21-022 Raadsvoorstel verlenging GRB.docx

Raadsvoorstel Datum besluit B&W Forumverg. d.d. Agendapunt nr. Portefeuillehouder(s)

11-5-2021 8-6-2021 x B.D. Lugthart - Mobiliteit, Dienstverlening, Gezondheid, Sport en Organisatie

Redacteur Doorkiesnummer Domein / Team Corsanummer

S. Wentzel (070) 326 17 04 Informatie 21.034262

Aan de Raad, 1.

Onderwerp Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoering Delft-Rijswijk

2.

Voorstel Op basis van het resultaat van de evaluatie het college van burgemeester en wethouders toestemming te verlenen voor het continueren van de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoering Delft-Rijswijk tot (in ieder geval) 1 juli 2024.

3.

Inleiding De colleges van Delft en Rijswijk hebben eind 2014 een gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie opgericht voor de standaard uitvoerende IT-diensten en hebben de eerste investeringen in een gezamenlijke IT-omgeving gedaan. De GRB voert taken uit die betrekking hebben op diensten op het gebied van IT-infrastructuur en het beheer daarvan. Na een eerdere evaluatie en continuering tot 1 juli 2021 in 2017 is aan de gemeenteraden van Delft en Rijswijk toegezegd de GRB in 2020 opnieuw te evalueren, opdat de colleges kunnen besluiten of de regeling aanpassing behoeft. Het organisatieadviesbureau Twijnstra Gudde heeft in het najaar 2020 onderzocht of de gestelde doelen gerealiseerd zijn. Het resultaat van de evaluatie van de samenwerking is positief. Uit het onderzoek blijkt dat er nog steeds draagvlak is om de samenwerking voort te zetten. Dit draagvlak is er enerzijds omdat men ziet dat er vooruitgang is geboekt sinds de komst van de GRB, bijvoorbeeld wanneer het gaat om het verminderen van kwetsbaarheid en het verhogen van kwaliteit. Anderzijds is er het besef dat aan alternatieven voor de GRB, zoals het eigenstandig uitvoeren van ICT of uitbesteding aan een marktpartij ook nadelen kleven.

Daarbij wordt wel gepleit om bij voortzetting van de samenwerking een verdere professionaliseringsslag door te voeren, zoals concretisering van de huidige DVO, een betere capaciteitsplanning en een meer onderlinge afstemming wanneer mogelijkheden zich voor doen om samen op te trekken. Deze professionaliseringslag en verdere ontwikkeling van de GRB wordt uitgewerkt in een bedrijfsplan GRB 2022-2024, onder begeleiding van een externe deskundige partij.

4.

Beoogd effect Het beoogd effect van dit raadsvoorstel is de voortzetting van de samenwerking met Delft voor IT-dienstverlening tot (in ieder geval) 1 juli 2024. De uitkomst van de evaluatie biedt voldoende aanknopingspunten om de samenwerking voort te zetten.

5.

Argumenten Het resultaat van de evaluatie over de samenwerking is positief. De belangrijkste doelen zijn behaald en de randvoorwaarden, die ten grondslag liggen aan de GRB, worden in beide organisaties (nog steeds) gedragen en onderschreven. De samenwerkingsrelatie, zowel bestuurlijk als ambtelijk, is goed. Door gebruik te maken van de Delftse infrastructuur is de Rijswijkse IT-omgeving gemoderniseerd, de informatiebeveiliging verbeterd, het IT-beheer gestandaardiseerd en de dienstverlening geprofessionaliseerd.

Corsanr. 21.034262

Pagina 1 van 3

Raadsvoorstel (vervolg)

Voor Rijswijk zijn op een aantal onderdelen flinke stappen gezet in het verhogen van de kwaliteit. De continuïteit/stabiliteit van de IT systemen is verbeterd, het aantal klachten en vooral issues is afgenomen en het beheer van de IT-infrastructuur is beter gestructureerd. De dienstverlening is stabiel. Wederom is de waardering van de Rijswijkse medewerkers het laatste jaar verder gestegen naar een 7,3 (In 2019 was dit 7,1). 6.

Kanttekeningen Ondanks de positieve evaluatie dient er verder geïnvesteerd te worden in het verdiepen van de samenwerking om nog meer voordeel te behalen uit het samenwerkingsverband. De concrete invulling van deze verdieping dient te worden weergegeven in nog op te stellen bedrijfsplan waarbij een gezamenlijke strategie dient te worden geformuleerd met de focus op standaardisatie, afstemmen van informatieplannen en toekomstige ontwikkelingen, zoals cloud technologie. Verdere afstemming en standaardisatie kan resulteren in hogere kwaliteit en kostenbesparingen door schaalvoordelen. Wanneer er niet gekozen wordt voor voortzetting van de Gemeenschappelijke Regeling zijn er twee alternatieven; Het opbouwen van een eigen ICT infrastructuur of het onderbrengen bij een commerciële marktpartij. Voor beide alternatieven geldt dat de ontvlechting met de Gemeente Delft een langdurig proces is. Met het opbouwen van een eigen infrastructuur zijn aanzienlijke investeringen in hardware, verbindingen, etc. benodigd en dient personeel geworven te worden ten behoeve van het beheer van deze infrastructuur in een zeer krappe arbeidsmarkt. Het onderbrengen bij een commerciële partij heeft tot gevolg dat de kosten zullen stijgen vanwege de markttarieven en heeft de Gemeente minder of geen invloed omtrent inrichting en het gewenste dienstenniveau.

7.

Financiën Aan dit raadsvoorstel zijn geen kosten verbonden. In de meerjarenbegroting van de Gemeente Rijswijk is rekening gehouden met de bijdrage aan de GR.

8.

Vervolg Na het toestemmingsbesluit van de raden van Delft en Rijswijk om de samenwerking en de GR voort te zetten, zal de GRB werken aan de realisatie van de aanbevelingen uit het evaluatierapport. Dit zal onder andere worden gedaan aan de hand van een op te stellen bedrijfsplan GRB 2022-2024. Dit bedrijfsplan zal worden aangeboden aan de gemeenteraad. De samenwerking wordt, met het oog op de verlenging tot (in ieder geval) 1 juli 2024, in 2023 opnieuw geëvalueerd.

9.

Communicatie Na besluitvorming van de raden van Delft en Rijswijk zullen alle betrokken medewerkers worden geïnformeerd.

10.

Bijlagen Evaluatierapport Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Delft-Rijswijk

Burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester (wnd),

P.M. Schuit

mr. drs. G.A.A. Verkerk

Corsanr. 21.034262

Pagina 2 van 3

Raadsbesluit

De gemeenteraad van Rijswijk, Bijeen in openbare vergadering op 15 juni 2021 Gelezen het voorstel van het college van Burgemeester en Wethouders d.d. 11 mei 2021, nr. 21-022 BESLUIT: Op basis van het resultaat van de evaluatie het college van burgemeester en wethouders toestemming te verlenen voor het continueren van de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoering Delft-Rijswijk. Aldus besloten door de Raad van de gemeente Rijswijk, in zijn openbare vergadering van

De gemeenteraad, de griffier,

de voorzitter,

J.A. Massaar, bpa

mr. drs. G.A.A. Verkerk

Corsanr. 21.034262

Pagina 3 van 3