Bijlage A Participatiebeleid 'Eén gemeenschap, één stad samen bouwen we Rijswijk' (RV 24 044)

Participatie in Rijswijk

Eén gemeenschap, één stad: samen bouwen we Rijswijk Gemeente Rijswijk augustus 2024

Corsanr: 24.036962

Participatie in Rijswijk Gemeente Rijswijk juni 2024

Voorwoord Ieder dag weer werkt de gemeente aan een mooier en beter Rijswijk of aan het behoud daarvan. Dat kunnen we niet alleen. Het beste beleid, plan of dienst kunnen we alleen maken als we de wensen, ervaringen en expertise benutten van onze inwoners, ondernemers en bezoekers. Want, alle Rijswijkers samen maken onze stad. Daarom zijn wij betrokken en nieuwsgierig. De gemeente wil actief deel uit maken van onze gemeenschap en hier zelf actief aan bijdragen. De gemeente wordt vaak als abstract of ongrijpbaar ervaren. Participatie geeft een gezicht aan de gemeente. Én aan je buurt en buurtgenoten! Met participatie kunnen we inwoners aan elkaar verbinden, nieuwe inwoners kennis laten maken met de stad en hen eigenaar laten voelen van hun eigen nieuwe leefomgeving. Met participatie leren we standpunten en belangen van een ander kennen en kunnen we op zoek gaan naar onze overeenkomsten. Iedereen heeft wel een eigen, individueel belang. In participatie onderzoeken we samen hoe dat belang zich verhoudt tot het algemeen belang: een beter Rijswijk voor iedereen. In dialoog vormen we een sterke gemeenschap en een sterke stad. Samen maken we Rijswijk. Dat is het doel dat wij in Rijswijk nastreven met participatie. Om dit doel te bereiken hebben wij een echt Rijswijks participatiebeleid nodig. Het participatiebeleid van veel gemeenten is volstrekt inwisselbaar.

Het is een beschrijving van theorie, een opsomming van instrumenten en als het even mee zit, een keuze of een afwegingskader wanneer welke instrumenten ingezet kunnen worden. Participatiebeleid kan veel meer zijn dan dat. Het kan niet alleen zorgen voor het beste ‘product’, maar ook bijdragen aan de grotere vraagstukken van de stad: wat voor een gemeenschap willen we zijn, hoe gaan we met elkaar om, wat is ons gezamenlijk antwoord op de wereld die om ons heen verandert? Als je op die vragen een antwoord kunt geven, krijg je een participatiebeleid dat niet alleen instrumenteel bijdraagt aan de kwaliteit van het initiatief dat je wil realiseren, maar ook een oorspronkelijk eigen beleid dat bijdraagt aan de identiteit van de stad en de gemeenschap. De identiteit van Rijswijk is gevormd door de geschiedenis, de ambities van eerdere inwoners, de ligging tussen grotere buurgemeenten en de cultuur van de bewoners in de verschillende wijken. Rijswijk groeit snel, wat kan leiden tot een anoniemere stad en minder betrokkenheid bij de buurt. Daarnaast nemen de verschillen tussen inwoners toe, wat kan leiden tot spanningen. Inclusieve participatie kan helpen om begrip en verbinding te creëren tussen diverse groepen. De waarden van Rijswijk, zoals nabijheid, menselijke maat, van buiten naar binnen, eerlijkheid en betrouwbaarheid, moeten centraal staan bij participatie.

Door deze waarden voorop te stellen blijft Rijswijk benaderbaar, aanspreekbaar en dichtbij. Nieuwe gebiedsontwikkelingen zoals de herstructurering van Bogaard stadscentrum en het Havenkwartier kunnen groots zijn, maar zijn gestoeld op dezelfde waarden die vroeger bij de dorpspomp in Oud-Rijswijk golden: elkaar ontmoeten, groeten en elkaar zien. Ieders bijdrage telt.

Het college van burgemeester en wethouders

Pagina 2

Participatie in Rijswijk Gemeente Rijswijk juni 2024

Inhoudsopgave Voorwoord ...................................................................................................................................................................1 Inhoudsopgave............................................................................................................................................................2 Inleiding .......................................................................................................................................................................4 1.1. Context .............................................................................................................................................................4 1.2. Verschil participatieverordening en participatiebeleid ......................................................................................4 Wat is participatie? ......................................................................................................................................................5 2.1. Definitie van participatie ...................................................................................................................................5 2.2. Maak het concreet ............................................................................................................................................5 2.3.

Verschil participatie en inspraak .......................................................................................................................5 Rijswijkse visie op participatie .....................................................................................................................................8 3.1. Waarom doen we participatie? .........................................................................................................................8 3.2. Rijswijk: een groeiende en betrokken stad .......................................................................................................8 3.3. Betere kwaliteit .................................................................................................................................................8 3.4. Meer grip op eigen leefomgeving .....................................................................................................................8 3.5. Hechte Rijswijkse gemeenschap behouden .....................................................................................................9 Waarden en handvatten ............................................................................................................................................10 4.1.

Hoe doen wij participatie? ..............................................................................................................................10 4.2. Uitgangspunt 1. Rijswijkers centraal...............................................................................................................10 4.3. Uitgangspunt 2. Proces zorgvuldig, verwachtingen helder.............................................................................10 4.4 Uitgangspunt 3. Iedereen kan meedoen .........................................................................................................11 4.5. Uitgangspunt 4. Proces: blijven leren en evalueren .......................................................................................11 Intern samenspel.......................................................................................................................................................13 5.1. Gemeenteraad in positie ................................................................................................................................13 5.2. College in positie ............................................................................................................................................13 5.3. Werkafspraken voor een goed samenspel tussen raad en college ................................................................14 5.4.

Medewerkers in positie ...................................................................................................................................16 5.5 Inwoners met een initiatief ...............................................................................................................................17 Tot slot ......................................................................................................................................................................18 Bijlage 1. Stappenplan ..............................................................................................................................................19 Bijlage 2. Overzicht instrumenten .............................................................................................................................28

Pagina 3

Inleiding Dit document beschrijft het nieuwe participatiebeleid voor de gemeente Rijswijk. Het participatiebeleid geeft handvatten bij participatieprocessen. Aan het college van burgemeester en wethouders, de gemeenteraad en medewerkers van de gemeente. Voor inwoners en initiatiefnemers maakt het duidelijk wat zij van de gemeente mogen verwachten. Zo helpt het beleid om participatie zorgvuldig te doen vanuit het perspectief van de Rijswijkers, zodat iedereen mee kan doen. En zodat we van elkaar blijven leren. Participatie is inmiddels niet meer weg te denken uit ons dagelijks werk in en voor de stad Rijswijk. Tegelijkertijd is participatie niet voor iedereen gesneden koek en we merken ook dat mensen veel verschillende associaties hebben bij het woord ‘participatie’. Het helpt dan om vanuit een gezamenlijk kader te starten. Dat is een belangrijk doel van dit stuk: inzicht en houvast bieden bij participatieprocessen. In het beleid staat wat wij belangrijk vinden als het gaat over participatie en hoe wij participatie willen organiseren, zodat duidelijk is hoe bewoners, ondernemers en organisaties kunnen meedenken en meebeslissen over wat er gebeurt in Rijswijk. Tegelijkertijd bevat dit document geen blauwdruk voor hoe je een participatietraject aanpakt. Een voorgeschreven recept voor succesvolle participatie is er helaas niet. Participatie is maatwerk en contextafhankelijk.

Dat betekent dat ieder traject uniek is en telkens opnieuw de juiste aanpak bepaald moet worden. Dit beleid omvat de handvatten om per keer die keuzes te kunnen maken voor een goed en zorgvuldig traject.

“De gemeente past een eenduidige werkwijze toe bij het ontwerpen van participatieprocessen, waarbij maatwerk per situatie gewaarborgd blijft.”

