Presentatie Rekenkamer Onderzoek Inkoop- en aanbesteding 16 april 2024

Presentatie REKENKAMER Rijswijk Onderzoek Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Rijswijk 16 april 2024

Winfried Beekmans (vz.)

Wie zijn wij?

Barbara IJsselmuiden Bram Aanen Wendy van Veen (ambt. secr)

De Rekenkamer onderzoekt de doeltreffendheid, de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het gemeentelijk bestuur

Wat doen wij?

De Rekenkamer is onafhankelijk, ondersteunt de raad door het doen van onderzoek, trekken van conclusies en het geven van daaruit voortvloeiende aanbevelingen De Rekenkamer heeft een budget van € 78.000 p.j. (€ 1,30 per inwoner) en voert 2 a 3 onderzoeken uit per jaar)

Aanleiding rapport Inkoop- en aanbestedingsbeleid

• Groeiend takenpakket lokale overheden -> gemeenten kopen steeds meer in. Vaak niet op toegerust. • Beleidsvorming en -uitvoering inkoop en aanbesteding vergen professionele inrichting en interne organisatie. • Inkoop en aanbesteding kan ook worden aangewend om andere, meer maatschappelijke, doelen te bereiken. • Consultatieronde raadsfracties in 2023: onderwerp stond hoog op de prioriteitenlijst. • Grote impact beleid -> gemeenteraad speelt cruciale rol. Rekenkameronderzoek kan de raad beter in positie brengen.

Centrale onderzoeksvraag:

Procedure rapport Inkoop- en aanbestedingsbeleid

In hoeverre is het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Rijswijk en de uitvoering daarvan rechtmatig, doelmatig en doeltreffend en hoe is dat geborgd in de organisatie? Scope: inkoop- en aanbestedingstrajecten waarbij de gemeente Rijswijk zelf in lead is.

• Periode: 2020 t/m 2022

Procedure rapport Inkoop- en aanbestedingsbeleid (vervolg)

• Onderzochte inkooptrajecten: 1. Skatebaan Treubstraat 2. Onderhoud gemeentelijke buitensportaccommodaties 3. Aanschaf HR-systeem 4. Externe inhuur bestuurssecretariaat • Aanpak onderzoek: - Offerteaanvragen - Startbijeenkomst - Interviews met diverse stakeholders door onderzoeksbureau - Documentstudie / casusselectie - Ambtelijke & bestuurlijke reactie - Aanbieding rapport gemeenteraad

Hoofdconclusie: Het proces van inkoop en aanbesteding is op orde, maar de werkelijke realisatie van de doelstellingen van het inkoop en aanbestedingsbeleid is beperkt navolgbaar.

Conclusie en deelconclusies

Acht risico’s: 1. Actualiteit van het beleidskader. 2. Controle en bijsturing op beleidsdoelstellingen is beperkt mogelijk. 3. Knelpunten in de organisatie leiden tot een minder doelmatig en doeltreffend beleid 4. Er is beperkt waarborging op de prijsvorming. 5. Relatief goedkoop inkopen kan alsnog leiden tot hogere kosten. 6. Door het relatief lage aantal inschrijvingen staat de werking en effectiviteit van inkoop en aanbestedingsbeleid onder druk 7. Onvoldoende aandacht voor de rechtmatigheid van inkoop en aanbesteding. 8. De raad heeft niet de gelegenheid om (inhoudelijk) te sturen.

Aanbevelingen

• Aanbeveling 1 aan het college en de raad: Overweeg een actualisatie of herziening van het inkoop- en aanbestedingsbeleid • Aanbeveling 2 aan het college: Investeer in kwaliteitsborging en monitoring van inkoop en aanbesteding inclusief waarborging op prijsvorming • Aanbeveling 3 aan het college: Verbeter de verantwoording over het gevoerde beleid

Vragen?