Bijlage A Bestuurlijke Nota en Nota van Bevindingen Onderzoek naar het nakomen van toezeggingen

Rekenkamer Rijswijk

Onderzoek naar het nakomen van toezeggingen door het college van B&W aan de gemeenteraad

Winfried Beekmans, voorzitter, Bram Aanen, lid, Barbara IJsselmuiden, lid, Wendy van Veen, secretaris.

Bestuurlijke nota Kernboodschap De raad heeft verschillende instrumenten tot zijn beschikking om zijn kaderstellende en controlerende rol te kunnen vervullen. Voorbeelden daarvan zijn het recht om moties en amendementen in te dienen, het recht om een initiatiefvoorstel in te dienen en het vragenrecht. De raad kan vragen stellen aan het college, meestal resulterend in een toezegging van het college aan de raad. In Rijswijk wordt er veel gebruik gemaakt van dit instrument. De Rekenkamer heeft onderzoek gedaan naar de praktijk rondom toezeggingen. De centrale onderzoeksvraag voor dit onderzoek was: “In hoeverre komt het college van B&W zijn toezeggingen na die in raadsvergaderingen gedaan zijn aan de gemeenteraad? Wat is, voor wat betreft afspraak en voortgang, de kwaliteit van deze informatievoorziening en wat zijn de verklaringen voor het niet nakomen van toezeggingen?” Op basis van dit onderzoek heeft de Rekenkamer de volgende hoofdconclusie getrokken: Het nakomen van toezeggingen wordt actief opgepakt en er is de afgelopen tijd veel verbeterd. Maar de Rekenkamer ziet een aantal aanknopingspunten om het proces nog effectiever te maken. De Rekenkamer heeft hiertoe een aantal aanbevelingen geformuleerd. Deze zijn bijna allemaal, op één na, gericht aan de raad. De raad is aan zet, ondersteund door de griffie, om de praktijk rondom toezeggingen te verbeteren.

De voorgestelde verbeteringen (aanbevelingen) zijn gebaseerd op een aantal deelconclusies van de Rekenkamer.

Deelconclusies 1. Er is geen formele procedure vastgesteld. Er is wel een algemeen aanvaarde werkwijze op basis waarvan het nakomen van toezeggingen plaatsvindt, maar deze is niet vastgesteld door de raad. 2. Toezeggingen zijn een belangrijke schakel in het samenspel tussen raad, griffie, college en organisatie, maar over de afhandeling wordt soms te lichtzinnig gedaan. Toezeggingen worden gezien als een waardevol instrument voor de controlerende functie van de raad. Ze vormen een belangrijk onderdeel van het politieke spel, ook om zwaardere instrumenten niet direct te hoeven inzetten. Maar het kan ook opportunistisch worden gebruikt. Zo kan een collegelid een toezegging doen om de discussie af te kappen. Omdat er in Rijswijk geen duidelijke status en spelregels zijn vastgesteld, wordt er volgens veel respondenten niet altijd goed mee omgegaan door raad en college. De lange lijst met toezeggingen is hier een resultante van. Het instrument is door de beperkte aandacht voor de afhandeling en de lengte van de lijst minder waardevol geworden. 3. Er ontbreekt een onderscheid in toezeggingen, waardoor er geen overzicht bestaat. Er is geen duidelijk onderscheid, alles komt op dezelfde lijst te staan. Er wordt door de griffie wel aan gewerkt om hier verbetering in te brengen. Er zijn drie typen toezeggingen.

Ten eerste toezeggingen die snel afgehandeld kunnen worden (meer een belofte), ten tweede ‘reguliere toezeggingen’ voor een bepaalde (korte) termijn en ten slotte de langer durende toezeggingen, bijvoorbeeld de toezegging tot een nieuwe visie of een beleidsnota. Er zijn in het verleden gesprekken gevoerd tussen de bestuursadviseurs en de griffie over het afdoen van langer lopende toezeggingen, maar dit heeft niet geleid tot een kortere lijst. Deze is op dit moment te lang (met pakweg 100 nog openstaande toezeggingen) en een deel is in de vorige raadsperiode gedaan.

4. Het komt regelmatig voor dat toezeggingen niet worden herkend. Een deel van de toezeggingen wordt door college en/of organisatie niet herkend, dit komt onder andere door de formulering ervan. Het is wel de afspraak dat de griffiemedewerker en eventueel de voorzitter van de vergadering vaststelt of het een toezegging is en het ook als zodanig genotuleerd wordt. 5. De meeste toezeggingen zijn niet SMART geformuleerd. Uit de lijst van toezeggingen en de onderzochte casussen blijkt dat de meeste toezeggingen niet SMART zijn geformuleerd. Raadsleden vragen tijdens de vergadering ook niet om concretisering. Waar het wellicht niet altijd noodzakelijk is om een toezegging volledig SMART te maken, is het volgens betrokkenen wel noodzakelijk om ze specifieker te maken en te voorzien van een afhandeltermijn. 6. Voor het afhandelen van toezeggingen is geen duidelijk proces. Monitoring en administratieve afhandeling liggen bij de griffie, maar nadat een toezegging wordt geregistreerd verdwijnt deze in een soort ‘black box’, deze term werd in bijna alle interviews gebruikt. Bestuursadviseurs zouden meer moeten gaan sturen binnen de organisatie om het eigenaarschap van afhandeling te beleggen en daar ook een planning aan te koppelen. Ook voor het doorgeven van de afdoening is er geen helder proces.

Aanbevelingen Aanbevelingen gericht aan de raad: 1. Zorg voor betere vastlegging tijdens raadsvergaderingen. Bij twijfel of onduidelijkheid kan door zowel een raadslid als door de voorzitter worden nagevraagd of het ook als toezegging door de wethouder is genoteerd. Het kan hierbij helpen als de voorzitter van de vergadering het nader specificeert (of hier navraag naar doet). 2. Zorg voor een overzichtelijke lijst met verschillende categorieën en voer jaarlijks een gesprek hierover. Zorg voor onderscheid in de verschillende toezeggingen en organiseer één of twee keer per jaar een gesprek tussen raad en college over de lijst met toezeggingen, om onder andere verklaringen te krijgen waarom bepaalde toezeggingen niet zijn afgedaan en de stand van zaken van langer lopende toezeggingen te bespreken en eventueel een nieuwe termijn aan te verbinden. 3. Stel een procedure op voor het bespreken van toezeggingen en stel die vast. Evalueer de huidige werkwijze met alle betrokkenen, voer verbeteringen door en stel de nieuwe procedure vast. 4. Zorg dat toezeggingen concreter en tijdgebonden worden geformuleerd. Het moet duidelijk zijn wat er wordt toegezegd en wat de raad als resultaat of product kan verwachten. Verbind aan de afhandeling een duidelijke termijn. De voorzitter van de vergadering kan hier op toezien, maar het is ook een taak van de raad om hier scherp op te zijn.

Aanbeveling gericht aan het college: 5. Borg de afhandeling (eigenaarschap) van toezeggingen beter in de organisatie. De afhandeling van toezeggingen is niet goed geborgd in de organisatie. Het is vaak niet duidelijk wie de eigenaar is. Het komt ook voor dat het voor de organisatie niet duidelijk is waarom een bepaalde toezegging niet van de lijst is gehaald. Ook is het van belang om aandacht te hebben voor de terugkoppeling aan de raad over de status van toezeggingen. Zorg ervoor dat deze borging wordt opgenomen in de procedure die in aanbeveling 3 wordt genoemd.