1.1. Context Dit nieuwe participatiebeleid zet een concrete koers uit: zo doen we participatie hier in Rijswijk. Aanleiding voor dit nieuwe beleid zijn de lessen uit de evaluatie van de notitie uit 2020 (‘Samen werken aan een mooi Rijswijk uit 2020’). Deze lessen hebben een plek in dit nieuwe beleid. Het beleid moet ook aansluiten bij aanpalend nieuw of aangepast beleid, bijvoorbeeld in het kader van de Omgevingswet. Belangrijke uitgangspunten voor dit beleid zijn vastgelegd in de participatieverordening. Die verordening bevat vier uitgangspunten voor participatie, die verderop in dit document staan vermeld en verder invulling krijgen. Ook benutten we voor dit beleid de opbrengsten uit de inwonerconsultatie en gesprekken met de gemeenteraad, die in het kader van de participatieverordening zijn georganiseerd.

1.2. Verschil participatieverordening en participatiebeleid De participatieverordening legt regels vast over hoe inwoners en belanghebbenden worden betrokken bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van gemeentelijk beleid. Ook legt de participatieverordening het uitdaagrecht vast, dat ook wettelijk is verankerd in de wet Versterking participatie op decentraal niveau. De regels in de verordening zijn juridisch bindend en daarmee dus een stevige basis voor participatie in Rijswijk. Dit participatiebeleid geeft verder invulling aan die regels in de participatieverordening. Zo biedt het beleid concrete handvatten voor zorgvuldige inwonerparticipatie in de Rijswijkse praktijk.

Wat is participatie? 2.1. Definitie van participatie

Participatie is het proces waarbij alle belanghebbenden betrokken worden bij de totstandkoming, uitvoering en evaluatie van plannen of projecten die hen aangaan.

Participatie is een essentieel proces om alle perspectieven in de stad op tafel te brengen. Het betekent dat bij plannen of projecten alle belanghebbenden betrokken kunnen zijn. Diegenen voor wie het project of plan impact heeft, weten ervan en kunnen meedenken, -doen of -beslissen bij de totstandkoming, uitvoering en/of evaluatie ervan. Met participatie leren wij de diversiteit aan perspectieven kennen en kunnen deelnemers vanuit wederzijds begrip zich verhouden tot en verbinden aan het algemeen belang. Dit raakt natuurlijk ook aan het doel van participatie; het 'waarom'. Daarover staat meer in hoofdstuk 3. Als het initiatief komt vanuit de samenleving, dan participeert de overheid en noemen we dit overheidsparticipatie. Komt het initiatief vanuit de gemeente, dan participeren doelgroepen vanuit de samenleving en noemen we dit inwonerparticipatie. Bij inwonerparticipatie kunnen inwoners participeren, maar ook ondernemers, maatschappelijke organisaties en andere doelgroepen in de Rijswijkse samenleving. Dit hoofdstuk sluit af met een uitgebreidere begrippenlijst.

2.2. Maak het concreet Het begrip ‘participatie’ is breed en moeilijk. Bij inwoners en ondernemers zorgt deze term voor verwarring. En ook ambtenaren interpreteren het begrip verschillend. Dat bleek ook uit de evaluatie van het participatiebeleid 20202022. Naast een goede definitie is het belangrijk zo concreet mogelijk per project te benoemen hoe deelnemers betrokken kunnen zijn. We hebben het dan over informeren, meedenken, meedoen, meebeslissen of zelf organiseren. Juist omdat mensen niet altijd hetzelfde beeld hebben bij participatie, is dit een voorwaarde voor een goed participatieproces. De Rijswijkse participatiemix helpt om de verschillende vormen van participatie te benoemen. De mix omvat zowel inwonerparticipatie als overheidsparticipatie (onder zelforganisatie). Het mooie aan deze mix is, dat het niet een participatievorm boven de andere plaatst. De ene vorm is niet beter dan de ander. Het belangrijkste is, dat de gekozen vorm past bij voorliggende opgave en doelgroepen.

Figuur 1. Rijswijkse participatiemix1

2.3. Verschil participatie en inspraak Inspraak en participatie zijn beide manieren waarop stakeholders kunnen reageren op projecten of beleid vanuit de 1 Deze mix komt uit de evaluatie van het participatiebeleid 2020-2022.

Corsanr. 24.036962

27-8-2024 14:35:00

pag. 5

gemeente. Onderstaande figuur en tabel laten zien wat het verschil is tussen beide.

Figuur 2. Tijdlijn inspraak en participatie

Participatie

Inspraak

Participatie is reactief en proactief. Soms neemt de overheid het initiatief en soms anderen. Bijvoorbeeld inwoners, ondernemers, et cetera.

Inspraak is reactief. Belanghebbenden reageren op projecten/beleid van de gemeente.

Participatie is vormvrij. Het participatieproces kan iedere keer zo invulling krijgen, dat het past bij voorliggende opgaven en doelgroepen.

Inspraak gebeurt op de manier zoals voorgeschreven door de overheid.

Participatie kan aan de orde zijn in alle fases van beleidvorming of project. Van voorbereiding en besluitvorming tot uitvoering en evaluatie.

Inspraak is aan de orde voordat een definitief besluit genomen wordt.

Participatie is informeel in de zin dat het doen van participatie niet verplicht is. De opbrengst van een participatieproces heeft geen formele status, maar is ook niet vrijblijvend. Een uitzondering hierop zijn activiteiten die vallen binnen

Inspraak is een formele procedure. Ingebrachte bezwaren en zienswijzen moeten van reactie worden voorzien.

Corsanr. 24.036962

27-8-2024 14:35:00

pag. 6

de kruimelregeling, zoals vermeld in het Omgevingsplan. Voor deze activiteiten is participatie verplicht. Het college kan een vergunningaanvraag afwijzen als participatie niet is georganiseerd. Participatie vervangt de mogelijkheden voor officiële inspraak niet. Participatie is een aanvullende manier voor belanghebbenden om betrokken te zijn, met meer ruimte voor dialoog. Een formele inspraakprocedure kan deel uitmaken van het participatieproces.

Tabel 1. Verschillen tussen participatie en inspraak

Definities uit de Rijswijkse participatieverordening: Participatie: betrekken van ingezetenen en belanghebbenden bij de voorbereiding, uitvoering of evaluatie van gemeentelijk beleid. Inspraak: de wijze waarop ingezetenen en belanghebbenden door middel van in deze verordening1 aangewezen procedures worden betrokken bij de voorbereiding van gemeentelijk beleid. Inwonerparticipatie: de gemeente neemt initiatief, de inwoner participeert in plannen van de gemeente. Overheidsparticipatie: de inwoner neemt het initiatief, de gemeente participeert in plannen van de inwoner. Uitdaagrecht: recht van ingezetenen en lokale maatschappelijke partijen om een verzoek bij het bevoegde bestuursorgaan in te dienen om de feitelijke uitvoering van een gemeentelijke taak over te nemen, als zij denken deze taak beter en/of goedkoper uit te kunnen voeren.

