IB 21 045 a. Verantwoordingsrapportage-BAG---2020-Rijswijk-.pdf

Verantwoordingsrapportage 2020

Beheer en Bestuur Basisregistratie Adressen en Gebouwen Bronhouder Rijswijk

Datum dagelijks bestuur vaststelling:

Rapportage BAG 2020 - Rijswijk - Pagina 1 van 18

20 april 2021

Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1 Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) 1.2 Gemeente als verantwoordelijke bronhouder BAG 1.3 Het belang van BAG 1.4 Leeswijzer

2. Bestuurlijke verantwoording 2.1 Overzichtsdiagram 2.2 Verbetermaatregelen

3. Zelfevaluatie 3.1 Borging processen 3.2 Actualiteit 3.3 Volledigheid 3.4 Juistheid

Rapportage BAG 2020 - Rijswijk - Pagina 2 van 18

1.

Inleiding

1.1

Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG)

Vanaf 1 juli 2018 is de BAG basisregistratie, bestaande uit de adressenregistratie en de gebouwenregistratie. De BAG bevat gegevens van alle adressen en gebouwen in Nederland, zoals bouwjaar, oppervlakte, gebruiksdoel en locatie op de kaart. De BAG is onderdeel van het overheidsstelsel van basisregistraties. Gemeenten zijn bronhouders van de BAG. Zij zijn verantwoordelijk voor het opnemen van de gegevens in de BAG en voor de kwaliteit ervan. Alle gemeenten stellen gegevens over adressen en gebouwen centraal beschikbaar via de Landelijke Voorziening (BAGLV). Het Kadaster beheert de BAGLV en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers. De BAG bevat informatie over: panden, verblijfsobjecten, standplaatsen, ligplaatsen, nummeraanduidingen, openbare ruimtes en woonplaatsen. De attributen die hierbij horen zijn onder andere naam, huisnummer, status, oppervlakte, geometrie, bouwjaar en gebruiksdoel. De BAG bevat deze gegevens van heel Nederland. Alle gemeenten stellen gegevens over adressen en gebouwen centraal beschikbaar via de Landelijke Voorziening BAG (LV BAG). Het Kadaster beheert de LV BAG en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers. Organisaties met een publieke taak, zoals ministeries, waterschappen, politiekorpsen en veiligheidsregio's zijn verplicht de authentieke gegevens uit de registraties te gebruiken.

1.2

Gemeente als verantwoordelijk bronhouder BAG

In de wet BAG zijn de taken en bevoegdheden van de betrokken partijen beschreven. Kwaliteitsborging is beschreven in de Regeling Zelfcontrole. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken op grond van de Wet BAG. Deze rapportage is opgesteld op basis van de jaarlijkse zelfevaluatie zoals beschreven in de Regeling Zelfcontrole BAG om horizontaal verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad over de uitvoering van de Wet BAG en om verticaal verantwoording af te leggen aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (DGBRW), als formeel toezichthouder.

1.3

Het belang van de BAG

De BAG is een belangrijk onderdeel van het stelsel van basisregistraties. In deze basisregistraties zijn de belangrijkste gegevens verzameld die de overheid nodig heeft om haar werk te doen. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens, namen en adressen van bedrijven en eigenaren van percelen, WOZ waarden. In verschillende wetten is de kwaliteit van deze gegevens gewaarborgd. Deze registraties zijn essentieel voor een goede dienstverlening van de overheid. Ze zijn van groot belang voor openbare orde en veiligheid, het toekennen van uitkeringen en vergunningen, belastingheffing, afvalinzameling en bestrijding van fraude.

1.4

Leeswijzer

Hoofdstuk 1 bevat algemene informatie over de BAG. Hoofdstuk 2 bevat belangrijke verantwoordingsinformatie van de bronhouder aan de toezichthouder. De bronhouder legt verantwoording af over beleid en bedrijfsvoering BAG. Tevens wordt een inzicht gegeven in de voorgenomen verbetermaatregelen en de wijze waarop deze zullen worden gerealiseerd. Hoofdstuk 3 bevat een uitdraai van de zelfevaluatie zoals deze voor 31 december 2020 is ingeleverd. Hierin wordt rubrieksgewijs per vraag de gemeentelijke beantwoording weergegeven.

