IB 21 006 Managementletter 2020 inclusief collegereactie.pdf

uw kenmerk uw brief van ons kenmerk

21.001000

inlichtingen bij doorkiesnummer

Bedrijfsvoering

De Raad Stadhuis, Bogaardplein 15 Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk Telefoon 14 070 Fax (070) 326 10 10 stadhuis@rijswijk.nl www.rijswijk.nl iban BNG: NL15BNGH0285007424

betreft

Managementletter 2020 inclusief collegereactie

datum bijlage(n)

12 januari 2021 1

1. Inleiding In het laatste kwartaal van 2020 heeft de externe accountant zoals gebruikelijk de interimcontrole uitgevoerd. De accountant beoordeelt daarbij met name de administratieve organisatie en de interne beheersing. In de Managementletter 2020 rapporteert de accountant de bevindingen van de interimcontrole en worden aandachtspunten voor de eindejaarscontrole geduid. De Managementletter is bedoeld voor het college. Het college hecht eraan de Managementletter met de raad en de Auditcommissie te delen.

2. Kern informatie Algemeen De Managementletter begint met de constatering dat 2020 een bewogen jaar was, waarin de COVID 19 pandemie de dagelijkse praktijk domineerde en tot onzekerheden en onduidelijkheden heeft geleid. Het college spreekt waardering uit voor het feit dat de interimcontrole door Baker Tilly is uitgevoerd en dat de Managementletter tijdig is uitgebracht. Deze waardering geldt natuurlijk ook voor de ambtelijke organisatie die dit mede mogelijk heeft gemaakt. Corona effecten inclusief subsidies Baker Tilly geeft in de managementletter aan dat verschillende beleidsvelden geraakt worden door corona (p. 12): - Sociaal domein (Tozo, continuïteitsbijdrage zorgaanbieders); - Lokale infrastructuur (steun lokale instellingen); - Uitvoeringslasten (handhaving, GGD, Veiligheidsregio, thuiswerkfaciliteiten); - Bedrijfseconomisch (waardering deelnemingen / vorderingen, aanspraak garanties); - Inkomstenderving (belastingen, leges, dividend, verkopen grondexploitaties).

S.v.p. bij correspondentie datum en kenmerk van deze brief vermelden

Het stadhuis is te bereiken met tram 17,

en richten aan: Gemeente Rijswijk, BV, Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk

bus 22, 23, 30, 50 en 51 pagina 1 van 3

Het college onderschrijft deze effecten, uw raad is hierover gedurende het boekjaar 2020 in de 1e en 2e Halfjaarrapportage geïnformeerd. Uw raad heeft op 15 december 2020 de slotwijziging 2020 vastgesteld, waarmee de financiële effecten van de COVID 19 pandemie in de begroting zijn verwerkt. Daarbij onderschrijft het college de boodschap van Baker Tilly dat de financiële effecten nog steeds met veel onzekerheden en onduidelijkheden omgeven zijn. Ook in 2021 zal uw raad hierover frequent geïnformeerd worden. Aanvullend op de door Baker Tilly genoemde onderwerpen zal het college ook aan de subsidies extra aandacht besteden. Als gevolg van de corona uitbraak heeft niet iedere subsidieontvanger de overeengekomen prestaties kunnen leveren. Vanuit rechtmatigheidsoverwegingen zal het college hierover besluiten en de raad informeren op grond van de Algemene Subsidie Verordening. Rechtmatigheid Mogelijk wordt met ingang van 2021 de zogenaamde rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd (p. 14 en p. 23-24 van de Managementletter). Het college geeft in de jaarrekening 2021 een rechtmatigheidsverantwoording en de accountant dient de getrouwheid van deze verantwoording te toetsen. De bewijslast inzake de rechtmatigheid wordt hiermee verplaatst van de accountant naar het college. In 2019 is gestart met de Verbijzonderde Interne Controle (VIC).

De VIC heeft een risico gedreven interne controleplan opgesteld dat gedurende het jaar wordt uitgevoerd. De VIC (3e lijn) voert controles uit op opzet en bestaan van beheersmaatregelen in de 1e en 2e lijn. De bevindingen en aanbevelingen worden gerapporteerd aan het verantwoordelijk management. De accountant constateert dat er bij veel processen nog verbeteringen nodig zijn in de 1e en 2e lijn. Als de aanbevelingen van de VIC en de accountant onvoldoende worden overgenomen dan leidt dat onvermijdelijk tot extra werk achteraf in de vorm van gegevensgerichte controles teneinde een rechtmatigheidsverklaring af te kunnen geven. Het college zal in 2021 een standpunt innemen over de ambitie en het groeipad voor de (verbijzonderde) interne controle na afstemming met de Auditcommissie. In 2020 is het aspect frauderisico’s integraal meegenomen in de controleplannen van de VIC. De accountant adviseert aanvullend een geformaliseerde fraudeanalyse op te stellen en met de raad te bespreken (p. 6, 7 en 34 van de Managementletter). Het college omarmt deze aanbeveling, hieraan wordt in 2021 invulling gegeven. Interne beheersing en opvolging aanbevelingen De accountant constateert dat de gemeente op het gebied van de kwaliteit en inrichting van de administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) nog belangrijke stappen moet zetten (p. 8). Het college onderschrijft dit.

De financiële rechtmatigheid en getrouwheid van de activiteiten van de gemeente is een verantwoordelijkheid van het gehele management (p. 6). De accountant doelt daarbij op de verdeling van verantwoordelijkheden en het stelsel van interne beheersing, inclusief hoe daarmee in de dagelijkse praktijk omgegaan wordt. Dit raakt ten volste aan de doelstellingen van de VIC en het Groot Project Organisatieontwikkeling (inclusief Ontwikkelagenda Bedrijfsvoering).

21.001000

12-1-2021 16:21

pagina 2 van 3

De accountant stelt vast dat een beperkt aantal bevindingen is afgedaan en dat de overige bevindingen onderhanden zijn via de Ontwikkelagenda Bedrijfsvoering (p. 5 en 6). Deze Ontwikkelagenda Bedrijfsvoering is in november 2019 opgesteld en heeft een horizon van drie jaar. De accountant adviseert een heldere planning voor de vervolgstappen te maken. Het college neemt deze aanbeveling over. De accountant heeft één nieuwe bevinding gerapporteerd in deze Managementletter, dit betreft naheffingen parkeerbelasting (p. 43). Het college beschouwt dit als bevestiging van de ingezette koers voor verbetering van de interne beheersing.

21.001000

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester (wnd),

P.M. Schuit

mr.drs. G.A.A. Verkerk

12-1-2021 16:21

pagina 3 van 3