Corsanr. 24.036962

27-8-2024 14:35:00

pag. 7

Rijswijkse visie op participatie 3.1. Waarom doen we participatie? Mensen maken de stad. Iedereen draagt op zijn eigen manier bij aan zijn leefomgeving. Door betrokken te zijn bij de buren. Door een initiatief op te zetten in de eigen buurt. Door te ondernemen in Rijswijk. Rijswijk is een betrokken stad, waar veel mensen vrijwillig de handen uit de mouwen steken. Tegelijkertijd kan de Rijswijkse samenleving niet alles zelf organiseren. De gemeente is ervoor om die dingen te regelen die Rijswijkers niet zelf willen of kunnen regelen. Denk bijvoorbeeld aan veilige straten, hulp voor kwetsbare jongeren of een levendige cultuursector. Participatie helpt ons om met kennis van onze inwoners de kwaliteit van ons beleid en onze projecten te verbeteren. Dit participatiebeleid helpt om participatie zo te doen, dat het bijdraagt aan het beste ‘product’, maar ook aan meer betrokkenheid en verbinding in de Rijswijkse gemeenschap. Participatie dient voor ons drie doelen: 1. Betere kwaliteit. We kunnen de kennis en ervaringen benutten van diegenen voor wie een initiatief of beleid bedoeld is. Inwoners zijn immers expert in hun eigen wijk. Zo worden onze diensten en projecten beter. 2. Meer grip. Participatie geeft Rijswijkers grip op hun leefomgeving. Zij kunnen zelf invloed hebben op het beleid of het project dat voor hen belangrijk is.

Zo draagt participatie bij aan een gevoel van eigenaarschap van Rijswijkers voor de eigen fysieke leefomgeving. Vanuit het motto ‘niet over ons, zonder ons’ zetten wij in Rijswijk participatie in. 3. Bevorderen van het gemeenschapsgevoel. Rijswijk streeft naar een hechte sociale structuur en een rijk verenigingsleven. Die willen we behouden en versterken en dat vraagt extra aandacht, omdat onze stad de komende jaren sterk groeit en er steeds meer verschillende mensen komen wonen. Door de verbinding te blijven opzoeken, draagt participatie bij aan wederzijds begrip. Alleen met begrip voor het standpunt van een ander kunnen we op zoek gaan naar overeenkomsten tussen elkaar. Zo komt ook het algemeen belang duidelijker in beeld.

3.2. Rijswijk: een groeiende en betrokken stad Rijswijk is een groeiende gemeente die zich volop ontwikkelt. Om de woningnood op te lossen en naoorlogse gebieden nieuw leven in te blazen worden er veel woningen gebouwd. De komende jaren komen er veel nieuwe Rijswijkers bij. Het wordt drukker, we gaan meer van elkaar merken en belangen kunnen meer gaan botsen in de beschikbare ruimte die niet meegroeit. De groei van onze stad brengt allerlei opgaven met zich mee. Opgaven om onze hechte sociale structuur en rijke verenigingsleven te behouden, zodat wij de betrokken stad blijven die wij beogen te zijn. Een stad die dichtbij, veilig en vertrouwd voelt. Een stad waar Rijswijkers vrijwillig de handen uit de mouwen steken om iets te betekenen voor een ander. En, waar wij als gemeente makkelijk benaderbaar en aanspreekbaar zijn. De drie beschreven doelen passen bij de opgave waar Rijswijk voor staat. Hierna plaatsen we de participatiedoelen in de Rijswijkse context, zodat dit participatiebeleid kan bijdragen aan beter beleid en betere projecten en past bij de identiteit van onze stad en gemeenschap. Want, hoe wij – gemeente en inwoners – samen onze gemeenschap organiseren, bepaalt in grote mate het succes van onze stad: een mooie stad waar het prettig wonen, werken en verblijven is.

3.3. Betere kwaliteit De gemeente Rijswijk streeft er naar om voor onze inwoners, ondernemers, organisaties en bezoekers het beste beleid, de beste diensten en de beste ontwikkeling van de stad te realiseren. Dat kunnen we als gemeente niet alleen vanuit het Huis van de stad. Daarvoor moeten we de perspectieven van Rijswijkers leren kennen en begrijpen. Alleen dan kunnen we doen wat werkt voor Rijswijkers. Inwoners en ondernemers zijn expert in hun eigen wijk. Elk vanuit hun eigen perspectief, ervaringen en kennis, kunnen zij helpen om beter beleid maken. Participatie is belangrijk om elkaars belangen en drijfveren te leren kennen en te begrijpen. Met inzicht in de diversiteit aan perspectieven en voorkeuren die spelen rondom een project, kunnen wij onze producten en diensten ontwerpen voor wie deze zijn bedoeld: de inwoner.

3.4. Meer grip op eigen leefomgeving Rijswijk is een stad die zich steeds ontwikkelt. Onze stad groeit. Er komen meer mensen wonen. We moeten ons verhouden tot de wereld om ons heen. Dit maakt dat het Rijswijk van (zeg) 50 jaar geleden anders is dan onze stad nu. Tegelijkertijd is de identiteit van onze stad nu ook gevormd door de geschiedenis, de ambities van eerdere inwoners en de cultuur in verschillende wijken. We willen blijven voortbouwen op die geschiedenis, op de kenmerken en de waarden van onze stad nu. Dat doen we door samen met Rijswijkers invulling te geven aan het Rijswijk van vandaag en morgen. Participatie is erop gericht om mensen zich eigenaar te laten voelen voor hun eigen leefomgeving. Inwoners hebben invloed op hun leefomgeving. Een gevoel van eigenaarschap zorgt ervoor dat Corsanr. 24.036962

27-8-2024 14:35:00

pag. 8

ontwikkelingen de inwoners niet ‘overkomen’, maar dat zij grip hebben op de ontwikkelingen in hun eigen omgeving.

3.5. Bevorderen van het gemeenschapsgevoel Rijswijk groeit en we moeten ervoor zorgen dat onze gemeenschap bij elkaar blijft en iedereen zich daarin opgenomen voelt. Dat is een belangrijke basis voor iedereen om zich daadwerkelijk thuis te voelen in onze stad: je hoort erbij. Dat is een lastige opgave want onze stad wordt steeds drukker en diverser. Er zijn grote verschillen tussen bewoners. Die verschillen worden in de toekomst groter. De komende jaren bouwen we nieuwe woningen, waaronder ook veel woningen voor een- en tweepersoonshuishoudens. Op die manier vinden veel nieuwe inwoners een thuis in Rijswijk. Mensen die verschillen in cultuur, nationaliteit, inkomensniveau, opleiding et cetera. Die verschillen kunnen de sociale cohesie en daarmee de gemeenschap onder druk zetten. Dat moeten we zien te voorkomen en participatie kan bijdragen aan het overbruggen van die verschillen. Met participatie kunnen Rijswijkers zich verbinden aan het algemeen belang. Participatie in Rijswijk is erop gericht om de gemeente, je buurt én buurtbewoners een gezicht te geven. We doen participatie zo, dat het bijdraagt aan verbinding in onze stad. Dat betekent dat alle inwoners zich uitgenodigd moeten voelen om deel te nemen aan participatie. Dit noemen we ‘inclusief’. Dat betekent ook dat de vorm van onze participatie gericht moet zijn op het vergroten van het inzicht in de ander.

Alleen met begrip voor het standpunt van een ander kunnen we op zoek gaan naar overeenkomsten tussen elkaar en komt ook het algemeen belang duidelijker in beeld. Zo helpt participatie Rijswijkers om zich te verhouden tot en verbinden aan het algemeen belang; dat wat het beste is voor Rijswijk.

Corsanr. 24.036962

27-8-2024 14:35:00

pag. 9

Waarden en handvatten 4.1. Hoe doen wij participatie? De gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders in Rijswijk vinden het belangrijk dat het participatieproces zorgvuldig is. Daarom doen wij participatie altijd vanuit vier uitgangspunten (bron: Participatieverordening): 1. Rijswijkers centraal. 2. Proces zorgvuldig, verwachtingen helder. 3. Iedereen kan meedoen. 4. Proces: blijven leren en evalueren. Om de vier uitgangspunten voor participatie inhoud te geven, zijn deze hierna uitgewerkt in waardes voor participatie. Ook staat per uitgangspunt een relevant dilemma omschreven. Zo maken wij de uitgangspunten concreet. Deze waardes voor participatie zijn niet nieuw en losgezongen van het beleid dat we al hebben. De waardes passen bij de Rijswijkse identiteit, onze organisatievisie en het communicatiebeleid.

