen van de entiteit, waarmee geïdentificeerde risico’s van materiële fouten als gevolg van fraude en van niet-naleving van wet- en regelgeving worden aangepakt, op de juiste wijze zijn opgezet en worden uitgevoerd; • het evalueren van het proces dat het management hanteert voor het beoordelen van de doeltreffendheid van de programma’s en interne beheersingsmaatregelen in verband met fraude en niet-naleving van weten regelgeving; • het evalueren van iedere fraude door het seniormanagement en het effect op de beheersingsomgeving; • het adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.
In de context van onze controle van de jaarrekening zijn onze doelstellingen met betrekking tot fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving als volgt: • het vaststellen en beoordelen van het risico van materiële onjuistheden in de jaarrekening als gevolg van fraude en als gevolg van niet-naleving van wet- en regelgeving; • het verkrijgen van voldoende geschikte controle-informatie met betrekking tot de beoordeelde risico’s van materiële onjuistheden als gevolg van fraude, door een gepaste controleaanpak te ontwerpen en te implementeren; • het verkrijgen van voldoende geschikte controle-informatie met betrekking tot de naleving van de bepalingen van die wet- en regelgeving waarvan algemeen wordt erkend dat ze directe gevolgen hebben voor de bepaling van materiële bedragen en toelichtingen in de jaarrekening; en • het adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.
Bijlagen WNT Materialiteit Communicatie Verantwoordelijkheden Onafhankelijkheid
17II
Accountantsverslag Aanbiedingsbrief Kernboodschappen Conclusie controle
Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd
Jaarstukken
Wij hebben geen opdrachten uitgevoerd die onze onafhankelijkheid bedreigen
Geplande uren zijn mede door de intensieve controle op Europees aanbesteden hoger uitgevallen
Interne beheersing
Wij hebben onze naleving van externe normen, ons wereldwijde onafhankelijkheidsbeleid en het onafhankelijkheidsbeleid van Omgevingsdienst Haaglanden met betrekking tot onze dienstverlening in 2020 bewaakt en bevestigen dat wij aan deze onafhankelijkheidsvereisten hebben voldaan en voldoen. Wij hebben geen extra opdrachten verricht op verzoek van het algemeen bestuur.
Zoals uiteengezet in ons controleplan valt het bewaken en beoordelen van de controle-uren en -kosten naar onze mening onder onze gezamenlijke verantwoordelijkheid. Voor onze controle van het boekjaar 2020 hebben wij de volgende uren besteed, inclusief uren voor planning en tussentijdse activiteiten:
Ontwikkelingen
Functieniveau
Totaal aantal uren
%
Gepland
Werkelijk
Partner/director
16
16
100
(Senior) manager
28
30
107
Overige medewerkers
224
281
125
Totaal
268
327
122
Bijlagen
WNT Materialiteit Communicatie Verantwoordelijkheden Onafhankelijkheid
18