Voorstel Normenkader 2024 MenO beleid 2024 control jaarplan VIC 2024 Frauderisicoanalyse.pdf

Raadsvoorstel Onderwerp: Normenkader 2024, M&O beleid 2024, control jaarplan VIC 2024, Frauderisicoanalyse

College van burgemeester en wethouders 28 mei 2024

Zaaknummer 958018

Portefeuillehouder Henk van Os

Commissie samen leven en samen wonen rk 27 juni 2024

Openbaar

E-mailadres opsteller: joost.v.d.waal@ridderkerk.nl

Gemeenteraad 9 juli 2024

Geadviseerd besluit 1. Het Normenkader 2024 vast te stellen. 2. De nota Misbruik & Oneigenlijk gebruik 2024 vast te stellen. 3. Kennis te nemen van het Control jaarplan VIC 2024 en de Frauderisicoanalyse.

Raadsvoorstel Inleiding 2023 is het eerste jaar dat het college de rechtmatigheidsverantwoording (RMV) moet opstellen. De verantwoording is een onderdeel van de jaarrekening 2023. De accountant controleert of de rechtmatigheidsverantwoording van het college in de jaarrekening een getrouw beeld geeft. De inwerkingtreding van de regelgeving maakt dat uw raad de kaders met betrekking tot de rechtmatigheid, waaronder het Normenkader en de Nota Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) vaststelt. Het vaststellen van het Control jaarplan is een bevoegdheid van het college. Het opstellen van de frauderisicoanalyse is een uitwerking van het M&O beleid en behoort ook tot het domein van het college. De frauderisicoanalyse en het Control jaarplan worden ter informatie aan uw raad beschikbaar gesteld. Voor het bepalen van de rechtmatigheid gelden drie criteria, te weten: 1. Begrotingscriterium, zoals begrotingsafwijkingen en de kaders in de Financiële verordening. 2. Voorwaardencriterium, zoals wet- en regelgeving met betrekking tot aanbestedingen, staatssteun, subsidies en verstrekkingen vooral binnen het sociaal domein. 3. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Ten aanzien van dit criterium zijn de nota Misbruik en oneigenlijk gebruik en de Frauderisicoanalyse opgesteld. Om te kunnen voldoen aan het 2e criterium wordt jaarlijks het normenkader vastgesteld.

Normenkader 2024 Het Normenkader rechtmatigheid 2024 is een inventarisatie van de relevante wet- en regelgeving, die wordt betrokken bij de rechtmatigheidscontrole. De rechtmatigheidscontrole moet vaststellen of de financiële beheershandelingen zoals de baten, lasten en balansmutaties overeenkomstig geldende wet- en regelgeving tot stand zijn gekomen. Het college verklaart bij de jaarrekening aan de hand van deze kaders dat zij rechtmatig gehandeld heeft. Nota Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) De nota Misbruik en oneigenlijk gebruik is een kapstok voor het (gemeentelijk) beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. De uitwerking van het beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik vindt plaats in de verschillende regelingen en verordeningen. Belangrijke toetsmomenten en controles zijn onderdeel van de processen van de dagelijkse werkzaamheden en het toezicht daarop. In control termen praten we dan over de IC binnen de eerste en tweede lijn, de teams en clusters en de adviseurs. Daarnaast toetst de derde lijn, concern control van De Bedrijfsvoeringspartner, met de VIC in de derde lijn de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersmaatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik.

Control jaarplan VIC 2024 Interne controles (IC) in de lijn en de verbijzonderde interne controles (VIC) zijn, naast de bevindingen vanuit de financial control, de belangrijke ingrediënten voor het beoordelen van de rechtmatigheidsverantwoording. In bijgaand jaarplan 2024 staat op welke manier de verbijzonderde interne controle wordt vormgegeven en welke processen daarbij worden betrokken. In de managementletter geeft de accountant een oordeel over de kwaliteit van de IC en VIC en deze worden betrokken bij het accountantsverslag van de jaarrekening. Frauderisicoanalyse Het college is primair verantwoordelijk voor het vermijden en ontdekken van fraude en stelt periodiek een frauderisicoanalyse op. Het is belangrijk dat het onderwerp integriteit en fraude regelmatig op de agenda staat van het bestuur, de directie en het management en onderwerp is van gesprek bij de IC en VIC. De Frauderisicoanalyse gaat over bewustwording van frauderisico’s en het in beeld hebben van de belangrijkste risicogebieden om de kans op fraude te beperken. De Frauderisicoanalyse is een instrument van het college om aan het M&O criterium invulling te geven. De Frauderisicoanalyse wordt daarom ter informatie aangeboden.

