IB 21 045 b. Verantwoordingsrapportage-BGT---2020-Rijswijk.pdf

Verantwoordingsrapportage Datum: 2020

Beheer en Bestuur Basisregistratie Grootschalige Topografie

Bronhouder Rijswijk Datum dagelijks bestuur vaststelling:

20 april 2021

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Rijswijk - Pagina 1 van 20

Inhoudsopgave 1. Het belang van de Basis Grootschalige Topografie 1.1 Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) 1.2 Onderdeel van het stelsel van basisregistraties 1.3 Rijswijk als verantwoordelijk bronhouder BGT

2. Bestuurlijke verantwoording 2.1 Overzichtsdiagram 2.2 Verbetermaatregelen

3. Zelfevaluatie 3.1 Borging processen 3.2 Actualiteit 3.3 Volledigheid 3.4 Juistheid

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Rijswijk - Pagina 2 van 20

1 Het belang van de Basisregistratie Grootschalige Topografie 1.1 Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) De Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) is een gedetailleerde (in vaktaal: grootschalige) digitale kaart van heel Nederland. Daarin worden alle objecten als gebouwen, wegen, water, spoorlijnen en groen op een eenduidige manier vastgelegd. Het doel van de BGT is: de hele overheid gebruik laten maken van dezelfde basisgegevens over de grootschalige topografie van Nederland. Als alle overheidspartijen in Nederland werken met dezelfde gegevens, dan zorgt dat voor:    

een betere dienstverlening aan burgers en bedrijven, want de gegevens zijn altijd actueel en betrouwbaar; administratieve lastenverlichting, want het kost bedrijven en burgers minder tijd en minder moeite om gegevens aan te leveren; een betere samenwerking binnen de overheid, want eenduidige afspraken over gegevens maken eenvoudige uitwisseling mogelijk; kostenbesparing, want minder fouten, minder inwinnen en minder communicatieproblemen zorgen voor minder kosten.

1.2 Onderdeel van het stelsel van basisregistraties De BGT is een belangrijk onderdeel van het stelsel van basisregistraties. Basisregistraties maken eenmalig inwinnen en meervoudig gebruik mogelijk. Door de gegevens in de BGT eenduidig op te slaan, zijn ze herbruikbaar voor alle overheidsorganisaties die deze gegevens nodig hebben. Opnieuw inwinnen of intekenen van dezelfde gegevens is dus niet meer nodig.

1.3 Rijswijk als verantwoordelijk bronhouder BGT De taken op grond van de Wet BGT worden door de bronhouders in medebewind uitgevoerd. Met deze rapportage legt het dagelijks bestuur over deze uitvoering horizontaal verantwoording af aan het algemeen bestuur. Deze rapportage wordt hiernaast ook gebruikt om verticaal verantwoording af te leggen aan het ministerie van Infrastructuur en Milieu, als formeel toezichthouder.

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Rijswijk - Pagina 3 van 20

2 Bestuurlijke verantwoording Bestuurlijke verantwoordingsparagraaf Deze rapportage geeft een beeld van de huidige situatie en is door de verbetermaatregelen ook gericht op de toekomst. De verantwoordelijkheid en het beheer van de BGT zijn centraal belegd en ondergebracht bij het team Informatie binnen het domein Bedrijfsvoering. Het centraal beleggen van de BAG, BGT en WOZ zorgt voor een kwalitatief hoogwaardige informatievoorziening van de gemeente die aansluit op het streefbeeld van de landelijke overheid om meerdere taken binnen deze basisregistraties te bundelen. De inrichting van de BGT bij de gemeente Rijswijk is enerzijds gericht op het voldoen aan de wettelijke verplichtingen en daarmee gericht op een efficiënte en effectieve dienstverlening aan burgers en ondernemers. Anderzijds is de inrichting van de BGT gericht op een efficiënte en effectieve dienstverlening naar de collega’s. Eénmalige inwinning en meervoudig gebruik van de gegevens (bijvoorbeeld ten behoeve van het beheer van de openbare ruimte, maar ook voor de Omgevingswet) is hierbij het uitgangspunt. Binnen het team Informatie is door uitbreiding van het aantal fte in 2019 voldoende formatie en kennis aanwezig om de taken uit te voeren, de continuïteit te borgen en om de noodzakelijke kwaliteitscontroles uit te voeren.

