Voorstel RK Frictiekosten ontvlechting BAR-organisatie en kosten ontwikkeling organisatie Ridderkerk.pdf

Raadsvoorstel Onderwerp: Frictiekosten ontvlechting BAR-organisatie en kosten ontwikkeling organisatie Ridderkerk

College van burgemeester en wethouders 5 november 2024

Zaaknummer 2024-092814

Portefeuillehouder Henk van Os

Commissie Samen leven 28 november 2024

Openbaar

Opsteller: Joost Waal

Gemeenteraad 12 december 2024

Geadviseerd besluit 1. Een investeringskrediet beschikbaar te stellen van € 253.000 voor de verbouwing, het plaatsen van zonnepanelen en de inrichting van de gemeentewerf aan de Kolenbranderstraat 6A. 2. In afwijking van de Nota Activabeleid 2021 de afschrijvingstermijn vast te stellen overeenkomstig de looptijd van het huurcontract. 3. Een investeringskrediet beschikbaar te stellen van € 110.500 voor de aanpassingen op het gemeentedepot De Gorzen. 4. Een investeringskrediet beschikbaar te stellen van € 100.000 voor de aanschaf van een bandenkraan. 5. Een investeringskrediet beschikbaar te stellen van € 150.000 voor de aanschaf van een voertuig voor het inzamelen van grof huishoudelijk afval en illegale stortingen. 6. Voor het beheer en de exploitatie van de gemeentewerf en het depot een incidenteel budget van € 120.700 en een structureel budget van € 46.700 beschikbaar te stellen. 7. Voor 2025, ten laste van de algemene reserve, eenmalig € 500.000 beschikbaar te stellen voor de afwikkeling van de frictie- en projectkosten die samenhangen met de ontvlechting en de herinrichting van de gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie bij De BedrijfsvoeringsPartner. 8. De financiële consequenties voor 2024 te verwerken in de begroting 2024 en die voor 2025 e.v. in de 1e Tussenrapportage 2025.

Raadsvoorstel Inleiding Ontvlechtingskosten BAR-organisatie: Op 26 januari 2023 heeft uw gemeenteraad een budget van € 1 miljoen beschikbaar gesteld voor frictie- en projectkosten die samenhangen met het gedeeltelijk ontvlechten van taken, onthechten van de BAR-organisatie, de herinrichting van de gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie en de transitie van taken en personeel naar de gemeentelijke organisaties. Dit bedrag was gebaseerd op een eerste, door de BAR-organisatie, afgegeven begroting van in totaal € 2,4 miljoen aan incidentele kosten voor de ontvlechting. Daarbij werd de kanttekening gemaakt dat, indien het tijdpad van ontvlechten langer duurt of complexer blijkt, de kosten toe kunnen nemen. Op 29 september 2023 is uw gemeenteraad middels een raadsinformatiebrief geïnformeerd over de stand van zaken ontvlechting BAR-organisatie en opbouw organisatie Ridderkerk. De eerder door de BAR-organisatie afgegeven begroting van € 2,4 miljoen was op dit moment al bijgesteld naar € 4 miljoen. In deze raadsinformatiebrief heeft uw gemeenteraad tevens kennisgenomen van de overeenstemming die was bereikt door de bestuurlijke stuurgroep over de financiële afspraken betreffende de afwikkeling van de ontvlechting van de huidige BAR-organisatie. Kort samengevat komen de afspraken op het volgende neer: Barendrecht betaalt de eerste € 1 miljoen van de ontvlechtingskosten.

