Bijlage A Participatiebeleid 'Eén gemeenschap, één stad samen bouwen we Rijswijk' (RV 24 044)

Beantwoord de volgende vragen: o Wat heb je aan het einde van het participatietraject bereikt? o Hoe draagt dit bij aan het (sub)doel van het project of beleid? o Hoe formuleer je participatiedoel(en) zo simpel mogelijk?

Stap 2. Randvoorwaarden afwegen Het ene project leent zich meer voor participatie dan het andere. Participatie willen we in Rijswijk zorgvuldig doen en ook op die momenten dat de inbreng van inwoners meerwaarde heeft. Inwoners willen graag betrokken zijn en vinden het belangrijk dat er naar hen wordt geluisterd. Tegelijkertijd is het soms ook nodig om gewoon te doen en snel zaken te regelen. We waarderen de inbreng van inwoners, maar willen ook zorgvuldig met hun tijd en betrokkenheid omgaan. Daarom wegen we bij de start van participatie altijd een aantal randvoorwaarden af. Het resultaat van deze stap is een duidelijke richting om jouw participatieaanpak vorm te geven. Door de onderstaande vragen zo expliciet te beantwoorden, kun je er ook achter komen dat participatie niet aan de orde is. Bijvoorbeeld omdat er te weinig ruimte is voor invloed of te weinig tijd voor een goed proces. 1. Kaders inzichtelijk Is er voldoende ruimte voor participatie? Oftewel: valt er nog iets te kiezen? Participatie is relevant, als er binnen het project nog voldoende ruimte is voor verschillende opties of alternatieven. De kaders voor participatie bepalen de ruimte voor invloed vanuit de omgeving. Kaders die altijd in beeld gebracht moeten worden, zijn: a. Wet- en regelgeving b. Eerder vastgesteld beleid c. Financiële mogelijkheden en beperkingen d. Ruimtelijke mogelijkheden en beperkingen

Figuur 5. Rollen bij stap 2.

2. Commitment van bestuurders en/of volksvertegenwoordigers Corsanr. 24.036962

27-8-2024 14:35:00

pag. 20

Het is ook belangrijk dat bestuurders en volksvertegenwoordigers achter het participatietraject staan en bereid zijn om input serieus te nemen. Dit bepaalt ook de ruimte die er is voor invloed vanuit de omgeving en het participatieniveau dat van toepassing is. Het helpt om op tijd een uitspraak te hebben vanuit het gemeentebestuur over zijn visie op de bijdrage van participatie in specifieke projecten. Hoe wil het gemeentebestuur omgaan met de opbrengsten van participatie in dit specifieke geval? 3. Randvoorwaarde: voldoende tijd Participatie kost tijd. Die tijd is nodig om het project goed uit te leggen en ruimte te bieden voor inwoners om te reageren. Is die tijd ook beschikbaar? Of, heeft besluitvorming zoveel haast dat er niet voldoende tijd is? De druk van deadlines is vaak groot. Tegelijkertijd loont het om de tijd te nemen voor participatie voor een beter resultaat en meer betrokkenheid van de omgeving. Zo kan participatie je uiteindelijk juist tijd opleveren. 4. Randvoorwaarde: capaciteit en budget? Een zorgvuldig proces is ook een realistisch proces. Want, alleen dan kunnen we verwachtingen waar maken. Inventariseer daarom vooraf beschikbare capaciteit en budget. Het gaat dan om capaciteit bij de betrokken afdelingen en het team Communicatie & Participatie.

Stap 3. Met wie: stakeholderanalyse De kern van participatie is dat je anderen (inwoners, ondernemers, partners, etc.) wilt betrekken bij jouw project, initiatief of beleid. Het is daarom belangrijk om zorgvuldig in kaart te brengen wie die anderen zijn. In deze stap voer je een stakeholderanalyse uit. Inventariseer alle belanghebbenden. Voor wie of welke groepen heeft het project of beleid impact? En andersom: wie of welke groepen hebben invloed op de ontwikkeling van het project of het beleid? Zorg ervoor dat alle perspectieven aanwezig zijn in de analyse. Zodat je alle smaken mee kunt nemen in het procesontwerp en je geen doelgroep over het hoofd ziet. Een aantal tips voor een volledige inventarisatie van belanghebbenden (op basis van de Factor C-methode): Figuur 6. Rollen bij stap 3.

