Voorstel Besluitvorming over het gemeente specifiek organiseren van taken en een frictiebudget.pdf

Raadsvoorstel Onderwerp: Besluitvorming over het gemeente specifiek organiseren van taken en een frictiebudget

College van burgemeester en wethouders 29 november 2022

Zaaknummer 656908

Portefeuillehouder Henk van Os

Commissie Samen leven 12 januari 2023

Openbaar

E-mailadres opsteller: j.bastiaansen@bar-organisatie.nl

Gemeenteraad 26 januari 2023

Geadviseerd besluit 1. Kennis te nemen van de samenvatting van het Plan van Aanpak Ontvlechting en Onthechting van de BAR-organisatie (bijlage 1), de Transitie en de Opbouw van de gemeentelijke organisaties van Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk en de gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie (OOTO). 2. Voor 2023 ten laste van de algemene reserve incidenteel een budget van €1,0 miljoen ter beschikking te stellen voor frictie- en projectkosten die samenhangen met het gedeeltelijk ontvlechten van taken, onthechten van de BAR-organisatie, de herinrichting van de gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie en de transitie van taken en personeel naar de gemeentelijke organisaties.

1/6

Raadsvoorstel Inleiding In de afgelopen anderhalf jaar is de toekomst van de GR BAR-organisatie onderwerp geweest van onderzoek en overleg. Sinds de vorming van de nieuwe colleges is dat overleg ambtelijk en bestuurlijk geïntensiveerd. Uit het op 25 juni jl. gevoerde overleg is gebleken dat de colleges van Ridderkerk en Barendrecht de opvatting delen dat beleid en uitvoering gemeente specifiek moeten worden georganiseerd, echter verschilden zij van mening over de wijze waarop dit zou dienen te gebeuren. In het overleg van 25 juni is ook overeenstemming tussen Barendrecht en Ridderkerk bereikt over de wenselijkheid om de bedrijfsvoeringstaken (met uitzondering van communicatie en financieel advies) gezamenlijk te blijven uitvoeren. Het college van burgemeester en wethouders van Barendrecht heeft daarop op 11 oktober jl. besloten een eigen ambtelijke organisatie voor alle beleids- en uitvoeringstaken van de gemeente in te richten. Het college van Ridderkerk heeft de wens om te komen tot gemeente specifiek werken ook, maar wilde dit realiseren door een deel van de huidige BAR-organisatie gemeente specifiek in te richten. Het college van Ridderkerk voelt door het besluit van Barendrecht de noodzaak om te bezien op welke manier beleid en uitvoering voor Ridderkerk eveneens buiten de BAR-organisatie georganiseerd kunnen worden.

Het college van Albrandswaard wilde de samenwerking met Barendrecht en Ridderkerk in de BAR-organisatie het liefst behouden in de huidige vorm, maar ziet zich eveneens genoodzaakt om zich te beraden over het organiseren van beleid en uitvoering buiten de BARorganisatie. Als gevolg van de besluitvorming moeten meerdere zaken worden opgepakt. Hiervoor wordt om een incidenteel budget voor frictie- en projectkosten gevraagd. Beoogd effect 1. Op hoofdlijnen inzicht bieden in de organisatie en het proces van de gedeeltelijke ontvlechting van de BAR-organisatie en de opbouw van de eigen gemeentelijke organisaties en de gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie. 2. Het ter beschikking stellen van een incidenteel budget voor het ontvlechten van taken en de transitie van personeel naar de gemeentelijke organisatie. Relatie met beleidskaders Gemeenschappelijke Regeling BAR-organisatie. Argumenten 1.1 Aan de hand van de samenvatting van het Plan van Aanpak wordt inzicht gegeven in het proces en de structuur om te komen tot drie nieuwe gemeentelijke organisaties en een gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie en wordt vanuit de bijlage bij het Plan van Aanpak duidelijk welke taken in een eigen gemeentelijke organisatie worden georganiseerd en welke taken in gezamenlijkheid blijven worden uitgevoerd.

Het algemene uitgangspunt van de gemeente Barendrecht is dat alle taken op het gebied van beleid en uitvoering in een eigen gemeentelijke organisatie georganiseerd gaan worden. Voor een aantal uitvoerende taken is op 25 juni jl. afgesproken om de (financiële) consequenties van het gemeente specifiek organiseren eerst nader te onderzoeken: • de taken van het cluster uitvoering (buitendienst); • de taken van het cluster dienstverlening (KCC, front- en backoffice); • de taken van de administraties in het sociaal domein (zorg en uitkeringen).

Buitendienst: drie buitendiensten met gezamenlijke werf en (zwaar) materieel De taken van de buitendienst worden in de nieuw te vormen gemeentelijke organisaties ondergebracht. Dit past volledig bij het gemeente specifiek organiseren van alle andere taken op het

2/6

gebied van beleid en uitvoering. Daarbij valt de gehele ruimtelijke keten onder de regie van de nieuw te vormen gemeentelijke organisaties/ managementteams. Daarnaast geldt dat er een samenwerkingsovereenkomst wordt afgesloten over het al dan niet gezamenlijk gebruik maken van materialen van de buitendienst. Over het al dan niet gezamenlijk gebruik maken van de werf gelegen aan de London, dienen in de komende periode nog afzonderlijke afspraken gemaakt te worden tussen de gemeenten. KCC (cluster dienstverlening): eigen burgerzaken, KCC (inclusief webcare) en ontwikkeling dienstverlening De taken op het gebied van burgerzaken (front- en backoffices samen) worden in de nieuw te vormen gemeentelijke organisaties ondergebracht. Dat geldt ook voor de taken van het KCC en ontwikkeling dienstverlening. Het gaat hier immers om directe dienstverlening aan de inwoners van de gemeenten (klantcontact). Administraties sociaal domein: de gezamenlijke uitvoering van taken gedeeltelijk voortzetten De taken van Terugvordering & Verhaal, Toezicht &Handhaving en KCC 2 (Maatschappij/Inkomen) worden bij de afzonderlijke gemeenten ondergebracht. De uitkeringenadministratie en de administratie Zorg (Wmo & Jeugd) en Kwaliteit en functioneel beheer zorg en werk & inkomen blijven we gezamenlijk uitvoeren.

