Definitief verslag en advies Rekeningcommissie ODH over jaarstukken 2020.pdf

Verslag en advies Rekeningcommissie Omgevingsdienst Haaglanden over onderzoek jaarrekening 2020 Inleiding De Rekeningcommissie ODH heeft ten behoeve van haar werkzaamheden met betrekking tot de jaarrekening 2020 eenmaal vergaderd. De besluitvorming over dit verslag is digitaal afgerond. Op basis van de bespreking zijn technische vragen gesteld aan dhr. ir. L.P. Klaassen, directeur van de dienst. Deze zijn door de dienst beantwoord. De bespreking, de stukken en de beantwoording van de vragen hebben geleid tot dit verslag van bevindingen en tot de aanbevelingen. Samenstelling De Rekeningcommissie bestaat uit de volgende leden: Den Haag Delft Leidschendam-Voorburg Midden-Delfland Pijnacker-Nootdorp Rijswijk Wassenaar Westland Zoetermeer Zuid-Holland

dhr. R.E.A. Sluijs (plaatsvervanger vacant) dhr. K. Herrema (plaatsvervanger vacant) geen leden benoemd dhr. J. van der Eijk en als plaatsvervanger dhr. R.H.G. Zwaard mevr. S. Kleewein en als plaatsvervanger dhr. J. Meijer geen leden benoemd dhr. R. Everard als plaatsvervanger (lid vacant) dhr. J.J. Eeltink (plaatsvervanger vacant) dhr. J.J. Boerboom (voorzitter) en als plaatsvervanger dhr. J.W.C.B. Schotel dhr. F. Vermeulen (plaatsvervanger vacant)

De griffies van de deelnemers die een vacature in de Rekeningcommissie hebben, zijn gevraagd om in vervulling van de vacature te voorzien. Als alle deelnemers in de Rekeningcommissie zijn vertegenwoordigd komt een nog breder gedragen advies tot stand.

Bevindingen Rekeningcommissie op Jaarstukken 2020 De Rekeningcommissie heeft de volgende onderwerpen constateringen en aanbevelingen. Resultaat De Rekeningcommissie is content met deze mooie jaarrekening. Zaken zijn helder verwoord en ook is goed uitgelegd hoe de ODH met de covid-19 omstandigheden is omgegaan. Afgelopen jaar zijn er zeker niet minder taken uitgevoerd maar zijn er juist veel uren gemaakt. De bijlagen geven een goed beeld van de besteding van die uren door zowel T&V als T&H. Het onverdeeld positief rekeningresultaat van € 483.451 stelt gerust.

Personeel De Rekeningcommissie constateert dat het advies van vorig jaar om aandacht te besteden aan het ziekteverzuim is opgevolgd. De Rekeningcommissie is blij dat de resultaten zichtbaar zijn en de ODH een lager ziekteverzuim kent in 2020. Het ziekteverzuim loopt nu in de pas met het normale landelijke niveau binnen de overheid. Daarbij moet worden aangetekend dat dit mede komt doordat een aantal langdurige verzuimdossiers is afgesloten. De Rekeningcommissie maakt zich zorgen over het relatief hoog aantal vacatures, voornamelijk bij specialistische functies in het primaire proces, zeker omdat deze situatie al een aantal jaren duurt. De Rekeningcommissie adviseert daarom om blijvende aandacht voor dit onderwerp te houden. Verder benadrukt de Rekeningcommissie dat het in deze context van belang is om personeel vast te houden en om trots uit te stralen voor de organisatie en het interessante werkveld waarin de ODH actief is. Opleidingskosten Door de coronamaatregelen zijn de uitgaven Opleidingskosten in 2020 aanmerkelijk lager uitgevallen dan voorzien, bijna een derde lager dan het jaar daarvoor per ft. Naar verwachting zal ook in 2021 het thuiswerken tot september centraal staan. Volgens de ODH is om die reden het aanvullen van het huidige opleidingsbudget niet opportuun.

