Advies auditcommissie Jaarrekening 2020 en acc. verslag

uw kenmerk uw brief van ons kenmerk inlichtingen bij doorkiesnummer

21.056357 J.C. Hoefnagel (070) 326 18 03 Griffie

Stadhuis, Bogaardplein 15 Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk Telefoon (070) 326 18 02 Fax (070) 326 18 10 griffie@rijswijk.nl www.rijswijk.nl iban BNG: NL15BNGH0285007424

betreft

Advies Auditcommissie betreffende de jaarrekening 2020 en het accountantsverslag

datum

17 juni 2021

bijlage(n)

Aan de raad, De accountant Baker Tilly heeft op 7 juni 2021 middels een presentatie de auditcommissie op hoofdlijnen geïnformeerd over de bevindingen uit de controle 2020. De accountant heeft aangegeven dat de controle ten tijde van deze presentatie vertraagd was en dus beschikte de auditcommissie bij de presentatie van 7 juni jl. en bij het schrijven van dit advies nog niet over het definitieve accountantsverslag 2020. Wel is op 15 juni jl. kennis genomen van het concept-verslag van de accountant. De accountant heeft aangegeven voornemens te zijn een goedkeurend oordeel te verstrekken voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. De auditcommissie stelt vast dat dit een positieve conclusie is in een bijzonder jaar waarin de corona ontwikkelingen als een rode draad door de bevindingen heen liepen. De algemene constatering van de accountant is dat bij de controle over 2020 gebleken is dat de eerste stappen zijn gezet in het verbeterproces. Een verbeterproces- en plan dat eind 2019 gestart is en waarvan de eerste resultaten zichtbaar zijn. De accountant heeft in de presentatie gesteld dat dit o.a. zichtbaar is in een verbeterde aanlevering van de spend-analyse en een verbetering in de oplevering van de controledocumentatie.

Daarbij is wel opgemerkt dat op een aantal onderdelen nog flinke stappen gezet moeten worden zoals het verbeteren van onderlinge samenwerking tussen de afdelingen met financiën en control om de interne controle. Daar kunnen efficiency slagen gemaakt worden. Verder nog aandacht voor verbeterpunten op het gebied van de aansluiting sub-administratie met financiën, het tijdig aanleveren van bronbestanden voor selecties, de doorlooptijd van beantwoording van vragen, de onderbouwing/ kennis over prestatielevering en aansturing van verbonden partijen (o.a. bij de jeugdhulp, regionaal georganiseerd, als het gaat om tijdige aanlevering van informatie). De auditcommissie is verheugd te constateren dat de eerste verbeterstappen zijn gemaakt en dat de verbeteragenda op schema ligt. Met de auditcommissie is afgesproken dat de raad na het a.s. zomerreces middels een voortgangsrapportage geïnformeerd wordt over de verbeteragenda en eventuele nieuwe ontwikkelingen. De auditcommissie blijft vragen om aandacht voor beheersingsmaatregelen van de risico’s in de organisatie. De COVID-pandemie leert ons dat voortdurend nieuwe risico’s zich voordoen. En ook nieuwe wet-en regelgeving vraagt om voortdurende bijstellingen van beheersingsmaatregelen. In die zin is het werk nooit ‘af’.

De accountant heeft de auditcommissie in de presentatie vooruitlopend op het definitieve verslag verder geïnformeerd over de belangrijkste bevindingen en heeft daarbij een aantal aanbevelingen gedaan. Hieronder volgt een overzicht. S.v.p. bij correspondentie datum en kenmerk van deze brief vermelden en richten aan: Gemeente Rijswijk, , Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk

Het stadhuis is te bereiken met tram 17, bus 22, 23, 30, 50 en 51 pagina 1 van 3

Op het gebied van de grondexploitatie constateert de accountant dat de actualisatie pas vlak voor aanvang van de controle gereed was. Dat is niet wenselijk en risicovol, vindt ook de auditcommissie, omdat schattingsonzekerheden ook zouden kunnen leiden tot correcties. Zeker gelet op de omvang van de grondexploitatie van de gemeente Rijswijk is dan ook het advies te kijken naar het moment van actualiseren, zodat dit voorafgaande aan het opstellen van de jaarrekening gecontroleerd kan worden. De accountant signaleert dat er binnen de grondexploitatie op onderdelen nog gebruik wordt gemaakt van globale schattingen. De accountant adviseert deze schattingen verder te onderbouwen en de impact van deze parameters uit te werken in diverse scenario’s. De auditcommissie onderschrijft dan ook de aanbeveling en actie voor het komend jaar voor een scenario analyse van opbrengsten en kosten en een vroegtijdige actualisatie in het eerstvolgende proces. Wat betreft de bevindingen binnen het Sociaal domein als het gaat om jeugdhulp is geconstateerd dat vanuit de regionale samenwerking op dit terrein de aanlevering van informatie verbetering behoeft. Heldere afspraken, concrete acties en monitoring zijn in dat verband nodig, hetgeen in de samenwerking moet leiden tot meer efficiency. De auditcommissie kan zich in deze aanbeveling vinden.