Er wordt indien er twijfel is over de juistheid of het ontbreken van gegevens door de gebruikers actief terug gemeld. Dit zijn zowel de medewerkers binnen de gemeente als burgers en bedrijven. Deze meldingen worden onderzocht en er vinden eventueel aanpassingen plaats in de basisregistratie. Dit heeft geresulteerd in een maximale score ten aanzien van de volledigheid; tijdigheid en juistheid van de gegevens. Tevens is er een inspanning geleverd waarbij er binnen het stelsel van basisregistraties zowel binnen gemeentelijk als buiten gemeentelijk gebruik wordt gemaakt van de gegevens uit de basisregistratie BGT. Echter voor het onderdeel borging processen is nog niet de maximale score behaald. (totaalscore is 93 %, norm is 75 %) Daarnaast wordt op dit moment binnen het team Informatie onderzocht hoe BAG; BGT; WOZ en BOR door nog intensievere afstemming elkaar kunnen versterken. Verder de afstemming van de werkprocessen van BGT met die van BAG en BOR, om daarmee adequater wijzigingen in de gehele keten te kunnen doorvoeren. En tot slot zal in 2021 de koppeling met de beheerpakketten openbare ruimte worden onderzocht en daar waar mogelijk gekoppeld worden.

Ook het centraal beleggen van deze basisregistraties draagt bij aan een kwalitatief hoogwaardige informatievoorziening binnen de gemeente, die aansluit op het streefbeeld van de landelijke overheid om meerdere taken van de BAG, BGT, BOR en WOZ te bundelen.

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Rijswijk - Pagina 4 van 20

2.1 Overzichtsdiagram In onderstaande diagrammen valt te zien hoe door de bronhouder over het algemeen wordt gescoord met betrekking tot de verschillende taken rond de BGT op sturings- of governance niveau. In de rapportage komen de verschillende onderwerpen nog nadrukkelijk aan de orde. Waar relevant worden initiatieven en/of maatregelen aangekondigd. Onderdeel

Waarde Rijswijk

Maximale score

Percentages

Deelscore Borging proces

60

70

86 %

Deelscore Actualiteit

20

20

100 %

Deelscore Volledigheid

30

30

100 %

Deelscore Juistheid

30

30

100 %

Puntentotaal BGT lijst

140

150

93 %

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Rijswijk - Pagina 5 van 20

Bovenstaande diagrammen dienen de deelscore en de totaalscore in percentages van de bronhouder te reflecteren.

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Rijswijk - Pagina 6 van 20

2.2

Verbetermaatregelen

Op basis van de uitgevoerde evaluatie van de BGT heeft ons college besloten de volgende verbetermaatregelen door te voeren: Welke maatregelen moeten er komend jaar worden uitgevoerd om de kwaliteit van de BGT te verbeteren?

Verbetermaatregelen

Verbetermaatregelen ten aanzien van Borging proces

De processen tussen de BGT en BOR worden aangescherpt om sneller verschillen tussen de registraties gelijk te trekken in de databases.

Verbetermaatregelen ten aanzien van Actualiteit In 2021 wordt ingezet op het realiseren van een geautomatiseerde koppeling met de beheersystemen van BOR. Doordat er een geautomatiseerde koppeling gerealiseerd wordt, zal zowel de actualiteit en volledigheid van de gegevens verder geoptimaliseerd worden en verschillen worden geminimaliseerd. Verbetermaatregelen ten aanzien van Volledigheid

In 2021 wordt ingezet op het realiseren van een geautomatiseerde koppeling met de beheersystemen van BOR. Doordat er een geautomatiseerde koppeling gerealiseerd wordt, zal zowel de actualiteit en volledigheid van de gegevens verder geoptimaliseerd worden en verschillen worden geminimaliseerd.