De Rekeningcommissie is van mening dat structurele aandacht voor opleidingen en ontwikkelactiviteiten essentieel is om invulling te kunnen geven aan de identiteit van de ODH als kennisorganisatie en adviseert om hier vol op in te blijven zetten. Taakuitbreiding en intensivering, Stikstofproblematiek Op de gebieden Wet natuurbescherming (m.n. stikstofproblematiek) en asbest is het takenpakket geleidelijk geïntensiveerd en uitgebreid. Daarnaast is er jaarlijks sprake van een grote hoeveelheid extra werk dat incidenteel van aard is. Dit veroorzaakt een permanente druk op uitbreiding van het personeelsbestand en de inhuur van vakbekwame mensen. De ODH heeft dit afgelopen jaar kunnen dragen, maar uit de cijfers blijkt ook dat afgelopen jaar meer uren zijn gemaakt vanwege de covid-19 maatregelen. In combinatie met de grote hoeveelheid niet ingevulde vacatures en de krappe arbeidsmarkt ziet de Rekeningcommissie dit als een risico en onderschrijft de inzet van de ODH in gerichte werving. Ten aanzien van de stikstofproblematiek heeft de ODH een stappenplan ontwikkeld om het proces te verbeteren maar dit werkgebied blijft volop in beweging. De Rekeningcommissie adviseert om proactief de ontwikkeling van beleid of nieuwe regelgeving vanuit het Rijk te blijven volgen.

Ook adviseert de Rekeningcommissie om als organisatie voorbereid te zijn op een acute taakuitbreiding vanwege een ontwikkeling vanuit het rijk of een vraag van een opdrachtgever. Het continu kunnen op- of afschalen en bijschakelen moet worden ingebed in de organisatie. De Rekeningcommissie bevestigt de aandacht die de ODH hier zelf al voor heeft.

2/3

Weerstandratio In de door het AB op 27 juni 2016 vastgestelde Nota Weerstandsvermogen en risicomanagement is een gewenst ratio voor de weerstandscapaciteit vastgesteld tussen de 1,0 en 1,4. De weerstandratio van de ODH bedraagt 1,05 % en zit daarmee aan de ondergrens. De Rekeningcommissie adviseert de ODH om oog te blijven houden voor een gezond en stabiel weerstandratio en om het belang hiervan aan het bestuur kenbaar te maken. Duurzaamheid en energiebesparingsplicht Vorig jaar constateerde de Rekeningcommissie al dat er goed over duurzaamheid wordt nagedacht en dat er goed aan wordt gewerkt. De Rekeningcommissie is blij te zien dat in september 2020 een toezichtplan informatie- en energiebesparingsplicht is vastgesteld, en dat tevens de nieuwe Probleemanalyse en prioriteiten milieutoezicht (risicoanalyse) zijn opgesteld en vastgesteld door het dagelijks bestuur van de ODH. In deze probleemanalyse is de uitvoering van toezicht op de informatieplicht en energiebesparingsplicht verankerd. In verband met COVID-19 konden veel eerste controles duurzaamheid pas laat in het jaar worden uitgevoerd. De Rekeningcommissie heeft hier begrip voor maar verwacht, gezien het belang van dit onderwerp, dat de controles einde van dit jaar weer in de pas lopen conform de planning van voor COVID-19.

Sustainable Development Goals De Rekeningcommissie blijft bij het advies van vorig jaar om de Sustainable Development Goals in de organisatie van de omgevingsdienst te implementeren, bewustzijn te creëren, prioriteiten toe te kennen, strategieën en applicaties te ontwikkelen en meetbare indicatoren te formuleren. Van prestaties, voorgang en effect kan dan voortaan jaarlijks verslag worden gedaan. Rapport Van Aartsen De Rekeningcommissie heeft het rapport van de adviescommissie VTH onder leiding van de heer Van Aartsen gelezen. De Rekeningcommissie is benieuwd hoe de ODH vorm zal geven aan de aanbevelingen uit dit rapport en adviseert om de gemeenteraden hierbij te betrekken Accountantsverslag De Rekeningcommissie onderschrijft de conclusies, opmerkingen en aandachtspunten van de accountant en adviseert de ODH om er spoedig gevolg aan te geven. Advies over de vaststelling van de jaarrekening Conform artikel 1 van de Verordening Rekeningcommissie Omgevingsdienst Haaglanden adviseren wij u de jaarrekening 2020 vast te stellen met inachtneming van de aanbevelingen voor zover deze de jaarrekening betreffen. Daarnaast adviseren wij u bij het opstellen van de begroting rekening te houden met alle hiervoor benoemde aanbevelingen. Namens de Rekeningcommissie Omgevingsdienst Haaglanden,

J.J. Boerboom Voorzitter Zoetermeer, 31 mei 2021

3/3