Eindrapport werkgroep Samen naar Beter uit september 2023

Slotdocument werkgroep Samen naar Beter:

Voorstellen voor een slagvaardig bestuur

29-8-2023 12:22

pagina 1 van 16

1. Inleiding

3

2. Conclusies en aanbevelingen BMC-rapport

4

3. Werkgroep en de clusters

5

4. Cluster 1: Vergaderstructuur, raadsinstrumentarium en informatievoorziening aan de Raad 6 4.1 Doorgevoerde aanpassingen in het regelement van orde

6

4.2 Vergaderstructuur

6

4.3 Raadsinstrumentarium

8

4.4 Informatievoorziening van de raad

9

5. Cluster 2: Het samenspel en de onderlinge omgang

23.046441

13

5.1 Versterken van het samenspel

13

5.2 Gedrag en onderlinge omgang.

14

6. Vervolg werkgroep Samen naar Beter

15

7. Verantwoording

16

29-8-2023 12:22

pagina 2 van 16

1. Inleiding In 2021 heeft de raad geconstateerd dat de samenwerking onderling in de raad en de samenwerking tussen college, griffie en ambtelijke organisatie het optimaal functioneren van de gemeentelijke organisatie als geheel in de weg staat. Naar aanleiding daarvan heeft BMC in 2022 een onderzoek uitgevoerd. Het rapport stelt voorop dat de gehele raad/ college en ambtelijke organisatie zich moeten beseffen dat zij, individueel en gezamenlijk actief zullen moeten werken aan veranderingen aan de hand van de conclusies van het onderzoek. Om deze reden is in mei 2022 de gezamenlijke werkgroep “Samen naar Beter” opgericht. In dit document gaan we in op de uitkomsten en conclusies van deze werkgroep. Het doel van deze werkgroep is om de raad en het college te adviseren over de wijze van invulling van de aanbevelingen uit het BMC-rapport voor wat betreft de samenwerking en samenspel van de raad, het college en de ambtelijke organisatie. Daarmee wil de werkgroep voorstellen doen die een positieve impuls geven aan het samenspel tussen raadcollege-ambtelijke organisatie. De werkgroep geeft adviezen over de werkwijze van de raad. In dit document wordt eerst ingegaan op de conclusies en aanbevelingen van het BMCrapport (Spiegelrapport). De aanbevelingen heeft de Werkgroep vertaald in 3 hoofdlijnen: • • •

Voorstellen doen om de vergaderstructuur en inzet van het raadsinstrumentarium effectiever en efficiënter te maken; Voorstellen doen om de samenwerking in de raad te versterken; Voorstellen te doen als het gaat om gedrag en omgang.

Deze hoofdlijnen hebben vervolgens geresulteerd in de 2 clusters die in dit document besproken worden. Waarbij de eerste hoofdlijn een cluster vormt en de volgende 2 hoofdlijn gezamenlijk een cluster vormen. Bij alle voorstellen heeft de werkgroep verschillende opties in kaart gebracht. De werkgroep heeft daarbij ook aangegeven wat haar voorkeursopties zijn en welke alternatieven opties ook overwogen kunnen worden.

23.046441

29-8-2023 12:22

pagina 3 van 16

2. Conclusies en aanbevelingen Spiegelrapport Rijswijk BMC BMC heeft door gesprekken en spiegelsessies met raadsleden, griffie, college en ambtelijke organisatie verkend hoe er in Rijswijk samengewerkt wordt. Deze gesprekken hebben geleid tot de volgende analyse: •

•

• •

•

•

De aard, inhoud en verloop van de discussies in de spiegelsessies vormen een bevestiging van de dynamiek in de samenwerkingsrelaties en bovenal van de voortdurende rollenverwisseling; Het besef is aanwezig dat dit niet vanzelf gaat: het nemen van initiatief, het kwetsbaar durven opstellen en het tonen leiderschap en eigenaarschap zijn essentieel en rand voorwaardelijk; Afspraak is niet per se een afspraak in Rijswijk en het niet naleven van afspraken heeft nauwelijks consequenties; Het elkaar aanspreken op niet wenselijk en/of niet afgesproken gedrag is nauwelijks aan de orde: er heerst een non-interventie-cultuur die gepaard gaat met een sterk informeel bilateraal netwerk; Het is vaker over elkaar praten dan met elkaar het gesprek aangaan. In Rijswijk is sprake van ‘rolbewusteloosheid’: de taakopvatting en rolinvulling zijn een ‘kwartslag gedraaid’ waardoor iedere actor op een andere stoel zit; Er is weinig zelfreflectie (‘het ligt meestal aan de ander’) en nauwelijks zelfreinigend gedrag.

