Voorstel Rapport rekenkamercommissie Controlerende rol van de raad.pdf

Raadsvoorstel Onderwerp: Rapport rekenkamercommissie Controlerende rol van de raad

Commissie Samen leven 6 januari 2021

Zaaknummer 159925

Portefeuillehouder

Gemeenteraad 21 januari 2021

Openbaar

E-mailadres opsteller: j.v.straalen@ridderkerk.nl

Geadviseerd besluit 1. Blijvend aandacht te besteden aan dit rapport door: a. Fracties op te roepen het rapport/de controlerende rol van de raad periodiek aan de orde te stellen in hun fractievergaderingen. b. Het rapport onderdeel te laten zijn van een van de volgende raadsconferenties. c. Het rapport onderdeel te laten zijn van de introductie van een nieuwe raad. 2. Ten aanzien van de controle op rechtmatigheid (aanbeveling 1) te investeren in de komende discussies met het college over de (naar verwachting) met ingang van het boekjaar 2021 in te voeren rechtmatigheidsverantwoording door het college aan de raad. 3. Ten aanzien van de prioritering (aanbeveling 2): a. Fracties en raadsleden op te roepen zelf prioriteiten te bepalen. b. Bij de vaststelling van een beleidsdocument of de behandeling van een rekenkamerrapport te beslissen of het wenselijk is daarvoor een of meerdere raadsrapporteurs aan te wijzen. c. Te heroverwegen of voor bepaalde gemeenschappelijke regelingen toch een raadsrapporteur/taakhouder aangewezen zou moeten worden. d. Het college te verzoeken het overzicht van zijn jaarlijkse doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken niet alleen beschikbaar te stellen aan de Auditcommissie, maar met een raadsinformatiebrief aan de gehele raad. 4.

Ten aanzien van de controle op waarde (aanbeveling 1), duidelijke doelstellingen (aanbeveling 3) en het overgelegde stappenplan (aanbeveling 4): a. Prioriteit te geven aan de controle op waarde (niet op rechtmatigheid, behalve zoals beschreven onder beslispunt 2). b. Daarbij te investeren in de verbetering van de grotere beleidsvoorstellen, met behulp van het stappenplan, en de griffier de opdracht geven daarover verder in overleg te gaan met het college (Bureau Bestuursondersteuning) en daarover te rapporteren aan de raad.

1/5

Raadsvoorstel Inleiding Controleren is een van de taken van uw raad. Het door de Rekenkamercommissie Ridderkerk uitgebrachte rapport ‘De controlerende rol van de gemeenteraad van Ridderkerk’ biedt u en uw leden de gelegenheid zelf ‘in de spiegel te kijken', hoe u deze taak verricht. Terecht merkt de rekenkamercommissie op dat u en uw leden zelf bepalen hoe ze het college wensen te controleren. Uit het rapport blijkt dat de controle niet goed of fout is, maar effectiever kan. En onder effectief wordt verstaan een goede match tussen het doel van de controle en de wijze waarop wordt gecontroleerd. Volgens de rekenkamercommissie is het zelfs urgent dat u en uw leden effectiever gaan controleren. Controleren is niet hetzelfde als het alleen verzamelen van informatie. Naar aanleiding van het uitgebrachte rapport, de conclusies daarin en de aanbevelingen treft u hierbij mijn advies aan in de vorm van dit raadsvoorstel en –besluit. Beoogd effect Bespreking van het rapport en het raadsvoorstel in de openbare commissie- en raadsvergadering. Het blijvend aandacht besteden aan de controlerende taak en de mogelijke verbeteringen in de uitvoering daarvan. Relatie met beleidskaders N.v.t. Argumenten 1.1 Controleren is een belangrijke taak van de raad die blijvend aandacht behoeft.

Het rapport biedt inzicht in de controlerende rol en handvatten voor raadsleden, fracties en de gehele raad om hieraan invulling te geven. 2.1 Ter voorbereiding op de wetsaanpassingen (o.a. Financiële Verhoudingswet en Gemeentewet) zullen college en raad over de rechtmatigheidscontrole met elkaar in overleg moeten gaan. Onderling dienen zij af te stemmen wat van elkaar verwacht en verlangd mag worden. Naar verwachting zal met ingang van het boekjaar 2021 het college een rechtmatigheidsverantwoording opstellen en deze opnemen in de jaarstukken. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt deze rechtmatigheidsverantwoording toegelicht en voorzien van eventuele beheersmaatregelen. De accountant beoordeelt of deze rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft. Het is daarbij van belang dat de raad weet wat hij van het college mag verwachten, maar ook wat hij van het college kan verlangen. De raad zou kunnen verlangen dat sommige dossiers extra aandacht krijgen bij de rechtmatigheidscontrole. Daarover zal de komende tijd overleg plaatsvinden. De accountant kan, in het kader van zijn natuurlijke adviesfunctie, de raad hierbij ook adviseren. 3.1 Hiermee maakt de raad een keus welke (bestaande) middelen te gebruiken om effectiever te kunnen controleren De oproep aan fracties en raadsleden volgt uit het rapport.

