21-033 Toelichting op het PvE fase 2.pdf

Toelichting op het Programma van Eisen fase 2 21.081082 In het Programma van Eisen (PvE) zijn bouwkundige en installatietechnische (o.a. comfort en klimaat) eisen opgenomen ter realisatie van fase 2. Naast eisen voor algemene ruimten en voorzieningen zijn voor drie essentiële functionaliteiten de wensen en eisen uitgeschreven: - Realisatie Publieksbalie - Realisatie multifunctionele raadzaal - Inrichting kantoorruimte met werkplekken en -voorzieningen op basis van “Het Nieuwe Werken” Het PvE is opgesteld in samenspraak met uw raad, de griffie, een vertegenwoordiging van de gemeentelijke organisatie, de Bibliotheek en Trias. Het volledige PvE ligt als onderdeel van de gunningsleidraad vertrouwelijk voor u ter inzage bij de griffie. Publieksbalie De positie van deze Publieksbalie is bij de planvorming voor fase 1 al schematisch vastgelegd en wel op de begane grond in het atrium van het Huis van de Stad. In overleg met de verantwoordelijken en medewerkers van front- en back-office is in dit PvE omschreven waar de nieuwe Publieksbalie aan moet voldoen. In dit PvE zijn naast praktische, ARBO-technische en veiligheidsaspecten ook comfort eisen (thermisch, licht, geluid enz.) opgenomen. Op basis hiervan wordt aan de ontwerpende partijen gevraagd een voorstel te leveren ter realisatie van minimaal 6 balies.

Dit concept zal in nauw overleg met de betrokken medewerkers van de Publieksbalie uitgewerkt worden tot een definitief ontwerp en zal vervolgens ook gerealiseerd worden zodat in de tweede helft van 2022 deze balies in gebruik genomen kunnen worden. Multifunctionele raadzaal Deze ruimte zal gerealiseerd worden op de eerste etage van het Huis van de Stad. De zaal is in fase 1 casco opgeleverd en zal dus in zijn geheel nieuw opgebouwd en ingericht worden. Primair is deze zaal een raadszaal van de gemeente Rijswijk. Daarnaast is reeds bij de planvorming van fase 1 uitgesproken ook de maatschappelijk partners gebruik te kunnen laten maken van deze zaal. De Bibliotheek en Trias hebben aangeven dat ook graag te willen en hebben daar afzonderlijk een eigen PvE met wensen en eisen voor aangeleverd. De Bibliotheek wil deze zaal o.a. gaan gebruiken voor filmvoorstellingen. Trias wil de zaal vooral gebruiken voor muziek- en dansvoorstellingen. Prioritering en programmering dient onderling vooraf goed afgestemd en ingeregeld te worden om het medegebruik goed te kunnen regelen. Op het moment is een aantal werkgroepen actief, een daarvan ziet op de inhoudelijke programmering door de partners. Input van uw raad Op 15 februari 2021 is er een Klankbord bijeenkomst gehouden met een afvaardiging van alle partijen uit de raad.

Vanuit het Projectmanagement alsook door de architect van fase 1 (INBO), die wij tevens opdracht hadden gegeven de kaders te beschrijven voor aansluiting op fase 2, is een toelichting gegeven op de mogelijkheden voor deze zaal in het gebruik als raadszaal, maar ook in combinatie met het gewenste gebruik van de maatschappelijk partners. Alle fracties hebben in deze bijeenkomst na de presentatie van de architect een zienswijze gegeven waar volgens de desbetreffende fractie de zaal qua uitstraling, inrichting, technische voorzieningen en functionaliteit (ook qua ondersteuning) aan moet voldoen. Naast veel gemene delers kwamen er ook verschillende inzichten met name op uitstraling en inrichting naar voren. Al deze zaken zijn zoveel als mogelijk meegenomen in het PvE en ook hier zal de ontwerpende partij een voorstel neerleggen waar in gezamenlijkheid met de raad tot een definitief ontwerp gekomen zal worden. Een voorstel voor het nader betrekken van de raad zal tijdens het ontwerptraject aan uw college worden voorgelegd. De losse inrichting (vergaderstoelen e.d.) zijn omschreven in het PvE maar maken geen deel uit van de D&B-aanbesteding. Dit om de wensen en keuzemogelijkheden voor uw raadsleden in een participatietraject zo breed mogelijk te kunnen benutten.

