21.076 opdracht raad/college

PROJECTOPDRACHT

Algemene projectgegevens Projecttitel:

Overdracht van raad naar raad

Opdrachtgever:

raad, college en gemeentesecretaris / algemeen directeur

Beoogd/Voorlopige Projectleider:

Externe projectleider (van bureau dat de opdracht gaat uitvoeren)

Datum, corsanummer en versie:

9 november 2021

21.095042

Versie 2.0

Aanleiding / probleem

In de aanloop naar de komende gemeenteraadsverkiezingen van 16 maart 2022 heeft een viertal raadsleden en fractievoorzitters een brief opgesteld vooruitlopend op een goede en soepele overdracht naar een nieuwe raad. In de brief wordt gesteld dat de raad in de afgelopen periode een aantal problemen heeft ervaren en graag wil laten onderzoeken of er een kwaliteitsslag gemaakt kan worden in het functioneren van de gemeentelijke organisatie als geheel. Met de gemeentelijke organisatie als geheel wordt bedoeld de raad, het college, de burgemeester, gemeentesecretaris, griffie en ambtelijke organisatie. Er is behoefte aan een objectieve analyse van een derde partij over de problemen waarmee de gemeentelijke organisatie als geheel wat betreft functioneren en onderling samenspel te maken heeft. Deze problematiek doet zich volgens de briefschrijvers al langere tijd in meer of mindere mate voor bij meerdere colleges in wisselende samenstelling. Om die reden pleiten de fractievoorzitters om de raad, het college en de gemeentesecretaris gezamenlijk een opdracht te laten geven aan een derde partij voor een objectieve analyse van de problemen die een optimaal functioneren van de gemeentelijke organisatie als geheel in de weg staan.

De brief is ook besproken in het college en het gemeentelijk management team, evenals in een overleg tussen enkele van de briefschrijvers en de burgemeester en de gemeentesecretaris / algemeen directeur. Daarbij is aangegeven dat de wens om een externe analyse wordt onderschreven. Met die reactie is het Presidium (overlegorgaan van de fractievoorzitters van de partijen uit de raad) akkoord gegaan met het voorstel om aan de nieuwe raad direct na de raadsverkiezingen van 16 maart 2021 een (overdrachts)documenten ter beschikking te stellen die moeten bijdragen aan een goede overdracht van de huidige naar de toekomstige raad met daarin een objectieve analyse door een derde partij in opdracht van de (huidige) raad, het college van B&W en de gemeentesecretaris van de problemen die een optimaal functioneren van de gemeentelijke organisatie als geheel in de weg staan. De raad (op 21 december 2021) en het college (ook op 21 december 2021) zijn akkoord gegaan met het uitvoeren van de analyse. Doel 1. Het verbeteren van het functioneren van de gemeentelijke organisatie als geheel. 2. Een goede overdracht van de huidige raad naar de toekomstige raad.

12-12-2021 22:14:00

pag. 1

PROJECTOPDRACHT (vervolg)

Resultaat / Oplossingsvarianten Het uiteindelijke resultaat moet zijn een verbeterd functioneren van de gemeentelijke organisatie als geheel. Op basis van vertrouwen en heldere spelregels waar de diverse onderdelen aan kunnen worden gehouden en op aanspreekbaar zijn. De aanstaande gemeenteraadsverkiezingen en daarmee de verkiezing van een nieuwe raad en de vorming van een nieuw college biedt hiervoor een goed (bijna natuurlijk) moment. Een van de voorwaarden daarvoor is het ‘oplossen’ van de onderwerpen die nu als knelpunt worden ervaren. Vanuit de raad zijn (niet limitatief) de volgende zaken aangedragen: - Lange lijst aan (oude) toezeggingen van het college aan de raad die nog niet zijn opgevolgd; - Termijnen van de collegeproductielijst die niet worden gehaald, c.q. raadsvoorstellen die later worden voorgelegd dan voorzien; - Kwaliteit van raadsvoorstellen (niet politiek maar vanuit feiten en onderbouwing) - Gewenst beleid door de raad vastgesteld dat (te) laat (of tot nu toe nog niet) is geïmplementeerd; - De positie van de gemeente Rijswijk in de regio (o.a.

informatievoorziening, betrokkenheid bij ontwikkelingen in randgemeenten en/of de regio en de daarbij behorende beïnvloedingsmogelijkheden); - (Te) lange termijnen bij beantwoording van schriftelijke vragen; - De afhankelijkheid van externe inhuur voor het functioneren van de ambtelijke organisatie, en in samenhang daarmee de uitdaging voor een middelgrote gemeente als Rijswijk om kwalitatief goede ambtenaren blijvend aan zich te verbinden. Vanuit de ambtelijke organisatie worden in eerste instantie twee verbeterpunten benoemd. Op dit moment leggen de instabiliteit en onvoorspelbaarheid van het bestuur (raad, college) een druk op de organisatie die tijd en energie vraagt die niet aan het inhoudelijke werk voor de gemeente zelf kunnen worden besteed. Datzelfde geldt voor de tijd die de ambtelijke organisatie moet besteden aan de informatiestroom van en naar de raad. Zie onderstaande tabel: Jaartal

2018

2019

2020

t/m 30 -6-2021

Informatiebrieven

114

146

181

76

Presentatieavonden

7

15

11

16

Schriftelijke vragen

88

53

67

47

Gebruik vragenuurtje

22

78

94

68

Ambtelijke bijstand

44

58

57

37

Uit de externe audit zullen (wellicht) meer onderwerpen naar voren komen die kunnen of moeten worden verbeterd en daarmee bijdragen aan het gewenste resultaat. Afbakening De opdracht beperkt zich tot de gemeentelijke organisatie als geheel, en niet om de samenwerking met partijen / partners buiten wat is omschreven als gemeentelijke organisatie als geheel. De afgelopen periode zijn er onderzoeken uitgevoerd die raken aan de opdracht zoals nu is omschreven. Dat zijn met name de Maatschappelijke Impactanalyse die is uitgevoerd door Berenschot en is opgeleverd in november 2021, en de Quick Scan Lokale Democratie (afgerond in juni 2021) en de daaruit voortvloeiende Verbeteragenda, die door Democratie in Actie is gefaciliteerd en samen met de Griffie is uitgevoerd. De resultaten van deze onderzoeken zijn beschikbaar en kunnen worden meegenomen in deze opdracht, en hoeven niet opnieuw te worden gedaan.

Corsanr. 21.095042

12-12-2021 22:14:00

pag. 2

PROJECTOPDRACHT (vervolg)

Randvoorwaarden Financiën: Kosten kunnen worden gedekt uit centraal beschikbare budgetten voor onderzoeksdoeleinden. Budgettaire gevolgen worden meegenomen in de 1e halfjaarrapportage 2022.

Corsanr. 21.095042

12-12-2021 22:14:00

pag. 3