Rapportage BAG 2020 - Rijswijk - Pagina 3 van 18

2. Bestuurlijke verantwoording Bestuurlijke verantwoordingsparagraaf Deze rapportage geeft een beeld van de huidige situatie en is door de verbetermaatregelen ook gericht op de toekomst. De verantwoordelijkheid en het beheer van de BAG zijn centraal belegd en ondergebracht bij het team Informatie binnen het domein Bedrijfsvoering. Het centraal beleggen van de BAG, BGT, BOR en WOZ zorgt voor een kwalitatief hoogwaardige informatievoorziening van de gemeente die aansluit op het streefbeeld van de landelijke overheid om meerdere taken binnen deze basisregistraties te bundelen. In de vernieuwde wet BAG (sinds 1 juli 2018 van kracht) is een nauwere aansluiting gekomen tussen de BAG en de BGT. Het aanleveren van relevante signalen aan de BAG gebeurt vanuit de verschillende afdelingen. De processen rond de BAG verlopen efficiënt en ondersteunen de bedrijfsvoering. De inrichting van de BAG bij de gemeente Rijswijk is gericht op het voldoen aan de wettelijke verplichtingen en een efficiënte en effectieve dienstverlening naar de burgers en ondernemers. Een hoog kwaliteitsniveau van gegevens past in een goede ketenwerking en informatiehuishouding van de organisatie en de landelijke overheden. Eind 2017 is structureel extra formatie geregeld om de continuïteit te kunnen borgen en ook voor de noodzakelijke uitvoering van kwaliteitscontroles is er meer tijd en ruimte.

De zelfevaluatie bevestigd, dat de staat van de BAG in de gemeente Rijswijk voldoende is (totaalscore is 85 %, norm is 75 %). Toch zijn er verbetermaatregelen te noemen. Deze maatregelen richten zich op het goed houden van de staat van de BAG en op de doorontwikkeling van de BAG in Rijswijk. De verbetermaatregelen zijn opgesomd op pagina 7. Op het onderdeel actualiteit wordt nog onvoldoende gescoord. Echter er is op dit onderdeel al een duidelijke verbetering zichtbaar ten opzichte van 2019, de genomen verbetermaatregelen hebben laten een positief effect zien. Het uiteindelijk doel is om op gemeentelijk niveau de kwaliteit en de werkprocessen van de BAG-, BGT- en WOZ- registraties op elkaar af te stemmen. Daarmee wordt meteen ook een bijdrage geleverd aan de wensen van de gemeente Rijswijk om efficiënter en meer integraal te werken en te sturen op data, waarbij de gegevens uit de basisregistraties een aanzienlijke rol spelen. In de toekomst moet er voldoende aandacht zijn voor het tijdig nemen van aanvullende maatregelen m.b.t. de BAG door bijvoorbeeld de veranderende regelgeving, zoals de Omgevingswet en de wet kwaliteitsborging voor het bouwen. Beide wetgevingen hebben direct invloed op het beheer van de BAG.

Ook zal de doorontwikkeling van enkele bestaande geo-basisregistraties (BAG- BGT- WOZBOR) resulteren in een samenhangende geo-objectenregistratie, waarbinnen met inachtneming van de privacy-regels gegevens sneller en veiliger kunnen worden uitgewisseld, zowel intern als extern.

Rapportage BAG 2020 - Rijswijk - Pagina 4 van 18

2.1

Overzichtsdiagram

Onderdeel

Waarde Rijswijk

Maximale Score

Gemiddelde score in %

Deelscore Borging Proces

80

80

100 %

Deelscore Actualiteit

15

45

33 %

Deelscore Volledigheid

40

40

100 %

Deelscore Juistheid

40

40

100 %

Puntentotaal BAG lijst

175

205

85 %

Rapportage BAG 2020 - Rijswijk - Pagina 5 van 18

Bovenstaande diagrammen dienen de deelscore en de totaalscore van de bronhouder te reflecteren.

Rapportage BAG 2020 - Rijswijk - Pagina 6 van 18

2.2 Verbetermaatregelen Op basis van de uitgevoerde evaluatie van de BAG heeft ons college besloten de volgende verbetermaatregelen door te voeren: Welke maatregelen moeten er komend jaar worden uitgevoerd om de kwaliteit van de BAG te verbeteren?

Verbetermaatregelen

Verbetermaatregelen ten aanzien van Borging proces

Processen optimaliseren en eventuele noodzakelijke proceswijzigingen doorvoeren en monitoren.