De keus voor en inzet van raadsrapporteurs/taakhouders is als een concrete actie genoemd (blz. 22 van de Bestuurlijke nota). Uw raad geeft prioriteit aan een onderwerp als u tot een aanwijzing overgaat en u maakt daarmee een taakverdeling binnen de raad. De Auditcommissie krijgt jaarlijks een overzicht van het college met de doelmatig- en doeltreffendheidsonderzoeken die het college het komende jaar gaat uitvoeren. Deze gebruikt de Auditcommissie om te kijken of onderzoeken van het college, de accountant en de

2/5

rekenkamercommissie elkaar niet overlappen. Wetende wat onderzocht wordt, kan de raad kiezen of hij een of meerdere onderzoeken ‘onder de loep’ zou willen nemen en daarvoor de resultaten wil ontvangen. 4.1 Hiermee maakt de raad keuzes en stelt hij prioriteiten hoe zijn controle te verbeteren. Het overlegde stappenplan (blz. 23 e.v. Bestuurlijke nota) bevat elementen die gebruikt kunnen worden om de grotere beleidsvoorstellen (nota’s e.d.) te verbeteren, o.a. om daarin explicieter de doelstellingen van het beleid te benoemen, indicatoren in op te nemen en daarin te laten vastleggen hoe en wanneer de raad relevante, overzichtelijk en beknopte informatie krijgt aangeleverd, noodzakelijk om zijn controlerende taak uit te voeren. Controleren kan pas echt effectief worden uitgevoerd als u weet wat u wilt controleren, waarom, waartoe en welke informatie u daarvoor nodig heeft. Dit alles kan bij de vaststelling van het beleid al worden vastgelegd. Over hoe dit kan en wat dat voor beleidsstukken betekent, is het eerste gesprek met Bestuursondersteuning al gevoerd. Verder overleg is nodig, waarna de griffier u hierover verder zal rapporteren. Overleg gevoerd met Een eerste overleg is gevoerd met Bureau Bestuursondersteuning Ridderkerk.

Kanttekeningen Op dit moment wordt nog niet voorgesteld als raad prioritaire dossiers voor het komende jaar vast te stellen en het stappenplan te doorlopen (aanbeveling 2). Ervaring met het stappenplan opdoen bij het opstellen van nieuw beleid is een goede eerste stap. Uitvoering/vervolgstappen Het is in de eerste plaats aan raadsleden en fracties zelf blijvend aandacht te geven aan het rapport. De griffier neemt het onderwerp op in het inwerkprogramma voor een nieuwe raad. Daarnaast noteert hij het voor een volgende raadsconferentie. Van het college wordt het initiatief verwacht voor verder overleg over de rechtmatigheidsverantwoording. Het is aan uw raad of en hoe u verder omgaat met het aanwijzen van taakhouders/raadsrapporteurs. Maak hierover steeds een keus bij de vaststelling van een majeur beleidsstuk en de behandeling van een rekenkamerrapportage. De griffier brengt uw verzoek voor een raadsinformatiebrief over de diverse onderzoeken onder de aandacht van het college. De griffier gaat over tot verder overleg met het college (Bureau Bestuursondersteuning) over gebruik van het stappenplan bij de grotere beleidsvoorstellen. Over het resultaat zal hij u rapporteren. Evaluatie/monitoring Als u als raadslid en/of raadsfractie periodiek aandacht aan dit onderwerp besteedt, blik dan zelf ook terug en evalueer.

Desgewenst kan in de toekomst de rekenkamercommissie nog eens verzocht worden te kijken hoe met het rapport, de aanbevelingen en de besluiten is omgegaan en of de controle doelmatiger en doeltreffender is geworden. Financiën N.v.t.

3/5

Juridische zaken N.v.t. Duurzaamheid N.v.t. Communicatie/participatie na besluitvorming Het gaat om uw functioneren en met dit voorstel en de rapportage bent u geïnformeerd en op de hoogte van uw verdere betrokkenheid.

Bijlagen 1. 2020-10-16 Brief Rkc Ridderkerk Rapport Controlerende rol.pdf 2. Rapport Controlerende rol van de raad - Bestuurlijke nota.pdf 3. Rapport Controlerende rol van de raad - Nota van bevindingen.pdf

4/5

CONCEPT RAADSBESLUIT Onderwerp: Rapport rekenkamercommissie Controlerende rol van de raad

Gemeenteraad: 21 januari 2021

Zaaknummer: 159925

:

BESLUIT: 1. Blijvend aandacht te besteden aan dit rapport door: a. Fracties op te roepen het rapport/de controlerende rol van de raad periodiek aan de orde te stellen in hun fractievergaderingen. b. Het rapport onderdeel te laten zijn van een van de volgende raadsconferenties. c. Het rapport onderdeel te laten zijn van de introductie van een nieuwe raad.

2. Ten aanzien van de controle op rechtmatigheid (aanbeveling 1) te investeren in de komende discussies met het college over de (naar verwachting) met ingang van het boekjaar 2021 in te voeren rechtmatigheidsverantwoording door het college aan de raad.

3. Ten aanzien van de prioritering (aanbeveling 2): a. Fracties en raadsleden op te roepen zelf prioriteiten te bepalen. b. Bij de vaststelling van een beleidsdocument of de behandeling van een rekenkamerrapport te beslissen of het wenselijk is daarvoor een of meerdere raadsrapporteurs aan te wijzen. c. Te heroverwegen of voor bepaalde gemeenschappelijke regelingen toch een raadsrapporteur/taakhouder aangewezen zou moeten worden. d. Het college te verzoeken het overzicht van zijn jaarlijkse doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken niet alleen beschikbaar te stellen aan de Auditcommissie, maar met een raadsinformatiebrief aan de gehele raad.

4. Ten aanzien van de controle op waarde (aanbeveling 1), duidelijke doelstellingen (aanbeveling 3) en het overgelegde stappenplan (aanbeveling 4): a. Prioriteit te geven aan de controle op waarde (niet op rechtmatigheid, behalve zoals beschreven onder beslispunt 2). b. Daarbij te investeren in de verbetering van de grotere beleidsvoorstellen, met behulp van het stappenplan, en de griffier de opdracht geven daarover verder in overleg te gaan met het college (Bureau Bestuursondersteuning) en daarover te rapporteren aan de raad.

5/5