Nota van Bevindingen Onderzoek naar het nakomen van toezeggingen door het college van B&W aan de gemeenteraad

Inhoudsopgave H1 | Inleiding en aanleiding 1 1.1 Inleiding 1 1.2 Aanleiding 1 1.3 Doelstelling 2 H2 | Definitie en opvatting van toezeggingen 3 2.1 Wat is een ‘toezegging’? 3 2.2 Procedure in de praktijk 3 2.3 Opvatting over en waarde van toezeggingen als instrument 4 H3 | Doen van toezeggingen 5 3.1 Vastleggen van een toezegging 5 3.2 Aantallen toezeggingen 6 H4 | Afhandelen van toezeggingen 7 4.1 Afhandelen van toezeggingen 7 4.2 Vaststellen van het nakomen van een toezegging 7 H5 | Toetsen van toezeggingen 9 5.1 Toezegging - Raad proactief informeren over onderwijs voor 40 AZC kinderen 9 5.2 Toezegging - Omgaan met amendementen en moties regiovisie H10 11 5.3 Toezegging - Inzet van communicatiemiddelen en lokale media 12 5.4 Toezegging - Ecologische afbakening voor ganzen 13 5.5 Toezegging - Stijging kosten jeugdzorg 14 5.6 Toezegging - Effecten van de ‘inclusieve verkeerslichten’ 15 5.7 Toezegging - Sportvisie 16 5.8 Toezegging - Geluidshinder betrekken bij uitvoeringsagenda 17 Bijlage 1 | Onderzoeksverantwoording 18 Bijlage 2 | Bestudeerde documenten 21 Bijlage 3 | Respondentenlijst 22 Colofon 23

Dit document (inclusief eventuele bijlagen) is opgesteld door BMC en de (auteurs)rechten met betrekking tot de inhoud en het format van dit document berusten bij BMC. Dit document is uitsluitend bedoeld voor gebruik door de opdrachtgever en mag niet worden gepubliceerd of aan anderen ter beschikking worden gesteld zonder uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van BMC.

Nota van Bevindingen Rekenkameronderzoek naar het nakomen van toezeggingen

H1 | Inleiding en aanleiding 1.1 Inleiding De gemeenteraad kan tijdens commissie- en raadsvergaderingen het beleid en de uitvoering daarvan controleren. Ook kan de raad kaders stellen bij de vorming van het beleid. De raad kan bovendien vragen om meer informatie over dit alles. Al deze zaken kunnen resulteren in een zogenaamde ‘toezegging’ door het college aan de raad. Een toezegging kan bijvoorbeeld gaan over het verder uitzoeken van bepaalde zaken door het college of het verder uitwerken van een (beleids)plan of notitie, dan wel het geven van meer informatie. Voor het goed kunnen vervullen van de controlerende rol door de raad is het belangrijk dat de toezeggingen ook worden nagekomen. Als een toezegging niet wordt nagekomen, dient daar ten minste een melding van gemaakt te worden. Boud gesteld, kan de raad diens taken niet naar behoren uitvoeren als het college de toezeggingen niet nakomt. Uit verschillende onderzoeken is gebleken dat (de procedure rond) het nakomen van toezeggingen verbeterd kan worden. Dat was de conclusie in het rekenkameronderzoek van De Wolden in 2010 (Nakoming toezeggingen), maar ook de conclusie in Westland in 2009 (Belofte maakt schuld) en tevens de conclusie in het meer recente onderzoek van de Rekenkamer Heerlen in 2022 (Afspraak is afspraak).1 En zo zijn er meer onderzoeken geweest.

Uit al deze onderzoeken blijkt dat de moties en amendementen over het algemeen goed worden uitgevoerd (evenals de beantwoording van raadsvragen), maar de uitvoering en de communicatie over toezeggingen laten regelmatig te wensen over. Daarbij is er vaak geen sprake van een (goed) systeem voor monitoring. Er mag vanuit de rol die het college heeft (uitvoeren en verantwoorden), verwacht worden dat het college de toezeggingen consequent uitvoert en monitort. In de praktijk is het vaak de griffie in de rol van procedurebewaker en raadsondersteuner die bijhoudt of toezeggingen worden nagekomen. Uit de hierboven beschreven onderzoeken (maar ook uit andere onderzoeken die ingaan op doorwerking) blijkt dat de verschillende actoren binnen de gemeente doorgaans een andere perceptie hebben van de verantwoordelijkheid voor de monitoring en bewaking van toezeggingen. Mede daarom heeft de Rekenkamercommissie van Rijswijk besloten een onderzoek te doen naar het nakomen van toezeggingen.

1.2 Aanleiding De aanleiding voor dit onderzoek is tweeledig. Ten eerste vindt de Rekenkamercommissie dit een geschikt onderwerp voor een nieuwe raad; het is leerzaam, toezeggingen zijn belangrijk voor de kaderstellende en controlerende rol van de raad. Ten tweede is uit verschillende onderzoeken gebleken dat de procedure rond het nakomen van toezeggingen verbeterd kan worden. De Rekenkamercommissie van Rijswijk wil met dit ‘nakomingsonderzoek’ inzichtelijk maken in hoeverre de toezeggen door het college zijn nagekomen en in hoeverre hierover wordt gerapporteerd aan de raad. Hiermee wil de Rekenkamercommissie een bijdrage leveren aan het verder versterken van de kaderstellende en controlerende rol van de raad.

1

‘Eén op drie toezeggingen en moties blijft liggen in Heerlen, afspraak blijkt niet altijd afspraak’ (De Limburger 21 februari 2022).

| 1 | Nota van Bevindingen Rekenkameronderzoek naar het nakomen van toezeggingen

1.3 Doelstelling De doelstelling van dit onderzoek is om te komen tot bruikbare aanbevelingen die de naleving van toezeggingen aan de raad en de kwaliteit van de informatievoorziening (en monitoring) over toezeggingen verbeteren. Uiteindelijk zijn deze verbeteringen gericht op een tijdige en volledige informatievoorziening over toezeggingen aan de raad zodat zij beter hun controlerende rol kunnen vervullen. De Rekenkamercommissie heeft op basis van de doelstelling de volgende hoofdvraag geformuleerd: In hoeverre komt het college van B&W zijn toezeggingen aan de gemeenteraad, gedaan in raadsvergaderingen, na? Wat is, voor wat betreft afspraak en voortgang, de kwaliteit van deze informatievoorziening en welke zijn de verklaringen voor het niet nakomen van toezeggingen? De Rekenkamercommissie heeft de hoofdvraag van het onderzoek verder geoperationaliseerd naar zes deelvragen. 1. Welke toezeggingen heeft het college c.q. collegeleden volgens de door de griffie bijgehouden lijst van toezeggingen, aan de gemeenteraad c.q. een raadslid/fractieassistent gedaan? 2. Wat is de kwaliteit van deze toezeggingen, worden ze vastgelegd en zijn ze voldoende concreet geformuleerd? 3. Op welke wijze is het beheer (inclusief termijnbewaking) van toezeggingen georganiseerd en hoe vindt de sturing plaats? 4. Wie bepaalt er of een toezegging is nagekomen? 5.

Zijn de toezeggingen tijdig en volledig nagekomen? 6. Op welke wijze kunnen de doelmatigheid en doeltreffendheid van het nakomen van toezeggingen worden verbeterd?

| 2 | Nota van Bevindingen Rekenkameronderzoek naar het nakomen van toezeggingen

H2 | Definitie en opvatting van toezeggingen In dit hoofdstuk gaan we in op de bevindingen ten aanzien van het doen van toezeggingen in de gemeente Rijswijk.

2.1 Wat is een ‘toezegging’? Voor een onderzoek naar het nakomen van toezeggingen is het van belang het begrip te definiëren. Volgens de Van Dale is een ‘toezegging’ op te vatten als een ‘belofte’.2 In dat licht bezien is het ‘nakomen van een toezegging’ te zien als ‘doen wat je beloofd hebt’. Collegeleden dienen vanuit dat oogpunt na te komen wat in raadsvergaderingen of forumvergaderingen is toegezegd aan de gemeenteraad3. Daarentegen is een toezegging geen officieel raadsinsturment met een juridische verankering in de Gemeentewet. Dit houdt in dat er in Rijswijk, maar ook in de meeste andere gemeenten, geen procedures of spelregels zijn opgesteld met betrekking tot de toezeggingen. Evenmin is er een dergelijke procedure formeel door de raad vastgesteld. Dit houdt in dat het nakomen van toezeggingen in de praktijk gebeurt op informele wijze. Uit het onderzoek komt naar voren dat er wel een algemeen aanvaarde werkwijze is op basis waarvan de nakoming van toezeggingen plaatsvindt, maar deze heeft geen officiële status. In dit onderzoek kan daarom alleen vastgesteld worden of het nakomen van toezeggingen plaatsvindt volgens de informele werkwijze.

