Toelichting GR De Bedrijfsvoeringspartner.pdf

Toelichting Gemeenschappelijke regeling De Bedrijfsvoeringspartner

Inhoud Artikel 1 Begripsbepalingen:.............................................................................................2 Artikel 2 Bedrijfsvoeringsorganisatie................................................................................2 Artikel 3 Belang................................................................................................................ 2 Artikel 4 Taken..................................................................................................................2 Artikel 5 Algemene bevoegdheidstoedeling......................................................................2 Artikel 6 Kwaliteitsborging...............................................................................................

2 Artikel 7 Samenstelling.....................................................................................................2 Artikel 8 Bevoegdheden bestuur.......................................................................................3 Artikel 9 Werkwijze bestuur..............................................................................................3 Artikel 10 Inlichtingenplicht..............................................................................................3 Artikel 11 Verantwoordingsplicht.....................................................................................3 Artikel 12 De voorzitter.....................................................................................................4 Artikel 13 De directeur......................................................................................................4 Artikel 14: Personeel.........................................................................................................4 Artikel 15: Financiële administratie en controle...............................................................4 Artikel 16: Begroting.........................................................................................................4 Artikel 17: Jaarrekening....................................................................................................4 Artikel 18: Financiële

verplichtingen.................................................................................5 Artikel 19: Archief bedrijfsvoeringsorganisatie.................................................................5 Artikel 20: Geschillen........................................................................................................ 5 Artikel 21: Toetreding.......................................................................................................5 Artikel 22: Uittreding........................................................................................................ 5 Artikel 23: Wijziging..........................................................................................................7 Artikel 24: Opheffing.........................................................................................................7 Artikel 25: Ondersteuning gemeenteraden.......................................................................7 Artikel 26: Evaluatie..........................................................................................................7 Artikel 27: Slotbepaling.....................................................................................................7

1

Toelichting Gemeenschappelijke regeling De Bedrijfsvoeringspartner In deze toelichting wordt aangegeven op welke punten de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de oude gemeenschappelijke regeling BAR-organisatie anders is.

Artikel 1 Begripsbepalingen: Ten opzichte van het eerste artikel uit de GR BAR-organisatie zijn begrippen die niet meer terugkomen in de GR geschrapt. Een uitleg van een begrip dat niet voorkomt in de GR is immers niet noodzakelijk. Dat geldt bijvoorbeeld voor de begrippen ‘samenwerkingsgebied’, ‘programmabegroting’ en ‘programma’. Artikel 2 Bedrijfsvoeringsorganisatie De oude rechtspersoon, het oude openbaar lichaam, wordt met deze wijziging omgezet in een nieuwe rechtspersoon, de bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO) met een nieuwe naam. Artikel 3 Belang Dit artikel komt overeen met de oude bepaling. Artikel 4 Taken In het eerste lid zijn de nieuwe taakvelden van de BVO benoemd. Het tweede lid geeft verduidelijking over de taken. In het derde lid wordt de grondslag gelegd voor het nader overeenkomen van de te leveren en af te nemen diensten van de BVO. Dit wordt verder uitgewerkt in een dienstverleningsovereenkomst (DVO) en een Producten- en Diensten Catalogus (PDC). De daadwerkelijk uit te voeren diensten en te leveren producten worden vormgegeven in basisproducten/-diensten en flexibele producten/diensten. Het vierde lid is ten opzichte van de oude regeling ongewijzigd. Een verdere uitwerking hiervan is terug te vinden in het artikel 23 over de wijziging van de gemeenschappelijke regeling en in de dienstverleningsovereenkomst.

Artikel 5 Algemene bevoegdheidstoedeling Dit artikel is slechts summier gewijzigd. Delegatie of mandaat kan worden gegeven aan de organen van de organen van de BVO. De organen worden benoemd in de regeling, dat zijn het bestuur, de voorzitter en de directeur. In de gebruikelijke mandaatbesluiten en incidentele delegatiebesluiten van de gemeenten wordt dit verder vorm gegeven. Artikel 6 Kwaliteitsborging Dit artikel is nagenoeg gelijk gebleven. Artikel 7 Samenstelling De oude artikelen 7-11 van de gemeenschappelijke regeling handelden over het Algemeen bestuur. De BVO kent echter geen algemeen (en dagelijks) bestuur, maar een enkelvoudig bestuur. Dat betekent dat de oude artikelen 7-11 zijn geschrapt en dat artikel 7 nu regels bevat over de samenstelling van het (enkelvoudige) bestuur. Het bestuur van de BVO wordt gevormd door een door de deelnemer aangewezen collegelid per gemeente. Zo is iedere deelnemer gelijkelijk vertegenwoordigd. In het derde lid is naar aanleiding van de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regeling nog een bepaling toegevoegd over de bevoegdheid van het college om een door hem aangewezen lid te ontslaan.

