Document · PDF

Jaarrekening_2023_GRB

Forum Stad en Samenleving 11 juni 2024, gemeente RijswijkBij agendapunt: Zienswijzen Begrotingswijziging 2024 en meerjarenbegroting 2025-2028 GRB Delft-Rijswijk5.362 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Jaarrekening 2023 Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoering Delft-Rijswijk

Plaats: Datum:

Delft / Rijswijk 26 april 2024

Doc ID: 660065db1ebdf23f9df88ec9380ebc4832529191

INHOUDSOPGAVE

JAARVERSLAG 1. ALGEMEEN 1.1. Inleiding 1.2. Leeswijzer 1.3. Korte beschouwing 1.4. Rechtmatigheid 1.5. Continuïteitsveronderstelling

3 3 3 3 3 3

2. PROGRAMMAVERANTWOORDING 2.1. Korte toelichting bij de programmaverantwoording 2.2. Financieel kader 2.3. Rapportage GRB 2023 2.4. Rapportage programma

4 4 4 4 5

3. PARAGRAFEN 3.1. Bedrijfsvoering 3.2. Overige BBV-paragrafen

8 8 9

JAARREKENING 4. PROGRAMMAREKENING 4.1. Grondslagen 4.2. Toelichting op de programmarekening 4.2.1. Realisatie 2023 4.2.2. Lasten 4.2.3. Baten

10 11 12 12 13 13

5. BALANS 5.1. Toelichting op de balans 5.2. Risicoparagraaf 5.3. Continuïteitsveronderstelling 5.4. Ondertekening

14 14 15 16 16

6. WNT-VERANTWOORDING 2023

7. CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT

Pagina | 2 Doc ID: 660065db1ebdf23f9df88ec9380ebc4832529191

JAARVERSLAG 1. ALGEMEEN 1.1.

Inleiding

Voor u liggen de jaarstukken 2023 van de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoering (GRB) Delft-Rijswijk. In deze rapportage informeert het bestuur, conform het directiestatuut artikel 2 lid 1, over de financiële realisatie van de begroting 2023 aangevuld met inhoudelijke teksten en cijfers. 1.2.

Leeswijzer

De jaarstukken zijn verdeeld in de volgende onderdelen: Het jaarverslag met programmaverantwoording is gebaseerd op het jaarprogramma en begroting 2023, vastgesteld in de vergaderingen van het bestuur gehouden op d.d. 24 mei 2022 en 8 mei 2023. De begroting van de GRB Delft-Rijswijk is opgezet als een programmabegroting. De diensten van de GRB Delft-Rijswijk zijn beschreven in het programma. Een vorm die aansluit bij de opzet van de begrotingen binnen de gemeenten. De jaarrekening bestaat uit een toelichting van realisatie, lasten, baten, afwijkingen groter dan tien procent en een balans. 1.3.

Korte beschouwing

Uit de realisatiecijfers blijkt dat de realisatie van de lasten over 2023 de begroting met € 173.509 overschrijden. Hier tegenover stonden € 173.509 extra aan baten. Het verschil tussen de lasten en de baten is hiermee nihil. 1.4.

Rechtmatigheid

In het algemeen geldt dat een budgetafwijking die betrekking heeft op bestaand beleid en tijdig is gemeld aan de raad, rechtmatig is. De afwijking wordt, bij goedkeuring door de raad, ook rechtmatig als deze niet tijdig is gemeld, maar exogeen, onontkoombaar en/of onvoorzien is. Afwijkingen die niet tijdig zijn gemeld en/of niet passen in het beleid zijn onrechtmatig. Deze onrechtmatige afwijkingen worden, zo nodig, toegelicht in een aparte paragraaf in de jaarrekening. Met de vaststelling van de jaarstukken door de raad vindt autorisatie plaats. In 2023 is geen sprake geweest van begrotingsonrechtmatigheden. Voor het oordeel van rechtmatigheid wordt vooral gesteund op de verantwoording van de gemeente Delft, alwaar de primaire vastlegging en verantwoording plaatsvindt welke hoofdzakelijk als grondslag wordt gebruikt voor de verslaggeving van de GRB. De accountant rapporteert een materiële fout of onzekerheid die hij constateert in het kader van de jaarrekeningcontrole op het niveau van doelstellingen. Daarnaast rapporteert de accountant in het accountantsverslag over eventuele geconstateerde onrechtmatigheden. 1.5.