Op basis van deze analyse heeft BMC de volgende concrete aanbevelingen gedaan: • • • • • • • •

• •

23.046441

Agendeer het samenspel expliciet in de driehoek van vooruitgeschoven posten (burgemeester/ gemeentesecretaris/griffier) en in het presidium; Geef de (nieuwe) burgemeester een centrale rol in het samenspel en formuleer dit als opdracht in het wervingsprofiel en bij het aantreden; Herijk en actualiseer de Integriteitscode; Herijk en actualiseer het Reglement van Orde; Onderzoek als raad gezamenlijk de verbetering/ herontwerp van het vergadermodel en (her) overweeg invoering van het BOB-model; Werk toe naar een statuut met wederkerige afspraken over het samenspel en betrek daarbij de uitkomsten van dit onderzoek en van de Quick Scan Lokale democratie; Organiseer (periodiek) ontmoetingen tussen college en GMT (strategisch op thema’s) en tussen raad en college (reflecteer dan aan de hand van casuïstiek); Besteed gedurende de gehele raadsperiode periodiek (2 keer per jaar) aandacht aan het samenspel samen met ambtelijke organisatie en college via bijv. werkbezoeken, inspiratie- en werkbijeenkomsten gericht op het samenspel; Geef de verbetering van het samenspel/ de bestuurscultuur een plek in het nieuwe coalitieakkoord, werkprogramma van het college en werk/ concernplan organisatie; Ontwikkel gezamenlijk en op een co-creatieve manier als raad, college en ambtelijke organisatie een nieuwe (strategische visie) op de regionale positie en samenwerking.

29-8-2023 12:22

pagina 4 van 16

3. Werkgroep en de clusters De werkgroep heeft de aanbevelingen van het BMC-rapport geanalyseerd. De werkgroep concludeert op de eerste plaats dat er een aantal aanbevelingen zijn die al in gang zijn gezet: • •

•

•

• • •

De gedragscodes Integriteit te herijken en te actualiseren (gerealiseerd raad 7 maart 2023); Besteed gedurende de gehele raadsperiode periodiek aandacht aan het samenspel samen met raad, griffie, ambtelijke organisatie en college via bijvoorbeeld werkbezoeken, inspiratie- en werkbijeenkomsten gericht op het samenspel (2 keer per jaar); Werk toe naar een statuut met wederkerige afspraken over het samenspel en betrekt hierbij de uitkomsten van dit onderzoek en van de Quick scan dualisering (laatste deel uitgevoerd); Geef de verbetering van het samenspel/ de bestuurscultuur een plek in nieuwe coalitieakkoord, werkprogramma van het college en werk-/concernplan van de organisatie (in gang gezet); Agendeer het samenspel expliciet in de driehoek van vooruitgeschoven posten (burgemeester, gemeentesecretaris, griffier) en in het presidium (in gang gezet); Geef de (nieuwe) burgemeester een centrale rol in samenspel en formuleer dit als een opdracht in het wervingsprofiel en bij het aantreden (in gang gezet); Organiseer een intensief inwerkprogramma raad met medewerking van ambtelijke organisatie, griffie en het college (kennisoverdracht, continuïteit dossiers, elkaar leren kennen) waaronder thematische sessies, informatiemarkten en werkbezoeken (deels in gang gezet en continue proces).

De werkgroep heeft vervolgens gekeken naar de aanbevelingen waar nog verdere uitwerking noodzakelijk is. Hieruit zijn verschillende voorstellen voortgekomen die onder te verdelen zijn in twee clusters: 1. De vergaderstructuur, de inzet van het raadsinstrumentarium en informatievoorziening aan de raad. 2. De samenwerking tussen de raad, college en ambtelijke organisatie en de onderlinge omgang.

23.046441

29-8-2023 12:22

pagina 5 van 16

4. Cluster 1: Vergaderstructuur, raadsinstrumentarium en informatievoorziening aan de Raad In dit hoofdstuk gaan we in op de voorstellen van de werkgroep om op korte termijn de effectiviteit van onze vergaderingen, raadsinstrumentarium en informatievoorziening te verbeteren. Allereerst lichten we een aantal verbeteringen uit die al zijn doorgevoerd via het nieuwe regelement van orde. Daarna wordt er per paragraaf ingezoomd op respectievelijk de vergaderstructuur, het raadsinstrumentarium en de informatievoorziening van de raad.

