Onderzoek Grote projecten.pdf

Volgens gesprekspartners wordt in Sionsgaarde bijeenkomsten de raad actief betrokken en vindt hier een prettig gesprek plaats, maar hebben deze bijeenkomsten vooral een ‘zendend’ karakter gekregen. De ervaring is dat het gesprek soms weinig kritisch is. De bijeenkomsten leiden zeer beperkt tot andere keuzes. De raad geeft in die zin weinig sturing in deze bijeenkomsten. Het beeld van gesprekspartners is dat als in de raad gesproken wordt over RijswijkBuiten, dit vooral gebeurt wanneer er afwijkingen optreden. Daarbij ligt de focus vaak op de financiële risico’s en ontwikkelingen. Het beeld is dat er veel minder inhoudelijk gesprek wordt gevoerd op het niveau ‘welke wijk wordt hier gebouwd’ en ‘welke wijk willen we graag’. Ook lijkt beperkt de verbinding te worden gelegd tussen (politieke) beleidsdoelen en de vormgeving van RijswijkBuiten. Een inhoudelijk gesprek over RijswijkBuiten is de afgelopen jaren vooral gevoerd over het thema sociale huurwoningen, en de vraag welk percentage sociale huur in RijswijkBuiten gerealiseerd moet worden.

21

Het uitgangspunt van een financieel sluitende exploitatie is daarnaast vaak de basis voor het gesprek; dit lijkt weinig te worden bevraagd. Volgens gesprekspartners wordt in de raad weinig de afweging gemaakt of een inhoudelijk andere invulling van RijswijkBuiten wenselijk is als dit meer geld kost (‘hoeveel mag dit ons kosten?’). De situatie dat het gesprek over RijswijkBuiten vooral wordt gevoerd in de Sionsgaarde bijeenkomsten, en minder in Forum Stad of de plenaire vergaderingen, kan zorgen voor een minder politieke dynamiek in het gesprek. Mogelijk heeft dit tot gevolg dat vraagstukken rond het project die wel degelijk een politiek karakter hebben, minder als zodanig aandacht krijgen. Respons gemeenteraadsleden3 In de reacties van raadsleden op de schriftelijke uitvraag wordt wisselend gereflecteerd op de rolinvulling van de raad. Enerzijds wordt benoemd dat het gebrek aan sturingsinformatie op hoofdlijnen, en het wisselvallige ritme in de informatievoorziening, belemmerend werken voor de kaderstellende rol van de raad. Anderzijds wordt ook genoemd dat de raad zelf een verantwoordelijkheid heeft in het voeren van het gesprek over de gewenste kaders, en daarin minder afwachtend kan zijn ten aanzien van aangeleverde informatie.

Hierbij dient te worden vermeld dat de respons van gemeenteraadsleden is gebaseerd op slechts twee reacties op de schriftelijke uitvraag; deze respons is dus niet noodzakelijkerwijs representatief voor de ervaring van de raad als geheel. 3

22

Bijlage 1: toetsingskader

Hieronder is het toetsingskader opgenomen dat bij aanvang van het onderzoek is opgesteld, en waarlangs AEF bevindingen heeft gedaan. Onderzoeksthema Kaderstelling

Criteria

- Toepassing van gemeentelijke kaders rond gebiedsontwikkeling - Helderheid van beleidsruimte voor college binnen kaderstelling door de raad - Helderheid verhouding tussen verschillende beleidskaders (provinciaal, gemeentelijk) en kaders voor de gebiedsontwikkeling

- Helderheid projectdefinitie (scope en bandbreedtes) Organisatie en uitvoering

Planning en sturing

- Inrichting projectorganisatie / programmabureau - Opdracht en doel projectorganisatie - Inrichting interne checks & balances - Planning en inrichting van tussentijdse toetsmomenten, audits, etc. - Wijze waarop besluitvormingsmomenten worden ingericht - Inrichting van sturingslijnen en betrokkenheid van college - Inrichting van escalatielijnen - Mate waarin ambtelijke organisatie inzicht en overzicht heeft op voortgang, risico’s, etc.

Beheersing en risico’s

Democratische verantwoording

- Uitwerking kosten- en batenanalyse in planfase - Omgang met (mogelijke) overschrijdingen van planning, kosten - Mate waarin risico’s zijn geïnventariseerd en uitgewerkt - Mate waarin beheersmaatregelen zijn uitgewerkt - Wijze waarop in de praktijk met voorkomende risico’s wordt omgegaan - Wijze waarop de gemeenteraad betrokken wordt bij het maken van plannen (o.a. bestemmingsplan)

- Wijze waarop de gemeenteraad geïnformeerd wordt bij afwijkingen en bijbehorende verklaringen

- Mate waarin de informatievoorziening aan de gemeenteraad goed en begrijpelijk inzicht geeft in de stand van zaken

- Tijdigheid van informatievoorziening aan de gemeenteraad

23

Rolinvulling gemeenteraad

- Mate waarin de gemeenteraad haar kaderstellende rol actief invult - Mate waarin de gemeenteraad haar toezichthoudende rol actief invult - Mate waarin de opgestelde kaders en procedures (o.a. Procedureregeling grote projecten) aansluiten bij de realiteit en wensen van de gemeenteraad

24

Bijlage 2: Brondocumenten

Naam document 1.