Verbetermaatregelen ten aanzien van Juistheid

nvt

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Rijswijk - Pagina 7 van 20

3 Zelfevaluatie 3.1

Borging processen

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Rijswijk - Pagina 8 van 20

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de BGT is geborgd in de organisatie. Met onderstaande vragen wordt getoetst of de uitvoering van de Wet BGT structureel geborgd is in de organisatie. Dit moet blijken uit de beschikbare formatiecapaciteit, uit een adequate beschrijving van de administratie organisatie, uit bekendheid bij medewerkers met BGT-gerelateerde activiteiten

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Rijswijk - Pagina 9 van 20

en de bevoegdheid om deze activiteiten uit te voeren, uit het volgens wettelijke regels inmeten van definitieve geometrie en uit het kunnen overleggen van voor de BGT gebruikte bewijsmiddelen. Is de uitvoering van de Wet BGT structureel geborgd in de organisatie?

Antwoord

1. Is de voor het beheer van de BGT toegewezen formatiecapaciteit voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit?

Ja: De formatiecapaciteit is voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit van de BGT.

Toelichting op gegeven antwoord:

In 2019 is de capaciteit voor de BGT uitgebreid en ingevuld, echter niet alle vacatures zijn ingevuld. De extra benodigde capaciteit is met inhuur en ondersteuning van leveranciers tijdelijk ingevuld.

2. Is de vervanging voor het beheer van de BGT Ja: Bij afwezigheid van een functionaris worden zodanig geregeld dat de kwaliteit van de BGT-gerelateerde activiteiten tijdig overgenomen. registratie is gewaarborgd? Toelichting op gegeven antwoord:

Er is voldoende capaciteit om bij afwezigheid van een functionaris de BGT-gerelateerde activiteiten conform wet en regelgeving te continueren

3. Zijn de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BGT vastgelegd?

Nee: De processen zijn niet vastgelegd

Toelichting op gegeven antwoord:

Procesbeschrijvingen zijn aanwezig, maar voldoen nog niet. Processenbeschrijvingen sluiten nog niet volledig aan op de interne en externe werkprocessen. Oorzaak is dat de gegevens nog niet volledig synchroon lopen, waardoor in de dagelijkse werkzaamheden niet geheel volgens de beschreven processen gewerkt wordt. Dit zal in de komende periode worden opgepakt en daarmee zullen de verschillen in de registraties afnemen en komen de procesbeschrijvingen overeen met de werkwijze.

4. Worden de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BGT nageleefd?

Ja: De processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BGT worden nageleefd

Toelichting op gegeven antwoord:

Regelmatig worden er bijeenkomsten bijgewoond o.a. Gemeentelijk geo beraad, bag intervisie, regio overleg( waterschap en buurbronhouders).

5. Worden de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BGT minimaal eenmaal jaarlijks geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Processen worden besproken in de twee wekelijkse periodieke overleggen en indien noodzakelijk worden er aanpassingen gedaan aan het proces. Tevens wordt continu de consistentie gemonitord tussen de BAG en de BGT.

6. Wordt de geometrie van BGT objecten ingewonnen en verwerkt met de geldende geometrische nauwkeurigheidseisen?

Ja: Alle geometrie wordt ingewonnen en verwerkt met de geldende geometrische nauwkeurigheidseisen

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Rijswijk - Pagina 10 van 20

Toelichting op gegeven antwoord:

De gemeente heeft een eigen landmeetkundige dienst die terrestrisch inwint met de vereiste nauwkeurigheid.

7. Zijn de bevoegdheden en taken van het, in de Ja wet aangewezen, bestuursorgaan overgedragen aan de personen die door de bronhouder met de uitvoering zijn belast? Toelichting op gegeven antwoord:

Mandatenbesluit wordt periodiek of indien noodzakelijk geactualiseerd

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Rijswijk - Pagina 11 van 20

3.2 Actualiteit

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Rijswijk - Pagina 12 van 20

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de bronhouder met het toetselement actualiteit in de organisatie is omgegaan.

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Rijswijk - Pagina 13 van 20

Wordt de actualiteit van de BGT in de procesvoering geborgd?

Antwoord

1. Wordt elke relevante wijziging in de (fysieke) Ja: Er zijn voldoende beheersmaatregelen werkelijkheid tijdig gevolgd door een getroffen om ervoor te zorgen dat een wijziging bijbehorende mutatie in de BGT? tijdig wordt gevolgd door een bijbehorende mutatie in de BGT Toelichting op gegeven antwoord:

Jaarlijkse mutatie signalering en terugmelding van de beheer afdelingen en de BAG worden binnen de wettelijke termijnen in de BGT opgenomen.