4.1 Doorgevoerde aanpassingen in het regelement van orde Op 7 maart 2023 hebben we in de raad een nieuwe versie van het regelement van orde vastgesteld. Hierin zijn ook een aantal voorstellen van de werkgroep verwerkt die de effectiviteit van onze vergaderingen verbeteren. Bureau van stemopneming Er waren veel schorsingen in verband met benoeming wethouders en nieuwe raadsleden/ commissie leden en dat kost veel tijd. Het telkens schorsen van de vergadering om de commissie in de gelegenheid te stellen om geloofsbrieven te controleren kost veel tijd en is zeker voor de mee kijkers op de stream niet aantrekkelijk. Daarom is op 7 maart in artikel 34 van het Reglement van Orde de volgende wijziging doorgevoerd: In de eerste raad na de verkiezingen benoemen we vaste leden van bureau stemopneming. Hoofdelijk stemmen Met de komst van het digitaal stemmen waarbij voor iedereen zichtbaar is hoe elk raadslid heeft gestemd, is een hoofdelijke stemming niet meer opportuun en zou dus uit het regelement kunnen verwijderd worden. Hiertoe is op 7 maart artikel 32 Algemene bepalingen over stemming, lid 3 en 4 aangepast. Beter inzetten en meer stimuleren gebruik instrumentarium door de raad De raad maakt te weinig of te selectief gebruik van haar instrumenten. Door voorlichtingssessies kunnen instrumenten naast motie (vreemd) en amendementen opnieuw onder het voetlicht worden gebracht.

Het gaat dan met name om verdere toelichting over het budgetrecht, het initiatiefrecht, het recht van interpellatie en het recht van onderzoek. De griffie neemt het initiatief om hier informatiesessies over te organiseren.

4.2 Vergaderstructuur De werkgroep heeft aan de hand van de aanbevelingen van BMC bekeken welke onderdelen van onze vergaderstructuur verbeterd zouden kunnen worden. Uit deze analyse komen de volgende onderdelen: • • • • •

23.046441

Beeldvormende sessies Interrupties tijdens de vergadering Spreektijden van raadsleden Agendering raadsinformatie brieven Het vragenuur

29-8-2023 12:22

pagina 6 van 16

Bij elk onderdeel heeft de werkgroep geïnventariseerd welke opties er zijn en geeft aan waar de voorkeur ligt. Beeldvormende sessies In het Overdrachtsdocument van Raad naar Raad 2022 is geadviseerd om actief aan de slag te gaan met beeldvormende sessies. Het BMC-rapport adviseert de invoering van het BOBmodel (Beeldvorming-Oordeelsvorming-Besluitvorming) te overwegen. De werkgroep stelt voor om volledige invoering van het BOB-model in een later stadium te overwegen, maar legt nu de volgende optie voor: Voorstel: Ga als griffie op grond van de aanbeveling in het overdrachtsdocument en hetgeen bepaald is in de Forumregeling actief aan de gang met het organiseren van beeldvormende sessies. De griffie haalt bijv. onderwerpen op via de achterban en vertaalt deze in een groslijst. De raad en daaruit voortvloeiende werkgroepen en/of experts kunnen ook op basis van verkregen informatie verzoeken aan de griffie een beeldvormende sessie te beleggen of in samenwerking met de griffie zelf een sessie organiseren. Alternatief: is nu geen verdere inspanningen te doen voor het verbeteren van de beeldvorming in de raad. Interrumperen Het niet interrumperen van collegeleden is in het verleden als informele regel ingevoerd voor wat betreft het kader- en begrotingsdebat.