•

Neem een groot (digitaal) vel en noteer in het midden de opgaven of het doel.

•

Noteer vervolgens alle invalshoeken van waaruit je naar het vraagstuk kunt kijken. Bijvoorbeeld relevante kennis en ervaringen, groepen in de buurt (omwonenden, bezoekers, gebruikers,…), invloed op verloop van het project/beleid, et cetera.

•

Bedenk welke doelgroepen horen bij de invalshoeken. Denk ook aan de interne omgeving, schakels in de beleidsketen, de media, achterbannen van organisaties, et cetera.

Tip: Maak deze stakeholderanalyse samen met collega's. Iedereen kent weer andere personen en denkt aan andere organisaties.

Stap 4. Met wie en waarom: belangen en krachtenveld inventariseren De volgende stap is om per doelgroep te bepalen wat hun belangen en drijfveren zijn en wat hun relatie tot het project is. Dé Rijswijker bestaat niet. Rijswijkse inwoners, ondernemers, bezoekers verschillen van elkaar. Wie zijn ze, wat beweegt ze, hoe betrokken zijn ze bij hun omgeving, wat vinden ze belangrijk? Door vooraf te investeren in een goede analyse van de belanghebbenden en hun drijfveren, krijgt het perspectief van inwoners een nadrukkelijke plek in het ontwerpproces. Het helpt om aan te sluiten op de drijfveren van belanghebbenden, zodat participeren voor hen echt relevant is. En, het helpt om een beeld te krijgen bij de dynamiek die kan ontstaan in het participatietraject. 1. Welke belangen en drijfveren heeft elke doelgroep bij het project of vraagstuk? 2. Welke bijdrage kan elke doelgroep leveren aan het project? 3. Wat heeft elke groep nodig om mee te kunnen doen? Wat helpt of motiveert hen? Denk bijvoorbeeld aan de informatie die nodig is, betrokkenheid van een bestuurder, samenwerking met een partnerorganisatie (bijvoorbeeld een bewonersorganisatie of school) et cetera. Corsanr. 24.036962

27-8-2024 14:35:00

pag. 21

4. Hoe verhouden de verschillende doelgroepen zich tot elkaar? Wie zijn het eens of hebben deze belangen? Wie kennen elkaar? Tip: Je begint nooit bij nul. Binnen de gemeente is al veel kennis over en ervaring met verschillende doelgroepen en wijken. Denk na over welke collega’s ervaring hebben met jouw doelgroepen. Bijvoorbeeld, jongerenwerkers en andere vakafdelingen. En zeker ook de coördinator participatie en communicatieadviseurs voor de beste benaderingswijze. Ook de collega’s van Stadsbeheer of de wijkagent kan meer vertellen over de cultuur in een wijk en de onderwerpen die daar actueel zijn.

Stap 5. Waarover: participatievraag formuleren Bepaal de vraag waar het participatieproces een antwoord op moet geven. Het is belangrijk om die vraag goed te formuleren, want de vraag bepaalt het antwoord. Formuleer de vraag zo simpel en duidelijk mogelijk, zodat je het ook aan deelnemers uit de omgeving kunt uitleggen. Ter inspiratie kun je nadenken over het type vraag dat past bij jouw project. De Hogeschool Utrecht onderscheidt twee typen vragen die elk een ander antwoord opleveren en voor welke andere participatietools relevant zijn. Namelijk persoonsgerichte en oplossingsgerichte vragen (zie kader). Vragen •

Op welke vraag wil je aan het einde van het participatieproces een antwoord?