Verbetermaatregelen ten aanzien van Actualiteit Processen optimaliseren en eventuele noodzakelijke proceswijzigingen doorvoeren en monitoren. Verbetermaatregelen ten aan zien van Volledigheid

Huidig proces blijven monitoren en indien noodzakelijk verbeteren

Verbetermaatregelen ten aanzien van Juistheid

Huidig proces blijven monitoren en indien noodzakelijk verbeteren

Rapportage BAG 2020 - Rijswijk - Pagina 7 van 18

3. Zelfevaluatie 3.1 Borging processen

Rapportage BAG 2020 - Rijswijk - Pagina 8 van 18

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de BAG is geborgd in de organisatie. Met onderstaande vragen wordt getoetst of de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd is in de organisatie. Dit moet blijken uit de beschikbare formatiecapaciteit, uit een adequate beschrijving van de administratie organisatie, uit bekendheid bij medewerkers met BAG-gerelateerde activiteiten en de bevoegdheid om deze activiteiten uit te voeren, uit het volgens wettelijke regels inmeten van definitieve geometrie en uit het kunnen overleggen van voor de BAG gebruikte brondocumenten. Is de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd in de organisatie?

Antwoord

1. Is de voor het beheer van de BAG toegewezen formatiecapaciteit voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit?

Ja: De formatiecapaciteit is voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit van de BAG.

Toelichting op gegeven antwoord:

Er is voldoende capaciteit beschikbaar om alle BAG werkzaamheden het hoofd te kunnen bieden

2. Is de vervanging voor het beheer van de BAG zodanig geregeld dat de kwaliteit van de registratie (inclusief de tijdige verwerking van brondocumenten) is gewaarborgd?

Ja: Bij afwezigheid van een functionaris worden BAG-gerelateerde activiteiten tijdig overgenomen.

Toelichting op gegeven antwoord:

Meerdere functionarissen zijn gemandateerd en bezetting wordt afgestemd om continuïteit te kunnen borgen

3. Zijn de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG beschreven?

Ja: De processen zijn op schrift gesteld

Toelichting op gegeven antwoord:

Procesbeschrijvingen zijn op schrift gesteld en worden periodiek geëvalueerd en aangepast indien daar noodzaak toe is.

Rapportage BAG 2020 - Rijswijk - Pagina 9 van 18

4. Worden de beschreven processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG nageleefd?

Ja: De processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG worden nageleefd

Toelichting op gegeven antwoord:

Processen worden in de werkoverleggen besproken en eventuele discrepanties tussen het beschreven proces en het uitvoeringsproces worden benoemd en geëvalueerd. Eventuele noodzakelijke proceswijzigingen worden doorgevoerd en gemonitord.

5. Worden de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG minimaal één keer per jaar geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Processen worden in de twee wekelijkse werkoverleggen besproken en eventuele discrepanties tussen het beschreven proces en het uitvoeringsproces worden benoemd; geëvalueerd en de eventuele noodzakelijke proceswijzigingen worden beschreven/herschreven.

6. Vindt het inmeten van definitieve geometrie plaats met de geometrische kwaliteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd?

Ja: Alle definitieve geometrie voor panden is ingewonnen met de geometrische kwaliteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd.

Toelichting op gegeven antwoord:

De gemeente beschikt over een eigen landmeetkundig team die in het veld zoveel mogelijk de geometrie van de panden inmeet voor zowel de BAG als de BGT. Ook worden sinds 2018 andere (technische) middelen (o.a. luchtfotodetectie/geometrische inwinning) ingezet om moeilijk bereikbare plekken en om de actualiteit te borgen.

7. Beschikt de gemeente over een actueel mandaatbesluit waarin alle relevante taken en bevoegdheden uit de Wet BAG zijn belegd?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Mandatenbesluit wordt jaarlijks of indien noodzakelijk geactualiseerd

8. Is het proces zo ingericht dat elke wijziging Ja: Er worden voldoende beheersmaatregelen van de levenscyclus van een pand of getroffen om ervoor te zorgen dat een wijziging van verblijfsobject in het terrein tijdig wordt een levenscyclus in het terrein wordt gevolgd door opgevolgd door een bijbehorende mutatie in een bijbehorende mutatie in de BAG. de BAG? Toelichting op gegeven antwoord:

Binnen de levenscycli van een pand en verblijfsobject was de status bouw gestart en pand in gebruik een aandachtspunt. Deze stappen zijn onderdeel geweest voor een verbeterplan van de uitvoering van de BAG. De registratie van de statussen worden door de betrokken medewerkers actief gemonitord; gemeld en geregistreerd.

