SVHW Gewaarmerkte jaarrekening 2023.pdf
Tekst van het document
Digitally signed by Arjan Schutgens on 25 Apr 2024
Jaarstukken 2023
SVHW Rijksstraatweg 3b Postbus 7059 3286 ZH Klaaswaal www.svhw.nl (0186) 57 72 00
Versie 1.0 21 maart 2024
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2024
Digitally signed by Arjan Schutgens on 25 Apr 2024
Jaarstukken 2023
Versie historie Versie
Datum
Status
Auteur
0.1
9-2-2024
1e concept
M. de Reus
0.2
5-3-2024
2e concept
M. de Reus / P. Wielaard
M. Dekker
0.3
12-3-2024
Versie DB
M. Dekker
M. Heemskerk
1.0
21-3-2023
Definitief
M. Dekker
DB
Versie 1.0 21 maart 2024
Pagina 2 van 76
Controle
Paraaf
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2024
Digitally signed by Arjan Schutgens on 25 Apr 2024
Jaarstukken 2023 INHOUDSOPGAVE JAARVERSLAG 2023 1.
Ontwikkelingen ............................................................................................................. 5
1.1
Algemeen ..................................................................................................................... 5
1.2
Financieel ..................................................................................................................... 6
1.2.1
Bijdragen van de deelnemers ......................................................................................... 6
1.2.2
Afwijking met de Najaarsnota 2023 ................................................................................ 6
1.2.3
Incidentele baten en lasten ............................................................................................ 7
1.2.4
Totaalbeeld .................................................................................................................. 7
2.
Organisatie SVHW ......................................................................................................... 9
2.1
Algemeen ..................................................................................................................... 9
2.2
Missie .......................................................................................................................... 9
2.3
Deelnemers .................................................................................................................. 9
2.4
Kengetallen ................................................................................................................ 10
2.5
Bestuur ...................................................................................................................... 10
2.5.1
Algemeen Bestuur ....................................................................................................... 10
2.5.2
Dagelijks Bestuur ........................................................................................................ 10
2.6
Organogram ............................................................................................................... 10
2.7
Bedrijfsvoering SVHW .................................................................................................. 11
2.7.1
Algemeen beeld .......................................................................................................... 11
2.7.2
Aanslagoplegging / invordering ................................................................................... 12
2.7.3
Uitvoering WOZ/WOZ-bezwaarafhandeling ................................................................... 12
2.7.4
Overige bezwaren ....................................................................................................... 15
2.8
Doelstellingen 2023 .................................................................................................... 15
2.8.1
Schaalgrootte ............................................................................................................. 16
2.8.2
Dienstverlening........................................................................................................... 17
2.8.3
Basis op orde .............................................................................................................. 18
2.8.4
Personeel ................................................................................................................... 19
3.
Programmaverantwoording .......................................................................................... 21
3.1
Exploitatie uitkomsten................................................................................................. 21
3.2
Financieringspositie .................................................................................................... 21
3.3
Toelichting Ondersteuning .......................................................................................... 22
3.3.1
Omschrijving .............................................................................................................. 22
3.3.2
Ondersteuning – Overzicht van baten en lasten ............................................................. 23
3.4
Toelichting programma Gegevensbeheer Algemeen ....................................................... 25
3.4.1
Omschrijving .............................................................................................................. 25
3.4.2
Gegevensbeheer Algemeen – Overzicht van Baten en Lasten ........................................... 26
3.5
Toelichting programma Gegevensbeheer BAG ............................................................... 28
3.5.1
Omschrijving .............................................................................................................. 28
3.5.2
Gegevensbeheer BAG – Overzicht van Baten en Lasten ................................................... 29
3.6
Toelichting programma WOZ-administratie................................................................... 30
3.6.1
Omschrijving .............................................................................................................. 30
3.6.2
WOZ-administratie – Overzicht van Baten en Lasten....................................................... 31
3.7
Toelichting programma Dienstverlening ....................................................................... 32
3.7.1
Omschrijving .............................................................................................................. 32
3.7.2
Dienstverlening – Overzicht van Baten en Lasten ........................................................... 33
4.