Continuïteitsveronderstelling

De gehanteerde grondslagen voor waardering en resultaatbepaling zijn gebaseerd op de continuïteitsveronderstelling van de GRB Delft-Rijswijk. Op grond van de financiële positie van de GRB Delft-Rijswijk per balansdatum acht het bestuur van de GRB DelftRijswijk een duurzame voortzetting van de activiteiten mogelijk. De jaarrekening is dan ook opgemaakt uitgaande van de veronderstelling van continuïteit van de instelling.

Pagina | 3 Doc ID: 660065db1ebdf23f9df88ec9380ebc4832529191

2. PROGRAMMAVERANTWOORDING 2.1.

Korte toelichting bij de programmaverantwoording

Het bestuur van GRB Delft-Rijswijk stelt voor twee gemeenten het ICT-pakket vast. Dit pakket bevat zowel gezamenlijke als individuele diensten. Deze diensten zijn in de begroting 2023 beschreven in een inhoudelijk programma en geldt voor alle deelnemende gemeenten van de gemeenschappelijke regeling.

2.2.

Financieel kader

De financiële rapportage betreft uitsluitend de bijdragen van de deelnemende gemeenten. Het financiële deel dat betrekking heeft op de gemeente Delft of op de gemeente Rijswijk is niet opgenomen in deze jaarrekening van de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoering (GRB) Delft-Rijswijk. Onderstaande tabel toont het financieel kader dat de basis vormt voor de gehele jaarrekening. Het financieel kader is een uitwerking van de goedgekeurde begroting 2023 verdeeld over het programma. Tabel 1 Financieel kader 2023 (x € 1.000)

Programma

Moderne ICT-omgeving

2.3.

Lasten

Baten

4.347

-4.347

4.347

-4.347

Rapportage GRB 2023

In onderstaande tabel is het jaarrekeningresultaat van alleen de deelnemende gemeenten van de GRB Delft-Rijswijk opgenomen. Het eindresultaat is opgebouwd uit een operationeel resultaat en eventuele incidentele baten en/of lasten. Tabel 2 Resultaat GRB Delft-Rijswijk 2023 (x € 1.000)

Programma

Operationele lasten Operationele baten Operationeel resultaat

Resultaat 2023 Begroting 2023

Afwijking t.o.v. Afwijking t.o.v. begroting 2023 begroting 2023 %

4.521 -4.521 -

4.347 -4.347 -

174 -174 -

4% -4% -

Incidentele baten

Incidentele lasten Eindresultaat

Saldo

Pagina | 4 Doc ID: 660065db1ebdf23f9df88ec9380ebc4832529191

2.4.

Rapportage programma

In dit hoofdstuk wordt inzicht gegeven in het programma in de mate waarin de doelstellingen zijn gerealiseerd en wat het heeft gekost.

Programma Doelstelling: De gemeenten Delft en Rijswijk werken in de uitvoering van de infrastructuur en kantoorautomatisering met elkaar samen in de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoering (GRB). Uit de laatste evaluaties blijkt dat door deze samenwerking de kwetsbaarheid in beide organisaties is verminderd, op terreinen voor kwaliteitswinst is gezorgd en voor beide gemeenten financiële voordelen zijn behaald. Er is daarom zowel bestuurlijk als ambtelijk breed draagvlak om het samenwerkingsverband de komende jaren voort te zetten. Enerzijds gevoed door het besef dat samenwerking noodzakelijk is om de toekomstige opgaven met betrekking tot verdere digitalisering aan te kunnen. Maar ook de steeds hoger wordende eisen op het gebied van informatiebeveiliging en samenhangende kostenstijgingen. Anderzijds worden er ook kansen gezien om de samenwerking verder te optimaliseren. Ook is de GRB een belangrijk instrument in het beheersen van de stijgende ICT-kosten. Investeringen in de ICT zijn meer en meer investeringen in het primaire proces van de gemeenten en minder investeringen in overhead. Met de gemeenteraden is afgesproken dat de GRB eind 2023 wordt geëvalueerd door een onafhankelijk bureau, waarna kan worden besloten tot een continuatie van de gemeenschappelijke regeling.