• Hoe maak ik de vraag relevant en begrijpelijk voor de omgeving? Figuur 7. Rollen bij stap 5. Tip: Je kunt ook overwegen om de participatievraag samen met doelgroepen te formuleren of de participatievraag eerst bij hen te testen. Zo kom je te weten of de vraag duidelijk is en de goede reacties oplevert. Tip: Communicatieadviseurs kunnen helpen om een duidelijke en aansprekende participatievraag te formuleren voor de verschillende doelgroepen. Persoonsgerichte vs. oplossingsgerichte vragen Persoonsgerichte vragen zijn erop gericht om meer te horen over de eigen ervaringen met, opvattingen over, ideeën voor een bepaald thema. Bijvoorbeeld: wat zijn uw ervaringen, wensen en knelpunten om energie te besparen? Oplossingsgerichte vragen zijn erop gericht om deelnemers samen, met elkaar, een oplossing of voorstel te laten bedenken voor een bepaald vraagstuk. Bijvoorbeeld: Hoe krijgen we Rijswijkers van het gas af? Bron: Hogeschool Utrecht (2021). Keuzes maken voor participatietools.

Stap 6. Participatiemix bepalen Het laatste ingrediënt dat nog invulling moet krijgen voor we een concreet participatieplan kunnen maken, is de participatiemix. De inzichten uit de vorige stappen helpen om een keuze te maken. Onderstaande tabel geeft meer inzicht in het participatiedoel en de participatievraag die passen bij een specifieke mix. ‘Informeren’ doen we altijd. Goede informatie is namelijk onmisbaar voor deelnemers om echt mee te doen. Bovendien is het zo dat binnen een project verschillende participatievormen tegelijk kunnen plaatsvinden en dat in verschillende fases van een traject (van het opstellen tot het uitvoeren en evalueren van beleid) de mate en vorm van participatie kan verschillen. Bij grote projecten is het mogelijk dat op onderdelen coproductie plaatsvindt en op andere advisering. Dat is vaak zelfs aan te raden, omdat de vormen meer rechts in de mix (co-creëren en

Corsanr. 24.036962

27-8-2024 14:35:00

pag. 22

meebeslissen) ook meer betrokkenheid en daarmee meer tijdsinvestering van inwoners en ambtenaren vergt. We zien dat meer mensen participeren als zij zelf kunnen bepalen in welke mate zij participeren. Ook geldt dat mensen vaker bereid zijn om meer tijd te investeren, als het project of beleid voor hen grotere gevolgen heeft. Dit maakt dat de participatievormen rechts in het model meer passend zijn als het project grotere gevolgen heeft. Vragen die helpen om de impact in te schatten, zijn: •

Heeft het impact op de hele gemeente, een specifiek deel of slechts een enkele straat?

•

In welke mate beïnvloedt het project of het plan het leven van belanghebbenden?

•

In welke mate beïnvloedt het project of het plan de beleving van de omgeving voor belanghebbenden?

Figuur 8. Rollen bij stap 6.

Figuur 9. De Rijswijkse participatiemix.

Samenwerkingsvorm

Participatiedoel

Participatievraag (voorbeelden)

Informeren

Mee weten

De gemeente bepaalt de agenda voor besluitvorming. Zij houdt de doelgroepen op de hoogte. Voor inbreng vanuit de omgeving is geen ruimte.

Participatie heeft tot doel dat belanghebbenden iets weten.

Dit is het voorstel of voorgenomen besluit. Heeft u vragen daarover?

Raadplegen

Meedenken

De gemeente bepaalt het plan en beslist uiteindelijk. Zij vraagt belanghebbenden om hun mening te geven.

Participatie heeft tot doel om meningen, voorkeuren, inzichten op te halen bij belanghebbenden. Uiteindelijk met als doel beter beleid of een beter project.

Co-creëren

Meedoen

De gemeente en belanghebbenden werken samen binnen kaders van het project. Zij zijn gelijkwaardig en formuleren samen het probleem en zoeken naar oplossingen. De opbrengst van participatie is bindend.