Paragrafen .................................................................................................................. 35
4.1
Paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing ..................................................... 35
Versie 1.0 21 maart 2024
Pagina 3 van 76
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2024
Digitally signed by Arjan Schutgens on 25 Apr 2024
Jaarstukken 2023 4.2
Paragraaf Onderhoud Kapitaalgoederen ........................................................................ 38
4.3
Paragraaf Financiering ................................................................................................. 39
4.3.1
Algemeen ................................................................................................................... 39
4.3.2
Treasurybeheer ........................................................................................................... 39
4.3.3
Kasgeldlimiet en renterisiconorm ................................................................................. 39
4.3.4
Financiering................................................................................................................ 40
4.3.5
Relatiebeheer.............................................................................................................. 40
4.4
Toelichting EMU-saldo ................................................................................................ 41
4.5
Paragraaf bedrijfsvoering ............................................................................................. 42
4.5.1
Toelichting rechtmatigheidsverantwoording .................................................................. 42
4.5.2
Begrotingsrechtmatigheid ............................................................................................ 42
4.5.3
Voorwaardencriterium en Misbruik en Oneigenlijk gebruik Criterium .............................. 42
4.6
Openbaarheidsparagraaf Wet Open Overheid (WOO) ...................................................... 43
JAARREKENING 2023 .................................................................................................................... 45 5.
Baten en Lasten .......................................................................................................... 45
5.1
Staat van baten en lasten 2023 .................................................................................... 45
5.2
Rechtmatigheid ........................................................................................................... 46
5.3
Rechtmatigheidsverantwoording .................................................................................. 47
5.4
Staat van incidentele Baten en Lasten ........................................................................... 48
5.5
Structurele toevoeging en onttrekking aan reserves ....................................................... 48
5.6
Besteding onvoorzien .................................................................................................. 48
6.
Balans per 31 december 2023 ...................................................................................... 49
6.1
Waarderingsgrondslagen ............................................................................................. 50
6.2
Toelichting Balans 2023 .............................................................................................. 52
6.2.1
ACTIVA ...................................................................................................................... 52
6.2.2
PASSIVA ..................................................................................................................... 55
6.3
Exploitatierekening 2023 (kostensoortniveau) ............................................................... 59
6.3.1
Toelichting op Exploitatierekening 2023 (kostensoorten) ............................................... 60
6.4
Financieel overzicht Kinderopvang Toeslagaffaire (KOTA) ............................................... 68
7.
Bijlagen bij Jaarrekening 2023...................................................................................... 69
7.1
Wet normering topinkomens (WNT) – bijlage 1 .............................................................. 69
7.2
Staat van baten en lasten per taakveld – bijlage 2 .......................................................... 71
Controleverklaring ....................................................................................................................... 72 8.
Overige bijlagen .......................................................................................................... 73
8.1
Staat van personeelslasten – bijlage 3 ........................................................................... 73
8.2
Staat van vaste activa per 31-12-2023 – bijlage 4 ......................................................... 73
8.3
Staat van opgenomen geldleningen 2023 – bijlage 5...................................................... 74
8.4
Afrekening deelnemers – bijlage 6................................................................................ 75
8.5
BTW overzicht – bijlage 7 ............................................................................................. 76
Versie 1.0 21 maart 2024
Pagina 4 van 76
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2024
Digitally signed by Arjan Schutgens on 25 Apr 2024
Jaarstukken 2023
1.
