Beantwoording vragen van Wij.odt

Beantwoording vragen van Wij. t.a.v. IB 21 006 1. Het rapport geeft aan dat in 2019 een verbeterplan is opgesteld voor de interne beheersingen. Echter is het niet duidelijk wanneer enkele acties uit dit plan worden uitgevoerd. Wanneer kan de raad deze planning en tijdspad verwachten? In de volgende voortgangsrapportage over het Groot Project Organisatieontwikkeling (medio 2021) wordt de planning opgenomen. 2. Wat is de reden dat vele van de voorgaande adviezen van Bakertilly gedeeltelijk of niet zijn opgepakt en volgens het rapport een beperkt aantal bevindingen is afgerond? Aan alle adviezen van Baker Tilly wordt opvolging gegeven, dat wordt bevestigd in de managementletter. Niet alles kan tegelijk opgepakt worden en sommige aanbevelingen hebben een lange doorlooptijd. Daarom adviseert Baker Tilly hiervoor een planning te maken, zodat er ook een goed beeld ontstaat of de voortgang op schema loopt. 3. Hoe kan het dat er bij bijna alle bevindingen met de prioriteit ‘’hoog of gemiddeld’’ nog niet zijn opgelost? Er staan 6 bevindingen met prioriteit ‘hoog’ open. 1 daarvan is nieuw (naheffingen parkeren), de andere 5 zijn onderhanden. Hierover is gerapporteerd in de voortgangsrapportage Groot Project Organisatieontwikkeling. 4. BakerTilly geeft aan dat op dit moment de financiële transacties pas achteraf kunnen worden vastgesteld of deze rechtmatig zijn.

Hoe kan het dat dit nog steeds achteraf vastgesteld moet worden? In 2019 is gestart met een verbijzonderde interne controle functie. Die werkt op basis van een risico gedreven controleplan, waarbij controles gedurende het jaar worden uitgevoerd. De bevindingen zijn input voor het inrichten van eventueel ontbrekende 1e en 2e lijnscontroles. Op basis van de uitkomsten dient beoordeeld te worden of aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden moeten worden uitgevoerd. Bij veel processen zijn deze aanbevelingen nog niet volledig overgenomen waardoor de accountant nog onvoldoende kan steunen op de processen. In samenwerking met de VIC wordt daarom een gegevensgerichte controle gehanteerd. Op pagina 23 en 24 van de managementletter constateert Baker Tilly dat voor 2020 een gegevensgerichte controleaanpak gehanteerd wordt. Soms is dit het gevolg van de inrichting (o.a. aanbesteding, omgevingsvergunning, grondexploitaties) en soms komt het door onvoldoende vastgelegde controles (o.a. belastingen, personeel, memorialen). 5. Wanneer kan de gemeenteraad de juiste inrichting verwachten zodat de transacties niet meer achteraf hoeven worden vastgesteld of deze rechtmatig zijn? Over 2021 geeft het college voor het eerst een rechtmatigheidsverklaring. Daarvoor wordt een aantal keuzes voorgelegd aan de Auditcommissie en de raad. Die keuzes zijn bepalend voor de ambitie en het tempo.

Met de invoering van de rechtmatigheidsverklaring (boekjaar 2021), zal de gemeente de rechtmatigheid zelf moeten toetsen en een verklaring opnemen in de jaarrekening. Gedurende het jaar worden (proces- en gegevensgerichte) controles uitgevoerd zodat begin 2022 een verklaring over 2021 kan worden afgegeven. De accountant toetst vervolgens of de verklaring die het college in de jaarrekening heeft opgenomen, getrouw is.