In de raad en presidium is meermaals geopperd om het interrumperen van collegeleden in eerste termijn van het debat toe te staan. Het Reglement van Orde is niet duidelijk over de regeling van interrupties. Het debat kan verbeterd worden door interrupties alleen toe te staan vanaf een interruptiemicrofoon na toestemming van de voorzitter. Voorstel: Maak in artikel 23 lid 2 RvO duidelijk dat het interrumperen van collegeleden in de 1e termijn wel toegestaan is met de restrictie dat het een korte toelichtende vraag bevat. Voorstel: Geef duidelijk aan in Reglement van Orde hoeveel interrupties per termijn zijn toegestaan (bijvoorbeeld drie) en dat deze moet bestaan uit een korte vraag of korte opmerking. De voorzitter van de Raad bepaalt uiteindelijk of iemand een interruptie mag doen. Voorstel: Start in Huis van de Stad met experiment waarbij leden hun termijn vanaf het spreekgestoelte doen en met twee interruptiemicrofoons waarbij leden alleen een interruptie kunnen doen vanaf de interruptiemicrofoon. Leden kunnen ordevoorstellen wel vanaf hun plaats doen. Spreektijden raadsleden raadsvergaderingen Sinds 2019 zijn in het Reglement van Orde in artikel 26 Spreektijd regels opgenomen. Tot nu toe zijn er alleen beperkingen voor spreektijden ingevoerd bij het Kaderdebat en Begrotingsraad.

Vergadering lopen daardoor regelmatig uit en raadsleden hebben geen reden om hun boodschap kort en krachtig te formuleren. Voorstel: Stel in het Presidium per vergadering een vergaderduur voor en verdeel de spreektijd voor de op de agenda vermelde onderwerpen aan de hand van een vaste verdeelsleutel per fractie. De verdeling van de spreektijd heeft een gelijke basisspreektijd per fractie met een opslag per fractielid. Het College heeft een spreektijd die gelijk is aan 1/3 van 23.046441

29-8-2023 12:22

pagina 7 van 16

de fracties. Fracties bepalen zelf hoe ze hun totale spreektijd verdelen over de onderwerpen (voorbeelden: Gemeente Den Haag, Provincie Zuid Holland). Alternatief: Stel een vaste maximum spreektijd per fractie per termijn vast bijv. 2 minuten. Presidium kan besluiten om bij grotere onderwerpen de spreektijd per fractie te verruimen. Alternatief: Voer geen verdere wijzigingen door en behoudt alleen de maximum spreektijden bij het Kaderdebat en de Begrotingsraad. Agendering raadsinformatiebrieven Raadsinformatiebrieven worden regelmatig geagendeerd in de fora en soms ook in de raadsvergadering. Dit leidt uiteindelijk zelden tot wijziging van beleid of het formuleren van een standpunt door de raad met een motie of een raadsvoorstel. Het is ook niet altijd duidelijk waarom een raadsinformatiebrief geagendeerd wordt. Het is daarnaast niet volledig duidelijk hoe met urgente verzoeken tot agendering op hetzelfde forum om moet worden gegaan. Voorstel: Een agenderingsverzoek voor een raadsinformatiebrief wordt gedaan met een duidelijke toelichting waarom agendering in een volgend forum nodig is. Vertegenwoordigers van tenminste drie fracties die tenminste 1/3 van de raad vertegenwoordigen moeten het agenderingsverzoek ondersteunen.

Voorstel: Een voorstel voor onmiddellijke agendering van een raadsinformatiebrief nog in hetzelfde forum moet ondersteund worden door vertegenwoordigers van fracties die tenminste de helft van de raad vertegenwoordigen. Vragenuur Forum Het vragenuur tijdens de fora betreft vaak onderwerpen die niet actueel zijn. Daardoor wordt het soms laat tijdens forumvergaderingen. Veel vragen kunnen ook schriftelijk worden afgedaan. Technische of informatieve vragen kunnen allereerst via de griffie aan de ambtelijke organisatie of rechtstreeks aan de betreffende wethouder worden gesteld. Fracties kunnen via de griffie door het Presidium ook onderwerpen vooraf agenderen. Het vragenuur is bedoeld voor actuele onderwerpen die niet voorzien waren bij vaststelling van de agenda door het Presidium. Voorstel: Alleen over onderwerpen die echt actueel zijn, kunnen tijdens het vragenuur vragen worden gesteld. Het moet dan gaan om onlangs bekend geworden feiten, en het onderwerp moet een zekere urgentie en gewicht hebben. Het Presidium besluit voorafgaand aan het forum (vormvrij) of de vragen actueel zijn en kan het aantal onderwerpen beperken tot maximaal vier. Interrupties zijn toegestaan.