Participatie op dit niveau is erop gericht om oplossingen voor een vraagstuk te bedenken. Het resultaat is een gezamenlijk advies of voorstel.

Corsanr. 24.036962

27-8-2024 14:35:00

De gemeente werkt aan dit probleem. Heeft u ideeën voor de oplossing?

Laten we samenwerken aan een oplossing.

pag. 23

Meebepalen

Meebeslissen

De gemeente laat de besluitvorming over een project over aan betrokkenen. De ambtelijke organisatie heeft een adviserende rol. De gemeente neemt de resultaten over, na toetsing aan vooraf gestelde randvoorwaarden.

Participatie op dit niveau heeft tot doel om keuzes te maken en een besluit te nemen.

Zelforganisatie

Initiatief vanuit samenleving

De gemeente ondersteunt (groepen) inwoners die zelf initiatieven organiseren en uitvoeren.

Het initiatief is ontstaan los van instituties en komt niet voort uit ambities van de overheid.

Welke oplossing vindt u het beste?

Hoe kunnen wij u helpen bij dit initiatief?

Tabel 2. Samenwerkingsvormen, participatiedoel en participatievraag

Stap 7. Participatieplan maken en vaststellen De volgende stap is het opstellen van de participatieaanpak. In de vorige stappen heb je al veel ingrediënten verzameld die nu samenkomen in het participatieplan. In het plan maak je nu echt concreet op welke manieren de participatie invulling krijgt. Daarnaast vul je in deze stap nog een aantal elementen in. Namelijk de rollen, planning en begroting en het communicatieplan. Als het participatieplan klaar is, moet dit worden vastgesteld door het college. Neemt de raad uiteindelijk het besluit? Informeer dan ook de raad over het voorgenomen participatieproces en organiseer commitment. Om te kijken of alle elementen erin zitten, kan gebruikgemaakt worden van de onderstaande checklist. Zorg dat de aanpak ruimte laat om deze gaandeweg bij te stellen als dit nodig is. In overleg met de betrokkenen kan bijvoorbeeld besloten worden om op onderdelen het participatieniveau te wijzigen of om een extra participatiemoment toe te voegen. A. Projectorganisatie: wie doen ermee vanuit welke rol? Zoals eerder benoemd, is het intern samenspel cruciaal voor een goed participatieproces. Alleen als de rollen duidelijk belegd zijn en iedereen goed is Figuur 10. Rollen bij stap 7. aangehaakt, kun je trefzeker het gesprek aangaan als gemeente.

De vraag die beantwoord moet worden in het participatieplan is daarom: hoe organiseer je het participatieproces: wie doen ermee en vanuit welke rol? •

Contactpersoon: Wie is de contactpersoon vanuit de gemeente? Deze persoon zorgt ervoor dat deelnemers weten waar ze terecht kunnen voor vragen en ook dat zij snel een reactie ontvangen. Dit kan bijvoorbeeld de projectleider zijn of de omgevingsmanager. Het contactpunt kan ook concreet ingevuld worden met een mailbox. Dit is minder persoonsafhankelijk en kan overgedragen worden in geval van verlof of personeelswisseling.

•

Proces verantwoordelijke: Wie is verantwoordelijk voor het participatieproces? Deze persoon houdt de voortgang in de gaten. Volgen we de plannen, worden toezeggingen ingevuld en terugkoppelingen verzonden? Deze persoon trekt aan de bel als actie nodig is of wanneer bijgestuurd moet worden. Dit kan bijvoorbeeld de omgevingsmanager of project-assistent zijn.

•

Inhoudelijk verantwoordelijke: Wie is verantwoordelijk voor de inhoud? Deze persoon zorgt ervoor dat alle opbrengsten van participatie verzameld en gebundeld worden, zodat ze gebruikt kunnen worden voor het beleid of project. Dit kan bijvoorbeeld de projectleider of beleidsmedewerker zijn.