Ontwikkelingen
1.1
Algemeen
Financieel resultaat De Jaarrekening 2023 sluit per saldo met een positief resultaat van 684.400 euro. De totale exploitatie 2023 bedraagt 16.051.000 euro ten opzichte van 15.534.000 euro begroot. De totale opbrengsten 2023 bedragen 16.735.000 euro ten opzichte van 15.534.000 euro begroot. Algemeen beeld operatie SVHW Het jaar 2023 was een intensief jaar. Door een combinatie van factoren was er in 2023 sprake van een stevige operationele druk binnen SVHW. De factoren zijn onder andere: •
de verdrievoudiging van de hoeveelheid WOZ-bezwaren en de steeds maar intensievere afhandeling van de WOZ-bezwaren ingediend door NCNP-bureaus;
•
de uitvoering van (deels niet in de begroting opgenomen) projecten en activiteiten, zoals het klantwaardenonderzoek, de nieuwe strategie, de overgang naar het generieke functiehuis;
•
de toetreding van de gemeente Ridderkerk in 2023, de herindeling van de gemeente Voorne aan Zee en voorbereiding van de toetreding van de gemeenten Drimmelen in 2024 en Geertruidenberg in 2025;
•
het volgen van externe ontwikkelingen en wet- en regelgeving, zoals het belastingplan 2024 en de wetgeving over de waterschapsbelasting die nu in 2026 wordt aangepast;
•
nieuwe wet- en regelgeving in het invorderingsdomein waardoor werkwijzen minder efficiënt worden;
•
de organisatieontwikkeling en daarmee verbouwen terwijl de winkel open moet blijven;
•
diverse (soms moeilijk vervulbare) vacatures;
•
de invulling van de vacature van directeur en domeinmanager ondersteuning;
•
een nieuw waterschapsbestuur en daarmee nieuwe voorzitter van het dagelijks bestuur van SVHW.
Ondanks de stevige operationele druk was de voortgang en het kwaliteitsniveau in de operationele processen over het algemeen goed. Daarnaast heeft SVHW zoveel mogelijk doorgewerkt aan de realisatie van de overige doelstellingen in 2023, waarvan het overgrote deel is gerealiseerd. No Cure No Pay (NCNP) WOZ - bezwaren SVHW heeft zich in de aanloop naar de aanslagoplegging 2023 volop ingezet om het aantal NCNPbezwaren zoveel mogelijk te beperken. Hiervoor heeft SVHW opnieuw een “taskforce” NCNP-bezwaren gevormd. We hebben met andere samenwerkingsverbanden en/of belastingkantoren rondom de aanslagoplegging een gezamenlijke mediacampagne opgezet over het zo eenvoudig mogelijk maken van een WOZ-bezwaar. Uiteindelijk hebben wij in 2023 in totaal ongeveer 23.000 bezwaren ontvangen. Fors meer dan vorig jaar. Procentueel waren er wel minder NCNP-bezwaren dan landelijk. Hierdoor zien wij dat onze campagnes hun vruchten hebben afgeworpen. Om deze grote hoeveelheid bezwaren te kunnen afwikkelen hadden wij een grote behoefte aan extra personele capaciteit waardoor de kosten van inhuur fors stegen in 2023. Doordat niet alle bezwaren in 2023 zijn afgewikkeld, is niet al het budget besteed. De verdere afwikkeling vindt plaats in Q1 van 2024 waardoor de niet besteedde kosten in 2023 naar Q1 2024 doorschuiven. Versie 1.0 21 maart 2024
Pagina 5 van 76
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2024
Digitally signed by Arjan Schutgens on 25 Apr 2024
Jaarstukken 2023
1.2
Financieel
De onderstaande paragrafen geven in het kort de belangrijkste financiële ontwikkelingen weer. Voor de toelichting per programma wordt verwezen naar de programmaverantwoording in hoofdstuk 3.
