21.076 reactie op notitie fractievoorzitters eindversie.docx

Notitie Strategische Ondersteuning AD / GMT

aan

van / doorkiesnummer

Coen Sleddering Constantijn Dolmans Marieke Alberts Menno van Enk

John Weijgertse (070) 326 16 00

ter kennisname aan

corsanummer

bijlage(n)

datum

21.079075

geen

9 september 2021

betreft

Overdracht van raad naar raad Beste Coen, Constantijn, Marieke en Menno, De door jullie opgestelde notitie ‘Overdracht van Raad naar Raad’ en het gesprek daarover met de burgemeester en mij op 1 september jl. zijn besproken in de vergadering van het college en het centraal managementteam. Zoals afgesproken ontvangen jullie hierbij de reactie naar aanleiding van die besprekingen, zodat jullie die kunnen betrekken bij de behandeling van jullie notitie in de vergadering van het Presidium op 13 september as. Jullie voorstellen worden onderschreven om - een overdrachtsdocument op te stellen met een objectieve analyse door een derde partij in opdracht van de (huidige) raad, het college van B&W en de gemeentesecretaris van de problemen die een optimaal functioneren van de gemeentelijke organisatie als geheel in de weg staan, en; - een overdrachtsdocument op te stellen door de ambtelijke organisatie onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris met een feitelijke beschrijving van de hoofddossiers die in de komende raadsperiode besluitvorming vereisen. Ook de suggestie om een overdrachtsdocument op te stellen, voorbereid door de griffie en vastgesteld door het Presidium in overeenstemming met het sjabloon van de Vereniging van Raadsleden wordt met instemming begroet, maar in dat proces is geen rol weggelegd voor de ambtelijke organisatie.

Over het eerstgenoemde overdrachtsdocument het volgende. Het college heeft eerder dit jaar aan Berenschot de opdracht gegeven om een impactanalyse uit te voeren naar de (grote) maatschappelijke ontwikkelingen waarmee Rijswijk de komende 3-5 jaar te maken heeft / krijgt, inclusief een doorkijk naar de effecten voor de gemeentelijke organisatie. Over de stand van zaken van de impactanalyse zijn jullie in juli jl. geïnformeerd via raadsinformatiebrief IB 21 087. Onderdeel van dit proces zijn separate gesprekken (door de onderzoekers van Berenschot) met de raadsfracties. In de gesprekken, die per fractie worden gehouden, is de gelegenheid om jullie inbreng mee te geven: welke trends en ontwikkelingen zijn relevant, wat moet daaraan en daarmee worden gedaan, hoe zien jullie de ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie in Rijswijk? Deze impactanalyse zal raakvlakken hebben met het door jullie voorgestelde onderzoek. Daarom is de suggestie om eerst de gesprekken met Berenschot te hebben (in ieder geval met een deel van de fracties, en in ieder geval jullie fracties), en op basis daarvan met elkaar te beoordelen of en welk aanvullend onderzoek nog nodig is. Zoals bijvoorbeeld een aanvulling op de lopende Berenschot opdracht, of een separate opdracht aan Berenschot of andere partij.

Waarbij het college uitgaat van gezamenlijk opdrachtgeverschap, passend bij de door jullie geformuleerde insteek tijdens het gesprek op 1 september dat het gaat om het ‘objectief laten bezien van het geheel’. Met andere woorden: alle betrokken partijen geven aan waar het goed gaat of waar het aan ontbreekt. 25-11-2021 11:32

pagina 1 van 2

Notitie (vervolg)

Met niet de focus op de ambtelijke organisatie, maar om het samenspel tussen raad, college en ambtelijke organisatie. Rijswijk is een groeiende gemeente met een grote opdracht in de regio, met bijkomende werkdruk. Dat vraagt niet alleen om te investeren in de organisatie, maar zeker ook te investeren in de wijze van samenwerking tussen de raad, het college en de ambtelijke organisatie. De gesprekken met de verschillende raadsfracties worden door Berenschot en de Griffie inmiddels ingepland. Als die op redelijk korte termijn kunnen worden ingepland is er voldoende tijd om het aanvullende onderzoek uit te laten voeren en een overdrachtsdocument aan te leveren kort voor de gemeenteraadsverkiezingen, met een overall rapportage in april 2022. Over het overdrachtsdocument over de hoofddossiers het volgende. In aanloop naar de nieuwe raads- en collegeperiode zullen (ambtelijk) de nodige voorbereidingen getroffen worden in het kader van de introductie, overdracht en inwerkperiode. In de tijd voorafgaand aan de verkiezingen start de organisatie met het opstellen van overdrachtsdossiers voor de grotere c.q. strategische dossiers. Verder zal geïnventariseerd worden welke grote ontwikkelingen voorzien worden voor de komende bestuursperiode opdat deze meegewogen kunnen worden in de formatiegesprekken.

Hiertoe zal, onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van de burgemeester, een brief vanuit de gemeentesecretaris gezonden worden aan de lijsttrekkers van de in de raad gekozen partijen zodra de uitslag van de verkiezingen in concept bekend zijn geworden. Naast de grote toekomstige ontwikkelingen zal ook weer het aanbod gedaan worden voor het leveren van ambtelijke ondersteuning tijdens het formatieproces. Naast het inwerkprogramma zoals dat door de Griffie georganiseerd zal worden voor (nieuwe) raadsleden, zal de raad ook voorzien worden van feitelijke informatie over de achtergrond, voortgang en toekomstige ontwikkelingen van grote(re) dossiers. Het bepalen van welke dossiers dit betreft zal actief aangeboden worden vanuit de organisatie, en op verzoek van de raad (via de Griffie) op basis van de behoefte die de raad heeft. De vorm kan variëren: schriftelijke informatie, informatieve presentaties en expertmeetings met behandelende ambtenaren. De behoefte aan de hoeveelheid informatie, de wijze waarop die verstrekt wordt, het moment waarop die beschikbaar gesteld wordt en de inpassing in het totale inwerkprogramma zal onderwerp van nader overleg zijn tussen de nieuwe fractie(voorzitter)s, de Griffie en de gemeentesecretaris.

Het aantal nieuwe partijen en/of raadsleden, hun (professionele) achtergrond, de mate van kennisoverdracht binnen fracties en actuele ontwikkelingen zullen van invloed zijn op de behoefte aan de mate van overdracht. Een overdracht als deze heeft een meerwaarde voor het functioneren van de nieuwe raad. Indien daartoe de wens bestaat kan vanuit de ambtelijke organisatie ook inhoudelijke ondersteuning geboden worden bij het opstellen van een eventueel raadsprogramma. De coördinatie ten aanzien van het inwerken van de nieuwe raad(sleden) ligt bij de Griffie. Ik ga er van uit dat ik jullie voor nu voldoende heb geïnformeerd. Mochten er nog vragen of opmerkingen zijn ben ik natuurlijk altijd beschikbaar. Met vriendelijke groet, b.a.

Mark Kraakman Plv. Gemeentesecretaris / Algemeen directeur

21.079075

25-11-2021 11:32

pagina 2 van 2