•

Vertegenwoordiger inwoner: We ontwerpen participatieprocessen vanuit het perspectief van de Rijswijkse inwoner en/of ondernemer. Wijs een collega aan die gedurende het proces het perspectief van de Rijswijker kan vertegenwoordigen. Die collega is de ‘kritische luis in de pels’. Is het proces begrijpelijk en toegankelijk?

Corsanr. 24.036962

27-8-2024 14:35:00

pag. 24

Wat hebben Rijswijkers nodig om mee te kunnen doen? Wat verwachten Rijswijkers? Deze rol kan door een willekeurig iemand worden vervuld of iemand als de coördinator participatie of omgevingsmanager. •

Beslisser: Bepaal wie beslist over het participatieproces en de doorwerking van opbrengsten. Ook als mensen het niet met elkaar eens zijn. Dit kan in eerste instantie de inhoudelijk projectleider zijn, met het bestuur als escalatiemogelijkheid. Het definitieve besluit volgt met de besluitvorming door college of raad. Maar, het helpt om in het proces ook iemand aan te wijzen die knopen kan doorhakken.

Checklist Participatieplan Stap 1 t/m 5: � � � � � �

Wat is het doel van participatie? Hoeveel ruimte is er voor aanpassingen? Voor wie heeft het beleid of plan impact? Wat is hun belang? Wat is de participatievraag? Welke participatiemix is aan de orde?

Stap 6: � � � � � �

Wie doen er mee? En in welke rol? Hoe lang duurt het initiatief? Wanneer, hoe en waar wordt gecommuniceerd? Welke informatie/kennis hebben deelnemers nodig en welke is beschikbaar? Hoe betrek je de omgeving? Hoe betrek je de gemeenteraad?

B. Planning en begroting maken Hoe lang duurt het initiatief? Een realistische planning met belangrijke mijlpalen is nodig om regie te houden op het proces en voor goed verwachtingenmanagement. Stem de participatieplanning af op de fase(n) van het project. In welke fase(n) kan inbreng van belanghebbenden het beste meegenomen worden? Wat betekent dit voor de planning van participatiemomenten? Denk daarbij ook aan vakanties en feestdagen. Maak ook een begroting voor de participatie. Maak een reële inschatting van de kosten van ieder middel en iedere activiteit. Bijvoorbeeld voor de huur van een zaal, voorzitter of spreker, het drukken en verspreiden van nieuwsbrieven, het maken van foto’s, filmpjes of ontwerptekeningen. Desgewenst kun je hier ook de ureninzet in opnemen. C. Communicatie opzetten van strategie tot planning Duidelijke communicatie is een randvoorwaarde voor geslaagde participatie. Maak concreet hoe de communicatie eruit ziet en stem deze af op de verschillende doelgroepen. Communicatieadviseurs kunnen helpen om een passend communicatieplan te maken, inclusief aansprekende kernboodschap en passende planning. D. Participatiemogelijkheden concreet maken We willen iedereen de mogelijkheid bieden om betrokken te zijn. Ook de stille inwoners, het drukke gezin, de jongere en oudere inwoners van Rijswijk. Een slimme mix van participatievormen is nodig om hen te bereiken.

Die mix moet aansluiten bij de voorkeuren van de doelgroepen, want zo maken we het zo makkelijk mogelijk voor hen om mee te doen. Bepaal daarom per doelgroep hoe je hen bereikt en betrekt. Bereik je de doelgroepen door dichtbij, in de eigen buurt, iets te organiseren of juist online? Het schema in bijlage 2 biedt inspiratie voor participatiemiddelen en -activiteiten die passen bij verschillende participatiedoelen en -vragen. Stem de participatiemogelijkheden vervolgens ook af op het participatiedoel, de beschikbare tijd en capaciteit en de ambitie om verbinding te organiseren rondom het algemeen belang. Denk na over de concrete invulling van die activiteiten: wat is telkens de concrete vraag die voorligt en welke informatie hebben deelnemers nodig om mee te kunnen doen? Tip: Overweeg om bij deze stap (met name bij grote trajecten) al belanghebbenden te betrekken bij het opstellen van het participatieplan. Zo kun je hen zelf vragen hoe zij betrokken willen zijn en wat zij nodig hebben om mee te Corsanr. 24.036962