4.2. Uitgangspunt 1. Rijswijkers centraal 1. We zijn betrokken. Een betrokken inwoner vraagt om een betrokken gesprekspartner. Wij zijn nieuwsgierig en luisteren naar de mensen in onze stad. We zijn benieuwd welke vragen, ideeën en zorgen bij hen spelen. 2. We werken van buiten naar binnen. Zo kunnen we als gemeente onze inwoners helpen door ze actief te betrekken en ruimte te bieden voor eigen initiatieven. 3. We zijn toegewijd en hebben oog voor elkaars belang. We willen de verschillende belangen op tafel krijgen en zetten ons in om een breed beeld te krijgen van de meningen, vragen en ideeën. Uiteindelijk weegt het gemeentebestuur alle belangen af in het algemeen belang Dilemma: Eén belang vs. algemeen belang De plannen en projecten van de gemeente dienen het algemeen belang: dat van heel Rijswijk. Ervaring leert dat inwoners die deelnemen aan een participatietraject, vaak vooral redeneren vanuit hun eigen perspectief. Een inwoner kan bijvoorbeeld wel voorstander zijn van laadpalen, maar niet voor de eigen woning. Hoe zorgen we ervoor dat we bij participatie oog hebben voor ieders belang en tegelijkertijd het algemeen belang niet uit het oog verliezen? Hoe maken we de afweging in het algemeen belang zichtbaar? Het Rijswijks antwoord: Hier ligt een belangrijke taak voor het gemeentebestuur. Het college bewaakt het algemeen belang door heldere kaders te stellen.

Het weegt individuele belangen zorgvuldig af en maakt daarbij gebruik van participatieverslagen, nota van antwoorden, etc. De gemeenteraad vervult hierbij zijn controlerende taak. Participatie kan helpen om dat algemene belang in beeld te krijgen. Juist doordat zo de verschillende belangen op tafel komen. Participatie in Rijswijk is erop gericht om in gesprek alle perspectieven op tafel te krijgen en te verbinden aan het algemeen belang. We zoeken naar overeenkomsten in alle verschillende perspectieven in onze stad, zodat we komen tot een gezamenlijk antwoord. Het doel van participatie is niet om ons gelijk te halen of dat iedereen het overal mee eens is. Het is belangrijk dat inwoners en andere stakeholders zich gehoord en serieus genomen blijven voelen, anders schaadt dit het vertrouwen dat zij hebben in de politiek. Het proces moet transparant zijn en verwachtingsmanagement is cruciaal: heldere communicatie over waarom bepaalde inbreng wel of niet meegenomen wordt, inclusief erkenning van de ingediende standpunten. Op het einde van de participatie heeft iedereen goed inzicht hoe zijn individuele belang zich verhoudt tot het algemeen belang en zijn de oorspronkelijke plannen misschien wel veranderd door de inbreng van de individuele belangen.

4.3. Uitgangspunt 2. Proces zorgvuldig, verwachtingen helder 1. We zijn eerlijk en duidelijk. Omdat wij vertrouwen belangrijk vinden, presenteren we altijd de feiten en geven eerlijk inzicht in de dilemma’s tussen verschillende belangen. Dat betekent ook dat altijd duidelijk is wat het doel van participatie is, hoe het proces eruit ziet, wat de ruimte voor inbreng van deelnemers is, wat er met de inbreng van deelnemers gebeurt en ook met welke inbreng niets gebeurt en waarom. Soms zijn er goede redenen om inbreng niet te gebruiken of over te nemen. Als je duidelijk en beargumenteerd uitlegt Corsanr. 24.036962

27-8-2024 14:35:00

pag. 10

waarom, kunnen we ervan uitgaan dat de ander hiervoor open staat. Want, ‘nee’ is ook een antwoord en een antwoord geeft houvast. 2. We zijn betrouwbaar en doen wat we zeggen. Dat vraagt van ons dat we realistisch zijn in onze plannen en in de toezeggingen die we doen. Tegelijkertijd is participatie niet in beton gegoten. Als tijdens het participatieproces blijkt dat er iets anders nodig is, dan kunnen we bijsturen. Natuurlijk laten we dat dan ook duidelijk weten aan deelnemers. Dilemma: Goede participatie maar nog steeds ontevredenheid Het komt voor dat na een zorgvuldig en uitgebreid participatietraject, betrokkenen soms nog steeds ontevreden zijn over de uitkomst of het voorgenomen besluit. Zij kunnen zich roeren bijvoorbeeld in de media, zienswijzen indienen of inspreken bij de gemeenteraad. Is participatie dan mislukt, als het nog steeds ontevreden mensen oplevert? Rijswijks antwoord: Het doel van participatie is niet om iedereen tevreden te stellen. Het gaat erom dat trajecten zorgvuldig zijn en dat iedereen de ruimte krijgt om diens stem te laten horen. Het is aan de gemeenteraad om een gewogen besluit te nemen. Een heldere en transparante terugkoppeling over waarom bepaalde inbreng niet meegenomen kan worden, is hierbij wel cruciaal.

Maar een open houding is ook belangrijk, want misschien is bepaalde ontevredenheid wel gegrond en reden om opnieuw naar de plannen te kijken.

4.4 Uitgangspunt 3. Iedereen kan meedoen Dilemma: Inclusieve & representatieve participatie Het is belangrijk dat elke beoogde doelgroep voor een participatietraject daadwerkelijk de kans krijgt om mee te denken, doen of bepalen. Maar elke vorm van participatie sluit sommige mensen in en anderen uit. Een fysieke bijeenkomst is lastig te bereiken voor mensen zonder auto, budget voor openbaar vervoer of een oppas. Een online platform werkt minder goed voor mensen met weinig digitale vaardigheden. En tot slot het ‘grijze midden’: uit allerlei onderzoeken blijkt vaak dat de mensen die niet heel erg voor of tegen een bepaald plan of project zijn, zich minder vaak uitspreken. Maakt dit participatietrajecten per definitie niet representatief? En is dat erg? Rijswijks antwoord: Aan de start van elk participatietraject brengen we helder in kaart welke stakeholders met welk doel betrokken worden. We maken gebruik van een brede mix aan digitale en fysieke middelen. Een mix die aansluit bij de geformuleerde doelgroepen. De communicatie over participatie is laagdrempelig en vindt plaats op verschillende kanalen: van sociale mediaberichten tot advertenties in het huis-aan-huisblad. Wat betreft representativiteit: hier is het doel van de participatie relevant. Willen we bepaalde kennis ophalen? Dan is de kwaliteit van de reacties belangrijker dan de kwantiteit (en representativiteit).

Wil je draagvlak creëren of meten, of de mening van een grotere groep weten? Dan moet bij de start van een participatietraject een doel rondom het bereik worden geformuleerd, en kan tussentijds worden bijgestuurd. Maar volledige representativiteit voor elk participatietraject is vrijwel onmogelijk. Het is belangrijk om trajecten zo inclusief mogelijk te maken en inbreng goed af te wegen, zodat we ons niet laten leiden door één mening of een bepaalde groep. Datagericht werken is hierbij erg belangrijk. Om het makkelijker te maken voor inwoners en ondernemers zullen we meer investeren in digitale instrumenten: het blijkt dat inwoners het erg waarderen om op hun eigen moment en plaats mee te kunnen denken en alle achtergrondinformatie bij de hand te hebben. Ook hebben digitale instrumenten de potentie om inwoners te bereiken die we nu niet of nauwelijks bereiken.

