21 076 raadsvoorstel overdracht van raad naar raad
Tekst van het document
Raadsvoorstel Datum besluit B&W Raadsverg. d.d. Agendapunt nr. Portefeuillehouder(s) Redacteur Doorkiesnummer
21 december 2021 21 december 2021 (nummer) Dhr. G.A.A. Verkerk J.C. Hoefnagel / J. Massaar (070) 326 18 03
Domein / Team Corsanummer
21.097315
Aan de Raad, 1.
Onderwerp Overdracht van raad naar nieuwe raad
2.
Voorstel 1. De raad, het college van b&w en de gemeentesecretaris / algemeen directeur geven gezamenlijk opdracht aan een derde partij voor een objectieve analyse van de door de raad ervaren en gesignaleerde problemen die een optimaal functioneren van de gemeentelijke organisatie als geheel (de raad, het college, de burgemeester, gemeentesecretaris, griffie en ambtelijke organisatie) in de weg staan op basis van bijgevoegde concept opdrachtformulering; 2. De ambtelijke organisatie stelt voor de raad een overdrachtsdocument op met een feitelijke beschrijving van de hoofddossiers die in de komende raadsperiode 2022 – 2026 besluitvorming vereisen; 3. De griffie stelt in overeenstemming met het sjabloon van de Vereniging van raadsleden een overdrachtsdocument op om de overdracht van de huidige raad naar de toekomstige raad optimaal te laten verlopen.
3.
Inleiding In de aanloop naar de komende gemeenteraadsverkiezingen van 16 maart 2022 hebben de raadsleden en fractievoorzitters de heren Sleddering (VVD), Van Enk (CDA), Dolmans (D66) en mevr. Alberts (Groen Links) in augustus jl. een brief opgesteld vooruitlopend op een goede en soepele overdracht naar een nieuwe raad (zie bijlage 1). Deze brief is in het Presidium van 13 september 2021 met de andere fractievoorzitters besproken en vastgesteld. In de brief wordt gesteld dat de raad in de afgelopen periode een aantal problemen heeft ervaren en graag wil laten onderzoeken of er een kwaliteitsslag gemaakt kan worden in het functioneren van de gemeentelijke organisatie als geheel. Met de gemeentelijke organisatie als geheel wordt bedoeld de raad, het college, de burgemeester, gemeentesecretaris, griffie / griffier en ambtelijke organisatie. Er is behoefte aan een objectieve analyse van een derde partij over de problemen waarmee de gemeentelijke organisatie als geheel wat betreft functioneren en onderling samenspel te maken heeft. In de (als bijlage toegevoegde) brief is vanuit het perspectief van de raad een aantal problemen opgesomd waar de raad in de afgelopen periode tegenaan is gelopen. In hun brief stellen de fractievoorzitters dat deze problemen zich al langere tijd in meer of mindere mate voordoen bij meerdere colleges in wisselende samenstelling.
Om die reden pleiten de fractievoorzitters om de raad, het college en de gemeentesecretaris gezamenlijk een opdracht te laten geven aan een derde partij voor een objectieve analyse van de problemen die een optimaal functioneren van de gemeentelijke organisatie als geheel in de weg staan.
Corsanr. 21.097315
Pagina 1 van 4
Raadsvoorstel (concept) (vervolg)
Tevens is in de brief het verzoek gedaan aan de ambtelijke organisatie om een overdrachtsdocument op te stellen voor de nieuwe raad waarbij de hoofddossiers (strategische dossiers) die spelen en in de komende raadsperiode besluitvorming vereisen feitelijk worden beschreven. Aan de Griffie wordt gevraagd in overeenstemming met het sjabloon van de Vereniging van raadsleden een overdrachtsdocument op te stellen om de overdracht van de huidige raad naar de toekomstige raad optimaal te laten verlopen. Samenvattend is het verzoek vanuit het Presidium om aan de nieuwe raad direct na de raadsverkiezingen van 16 maart 2021 drie (overdrachts)documenten ter beschikking te stellen die moeten bijdragen aan een goede overdracht van de huidige naar de toekomstige raad: 1.
2. 3.
Een objectieve analyse door een derde partij in opdracht van de (huidige) raad, het college van B&W en de gemeentesecretaris van de problemen die een optimaal functioneren van de gemeentelijke organisatie als geheel in de weg staan; Een overdrachtsdocument van de ambtelijke organisatie onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris met een feitelijke beschrijving van de hoofddossiers die in de komende raadsperiode besluitvorming vereisen; Een overdrachtsdocument voorbereid door de griffie en vastgesteld door het (huidige?) Presidium in overeenstemming met het sjabloon van de Vereniging van Raadsleden om de overdracht van de huidige raad naar de toekomstige raad optimaal te laten verlopen.