Artikel 16, vierde lid, juncto artikel 18 Wgr bepaalt namelijk dat de regeling bepalingen inhoud over de bevoegdheid van het college een door hem aangewezen lid van het bestuur ontslag te verlenen, indien dit lid het vertrouwen van het college niet meer heeft. 2

Toelichting Gemeenschappelijke regeling De Bedrijfsvoeringspartner Artikel 8 Bevoegdheden bestuur De Wet gemeenschappelijke regelingen bepaalt niet veel over de inhoud van de bevoegdheden van het bestuur van de BVO. Duidelijk is in ieder geval dat er – evenals bij de oude regeling – geen bevoegdheden door de deelnemende gemeenten worden overgedragen (gedelegeerd) aan de BVO. Om helderheid te verschaffen over wat er in ieder geval onder de bevoegdheden van het bestuur valt, is in het tweede lid benoemd welke bevoegdheden in ieder geval bij het bestuur liggen. Het staat het bestuur natuurlijk vrij deze bevoegdheden binnen wettelijke grenzen te mandateren. De wettelijke grenzen zijn in ieder geval gelegen in de aard van de bevoegdheid (artikel 10:3 Algemene wet bestuursrecht). In het derde lid wordt de grondslag gegeven voor het opstellen van een organisatieregeling. Artikel 9 Werkwijze bestuur Het eerste lid van dit artikel komt voort uit de werkwijze van het algemeen bestuur zoals in de oude regeling is opgenomen. Nu er slechts sprake is van een enkelvoudig bestuur is de frequentie van vergaderen verhoogd ten opzichte van die van het oude algemeen bestuur. Daarnaast is gekozen voor de mogelijkheid dat de voorzitter of minimaal twee leden (schriftelijk) om een vergadering kan verzoeken.

In het tweede lid is expliciet tot uitdrukking gebracht dat de gemeentesecretarissen van de deelnemers een adviserende rol hebben naar de betreffende bestuursleden van hun eigen gemeente in de vergaderingen van het bestuur. In het derde lid wordt een nadere grondslag gegeven voor het uitwerken van de werkwijze van het bestuur. In het vierde lid is artikel 22, eerste lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen van toepassing verklaard. Dat bepaalt dat de artikelen 16, 17, 19, 20, 22, 26 en 28 tot en met 33 van de Gemeentewet van toepassing zijn op de orde van de vergaderingen. In het vijfde lid is een nadere grondslag gegeven voor de mogelijkheid om geheimhouding op te leggen, vergelijkbaar met de gemeentelijke geheimhouding. Artikel 10 Inlichtingenplicht Het eerste en tweede lid van deze bepaling komen grotendeels overeen met de leden 2 en 3 van het oude artikel 14 van de gemeenschappelijke regeling. Het derde lid geeft invulling aan een nieuwe verplichting uit de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Artikel 16, tweede lid, Wgr juncto artikel 18 Wgr bepaalt dat de leden van het bestuur alle inlichtingen verschaft aan het college dat hen heeft aangewezen wanneer een of meer leden van het college daarom vragen. Het derde lid bepaalt dat de gemeenschappelijke regeling regels bevat over de wijze waarop inlichtingen worden verstrekt.

Het vierde lid bevat een gelijkelijke bepaling voor de raad. Het vijfde lid is ingevoegd naar aanleiding van een zienswijze van de raad van Ridderkerk. De conceptstukken zijn in een eerder stadium al gedeeld met de raden. De definitieve stukken worden op grond van dit artikellid ook ter informatie aan de raden van de deelnemende gemeenten gestuurd. Artikel 11 Verantwoordingsplicht Art. 16, eerste lid, Wgr juncto artikel 18 Wgr bepaalt dat de leden van het bestuur verantwoording schuldig zijn aan het college dat hen heeft aangewezen. Het lid is uitsluitend verantwoording schuldig over hetgeen het lid zelf heeft gedaan binnen het bestuur, dus niet voor dat wat het bestuur besloten heeft. De wijze waarop de leden verantwoording af moeten leggen, moet in de 3