We zetten in op inclusieve participatie. Dat betekent dat wij participatieprocessen zo organiseren, dat die Rijswijkers mee kunnen doen voor wie het plan of beleid impact heeft. We kiezen altijd een slimme mix van participatievormen offline en online, zodat belanghebbenden betrokken kunnen zijn op een manier die past voor hen en die aansluit bij de voorliggende vraag. Zodat we ook de stille inwoners, het drukke gezin, de jongere en oudere inwoners van Rijswijk bereiken. Onze focus op inclusieve participatie maakt dat dit beleid erop is gericht om alle doelgroepen te bereiken. Wat daarbij niet past is het uitlichten van specifieke doelgroepen.

Corsanr. 24.036962

27-8-2024 14:35:00

pag. 11

4.5. Uitgangspunt 4. Proces: blijven leren en evalueren 1. We zijn deskundig en gedreven om het telkens beter te doen. Daarom blijven we leren van goede en slechte ervaringen. Dat doen we door elk participatietraject te evalueren. Daarbij is ook de ervaring van deelnemers uit onze stad relevant. Dilemma: Tijd voor zorgvuldige participatie in volle werkweken Zorgvuldige participatie vraagt tijd. Tijd voor een goede voorbereiding. Tijd voor belanghebbenden om te reageren en een reactie terug te ontvangen. En, tijd om te leren en evalueren om het telkens beter te doen. Die tijd is er niet altijd, want naast participatie zijn er nog zoveel andere dingen die aandacht vragen. Zo kan het dat Rijswijkers en ambtenaren niet de tijd nemen voor participatie. Participatie sneeuwt dan onder bij alle werkzaamheden die op het bordje liggen. Of dat we voortvarend beginnen, maar tussendoor toch de regie op het proces verliezen. Tijd voor leren en evalueren wordt daardoor vaak niet genomen. Dat is zonde, want hoewel participatie tijd vraagt, kan het ook tijdwinst opleveren voor het doel van een project of door geleerde lessen te expliciteren en het zo een volgende keer, op basis van die ervaringen, beter te doen. Rijswijks antwoord: In Rijswijk kiezen we bewust voor participatie. En, als we ervoor gaan, dan doen we het ook goed. We ontwerpen het participatieproces zorgvuldig en realistisch.

Zo maken we het voor Rijswijkers zo makkelijk mogelijk om mee te doen. En, zorgen we ervoor dat we het participatieproces ook kunnen volhouden binnen de beschikbare capaciteit en tijd. Aan de voorkant investeren we tijd in een zorgvuldig procesontwerp. We maken altijd een stakeholderanalyse. We bepalen welke participatiemiddelen passen bij de verschillende doelgroepen, bij het voorliggende vraagstuk en bij de beschikbare capaciteit. Niet alles kan altijd. We zijn realistisch in onze plannen voor participatie. We kiezen per keer bewust met welke participatiemogelijkheden we het perspectief van 'de Rijswijker' het beste centraal kunnen zetten. Participatie kan in ieder geval altijd online. Want, we weten dat we online een grotere en meer diverse groep inwoners kunnen bereiken. Het merendeel van onze inwoners geeft ook de voorkeur aan online. Denk bijvoorbeeld aan een online vragenlijst of het online platform samen.rijswijk.nl. De uitdaging is om online participatie duidelijk en toegankelijk in te richten. Dat vraagt aandacht en tijd van onze medewerkers. Achteraf investeren we tijd voor een goede terugkoppeling en om te leren van onze ervaringen. Wij waarderen ook de tijd die inwoners investeren als zij betrokken zijn en we benutten de geleerde lessen om participatie de volgende keer weer zorgvuldig en realistisch te doen.

In de volgende hoofdstukken werken we uit wat dit betekent voor de gemeenteraad, het college, de medewerkers en de inwoners.

Corsanr. 24.036962

27-8-2024 14:35:00

pag. 12

Intern samenspel Inwoners zien de gemeente als een geheel. Daarom is een goed samenspel tussen de gemeenteraad, het college en de organisatie cruciaal om eenduidig en trefzeker in gesprek te gaan met de samenleving. Tegelijkertijd heeft ook ieder een eigen rol en verantwoordelijkheid. Dit hoofdstuk beschrijft de verschillende rollen en biedt handvatten om samen op te trekken in het gesprek met de samenleving. We zoomen eerst in op het interne samenspel. Vervolgens komen ook de rollen van belanghebbenden, initiatiefnemers en partnerorganisaties aan bod.

5.1. Gemeenteraad in positie De gemeenteraad heeft een belangrijke rol bij participatie. De raad kan bijdragen aan een soepel en goed participatieproces door vooraf heldere kaders mee te geven. En, participatie kan de gemeenteraad helpen om alle belangen mee te nemen in een afgewogen besluit. Hiervoor is het nodig dat de raad zijn rol pakt bij participatie op passende momenten en manieren. Als raad wil je op het juiste moment betrokken worden. Over het algemeen geldt: hoe kleiner het initiatief, hoe kleiner de kans dat de raad een rol speelt in het proces. En ook het tegenovergestelde is waar. Heeft het onderwerp kans om in de media te verschijnen? Is er sprake van grote tegengestelde belangen? Hoe meer gewicht het onderwerp heeft, hoe groter de kans dat de raad een rol speelt. Kaderstellende rol De raad heeft een kaderstellende, volksvertegenwoordigende en controlerende rol bij participatie. Uit gesprekken blijkt dat vooral winst te behalen is bij de kaderstellende rol van de raad. Het is een gedeelde verantwoordelijkheid van college en raad om dit beter te doen. Het is aan het college om de raad op tijd te betrekken en de raad de gelegenheid te geven om kaders te stellen. Het is aan raadsleden om die gelegenheid ook te benutten. Want, goede participatie vraagt ook om een betrokken raad.

Het is aan raadsleden om zich te verdiepen en op de hoogte te blijven van beschikbare informatie. Zodat juist aan de voorkant afspraken gemaakt worden over die raadsbetrokkenheid: wat heeft de raad nodig om een goed besluit te kunnen nemen? En, wat betekent dat voor de inspanning van raadsleden? Vult de raad zijn kaderstellende rol aan de voorkant niet goed in, dan kan hij ook zijn controlerende rol niet vervullen. Er valt immers weinig te controleren als vooraf geen kaders zijn opgesteld. Doordat de kaderstellende en controlerende rollen blijven liggen, vallen raadsleden terug op hun derde rol: die van volksvertegenwoordiger. Het risico is dan, dat de focus verschuift naar de ontevreden inwoner die komt inspreken, in plaats van de vraag of alle betrokkenen goed zijn gehoord. Oftewel, duidelijke kaders helpen om te voorkomen dat het participatieproces ter discussie wordt gesteld op het moment van besluitvorming. Het zorgt voor rust in de besluitvorming en een participatie-opbrengst die helpt een afweging in het algemeen belang te kunnen maken. Samenspel tussen raad en college Om een zorgvuldige afweging te kunnen maken, is het belangrijk dat de raad actief wordt geïnformeerd over de participatie: het proces en de opbrengsten ervan. Het college zal doorgaans beter zicht hebben dan de raad op het draagvlak in de samenleving.

Waar de raad eerder de tegenstanders van een bepaald plan zal horen inspreken, ziet het college in het proces ook de voorstanders, of de mensen die minder uitgesproken zijn. Om een zorgvuldig besluit te nemen, is het noodzakelijk dat de raad een volledig beeld heeft. Om dit te realiseren, omvat de participatieverordening werkafspraken voor momenten en middelen om de raad aan te haken (zie paragraaf 5.3).

