IB 21 069 A. Memo evaluatie 2e Kamerverkiezingen.docx

MEMO

Evaluatie Tweede Kamerverkiezingen gemeente Rijswijk 2021 t.b.v. Gemeenteraad Inleiding De evaluatie voerden wij uit in eigen beheer. Voorzitters van stembureaus en beheerders van stembureaulocaties zijn gevraagd naar hun ervaringen. Zo ook medewerkers die betrokken waren bij de organisatie van de verkiezingen. Met deze memo informeren wij u op hoofdlijnen over het verloop van de verkiezingen. De evaluatie is bedoeld om te leren van de opgedane ervaringen om ons werk te verbeteren. Op onderdelen hebben wij mogelijke verbeterpunten geconstateerd. Na aanbieding van deze informatie wordt ambtelijk een zogenaamde verbeteragenda opgesteld, om te bepalen welke onderwerpen met het oog op de aanstaande gemeenteraadsverkiezingen voorrang hebben. Vanzelfsprekend worden eventuele signalen vanuit uw raad over dit onderwerp daarbij betrokken. De memo volgt zo veel mogelijk het proces van voorbereidingen, de kiesdagen, de telling, tot en met de bekendmaking van de uitslag. De evaluatie ziet ook op de bijzondere omstandigheden en getroffen maatregelen om de verkiezingen mogelijk te maken en om verspreiding van het COVID-19-virus te voorkomen. In de laatste raadsinformatiebrieven over deze verkiezingen meldden wij u dat wij er alles aan zouden doen om deze verkiezingen succesvol te laten verlopen en dat wij daar volgens eerste informatie in leken te zijn geslaagd.

Met de evaluatie zijn onze conclusies niet anders. Gebleken is van grote inzet en betrokkenheid van vrijwilligers, externen en medewerkers om deze verkiezingen te doen slagen. Tijdelijke Wet Verkiezingen Covid-19 De tijdelijke Wet Verkiezingen Covid-19 vormde het wettelijk kader voor deze bijzondere verkiezingen. De uitvoering van dit kader zorgde voor de nodige extra inzet en kosten gedurende het hele proces van voorbereidingen tot en met de kiesdagen. De voorgeschreven maatregelen waren er op gericht dat kiesgerechtigde burgers vanuit gezondheidsperspectief veilig konden stemmen in de stemlokalen en dat stembureauleden hun werk veilig konden doen. Nieuw was ook dat kiezers van 70 jaar en ouder hun stem per brief konden uitbrengen. Vooral kiezers met een kwetsbare gezondheid kregen de gelegenheid om gedurende twee dagen voorafgaand aan de ‘reguliere’ dag van de stemming hun stem in een stemlokaal uit te brengen. Voorbereidingen; inkoop / betrekken materialen De voorbereidingen met derde partijen zijn tijdig gestart en betroffen onder meer het bestellen c.q. de inkoop van de vereiste materialen, zoals stembescheiden, stembureaumaterialen en -meubilair & beveiligings- en schoonmaakdiensten om de stembureaus corona-proof in te richten, e.e.a. volgens opgave van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Dit proces is goed verlopen; leveranties waren tijdig, conform opgave en geschikt voor de beoogde inzet. Informatie over de uitvoering van diensten is hieronder vermeld (voorbereidingen; overige partijen). Voorbereidingen; stembureaulocaties Met de corona-omstandigheden en vereiste veiligheidsmaatregelen hielden we er rekening mee dat eerder gebruikte locaties konden afvallen. In verband daarmee is tijdig gestart met het inventariseren van geschikte en beschikbare stembureaulocaties. Voor de circa 7 locaties die afvielen, vonden we veelal vrij simpel alternatieve locaties, die zowel wat betreft inrichtingseisen als geografische spreiding passend waren. We nemen in onderzoek of de te maken afspraken met beheerders die hun ruimte voor de verkiezingen beschikbaar stellen verder te standaardiseren zijn. Voorbereidingen; communicatie Voor communicatie is voornamelijk gebruik gemaakt van de materialen beschikbaar gesteld door het ministerie van BZK vanuit de landelijke publiekscampagne Elke Stem Telt. Januari dit jaar plaatsten we informatie over de verkiezingen op onze website.