Toelichting Gemeenschappelijke regeling De Bedrijfsvoeringspartner gemeenschappelijke regeling geregeld worden. Het eerste lid van deze bepaling komt overeen met het eerste lid van het oude artikel 14 van de gemeenschappelijke regeling. Artikel 12 De voorzitter De wijzigingen van de bepalingen over de voorzitter hangen samen met het feit dat de bedrijfsvoering een enkelvoudig bestuur kent. Artikel 13 De directeur De rol van directeur is enigszins vergelijkbaar met die van de directieraad uit de oude regeling. Het belangrijkste onderscheid is gelegen in het feit dat de directeur niet verbonden is aan een van de deelnemende gemeenten. Sterker nog, dat is onverenigbaar met elkaar. Artikel 14: Personeel Door het wijzigen van de rechtsvorm en het daarmee omzetten van een openbaar lichaam in een bedrijfsvoeringsorganisatie is sprake van overgang van onderneming (art. 7:662 e.v. Burgerlijk Wetboek). Dat betekent dat rechten en verplichtingen die op dat tijdstip voor de werkgever in die onderneming voortvloeien uit een arbeidsovereenkomst tussen hem en een daar werkzame werknemer van rechtswege overgaan op de verkrijger. Om hierover aan alle partijen duidelijkheid te geven is een en ander nog wel expliciet opgenomen in de gemeenschappelijke regeling.

Artikel 15: Financiële administratie en controle Dit artikel komt grotendeels overeen met artikel 18 van de oude gemeenschappelijke regeling. In verband met de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen is dit artikel aangevuld met de bevoegdheid van de raden om een zienswijze te geven op het besluit tot het vaststellen van financiële regelingen en nadere regels. Na zienswijze van de raad van Ridderkerk is de termijn voor een zienswijze verlengd van acht naar tien weken. Zie artikel 10, vijfde lid, Wet gemeenschappelijke regelingen. De afzonderlijke colleges sturen hun zienswijze en die van hun raad gezamenlijk aan het bestuur. Dus het college van Barendrecht stuurt de eigen zienswijze en die van zijn raad gezamenlijk toe aan het bestuur, en gelijk zo voor Albrandswaard en Ridderkerk. Artikel 16: Begroting Dit artikel komt nagenoeg geheel overeen met artikel 19 en 20 van de oude gemeenschappelijke regeling. Aanpassing heeft plaatsgevonden in verband met het feit dat een bedrijfsvoeringsorganisatie een enkelvoudig bestuur kent. Zie verder voor de procedure rond de begroting van de bedrijfsvoeringsorganisatie de artikelen 35 en 34, eerste en tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Artikel 17: Jaarrekening Dit artikel komt nagenoeg geheel overeen met artikel 21 van de oude gemeenschappelijke regeling.

Aanpassing heeft plaatsgevonden in verband met het feit dat een bedrijfsvoeringsorganisatie een enkelvoudig bestuur kent. Het oude vijfde lid (décharge voor het dagelijks bestuur na besluitvorming van het algemeen bestuur) is in verband daarmee geschrapt. Via artikel 35, zesde lid van de Wgr zijn de artikelen 186 t/m 213 van de Gemeentewet van kracht. Artikel 199 Gemeentewet bepaalt dat de vaststelling van de jaarrekening décharge voor het bestuur inhoudt. 4

Toelichting Gemeenschappelijke regeling De Bedrijfsvoeringspartner Zie verder voor de procedure rond de jaarrekening van de bedrijfsvoeringsorganisatie artikel 34, derde en vierde lid, en artikel 34b van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Artikel 18: Financiële verplichtingen Deze bepaling is gelijkluidend aan artikel 23 van de oude gemeenschappelijke regeling. Wanneer Gedeputeerde Staten gehoor geeft aan het verzoek conform artikel 194 Gemeentewet, treedt GS in de bevoegdheden van de gemeente. Artikel 19: Archief bedrijfsvoeringsorganisatie Dit artikel komt nagenoeg geheel overeen met artikel 24 van de oude gemeenschappelijke regeling. Aanpassing heeft plaatsgevonden in verband met het feit dat een bedrijfsvoeringsorganisatie een enkelvoudig bestuur kent. Artikel 20: Geschillen Dit artikel komt nagenoeg geheel overeen met artikel 25 van de oude gemeenschappelijke regeling. Aanpassing heeft plaatsgevonden in verband met het feit dat een bedrijfsvoeringsorganisatie een enkelvoudig bestuur kent. Artikel 21: Toetreding Dit artikel is enigszins gewijzigd ten opzichte van het vergelijkbare artikel 26 uit de oude regeling. De bedrijfsvoeringsorganisatie is een collegeregeling, zodat de burgemeester als bestuursorgaan uit de bepaling is geschrapt. Toetreding van een gemeente leidt bovendien tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling.