5.2. College in positie Het college staat aan de lat om inwonerparticipatie uit te voeren. Ook beslist het college om initiatieven vanuit de Rijswijkse gemeenschap wel of niet te ondersteunen. Dit doet het college binnen de door de gemeenteraad meegegeven kaders. Vanuit deze verantwoordelijkheid heeft het college een aantal rollen. Het college… 1. maakt een bewuste keuze of participatie aan de orde is bij het maken van nieuw of geactualiseerd beleid; 2. staat voor inhoudelijke ambities en keuzes; 3. stuurt op een zorgvuldig participatieproces en evaluatie na afloop; 4. reageert op initiatieven vanuit de samenleving; 5. heeft een brugfunctie tussen de gemeenteraad en de organisatie; 6. heeft een rol bij besluitvorming en uitvoering van participatie; 7. maakt afwegingen in het algemeen belang.

Participatie bewust inzetten Corsanr. 24.036962

27-8-2024 14:35:00

pag. 13

Bij elk traject om te komen tot nieuw of actueel beleid, wegen we bewust af of participatie zinvol is. Deze afweging maken wij binnen de vastgestelde kaders van de participatieverordening en andere geldende kaders, zoals vastgesteld beleid, wet- en regelgeving en financiën. Het stappenplan (bijlage 1) maakt die afweging ook expliciet. Is er voldoende ruimte voor invloed vanuit de samenleving en valt er iets te kiezen voor belanghebbenden? Dan organiseren we inwonerparticipatie zo, dat het past bij die beïnvloedbare ruimte. Want, we willen zorgvuldig met de inzet en tijd van belanghebbenden omgaan. Participatie is ‘informeel’ maar niet vrijblijvend. Daarom vragen we om betrokkenheid die verder helpt. Sturen op zorgvuldig proces Inwonerparticipatie goed doen, dat vraagt tijd, inzet en vaardigheden van ambtenaren. Terwijl de beschikbare tijd vaak al krap is. Daarom is het belangrijk dat collegeleden actief sturen op goede participatietrajecten en de onderbouwing van keuzes die gemaakt zijn gedurende dat proces. Ook kan het college helpen om een veilige omgeving te creëren waarin geleerd kan worden van goede en slechte ervaringen met participatie. Staan voor ambities en keuzes Aan de start van participatietrajecten moet duidelijk zijn welke kaders gelden. Het college heeft daarin een belangrijke rol.

Kaders kunnen zijn wet- en regelgeving, maar ook politieke ambities vanuit het coalitieakkoord. Is de ambitie om de woningnood op te lossen, of om straten meer leefbaar te maken? Sta dan ook voor die ambitie en leg uit waarom. Uiteindelijk geeft dit duidelijkheid en voorkomt het teleurstelling achteraf. Door op voorhand verwachtingen goed te managen, kunnen we een betrouwbare gesprekspartner zijn. Reageren op initiatieven vanuit de samenleving Vanuit de samenleving zijn er ook allerlei initiatieven waarbij de gemeente een belang heeft. Denk aan inwoners die activiteiten willen ondernemen of een projectontwikkelaar die nieuwe woningen wil realiseren (inwonerinitiatief). Of inwoners die taken willen overnemen van de gemeente (uitdaagrecht). Daarvoor is ondersteuning van de gemeente nodig. Bijvoorbeeld door het initiatief toe te staan, subsidie te verlenen, advies te geven of door het initiatief te faciliteren. Wanneer het specifiek om een omgevingsvergunning gaat, dan toetst de gemeente de aanvraag en het doorlopen participatieproces. De initiatiefnemer moet aangeven of en zo ja, hoe hij aan participatie heeft gedaan en wat de resultaten daarvan zijn. Als het initiatief past binnen het omgevingsplan, dan is het college eindbeslisser en bepaalt het of een initiatief daadwerkelijk doorgaat.

Let op: participatie is geen verplichting onder de Omgevingswet en daarmee geen grond om een vergunning te weigeren. Als het college van mening is dat belangen hadden moeten worden opgehaald, dan kan het de initiatiefnemer verzoeken om alsnog een participatieproces te doorlopen. In de basis is het zo dat hoe hoger de impact op de omgeving is, hoe hoger de intensiteit van de bijbehorende participatie. In de handleiding participatie gemeente Rijswijk voor initiatiefnemers zijn hier handvatten voor uitgewerkt.

5.3. Werkafspraken voor een goed samenspel tussen raad en college In de participatieverordening staan regels en afspraken die invulling geven aan de dynamiek tussen raad en college. Namelijk: Jaarlijks Artikel 2.2 Het college van burgemeester en wethouders van gemeente Rijswijk neemt elk jaar een participatieparagraaf op in de begroting waarin de speerpunten voor participatie in het komend jaar benoemd worden. Deze participatieparagraaf in de begroting is een goed ankerpunt voor een gesprek in de raad over de speerpunten van participatie in het voorliggende jaar. Welke speerpunten wil de raad vooraf meegeven? En, wat heeft de raad nodig voor goede besluitvorming?

Corsanr. 24.036962

27-8-2024 14:35:00

pag. 14

Artikel 13.1 De uitvoering van deze verordening wordt één keer per jaar geëvalueerd. Het college van burgemeester en wethouders zendt hiertoe aan de gemeenteraad een participatieverslag over de doeltreffendheid en de effecten van de verordening in de praktijk. De jaarrekening (zoals beschreven in artikel 2 lid 3) kan hiervoor het middel zijn. Artikel 13.2 Dit verslag beschrijft de wijze waarop participatieprocessen zijn georganiseerd, de rolinvulling door raad en college, de kosten, het resultaat van de participatie en de belangrijkste ervaringen. Het verslag bevat tevens informatie over bewonersinitiatieven, toegekende budgetten en over de werking van het uitdaagrecht.

Het participatieverslag is het vertrekpunt om met de gemeenteraad terug te blikken en te leren van ervaringen in het afgelopen jaar. Het is een belangrijk instrument om de rolinvulling van de raad en het samenspel met het college te bespreken. Hoe is participatie verlopen? Op welke manieren vulde de raad een rol in? En, hoe hielp de opbrengst van participatie de raad om te besluiten in het algemeen belang? Per participatietraject Artikel 8.1 Bij de start van elk beleid/gemeentelijk initiatief stelt het bestuursorgaan vast of participatie of inspraak aan de orde is en beargumenteert die keuze. Indien participatie van toepassing is, dan stelt het bestuursorgaan de volgende onderdelen vast in een startdocument: […] Bij elk (beleids)initiatief wordt een bewuste keuze gemaakt of participatie wel of niet aan de orde is. Als de gemeenteraad het uiteindelijke besluit neemt, stelt ook de gemeenteraad de participatie-aanpak vast. In andere gevallen stelt het college de aanpak vast. Dat kan door een startnotitie op te stellen of door de keuze te onderbouwen in een participatieparagraaf in het raadsvoorstel. Artikel 8.7 Ter afronding van de inwonersparticipatie of de inspraak maakt het bestuursorgaan een eindverslag op. Artikel 8.7.C. Het college van burgemeester en wethouders brengt het eindverslag ter kennis van de gemeenteraad indien het participatie bij een raadsvoorstel betreft.