4.3 Raadsinstrumentarium Aan de hand van de aanbevelingen van BMC heeft de werkgroep bekeken welk raadsinstrumentarium verbeterd zou kunnen worden. Hierbij heeft de werkgroep gezocht naar verbeteringen die de effectiviteit van de vergadering vergroten en kwam uit op de volgende twee instrumenten:

23.046441

29-8-2023 12:22

pagina 8 van 16

• •

Technische vragen Moties vreemd aan de orde van de dag

Technische vragen Voor zowel raadsvergadering als het forum is het belangrijk dat raadsleden goed geïnformeerd zijn. In het forum om de juiste beeld- en meningsvormende vragen te kunnen stellen en in de raadsvergadering om het debat te kunnen voeren en besluiten te kunnen nemen. Hiervoor is het instrument technische vragen cruciaal. In de praktijk merken we dat het niet voor alle raadsleden altijd makkelijk is de juiste informatie op tafel te krijgen. Daarom doet de werkgroep aan een aantal voorstellen. Voorstel: Stel een ambtelijk spreekuur in voor technische vragen. Raadsleden kunnen dan voorafgaand aan een forum technische vragen stellen aan ambtenaren en indien nodig portefeuillehouders. Voorstel: Nu moeten in de forumvergadering wethouders altijd alle vragen zelf beantwoorden. Ook als de vraag zeer technisch is. De werkgroep denkt dat het de kwaliteit van de forumvergadering verbetert als ambtelijke ondersteuning van de wethouder tijdens de forumvergadering mogelijk is. Een ambtenaar kan dan antwoord geven op niet politieke technische vragen wanneer de wethouder geen antwoord kan geven op de vraag. Voorstel: maak meer gebruik van de deskundigheid van collega raadsleden. Dit kunnen we doen door op een aantal onderwerpen raadsleden als deskundige te benoemen.

Zij bekwamen zich extra op een onderwerp, door bijvoorbeeld extra bijeenkomsten te bezoeken waarover zij aan de raad rapporteren. Zij zijn ook een vraagbaak voor andere raadsleden. Moties vreemd aan de orde van de dag In onze raad wordt er veelvuldig gebruik gemaakt van het instrument “moties vreemd aan de orde van de dag”. De raad gebruikt het met name om de uitvoeringsactualiteit bij te sturen of om de uitvoeringsrichting van beleid bij te sturen. Het is een belangrijk instrument voor raadsleden. Inzet daarvan door raadsleden mag niet belemmerd worden. Wel denkt de werkgroep dat de inzet daarvan effectiever kan. Nu worden alle moties vreemd altijd direct op de raadsvergadering geagendeerd voor politiek debat. Terwijl veel moties vreemd over onderwerpen gaan die een goede inhoudelijke voorbereiding vragen. De werkgroep ziet mogelijkheden om hier anders mee om te gaan, door een onderscheid te maken tussen moties vreemd die betrekking hebben op de actualiteit en moties vreemd die geen betrekking hebben de actualiteit. Dit zal ten goede komen aan een goed politiek debat. Voorstel: Alleen moties vreemd die betrekking hebben op onderwerpen die echt actueel zijn, kunnen direct geagendeerd worden de op de agenda van de raadsvergadering. Het moet dan gaan om onlangs bekend geworden feiten, en het onderwerp moet een zekere urgentie en gewicht hebben.

Het Presidium besluit voorafgaand aan de raadsvergadering of de motie vreemd direct geagendeerd wordt op de raadsvergadering. Als het presidium oordeelt dat het geen urgent onderwerp betreft dan wordt een motie vreemd eerst geagendeerd in het forum. In het forum is er in dat geval meer ruimte om de motie vreemd inhoudelijk te verkennen. Indiener bepaalt dan na de inhoudelijke verkenning of de motie voor debat of stemming geagendeerd wordt op de raadsvergadering.

4.4 Informatievoorziening van de raad

23.046441

29-8-2023 12:22

pagina 9 van 16

In het eerste kwartaal van 2023 heeft de ambtelijke organisatie gesprekken gevoerd met (afvaardigingen) van fracties over het onderwerp Informatievoorziening. Deze gesprekken hebben meer inzicht gegeven in hoe de diverse instrumenten die gebruikt worden in de informatievoorziening tussen raad en college worden beleefd. Er is gesproken met de fracties van BvR, CU, D66, GL, PG&R, PvdA, RB en Wij. In deze paragraaf worden samenvattingen gegeven van wat er is opgehaald vanuit de diverse raadsfracties. Op basis daarvan doet de werkgroep een aantal voorstellen waar de organisatie zelfstandig mee aan de slag kan gaan. Vindbaarheid van informatie op iBabs Opmerkingen vanuit de fracties: • • • •