Rapportage BAG 2020 - Rijswijk - Pagina 10 van 18

3.2 Actualiteit

Rapportage BAG 2020 - Rijswijk - Pagina 11 van 18

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de bronhouder met het toetselement actualiteit in de organisatie is omgegaan. In de kwaliteitsmonitor is een trendanalyse opgesteld over de periode van 1 juli 2019 tot en met 30 juni 2020 voorafgaande aan het invullen van de evaluatie voor de verwerking van de brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumenten en de bijbehorende mutatiedatum. Worden mutaties in de BAG binnen de daartoe verplichte termijn doorgevoerd?

Antwoord

1. Neem de actualiteitspercentages voor het Het actualiteitspercentage ligt op 2 maanden na tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is de van de ENSIA de periode op of boven 95% peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020) zoals deze in het BAG Kwaliteitsdashboard zijn opgenomen bij het thema Actualiteit. De toetsing heeft betrekking op de tijdige verwerking van brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumentdatum en de bijbehorende mutatiedatum worden vergeleken. Toelichting op gegeven antwoord:

De processen die hier betrekking zijn geëvalueerd en er zijn verbetermaatregelen genomen om de tijdigheid te borgen. De verbetermaatregelen hebben een significante verbetering opgeleverd echter deze zijn nog niet voldoende om aan alle gestelde actualiteitseisen te voldoen. Door technische issues is in twee maanden niet voldaan aan de gestelde eisen.

2. Neem de Verwerkingstermijn definitieve Het VPE-percentage ligt op 2 maanden na in de Pandgeometrie ENSIA (VPE) voor het tijdvak 1 ENSIA-periode op of boven 95% juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is de peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020) zoals deze in het BAG Kwaliteitsdashboard zijn opgenomen bij dit thema. Is de status van panden zes maanden na het verkrijgen van de status 'pand gereed (niet ingemeten)' veranderd in 'pand gereed' door opname van de definitieve pandgeometrie? Gebruik hiervoor het BAG Kwaliteitsdashboard en gebruik de Historiegrafiek, thema Verwerkingstermijn Pandgeometrie ENSIA (VPE). Kies vervolgens ‘Alle rapportages’. Toelichting op gegeven antwoord:

De processen die hier betrekking zijn geëvalueerd en er zijn verbetermaatregelen genomen om de tijdigheid op dit onderdeel te borgen. Voor een betere borging zal actiever de termijn gemonitord worden van de ingebruikname en er zal actiever gestuurd worden op geometrische inwinning van de panden om aan de termijnen te voldoen.

3. Neem de Verwerkingstermijn in onderzoek Het VOE-percentage ligt op 2 maanden na in de ENSIA (VOE) voor het tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 ENSIA-periode op of boven 95% juni 2020 (N.B. dat is de peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020). Heeft de gemeente in het geval van het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de Rapportage BAG 2020 - Rijswijk - Pagina 12 van 18

opgenomen gegevens in de registratie? Gebruik hiervoor het BAG Kwaliteitsdashboard en gebruik de Historiegrafiek, thema Verwerkingstermijn in Onderzoek ENSIA (VOE). Kies ‘Alle rapportages’. Toelichting op gegeven antwoord:

Overgang BAG 2.0 opgelost

Rapportage BAG 2020 - Rijswijk - Pagina 13 van 18

3.3 Volledigheid

Rapportage BAG 2020 - Rijswijk - Pagina 14 van 18

Worden alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie opgenomen?

Antwoord

1. Worden alle BAG-relevante objecten waarvoor vergunningen zijn verleend in de registratie opgenomen?

Ja: Alle BAG-relevante objecten waarvoor (verbouw)vergunningen zijn verleend, worden verwerkt in de BAG-registratie

Toelichting op gegeven antwoord:

Alle vergunningen worden verwerkt in de BAG er vindt een actieve melding plaats van de verleende bouwvergunningen

2. Worden alle terugmeldingen/correctieverzoeken behandeld conform de voorschriften? (afhandeling binnen twee werkdagen óf binnen twee werkdagen het attribuut waarover gerede twijfel bestaat in onderzoek zetten)

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Termijnen worden actief bewaakt conform voorschriften

3. Wordt het resultaat van het onderzoek dat volgt op de terugmelding gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan/correctieverzoek ingediend?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Er wordt contact opgenomen met de melder van de melding en er vind een terugkoppeling plaats

4. Wordt regelmatig gecontroleerd of de registratie volledig is?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Er vindt een controle plaats door of een bezoek ter plaatse of aan de hand van luchtfotodetectie / cyclorama's ook worden bestandvergelijkingen met BGT, WOZ uitgevoerd.