De ambtelijke organisatie stelt dit verslag op en deelt dit met de deelnemers aan het participatieproces. De gemeenteraad ontvangt het verslag ook. Artikel 13.3 Om het inwonersparticipatiebeleid op effectiviteit te kunnen monitoren, wordt elk participatietraject standaard na afloop geëvalueerd. Bij die evaluatie zijn in ieder geval betrokkenen vanuit de gemeente aangehaakt. Ook is de overweging om deelnemers te betrekken. Betrokken inwoners, ondernemers, partnerorganisaties hebben een ander perspectief op het gelopen traject en kunnen waardevolle inzichten meegeven om van te leren. Overheidsparticipatie, geen vergunning Artikel 5.3 De gemeenteraad kan jaarlijks, naast subsidies vanuit Loket Stadskracht, een budget ter beschikking stellen voor ideeën en initiatieven uit de samenleving. De gemeente kan besluiten om inwonerinitiatieven te ondersteunen. Bijvoorbeeld door een budget ter beschikking te stellen. Hiervoor is het Loket Stadskracht. Dat loket willen wij aanpassen met als doel om het loket toegankelijker en meer gebruiksvriendelijk te maken. Daarom zullen we het Loket Stadskracht integreren in het online platform SamenRijswijk. Dit platform wordt de verzamelplek voor initiatieven vanuit de gemeente en vanuit de stad. Corsanr. 24.036962

27-8-2024 14:35:00

pag. 15

Overheidsparticipatie en de Omgevingswet

Artikel 12.2 De gemeenteraad stelt vast voor welke gevallen die in strijd zijn met het omgevingsplan participatie verplicht is. Conform de door de gemeenteraad genomen besluiten in het kader van het vanaf januari 2024 geldende Rijswijkse Omgevingsplan geldt de participatieverplichting bij alle buitenplanse omgevingsplanactiviteiten. Dit geldt tevens voor alle afwijkingen die vallen binnen de ‘kruimelregeling’ zoals vermeld in het Rijswijkse Omgevingsplan. Artikel 13.4 Het verslag van het participatieproces en bijbehorende uitkomst maakt onderdeel uit van de aanvraag om omgevingsvergunning of aanvraag om wijziging van het omgevingsplan. Voor sommige activiteiten is een vergunning nodig. Denk bijvoorbeeld aan het bouwen van woningen. Het college kan vergunningen verlenen voor activiteiten die passen binnen het omgevingsplan en de kruimelregeling (zoals vermeld in het Omgevingsplan). Participatie is verplicht voor activiteiten die vallen binnen de kruimelregeling, zoals vermeld in het Omgevingsplan. Dat betekent dat het college een vergunningaanvraag kan afwijzen als participatie niet is georganiseerd bij activiteiten die vallen binnen de kruimelregeling. De raad heeft adviesrecht voor alle plannen die buiten het Rijswijkse Omgevingsplan vallen. Het advies van de raad is bindend en moet door het college worden overgenomen.

Oftewel, de raad beslist in deze gevallen over het wel of niet verlenen van een vergunning. De raad kan een vergunningaanvraag afwijzen als er geen participatie is georganiseerd. Want, participatie is verplicht gesteld voor alle activiteiten die niet passen binnen de regels in het Rijswijkse Omgevingsplan. Bijvoorbeeld als het voorstel is om woningen te bouwen op een plek waar alleen detailhandel is toegestaan.

5.4. Medewerkers in positie Dit participatiebeleid heeft tot doel om handvatten te bieden aan medewerkers van gemeente Rijswijk. Voor een meer eenduidige werkwijze en ook voor beter contact met de Rijswijkse inwoners, ondernemers en partners. Daarom staat in bijlage 1 een concreet stappenplan uitgewerkt voor het ontwerpen van participatieprocessen. Om een goed procesontwerp te kunnen maken, is het belangrijk dat ook interne stakeholders goed zijn aangehaakt. Voor succesvolle participatie zijn een open houding, gespreksvaardigheden en inzicht in groepsdynamieken cruciaal. Dit is nodig om te kunnen horen wat de ander zegt en daarop te kunnen aansluiten en reageren. Vaardigheden zijn daarbij nodig en ook het besef dat de medewerkers het gezicht van de gemeente zijn. Goed samenspel intern Participatie is nooit een doel op zich. Het draagt bij aan beter beleid of een beter project. Daarom zijn opdrachtnemers leidend. Denk aan projectleiders of beleidsadviseurs. Maar, goede participatie organiseren zij niet alleen. Andere collega’s hebben een rol omdat zij bijvoorbeeld veel ervaring hebben met de wijk, straat of doelgroepen waarover het gaat. Of, omdat zij kunnen helpen bij goede communicatie. Het is daarom belangrijk om collega’s op tijd te betrekken en zo het intern samenspel in de voorbereiding en bij de uitvoering goed te organiseren.

Collega’s die een rol hebben zijn: vakcollega’s met een opdracht (initiatiefnemer), vakcollega’s die kunnen helpen kaders duidelijk te krijgen (bijvoorbeeld juridisch of financieel), de coördinator participatie, communicatieadviseurs en collega’s die de wijken goed kennen. Gezicht van gemeente Rijswijk Inwoners wonen vaak jarenlang op dezelfde plek. Zij ervaren dag in dag uit wat hun omgeving zo fijn maakt, wat er mist of beter kan. Zij zijn betrokken bij hun straat en hun buurt. Een betrokken inwoner verwacht ook een betrokken gesprekspartner. Iemand die luistert, deskundig is en weet wat er speelt. Die verwachting is soms lastig waar te maken in een tijd waar collega’s en teams wisselen. Het is belangrijk om zich bewust te zijn van de verwachtingen die er zijn bij inwoners. En, om er recht aan te doen. Dat kan door: •

inwoners niet ‘van het kastje naar de muur te sturen’. Heeft een inwoner een vraag of idee waar jij niet direct het antwoord op weet, noteer de vraag en zoek uit welke collega’s verder kunnen helpen.

•

een warme overdracht bij personeelswisselingen. Verdwijn niet zomaar uit beeld. Laat weten dat een nieuwe collega jouw functie overneemt en op welke manier je ervoor zorgt dat diegene snel op de hoogte is.

Corsanr. 24.036962

27-8-2024 14:35:00

pag. 16

•

het contact minder persoonsafhankelijk te maken. Bijvoorbeeld, heel praktisch, door te mailen vanuit een organisatiemailbox in plaats van persoonlijke mailadressen.

Een eenduidige werkwijze Om te zorgen dat participatie niet alleen iets is dat we belangrijk vinden, maar iets wat we ook doen, starten we met een vaste werkwijze bij participatietrajecten. Het stappenplan in de bijlage (1) maakt die werkwijze concreet. Deze werkwijze past binnen de vier uitgangspunten voor participatie die vastgesteld zijn in de participatieverordening.

5.5 Inwoners met een initiatief Uit een korte enquête onder Rijswijkse inwoners (2023) blijkt dat inwoners graag meedenken over plannen van de gemeente Rijswijk en hun mening daarover willen geven. Inwoners vinden het belangrijk dat de gemeente naar hen luistert en ook dat dat de gemeente dit beter zou kunnen doen. Bijvoorbeeld door duidelijker en meer transparant te werken en inwoners vaker te laten meepraten. Een deel van de inwoners wil graag helpen om problemen op te lossen. De uitgangspunten voor participatie die in dit beleid en de participatieverordening staan beschreven, hebben ook betekenis voor de positie van inwoners en geven richting aan de manier waarop de gemeente omgaat met initiatieven vanuit de Rijswijkse samenleving. Inwonersinitiatief Bij overheidsparticipatie neemt de samenleving het initiatief en participeert de overheid in de plannen van de inwoner(s). Dit kan op verschillende manieren plaatsvinden. Van kleine initiatieven en eigen plannen tot het overnemen van maatschappelijke taken. De gemeente Rijswijk wil initiatieven vanuit de samenleving aanmoedigen en zo goed mogelijk ondersteunen, uiteraard binnen de geldende kaders. Participatie in Rijswijk is erop gericht om verbinding en eigenaarschap te vergroten. Daar zijn inwonerinitiatieven het toonbeeld van.