Daarvoor dient met de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen niet alleen toestemming van de colleges maar ook van de raden te zijn. Artikel 22: Uittreding Dit artikel (en de artikelen over wijziging en opheffing) is (zijn) geheel herschreven ten opzichte van de oude gemeenschappelijke regeling, onder meer als gevolg van de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen per 1 juli 2022. Daarin is bepaald dat bepalingen moeten worden opgenomen over wijziging, opheffing, toetreding, de voorwaarden waaronder kan worden uitgetreden en de gevolgen van uittreding, waaronder bepalingen omtrent de gevolgen voor het vermogen van de rechtspersoon (art. 9, eerste lid, Wgr). Een effectieve samenwerking is gebaat bij een heldere afscheidsregeling: alle deelnemers weten dan namelijk al bij voorbaat waar zij aan toe zijn en wat hen te wachten staat bij een eventueel besluit tot uittreding of opheffing. Bovendien kunnen daarmee de belangen van zowel achterblijvende deelnemers als uittredende organen worden geborgd. Uittreding heeft aanzienlijke gevolgen op juridisch, financieel, personeel en organisatorisch vlak. Om tot zorgvuldige besluitvorming over de uittreding te komen, is de voorbereidingstijd dan ook navenant. In het derde lid is de afspraak om de bedrijfsvoeringsorganisatie in ieder geval de eerste vijf jaar ongewijzigd te laten, neergelegd.

Uittreding kan, net als wijziging, op zijn vroegst vijf jaar na inwerkingtreding van de regeling. Met betrekking tot de uittreedsom is gekozen voor de methode van reële schadebepaling. In het zesde lid zijn de uitgangspunten bij het bepalen van de schade opgenomen. Alleen schade die het directe, onvermijdelijke, en niet te mitigeren gevolg is van uittreding komt voor vergoeding in aanmerking (onder a). Dat betekent dat het moet gaan om kosten waarmee de bedrijfsvoeringsorganisatie en de overblijvende deelnemers noodzakelijkwijs worden 5

Toelichting Gemeenschappelijke regeling De Bedrijfsvoeringspartner geconfronteerd en die niet afhankelijk zijn van (beleids)beslissingen. Het gaat daarbij om frictiekosten, desintegratiekosten en kosten die de achterblijvers noodzakelijkerwijs moeten maken. Bij frictiekosten kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de inhuur van externe deskundigen zoals een accountant of advocaat. Bij desintegratiekosten kan het bijvoorbeeld gaan om het verlies aan financiële dekking voor salarissen en andere vaste lasten van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Bij schadeposten die niet uitsluitend aan de uittredende deelnemer kunnen worden toegerekend, als bedoeld onder b kan het gaan om - kort samengevat – alle wegvallende financiering voor kosten die naar hun aard worden ‘gespreid’ over alle deelnemers. Voorbeelden daarvan zijn de salarissen van de medewerkers en de huisvesting van de BAR-organisatie. Met deze bepaling wordt geregeld dat de omvang van de schade die de uittreder berokkent, wordt gebaseerd op diens bijdrage aan de gemeenschappelijke regeling. Bij een uittreding uit de BAR-organisatie zal deze regeling voor vrijwel alle posten gelden. Ook toekomstige schade (onder c) kan mede voor rekening van de uittredende deelnemer komen. Ook hiervoor geldt overigens dat de schade dan het directe, onvermijdelijke, en niet te mitigeren gevolg moet zijn van de uittreding.

Het gaat dan bijvoorbeeld om investeringen waartoe het bestuur heeft besloten en waarvoor de kosten in opvolgende jaren worden gedragen. Langlopende verplichtingen vormen geen reden om een uitzondering te maken op deze overbruggingsperiode. Na de uittreding moet het samenwerkingsverband deze kosten nog steeds maken, maar valt een deel van de financiering weg. Dat tekort is een schadepost. De omvang van de toekomstige schade wordt volgens deze bepaling - als onderdeel van de reële schadebepaling - zo nauwkeurig mogelijk vastgesteld en dan geheel betrokken bij het bepalen van de gevolgen van de uittreding. Met de begrenzing van vijf jaar wordt daarnaast tot uitdrukking gebracht dat het samenwerkingsverband de hogere kosten van de overblijvende deelnemers niet tot in lengte van dagen aan de uittreding kan wijten. Van het samenwerkingsverband wordt verwacht dat het zich aanpast aan de nieuwe werkelijkheid. De periode van vijf jaar, die vaak ook overeenkomt met de beleidscyclus, wordt daarvoor algemeen gezien als een reële overgangstermijn. In het zevende lid is een uitgangspunt opgenomen om de positie van het personeel te borgen. Het achtste lid over de betalingsregeling spreekt voor zich Het negende lid neemt tot uitgangspunt de advisering door (een commissie van) onafhankelijke externe deskundige(n). Dat bevordert de zorgvuldigheid en de rust in het uittredingstraject.