27-8-2024 14:35:00

pag. 25

kunnen doen. Denk bijvoorbeeld aan een online enquête om participatievoorkeuren op te halen of een gesprek met ondernemers die door de plannen geraakt worden, om hen te informeren en betrekken, nog voordat er over de activiteit naar buiten wordt getreden. Hierbij kan de coördinator participatie, de communicatieadviseur of de omgevingsmanager (als die is aangesteld bij het betreffende project) adviseren. E. Vaststellen participatieplan Wie het plan vaststelt, hangt af van de impact die het plan heeft op de omgeving, de positie en het mandaat van de gemeente en de participatievormen die aan de orde zijn. Als de gemeenteraad later een besluit neemt over het traject, dan stelt de raad bij deze stap de participatieaanpak vast. Dit is met name gewenst bij een traject waarbij sprake is van grote en tegengestelde belangen en bij ruimtelijke projecten waarbij het besluit uiteindelijk wordt genomen door de gemeenteraad. Zo kan de gemeenteraad een beter beeld krijgen van alle inspanningen die gedaan worden en is de rol van de raad zelf helder. In andere gevallen stelt het college of management de aanpak vast. Onderstaand schema is richtinggevend. Participatievorm

Mandaat

Beslisdocument

Informeren

College, ambtelijke organisatie

Paragraaf in projectplan

Raadplegen

College, ambtelijke organisatie

Paragraaf in projectplan

Adviseren

College

Participatieplan + collegevoorstel

Meedoen

Gemeenteraad

Participatieplan + raadsvoorstel

Meebepalen

Gemeenteraad

Participatieplan + raadsvoorstel

Zelf organiseren

College

Participatieplan + collegevoorstel

Meedenken

F. Inrichten project op samen.rijswijk.nl Samen Rijswijk is het platform voor participatie in Rijswijk. De gemeente richtte dit online interactieve platform op. Op dit platform komen alle gemeentelijke projecten samen waarover Rijswijkers kunnen meedenken of meepraten. Inwoners, ondernemers en andere belangstellenden en belanghebbenden kunnen op een makkelijke manier en op het tijdstip dat hen het beste uitkomt, hun ideeën en wensen achterlaten. Het platform past ook bij de voorkeuren van een groot deel van Rijswijkse inwoners. In de Quick scan Lokale Democratie (2021) gaven veel inwoners aan dat zij graag digitaal betrokken willen zijn. Bij deze stap kan de communicatieadviseur meedenken. Communicatiemedewerkers kunnen de projectpagina inrichten.

Stap 8. Participatie doen In deze fase ga je participatie doen en ga je dus echt het gesprek aan met de omgeving. Blijf daarbij scherp op de afgesproken rollen. Zodat het proces voor iedereen duidelijk blijft, je slagvaardig kunt handelen en de opbrengst gebruikt kan worden. Tussendoor blijven we ook scherp op het doel van participatie. Het is dan nodig om af en toe wat meer afstand te nemen en te reflecteren of het geplande proces nog past. Participatie is namelijk geen lineair proces. Soms is bijsturing nodig.

Stap 9. Terugkoppelen Betrokkenheid is niet van zelfsprekend. Deelnemers investeren tijd en aandacht om mee te doen. Daarom laten we altijd weten wat de opbrengst is van participatie-activiteiten en hoe dit doorwerkt in de planvorming en/of besluitvorming. Oftewel: welke inbreng nemen we wel en niet mee en waarom? Doe ook de terugkoppeling op een manier die past bij de doelgroepen. Dat wil zeggen: gebruik duidelijke taal en kies kanalen die passen bij de doelgroep: bijvoorbeeld online, per e-mail, of offline. Bijgevoegd format kan als basis voor terugkoppelingen gebruikt worden. De terugkoppeling kan de afronding zijn van het participatietraject of een fase/onderdeel daarvan. Volgt na de terugkoppeling nog een volgend participatiemoment? Dan vervolg je het participatieproces, waarbij telkens de voorgaande stappen afgewogen moeten worden: past de invulling van die stappen nog bij deze fase van het traject of is bijsturing nodig?