2/5

Beoogd effect Kaders vast te stellen om door het college een RMV op te kunnen stellen en uw gemeenteraad te informeren over de Verbijzonderde interne controle en frauderisicoanalyse. Relatie met beleidskaders Dit normenkader, de nota Misbruik en oneigenlijk gebruik, het Control jaarplan VIC 2024 en de Frauderisicoanalyse hebben nauwe relatie met de Financiële verordening, de Controleverordening en de regels van het controleprotocol. Argumenten 1.1 Normenkader 2024 Door het vaststellen van het Normenkader 2024 is voor het college en de controlerend accountant duidelijk op welke wet- en regelgeving, waar financiële beheershandelingen uit voortvloeien, de RMV betrekking heeft. 2.1 Nota M&O Met de geactualiseerde nota M&O is invulling gegeven aan artikel 23 lid 1i van de Financiële verordening 2023. 3.1Control jaarplan VIC 2024 Het Control jaarplan VIC 2024 bepaalt voor een groot deel de wijze waarop het college zorgt voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen, conform artikel 24 lid 1van de Financiële verordening. Het Control jaarplan VIC 2024 wijst, financieel gezien, de meest materiële processen aan die aan een VIC worden onderworpen. De bevindingen uit onder andere de VIC zijn van belang bij het bepalen van de (financiële) rechtmatigheid en worden onderdeel van de RMV.

3.2 Frauderisico analyse De frauderisico analyse is een uitwerking van de nota M&O. De analyse geeft een beeld van de risicogebieden, de beheersmaatregelen en aanbevelingen ter verbetering. Overleg gevoerd met Accountant. Kanttekeningen 1.1 Actueel Normenkader Lopende het boekjaar kunnen nieuwe regels vastgesteld worden of bestaande worden gewijzigd. Bij aanvang van de interim controle 2024 wordt in overleg met de accountant bepaald of actualisatie van het normenkader noodzakelijk is. 1.1 en 2.1 Bepalen rechtmatigheid Het Normenkader en de kaders uit de nota Misbruik en oneigenlijk gebruik dragen bij aan de invulling van het voorwaardencriterium die gelden voor het bepalen van de rechtmatigheid. Voor de RMV moet ook worden voldaan aan het begrotingscriterium. De kaders hiervoor zijn opgenomen in de Financiële verordening. 2023 en 2024 staan ook in het teken van het opbouwen van onze eigen organisatie. Het aantal personele wisselingen en de dynamiek die ontstaan door de wijzigingen in de organisatie en processen maken dat het beheren en beheersen, werken volgens de processen en daarmee de rechtmatigheid onder druk kunnen staan om de kwaliteit van de dienstverlening niet (teveel) te benadelen. Diverse functies worden door nieuwe medewerkers of tijdelijk (ingehuurde) krachten ingevuld.

Daarnaast lopen in het begin van jaar ook oude taken nog door en wordt gewerkt aan de opbouw van nieuwe structuren en processen. Financiële onrechtmatigheid kan ook ontstaan op terreinen waarin de VIC niet voorziet. De kans daarop neemt toe bij veel personele mutaties en wanneer de processen (nog) onduidelijk zijn. Uitvoering/vervolgstappen Bij het opzetten van de processen in onze organisatie zal nadrukkelijk aandacht zijn voor de inrichting van de IC, VIC en rechtmatigheid.

3/5

Evaluatie/monitoring Het Normenkader, de Frauderisicoanalyse en het Control jaarplan VIC moeten jaarlijks worden geactualiseerd. Over de bevindingen die volgen uit de VIC wordt tussentijds en via de managementletter van de accountant gerapporteerd. Financiën Niet van toepassing. Juridische zaken Niet van toepassing. Duurzaamheid en Ecologie Niet van toepassing. Inclusiviteitstoets Niet van toepassing. Communicatie/participatie na besluitvorming Niet van toepassing.

Burgemeester en wethouders van Ridderkerk, de secretaris,

de burgemeester,

mw. M. Kitselar

dhr. C.A. Oosterwijk

Bijlagen 1. 2. 3. 4.

Normenkader 2024 Ridderkerk.pdf Control jaarplan VIC 2024 Ridderkerk.pdf nota Misbruik en oneigenlijk gebruik 2024 Ridderkerk.pdf Frauderisicoanalyse Ridderkerk.pdf

4/5

CONCEPT RAADSBESLUIT Onderwerp: Normenkader 2024, M&O beleid 2024, control jaarplan VIC 2024, Frauderisicoanalyse

Gemeenteraad: 9 juli 2024

Zaaknummer:

Commissie samen leven en samen wonen rk 27 juni 2024

De raad van de gemeente Ridderkerk, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders op 21 mei 2024, gezien het advies van Commissie Samen leven en Samen wonen RK op 27 juni 2024

BESLUIT: 1. Het Normenkader 2024 vast te stellen.

2. De nota Misbruik & Oneigenlijk gebruik 2024 vast te stellen.

3. Kennis te nemen van het Control jaarplan VIC 2024 en de Frauderisicoanalyse.

5/5