Het bestuur van de GRB heeft aangegeven dat voor een dergelijke evaluatie het bedrijfsplan uit 2021 als leidraad kan dienen. Eind 2023 is aan een extern onderzoeksbureau opdracht gegeven om de samenwerking in de GRB opnieuw te evalueren. Het resultaat van de evaluatie bestaat uit een duidelijke beschrijving van de huidige situatie. En moet antwoord geven op welke mogelijkheden er in de samenwerking zijn, om te komen tot een meer efficiënte inzet van ICT en informatievoorziening. En het beheersbaar houden van informatievoorziening en het met een grotere slagkracht realiseren van inhoudelijke beleidsdoelen. Informatiebeveiliging Er zijn in 2023 geen grootschalige beveiligingsincidenten geweest. Nieuwe werkplek, kostenverdeelsleutels en Huis van de Stad in Rijswijk In 2023 is het project om de werkplek voor de ambtenaren te vernieuwen afgerond. De nieuwe werkplek moet locatie-onafhankelijk-werken vereenvoudigen, de flexibiliteit van het gebruik van kantoorruimtes vergroten, informatiebeveiliging verhogen en de arbeidstevredenheid voor de medewerkers vergroten. Standaardisatie van de werkplek is een van de doelstellingen om de kosten te beheersen. De kostenallocatie van de GRB is sinds 2016 niet gewijzigd en niet voor alle betrokkenen transparant en ook komen wijzigingen op de begroting vaak onverwacht.

In 2023 is gestart met het inzichtelijk maken van de kostenallocatie van de GRB en de kostenverdeelsleutels te herzien en geschikt te maken voor de huidige omstandigheden. Dit heeft geresulteerd in een aangepaste Bijdrage verordening, zoals bedoeld in Artikel 13, lid 3 van de gemeenschappelijke regeling bedrijfsvoering Delft Rijswijk. Zowel de nieuwe werkplek, nieuwe dienstverlening (mobiele telefonie), vervanging server hardware ter voorkoming van performance problemen, als de nieuwe kostenverdeelsleutels hebben consequenties voor de begroting van de GRB.

Pagina | 5 Doc ID: 660065db1ebdf23f9df88ec9380ebc4832529191

In 2023 is het project Huis van de Stad afgerond. Het stadhuis van de gemeente Rijswijk is in 2023 naar de nieuwe locatie verhuisd. Dit heeft veel capaciteit gevraagd van de ITafdeling van de gemeente Delft om de vernieuwde infrastructuur tijdig te realiseren. De GRB is de medewerkers van de IT-afdeling zeer erkentelijk voor de grote inspanning die in 2023 is geleverd, voor de nieuwe locatie Huis van de Stad en voor het vernieuwen van de werkplek voor de ambtenaren. Meldingen In 2023 heeft de GRB 3323 meldingen gekregen met betrekking tot informatievragen, verzoeken en storingen. Dat is een daling ten opzichte van 2022 (7064) van ongeveer 53%. Deze daling kan grotendeels worden verklaard doordat in 2023 een SelfService Portaal voor de gemeente Rijswijk is ingericht. Een groot aantal verzoeken, zoals in dienst en uit dienst, worden nu afgehandeld als wijziging i.p.v. melding, dit verklaart het significante verschil van het aantal meldingen. Wijzigingen In totaal zijn ten behoeve van de gemeente Rijswijk in 2023 1220 wijzigingen uitgevoerd. DVO De Dienst Verlening Overeenkomst en bijbehorende documenten zijn vernieuwd en in oktober 2023 getekend en treedt in werking per 1 januari 2024. Met deze documenten is er meer duidelijkheid gecreëerd over financiële afspraken, producten en diensten.

