21.076 Overdracht van Raad naar Raad notitie fractievoorzitters.pdf

Op 16 maart 2022 zijn er gemeenteraadsverkiezingen. Voor de gemeenteraad, ook die na maart 2022, is het een uitdaging om niet alleen formeel het hoogste bestuursorgaan te zijn, maar ook in de praktijk van alledag het meest invloedrijke orgaan in de lokale democratie te zijn (tekst gepikt van VNG ). In de huidige raad (c.q. bij de leden van het Presidium) leeft de wens voor een goede overdracht naar de nieuwe raad. Daarvoor heeft de Vereniging van Raadsleden o.a. een sjabloon document opgesteld dat we kunnen gebruiken https://www.raadsleden.nl/actueel/nieuws/zorg-voor-een-sterke-startvan-de-nieuwe-raad-met-het-overdrachtsdocument De overdracht beperkt zich wat ons betreft niet alleen tot het functioneren van de raad zelf (en de griffie als ondersteunend orgaan van de raad). De huidige raad wil ook de nieuwe burgemeester, het nieuwe college en de gemeentelijke organisatie als geheel in de gelegenheid stellen een goede, frisse, nieuwe start te maken. De raad heeft de afgelopen periode een aantal problemen ervaren, en wil graag laten onderzoeken of er een kwaliteitsslag gemaakt kan worden in het functioneren van de gemeentelijke organisatie als geheel.

Om dat debat en de besluitvorming effectief te laten plaatsvinden na de raadsverkiezingen is er bij ons behoefte aan een objectieve analyse over de problemen waarmee de gemeentelijke organisatie als geheel – de raad, het college, de burgemeester, gemeentesecretaris, griffie en ambtelijke organisatie – wat betreft functioneren en onderling samenspel te maken heeft. De problemen die raadsleden ervaren zijn onder andere: • Lange lijst aan (oude) toezeggingen van het college aan de raad die nog niet zijn opgevolgd (sommige zelfs uit vorige raadsperiode 2014-2018); • Termijnen van de college productielijst die niet worden gehaald, c.q. raadsvoorstellen die later worden voorgelegd dan voorzien in de productielijst waardoor de raad zelf niet goed in positie is; • Kwaliteit van raadsvoorstellen (niet politiek maar vanuit feiten en onderbouwing, bijv. bij een aantal kadernota’s in het sociaal domein)); • Gewenst beleid door de raad vastgesteld dat (te) laat (of tot nu toe nog niet) is geïmplementeerd (bijvoorbeeld groot project organisatieontwikkeling); • De positie van de gemeente Rijswijk in de regio (o.a.

informatievoorziening, betrokkenheid bij ontwikkelingen in randgemeenten en/of de regio en de mogelijkheden om die nog te beïnvloeden zoals bijvoorbeeld bij de Binckhorst ontwikkelingen); • (Te) lange termijnen bij beantwoording van schriftelijke vragen waardoor het doel van die vragen wordt gemist (diverse voorbeelden); • De afhankelijkheid van externe inhuur voor het functioneren van de ambtelijke organisatie, en in samenhang daarmee de uitdaging voor een middelgrote gemeente als Rijswijk om kwalitatief goede ambtenaren blijvend aan zich te verbinden; De genoemde lijst hierboven is niet limitatief. College, burgemeester en de ambtelijke organisatie (gemeentesecretaris), de griffie en andere raadsleden ervaren mogelijk nog andere problemen die een optimaal functioneren van de gemeentelijke organisatie in de weg staan. We erkennen ook dat deze problemen uiteindelijk onder de politieke verantwoordelijkheid van het college vallen. Aangezien deze problemen zich echter al langere tijd in meer of mindere mate voordoen bij meerdere colleges van wisselende samenstelling, pleiten we ervoor dat de raad samen met het college en de gemeentesecretaris als eigenaren de opdracht geven aan een derde voor een objectieve analyse van de problemen die een optimaal functioneren van de gemeentelijke organisatie als geheel in de weg staan.

Het is een taai probleem dat al jaren speelt; complex. Er zijn dus ook geen eenvoudige oplossingen. De oplossingen voor genoemde problemen kunnen onderdeel zijn van politiek debat en besluitvorming. Maar om dat debat goed te voeren hebben we wel behoefte aan een goede, objectieve analyse wat een goed functioneren van de gemeente in de weg zou kunnen staan, en wat de oorzaken daarvoor zijn. Daarom willen we in het najaar als raad samen met het college (en de burgemeester als zelfstandig orgaan) en de gemeentesecretaris een opdracht geven aan een derde partij om deze analyse uit te voeren. We willen ook dat de ambtelijke organisatie een overdrachtsdocument opstelt voor de nieuwe raad waarbij de hoofddossiers die spelen en in de komende raadsperiode besluitvorming vereisen feitelijk worden beschreven.

Aan de nieuwe raad, via het Presidium, worden dan direct na de raadsverkiezingen van 16 maart drie overdrachtsdocumenten ter hand gesteld: • Een objectieve analyse door een derde partij in opdracht van de (huidige) raad, het college van B&W en de gemeentesecretaris van de problemen die een optimaal functioneren van de gemeentelijke organisatie als geheel in de weg staan; • Een overdrachtsdocument door de ambtelijke organisatie onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris met een feitelijke beschrijving de hoofddossiers die in de komende raadsperiode besluitvorming vereisen; • Een overdrachtsdocument voorbereid door de griffie en vastgesteld door het Presidium in overeenstemming met het sjabloon van de Vereniging van Raadsleden om de overdracht van de huidige raad naar de toekomstige raad optimaal te laten verlopen.

Vervolgstappen nu: • Gesprek met afvaardiging Presidium (Marieke en Menno) met burgemeester en gemeentesecretaris; • Voorstel aan geheel Presidium over bovenstaande; • Fracties informeren door fractievoorzitters om raadsbreed steun te zoeken voor het voorstel; • Griffie vragen om een kort, positief geformuleerd raadsvoorstel te maken waarin bovenstaande wordt samengevat; • Parallel daaraan een shortlist maken van mogelijke opdrachtnemers in samenspraak met gemeentesecretaris, burgemeester en griffie; • Opdrachten uitzetten aan derde partij, ambtelijke organisatie en griffie; • Tussentijdse rapportage aan Presidium over voortgang; • Verslaglegging aan eerste Presidiumvergadering volgend op de raadsverkiezingen in maart 2022. Tenslotte denken we dat dit voorstel een goed positief signaal geeft aan potentiële burgemeesterskandidaten (en de CvdK) dat de Rijswijkse politiek in staat is om de handen in een te slaan om problemen aan te pakken. En ja, de oplossingen en de invoering daarvan zijn politieke keuzes die aan de nieuwe raad zijn om te maken. Coen, Menno, Marieke en Constantijn Augustus 2021