Wat inwonersinitiatieven allemaal gemeen hebben is, dat het initiatief komt van inwoners (niet van de gemeente) en dat het een positieve maatschappelijke bijdrage heeft aan de lokale samenleving. Dat betekent dat het initiatief bedoeld is voor mede-inwoners en geen persoonlijk plan. De gemeente wil deze binnen gestelde kaders mogelijk maken. Het uitgangspunt is een oplossingsgerichte en constructieve benadering en het bieden van helderheid over mogelijkheden en randvoorwaarden. Als initiatiefnemers betrokkenheid en ondersteuning van de gemeente wensen bij hun initiatief, dan kunnen zij een plan bij de gemeente indienen. Dit moet in ieder geval de volgende onderdelen omvatten: • • • •

een omschrijving van het doel van het initiatief; de gewenste ondersteuning door de gemeente Rijswijk; de doelgroepen en belanghebbenden bij het plan; manieren waarop doelgroepen en belanghebbenden betrokken kunnen zijn bij het plan. Oftewel de participatiemiddel(en) die de initiatiefnemer organiseert. De leidraad voor initiatiefnemers helpt initiatiefnemers met een ruimtelijk initiatief (een dakkapel, verbouwing, woningbouw) om een goed participatieproces te organiseren; • de verschillende fasen van het participatieproces; • de manier waarop het participatieproces wordt geëvalueerd. Het college beslist om overheidsparticipatie wel of niet toe te passen. Dat betekent dat het college beslist of de gemeente wel of niet deelneemt aan het participatieproces en deze wil ondersteunen. Bij een positief besluit (wel deelnemen) gaat de gemeente in gesprek met de initiatiefnemer over de gewenste ondersteuning. De overheidsparticipatie eindigt met een eindverslag dat de gemeente en initiatiefnemer samen opstellen. Dat verslag vermeldt in ieder geval: • • •

een overzicht van de gevolgde participatieprocedure op hoofdlijnen; een weergave op hoofdlijnen van de manier waarop de gemeente het initiatief heeft ondersteund; een reflectie of de doelen van het participatieplan zijn bereikt en wat hier wel en niet aan heeft bijgedragen.

Corsanr. 24.036962

27-8-2024 14:35:00

pag. 17

Uitdaagrecht Uitdaagrecht is het recht van inwoners en lokale maatschappelijke partijen om taken die de gemeente Rijswijk uitvoert over te nemen als zij dit denken beter, slimmer of goedkoper te kunnen uitvoeren. Dit is verankerd in de Wet Versterking participatie op decentraal niveau, die op 1 januari 2025 van kracht wordt. Een voorstel in het kader van het uitdaagrecht kunnen inwoners indienen bij de gemeente Rijswijk. Het voorstel moet in ieder geval de volgende onderdelen bevatten: • • • • • • •

een omschrijving van de gemeentelijke taak die de verzoeker wil overnemen; uitleg waarom of hoe de verzoeker deze taak beter en goedkoper kan uitvoeren; duidelijkheid over de betrokkenheid, kennis of ervaring van de verzoeker; een indicatie van het draagvlak onder belanghebbende ingezetenen, uitgewerkt in een participatieplan. De leidraad voor initiatiefnemers helpt om invulling te geven aan participatie; een indicatie van de kosten die aan de uitvoering van de taak verbonden zijn; een omschrijving van de manier waarop de verzoeker met de gemeente wil samenwerken of ondersteuning nodig heeft; inzicht in hoe de kwaliteit en de uitvoering van de taak op de langere termijn kan worden gewaarborgd.

Als het voorstel deze onderdelen bevat, dan neemt de gemeente het voorstel in behandeling. Dit betekent dat de gemeente met de initiatiefnemer in gesprek gaat over het voorstel. Het college zal vervolgens binnen 6 weken een besluit nemen op basis van de geldende kaders. Want, het uitdaagrecht kan niet altijd en zomaar worden toegekend. Het college informeert ook altijd de indiener over het genomen besluit. Als het college het voorstel honoreert, dan zal de gemeente Rijswijk het initiatief op een passende manier ondersteunen. Wat die ondersteuning inhoudt, daarover voert de gemeente het gesprek met initiatiefnemers. Een beroep op het uitdaagrecht is niet van alledag. De gemeente denkt daarom graag met inwoners mee die hiervan gebruik willen maken.

Tot slot Deze beleidsnota geeft weer wat participatie is en plaatst het in de Rijswijkse context. De nota geeft weer vanuit welke visie en waarden de gemeente Rijswijk werkt aan participatie. Hij biedt inzicht in de rollen van raad, college en organisatie en geeft handvatten om die per keer goed in te vullen. Daarmee is de basis gelegd voor zorgvuldige participatie in de praktijk. In de bijlagen staan concrete handvatten voor de organisatie om dit beleid toe te passen in de praktijk aan de hand van een stappenplan en overzicht van participatiemiddelen. Deze dienen als hulpmiddel en ter inspiratie. Daarmee hopen we dat dit participatiebeleid levende praktijk wordt en telkens die keuzes gemaakt worden voor een zorgvuldig participatieproces met Rijswijkers centraal.

Corsanr. 24.036962

27-8-2024 14:35:00

pag. 18

Bijlage 1. Stappenplan Welke stappen zetten we bij elk participatieproces? Hierna volgt een overzicht van stappen die we zetten bij elk participatieproces. Dit stappenplan is primair geschreven als handvat voor de gemeentelijke organisatie. Het helpt om de juiste vragen te stellen op het juiste moment. Ook staat per stap weergegeven wie een rol hebben voor een goed intern samenspel. Daarbij komen ook, waar relevant, de rollen van de raad aan bod. Het is een handvat voor medewerkers om participatie zorgvuldig te doen. Het maakt voor het bestuur en de samenleving inzichtelijk welke stappen en overwegingen bijdragen aan betere participatieprocessen. Tegelijkertijd is participatie geen lineair proces en is dit stappenplan ook geen garantie voor succes. Soms is het nodig om eerder gemaakte keuzes bij te stellen. Want, een zorgvuldig proces is een proces waarbij de gemaakte keuzes goed op elkaar aansluiten. Het stappenplan biedt handvatten om de juiste collega’s te betrekken. In het algemeen geldt dat de opdrachtnemer (vaak) vanuit vakdepartementen primair aan zet is. Projectleiders of beleidsadviseurs zijn verantwoordelijk voor het participatieproces als geheel. Daarbij geldt ook dat zij het proces niet alleen van achter hun bureau hoeven te ontwerpen en doen. Juist niet.

Verschillende collega’s hebben een rol om de juiste ingrediënten voor een zorgvuldig participatieproces bij elkaar te brengen. Die collega’s staan per stap weergegeven onder het kopje ‘afstemmen met’.

Figuur 3.Stappenplan voor zorgvuldige participatie.

Corsanr. 24.036962

27-8-2024 14:35:00

pag. 19

Stap 1. Waarom: participatiedoel vaststellen Een goed participatieproces start bij een helder participatiedoel. Het participatiedoel is niet hetzelfde als het doel van het project. Het participatiedoel is het antwoord op de vraag: waarom wil je in gesprek met de omgeving? Wat is nodig om dit project te laten slagen? Wil je bijvoorbeeld gebruikmaken van de kennis en ervaringen uit de buurt? Wil je verbinding organiseren rondom jouw project? Wil je meer begrip creëren? Om het participatiedoel te formuleren, helpen de volgende vragen: a. Wat is het beleids-/projectdoel? Figuur 4. Rollen bij stap 1. Participatie is nooit een doel op zich. Het helpt om jouw projectdoel (beter) te realiseren. Daarom starten we altijd bij het doel van jouw project of beleid. Zo is helder waar we naar toe werken. Formuleer het projectdoel zo concreet mogelijk: welk probleem gaan we oplossen? Bij grote of langlopende projecten kan het handig zijn om het project op te knippen in fases en zo subdoelen te formuleren. b. Wat is het doel van participatie? Het participatiedoel is dus een afgeleide van het doel van jouw project. Het participatiedoel maakt concreet wat je aan het einde van het participatietraject bereikt wilt hebben. Heb je hiervoor meerdere subdoelen geformuleerd? Dan bekijk je ook per subdoel het participatiedoel.