Verbeter de vindbaarheid en zoekfuncties binnen iBabs. Zorg dat de overzichten compleet zijn (in gang gezet). Stel een instructie voor nieuwe raadsleden op om informatie te vinden (in gang gezet). Vraag 30 burgers (tegen een kleine vergoeding) om 3 maanden mee te lezen met het raadswerk om mening op te halen. Zodra raadsvoorstellen beschikbaar zijn, zouden ze alvast in iBabs gezet kunnen worden voor de raadsleden

Voorstellen: • •

Griffie maakt raadsvoorstellen zodra deze door het College zijn vastgesteld beschikbaar in iBabs voor de raadsleden; De ambtelijke organisatie en griffie werken aan verdere verbetering van de leesbaarheid en doorzoekbaarheid van de schriftelijke informatie en raadsvoorstellen;

Raadsvoorstellen Opmerkingen vanuit de fracties: •

• •

Behoefte aan duidelijkheid over welk besluit er gevraagd wordt, het proces/deadlines en rolverdeling. Termen als ‘publiekssamenvatting’, ‘managementsamenvatting’, ‘voorblad’ en ‘oplegger’ zijn gebruikt in deze context. Er is al een sterke verbetering van de stukken merkbaar. Af en toe bevatten stukken nog te veel technische termen of zijn ze te lang; voorstel nog beter afstemmen op de ontvanger.

Voorstellen: •

• •

23.046441

Start het raadsvoorstel met de essentie van het gevraagde besluit in begrijpelijke taal. Hierin kan ook beter geduid worden wat de rol van de raad is, met name bij zienswijzen of voorstellen waarde raad een formele rol heeft maar niet kaderstellend is; Schets de voorgeschiedenis bij voorstellen die onderdeel zijn van een langer lopende dossier/proces; Presenteer de beslispunten in een raadsvoorstel die het resultaat zijn van een gekozen optie zodanig dat ze eenvoudiger te amenderen zijn;

29-8-2023 12:22

pagina 10 van 16

•

• •

Formuleer in de onderdelen ‘argumenten’ en ‘knelpunten’ van het raadsvoorstel en de voordelen, nadelen en risico’s meer objectief zodat inzichtelijker wordt welke afweging het college heeft gemaakt; Geef duidelijker aan wat de gevolgen zijn als de raad het voorstel verwerpt; Maak meer gebruik maken van (externe) bijlagen waarbij het raadsvoorstel zelfstandig leesbaar is en de essentie bevat.

Raadsinformatiebrieven Opmerkingen vanuit de fracties: • • • • •

Doel van de brief is niet altijd duidelijk; Duidelijke verbetering merkbaar in taalgebruik; Aandacht voor andere vormen van informeren, is een RIB de juiste vorm? Er zijn veel raadsinformatiebrieven, maar niet per se te veel of over de verkeerde onderwerpen; Aandacht voor volgorde informeren raad en pers.

Voorstellen: •

•

Maak in de inleidende alinea(‘s) al duidelijk wat het doel van de raadsinformatiebrief is, wat het college aan de raad vraagt (kennisnemen van, uitnodiging tot agendering, opmaat naar toekomstige besluitvorming enz.); Geef in de onderwerp regel duidelijk aan op welk (beleids-) thema de brief betrekking heeft.

Raadspresentaties Opmerkingen vanuit de fracties: • • • • •

Doel van presentatie is niet altijd duidelijk; Er is behoefte aan meer digitale presentaties (‘webinar’), of in een andere vorm; Presentaties worden soms ‘politiek gemaakt’ door fracties waarbij ambtenaren/derden in politieke vragen/debat worden betrokken; Kwaliteit van de presentaties is over het algemeen goed; Presentaties kunnen soms korter.

Voorstellen: • • •

Geef in het presentatieformulier doel en opzet/werkvorm duidelijk aan; Maak de rol van aanwezige externen duidelijk (adviesbureau namens gemeente, partij met eigen belang, extern onafhankelijk deskundige enz.); Let op de lengte van presentaties en bekijk of deze eventueel ook door een webinar kunnen worden gedaan.

Artikel 44 vragen Opmerkingen vanuit fracties: • • •

23.046441

Beantwoording duurt vaak (te) lang; Antwoorden zijn soms (te) kort; Graag meer begrip/besef voor de achtergrond van de vraag.

29-8-2023 12:22

pagina 11 van 16

Voorstel: • • •

Scherp het interne proces aan om in het overgrote deel van de gevallen de termijn ook daadwerkelijk te halen; Lever, als toch nodig, uitstelberichten tijdig aan; Aan raadsleden de suggestie om (technische) vragen via de griffie aan te kaarten en niet noodzakelijk formeel als art. 44 vraag te stellen.