Corsanr. 24.036962

27-8-2024 14:35:00

pag. 26

Is de terugkoppeling wel het einde van het participatietraject? Laat dan deelnemers weten hoe hun inbreng meeweegt in het voorgenomen besluit. Informeer hen ook wanneer een definitief besluit genomen is.

Handvatten voor een duidelijke terugkoppeling Vermeld in de terugkoppeling altijd: � � �

Welke belanghebbenden hebben deelgenomen Noem wie betrokken waren en op welke manier en momenten. Wat de inbreng van deelnemers was Welke ideeën, zorgen, vragen hebben zij ingebracht? Geef deze zo letterlijk mogelijk weer, zodat deelnemers zich erin herkennen en zich gehoord voelen. Dus, zonder interpretatieslag of weerwoord. Hoe je de inbreng meeweegt in vervolgstappen Bijvoorbeeld: hoe je de inbreng meeneemt in de verdere planvorming, wanneer deelnemers er weer iets over kunnen horen of van vinden (vervolg).

Stap 10. Evalueren We blijven leren van participatietrajecten. Daarom sluiten we een traject altijd af met een evaluatie. Bij die evaluatie zijn in ieder geval die collega’s betrokken die een rol hadden bij het participatietraject. De vorm van evalueren moet ook passen bij het doorlopen proces. Neemt de raad uiteindelijk het besluit? Dan ontvangt de raad ook het eindverslag van participatie. Het is ook het overwegen waard om deelnemers te betrekken bij de evaluatie. Zij hebben vaak een heel ander perspectief op het gelopen proces en het resultaat. Bij elke evaluatie komen in ieder geval de onderstaande vragen aan bod. Evaluatievragen participatietraject 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Hebben we antwoord gekregen op de participatievraag? Hebben we het participatiedoel bereikt? In hoeverre droeg de opbrengst van participatie bij aan het projectdoel? Wat zijn ervaringen van betrokkenen (intern/extern)? Wat ging goed? Wat zou je een volgende keer anders doen?

Die laatste vragen zijn belangrijk om goede voorbeelden en lessen voor volgende participatietrajecten vast te leggen. Dit biedt inspiratie voor collega’s.

Structureel: leren en ervaringen delen De lessen die we leren in verschillende participatietrajecten zijn relevant voor collega’s. Daarom gaan we manieren organiseren om die lessen uit te wisselen. Op Edison is veel informatie beschikbaar en kunnen geleerde lessen een plek krijgen. Tegelijkertijd is het niet voldoende om de lessen op een plek op te schrijven. Dat maakt nog niet dat deze ook gevonden en doorleefd worden. Daarom willen we meer uitwisseling organiseren, bijvoorbeeld in een intervisiegroep. Sowieso moeten geleerde lessen jaarlijks samenkomen in het evaluatieverslag van participatie dat het college deelt met de raad. De komende tijd willen we gebruiken om invulling te geven aan structureel leren binnen de organisatie.

Corsanr. 24.036962

27-8-2024 14:35:00

pag. 27

Bijlage 2. Overzicht instrumenten In deze bijlage staat een overzicht van beschikbare instrumenten voor participatie. Dit overzicht is niet volledig en dient ter inspiratie. Bij de keuze voor participatiemiddelen en -activiteiten moeten de voorliggende opgave en doelgroepen in acht worden genomen. Evenals de ambitie van gemeente Rijswijk om met participatie verbinding te organiseren in de stad en rondom het algemeen belang. Middelen en activiteiten die dialoog en begrip faciliteren passen daarbij. Daarnaast zal informeren altijd aan de orde zijn, om deelnemers in staat te stellen mee te kunnen denken of doen. De instrumenten zijn ingedeeld per samenwerkingsvorm.