2. Worden alle terugmeldingen tijdig afgedaan? Alle terugmeldingen worden tijdig afgedaan Toelichting op gegeven antwoord:

De doorlooptijd van de meldingen worden actief gemonitord om tijdigheid te kunnen borgen

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Rijswijk - Pagina 14 van 20

3.3

Volledigheid

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Rijswijk - Pagina 15 van 20

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de bronhouder met het toetselement volledigheid in de organisatie is omgegaan.

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Rijswijk - Pagina 16 van 20

Met onderstaande vragen is getoetst of alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie worden opgenomen. Dit moet blijken uit het verwerken van BGT-relevante vergunningen c.a. in de registratie, uit een tijdige en correcte afhandeling van terugmeldingen en uit een jaarlijkse controle van de registratie op volledigheid. Worden alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie opgenomen?

Antwoord

1. Worden alle in de fysieke werkelijkheid voorkomende BGT-objecten in de BGT vastgelegd?

Ja: Alle in de fysieke werkelijkheid voorkomende BGT-objecten worden in de BGT vastgelegd

Toelichting op gegeven antwoord:

Alle BGT objecten, die door na verkenning of interne en externe meldingen zijn geconstateerd, worden of in het veld ingemeten of middels luchtfotodetectie en binnen de wettelijke termijnen gemuteerd in de BGT

2. Worden alle terugmeldingen behandeld conform de voorschriften? (Hoofdstuk 6 Wet BGT)

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Alle terugmelding, waaronder uit het MMS systeem worden binnen de termijn opgenomen en verwerkt in de BGT

3. Wordt regelmatig gecontroleerd of de BGT volledig is?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Naverkenning wordt jaarlijks gedaan aan de hand van luchtfoto's; cyclo's; meldingen basisregistraties en door landmeter ter plaatse.

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Rijswijk - Pagina 17 van 20

3.4

Juistheid

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Rijswijk - Pagina 18 van 20

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Rijswijk - Pagina 19 van 20

Wordt op reguliere basis kwaliteitsbeheer uitgevoerd naar de juistheid van de gegevens?

Antwoord

1. Worden de attributen van de objecten in de BGT juist opgevoerd?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

De attribuutgegevens van BGT-objecten, van zowel de gemeente als het waterschap, worden overeenkomstig de in de catalogus beschreven definitie en domeinwaarden in de BGT vastgelegd.

2. Wordt regelmatig gecontroleerd of de gegevens van de attributen van de objecten in de BGT overeenkomen met de feitelijke werkelijkheid?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Jaarlijks wordt door gebruik te maken van luchtfotodetectie en bestandsvergelijking en met BOR- en BAG gegevens de juiste attribuutgegevens gecontroleerd en eventueel opgenomen in de BGT.

3. Heeft u de processen in beeld die mutaties veroorzaken en maakt u minimaal eens per twee jaar gebruik van een luchtfoto of andere methodieken om gemiste mutaties toch te signaleren en te verwerken?

Ja: De processen die mutaties veroorzaken zijn in beeld en er wordt minimaal eens per twee jaar gebruik gemaakt van een luchtfoto of andere methodieken om gemiste mutaties alsnog te signaleren en te verwerken

Toelichting op gegeven antwoord:

Middels luchtfotodetectie en middels naverkenning. Ook wordt de kaart gecontroleerd op onvolkomenheden en volledigheid.

In onderstaand blok wordt de stand van zaken ten aanzien van verbetermaatregelen weergegeven. In de zelfevaluatie ENSIA BGT 2019 heeft u Antwoord één of meer verbetermaatregelen aangekondigd. 1. In hoeverre zijn de aangekondigde verbetermaatregelen inmiddels gerealiseerd?

De verbetermaatregelen zijn ongeveer voor de helft gerealiseerd

Toelichting op het gegeven antwoord:

Processenhandboek is verder afgestemd op de vernieuwde interne en externe processen. De inzet was om een geautomatiseerde koppeling te realiseren in het eerste half jaar van 2020 tussen zowel de Landelijke Voorziening BGT en de beheerafdelingen. Gelet op de omstandigheden is dit niet nog niet gerealiseerd. Deze manier van gegevens uitwisseling wordt in 2021 gerealiseerd.

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Rijswijk - Pagina 20 van 20