22-6-2021 18:12:0021.050050

pagina 1 van 4

MEMO (vervolg)

Na verzending bleek dat één van de begeleidende brieven bij de stempas (voor 70-plussers) onvolledige en onjuiste informatie over de stembureaus bevatte. Hierop is een correctiebrief verstuurd, één week voor de verkiezingen. Vanzelfsprekend betreuren wij de verwarring die korte tijd kon ontstaan. Zoals al aan uw raad is toegezegd onderzoeken we de verbetering van de leesbaarheid van de brieven en communicatie over de verkiezingen, inclusief het betrekken van de Stichting lezen en schrijven. Voorbereidingen; stembureauleden In november zijn de circa 400 personen uit het verkiezingsbestand aangeschreven met het verzoek om zich op te geven als stembureaulid. Aanvankelijk werd enthousiast gereageerd. Naarmate de verkiezingen naderden en het aantal besmettingen steeg, meldde een deel zich weer af. Dit betrof ten minste 10%. Het ministerie van BZK had gezorgd voor een reservepool met stembureauleden, waarop een beroep kon worden gedaan wanneer een tekort aan stembureauleden zou ontstaan. Dat is niet nodig geweest. Voorbereidingen; overige partijen In verband met meer bedoelde bijzondere omstandigheden zijn externe partijen ingezet. Het betrof schoonmaakdiensten ter bescherming van de gezondheid van kiezers en stembureauleden in de stemlokalen en ter voorkoming van verspreiding van het virus. Te volgen instructies waren afkomstig van het RIVM. De schoonmaak is goed verlopen.

Kiezers en stembureauleden spraken waardering uit. Ook beveiligingsdiensten werden nu ingehuurd. Bij ieder stemlokaal was continu één beveiliger aanwezig. We hoorden positieve reacties over de voornamelijk preventieve werking van hun aanwezigheid en de ‘gastheerrol’ die zij, ook op eigen initiatief, in bepaalde situaties namen. Nieuw ten slotte was de inschakeling van een verhuisbedrijf voor de inrichting van de stembureaus. Instructies van het RIVM voor de inrichting waren leidend en gecommuniceerd. Zoals gebruikelijk werd catering ingezet voor stembureaupersoneel en die was prima verzorgd. Indien de situatie en omstandigheden ons noodzaken deze partijen bij de komende verkiezingen nogmaals in te zetten, is extra budget vereist. Kiesdagen Op 15 maart was het zover; vier stembureaus werden geopend voor de kiezers behorende tot een risicogroep. Vanaf 07:30 uur kon gestemd worden. Omstreeks de middag ontvingen we melding dat een groep van circa 15 personen, waaronder de heer Engel van Viruswaarheid, voor het stembureau locatie Amicitia (wijk Leeuwendaal) aan het demonstreren was. Boa’s waren na deze melding snel ter plaatse. Zonder verzet gaf de groep, onder verwijzing naar coronamaatregelen, gehoor aan de oproep om te vertrekken. Zij deelden mee op weg te gaan naar Delft. Daarover zijn de Delftse collega’s direct ingelicht.

Volgens onze informatie heeft het incident het kiesproces niet verstoord. . Over de kiesdag d.d. 16 maart zijn geen bijzonderheden bekend. Op 17 maart waren er 29 stembureaus van 07:30 tot 21:00 uur geopend. Daarnaast was er één bijzonder stembureau in het verzorgingstehuis Vredenburch. Dit bureau had aangepaste openingstijden van 09:00 tot 13:00 uur. De aangestelde waarnemer heeft ons geen bijzonderheden gemeld. De stembus van dit bijzonder stembureau werd na sluiting opgehaald en overgebracht naar het stadhuis. Daar werd het beveiligd opgeslagen, alvorens het voor 21:00 uur naar De Schilp ging voor de telling. De aanloop bij de stembureaus was overwegend gelijkmatig verdeeld gedurende de openingstijden. Sommige stembureaus hadden het rustiger dan gebruikelijk. Dit kwam mede doordat stemmen al eerder of per brief waren uitgebracht.

21.050050

pagina 2 van 4

MEMO (vervolg)

Toegankelijkheid Ter bevordering van de toegankelijkheid voor mindervaliden waren bij enkele stembureaus voorzieningen getroffen, zoals drempelheupen. De toegankelijkheid van één stembureau (Het Kristal, aan de Henri Dunantlaan) bleek toch niet optimaal. Oorzaak was de plaatsing van een kleinere loopplank dan aan het verhuisbedrijf was meegegeven. De aanwezige beveiliger heeft enkele minder valide personen geassisteerd het stemlokaal te betreden. Eén minder valide kiezer week uit naar het stembureau in het stadhuis. Wij hebben hier notitie van gemaakt en betreuren dit voorval. Dit punt is voor ons reden om de toegankelijkheid(eisen) van de stembureaus nader onderzoeken, waaronder bovengenoemde. Daarbij doen we ook onderzoek naar de kwaliteit van de informatievoorziening over de toegankelijkheid van de locaties Briefstemmen Naast de gebruikelijk wijze konden 70-plussers vanaf 10 maart ook per brief stemmen. Zij konden de briefstem per post versturen of afgeven bij het in het stadhuis ingerichte afgiftepunt. De briefstemmen werden op 15 en 16 maart voorgeopend. Daarbij bleek dat veel kiezers de instructies niet goed hadden gevolgd, waardoor vele briefstemmen ongeldig waren. Dit deed zich landelijk voor. Met een spoedbesluit van het kabinet was een soepelere beoordeling van de briefstemmen mogelijk.