Samenwerkingsvorm

Participatiedoel

Middelen en activiteiten (voorbeelden)

Informeren

Mee weten

•

Bewonersbrief per post

De gemeente bepaalt de agenda voor besluitvorming. Zij houdt de doelgroepen op de hoogte. Voor inbreng vanuit de omgeving is geen ruimte.

Participatie heeft tot doel dat belanghebbenden iets weten.

•

(Digitale) nieuwsbrief

•

Pers-/nieuwsbericht

•

Advertenties

•

Campagnes

•

Website: www.rijswijk.nl

•

Platform: Samen.Rijswijk.nl

•

BouwApp

•

Webinar

•

Informatiebijeenkomst

Raadplegen

Meedenken

•

(Online) enquête en peilingen

De gemeente bepaalt het plan en beslist uiteindelijk. Zij vraagt belanghebbenden om hun mening te geven.

Participatie heeft tot doel om meningen, voorkeuren, inzichten op te halen bij belanghebbenden. Uiteindelijk met als doel beter beleid of een beter project.

•

Inloopbijeenkomsten

•

Expertsessies

•

Stadsgesprekken

•

Kinderrechtenambassadeurs

•

(Online) dialoog

•

Speaking Minds

•

Klankbordgroepen

•

Adviesraden

•

Reactieformulieren

•

Meldpunt

•

Rijswijks Contact Centrum

•

Strandwalfestival en andere festivals

•

(Specifieke) markten of tentoonstellingen

•

Informatie- en inspraakbijeenkomsten (fysiek/online)

•

Indienen zienswijzen, bezwaar maken

•

(Online) werkgroep

•

Burgerforum / Burgerberaad

Co-creëren

Corsanr. 24.036962

Meedoen

27-8-2024 14:35:00

pag. 28

De gemeente en belanghebbenden werken samen binnen kaders van het project. Zij zijn gelijkwaardig en formuleren samen het probleem en zoeken naar oplossingen. De opbrengst van participatie is bindend.

Deze vorm van participatie is erop gericht om samen oplossingen voor een vraagstuk te bedenken. De overheid en samenleving hebben hierbij beide een rol. Het resultaat is een gezamenlijk advies of voorstel.

Meebepalen

Meebeslissen

•

Stemmen

De gemeente laat de besluitvorming over een project over aan betrokkenen. De ambtelijke organisatie heeft een adviserende rol. De gemeente neemt de resultaten over, na toetsing aan vooraf gestelde randvoorwaarden.

Deze vorm van participatie heeft tot doel om keuzes te maken en een besluit te nemen.

•

Liken

•

Referendum

•

Participatieve begroting

•

Burgerberaad / Burgerforum

•

Expertsessies

•

Stadsgesprekken

•

Kinderrechtenambassadeurs

•

(Online) dialoog

•

Speaking Minds

•

Klankbordgroepen

•

Adviesraden

Zelforganisatie

Initiatief vanuit samenleving

•

Loket Stadskracht

De gemeente ondersteunt (groepen) inwoners die zelf initiatieven organiseren en uitvoeren.

Het initiatief is ontstaan los van instituties en komt niet voort uit ambities van de overheid. De overheid kan een rol hebben om initiatieven mogelijk te maken, toe te staan en/of te ondersteunen. Het doel is om de samenleving te faciliteren. Onder deze vorm past ook het uitdaagrecht.

•

Meldpunt

•

Rijswijks Contact Centrum

•

Platform Samen.Rijswijk.nl

•

Strandwalfestival en andere festivals

•

(Specifieke) markten of tentoonstellingen

•

Informatie- en inspraakbijeenkomsten (fysiek/online)

•

Uitdaagrecht

Tabel 3. Samenwerkingsvorm, participatiedoel, middelen en activiteiten

Corsanr. 24.036962

27-8-2024 14:35:00

pag. 29