2.2 Procedure in de praktijk Voor de informele procedure is een word-document beschikbaar, het is geen bekrachtigde procedure die herkenbaar is bij alle respondenten. De werkwijze bij het doen en afhandelen van toezeggingen, zoals deze in het onderzoek naar voren is gekomen, ziet er in grote lijnen als volgt uit: ● Stap 1: Tijdens forum of raad worden in dezelfde week door de raadsadviseurs toezeggingen geregistreerd in iBabs: - Vergadering - Datum - Agendapunt - Titel - Beschrijving - Wethouder - Deadline ● Stap 2: De raadsadviseurs informeren de bestuursadviseurs per e-mail dat er toezeggingen zijn toegevoegd. ● Stap 3: De bestuursadviseurs zetten de toezeggingen uit binnen de organisatie. ● Stap 4: De bestuursadviseurs hebben inhoudelijke afstemming met de portefeuillehouders. ● Stap 5: De bestuursadviseurs werken iBabs bij: - Stand van zaken (veldnaam wordt aangepast in Voortgang afdoening) - Vinkje “Voorstel tot afdoening” - Inhoudelijke beantwoording - Bijlage(n) ● Stap 6: Tien dagen voor forum maakt de griffie een overzicht met toezeggingen en publiceert deze bij de agenda.

2

https://www.vandale.nl/gratis-woordenboek/nederlands/betekenis/toezegging

3

Een toezegging kan zowel aan een raadslid als een fractie-assistent worden gedaan.

| 3 | Nota van Bevindingen Rekenkameronderzoek naar het nakomen van toezeggingen

● Stap 7: Na vaststelling door forum werkt de griffie de toezeggingen bij in iBabs: - Datum afdoening - Vinkje “Afgedaan”

2.3 Opvatting over en waarde van toezeggingen als instrument Toezeggingen zijn een waardevol instrument voor de controlerende functie van de raad. Om het college te bevragen en informatie te krijgen, maar ook om te controleren of het college doet wat ze (toe)zegt. Hoewel een toezegging niet in één adem met andere raadsinstrumenten wordt genoemd, is in de gesprekken wel aangegeven dat wanneer het gaat om gevoelige raadsbehandelingen, toezeggingen een belangrijk onderdeel zijn van het politieke spel; ook om zwaardere instrumenten niet direct in te hoeven inzetten. Toezeggingen zijn met andere woorden een belangrijke schakel in het samenspel tussen raad, griffie, bestuur en de organisatie. Of zoals tijdens een van de interviews werd gezegd: ‘Toezeggingen zijn eigenlijk een ritueel onderdeel van de vergadering.’ Tegelijkertijd kan een toezegging ook worden gebruikt door een raadslid om richting de achterban aan te geven dat hij of zij bezig is met het dossier. Het kan heel waardevol zijn in het politieke handwerk. Een toezegging is zo ontlokt en er hoeft geen stemming over plaats te vinden. Andersom geldt ook dat een collegelid een toezegging kan doen om de discussie af te kappen. Met andere woorden, het middel kan dus op meerdere manieren worden gebruikt door zowel de raad als het college.

Omdat er in Rijswijk geen duidelijke status en spelregels zijn toegekend aan toezeggingen, wordt er volgens veel respondenten niet altijd goed mee omgegaan, zowel door de raad als het college. De flinke lijst met toezeggingen (271 op de peildatum van dit onderzoek) is hier dan ook een resultante van; hier gaan we in het volgende hoofdstuk nader op in. Wat hierbij ook meespeelt, is dat er in Rijswijk geen onderscheid wordt gemaakt tussen de verschillende toezeggingen. Goed beschouwd zijn er drie typen toezeggingen. Ten eerste toezeggingen die snel afgehandeld kunnen worden (meer een belofte), ten tweede ‘reguliere toezeggingen’ voor een bepaalde (korte) termijn en ten slotte de langer durende toezeggingen, bijvoorbeeld de toezegging tot een nieuwe visie of een beleidsnota. Uit gesprekken met de griffie komt naar voren dat het de bedoeling is om het in de toekomst zo te gaan registreren; met daarbij een lijst van kortdurende toezeggingen die tussen de bestuursadviseurs en raadsadviseurs gedeeld en afgestemd kan worden en een lijst voor langer durende toezeggingen. Dit zorgt er niet voor dat de toezeggingen sneller worden afgehandeld, maar het geeft wel een beter overzicht voor de raadsleden. Uit gesprekken en de lijst van toezeggingen valt af te leiden dat de raad vaak om toezeggingen vraagt en dat deze bijna altijd door het college gehonoreerd worden.

In de praktijk blijkt het nakomen regelmatig lastig en heeft het minder aandacht (bij alle actoren), komt uit gesprekken naar voren. Mede hierdoor is de lijst van toezeggingen enorm lang geworden. Het instrument is door de beperkte aandacht voor de afhandeling en de lengte van de lijst minder waard geworden voor het uitvoeren van de controlerende rol van de raad, bemerken respondenten. In de gesprekken is dan ook aangegeven dat iedereen zijn verantwoordelijkheid moet pakken binnen de keten om het als instrument weer op de kaart te zetten.

| 4 | Nota van Bevindingen Rekenkameronderzoek naar het nakomen van toezeggingen

H3 | Doen van toezeggingen In dit hoofdstuk gaan we in op het doen van toezeggingen, de aantallen en de registratie hiervan, oftewel hoe wordt een toezegging vastgelegd.

3.1 Vastleggen van een toezegging Tijdens forum- of raadsvergaderingen worden toezeggingen vastgelegd door de griffie op de lijst van toezeggingen. De toezeggingen staan ook altijd in de verslaglegging en de toezegging is eveneens via een video-opname terug te zien. Als er een toezegging wordt gedaan tijdens een vergadering, kan bij twijfel of onduidelijkheid hierover door zowel een raadslid als de voorzitter worden nagevraagd of het ook als toezegging door de wethouder is genoteerd. Het kan hierbij helpen als de voorzitter van de vergadering het nader specificeert (of hier navraag naar doet). Uit gesprekken komt echter naar voren dat de voorzitters van de forum- en raadsvergaderingen dit niet standaard doen en dat er na afloop van ieder agendapunt (of tijdens het debat) ook niet standaard geïnventariseerd wordt welke toezeggingen zijn gedaan. Het is altijd de vraag of alle actoren tijdens een vergadering dezelfde beleving hebben bij het al dan niet doen van een toezegging. Het kan heel concreet worden op het moment dat de wethouder (of de voorzitter) ook letterlijk zegt dat het een toezegging is. Maar soms komen er toezeggingen op de lijst waarin het college zich niet herkent. Het is procedureel vastgelegd dat de raadsadviseur en eventueel de voorzitter van de vergadering vaststellen of het een toezegging is (en het zo notuleert).

Ditzelfde geldt voor de wijze waarop de toezegging geformuleerd wordt. In verschillende gesprekken is daarom geopperd dat naast het inventariseren van de toezeggingen deze ook nadrukkelijk plenair benoemd worden. Door het duidelijk te benoemen wordt voorkomen dat er na afloop van een vergadering ruis ontstaat of het wel of niet een toezegging was. Na afloop van de vergadering ontvangen de bestuursadviseurs per mail bericht dat er toezeggingen op de lijst zijn toegevoegd.Daarnaast krijgen betrokkenen een notificatie via het programma iBabs. Verder is het zo dat de toezeggingen niet direct na afloop van een vergadering in iBabs zijn gezet. Verschillende respondenten geven aan dat de lijst die richting de bestuursadviseurs en het college gaat niet meer valt aan te passen. Er is daarom in verschillende gesprekken geopperd om te komen tot een procedure waarmee de lijst van toezeggingen eerst langs de bestuursadviseurs gaat voor een controle/advies om te kijken of het wel daadwerkelijk toezeggingen zijn geweest.4 Dit kan heel laagdrempelig in de vorm van een gesprek tussen de actoren, dat op dit moment nog niet plaatsvindt. Uit de lijst van toezeggingen en de onderzochte casussen (hoofdstuk 5) valt op te maken dat de meeste toezeggingen niet SMART worden geformuleerd. Dat wil zeggen dat ze doorgaans niet heel specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden (SMART) zijn.