1.2.1
Bijdragen van de deelnemers
Bij de Gewijzigde Begroting 2023 was de geprognosticeerde deelnemersbijdrage vastgesteld op 12.940.000 euro. In de Jaarrekening 2023 bedraagt de bijdrage van de deelnemers 12.783.000 euro. Het resultaat is 157.000 euro negatief. Dit wordt veroorzaakt door een lagere bijdrage van deelnemers als gevolg van een lager aantal belastbare objecten (4.118 stuks) en het aantal aanslagregels (89.252 regels). In de begroting was rekening gehouden met een stijging van het aantal objecten en aanslagregels met 1% ten opzichte van de aantallen ten tijde van het opstellen van de begroting. De werkelijke stijging ligt iets lager. In de gewijzigde begroting 2023 was verder rekening gehouden met diftar aanslagregels voor de gemeente Ridderkerk. Uiteindelijk heeft de gemeente Ridderkerk geen diftar ingevoerd, waardoor het aantal aanslagregels lager uit komt. De doorbelasting van de WOZ-kosten aan het waterschap Hollandse Delta ligt 7.000 euro lager dan geraamd Tegenover de lagere doorbelasting van de WOZ-kosten staat een lagere kostenfactuur van het Ministerie BZK. De mutatie is hierdoor kostenneutraal.
1.2.2
Afwijking met de Najaarsnota 2023
De Jaarrekening 2023 sluit met een positief resultaat van 684.000 euro. In de Najaarsnota 2023 werd een nadelig resultaat verwacht over het boekjaar 2023 van 449.000 euro (verschil 1.133.000 euro). Lagere bedrijfskosten zorgen voor een positief resultaat van 735.000 euro in de Jaarrekening 2023 ten opzichte van de Najaarsnota 2023. De belangrijkste verschillen zijn: •
Vacatures konden niet tijdig worden ingevuld waardoor de salarislasten en de overige personele vergoedingen 114.000 euro lager uit komen;
•
Dekking kosten opgenomen verlof uit de voorziening verlofsparen 77.000 euro. Hier was in de najaarsrapportage nog geen rekening mee gehouden;
•
De dotatie aan de reserve PBB mag pas bij resultaatbestemming plaats vinden. In de najaarsrapportage waren deze kosten wel meegenomen. Daarnaast zijn de opleidingskosten iets lager (totaal 76.000 euro);
•
Er heeft een dotatie aan de wettelijk verplichte voorziening voor verlofsparen van 131.000 euro plaats gevonden. Bij het opstellen van de najaarsnota was dit nog niet bekend;
•
De automatiseringskosten zijn 108.000 euro lager dan verwacht doordat geen extra indexering aan een leverancier wordt betaald en kosten zijn doorgeschoven van 2023 naar 2024;
•
De kosten van inhuur zijn 156.000 euro lager dan in de najaarsrapportage als gevolg van minder inhuur van personeel in het 4e kwartaal 2023. Een deel van de werkzaamheden voor afhandelen van bezwaren zijn doorgeschoven naar 2024;
•
De uitbetaalde proceskostenvergoeding ligt € 164.000 lager dan verwacht in de najaarsnota. Dit betreft een wettelijk verplicht te betalen vergoeding aan NCNP bureaus;
•
Door het terughalen van in 2023 naar de deurwaarder verzonden dossiers zijn de deurwaarderskosten 49.000 euro lager dan in de najaarsrapportage werd verwacht;
•
Door een hoger volume van het aantal banktransacties en tariefindexatie werd bij de najaarsrapportage een overschrijding op de bankkosten verwacht. Door lagere kosten in het 4e kwartaal en een hogere naverrekening lagen de bankkosten uiteindelijk 38.000 euro lager.
Versie 1.0 21 maart 2024
Pagina 6 van 76
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2024
Digitally signed by Arjan Schutgens on 25 Apr 2024
Jaarstukken 2023 Een toename van de opbrengsten zorgt voor een positief resultaat van 398.000 euro in de Jaarrekening 2023 ten opzichte van de Najaarsnota 2023. Dit wordt grotendeels veroorzaakt door: •
een vrijval voorziening oninbare invorderingskosten 311.000 euro;
•
minder doorbelasting van kosten aan individuele deelnemers 19.000 euro;
•
hogere rentebaten 49.000 euro
•
hogere opbrengst invorderingskosten 47.000 euro
1.2.3
Incidentele baten en lasten
In de jaarrekening 2023 zijn incidentele baten en lasten verwerkt. In het overzicht van de ‘Staat van incidentele Baten en Lasten’ (zie paragraaf 5.3) worden de incidentele baten en lasten per programma weergeven.
