Advies auditcommissie 2023

uw kenmerk uw brief van ons kenmerk inlichtingen bij doorkiesnummer

23.053346 J.C. Hoefnagel (070) 326 18 03 Griffie

Stadhuis, Bogaardplein 15 Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk Telefoon (070) 326 18 02 Fax (070) 326 18 10 griffie@rijswijk.nl www.rijswijk.nl iban BNG: NL15BNGH0285007424

betreft

Advies Auditcommissie betreffende de jaarrekening 2022 en het accountantsverslag

datum

8 juni 2023

bijlage(n)

Aan de raad, De accountant Baker Tilly heeft op 5 juni 2023 middels een presentatie de auditcommissie op hoofdlijnen geïnformeerd over de bevindingen uit de controle 2022. De accountant heeft aangegeven dat de controle ten tijde van deze presentatie vertraagd was en dus beschikte de auditcommissie bij de presentatie van 5 juni jl. en bij het schrijven van dit advies nog niet over het definitieve accountantsverslag 2022. Dit rapport is naar verwachting in de loop van juni gereed en zal alsnog bij de stukken worden gevoegd voor de raad. De accountant heeft aangegeven voornemens te zijn een goedkeurend oordeel te verstrekken voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. Opmerkingen: De auditcommissie heeft uit de presentatie van de accountant en toelichting hierop vastgesteld dat er in de Jaarrekening sprake is van een negatief resultaat in 2022 van ruim €11.6 mln., Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door de negatieve ontwikkeling in de grondexploitatie Rijswijk Buiten €17,3 mln. en juridische risico’s van €2,5 mln. Daarnaast is er sprake van een positief saldo op de overige activiteiten van €6,5 mln. Het negatieve resultaat over 2022 zal in 2023 ten laste van de algemene reserve worden gebracht, waardoor deze daalt.

Rijswijk Buiten Als het gaat om Rijswijk Buiten is het algemeen oordeel van de accountant dat 2022 een jaar was waarin vooral de marktontwikkelingen hebben geleid tot een significante bijstelling van het resultaat, maar dat de gemeente toereikende acties heeft ondernomen om te komen tot een gedegen bijstelling van de uitgangspunten van Rijswijk Buiten. De belangrijkste ontwikkelingen in 2022 waren, zo stelt de accountant, een toename in nog te maken kosten door marktomstandigheden, een toename in financieringslasten door oplopende rente en de beperkte mogelijkheden om kosten door te belasten naar kopers door druk op de woningmarkt i.v.m. oplopende rente. Naast Rijswijk Buiten zijn er ook risico's bij de binnenstedelijke gebiedsontwikkelingen. De accountant maakte ons attent op de vraag of opbrengsten (kostenverhaal) uit anterieure overeenkomsten nog wel toereikend zijn gelet op de kostenstijgingen. De auditcommissie heeft begrepen dat het college hier actie op onderneemt en verneemt in december graag de uitkomsten. De accountant heeft een aantal onzekerheden aangegeven naar aanleiding van de controle. De auditcommissie heeft hiervan kennis genomen en vraagt in het bijzonder hiervoor aandacht.

S.v.p. bij correspondentie datum en kenmerk van deze brief vermelden en richten aan: Gemeente Rijswijk, , Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk

Het stadhuis is te bereiken met tram 17, bus 22, 23, 30, 50 en 51 pagina 1 van 3

Dan gaat het hierbij om een onzekerheid inzake indexatie opbrengsten na 2025, waarbij de gemeente een relatief positief indexgetal gebruikt van 3% ten opzichte van de benchmark van 2%. De auditcommissie heeft zich afgevraagd waarom dit getal in positieve zin afwijkt van de benchmark. Tevens vraagt de auditcommissie nadrukkelijk aandacht voor de onzekerheid met betrekking tot de geschatte kostenpost van geluid reducerende maatregelen van €1,5 mln. Hierbij, zo meldt de accountant, ontbreekt een specifieke onderbouwing ter onderbouwing van dit geraamde bedrag. Als het gaat om de aanbevelingen van de accountant inzake Rijswijk Buiten onderschrijft de auditcommissie deze en vraagt de commissie met name aandacht voor het actualiseren van de grondprijzenbrief, welke sinds 2018 niet meer is gewijzigd. Dit vraagt volgens de auditcommissie om een update. Begrotingsrechtmatigheid Uit de Jaarrekening blijkt dat er sprake is van 2 grote incidentele overschrijdingen (Rijswijk Buiten en de voorziening juridische risico’s). De accountant stelt vast dat deze passen binnen het bestaande beleid en niet eerder bekend waren. Om deze reden tellen deze niet mee voor het oordeel van de accountant. Verdere aandachtspunten van de accountant zijn het verklaren van onderbestedingen op overige programma’s en activiteiten en dat er geen overschrijdingen op investeringen zijn geconstateerd.

Dit hangt samen zo stelt de accountant met de wijze van begroten, waarin overheveling van budgetten naar volgende jaren is toegestaan en overschrijdingen dus niet onrechtmatig zijn. De auditcommissie is gemeld dat afspraken hierover terugkomen in het proces van de actualisatie van de Financiële Verordening en bijbehorende nota’s. De organisatie heeft voor de actualisatie van deze Verordening en nota’s een traject ingezet en een routekaart gestart. De auditcommissie is hiervan op de hoogte gesteld. Hierin worden voorstellen gedaan ten aanzien van de actualisatie van deze Verordening en daarbij zal de auditcommissie nadrukkelijk betrokken worden in september a.s. De nieuwe Financiële Verordening wordt eind 2023 aan de raad voorgelegd ter besluitvorming. De auditcommissie kan zich in dit proces geheel vinden. In de Auditcommissie van september a.s. zal tevens in het kader van een bredere rol van de auditcommissie (o.a. ten aanzien van interne beheersing van processen) een voorstel worden gedaan voor herziening van de huidige verordening op de auditcommissie, welke uit 2010 stamt. Daarover zal de raad eveneens later een besluit nemen. Wat betreft de overige bevindingen van de accountant onderschrijft de auditcommissie de aandachtspunten en aanbevelingen die de accountant meegeeft als het o.a.

gaat om het afsluitproces en de afgrenzing van facturen (met daarbij een rol voor de Verplichtingenadministratie) en de beheersing van het gemeentelijk vastgoed waarmee de organisatie aan de slag gaat. Tevens heeft de auditcommissie op 5 juni vanuit de organisatie via een presentatie kennisgenomen van de stand van zaken van de Verbeterprojecten. De auditcommissie is verheugd met deze stappen en ambities op het gebied van het verbeteren van sturing en beheersing op activiteiten en financiën voor bestuur en organisatie. Met de auditcommissie is afgesproken dat de commissie in december 2023 verder geïnformeerd wordt over de voortgang van de Verbeterprojecten. De auditcommissie complimenteert tot slot de organisatie voor het geleverde werk en de inzet en beveelt het college aan de aanbevelingen van de accountant op te volgen en tevens de Jaarstukken positief te beoordelen en conform het voorstel vast te stellen Deze brief en dit advies van de auditcommissie wordt betrokken bij de beraadslaging over de jaarstukken 2022 in de gezamenlijke forumvergadering op 20 juni a.s. en bij de vaststelling in de raad van 4 juli a.s.

Met vriendelijke groet,

21.056357

30-6-2023 12:51

pagina 2 van 3

Constantijn Dolmans, Voorzitter Auditcommissie

Udo Oelen, Plv. voorzitter Auditcommissie Deze brief is digitaal aangemaakt, en daarom niet ondertekend.

21.056357

30-6-2023 12:51

pagina 3 van 3