Het valt daarbij op dat de betrokkenen (raad en voorzitter) tijdens een vergadering doorgaans ook niet om concretisering van een toezegging vragen. Daarmee is het lastig na te gaan of ze naast formeel ook materieel zijn afgedaan (een toezegging is ‘formeel’ nagekomen als dat als zodanig geregistreerd wordt. Een toezegging is ‘materieel’ nagekomen wanneer deze ook inhoudelijk zo wordt nagekomen als bedoeld was). Waar het wellicht niet altijd noodzakelijk is om een toezegging volledig SMART te maken, is het volgens betrokkenen wel noodzakelijk om ze specifieker en vooral tijdgebonden te maken. Om goed te

4

Of er wel of niet een toezegging is gedaan, wordt formeel bepaald door een collegeleden en raadsleden in de betreffende vergadering.

| 5 | Nota van Bevindingen Rekenkameronderzoek naar het nakomen van toezeggingen

kunnen controleren of het college doet wat ze toezegt, is het noodzakelijk dat een toezegging een afhandelingstermijn heeft (van de acht onderzochte casussen hebben er vijf geen termijn). Daarbij zou het voor het overzicht van de raad helpen als - zoals in het vorige hoofdstuk beschreven er een onderscheid gemaakt wordt in het soort toezeggingen: 1) korte acties voor de volgende raadsvergadering, 2) toezeggingen over een aantal weken/maanden en 3) toezeggingen die zijn gedaan voor een jaar of langer.De griffie heeft hiervoor reeds een verzoek gedaan bij de applicatiebeheerder.5

3.2 Aantallen toezeggingen Voor dit onderzoek is de lijst met toezeggingen tussen 1 januari 2020 en 1 juli 2022 onderzocht. In deze periode van 2,5 jaar zijn 271 toezeggingen gedaan. Het is niet de bedoeling om al te veel conclusies te verbinden aan deze cijfers, zoals gemiddelde doorlooptijd, sommige toezeggingen kunnen immers bewust een langere looptijd hebben omdat er bijvoorbeeld is toegezegd met een nieuwe (beleids)visie te komen. Wel kan worden vastgesteld dat de lijst - zoals eerder ook al benoemd - niet erg overzichtelijk is. De lijst is erg lang en kent bovendien geen onderscheid tussen langlopende en kortdurende toezeggingen; hier wordt inmiddels wel al aan gewerkt door de griffie. Er zijn in het verleden ook gesprekken gevoerd tussen de bestuursadviseurs en de griffie over het afdoen van langer lopende toezeggingen. Dit heeft echter niet geleid tot een kortere lijst. Verder valt op dat veel toezeggingen geen inhoudelijke toelichting of een afdoeningsdatum hebben. Uit gesprekken met de griffie blijkt dat de procedure in het tweede kwartaal van 2022 is aangepast zodat een inhoudelijke beantwoording verplicht is geworden. Verder is het de bedoeling om de toezeggingen straks als workflow in Ibabs op te nemen, net als het opnemen van artikel 44-vragen6. Hiermee zou er meer grip moeten komen voor de raad op de lijst van toezeggingen.

Ten slotte is de termijn voor afdoening in sommige gevallen langer geworden door prioritering binnen de organisatie vanwege personeelstekort. Deze prioritering heeft bij raadsleden voor wrevel gezorgd. Niet zo zeer dat er geprioriteerd wordt, maar vooral dat hier geen terugkoppeling over wordt gegeven. Tabel 1

Overzicht aantallen (peildatum 3 oktober 2022)

Afgedaan

167

Niet afgedaan

104

Met afdoeningsdatum

69

Zonder afdoeningsdatum

202

Met inhoudelijke beantwoording

76

Zonder inhoudelijke beantwoording

195

Gemiddelde doorlooptijd

69 dagen (variërend van 2 tot 385 dagen)

5

Er was geen iBabs applicatiebeheerder binnen de gemeente aanwezig/beschikbaar, daarom is dit verzoek van de Griffie nog niet opgepakt. Inmiddels is er op verzoek van de Griffie een iBabs applicatiebeheerder ingehuurd en staat het realiseren van deze 3 overzichten op de planning voor april 2023.

6

(Art. 44) Schriftelijke vragen, (controlerend; Gemeentewet artikel 155, lid 1; RvO artikel 40).

| 6 | Nota van Bevindingen Rekenkameronderzoek naar het nakomen van toezeggingen

H4 | Afhandelen van toezeggingen In dit hoofdstuk gaan we in op de bevindingen ten aanzien van het afhandelen van toezeggingen. Daarbij gaan we in op het bewaken en monitoren van de toezeggingen en de wijze waarop wordt bepaald of een toezegging is afgehandeld.

4.1 Afhandelen van toezeggingen Voor de behandeling en afdoening van toezeggingen is in het onderzoek gebleken dat er geen eenduidig proces is. Als het gaat om monitoring en de administratieve afhandeling is het duidelijk dat dit bij de griffie ligt, maar nadat een toezegging wordt geregistreerd verdwijnt deze in een soort ‘black box’, bemerken meerdere respondenten. Deze term werd in bijna alle interviews genoemd. Op het moment dat een toezegging wordt geregistreerd in het systeem volgt er een melding aan de bestuursadviseur en dan is het afwachten wanneer, en of, het wordt afgehandeld. Er is weinig zicht op welke toezeggingen bij de teams liggen en wat daarvan de status is. Uit gesprekken komt naar voren dat er soms toezeggingen (en moties) boven tafel komen die nooit zijn afgehandeld of niet (langer) uitvoerbaar zijn. Aan de lijst van toezeggingen worden altijd de desbetreffende wethouders gekoppeld. Daarna is het echter de vraag wie er mee aan de slag gaat vanuit de organisatie. Tijdens het ambtenaarportefeuillehouders-overleg (AMPO-overleg) wordt het agendapunt ‘toezeggingen’ vaak naar achter geschoven als laatste punt, blijkt uit gesprekken. Hoewel het punt hoger op de agenda zou kunnen, is het vooral de taak om het eigenaarschap van de afhandeling beter in te richten binnen de organisatie.

In gesprekken is heel duidelijk aangegeven dat bestuursadviseurs meer moeten gaan sturen binnen de organisatie om het eigenaarschap van afhandeling te beleggen en daar ook een planning aan te koppelen. Een ander onderdeel van het proces waar de term ‘black box’ op is geplakt, is het doorgeven dat een toezegging is afgedaan. In gesprekken is aangegeven dat ambtenaren de afdoening van toezegging via meerdere kanalen kunnen doorgeven; direct aan de griffie of via de bestuursadviseur. Al geeft de griffie aan dat dit niet kan, maar dat het altijd via de bestuursadviseurs loopt. Het is in ieder geval niet voor iedereen duidelijk hoe de route loopt, waardoor onderlinge afstemming niet plaatsvindt. Hierdoor kunnen situaties voorkomen dat een raadsinformatiebrief wordt opgesteld die een of meerdere toezeggingen beantwoordt, maar dat deze niet als zodanig als beantwoording wordt doorgegeven aan de griffie. Op dit vlak zijn de lijnen intern niet helder en mist een procedure; de eerder beschreven informele procedure biedt nog niet voldoende houvast voor alle betrokkenen.