Daarbij kan onder meer gedacht worden aan accountants of anderszins financieel deskundigen. Van belang is dan dat het aantal te benoemen deskundigen oneven is, ze gezamenlijk advies uitbrengen en rapporteren aan het bestuur, waarbij de kosten van de commissie (in ieder geval gedeeltelijk) worden gedragen door de uittredende deelnemer. Mochten de deelnemers het in een voorkomend geval onwenselijk achten dat een commissie wordt gevormd, dan kunnen zij van deze regel bij eensluidend besluit afwijken. In het tiende lid is de situatie geregeld dat een deelnemer het bestuur vraagt om de gevolgen van een uittreding over twee jaar in kaart te brengen, zonder dat van een daadwerkelijk uittredingsbesluit sprake is. Het is bedoeld als middel om de deelnemers zekerheid vooraf te bieden: een manier om vooraf te weten tegen welke “prijs” uittreding over twee jaar mogelijk is. Omdat een laagdrempeligere route passender is dan wanneer ‘zomaar’ tot eenzijdige uittreding wordt besloten, kan de deelnemer die het verzoek heeft ingediend kan gebruik maken van het deskundigenadvies.

6

Toelichting Gemeenschappelijke regeling De Bedrijfsvoeringspartner Artikel 23: Wijziging Deze bepaling is eveneens herschreven en komt grotendeels overeen met hetgeen in de bepaling over uittreding is bepaald. In het eerste lid is expliciet aangegeven dat wijziging in taken van de organisatie leidt tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling. In dat geval kan schade ontstaan, voor de berekening waarvan in het vijfde lid wordt aangesloten bij de uitgangspunten die gelden voor het bepalen van een uittreedsom. Ook overigens wordt zoveel als mogelijk aangesloten bij het bepaalde over uittreding. Zo wordt in het zesde lid het instellen van een Commissie van deskundigen mogelijk gemaakt en voeren de deelnemers vooraf gezamenlijk overleg over de wijziging. In het derde lid is nog uitdrukkelijk opgenomen dat wijziging voor het eerst na vijf jaar plaats kan vinden, net zoals dit bij de uittreding is bepaald. Wijziging van de gemeenschappelijke regeling leidt niet altijd tot schade. Een wijziging van bijvoorbeeld de samenstelling van het bestuur is vooral organisatorisch. Het instellen van een Commissie van deskundigen is dan ook – in tegenstelling tot bij uittreding – niet altijd nodig bij een wijziging. Artikel 24: Opheffing Ook deze bepaling is herschreven.

Een ordentelijke afscheidsregeling voor opheffing van een gemeenschappelijke regeling moet de volgende afspraken bevatten over de inhoud en het proces:  Er moet een verzoek of besluit tot opheffing zijn;  De continuïteit van de bedrijfsvoering tot opheffing moet gewaarborgd zijn;  De gevolgen van opheffing moeten in kaart worden gebracht; en  Over het proces van liquidatie moeten afspraken worden gemaakt (routekaart). Het is van belang om in een afscheidsregeling al een duidelijke routekaart voor het gehele liquidatietraject vast te leggen, zodat verzekerd is dat alle deelnemers het op hoofdlijnen met elkaar eens zullen zijn. Ten aanzien van de overeen te komen verdeelsleutel geldt als uitgangspunt dat de ontvlechting van een gemeenschappelijke regeling de gezamenlijke verantwoordelijkheid is van alle deelnemers en dat de ontvlechtingskosten naar rato van de gemeentelijke bijdrage aan de gemeenschappelijke regeling. Artikel 25: Ondersteuning gemeenteraden Dit artikel is ongewijzigd en gelijkluidend aan artikel 29 uit de oude regeling. Artikel 26: Evaluatie Artikel 11a van de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen bepaalt dat de regeling een bepaling bevat over de evaluatie van de regeling. Artikel 27: Slotbepaling In het eerste lid heeft als doel duidelijkheid te verschaffen over de positie van het personeel.

Met de wijziging van de rechtspersoon van openbaar lichaam naar bedrijfsvoeringsorganisatie gaat het personeel van rechtswege over door overgang van onderneming. Artikel 26 Wet gemeenschappelijke regelingen bepaalt dat de regeling in werking treedt op een in de regeling bepaalde dag. De bepaling is verder gelijkluidend aan de slotbepaling (art. 31) uit de oude regeling.

7