Rapportage BAG 2020 - Rijswijk - Pagina 15 van 18

3.4 Juistheid

Rapportage BAG 2020 - Rijswijk - Pagina 16 van 18

Met onderstaande vragen is getoetst of op reguliere basis kwaliteitsbeheer wordt uitgevoerd over de juistheid van de gegevens. Dit moet blijken uit een periodieke controle naar de juistheid van de objectkenmerken, uit het doornemen en zo nodig corrigeren van uitval in het kwaliteitsdashboard, uit controle en afstemming met andere (basis)registraties, uit een eenduidige relatie tussen register en registratie en uit het opnemen van een wijziging in de levenscyclus van pand of verblijfsobject in de registratie. Wordt op reguliere basis kwaliteitsbeheer Antwoord uitgevoerd naar de juistheid van de gegevens? 1. Wordt de juistheid van de objectkenmerken regelmatig gecontroleerd?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Namelijk aan de hand van luchtfotodetectie, bezoek ter plaatse en met de collega's van de WOZ worden objecten actief bezocht om de juistheid van de kenmerken te borgen. Ook worden de gebruiksoppervlakten actief gecontroleerd op juistheid, dit ook in het kader van het gebruik van gebruiksoppervlakte in de Basisregistratie WOZ.

2. Wordt de uitval die in het kwaliteitsdashboard wordt gesignaleerd maandelijks doorgenomen en indien nodig gecorrigeerd?

Ja: Maandelijks worden signaleren doorgenomen en waar nodig gecorrigeerd.

Toelichting op gegeven antwoord:

Meldingen worden actief opgepakt en worden voor de volgende maandelijkse rapportage opgelost. In enkele gevallen is het wegens technische problemen met de software niet mogelijk. Hier wordt met de softwareleverancier naar een oplossing gezocht.

3. Is er ten minste eenmaal per jaar controle en afstemming met andere (basis)registraties?

Ja: Minimaal eens per jaar wordt een controle uitgevoerd tussen de BAG en de gemeentelijke basisregistraties op fouten en inconsistenties.

Toelichting op gegeven antwoord:

Dit betreft een continu proces met onder andere de basisregistraties BRP; WOZ en BGT. De medewerkers BAG verzorgen ook de gegevens in de WOZ.

4. Zijn de in de BAG gebruikte brondocumenten Ja: Alle in de registratie vermelde terug te vinden in het fysieke en/of digitale archief? brondocumenten zijn vindbaar in het fysieke en/of digitale archief van de bronhouder. Toelichting op gegeven antwoord:

Documenten worden gearchiveerd in het centrale gemeentelijke document management systeem

In onderstaand blok wordt de stand van zaken ten aanzien van verbetermaatregelen en migratie van BAG 1.0 naar BAG 2.0 weergegeven. Verbetermaatregelen

Antwoord

Heeft u in de zelfevaluatie ENSIA BAG 2019 één of Ja meer verbetermaatregelen aangekondigd? Rapportage BAG 2020 - Rijswijk - Pagina 17 van 18

In de zelfevaluatie ENSIA BAG 2019 heeft u één of meer verbetermaatregelen aangekondigd.

Antwoord

1. In hoeverre zijn de aangekondigde verbetermaatregelen inmiddels gerealiseerd?

Alle verbetermaatregelen zijn volledig gerealiseerd

Toelichting op het gegeven antwoord:

Zonder de technische issues zouden ook alle termijnen gehaald zijn die de wet BAG voorschrijft. Deze issues zullen extra gemonitord worden in 2021 zodat hier sneller op gehandeld kan worden. Ook ten aanzien van de geometrische inwinning zal er extra gemonitord worden om aan de in de wet BAG gestelde eisen te voldoen.

Van BAG 1.0 naar BAG 2.0: Op 1 juli 2018 zijn de wijzigingen in de wet- en regelgeving van de BAG in werking getreden. De verschillende stappen die de bronhouders in dit verband moeten zetten, zijn in het stappenplan uiteengezet. 2. Is uw gemeente gemigreerd naar een BAG 2.0 Ja beheerapplicatie? 3. Hoe waren uw ervaringen met de systeemleverancier in relatie tot de BAGmigratie?

De ervaringen met de systeemleverancier waren niet goed en niet slecht

Toelichting op gegeven antwoord:

Geen ruimte bij leverancier om voor 1 januari over te gaan op de BAG 2.0. Alle noodzakelijke stappen zijn voor de migratie wel genomen en gemigreerd in het eerste kwartaal 2020

Rapportage BAG 2020 - Rijswijk - Pagina 18 van 18