4.2 Vaststellen van het nakomen van een toezegging Tijdens forumvergaderingen wordt onder agendapunt 7 de lijst van de moties en toezeggingen behandeld. Hieronder wordt de lijst met openstaande toezeggingen aangehaald en sinds september 2022 ook het voorstel van afdoening van bepaalde toezeggingen. De griffie toetst daarbij of er een inhoudelijke afdoening op de lijst staat, niet of die echt inhoudelijk is gedaan. Het is aan de raad om vervolgens aan te geven of ze het eens zijn met de argumentatie. In de zojuist al genoemde ‘black box’ is het voor de organisatie niet altijd duidelijk waarom toezeggingen niet van de lijst gaan. Uit gesprekken komt naar voren dat er soms sprake is van ‘passieve terugkoppeling’, wat inhoud dat de toezegging op de lijst blijft staan. Soms komt er wel een

| 7 | Nota van Bevindingen Rekenkameronderzoek naar het nakomen van toezeggingen

terugkoppeling waarom ze wel of niet van de lijst gaan, maar uit gesprekken blijkt dat de algehele beleving is dat er op dit punt geen duidelijkheid bestaat in de organisatie. Uit gesprekken komt duidelijk naar voren dat de afhandeling van de toezegging beter geborgd moet worden in de organisatie. De monitoring moet bij de griffie liggen, het eigenaarschap en de verantwoordelijkheid van voor het inhoudelijk afdoen van toezegging is een verantwoordelijkheid van het team waar de toezegging (beleids)inhoudelijk thuishoort, en het najagen van het afhandelen moet ten slotte bij de bestuursadviseurs liggen. Uiteindelijk is het aan de raad om aan te geven of zij het eens zijn met de inhoudelijke argumentatie voor de afdoening van de toezegging. Dat moment is er nu tijdens de forumvergaderingen. In de praktijk wordt er weinig stilgestaan bij dit agendapunt tijdens de vergadering, mede ingegeven door de onoverzichtelijke lijst, geven respondenten aan. De lijst met toezeggingen is op dit moment te lang (met ongeveer 100 nog openstaande toezeggingen) en als er per vergadering slechts enkelen inhoudelijk worden afgedaan en er net zo veel bijkomen, wordt de lijst niet korter. Een groot deel van de toezeggingen die nu op de lijst staan, is in de vorige raadsperiode gedaan.

Hier zijn op de laatste versie van de lijst (10 januari 2023) wel de huidige collegeleden aan gekoppeld, maar de vraag is of deze langlopende toezeggingen nog uitvoerbaar zijn. Dat neemt niet weg dat hier ten minste een terugkoppeling over kan plaatsvinden, vinden respondenten. Omdat de lijst met toezeggingen te lang is om tijdens forumavonden te bespreken, is in verschillende gesprekken geopperd dat raad en college (eventueel vergezeld door bestuursadviseurs) een of twee keer per jaar door de lijst gaan met elkaar. Dit kan uiteraard alleen werken als de huidige lijst flink wordt ingekort.

| 8 | Nota van Bevindingen Rekenkameronderzoek naar het nakomen van toezeggingen

H5 | Toetsen van toezeggingen Om een beeld te krijgen van de wijze waarop in de praktijk toezeggingen nagekomen worden, zijn acht toezeggingen nader onderzocht. In dit hoofdstuk worden de bevindingen ten aanzien van deze acht casussen weergegeven. De casestudy kan gezien worden als een reality check. Aan de hand van de toetsingsvragen (en normen) zijn acht casussen getoetst. De selectie is gemaakt op 26 september 2022 aan de hand van een longlist. Hierbij is gekeken naar spreiding over domeinen, bestuurders, doorlooptijd en status van de toezegging (wel of niet afgedaan). De casussen zijn in eerste instantie bestudeerd in oktober 2022. Begin januari 2023 is een korte extra check gedaan of de toezeggingen inmiddels waren afgehandeld, dan wel van de lijst gehaald. Uit deze check is naar voren gekomen dat een aantal van de onderzochte toezeggingen van de lijst zijn afgevoerd, al is niet altijd duidelijk geworden hoe de toezeggingen zijn nagekomen.7 Tabel 2

Toetsingskader

Norm

Toetsingsvraag

Een toezegging dient specifiek geformuleerd te worden. Het moet duidelijk zijn wat bedoeld wordt en wat van wie verwacht mag worden.

Is de formulering specifiek (is de toezegging duidelijk omschreven)?

Een toezegging dient tijdgebonden te zijn. Het moet duidelijk zijn binnen welke termijn door de raad nakoming verwacht mag worden.

Is de formulering tijdgebonden (is in de formulering opgenomen wanneer de toezegging moet zijn nagekomen)?

Een toezegging dient meetbaar te zijn. Het resultaat Blijkt uit de beschikbare informatie dat de toezegging is moet naderhand beoordeeld kunnen worden en nagekomen? dient te beantwoorden aan de oorspronkelijke bedoelingen. Een toezegging dient inhoudelijk nagekomen te worden. De raad moet uiteindelijk (antwoord) krijgen waarom gevraagd is.

Is de toezegging tijdig nagekomen? Zo niet, waarom niet?

De raad dient tijdig en volledig geïnformeerd te worden over de voortgang en nakoming van toezeggingen.

Is de gemeenteraad geïnformeerd naar aanleiding van de toezegging?

5.1 Toezegging - Raad proactief informeren over onderwijs voor 40 AZC kinderen De wethouder zegt tijdens het forum Stad en Samenleving op 30 juni 2022 toe om de raad proactief te informeren als het niet lukt om de groep van circa 40 kinderen van het AZC onderwijs aan te bieden. Ten tijde van de selectie stond deze toezegging op niet afgedaan, inmiddels blijkt deze wel te zijn afgedaan, al is dit niet terug te vinden in de lijst van 10 januari 2023. In de fora van 6 december 2022 is een lijst met toezeggingen behandeld die ter afdoening zijn aangeboden. In de fora is akkoord gegeven op de afdoening. 7

Deze constatering was voor de griffie aanleiding om direct een onderzoek uit te voeren. Daarbij is onder ander naar voren gekomen dat een (onbekend) aantal toezeggingen zijn onterecht op “Afgedaan” gezet. Als gevolg hiervan zijn deze toezeggingen nooit met een voorstel tot afdoening bij de fora terecht gekomen, maar van de lijst met openstaande toezeggingen verdwenen. De Griffie gaat de komende periode alle toezeggingen na. Wat ten onrechte op “Afgedaan” is gezet zal opnieuw op de lijst met openstaande toezeggingen worden gezet.

| 9 | Nota van Bevindingen Rekenkameronderzoek naar het nakomen van toezeggingen

Toezegging: De raad proactief informeren als het niet lukt om de groep van 40 kinderen van het AZC onderwijs aan te bieden (30 juni 2022). Toetsvraag

Antwoord

Is de formulering specifiek (is de toezegging duidelijk omschreven)?

Het is niet duidelijk wat proactief informeren is en op welke wijze de raad geïnformeerd gaat worden.

Is de formulering tijdgebonden (is in de formulering opgenomen wanneer de toezegging moet zijn nagekomen)?

De wethouder heeft toegezegd dat ze de raad proactief zal informeren als het niet lukt om de 40 kinderen van het AZC onderwijs aan te bieden voor de ingang van het nieuwe schooljaar (dus per 1 september). Deze termijn is niet opgenomen in het overzicht. Daarmee is de formulering wel tijdgebonden, maar niet zo opgeschreven.

Blijkt uit de beschikbare informatie dat de toezegging is nagekomen?

Op het moment van onderzoek is er geen informatie beschikbaar waaruit blijkt of deze toezegging is nagekomen. In de lijst met toezeggingen van 10 januari 2023 is de toezegging niet meer opgenomen. Op voorgaande lijsten is echter niet vermeld wanneer en hoe de toezegging is afgedaan.

Is de toezegging tijdig nagekomen? Zo niet, waarom niet?

De toezegging is nagekomen blijkt uit navraag bij de organisatie. Het is niet duidelijk of dit ook tijdig was.