Pagina | 6 Doc ID: 660065db1ebdf23f9df88ec9380ebc4832529191

Wat heeft het gekost: Begroting versus realisatie 2023 (x € 1.000)

Realisatie

Begroting

Afwijking t.o.v.

2023

begroting 2023

Moderne ICT-omgeving Operationele lasten Operationele baten Operationeel resultaat

4.521 -4.521 -

4.347 -4.347 -

174 -174 -

Operationele lasten: Voor een toelichting op de operationele lasten verwijzen wij u naar de toelichting op de programmarekening op pagina 13. Operationele baten: Voor een toelichting op de operationele baten verwijzen wij u naar de toelichting op de programmarekening op pagina 13.

Pagina | 7 Doc ID: 660065db1ebdf23f9df88ec9380ebc4832529191

3. PARAGRAFEN 3.1.

Bedrijfsvoering

Deze bedrijfsvoeringsparagraaf geeft inzicht in de stand van zaken en de uitgevoerde beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. De focus ligt daarbij op de optimalisering bedrijfsvoering en de onderdelen daarvan welke verder in ontwikkeling zijn en waarvoor middelen ter beschikking zijn gesteld. De GRB heeft voorzien in de juiste techniek en middelen waarin de huidige digitale informatievoorziening plaatsvindt. De focus heeft hierbij vooral gelegen op een robuuste technische infrastructuur en een architectuur van standaarden. Daarbij is gekeken naar generieke functies en processen, zodat informatie eenvoudig uitwisselbaar is en makkelijker te integreren. Tevens is er aandacht voor het beschermen van informatie tegen misbruik, verlies, diefstal en beschadiging. Gezorgd is dat bij iedere ontwikkeling de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie en informatiesystemen zoveel mogelijk is geborgd. De GRB heeft geen medewerkers in dienst. De gemeente Delft levert capaciteit voor het algemeen beheer, het management en de diensten aan de GRB. Het management betreft naast de directievoering ook andere managementtaken ten behoeve van de IT-diensten. Voor het inkoopproces worden de regels van de gemeente Delft gevolgd.

Kosten voor de gemeente Rijswijk met betrekking tot deelname aan de GRB betreffen: 1) Instandhouding en management van de GRB 2) Energie en huisvesting van de GRB 3) Verzekering 4) Informatiebeveiliging 5) Licenties Microsoft en Oracle (verdisconteerd in een werkplek tarief) 6) Verdisconteerd in een werkplektarief:  Levering, beheer en onderhoud van infrastructuur en hardware (apparatuur)  IT beheer: netwerkbeheer, systeembeheer en databasebeheer  Ondersteuning bij projecten en wijzigingen  Gebruikersondersteuning 7) Maatwerk, o.a.:  Disk ruimte voor specifieke toepassingen  Ondersteuning van samenwerking in H4 verband De gemeente Rijswijk levert 1 fte capaciteit aan de GRB. Het met deze inzet gemoeide bedrag wordt verrekend met de kosten voor de virtuele werkplekken die Delft inbrengt. Overige capaciteit wordt ingevuld vanuit de gemeente Delft. Kosten voor de gemeente Delft met betrekking tot deelname aan de GRB betreffen: 1) Instandhouding en management van de GRB 2) Energie en huisvesting van de GRB 3) Verzekering 4) Informatiebeveiliging 5) Licenties Microsoft en Oracle De afdeling Informatie van de gemeente Delft verzorgt overige IT diensten rechtstreeks ten behoeve van haar eigen medewerkers.

Pagina | 8 Doc ID: 660065db1ebdf23f9df88ec9380ebc4832529191

Kosten die niet direct zijn toe te rekenen aan het aantal medewerkers worden door Delft en Rijswijk binnen de GRB op 50-50 basis verrekend. Kosten die wel direct toe te rekenen zijn aan het aantal medewerkers worden op basis van een 1/3, 2/3 verdeelsleutel verrekend. Het werkplektarief wordt afgerekend per account voor (in- en externe) medewerkers. Maatwerk wordt op basis van een offerte/kostenopgaaf verrekend.