Procedureregeling grote projecten

2.

Nota grondbeleid (2016-2019)

3.

Handboek administratieve organisatie RijswijkBuiten (RB)

4.

Ondernemingsplan RB (2017)

5.

RB formatie en mandatering documenten

6.

Ontwikkelstrategie Rijswijk Zuid (masterplan, 2009)

7.

Aangeleverde raadsvoorstellen en -verslagen over RB a) Initiatiefvoorstel Rijswijk Zuid (2008) b) Voorstel masterplan (2009) c) Raadsverslag, erfpacht RB besproken (2014) d) Raadsverslag, financiën RB besproken (2014) e) Raadsverslag, risicomanagement RB besproken (2014) f) Raadsverslag, bestemmingsplan ’t Haantje besproken (2015) g) Raadsverslag, financiën RB (2016) h) Raadsverslag, voorstel De Schoffel (2018) i) Raadsverslag, vaststelling 7e herziening (2019)

8.

Risicoanalyse Deloitte en Stadkwadraat

9.

Grondexploitaties a) 3e herziening (2014) b) 4e herziening (2015) c) 5e herziening (2016) d) 6e herziening (2017) e) 7e herziening (2019) f) 8e herziening (2020)

25

10. Voortgangsrapportages a) 1e rapportage (2009) b) 2e rapportage (2009) c) 3e rapportage (2009) d) 4e rapportage (2010) e) 5e rapportage (2011) f) 6e rapportage (2012) g) 7e rapportage (2013) h) 8e rapportage (2013) i) 9e rapportage (2014) j) 10e rapportage (2014) k) 11e rapportage (2015) l) 12e rapportage (2016) m) 13e rapportage (2017) n) 14e rapportage (2019) 11.

Managementrapportage van RB voor college

12. Rapport ‘Onderzoek grote projecten’ (rekenkamercommissie Leidschendam-Voorburg en Rijswijk, 2009) 13. Accountantsverslag gemeente Rijswijk boekjaar 2018 door Baker Tilly

26

Bijlage 3: gesprekspartners

Hieronder is een overzicht opgenomen van de gesprekspartners van de interviews voor dit onderzoek. Naam

Functie

Jeffrey Keus

Wethouder Financiën, Energietransitie en Handhavingsbeleid

Armand van der Laar

Wethouder Ruimtelijke en Economisch ontwikkeling

Bert de Jong

Programmamanager RijswijkBuiten

Nico van der Sande

Controller RijswijkBuiten

Alex Schipperheijn

Griffie Rijswijk

Alex Tilli

Controller Rijswijk

Jan Brugman

Programmadirecteur RijswijkBuiten

Martijn de Ligt

Teammanager Ruimte

Erik Bontenbal

Teammanager Bestuursadvisering & Bestuurlijke besluitvorming

Peter Schuit

Gemeentesecretaris

Rik Opendorp & Maurice Schenk

Accountants Baker Tilly

27

Bijlage 4: schriftelijke uitvraag raad

Hieronder vindt u de schriftelijke uitvraag die wij aan de gemeenteraad hebben verzonden om input te geven voor dit onderzoek. De uitvraag is eind juni 2020 verzonden. Geachte leden van de gemeenteraad, Graag nemen wij uw input mee in het kader van het rekenkameronderzoek omtrent de beheersing van grote projecten. Hieronder vindt u een toelichting op het onderzoek en de vragen waarop wij graag uw input horen. Toelichting op onderzoek beheersing grote projecten De rekenkamer heeft onderzoeksbureau AEF gevraagd een onderzoek uit te voeren naar de wijze waarop de gemeente Rijswijk grote projecten stuurt en beheerst. Daarbij gaat het om projecten die door de gemeenteraad onder de ‘Procedureregeling grote projecten gemeente Rijswijk’ worden gebracht. De Procedureregeling omvat afspraken over het aan de raad aanleveren van een startdocument, periodieke voortgangsrapportages, en een evaluatie. Onderdeel van het onderzoek is de wijze waarop de gemeenteraad wordt geïnformeerd en sturing kan geven. Daarbij kijken we ook naar de rolinvulling van de gemeenteraad (in haar kaderstellende en controlerende rol). De rekenkamer legt in dit onderzoek de focus op RijswijkBuiten als casus. RijswijkBuiten is bij de start aangemerkt als ‘groot project’ conform de procedureregeling. Hieronder stellen wij u daarom enkele vragen specifiek gericht op de ervaringen rond RijswijkBuiten.