De overgrote meerderheid van deze stemmen kon uiteindelijk toch geldig worden verklaard en meedoen in de telling. Naast deze herbeoordeling waren ook de overige ingekomen briefstemmen voorgeopend. De op deze twee data voorgeopende briefstemmen werden in de ochtend op de 17e overgebracht naar De Schilp en door de daar aanwezige tellers vanaf 09:00 uur geteld. Hierover zijn geen bijzonderheden te melden. De briefstemmen die op de 17e binnenkwamen mochten na 21:00 uur geteld worden. Telling Het ministerie van BZK had een telinstructie opgesteld. Afwijkend van reguliere verkiezingen, was er dit keer tevens sprake van een centrale telling van de voorgeopende briefstemmen van 15 en 16 maart en de uitgebrachte stemmen van de vier stembureaus van deze twee data. Op 17 maart om 09:00 uur stonden vele tellers gereed, voornamelijk collega’s die zich hiervoor vrijwillig hadden opgegeven. In groepen verdeeld en onder leiding van voorzitters zijn de stemmen geteld. Dit proces is volgens onze waarneming veilig en succesvol verlopen. In één enkel stembureau was volgens de voorzitter mogelijk onvoldoende ruimte om veilig te tellen. Onder begeleiding werden de stembussen daarvan overgebracht naar De Schilp, voor telling van de stemmen. Na afloop werden de bijbehorende proces-verbalen ingevuld en in verzegelde enveloppen gedaan door de voorzitters van de telteams. Zo ook de stembiljetten.

Bedoelde documenten werden daarna overgebracht naar het stadhuis. Hier werden deze veilig opgeslagen voor het invoeren in de zogenaamde Ondersteunende Software Verkiezingen (OSV) na 21:00 uur. Met de ontvangst van de proces-verbalen en stembiljetten van de overige stembureaus na 21:00 uur, werd gestart met de invoer van de cijfers in het OSV. Dit proces verliep voorspoedig. Op 18 maart volgde omstreeks 10:00 uur de voorlopige uitslag. Het bekendmakingsmoment was in lijn met andere gemeenten met een vergelijkbaar inwoneraantal. Datalek Na de Tweede Kamerverkiezing 2021 zijn de uitslagen en proces-verbalen van de verkiezingen op 18 maart 2021 gepubliceerd op de website van de gemeente Rijswijk. Met het proces-verbaal leggen we verantwoording af over het verloop van de stemming en over het tellen van de stemmen. Bij de publicatie van de proces-verbalen zijn door de stembureauleden persoonsgegevens van een beperkt aantal burgers en stembureauleden niet geanonimiseerd. Deze gegevens waren voor degenen die de proces-verbalen hebben geraadpleegd, in te zien. De inbreuk is op 26 maart ontdekt en de gegevens zijn dezelfde dag van de website verwijderd.

21.050050

pagina 3 van 4

MEMO (vervolg)

Het datalek is in één geval door een burger gemeld en in de andere gevallen zijn deze intern opgemerkt. Direct na deze constateringen zijn de gegevens geanonimiseerd. Conform procedure is hiervan melding gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens en zijn betrokkenen geïnformeerd. We betreuren dit voorval ten zeerste, maar schatten de risico’s beperkt in. Er wordt lering getrokken uit deze ervaring en dit nemen we mee in een training aan de stembureauleden en voorzitters. Ook zal de nacontrole op het gehele proces-verbaal volgens werkinstructies worden opgevolgd. Kosten Als gevolg van de coronacrisis zijn de kosten voor de Tweede Kamerverkiezingen hoger uitgevallen dan begroot. De verwachting is dat de lasten ongeveer € 75.000 hoger zullen zijn. In de primitieve begroting 2021 was geen rekening gehouden met extra lasten als gevolg van de coronacrisis. Tegen deze extra uitgaven staat echter een tweetal compensaties die zijn ontvangen vanuit het Rijk. Het Rijk heeft in het 2e corona steunpakket in 2020 € 92.000 opgenomen voor extra kosten van de verkiezingen. Deze compensatie is verwerkt in de Slotwijziging 2020 en daarmee is deze compensatie verwerkt en verantwoord in de jaarstukken 2020. In het 3e steunpakket in 2021 is nog eens € 71.000 opgenomen voor verkiezingen. Dit bedrag wordt in 2021 verantwoord.

Vanwege het feit dat de overschrijding voor de verkiezingen op de primitieve begroting 2021 is veroorzaakt door de coronacrisis en er compensatie van het Rijk is ontvangen, worden de extra lasten opgenomen in de coronaparagraaf in de 2e halfjaarrapportage 2021.

21.050050

pagina 4 van 4