Het resterende bedrag van de ontvlechtingskosten wordt 50/50 verdeeld tussen Barendrecht en Ridderkerk wat zou neerkomen op € 1,5 miljoen voor Ridderkerk waarvan al € 1 miljoen beschikbaar gesteld was. Daarnaast worden sinds 2024 de kosten van De BedrijfsvoeringsPartner verdeeld tussen de gemeenten op basis van inwonersaantallen. Dit levert Ridderkerk een structureel voordeel op t.o.v. de verdeelsleutel zoals deze tot 2024 werd gehanteerd. De directie van voorheen de BAR-organisatie en nu De BedrijfsvoeringsPartner heeft het dagelijks bestuur periodiek in kennis gesteld van het verloop van de kosten die samenhangen met de ontvlechting. In 2023 is er in de BAR-organisatie € 2.013.900 aan kosten gemaakt. Voor 2024 zijn er € 1.435.000 aan kosten gemaakt en worden er nog € 510.000 aan kosten verwacht. Ook in 2025 lopen er nog kosten door welke begroot zijn op € 180.000. Dit brengt het totaal aan kosten op € 4.138.900. Een nadeel van € 138.900 ten opzichte van de begroting van september 2023. Door incidenteel € 500.000 beschikbaar te stellen aan De BedrijfsvoeringsPartner voldoet Ridderkerk aan haar financiële verplichting voor de ontvlechtingskosten. Kosten opbouw en doorontwikkeling nieuwe Ridderkerkse organisatie: Algemeen: In 2023 heeft een grote groep van zeer betrokken medewerkers ervoor gezorgd dat er op 1 januari 2024 vier nieuwe organisaties van start konden gaan.

Een ongekend ambitieuze planning werd aan het begin van het proces door externe expertisebureaus als onhaalbaar geacht maar is uiteindelijk gehaald. Ook de nieuwe Ridderkerkse organisatie stond op 1 januari 2024 klaar om de dienstverlening aan de Ridderkerkse samenleving voort te zetten. Een nieuwe Ridderkerkse organisatie brengt ook extra kosten met zich mee die aan de voorkant niet begroot waren maar gaande het jaar wel wenselijk waren. Te denken valt aan de uitstraling van kleding en voertuigen, extra opleidingsbudgetten, een nieuwe gemeentelijke huisstijl, etc. Huisvesting boa’s: Een grote kostenpost is de huisvesting van Ridderkerkse medewerkers buiten het gemeentehuis. Zo zijn de boa’s sinds begin dit jaar gehuisvest in de brandweerkazerne, waar ze voorheen in de veiligheidspost bij het gemeentehuis van Barendrecht gehuisvest waren. De huisvesting van de boa’s in de brandweerkazerne brengt vele voordelen met zich mee welke niet direct in kostenbesparing zijn uit te drukken, zoals nabijheid in en voor de Ridderkerkse samenleving en toegenomen werkplezier. 2/7

Er dienden echter wel kosten gemaakt te worden voor het huisvesten van de boa’s in de brandweerkazerne welke niet direct voorzien waren. Huisvesting cluster Buitenruimte: Op 4 april 2023 heeft het college besloten om de locatie Kolenbranderstraat 6a te gaan huren. De medewerkers van het cluster Buitenruimte waren tot 1 januari 2024 gehuisvest op de gemeentewerf “de Londen” in Barendrecht. Zij verdienen net als hun collega’s in het gemeentehuis een goede en veilige werkplek in Ridderkerk. Wat voor de boa’s geldt, kan ook gezegd worden voor de medewerkers van het cluster Buitenruimte. Werkplezier, nabijheid en een eigen identiteit zijn grote voordelen voor de medewerkers. In de raadsinformatiebrief van 29 september 2023 is de gemeenteraad geïnformeerd over de structurele huurkosten. Naast de structurele huurkosten heeft de verbouwing van Kolenbranderstraat 6a extra investeringskosten met zich meegebracht, maar ook bijvoorbeeld structurele kosten voor het bedrijfsrestaurant bij de nieuwe gemeentewerf. Optimalisatie gemeentedepot “De Gorzen”: Al vele jaren heeft het cluster Buitenruimte de beschikking over het gemeentedepot “De Gorzen”. Hier staan goederen die toegepast worden in de buitenruimte zoals speeltoestellen, verschillende soorten straatklinkers, fietsnietjes, etc.