Is de gemeenteraad geïnformeerd naar aanleiding van de toezegging?

De gemeenteraad is mondeling geïnformeerd tijdens een forumvergadering (datum onbekend).

| 10 | Nota van Bevindingen Rekenkameronderzoek naar het nakomen van toezeggingen

5.2 Toezegging - Omgaan met amendementen en moties regiovisie H10 De wethouder zegt tijdens de Forum Samenleving vergadering op 25 januari 2022 toe om in het BOJ (bestuurlijk overleg Jeugd) te bespreken hoe omgegaan wordt met aangenomen moties en amendementen in andere gemeenten, en het resultaat terug te koppelen aan de gemeenteraad. Op 8 februari 2022 heeft de gemeenteraad een schriftelijke terugkoppeling hierover ontvangen. Omdat de toezegging daarna van de lijst is afgehaald, kan vastgesteld worden dat deze naar tevredenheid van de raad is afgehandeld. Toezegging - Terugkoppeling omgaan met amendementen en moties regiovisie Jeugdhulp H10 Toetsvraag

Antwoord

Is de formulering specifiek (is de toezegging duidelijk omschreven)?

Er is aangegeven wat voor actie de wethouder onderneemt om de raad te informeren hoe omgegaan wordt met moties en amendementen over de regiovisie Jeugdhulp H10. De wijze waarop de terugkoppeling plaatsvindt, is niet vermeld.

Is de formulering tijdgebonden (is in de formulering opgenomen wanneer de toezegging moet zijn nagekomen)?

Aangegeven is dat in het volgende BOJ een bespreking plaatsvindt. Daarmee is de toezegging de facto tijdgebonden (na het volgende overleg van de BOJ). Redelijkerwijs mag verwacht worden dat de terugkoppeling aan de raad binnen korte termijn na het overleg zal plaatsvinden.

Blijkt uit de beschikbare informatie dat de toezegging is nagekomen?

Er is een losse notitie opgesteld waarmee de toezegging wordt afgedaan.

Is de toezegging tijdig nagekomen? Zo niet, waarom niet?

De toezegging is binnen veertien dagen nagekomen.

Is de gemeenteraad geïnformeerd naar aanleiding van de toezegging?

De gemeenteraad heeft van de wethouder een schriftelijke toelichting gekregen van de afdoening van de toezegging.

| 11 | Nota van Bevindingen Rekenkameronderzoek naar het nakomen van toezeggingen

5.3 Toezegging - Inzet van communicatiemiddelen en lokale media Op verzoek van de VVD-fractie zegt de burgemeester tijdens de algemene beschouwingen en begrotingsbehandeling op 9 november 2021 toe om met een notitie te komen waarin staat hoe het zit met de inzet van communicatiemiddelen en de lokale media. De toezegging is niet nagekomen en staat daarom nog steeds op de lijst. Toezegging - Inzet van communicatiemiddelen en de lokale media Toetsvraag

Antwoord

Is de formulering specifiek (is de toezegging duidelijk omschreven)?

De toezegging is niet erg specifiek want het is niet duidelijk wat voor notitie er gaat komen. Er wordt in de mondelinge toelichting aangegeven dat ‘de zaken op een rijtje worden gezet.‘

Is de formulering tijdgebonden (is in de formulering opgenomen wanneer de toezegging moet zijn nagekomen)?

Er is geen termijn gekoppeld aan het opleveren van de notitie.

Blijkt uit de beschikbare informatie dat de toezegging is nagekomen?

De notitie die is toegezegd, is niet aangetroffen in het onderzoek. De toezegging staat ook nog op de lijst van 10 januari 2023 als ‘niet nagekomen’.

Is de toezegging tijdig nagekomen? Zo niet, waarom niet?

De burgemeester zegt op de vraag van de fractievoorzitter van BVR of de notitie tijdig komt, of dat het weer een jaar op de plank blijft liggen: “Ik kom daar op tijd mee, u gaat het mee maken”. Het is niet duidelijk geworden waarom deze toezegging niet is nagekomen.

Is de gemeenteraad geïnformeerd naar aanleiding van de toezegging?

De gemeenteraad is niet geïnformeerd over de stand van zaken van deze toezegging, blijkt onder andere uit gesprekken.

| 12 | Nota van Bevindingen Rekenkameronderzoek naar het nakomen van toezeggingen

5.4 Toezegging - Ecologische afbakening voor ganzen Op verzoek van de fractie BvR zegt de wethouder op de raadsvergadering van 9 november 2021 toe dat er gekeken wordt naar een ecologische afbakening voor de ganzen in het Wilhelminapark. De uitwerking komt voor de zomer van 2022. De motie die in eerste instantie ingediend zou worden, is ingetrokken vanwege de toezegging door de wethouder8. De toezegging is nagekomen. De gemeenteraad is hierover actief geïnformeerd via raadsinformatiebrief 22-060, op 5 juli 2022. Toezegging - Ecologische afbakening voor ganzen in Wilhelminapark Toetsvraag

Antwoord

Is de formulering specifiek (is de toezegging duidelijk omschreven)?

De formulering is niet specifiek, met de toezegging dat er ‘gekeken wordt naar’ is het voor de raad niet duidelijk wat ze kunnen verwachten.

Is de formulering tijdgebonden (is in de formulering opgenomen wanneer de toezegging moet zijn nagekomen)?

De formulering is tijdgebonden - voor de zomer van 2022 - al zou de concretisering nog scherper kunnen door een datum hieraan te koppelen.

Blijkt uit de beschikbare informatie dat de toezegging is nagekomen?

De toezegging is afgedaan middels een fysieke maatregel die is benoemd in de Evaluatie van het Ganzenbeheerplan 2022 (datum evaluatie onbekend).

Is de toezegging tijdig nagekomen? Zo niet, waarom niet?

De toezegging is niet tijdig nagekomen, want het is medio oktober geworden. Het is onduidelijk of over de vertraging gecommuniceerd is naar de raad.

Is de gemeenteraad geïnformeerd naar aanleiding van de toezegging?

Het is onduidelijk of de raad specifiek is ingelicht over de afhandeling van de toezegging middels de fysieke maatregel die is benoemd in de evaluatie van het beheerplan. De toezegging is niet meer vermeld op de lijst van 10 januari 2023.

8

Raadsvergadering 2021 6.c.1. 1. Motie BVR - Afrastering tegen ganzen (overgenomen en ingetrokken dinsdag 9 november 15:00 tot 0:00 Raadzaal.

| 13 | Nota van Bevindingen Rekenkameronderzoek naar het nakomen van toezeggingen

5.5 Toezegging - Stijging kosten jeugdzorg De wethouder zegt tijdens de Forumvergadering Stad en Samenleving van 26 oktober 2021 toe om in samenwerking met het Servicebureau uit te zoeken waarom de kosten van de jeugdzorg an sich stijgen en of aanbieders hun product wellicht op een andere manier declareren. Het is niet duidelijk hoe de toezegging is nagekomen of op welke datum. De toezegging is van de lijst gehaald op 10 januari 2023, maar stond nog wel op lijst van 4 november 2022. Uit een reactie van de griffie komt naar voren dat deze toezegging onterecht op “afgedaan” gezet. De toezegging is na controle door de griffie weer op de lijst met openstaande toezeggingen gezet. Toezegging - Stijging kosten jeugdzorg Toetsvraag

Antwoord

Is de formulering specifiek (is de toezegging duidelijk omschreven)?

Er wordt aangegeven wat er uitgezocht gaat worden. Wel wordt er in de mondelinge toezegging aangegeven dat de wethouder er ‘zo nodig op terugkomt’. Dus het kan ook ‘niet nodig’ zijn geweest.

Is de formulering tijdgebonden (is in de formulering opgenomen wanneer de toezegging moet zijn nagekomen)?

Er is geen termijn genoemd bij de toezegging, dus het is niet tijdgebonden.

Blijkt uit de beschikbare informatie dat de toezegging is nagekomen?