Na het uitbrengen van de brief van de raadsleden heeft op 1 september jl. een afvaardiging van het presidium (de raadsleden, mevrouw Alberts en de heer Van Enk) de inhoud van deze brief met de burgemeester en (loco)-gemeentesecretaris besproken. Ook is de brief behandeld door het college en het gemeentelijk management team. De (loco) gemeentesecretaris / algemeen directeur heeft vervolgens op 9 september jl. schriftelijk gereageerd op de brief van de fractievoorzitters. Deze reactie (zie bijlage 2) is vervolgens in het Presidium van 13 september jl. besproken met alle fractievoorzitters. Strekking van de reactie van de (loco) gemeentesecretaris / algemeen directeur is dat de vraag naar de drie gevraagde (overdrachts)documenten wordt onderschreven. Berenschot heeft een analyse gemaakt van de impact van (grote) maatschappelijke ontwikkelingen in de komende 3 tot 5 jaar op de gemeente en de gemeentelijke organisatie. Bijna alle raadsfracties zijn in dit proces geïnterviewd, en de opbrengst daarvan is net als de andere input die Berenschot in het proces heeft opgehaald verwerkt in de eindrapportage. Berenschot levert de eindrapportage op in november 2021. Deze eindrapportage kan dus ook als input worden gebruikt voor de vervolgopdracht zoals die in dit raadsvoorstel wordt voorzien. 4.
Beoogd effect Het beoogde effect van dit raadsvoorstel is tweeledig. Het verbeteren van het functioneren van de gemeentelijke organisatie als geheel, en faciliteren van een goede start van de nieuwe raad door een goede overdracht van de huidige naar de nieuwe raad.
5.
Argumenten Belangrijk argument voor het schrijven van dit raadsvoorstel is de gezamenlijke wens om het functioneren van de gemeentelijke organisatie als geheel te verbeteren. Een goede start van de toekomstige raad draagt hier aan bij, vandaar dat wordt ingezet op een goede overdracht van de huidige naar de toekomstige raad.
Corsanr. 21.097315
Pagina 2 van 4
Raadsvoorstel (concept) (vervolg)
6.
Kanttekeningen Het is van belang om vooraf goede afspraken te maken over de invulling en afbakening van het gezamenlijk opdrachtgeverschap; goed opdrachtgeverschap is randvoorwaardelijk voor een goede uitvoering van de opdracht. In het offertetraject zullen we meer partijen benaderen. Dat biedt een keuze als het gaat om de meest geschikte externe partij. Tevens wordt als de kosten van het onderzoek boven het grensbedrag van €50.000 uitkomen voldaan aan het gemeentelijk aanbestedingsbeleid.
7.
Financiën De dekking van de kosten van dit voorstel zal worden meegenomen in de 1e halfjaarrapportage over het jaar 2022.
8.
Vervolg De (overdrachts)documenten worden betrokken bij de overdracht van de huidige naar de toekomstige raad; de uitkomsten van de externe analyse van het functioneren van de gemeentelijke organisatie als geheel kunnen worden gebruikt voor het opstellen van een verbeterplan (als daar reden voor is).
9.
Communicatie ntb
10.
Bijlagen 3
Burgemeester en wethouders, de secretaris,
de burgemeester (wnd),
P.M. Schuit
mr.drs. G.A.A. Verkerk
Corsanr. 21.097315
Pagina 3 van 4
Raadsbesluit (concept)
De gemeenteraad van Rijswijk, Bijeen in openbare vergadering op 21 december 2021 Gelezen het voorstel van raad en college van Burgemeester en Wethouders d.d. 13 december 2021, nr.
BESLUIT:b 1. De raad, het college van b&w en de gemeentesecretaris / algemeen directeur geven gezamenlijk opdracht aan een derde partij voor een objectieve analyse van de door de raad ervaren en gesignaleerde problemen die een optimaal functioneren van de gemeentelijke organisatie als geheel (de raad, het college, de burgemeester, gemeentesecretaris, griffie en ambtelijke organisatie) in de weg staan op basis van bijgevoegde concept opdrachtformulering; 2. De ambtelijke organisatie stelt voor de raad een overdrachtsdocument op met een feitelijke beschrijving van de hoofddossiers die in de komende raadsperiode 2022 – 2026 besluitvorming vereisen; 3. De griffie stelt in overeenstemming met het sjabloon van de Vereniging van raadsleden een overdrachtsdocument op om de overdracht van de huidige raad naar de toekomstige raad optimaal te laten verlopen. Aldus besloten door de Raad van de gemeente Rijswijk, in zijn openbare vergadering van 21 december 2021
De gemeenteraad, de griffier,
de voorzitter,
J.A. Massaar, bpa
mr.drs. G.A.A. Verkerk
Corsanr. 21.097315
Pagina 4 van 4