Ook staan daar vuilcontainers voor verschillende afvalstromen die ontstaan in de buitenruimte zoals snoeiafval en het afval uit de openbare afvalbakken. Tot 2024 haalden de medewerkers van het cluster Buitenruimte ook bijplaatsingen bij een groot gedeelte van de ondergrondse containers en illegale stortingen in de openbare ruimte weg. NV BAR-afvalbeheer haalde bijplaatsingen weg bij 15 hotspotlocaties en haalde het aangemelde grof huishoudelijk afval weg. In het geval van bijplaatsingen bij aangemeld grof huishoudelijk afval werd alleen de aangemelde afvalstroom meegenomen en diende de buitendienst de overige illegaal geplaatste stromen te verwijderen. Om deze werkzaamheden efficiënter te laten verlopen is besloten om de medewerkers van het cluster Buitenruimte al deze werkzaamheden uit te laten voeren. Dit gaat gepaard met uitbreiding van taken en investeringen in materieel op het gemeentedepot “De Gorzen”. Een groot deel van de structurele lasten kunnen toegerekend worden aan de afvalstoffenheffing. Daarnaast wordt de gemeentelijke bijdrage aan NV BAR-afvalbeheer voor deze werkzaamheden lager. Reeds toegekende en nog benodigde budgetten: Voor de ontvlechting van de BAR-organisatie en de opbouw en optimalisatie van de nieuwe Ridderkerkse organisatie is een totaal budget van € 3,67 miljoen benodigd.

Dit bedrag bestaat uit zowel incidentele (€ 2,02 miljoen) als structurele kosten (€ 1,65 miljoen). Van deze kosten is € 2,93 miljoen al verwerkt in eerdere P&C documenten. Het restant aan benodigde middelen wordt in dit raadsvoorstel aangevraagd. Met het toekennen van de middelen worden de uitgaven rechtmatig in de begroting verwerkt. Beoogd effect Inzicht geven in de gemaakte en nog te maken kosten van de vormgeving van een eigen gemeentelijke organisatie en de bedrijfsvoeringsorganisatie De BedrijfsvoeringsPartner en voldoende budgetten beschikbaar te stellen om de gedeeltelijke ontvlechting uit te voeren. Relatie met beleidskaders Gemeenschappelijke regeling De BedrijfsvoeringsPartner. Argumenten 1.1 Het beschikbaar stellen van investeringskredieten. De uitgaven zijn gedaan om de werf aan de Kolenbranderstraat (€ 205.000) veilig en overeenkomstig de gestelde milieueisen gebruiksklaar te maken. In het kader van verduurzaming van vastgoed dat door gemeentelijke organisatie duurzaam wordt gebruikt worden op korte termijn zonnepanelen op de werf geplaatst waarvoor een aanvullend investeringskrediet van € 48.000 nodig is. 1.2 / 3.1 Het autoriseren en beschikbaar stellen van het investeringskrediet is nodig om de investering rechtmatig in de begroting te verwerken.

3/7

2.1 Een afwijkende afschrijvingstermijn is nodig omdat de huurovereenkomst een kortere looptijd kent dan de afschrijvingstermijnen in de Nota Activabeleid 2021. De overeengekomen huurperiode eindigt in 2033. Volgens de Nota Activabeleid 2021 variëren de afschrijvingstermijnen voor (bouw)technische aanpassingen, inventaris en inrichting tussen 10 en 20 jaar. Omdat het aanpassingen betreft aan een gehuurde locatie wordt de hele investering afgeschreven tot maximaal het einde van de huurperiode. In overeenstemming met het beleid uit de Nota Activabeleid 2021 begint de afschrijving in het jaar na de investering. Voor de opgeleverde investeringen gaat de afschrijvingstermijn dus in per 1 januari 2025 en moet de investering in maximaal 9 jaar worden afgeschreven. Voor de zonnepanelen wordt een afschrijvingstermijn van 8 jaar gehanteerd omdat deze nog geïnstalleerd moeten worden. Dit is in overeenstemming met paragraaf 5.5 van de Nota Activabeleid 2021 waar staat dat uw raad de bevoegdheid heeft af te wijken van de afschrijvingstermijnen. 3.1 / 4.1 Investeringen gemeentedepot De Gorzen. De betreffende investeringen (€ 110.500) zijn nodig voor inbraakpreventie maatregelen en om het gemeentedepot binnen de milieueisen van DCMR te gebruiken voor de op- en overslag van ingezameld (grof)huishoudelijk- en zwerfafval.