De auditcommissie concludeert dat de nadelige corona-effecten op basis van de inschatting zijn meegevallen. Over de uitvoering van de Tozo (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers) kan opgemerkt worden dat dit binnen de gemeentelijke organisatie een nieuw proces was en onder grote druk is uitgevoerd. De auditcommissie spreekt hierover zijn waardering uit. Over de uitvoering van de Tozo regeling volgt er nog een herstelactie op de controle van de vergunningen en dat het verplichte controleplan 2021 wordt getoetst en nageleefd. Verder heeft de auditcommissie bij de bevindingen kennisgenomen bij het onderdeel belastingen over de nog te vorderen naheffingsaanslagen parkeren van 600.000 euro. Deze vordering is incidenteel hoger door de achterstand die is opgelopen in het opleggen van de naheffingen. Het advies is de interne beheersing van dit proces te evalueren ter voorkoming van achterstanden in de toekomst. Daarnaast adviseert de accountant de beheersing en grip op alle belastingopbrengsten (als bijvoorbeeld WOZ) te verbeteren. De auditcommissie vraagt hier ook nadrukkelijk aandacht voor.

Wat betreft de voorzieningen is aandacht gevraagd voor onderbouwing van de wachtgeld voorziening (gebaseerd op landelijke wetgeving) voor bestuurders, de goedkeuring van de onderhoudsplannen door de raad en de toepassing van de spelregels zoals genoemd in de notitie lokale heffingen. Als het gaat om de onderhoudsplannen is reeds eerder door de accountant de aanbeveling gedaan deze plannen elke 5 jaar verplicht te laten vaststellen door de raad. De auditcommissie stelt met nadruk dat hier aandacht voor blijft en rekening mee moet worden gehouden. Bij de bedrijfskosten vergt de aandacht voor kennis zoals reeds in het begin gesteld over prestatielevering aandacht en zijn de eerste resultaten aangaande het contractenregister (t.a.v. Inkoop) zichtbaar. Rechtmatigheidsfouten op dit terrein zijn beperkter dan voorgaand jaar, doch ook hierbij zijn nog verdere verbeteracties noodzakelijk. De auditcommissie vraagt ook hier aandacht voor. Als het gaat om de materiele vaste activa (waardering gronden en vastgoed) beveelt de accountant aan een betere onderbouwing van waardering van gronden. Tevens geeft de accountant aan dat de invoering van het subsidie register loopt, doch de snelheid van oplevering per afdeling beter kan. De audit commissie vraagt ook aandacht voor specifieke actuele ontwikkelingen als het gaat om cybersecurity en fraude-risico.

In het accountantsverslag 2020 wordt hier nader op ingegaan. De auditcommissie verzoekt de organisatie om hier regelmatig van op de hoogte te worden gehouden. Er zal in de 2e helft van dit jaar wederom een thema-bijeenkomst worden gehouden in de auditcommissie over deze onderwerpen.

21.056357

21-6-2021 13:18

pagina 2 van 3

Tot slot is opgemerkt dat de verkoop van de aandelen van Eneco voor € 1,4 mln. onderdeel uitmaakt van het resultaat. Ten tijde van de begrotingswijziging is rekening gehouden met de waarde van Eneco aandelen van € 1,4 mln. Het verschil tussen de verkoop en de € 1,4 mln. is via de begrotingswijziging gereserveerd. Bij controle is gebleken dat de Eneco aandelen op € 0 mln. gewaardeerd moesten worden. Daarmee is het verkoopresultaat € 1,4 mln. hoger geworden. Deze € 1,4 mln. maakt onderdeel uit van het huidig resultaat. De auditcommissie complimenteert de organisatie voor het geleverde werk en de inzet en beveelt het college aan de aanbevelingen van de accountant op te volgen. Tevens verzoekt de auditcommissie de organisatie de commissie regelmatig te informeren over de voortgang van de verbeteragenda middels rapportages. De auditcommissie adviseert de gemeenteraad op basis van het concept-accountantsverslag, de bespreking daarvan, de te verwachten controleverklaring met goedkeuring van zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid van de jaarrekening en de jaarstukken: *Kennis te nemen van de hiervoor genoemde opmerkingen en aanbevelingen van de auditcommissie; Deze brief en dit advies van de auditcommissie wordt betrokken bij de beraadslaging over de jaarstukken 2020 in de gezamenlijke forumvergadering op 22 juni en bij de vaststelling in de raad van 6 juli a.s.

Met vriendelijke groet, Constantijn Dolmans, Voorzitter Auditcommissie

Andy Kooy, Plv. voorzitter Auditcommissie Deze brief is digitaal aangemaakt, en daarom niet ondertekend.

21.056357

21-6-2021 13:18

pagina 3 van 3