Ambtelijke bijstand Opmerkingen vanuit fracties: • •

Veel positieve ervaringen; Proces voor verzoek om ambtelijke bijstand kan makkelijker.

Over het gebruik van ambtelijke bijstand heeft de werkgroep geen verdere voorstellen maar het advies aan alle betrokken partijen om aandacht te houden voor de vijf spelregels die zijn opgenomen in de betreffende handleiding: • Deel objectieve informatie ruimhartig met raadsleden; • Geef de griffier een verbindende rol; • Investeer in de driehoek, dat wil zeggen de samenwerking tussen griffier, gemeentesecretaris en burgemeester; • Werk op basis van duidelijke verantwoordelijkheden en rollen; • Gebruik ambtelijke bijstand als objectieve informatiebron, en dus niet voor het uithoren van de ambtenaar over het standpunt van het college.

23.046441

29-8-2023 12:22

pagina 12 van 16

5. Cluster 2: Het samenspel en de onderlinge omgang In dit hoofdstuk gaan we in op hoe we de samenwerking tussen de raad, het college en de ambtelijke organisatie kunnen verbeteren. Er wordt eerst ingegaan op het versterken van het samenspel. Daarna wordt er ingegaan op hoe de onderlinge omgang verbeterd kan worden.

5.1 Versterken van het samenspel Met het samenspel bedoelen we de samenwerking tussen de raad, het college en de ambtelijke organisatie. We beginnen niet op nul als het gaat om het versterken daarvan. In de afgelopen periode zijn er al verscheidende acties in gang gezet. Deze komen ook voort uit de aanbevelingen vanuit het onderzoek van BMC. Het gaat dan om de volgende acties: • Het samenspel/ de bestuurscultuur heeft een plek in het nieuwe coalitieakkoord, werkprogramma van het college en werk-/concernplan van de organisatie gekregen; • Het samenspel is een expliciet onderwerp van gesprek in de driehoek (griffier, gemeentesecretaris en burgemeester) en het presidium; • In de opdracht aan de (nieuwe) burgemeester staat haar rol bij het samenspel tussen raad, college en organisatie centraal. Dit is ook nadrukkelijk onderdeel geweest bij de werving; • Er is een intensief inwerkprogramma voor de raad georganiseerd. Hierin is de raad via thematische sessies, informatiemarkten en werkbezoeken geïnformeerd over uiteenlopende inhoudelijke thema’s. Op dit moment worden er nog steeds elke maand thematische sessie georganiseerd waarin de raad wordt meegenomen in uiteenlopende onderwerpen. Met bovenstaande acties is er een begin gemaakt met het verbeteren van het samenspel, maar we zijn er daarmee nog niet.

De werkgroep doet daarom een aantal voorstellen om het samenspel verder te versterken: •

•

•

•

23.046441

De werkgroep stelt voor toe te werken naar een intern statuut met wederkerige afspraken over het samenspel. In een statuut leggen de raad en het college vast hoe zij samenwerken en hoe bestuurders verantwoording afleggen over het door hen of onder hun verantwoordelijkheid gevoerde bestuur. Hierin kan bijvoorbeeld ook opgenomen worden dat raad en college periodiek een gesprek hebben over het gevoerde bestuur. De griffie neemt het initiatief om statuut op te stellen en deze voor te leggen aan de gemeenteraad; De werkgroep stelt voor om periodiek (2 keer per jaar) aandacht aan het samenspel binnen de driehoek (raad, college en organisatie) te besteden. Hierbij denkt de werkgroep aan gezamenlijke werkbezoeken, inspiratie- en werkbijeenkomsten gericht op het samenspel. De griffie neemt het initiatief om deze te organiseren; De werkgroep stelt voor om gedurende het jaar een aantal keer casusbesprekingen te organiseren. In deze casusbesprekingen reflecteren college, raad en ambtelijke organisatie op haar rollen. Hierbij gaat het niet om de inhoud, maar om de mate waarin het acteren van elke actor past bij de rol die zij heeft. Deze besprekingen worden door een onafhankelijke gespreksleider begeleid; De werkgroep stelt voor de samenwerking met de regiogemeenten te versterken door gezamenlijk werkbezoeken op een actueel thema te organiseren.