1

Input Griffie De griffie heeft een functioneel en technisch PvE aangeleverd waarin de hoofdfunctionaliteit van deze zaal als raadszaal is beschreven. Deze wensen en eisen zijn opgenomen in het PvE voor de toekomstige multifunctionele zaal. De griffie zal betrokken worden in het uitwerken van een concept ontwerp naar een definitief ontwerp. Input Bibliotheek De Bibliotheek wil de zaal met name gebruiken voor filmvoorstellingen. Met name op inrichting en installatietechnisch gebied vraagt dit aanpassingen en investeringen die vooralsnog geen belemmeringen opwerpen. De Bibliotheek zal betrokken worden in het uitwerken van een concept ontwerp naar een definitief ontwerp. Input Trias Trias wil naast de in het Huis van de Stad in fase 1 gerealiseerde ‘Studio’ deze zaal regelmatig gaan gebruiken voor grotere voorstellingen. In het PvE is op het gebied van licht en geluid ingespeeld om Trias deze zaal voor dit doel te kunnen laten gebruiken. Voor de minder frequent voorkomende voorstellingen waar op het gebied van licht en geluid een hoger niveau aan voorzieningen noodzakelijk is, zal Trias een beroep doen op de faciliteiten van de naastgelegen Schouwburg. Dit is besproken met Trias en de directeur van de Schouwburg. Trias zal betrokken worden in het uitwerken van een concept ontwerp naar een definitief ontwerp.

Inrichting kantoorruimte met werkplekken en -voorzieningen op basis van ‘Het Nieuwe Werken’ Met als basis o.a. de opgestelde Huisvestingsvisie en de ervaringen van ATAP op Hoogvoorde is met de medewerkers een participatietraject opgestart. Hiertoe is er een ‘focusgroep’ ingericht waarin een afvaardiging van de medewerkers alsook de OR is vertegenwoordigd. In gehouden workshops en met de resultaten van een gehouden enquête (verzonden aan alle medewerkers) is uitgevraagd hoe zij straks in het Huis van de Stad hun werkzaamheden zouden willen uitvoeren. De uitkomsten hiervan, zoveel als mogelijk werken aan een basiswerkplek met voldoende beloverlegruimte in de nabijheid en goede voorzieningen en faciliteiten ter ondersteuning van de uitvoering van de werkzaamheden, zijn opgenomen in het PvE. Naast algemene werkplekken worden ook de wensen vertaald die de organisatie heeft om het Nieuwe Werken mogelijk te maken op aanlandplekken, in coupés, stilteruimten en een variatie aan vergadermogelijkheden. Ook zijn eisen opgenomen voor functioneel positie gebonden werkplekken als van het KCC, Documentaire Informatievoorziening, het college en secretariaat van B&W en de griffie. De leden van de focusgroep, de OR en hierboven genoemde specifieke functionarissen worden in het uitwerken van een concept ontwerp naar een definitief ontwerp betrokken.

De losse inrichting (werkplekken, bureau- en vergaderstoelen enz.) zijn omschreven in het PvE maar maken geen deel uit van de D&B-aanbesteding. Dit om de wensen en keuzemogelijkheden voor medewerkers zo breed mogelijk te kunnen benutten bij een afzonderlijke aanbesteding. De toekomstige gebruikers worden door middel van proefopstellingen betrokken bij deze aanbesteding en hebben zo ruimschoots invloed op de nog aan te schaffen werkplekvoorzieningen.

2