Zie voor rechtmatigheid de desbetreffende paragraaf in het jaarverslag: Rechtmatigheid.

3.2.

Overige BBV paragrafen

Overige Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV) paragrafen, zoals weerstandsvermogen, onderhoud kapitaalgoederen en financiering zijn niet van toepassing, omdat het risico bij de deelnemende gemeenten ligt en er in die zin geen financiële buffer (eigen vermogen) voor de GRB in stand wordt gehouden, er geen sprake is van kapitaalgoederen en het financieringsinstrument door de gemeente Delft wordt uitgevoerd. Bovendien geldt in zijn algemeenheid bij een GRB dat resultaten worden verrekend met de deelnemende gemeenten.

Pagina | 9 Doc ID: 660065db1ebdf23f9df88ec9380ebc4832529191

JAARREKENING 2023 De jaarrekening bestaat uit de Programmarekening met toelichting (hoofdstuk 4) en de Balans met toelichting (hoofdstuk 5).

4. PROGRAMMAREKENING Tabel 3 Begroting versus realisatie 2023 (x € 1.000)

Afwijking t.o.v. Programma

Realisatie 2023

Begroting 2023 begroting 2023

(x € 1.000)

Lasten

Baten

Saldo

Lasten

Algemeen beheer

Vaste kosten IT-diensten

493

Virtuele werkplekken

2.410

Licenties Microsoft/ Oracle

1.074

Overige dienstverlening

Baten

Saldo

Lasten

Baten

Saldo

523

-30

2.410

2.305

105

1.074

1.167

-93

456

270

186

Aandeel Delft in algemeen beheer

-44

-41

-3

Aandeel Rijswijk in algemeen beheer

-44

-41

-3

Aandeel Delft in vaste kosten IT-diensten

-277

-289

Aandeel Rijswijk in vaste kosten IT-diensten

-216

-234

Levering virtuele werkplekken Rijswijk

-2.834 -2.834

-2.761

-73

Levering licenties Microsoft Delft

-650

-711

Overige dienstverlening

-456

-270

-186

4.521

-4.521

4.347

-4.347

174

-174

Incidentele lasten

Totaal Resultaat

4.521

-4.521

4.347

174

-174

Lasten

Baten

Totaal

-4.347

Pagina | 10 Doc ID: 660065db1ebdf23f9df88ec9380ebc4832529191

4.1.

Grondslagen

De kaders van de waarderingsgrondslagen zijn bepaald in de Gemeentewet, het Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV) en het financieel statuut van de GRB. Hierbij is de Financiële verordening 2023 van de gemeente Delft van toepassing verklaard, doordat de gemeente Delft de uitvoeringsorganisatie is. De rekening is, net als de begroting, opgesteld volgens het stelsel van baten en lasten. In de rekening zijn de baten en lasten opgenomen die toe te rekenen zijn aan het begrotingsjaar. Het moment van betaling of ontvangst van het geld is daarbij niet van belang. De waardering en resultaatbepaling zijn gebaseerd op historische kosten. Bij de bepaling van het resultaat wordt onder andere rekening gehouden met het voorzichtigheidsprincipe, het matchingprincipe en het realisatieprincipe. Voor de balans geldt: voor de activa wordt de verkrijgings- of vervaardigingsprijs als waarderingsgrondslag toegepast. De passiva worden gewaardeerd tegen nominale waarde.

Pagina | 11 Doc ID: 660065db1ebdf23f9df88ec9380ebc4832529191

4.2.