Voor het optimaal kunnen verwerken van (grof)huishoudelijk afval en de containers optimaal te kunnen vullen is een kleine bandenkraan (€ 100.000) noodzakelijk. De bandenkraan perst het ingezamelde (grof)afval, veeg- en zwerf- en snoeiafval zodat er meer afval in een container kan en minder transport nodig is. In 2024 werd sporadisch gebruik gemaakt van een enkele keren gestalde kraan van een aannemer. Per 1 januari 2025 is dat niet meer mogelijk. De bandenkraan kan in eigendom ook voor andere werkzaamheden ingezet worden, zoals graafwerkzaamheden in de openbare ruimte. 5.1 Aanschaf materieel ten behoeve van het inzamelen van grof huishoudelijk afval en illegale stortingen. Een groot deel van de structurele lasten kunnen toegerekend worden aan de afvalstoffenheffing. Daarnaast wordt de gemeentelijke bijdrage aan NV BAR-afvalbeheer voor deze werkzaamheden lager. 6.1 Beheer en exploitatie buitendienst. Om de buitendienst in staat te stellen haar werk op een goede wijze uit te kunnen laten voeren moeten zij voldoende gefaciliteerd en toegerust zijn. Voor de herkenbaarheid worden bedrijfskleding en voertuigen voorzien van de nieuwe huisstijl. Ook zijn voor het beheer en gebruik van de gemeentewerf en depot budgetten nodig zoals voor een volwassen kantinefunctie. Daarbij is voor de uitvoering van de werkzaamheden in de openbare ruimte het juiste en voldoende materieel nodig.

Na de verdeling van het materieel uit de BAR-organisatie is gebleken dat er noodzakelijke attributen ontbraken. Extra dranghekken, een tweewielige tractor, een grondboor en plotter zijn alsnog aangeschaft. Zodat de medewerkers van de buitendienst op een professionele wijze hun werk kunnen uitvoeren. 7.1 Om het proces van ontvlechten en de de herinrichting van de gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie verder af te wikkelen is aanvullend budget nodig voor frictie- en projectkosten. Door incidenteel € 500.000 beschikbaar te stellen aan De BedrijfsvoeringsPartner voldoet Ridderkerk aan haar financiële verplichting voor de ontvlechtingskosten. Overleg gevoerd met Niet van toepassing. Kanttekeningen 1.1 Kosten doorontwikkeling gemeentelijke organisatie. Het gepresenteerde inzicht is beperkt tot de kosten die direct verband houden met de gedeeltelijke ontvlechting en overgang van taken. Kosten als gevolg van verbetering van de dienstverlening ten opzichte van het verleden, beleidswijzigingen, ambities en wettelijke bepalingen zijn hierin niet opgenomen. Ook kosten door autonome ontwikkelingen zoals CAO en nieuwe wettelijke taken maken geen onderdeel uit van dit voorstel. 4/7

Uitvoering/vervolgstappen Niet van toepassing. Evaluatie/monitoring Niet van tepassing. Financiën In het onderstaande overzicht zijn de nieuwe investeringen weergegeven. Omschrijving Investering Kapitaallasten 1. Gemeentewerf Kolenbranderstraat Verbouwing gemeentewerf € 133.000 € 15.600 Inrichting gemeentewerf € 72.000 € 8.800 Zonnepanelen € 48.000 € 6.500 Totaal Gemeentewerf € 253.000 € 30.900 2. Gemeentedepot De Gorzen Aanpassingen gemeentedepot De € 54.900 € 8.200 Gorzen Aanpassen laad- losperron € 25.000 € 1.800 Camera beveiliging € 30.600 € 3.200 Totaal Gemeentedepot De Gorzen € 110.500 € 13.200 3. Materieel / materiaal Aanschaf voertuig t.b.v. verwijderen € 150.000 € 19.700 afval Aanschaf bandenkraan € 100.000 € 11.100 Totaal Materieel / materiaal € 250.000 € 30.800 TOTAAL generaal € 613.500 € 74.900 investeringskrediet