Het is niet duidelijk geworden of deze toezegging is nagekomen. In een reactie van de organisatie wordt aangegeven dat het mondeling of via een RIB gedaan zou kunnen zijn.

Is de toezegging tijdig nagekomen? Zo niet, waarom niet?

Niet duidelijk geworden.

Is de gemeenteraad geïnformeerd naar aanleiding van de toezegging?

Het is niet duidelijk geworden of de raad (actief) is geïnformeerd over de afhandeling van deze toezegging, of dat het als onderdeel van een grotere behandeling als afgedaan is beschouwd.

| 14 | Nota van Bevindingen Rekenkameronderzoek naar het nakomen van toezeggingen

5.6 Toezegging - Effecten van de ‘inclusieve verkeerslichten’ De wethouder zegt de VVD- en D66-fracties toe tijdens de Forum Stad vergadering op 18 maart 2021 om deskundigen te vragen wat de effecten zijn van de ‘inclusieve verkeerslichten’ en dit terug te melden aan de raad. Uit de lijst met toezeggingen valt op te maken dat de toezegging reeds op 30 maart is afgehandeld bij de vaststelling van het Raadsvoorstel Onttrekking tunnel Haagweg. Daarnaast heeft oud-wethouder Lugthart samen met raadslid Kooy en de verkeerskundige een fietstocht gehouden langs de VRI’s. Toezegging - Effecten van de ‘inclusieve verkeerslichten’ Toetsvraag

Antwoord

Is de formulering specifiek (is de toezegging duidelijk omschreven)?

De formulering is specifiek waar het gaat om wat de wethouder in kaart gaat brengen, namelijk de effecten. Het is niet specifiek als het gaat om de deskundigen en wie dit zijn. Ook wordt niet aangegeven hoe de terugkoppeling zal plaatsvinden.

Is de formulering tijdgebonden (is in de formulering opgenomen wanneer de toezegging moet zijn nagekomen)?

De formulering is niet tijdgebonden, er staat immers geen datum genoemd.

Blijkt uit de beschikbare informatie dat de toezegging is nagekomen?

Uit de beschikbare informatie is niet duidelijk geworden hoe de toezegging is nagekomen. Uit een reactie van de organisatie blijkt dat de toezegging waarschijnlijk als afgedaan is beschouwd op het moment dat het besluit over het totale dossier is genomen, waarbij de beantwoording van de wethouder is meegewogen in de finale besluitvorming.

Is de toezegging tijdig nagekomen? Zo niet, waarom niet?

De toezegging is binnen twaalf dagen nagekomen, blijkt uit de lijst.

Is de gemeenteraad geïnformeerd naar aanleiding van de toezegging?

Het is niet duidelijk geworden of de gemeenteraad (actief) over de afhandeling van deze specifieke toezegging is ingelicht, of dat het onderdeel was van een groter geheel, zoals hierboven reeds beschreven.

| 15 | Nota van Bevindingen Rekenkameronderzoek naar het nakomen van toezeggingen

5.7 Toezegging - Sportvisie De wethouder zegt tijdens de raadsvergadering van 6 oktober 2020 (binnen een discussie (over herstructurering Sportpark Elsenburg) toe dat er een visie op sport zal worden opgesteld na maart 2021. De toezegging staat nog steeds op de lijst van 10 januari 2023 als ‘niet afgedaan’. Belangrijke kanttekening is dat de toezegging is gedaan door een collegelid dat na de verkiezingen van 2022 niet meer is teruggekomen. Toezegging - Sportvisie Toetsvraag

Antwoord

Is de formulering specifiek (is de toezegging duidelijk omschreven)?

Deels, wel dat er een visie opgesteld gaat worden, maar niet hoe deze eruit gaat zien, welke rol de raad hierbij speelt, enzovoorts.

Is de formulering tijdgebonden (is in de formulering opgenomen wanneer de toezegging moet zijn nagekomen)?

De formulering is niet tijdgebonden, er staat alleen na maart 2021, maar er is geen einddatum vermeld.

Blijkt uit de beschikbare informatie dat de toezegging is nagekomen?

Er is geen nieuwe sportvisie vastgesteld na 2020. De toezegging is dus niet nagekomen.

Is de toezegging tijdig nagekomen? Zo niet, waarom niet?

Het is onduidelijk waarom de toezegging niet is nagekomen. Al is een belangrijke kanttekening dat de toezegging is gedaan voor de verkiezingen van maart 2022 en de desbetreffende wethouder niet meer actief is voor de gemeente Rijswijk.

Is de gemeenteraad geïnformeerd naar aanleiding van de toezegging?

De gemeenteraad is niet nader geïnformeerd over de stand van zaken van de toezegging, blijkt uit gesprekken.

| 16 | Nota van Bevindingen Rekenkameronderzoek naar het nakomen van toezeggingen

5.8 Toezegging - Geluidshinder betrekken bij uitvoeringsagenda In de Forum Samenleving vergadering van 9 juni 2020 verzoekt de GL-fractie om geluidshinder/gehoorschade te betrekken bij de uitvoeringsagenda, alsmede de supermarkten te betrekken bij gezondheidsbeleid. De wethouder zegt toe dit te onderzoeken. De toezegging staat nog steeds op de lijst van 10 januari 2023 als ‘niet afgedaan’. Toezegging - Geluidshinder/gehoorschade betrekken bij uitvoeringsagenda Toetsvraag

Antwoord

Is de formulering specifiek (is de toezegging duidelijk omschreven)?

De toezegging is specifiek in de zin dat de wethouder aangeeft beide punten te onderzoeken. Het is echter niet duidelijk wat er onderzocht gaat worden, hoe dat eruit ziet en hoe de genoemde partijen hierbij worden betrokken. Het tweede punt in de toezegging is eigenlijk geen toezegging maar een reactie van de wethouder dat de supermarkten welkom zijn om mee te denken, maar dat de bal bij hen ligt. Dus de wethouder zegt niet toe dat ze hiervoor worden benaderd.

Is de formulering tijdgebonden (is in de formulering opgenomen wanneer de toezegging moet zijn nagekomen)?

Er is geen termijn genoemd, dus de toezegging is niet tijdgebonden.

Blijkt uit de beschikbare informatie dat de toezegging is nagekomen?

Uit de beschikbare informatie valt niet op te maken of de toezegging is nagekomen. Er wordt waarschijnlijk nog gewerkt aan een uitvoeringsagenda, blijkt uit een reactie van de ambtelijke organisatie.

Is de toezegging tijdig nagekomen? Zo niet, waarom niet?

De toezegging staat op de lijst van 10 januari 2023 nog steeds als ‘niet afgehandeld’.

Is de gemeenteraad geïnformeerd naar aanleiding van de toezegging?

Het is niet duidelijk geworden of de gemeenteraad is ingelicht over de stand van zaken met betrekking tot de afhandeling van deze specifieke toezegging.

| 17 | Nota van Bevindingen Rekenkameronderzoek naar het nakomen van toezeggingen

Bijlage 1 | Onderzoeksverantwoording In dit deze bijlage wordt beschreven hoe het onderzoek is uitgevoerd.

Hoofdvraag en deelvragen De Rekenkamercommissie heeft de volgende hoofdvraag geformuleerd: In hoeverre komt het college van B&W zijn toezeggingen aan de gemeenteraad, gedaan in raadsvergaderingen, na? Wat is, voor wat betreft afspraak en voortgang, de kwaliteit van deze informatievoorziening en welke zijn de verklaringen voor het niet nakomen van toezeggingen? De Rekenkamercommissie heeft de hoofdvraag van het onderzoek verder geoperationaliseerd naar zes deelvragen. 1. Welke toezeggingen heeft het college c.q. collegeleden volgens de door de griffie bijgehouden lijst van toezeggingen, aan de gemeenteraad c.q. een raadslid gedaan? 2. Wat is de kwaliteit van deze toezeggingen, worden ze vastgelegd en zijn ze voldoende concreet geformuleerd? 3. Op welke wijze is het beheer (inclusief termijnbewaking) van toezeggingen georganiseerd en hoe vindt de sturing plaats? 4. Wie bepaalt er of een toezegging is nagekomen? 5. Zijn de toezeggingen tijdig en volledig nagekomen? 6. Op welke wijze kunnen de doelmatigheid en doeltreffendheid van het nakomen van toezeggingen worden verbeterd?