2.1 Om te kunnen starten met het proces van ontvlechten, de transitie van taken en personeel en de opbouw van de gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie en de gemeentelijke organisaties is een frictiebudget nodig. Qua incidentele kosten gaan we ervan uit dat de ontvlechting en opbouw in 2023 en 2024 plaatsvinden. Indien ontvlechting langer duurt dan schuiven de kosten ook door. We verwachten dat de incidentele kosten toenemen als het tijdspad langer wordt, aangezien de onzekerheid en transitieperiode langer duurt wat meer vervangingsbehoefte en projectkosten vergt. (maximale bedragen x 1.000) ALGEMEEN Toelichting Frictiekosten Reorganisatie leidt tot beperkte mismatch op personeel PROJECTKOSTEN Projectteam Externe voorzitter en projectleider Externe Expertmatige advies en ondersteuning overige ondersteuning ICT ontvlechtingsOntvlechting van kosten systemen, applicaties en rapportages Huisvesting Eenmalig kosten voor veranderingen in werkplekken TOTAAL INCIDENTELE KOSTEN

2023

2024 €650

Totaal €650

€320

€80

€400

€400

€200

€600

€650

€100

€750

p.m.

p.m.

p.m.

€1.370

€1.030

€2.400

De kosten voor tijdelijke uitbreiding van de bezetting en vervangingsbehoefte die mogelijk ontstaat worden verwerkt in de eerste of tweede tussenrapportage 2023 van de BAR-organisatie. Voor de frictiekosten en projectkosten wordt aan de raad van Barendrecht en de raad van Ridderkerk gevraagd om een incidenteel budget van 1 mio. Op deze manier worden de directe projectkosten

3/6

bekostigd vanuit de incidentele budgetten en worden de bedrijfsvoeringskosten bekostigd vanuit de bedrijfsvoering. Naast het voorgaande hebben de drie gemeenten met elkaar afgesproken om in een separaat parallel traject in de komende periode te komen tot financiële afspraken en een financiële afwikkeling. Hierbij houden we uiteraard rekening met het hiervoor vermelde ter beschikking gestelde krediet van 1 miljoen euro van de gemeenten Barendrecht en Ridderkerk. 2.2 Het frictiebudget dient met name om daadwerkelijk invulling te geven aan de zorg voor onze medewerkers en om de continuïteit van de dienstverlening te kunnen waarborgen. Naast de reeds bestaande ervaren werkdruk en de krapte op de arbeidsmarkt waardoor vacatures niet altijd makkelijk in te vullen zijn is er ook tijd en aandacht nodig voor het veranderingsproces. Het frictiebudget is dan ook mede noodzakelijk om te zorgen voor extra capaciteit om de werkdruk voor medewerkers te beheersen en om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. Overleg gevoerd met Externe voorzitter bestuurlijke stuurgroep en beoogd externe projectleider OOTO-proces. Kanttekeningen Niet van toepassing. Uitvoering/vervolgstappen De structuur vanuit de samenvatting van het Plan van Aanpak wordt ingericht en het proces van de samenvatting van het Plan van Aanpak wordt uitgevoerd. Evaluatie/monitoring Niet van toepassing.

Financiën Zie argumenten 2.1 en 2.2 voor de financiële consequenties en de onderbouwing. Juridische zaken Niet van toepassing. Duurzaamheid Niet van toepassing. Inclusiviteitstoets Niet van toepassing. Communicatie/participatie na besluitvorming Communicatie maakt een belangrijk onderdeel uit van het gehele proces en staat uitgebreid beschreven in de samenvatting van het Plan van Aanpak.

Burgemeester en wethouders van Ridderkerk, de secretaris,

de burgemeester,

dhr. H.W.J. Klaucke

mw. A. Attema

Bijlagen 1. Bijlage 1 Samenvatting Plan van Aanpak 221125.pdf 2. Bijlage 2 splitsing takenoverzicht 251122.pdf

4/6

5/6

CONCEPT RAADSBESLUIT Onderwerp: Besluitvorming over het gemeente specifiek organiseren van taken en een frictiebudget

Gemeenteraad: 26 januari 2023

Zaaknummer: 656908

Commissie samen leven 12 januari 2023

De raad van de gemeente Ridderkerk, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders op 29 november 2022,

BESLUIT: 1. Kennis te nemen van de samenvatting van het Plan van Aanpak Ontvlechting en Onthechting van de BAR-organisatie (bijlage 1), de Transitie en de Opbouw van de gemeentelijke organisaties van Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk en de gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie (OOTO).

2. Voor 2023 ten laste van de algemene reserve incidenteel een budget van €1,0 miljoen ter beschikking te stellen voor frictie- en projectkosten die samenhangen met het gedeeltelijk ontvlechten van taken, onthechten van de BAR-organisatie, de herinrichting van de gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie en de transitie van taken en personeel naar de gemeentelijke organisaties.

6/6