Toelichting op de programmarekening

Tabel 4 Begroting versus realisatie 2023 (x € 1.000)

Realisatie Begroting Afwijking 2023 2023 t.o.v. begroting

Lasten Administratie, begroting, rekening, accountant, bankrekening

Management Energie en huisvesting Verzekering Informatiebeveiliging Rijswijk Informatiebeveiliging Delft

90 88 7 154 154

71 88 8 178 178

19 0 -1 -24 -24

Service-desk ondersteuning Materiële kosten Overige loonkosten

207 629 1.574

207 669 1.429

0 -40 145

Licenties Delft Licenties Rijswijk

650 424

711 456

-61 -32

Overige dienstverlening

456

270

186

4.521

4.347

174

Baten Aandeel Delft in algemeen beheer Aandeel Rijswijk in algemeen beheer

-44 -44

-41 -41

-3 -3

Aandeel Delft in vaste kosten IT-diensten Aandeel Rijswijk in vaste kosten IT-diensten

-277 -216

-289 -234

12 18

-2.834 -650

-2.761 -711

-73 61

-456

-270

-186

-4.521

-4.347

-174

Totaal Resultaat

Saldo

Totaal lasten

Levering virtuele werkplekken Rijswijk Levering licenties Microsoft Delft Overige dienstverlening Totaal baten

4.2.1.

Realisatie 2023

Het jaar sluit met een resultaat van nul.

Pagina | 12 Doc ID: 660065db1ebdf23f9df88ec9380ebc4832529191

4.2.2.

Lasten

Materiële kosten Er zijn minder “materiële kosten” dan begroot. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door wijzigingen in contracten (looptijd etc.). Overige loonkosten Door de krapte op de arbeidsmarkt heeft ook de dienstverlening in 2023 onder druk gestaan. Met de inzet van extra ingehuurd personeel is de onderbezetting opgevangen. Licenties De onderschrijding op licenties wordt veroorzaakt door het verschil in indexatie op de begroting conform de DVO en het meerjarig overeengekomen contract met de leverancier. Overige dienstverlening Onder Overige dienstverlening wordt zowel maatwerk als aanvullende dienstverlening verstaan. In 2023 nam de vraag naar maatwerk als aanvullende dienstverlening toe. Met name in het kader van Office365. 4.2.3.

Baten

Levering virtuele werkplekken Rijswijk In 2023 zijn er door de gemeente Rijswijk meer accounts afgenomen dan was voorzien bij het opstellen dan de begroting. Hierdoor zijn de inkomsten hoger. Ook is in 2023 ten behoeve van het op niveau houden van de dienstverlening meer ingehuurd dan was voorzien in de begroting. Deze dienstverlening is ook ingezet op de basis dienstverlening en op projecten. Ook zijn de hiermee samenhangende materiële kosten iets hoger uitgevallen in 2023. Overige dienstverlening Onder Overige dienstverlening wordt zowel maatwerk als aanvullende dienstverlening verstaan. In 2023 nam de vraag naar maatwerk als aanvullende dienstverlening toe. Deze extra kosten worden één-op-één doorbelast aan de desbetreffende gemeente en leidt tot hogere baten.

Pagina | 13 Doc ID: 660065db1ebdf23f9df88ec9380ebc4832529191

5. BALANS GRB DELFT-RIJSWIJK PER 31 DECEMBER 2023 Tabel 7 balans na resultaatverdeling GRB Delft-Rijswijk ACTIVA Vlottende Activa Vordering op een openbaar lichaam Belastingen te ontvangen

31-dec-2023 31-dec-2022 PASSIVA

31-dec-2023 31-dec-2022

€

36.359

Vlottende Passiva Schuld aan een 456.105 openbaar lichaam Belastingen te betalen 0 Schulden aan kredietinstellingen Overlopende passiva 72.719

Liquide middelen

917.992

225.063

TOTAAL ACTIVA

1.368.643

753.887

Overlopende activa

5.1.

414.292 0

TOTAAL PASSIVA

€

1.234.311

676.568

134.332

77.319

1.368.643

753.887

Toelichting op de balans

Activa Vordering op een openbaar lichaam Betreft een vordering op de gemeente Rijswijk per balansdatum. Overlopende activa Betreft vooruitbetaalde kosten Oracle 2024. Liquide middelen Dit betreft een BNG-bankrekening op naam van de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoering (GRB) Delft-Rijswijk. Het betalingsverkeer wordt door de gemeente Delft verzorgd. De liquide middelen staan ter vrije beschikking. Passiva Schuld aan een openbaar lichaam Betreft een schuld aan de gemeente Delft per balansdatum. Belastingen te betalen De verplichting betreft nog te betalen BTW 4e kwartaal 2023 per balansdatum.

