IB 21 079 Raadsinformatiebrief horizontale verantwoording archief- en informatiebeheer.docx

uw kenmerk uw brief van ons kenmerk inlichtingen bij doorkiesnummer

21.047407 P. Cherchi (070) 326 17 31 Bedrijfsvoering Informatie

De Raad

Stadhuis, Bogaardplein 15 Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk Telefoon 14 070 Fax (070) 326 10 10 stadhuis@rijswijk.nl www.rijswijk.nl iban BNG: NL15BNGH0285007424

betreft

Horizontale verantwoording archief- en informatiebeheer

datum bijlage(n)

25 mei 2021 KPI-verslag 2020

Hierbij bieden wij u het KPI-verslag “Archief- en informatiebeheer gemeente Rijswijk 2020” ter informatie aan. Sinds oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht van kracht. Op grond van deze wet ziet de provincie toe op gemeenten bij hun wettelijke taakbehartiging. Hieronder valt ook het toezicht op het archief- en informatiebeheer. In dit kader toetst de archiefinspectie het archief- en informatiebeheer van de gemeente aan de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Het KPI-verslag dient de doeleinden van horizontale verantwoording tussen college en raad en verticale informatievoorziening aan de toezichthouder, de provincie Zuid-Holland. Uit dit verslag blijkt dat, ondanks de buitengewone omstandigheden van het afgelopen jaar, het archiefen informatiebeheer van de gemeente Rijswijk aan de wettelijke gestelde eisen voldoet. De gemeentearchivaris doet in dit verslag aanbevelingen voor verbetering zoals de afronding van de al gestarte activiteiten en projecten (de ongoing acties) en de praktische uitvoering van het archiefbeleid. De focus van de aanbevelingen ligt vooral bij de vernietiging van de data opgeslagen in de procesondersteunende applicaties in overeenstemming met de eisen van de Archiefwet 1995 en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De laatste aanbeveling kan niet gerealiseerd worden omdat de leveranciers van deze applicaties de vereiste functionaliteit niet als standaard optie bieden en de huidige applicaties in de basis niet geschikt zijn voor deze functionaliteit. De problematiek rond digitale vernietiging in procesapplicaties speelt zich niet alleen bij de gemeente Rijswijk af maar is een landelijk probleem. Nederlandse gemeenten werken veelal met dezelfde applicaties. Gekozen is voor uitfasering van deze applicaties. Bij nieuwe applicaties en vervanging van de huidige applicaties zal rekening worden gehouden met de vereiste functionaliteit. Dit brengt het risico met zich mee dat tot het moment van vervanging niet aan de wettelijke eisen kan worden voldaan die van toepassing zijn op de opslag van informatie in deze applicaties. Aansluitend op de kennisgeving aan de raad wordt het KPI-verslag toegezonden aan het college van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders, de secretaris

de burgemeester,

P.M. Schuit

mr. drs. G.A.A.Verkerk

S.v.p. bij correspondentie datum en kenmerk van deze brief vermelden

Het stadhuis is te bereiken met tram 17,

en richten aan: Gemeente Rijswijk, Informatie, Postbus 5305, 2280 HH

bus 22, 23, 30, 50 en 51

Rijswijk

pagina 1 van 1