Scope van het onderzoek Door de griffie van Rijswijk wordt een lijst van toezeggingen bijgehouden. Deze lijst vormde het startpunt van het onderzoek. Het onderzoek richt zich op de periode 2020 tot en met juni 2022. Wel is er in het casusonderzoek in januari 2023 een extra check geweest op de lijst van toezeggingen en is bij acht casussen nogmaals gekeken wat de status was op dat moment. In het onderzoek is ingaan op toezeggingen die gedaan zijn door het college c.q. collegeleden aan de gemeenteraad c.q. een raadslid tijdens een raads- of forumvergadering. Toezeggingen in de zin van beleidsvoornemens uit de programmabegroting en de raadsvoorstellen zijn niet in het onderzoek meegenomen. In dit onderzoek is via acht casussen een reality check gedaan. Op grond van de casestudy is een beknopt inhoudelijk beeld geschetst van de wijze waarop toezeggingen nagekomen worden. Voor de selectie van de acht casussen zijn selectiecriteria opgesteld, die in hoofdstuk 4 zijn toegelicht.

Onderzoeksmethoden Voor het verzamelen van de benodigde informatie en het beantwoorden van de onderzoeksvragen zijn de volgende onderzoeksmethoden gebruikt:

| 18 | Nota van Bevindingen Rekenkameronderzoek naar het nakomen van toezeggingen

Casusonderzoek In dit onderzoek wil de Rekenkamercommissie zijn acht casussen (toezeggingen) nader onderzocht hebben. Dit is gedaan aan de hand van een toetsingskader dat een nadere uitwerking is van het normenkader. De casestudy is een reality check en een verdieping op de deskresearch. Er is aan de hand van deze methode gekeken hoe de afhandeling van de toezeggingen in de praktijk verloopt, hoe dit wordt afgehandeld en hoe er over wordt gecommuniceerd. Deskresearch Er zijn voor het onderzoek (een beperkt aantal) relevante documenten bestudeerd, zoals de lijst van toezeggingen, de raadsverslagen, maar ook de raadsvragen en raadsvoorstellen die als gevolg van de toezeggingen zijn ingediend. Daarnaast is er gekeken naar documenten die zijn voortgekomen uit, of zijn genoemd bij, de afhandeling van toezeggingen binnen de acht onderzochte casussen. Ten slotte is er naar P&C-documenten gekeken zoals jaarrekeningen en de programmabegrotingen van de gemeente. Een compleet overzicht van de bestudeerde documenten treft u in bijlage 2. Interviews Voor verdieping en nadere duiding zijn interviews gehouden. Er zijn onder andere gesprekken gevoerd met de gemeentesecretaris, teamleiders van de gemeente, de griffie, een vertegenwoordiging van het college en de gemeenteraad. De complete lijst van geïnterviewde personen is te vinden in bijlage 3.

In totaal zijn er zes (groeps)gesprekken gevoerd. De interviews hadden als doel de uitkomsten uit de documentenstudie te verdiepen, nader te duiden en waar nodig aan te vullen. Voorafgaand aan de interviews met intern en extern betrokkenen is een interviewprotocol toegestuurd met informatie over het doel van het onderzoek en de gespreksthema’s. Tijdens de gesprekken zijn verdiepende vragen gesteld aan de hand van een topiclijst. Na afloop van het interview is aan de geïnterviewde(n) een kort verslag aangeboden voor eventueel commentaar. Van die mogelijkheid is in de meeste gevallen ook gebruikgemaakt. Normen- en toetsingskader In dit onderzoek wordt de nakoming van toezeggingen beoordeeld aan de hand van een normenkader dat vaker is gebruikt in verschillende (rekenkamer)onderzoeken. Bij het nagaan of de toezeggingen zijn gedaan, geldt in algemene zin9 dat: ● de toezegging eenduidig is. Een toezegging mag niet voor verschillende interpretaties vatbaar zijn. Duidelijk moet zijn wat bedoeld wordt en wie wat gaat doen; ● de toezegging tijdgebonden is. Aangegeven moet zijn wanneer de toezegging wordt nagekomen; ● de toezegging binnen een redelijke termijn is afgedaan. Dit is in elk geval binnen de termijn die bij het doen van de toezegging is afgesproken.

Indien deze termijn niet genoemd wordt in de toezegging, dan ligt het voor de hand dat in de eerstvolgende vergadering de toezegging wordt afgehandeld, dan wel de termijn van afdoening alsnog wordt bepaald; ● de mogelijkheid aanwezig is dat het nakomen van de toezegging wordt geverifieerd, in elk geval door degene die de toezegging heeft gekregen;

9

In het reglement van orde van de gemeente Rijswijk staat geen nadere toelichting over toezeggingen en de procedure hierbij. Wettelijk bestaat hier ook geen (duidelijk) kader voor.

| 19 | Nota van Bevindingen Rekenkameronderzoek naar het nakomen van toezeggingen

●

de toezegging inhoudelijk wordt nagekomen. Het is hierbij van belang dat onderscheid wordt gemaakt tussen het formeel nakomen van een toezegging en het materieel nakomen van een toezegging. Een toezegging is formeel nagekomen als dat als zodanig geregistreerd wordt. Een toezegging is materieel nagekomen wanneer deze ook inhoudelijk zo wordt nagekomen als bedoeld was.10

Het bovenstaande normenkader is vertaald naar een toetsingskader. Het toetsingskader is nader uitgewerkt in hoofdstuk 4 dat ingaat op de casussen.

10

https://kennisopenbaarbestuur.nl/media/256219/om-de-controle-door-de-raad.pdf.

| 20 | Nota van Bevindingen Rekenkameronderzoek naar het nakomen van toezeggingen

Bijlage 2 | Bestudeerde documenten In dit onderzoek zijn de volgende documenten bestudeerd: ● Werkproces toezeggingen. ● Raadsverslagen/video-opnames van de behandeling van toezeggingen voor de acht geselecteerde casussen. ● Documenten (zoals relevante college-/raadsinformatiebrieven, evaluaties, beleidsdocumenten) die fungeren als beantwoording of voortvloeien uit de toezegging van de acht geselecteerde casussen. ● Programmabegrotingen 2018 tot en met 2022. ● Jaarstukken 2018 tot en met 2021. ● Raadsvragen, moties, amendementen aangaande de toezeggingen.

| 21 | Nota van Bevindingen Rekenkameronderzoek naar het nakomen van toezeggingen

Bijlage 3 | Respondentenlijst Rol/functie Collegelid portefeuille sociaal domein, jeugd, onderwijs, sport en dierenwelzijn Collegelid portefeuille stadsontwikkeling, verkeer en vervoer, participatiebeleid en grondbeleid Teammanager mobiliteit en milieu Teammanager sociaal domein Teammanager ruimte Teammanager Bestuursadvisering & Bestuurlijke besluitvorming Raadsadviseur Raadsadviseur (en plaatsvervangend griffier) Afvaardiging van de gemeenteraad Gemeentesecretaris

| 22 | Nota van Bevindingen Rekenkameronderzoek naar het nakomen van toezeggingen

BMC Databankweg 26D 3821 AL Amersfoort Postbus 490 3800 AL Amersfoort (033) 496 52 00 info@bmc.nl www.bmc.nl KvK BMC Advies 32078667 IBAN NL91 ABNA 0504035754 BTW NL80.86.63.598 B.01

Colofon BMC Maart 2023 Classificatie

:

Vertrouwelijk

Naam adviseur

:

Tom Plat

Projectnummer

:

PO028919

Correspondentienummer

:

DH-1402-1843

Kijk voor meer info op onze website: bmc.nl

| 23 | Nota van Bevindingen Rekenkameronderzoek naar het nakomen van toezeggingen