Pagina | 14 Doc ID: 660065db1ebdf23f9df88ec9380ebc4832529191

5.2.

Risicoparagraaf

Het financiële en operationele risico van de GRB is beperkt, wegens de afspraken die beide deelnemers hebben gemaakt in de dienstverleningsovereenkomst. Enkele van de hieronder genoemde risico’s worden beheerst door Gemeente Delft, en die heeft risicobeheersing maatregelen getroffen om de dienstverlening conform gemaakte afspraken te kunnen aanbieden. 1. Risico: Onduidelijkheid over gebruik datacentrum diensten / verSaaSing op de lange termijn Risicoscore: Hoog Incidenteel / structureel: Structureel Doelstelling: Een goede samenwerking nastreven op bestuurlijk en uitvoerend niveau, waar de strategie op lange termijn van aangesloten partijen helder is. De randvoorwaarden zoals een goede en actuele DVO is hier een vast onderdeel van. Zorgen dat de samenwerking voor alle aangesloten partijen voldoende meerwaarde biedt. Acties: In 2024 worden de uitkomsten van de evaluatie van de GR bekend gemaakt over de dienstverlening van de GRB en de impact van verSaasing. Hieruit kunnen acties worden genomen om de dienstverlening van de aangesloten partijen verder op af te stemmen. 2.

Risico: Geen heldere werkafspraken over de processen en of de afspraken worden niet gevolgd Risicoscore: Hoog Incidenteel / structureel: Structureel Doelstelling: Heldere afstemming over werkafspraken en meerwerk buiten om de going concern werkzaamheden en administreren van meerwerkprojecten en bijbehorende financiële afspraken. Acties: Heldere werkafspraken uitwerken en meerwerkprojecten goed administreren, rapporteren en tijdig factureren. Vooraf en tijdig afstemmen om capaciteit beschikbaar te stellen en de samenwerking verder te professionaliseren door het naleven van gemaakte afspraken. 3. Risico: De back-up security en integriteit is niet goed geregeld Risicoscore: Hoog Incidenteel / structureel: Structureel Doelstelling: Dataverlies na een verstoring van de dienstverlening vermijden Acties: De partij die de diensten levert aan de GRB heeft actief maatregelen en procedures getroffen om dataverlies en verstoringen te vermijden en toetst deze periodiek en deelt deze met de GRB. 4. Risico: Verstoring van de dienstverlening Risicoscore: Hoog Incidenteel / structureel: Structureel Doelstelling: Verstoring van de dienstverlening vermijden Acties: Dienstverlenende partij heeft actieve maatregelen genomen om de kans en impact van een verstoring van de dienstverlening te voorkomen of te minimaliseren. Deze worden periodiek herzien en getoetst.

Pagina | 15 Doc ID: 660065db1ebdf23f9df88ec9380ebc4832529191

5.3.

Continuïteitsveronderstelling

Ondertekening

De jaarrekening is namens en in opdracht van het bestuur opgemaakt. Delft, 26 april 2024

drs. ing. M.C. Schadé (Directeur Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoering Delft-Rijswijk)

Pagina | 16 Doc ID: 660065db1ebdf23f9df88ec9380ebc4832529191

6. WNT-verantwoording 2023 De WNT is van toepassing op de GRB Delft-Rijswijk. Het voor de GRB Delft-Rijswijk toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2023 € 223.000. Het betreft hierbij het algemeen bezoldigingsmaximum. 1. Bezoldiging topfunctionarissen 1a. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling.

