Voorstel Normenkader, nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik, Control jaarplan VIC 2023, Frauderisicoanalyse en controleprotocol 2023-2024.pdf

Raadsvoorstel Onderwerp: Normenkader, nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik, Control jaarplan VIC 2023, Frauderisicoanalyse en controleprotocol 2023-2024

College van burgemeester en wethouders 11 april 2023

Zaaknummer 740283

Portefeuillehouder C.A. van der Duijn Schouten

Commissie Samen wonen 10 mei 2023

Openbaar

E-mailadres opsteller: joost.v.d.waal@bar-organisatie.nl

Gemeenteraad 25 mei 2023

Geadviseerd besluit 1. Het Normenkader 2023 vast te stellen. 2. De nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik 2023 vast te stellen. 3. Het Control jaarplan VIC 2023 (verbijzonderde interne controle) vast te stellen. 4. Het gewijzigde controleprotocol 2023-2024 vast te stellen. 5. Kennis te nemen van de Frauderisico analyse 2023.

1/5

Raadsvoorstel Inleiding De Eerste Kamer nam op 27 september jl. de Wet versterking Decentrale Rekenkamers aan. Daarmee is deze wet sinds 1 januari 2023 van kracht. Voor gemeenten betekent dit dat over het verslagjaar 2023 (in 2024) het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording (RMV) moet opstellen. De rechtmatigheidsverantwoording is vanaf dit jaar een onderdeel van de jaarrekening. De accountant controleert dan niet langer meer of het college rechtmatig gehandeld heeft, maar controleert wel of de rechtmatigheidsverantwoording van het college in de jaarrekening een getrouw beeld geeft. De inwerkingtreding van de nieuwe regelgeving vraagt een andere routing in de vaststelling van de kaders. De nieuwe wetgeving regelt dat alleen uw raad bevoegd is tot het vaststellen van de kaders met betrekking tot de rechtmatigheid, waaronder het Normenkader, de nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik en het Control jaarplan Verbijzonderde Interne Controle (VIC). Met de aanbesteding van de accountant voor de periode 2021-2024 is een controleprotocol opgesteld en vastgesteld. Met de wetswijziging is ook hier aanpassing noodzakelijk en zal een nieuw protocol het oude moeten vervangen. Voor het bepalen van de rechtmatigheid gelden drie criteria, te weten: 1. Begrotingscriterium, zoals begrotingsafwijkingen en de kaders in de Financiële verordening. 2.

Voorwaardencriterium, zoals wet- en regelgeving met betrekking tot aanbestedingen, staatssteun, subsidies en verstrekkingen binnen het sociaal domein. 3. Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium. Ten aanzien van dit criterium zijn de nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik 2023 en de Frauderisico analyse 2023 opgesteld. Om te kunnen voldoen aan het 2e criterium wordt jaarlijks het normenkader vastgesteld. Normenkader 2023 Het Normenkader rechtmatigheid 2023 betreft de inventarisatie van de relevante wet- en regelgeving, die wordt betrokken bij de rechtmatigheidscontrole. De rechtmatigheidscontrole heeft als doel om vast te stellen dat de baten, lasten en balansmutaties, de financiële beheershandelingen, tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de bepalingen in de geldende wet- en regelgeving. Het college verklaart bij de jaarrekening o.a. aan de hand van deze kaders dat zij rechtmatig gehandeld heeft. Nota Misbruik en oneigenlijk gebruik (nota M&O) De nota M&O is een kapstok voor de opsomming en inkadering voor (gemeente)beleid ten aanzien van voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. De uitwerking van het beleid ten aanzien van voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik vindt plaats in de specifieke regelingen en bijbehorende verordeningen en processen.

Belangrijke ‘checks’ zijn geïmplementeerd in de processen van de dagelijkse werkzaamheden en de monitoring daarvan. In control termen gaat het over de Interne Controle (IC) binnen de eerste en tweede lijn. Daarnaast toetst periodiek de VIC in de derde lijn de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersmaatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. Over de uitvoering van het Control jaarplan VIC wordt tweemaal per jaar, met bevindingen en aanbevelingen, door middel van raadsinformatiebrieven aan u gerapporteerd. Frauderisico analyse 2023 De Frauderisico analyse 2023 is een instrument van het college om aan het M&O criterium te voldoen en wordt u daarom ter informatie aangeboden. Het college is primair verantwoordelijk voor het vermijden en ontdekken van fraude en stelt periodiek een frauderisico analyse op. Het is belangrijk dat het onderwerp fraude en integriteit met regelmaat op de agenda van directie en management staat en onderwerp is van gesprek bij de IC en VIC. Control jaarplan VIC 2023 Interne controles in de lijn en de verbijzonderde interne controles door Concern Control zijn, naast de bevindingen vanuit de financial control door Financiën, de belangrijkste ingrediënten voor het

2/5

beoordelen van rechtmatig handelen. In bijgaand jaarplan 2023 wordt aangegeven op welke wijze de VIC wordt vormgegeven en welke processen daarin zijn betrokken. Controleprotocol 2023-2024 De accountant toetst nu alleen op getrouwheid. Het college toetst en legt verantwoordelijkheid af op de financiële rechtmatigheid door het opstellen van de RMV zoals die in de jaarrekening opgenomen moet worden. Beoogd effect Kaders vast te stellen om over 2023 door het college een RMV op te kunnen stellen. Met het vaststellen van nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik wordt voldaan aan de aanbeveling van de Commissie BBV zoals beschreven is in de Kadernota Rechtmatigheid 2022. Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeuringsen rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening. Relatie met beleidskaders Dit normenkader past binnen de landelijke regelgeving van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO), de Kadernota Rechtmatigheid 2022 en de regels van het controleprotocol voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2022. In navolging van de nieuwe wetgeving heeft de VNG de modelverordeningen voor de Financiële verordening (ex art. 2012 Gemeentewet), de Controle verordening (ex art.