Het voorstel is om ons hierbij in eerste instantie te richten op Delft en Leidschendam/Voorburg. 29-8-2023 12:22

pagina 13 van 16

5.2 Gedrag en onderlinge omgang. Een goed samenspel valt of staat met ons gedrag en een goede onderlinge omgang. Samengevat komt dat neer op een omgang waar bij we hard mogen zijn op de inhoud, maar zacht op de persoon. We spelen nooit op de persoon, hebben respect voor elkaar en elkaars uiteenlopende wereldbeelden en komen onderlinge afspraken na. We geven op een integere manier invulling aan ons ambt en we hebben altijd oog voor wat onze acties doen voor het imago van onze gemeente. In januari hebben we een nieuwe gedragscode vastgesteld waarin bovenstaande is vastgelegd. Een gedragscode werkt alleen als iedereen hem ook kent en naleeft. Gedrag en omgang zijn uiteraard ook onderdeel van de voorstellen die in de vorige paragraaf zijn gedaan. Aanvullend hierop doet de werkgroep voor gedrag en omgang nog twee voorstellen: 1. De werkgroep stelt voor om twee keer per jaar een integriteitstraining te organiseren waarin de raad met elkaar het thema integriteit verkent; 2. De werkgroep stelt voor de gedragscode uit te werken in een handzaam document met gedragsregels.

23.046441

29-8-2023 12:22

pagina 14 van 16

6. Vervolg werkgroep Samen naar Beter In de voorgaande hoofdstukken zijn er voorstellen gedaan voor de verbetering van onze vergaderingen, het raadsinstrumentarium, de informatievoorziening van de raad en het onderlinge samenspel. Deze voorstellen gaan met name uit van de verbetering van onze bestaande structuur van vergaderen en samenwerken. Voor de lange termijn is het zinvol om fundamenteler te kijken naar onze complete structuur en te onderzoeken of we die zouden willen wijzigen. De werkgroep heeft geanalyseerd welke vraagstukken er als vervolg op deze notitie opgepakt zouden kunnen worden. De werkgroep kwam hierbij uit op volgende 2 vraagstukken: 1. Een wijziging van onze vergaderstructuur naar een andere vergaderstructuur. 2. De mogelijkheden om na de volgende verkiezingen een raadsakkoord af te sluiten. Voorstel: stel als vervolg op deze werkgroep een nieuwe werkgroep in die per 1 januari aan de slag gaat met de twee bovenstaande vervolgvraagstukken. De nieuw samengestelde werkgroep kan weer met een frisse en nieuwe blik kijken naar de twee vervolgvraagstukken. De huidige werkgroep richt zich op de implementatie van de voorstellen uit dit document. Daarnaast maakt deze werkgroep een plan van aanpak voor het oppakken van de twee vervolgvraagstukken.

23.046441

29-8-2023 12:22

pagina 15 van 16

7. Verantwoording De gemeenteraad van Rijswijk is formeel opdrachtgever van dit verbetertraject en de werkgroep is door de gemeenteraad gemandateerd om het verbetertraject te coördineren. De werkgroep is ingesteld en samengesteld uit 6 raadsleden, een wethouder, griffier en gemeentesecretaris. Rol Voorzitter Lid Lid Lid Lid Lid Lid Lid Lid

Naam Wil van Nunen Irene Jansen-Dirkx Jordy Loof Maaike Harmsen Constantijn Dolmans Maarten van ’t Eind Werner van Damme John Massaar Peter Schuit

Functie Raadslid Raadslid Fractie assistent Raadslid Raadslid Raadslid Wethouder Griffier Gemeentesecretaris

De ambtelijke ondersteuning bestond uit Jan Hoefnagel (Griffie), Tarlan Zargaran (ambtelijke organisatie) en Erik Bontenbal (ambtelijke organisatie). Tevens was de burgemeester als toehoorder aanwezig bij een aantal vergaderingen. De werkgroep is na het vaststellen van een Plan van Aanpak vanaf november 2022 maandelijks bij elkaar geweest. Vanuit de ambtelijke organisatie zijn er daarnaast gesprekken gevoerd met (afvaardigingen) van fracties over het onderwerp Informatievoorziening. Er is gesproken met de fracties van BvR, CU, D66, GL, PG&R, PvdA, RB en Wij. De bevindingen uit deze gesprekken zijn gedeeld met de werkgroep en maken onderdeel uit van deze notitie.

23.046441

29-8-2023 12:22

pagina 16 van 16