Pagina | 17 Doc ID: 660065db1ebdf23f9df88ec9380ebc4832529191

1b. Leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking in de periode kalendermaand 1 t/m 12. Niet van toepassing in 2023. 2. Uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen Uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen met of zonder dienstbetrekking inclusief degenen die op grond van hun voormalige functie nog 4 jaar als topfunctionaris worden aangemerkt. Niet van toepassing in 2023. 3. Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2023 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen. Daarnaast zijn er in 2023 geen topfunctionarissen zonder dienstbetrekking werkzaam geweest voor de GRB Delft-Rijswijk en zijn er geen ontslaguitkeringen in verhouding boven de WNT norm verleend. De aan de GRB Delft-Rijswijk gelieerde bedrijven of instellingen met een eigen rechtspersoonlijkheid maken op grond van de Wet, zo nodig, in de eigen jaarstukken bezoldigingsgegevens openbaar.

Pagina | 18 Doc ID: 660065db1ebdf23f9df88ec9380ebc4832529191

Lucro audit B.V. Laan van Zuid Hoorn 67 2289DC R�sw�k www.lucro-audit.nl info@lucro-audit.nl

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan: het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoering Delft-Rijswijk

Verklaring over de jaarrekening 2023 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2023 van Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoering Delft-Rijswijk te Delft gecontroleerd. Naar ons oordeel * geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023 als van de activa en passiva van de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoering Delft-Rijswijk op 31 december 2023 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); * zijn de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling, opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader. De jaarrekening bestaat uit: 1. de balans per 31 december 2023; 2. de staat van baten en lasten over 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023; en 3. de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.

De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening'. Wij zijn onafhankelijk van Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoering Delft-Rijswijk zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

KVK BTW IBAN

89 86 47 35 8651.36.440.B.01 NL68 KNAB 0614 2951 22

Doc ID: 660065db1ebdf23f9df88ec9380ebc4832529191

Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1 sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 45.000. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in de Regeling controleprotocol 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado.

Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvat de jaarstukken andere informatie, die bestaat uit: * Jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen. Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV.

Doc ID: 660065db1ebdf23f9df88ec9380ebc4832529191

Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het bestuur voor de jaarrekening Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV. Het dagelijks bestuur is ook verantwoordelijk voor het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader. In dit kader is het dagelijks bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het dagelijks bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het dagelijks bestuur afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeenschappelijke regeling in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen.

Het dagelijks bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de risico’s kunnen worden opgevangen toelichten in de jaarrekening Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.

Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Bado, het Controleprotocol WNT 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen.

Doc ID: 660065db1ebdf23f9df88ec9380ebc4832529191

Onze controle bestond onder andere uit: - het identificeren en inschatten van de risico's dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico's bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; - het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden.

Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit; - het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan; - het vaststellen dat de door het dagelijks bestuur gehanteerde afweging dat de gemeenschappelijke regeling in staat is de risico's vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen aanvaardbaar is. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de gemeenschappelijke regeling haar financiële risico's kan opvangen. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring.

Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat de gemeenschappelijke regeling de financiële risico's niet kan opvangen; - het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; en - het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen en of de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen. Wij communiceren met het algemeen bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Rijswijk, 26 april 2024 Lucro audit B.V. E.M.L. Looije MSc RA

Doc ID: 660065db1ebdf23f9df88ec9380ebc4832529191

Controlespoor

Sign Titel

Lucro audit BV | Jaarrekening 2023 GRB

Bestandsnaam

Jaarrekening_2023...et_verklaring.pdf

Document-id

660065db1ebdf23f9df88ec9380ebc4832529191

Datumindeling van het controlespoor

DD / MM / YYYY

Status

Ondertekend

26 / 04 / 2024

Door edwin.looije@lucro.nl voor ondertekening verzonden naar

14:59:12 UTC

Mark Schade (mschade@delft.nl) IP: 62.45.112.244

26 / 04 / 2024

Bekeken door Mark Schade (mschade@delft.nl)

16:01:08 UTC

IP: 145.32.97.19

26 / 04 / 2024

Ondertekend door Mark Schade (mschade@delft.nl)

16:01:37 UTC

IP: 145.32.97.19

26 / 04 / 2024

Het document is voltooid.

16:01:37 UTC

Mogelijk gemaakt door

Sign

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Rijswijk&id=400481a0-f153-48ed-8ff1-b10b90632413