Het onderzoeksbureau is momenteel bezig met het uitvoeren van dit onderzoek. Daarvoor vindt documentonderzoek plaats en interviews met wethouders en ambtenaren. Het doel is om het rapport na de zomer op te leveren. Uitvraag aan de gemeenteraad Gezien de centrale positie van de gemeenteraad in dit vraagstuk vinden de rekenkamer en AEF het van belang dat de raad in het onderzoek gehoord wordt. Gezien de agendatechnische beperkingen door corona is in overleg met de griffie besloten dat wij dit doen via deze schriftelijke uitvraag. De uitvraag heeft tot doel om de ervaringen en beelden van de raad te vernemen omtrent de informatievoorziening en sturingsmogelijkheden van de raad bij grote projecten. De uitvraag heeft tot doel om de ervaringen en beelden van de raad te vernemen omtrent de informatievoorziening en sturingsmogelijkheden van de raad bij grote projecten.

28

Daarvoor stellen wij u graag de volgende vragen:

Daarvoor stellen wij u graag de volgende vragen: - Hoe ervaart u de informatievoorziening aan de raad inzake project RijswijkBuiten? Met onder meer: • • •

De jaarlijkse herziening van de grondexploitatie (grex) De halfjaarlijkse voortgangsrapportages De bijeenkomsten in Sionsgaarde

- Is de raad (op basis van de verstrekte informatie) voldoende in staat om haar kaderstellende en controlerende rol in te vullen rond project RijswijkBuiten? - Ervaart u dat de raad zelf voldoende initiatief neemt om haar kaderstellende en controlerende rol in te vullen rond project RijswijkBuiten? - Hoe beoordeelt u de afspraken uit de Procedureregeling grote projecten, en de meerwaarde die deze hebben voor de raad? - Welke verwachtingen en wensen heeft u richting de toekomst ten aanzien van de informatievoorziening en sturingsmogelijkheden van de raad omtrent grote projecten? Uw antwoorden dienen enkel ter input voor het onderzoeksbureau, als onderdeel van het geheel aan bevindingen. Uw antwoorden worden niet woordelijk gebruikt in het rapport van de rekenkamer.

29

uw kenmerk uw brief van ons kenmerk inlichtingen bij doorkiesnummer

20.098097 E. Bontenbal (070) 326 11 19 Directie Bestuursadvisering & Bestuurlijke Besluitvorming

Rekenkamer Rijswijk Postbus 5305 2280 HH RIJSWIJK

Stadhuis, Bogaardplein 15 Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk

2280HH5305

Telefoon 14 070 Fax (070) 326 10 10 stadhuis@rijswijk.nl www.rijswijk.nl iban BNG: NL15BNGH0285007424

betreft

Bestuurlijke reactie rekenkameronderzoek Beheersing Grote Projecten (RijswijkBuiten)

datum bijlage(n)

Geen

Geachte heer/mevrouw, Met dank en waardering voor het door u geleverde werk hebben wij kennisgenomen van het concept van uw “Bestuurlijke nota onderzoek beheersing grote projecten/RijswijkBuiten”, inclusief de nota van bevindingen. Deze brief bevat onze bestuurlijke reactie, zoals door u verzocht, op het concept. Wij herkennen ons in de door u beschreven achtergronden en geschetste context van het programma RijswijkBuiten. Ook herkennen we ons in de door u voorgenomen aanbevelingen in de richting van de gemeenteraad. De nota geeft voor ons aanleiding om, wellicht ten overvloede, het ontstaan, het doel en de status van het zogenoemde Sionsgaerde-overleg nader te duiden. Het Sionsgaerde-overleg is bij de start van RijswijkBuiten (toen nog Rijswijk-Zuid) in het leven geroepen om de gemeenteraad(sleden) nadrukkelijk een plek en gelegenheid te bieden om mee te denken en werken aan de totstandkoming van de kaders die toegepast zouden worden op de ontwikkeling van het voormalige kassengebied. Hierbij was de gelegenheid om op diverse abstractieniveaus een bijdrage te leveren aan de uitgangspunten voor het Masterplan Rijswijk-Zuid, voordat deze geagendeerd werden voor de formele besluitvorming. De opzet van het Sionsgaerde-overleg was dusdanig gekozen dat er ruimte was om open en transparant naar elkaar toe over inhoud van gedachten te wisselen in een informele setting.

Politieke standpunten kwamen (en komen nog steeds) terug in het Forum en/of tijdens de gemeenteraadsvergadering bij de besluitvorming. Hierdoor is ook de transparantie richting de inwoner, als het gaat om de politieke standpunten van de diverse fracties en raadsleden, gewaarborgd.

S.v.p. bij correspondentie datum en kenmerk van deze brief vermelden

Het stadhuis is te bereiken met tram 17,

en richten aan: Gemeente Rijswijk, DIR/B&B, Postbus 5305, 2280 HH

bus 22, 23, 30, 50 en 51

Rijswijk

pagina 1 van 2

Met belangstelling kijken we uit naar de definitieve versie van uw nota en de behandeling daarvan in forum of raadsvergadering.

20.098097

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester (wnd),

P.M. Schuit

mr.drs. G.A.A. Verkerk

25-11-2020 13:23

pagina 2 van 2