Bestedingsjaar 2024 2024 2025

2024/2025 € 17.500 2025 2024

2025 2025

Overzicht van alle gemaakte en voor zover nog te maken kosten die direct verband houden met de gedeeltelijke ontvlechting. Incidenteel / Omschrijving Exploitatielasten structureel Kapitaallasten van de investeringen € 74.900 s Advies en inrichting depot De Gorzen en reiniging € 26.000 i Inrichting depot; Huur containers storten afval en transport € 130.200 s Aanschaf kleine bedrijfsmiddelen (dranghekken, kleding, € 139.700 i tweewielige tractor, grondboor etc.) Lease voertuigen boa's, diverse gereedschappen en € 91.600 s bedrijfskleding Huur en exploitatiekosten gemeentewerf € 365.600 (€ 6.500= i) s Personeelskosten en 0,5% extra opleidingskosten c.f. afspraken € 477.800 s met OR Frictiekosten en projectkosten GR-BAR / DBP € 1.500.000 i Continuïteit bij DBP, incidenteel 2024 bedoeld voor tijdelijke € 250.000 i capaciteit, ICT vraagstukken, data gedreven werken Extra kosten splitsing contracten, businesssoftware, licenties, € 505.300 s beheer en advies automatisering en informatisering Diverse overige kleine kosten (o.a. huisvesting boa's en opbouw € 108.000 i Ridderkerkse organisatie) Totaal exploitatie € 3.669.100 Van voornoemde € 3.669.100 aan totale exploitatiekosten is in eerdere p&c documenten al € 2.926.800 verwerkt. Van het totaal bedrag ad € 3.669.100 is € 1.638.900 structureel van aard en € 2.030.200 incidenteel. 5/7

Juridische zaken Niet van toepassing. Duurzaamheid en Ecologie Niet van toepassing. Inclusiviteitstoets Niet van toepassing. Communicatie/participatie na besluitvorming Niet van toepassing.

Burgemeester en wethouders van Ridderkerk, de secretaris,

de burgemeester,

mw. M. Kitselar

dhr. C.A. Oosterwijk

Bijlagen 1. 2023-09-29 RIB Ontvlechting BAR-organisatie en opbouw organisatie Ridderkerk.pdf

6/7

CONCEPT RAADSBESLUIT Onderwerp: Frictiekosten ontvlechting BARorganisatie en kosten ontwikkeling organisatie Ridderkerk

Gemeenteraad: 12 december 2024

Zaaknummer:

Commissie samen leven 28 november 2024

De raad van de gemeente Ridderkerk, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders op 5 november 2024,

BESLUIT: 1. Een investeringskrediet beschikbaar te stellen van € 253.000 voor de verbouwing, het plaatsen van zonnepanelen en de inrichting van de gemeentewerf aan de Kolenbranderstraat 6A.

2. In afwijking van de Nota Activabeleid 2021 de afschrijvingstermijn vast te stellen overeenkomstig de looptijd van het huurcontract.

3. Een investeringskrediet beschikbaar te stellen van € 110.500 voor de aanpassingen op het gemeentedepot De Gorzen.

4. Een investeringskrediet beschikbaar te stellen van € 100.000 voor de aanschaf van een bandenkraan.

5. Een investeringskrediet beschikbaar te stellen van € 150.000 voor de aanschaf van een voertuig voor het inzamelen van grof huishoudelijk afval en illegale stortingen.

6. Voor het beheer en de exploitatie van de gemeentewerf en het depot een incidenteel budget van € 120.700 en een structureel budget van € 46.700 beschikbaar te stellen.

7. Voor 2025, ten laste van de algemene reserve, eenmalig € 500.000 beschikbaar te stellen voor de afwikkeling van de frictie- en projectkosten die samenhangen met de ontvlechting en de herinrichting van de gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie bij De BedrijfsvoeringsPartner.

8. De financiële consequenties voor 2024 te verwerken in de begroting 2024 en die voor 2025 e.v. in de 1e Tussenrapportage 2025.

7/7