IB 21 017 Huis van de Stad start aanbestedingsprocedure fase 2.pdf

uw kenmerk uw brief van ons kenmerk

21.008938

inlichtingen bij doorkiesnummer

Huis van de Stad

De Raad Stadhuis, Bogaardplein 15 Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk Telefoon 14 070 Fax (070) 326 10 10 stadhuis@rijswijk.nl www.rijswijk.nl iban BNG: NL15BNGH0285007424

betreft

Huis van de Stad: start aanbestedingsprocedure fase 2

datum

2 februari 2021

bijlage(n)

1. Inleiding Op 10 november 2020 heeft u ingestemd met de voortzetting van de realisatie van het Huis van de Stad. Daarmee kon de voorbereiding van fase 2 weer actief ter hand genomen worden. Voor deze voorbereiding heeft u op 5 maart 2020 een krediet beschikbaar gesteld van € 1.200.000,-. In deze brief zetten wij kort uiteen op welke wijze wij het contracteren van de ontwerpende en uitvoerende partijen voor de realisatie van fase 2 gaan organiseren. Tevens geven we het tijdspad van deze procedure en stippen aan wanneer en op welke wijze u meegenomen wordt in de voorbereiding en besluitvorming hieromtrent. 2. Kern informatie. Voor fase 2 wordt een andere wijze van contracteren van ontwerpende en uitvoerende partijen voorgestaan dan in fase 1. Niet een traditioneel proces waarbij ontwerpers en adviseurs een technisch ontwerp met bestek + tekeningen opstellen dat vervolgens wordt aanbesteed maar het op basis van een vooraf bepaald programma van eisen een zgn. ‘Design & Build’-uitvraag te doen, waarbij een team van ontwerpende en uitvoerende partijen wordt gecontracteerd. Deze werkwijze heeft als voordeel dat de gehele ontwerp- en aanbestedingsproceduretijd aanzienlijk wordt ingekort, hetgeen noodzakelijk is om uiteindelijk de huidige huisvesting in Hoogvoorde vóór einde huurcontract (1 januari 2023) te kunnen leegruimen.

De procedure start met een (Europese) openbare selectie van geïnteresseerde partijen. Op basis van de in de opgestelde selectieleidraad opgenomen uitsluitingsgronden (verklaring gedrag etc.) en geschiktheidseisen (o.a. financiële draagkracht, beroepsbevoegdheid, technische vakbekwaamheid) worden, indien noodzakelijk via loting, 5 partijen geselecteerd die worden gevraagd een concrete aanbieding te doen. Het tijdpad voor de selectiefase ziet er als volgt uit: Publicatiedatum aankondiging Sluitingstermijn tot stellen van schriftelijke vragen Toezenden nota van inlichtingen Sluitingsdatum aanmelding als gegadigden Bekendmaking geselecteerde gegadigden Bezwaartermijn Verzenden uitnodiging tot inschrijving

03-02-2021 16-02-2021, 12.00 19-02-2021 08-03-2021, 12:00 12-03-2021 10 kalenderdagen 23-03-2021

S.v.p. bij correspondentie datum en kenmerk van deze brief vermelden

Het stadhuis is te bereiken met tram 17,

en richten aan: Gemeente Rijswijk, DIR/HVDS, Postbus 5305, 2280 HH

bus 22, 23, 30, 50 en 51

Rijswijk

pagina 1 van 2

3. Gevolgen en/of vervolgtraject Voor de gunningsfase met de 5 geselecteerden wordt een gunningsleidraad opgesteld met daarin o.a. opgenomen het gunningscriterium, de vereisten van de inschrijving en een planning. Als bijlage bij de gunningsleidraad worden de programma’s van eisen gevoegd voor de diverse gebouwonderdelen (o.a. werkplekconcept, multifunctionele raadzaal/theaterzaal en de publieksbalies). Wij hechten er aan u als raad zorgvuldig te betrekken bij dit proces. Daarom stellen wij aan het presidium voor om op 15 februari a.s. een werksessie voor u te organiseren, waarbij u in de gelegenheid wordt gesteld mee te denken over de nieuwe inrichting van de raadszaal/theaterzaal. Het tijdpad voor de gunningsfase ziet er als volgt uit: Uitnodiging tot inschrijving Schouw op locatie Sluitingstermijn tot stellen van schriftelijke vragenronde 1 door inschrijvers Publiceren nota van inlichtingen Sluitingstermijn tot stellen van schriftelijke vragenronde 2 door inschrijvers Publiceren nota van inlichtingen Sluitingsdatum van aanbieding inschrijvers In kennisstelling van voorgenomen gunning Bezwaartermijn Verstrekken van definitieve gunning en contractondertekening Publicatie resultaten aanbestedingsprocedure

23-03-2021 Datum volgt 06-04-2021 13-04-2021 27-04-2021 04-05-2021 18-05-2021, 12:00 01-06-2021 20 kalenderdagen -

De financiële gevolgen van de voorbereiding (o.a. opstellen pve, begeleiden aanbestedingsprocedure, rekenvergoeding aan de 5 te selecteren partijen) zijn gedekt via het door u op 5 maart 2020 beschikbaar gestelde krediet. Aan uw gemeenteraad zal op basis van doorrekeningen van de pve’s een investeringskrediet gevraagd worden, waarbij de eerder voor fase 2 bij bovenvermelde raadsbehandelingen genoemde budgetten (€ 11,342 mln. + € 0,545 mln.) taakstellend zullen zijn. Het voorstel voor het investeringskrediet is voorzien voor de raadsvergadering van 11 mei 2021 met als eventuele reservedatum 1 juni 2021. Met deze voorbereidings- en besluitvormingslijn volgen we het traject dat wij bij ons voorstel met betrekking tot het voorbereidingskrediet voor fase 2 op 5 maart 2020 met u bespraken.

21.008938

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester (wnd),

P.M. Schuit

mr.drs. G.A.A. Verkerk

10-2-2021 11:38

pagina 2 van 2