2013 Gemeentewet) en de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (ex. Art. 213a Gemeentewet) aangepast. De gewijzigde verordeningen worden later ter vaststelling aan u voorgelegd. Argumenten 1.1 Normenkader 2023 Door het vaststellen van het Normenkader rechtmatigheid 2023 kan in 2024 de accountantscontrole van de jaarrekening 2023 inclusief de RMV aanvangen, aan de hand van relevante wet- en regelgeving waar financiële beheershandelingen uit voortvloeien. 2.1 Nota M&O De nota M&O geeft invulling aan ons artikel 17 lid 1f van de Financiële verordening 2017. 3.1 Control jaarplan VIC 2023 Het college is vanaf boekjaar 2023 verplicht de RMV op te nemen in de jaarrekening en deze aan uw raad aan te bieden. Uw raad bepaalt met ingang van de invoering van de RMV de controlepunten waarop het college toetst om aan te voldoen, aan de hand van het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium en op het voorwaarden criterium. Met de vaststelling van het controleplan VIC 2023 zijn de financieel gezien meest materiële processen hiermee afgedekt. De mogelijke financiële onrechtmatigheden uit onder andere de VIC zijn van belang bij het bepalen van de (financiële) rechtmatigheid en worden onderdeel van de RMV.

4.1 Controleprotocol 2023-2024 Uw gemeenteraad wijst de accountant aan en stelt ook het controleprotocol vast waarmee de accountant kaders krijgt voor de controle van de jaarrekening. 5.1 Frauderisicoanalyse 2023 De frauderisicoanalyse is een uitwerking van de nota M&O. Samen met de nota M&O vormen zij de kaders voor het M&O criterium van de rechtmatigheidscontrole. Overleg gevoerd met Accountant. Kanttekeningen 1.1 Actueel houden Normenkader Lopende het boekjaar kunnen nieuwe regels vastgesteld worden of bestaande worden gewijzigd. Hoe en wanneer deze nieuwe of aangepaste regels in het normenkader verwerkt moeten worden, wordt in overleg met concern control en de accountant nog nader onderzocht.

3/5

1.1 en 2.1 Bepalen rechtmatigheid Het Normenkader en de kaders uit de nota M&O dragen bij aan de invulling van 2 van de 3 criteria (het voorwaardencriterium en M&O criterium) die gelden voor het bepalen van de rechtmatigheid. Voor de RMV moet ook worden voldaan aan het begrotingscriterium. Uitvoering/vervolgstappen In navolging van deze notities worden de verschillende kaders voor het begrotingscriterium, zoals de Financiële verordening (ex art. 2012 Gemeentewet), de Controle verordening (ex art. 2013 Gemeentewet) en de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (ex. Art. 213a Gemeentewet), naar analogie van de nieuwe modelverordeningen van de VNG, geactualiseerd en ter besluitvorming aan u voorgelegd. Evaluatie/monitoring Het Normenkader, de Frauderisico analyse, de nota Misbruik & Oneigenlijk gebruik en het Control jaarplan VIC moeten jaarlijks geactualiseerd worden. Over de bevindingen die volgen uit de VIC wordt u tussentijds gerapporteerd. Financiën Niet van toepassing. Juridische zaken Niet van toepassing. Duurzaamheid en Ecologie Niet van toepassing. Inclusiviteitstoets Niet van toepassing. Communicatie/participatie na besluitvorming Niet van toepassing.

Burgemeester en wethouders van Ridderkerk, de secretaris,

de burgemeester,

dhr. H.W.J. Klaucke

mw. A. Attema

Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5.

Normenkader Ridderkerk 2023.docx Nota Misbruik en oneigenlijk gebruik.docx Control jaarplan VIC gemeente Ridderkerk.docx Controleprotocol 2023 Ridderkerk.pdf Frauderisico analyse 2023.docx

4/5

CONCEPT RAADSBESLUIT Onderwerp: Normenkader, nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik, Control jaarplan VIC 2023, Frauderisicoanalyse en controleprotocol 2023-2024

Gemeenteraad: 25 mei 2023

Zaaknummer: 740283

Commissie samen wonen 10 mei 2023

De raad van de gemeente Ridderkerk, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders op 11 april 2023,

BESLUIT: 1. Het Normenkader 2023 vast te stellen.

2. De nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik 2023 vast te stellen.

3. Het Control jaarplan VIC 2023 (verbijzonderde interne controle) vast te stellen.

4. Het gewijzigde controleprotocol 2023-2024 vast te stellen.

5. Kennis te nemen van de Frauderisico analyse 2023.

5/5