1.2.4
Totaalbeeld
Hiermee ontstaat het volgende totaalbeeld: (bedragen in x 1.000 euro): T otota a love rzicht 2 0 2 3 Ve rschil P rogra mma
J a a rre ke ning 2023
Be groting 2023
Ve rschil Be gr.-J R 2022
Structure e l 2023
Incid e nte e l 2023
Na j a a rsnota 2023
De ce mb e rnota 2023
De ce mb e rnota - J R 2023
Ondersteuning Gegevensbeheer Algemeen Gegevensbeheer BAG
3.502 2.280 163
3.803 2.347 241
301 67 78
3.455 2.297 170
46 -17 -7
3.668 2.147 215
3.524 2.161 212
22 -119 49
WOZ administratie Dienstverlening
3.492 6.614
3.356 5.786
-136 -828
3.517 6.185
-25 428
3.669 7.087
3.590 6.761
98 148
1 6 .0 5 1
1 5 .5 3 4
-5 1 7
1 5 .6 2 4
426
1 6 .7 8 6
1 6 .2 4 9
198
Opbrengst invorderingskosten Rentebaten
2.828 525
2.584 0
-244 -525
2.828 525
0 0
2.781 476
2.829 476
-1 49
Overige opbrengsten Opbrengst deelnemers Mutaties in voorziening
287 12.783 311
10 12.940 0
-277 156 -311
20 12.783 0
268 0 311
271 12.809 0
294 12.824 0
-7 -41 311
T ota a l b a te n
1 6 .7 3 5
1 5 .5 3 4
-1 .2 0 1
1 6 .1 5 6
579
1 6 .3 3 7
1 6 .4 2 3
312
684
0
684
532
154
-4 4 9
174
510
T ota a l la ste n
R e sulta a t
Wij stellen u voor om: 1.
De voorliggende Jaarrekening 2023 vast te stellen;
2.
Een bedrag van 64.000 euro te doteren aan een bestemmingsreserve PBB;
3.
620.400 euro als resultaatuitkering aan de deelnemers uit te keren pro-rato verdeeld op basis van de daadwerkelijke deelnemersbijdrage over 2023.
De onderstaande tabellen geven het overzicht van de voorgestelde resultaataanwending en de ontwikkeling van het eigen vermogen. Tabel 1: Voorstel resultaat aanwending (bedragen in x 1.000 euro)
Onderwerp
Bedrag
Resultaat 2023 Dotatie Algemene reserve Dotatie Bestemmingsreserve PBB Bestemmingsreserve organisatieontwikkeling
684.381 0 -63.969
R e sulta a t voor uitke ring
6 2 0 .4 1 2
Versie 1.0 21 maart 2024
Pagina 7 van 76
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2024
Digitally signed by Arjan Schutgens on 25 Apr 2024
Jaarstukken 2023
Tabel 2: Ontwikkeling Eigen Vermogen (bedragen in x 1.000 euro) Be ste mming Omschrij ving
3 1 -1 2 -2 0 2 2 T oe voe ginge n Onttre kkinge n
re sulta a t vorig
3 1 -1 2 -2 0 2 3
b oe kj a a r Algemene reserve Gerealiseerd resultaat voorgaand jaar Bestemmingsreserves
700 122
-122
26
39
Uitgekeerd aan deelnemers T ota a l
700 0 65
82 847
0
0
0
765
Klaaswaal, 21 maart 2024
Het dagelijks bestuur SVHW,
M.W Heemskerk
C.L.K. Rijsdijk
Directeur
Voorzitter
Versie 1.0 21 maart 2024
Pagina 8 van 76
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2024
Digitally signed by Arjan Schutgens on 25 Apr 2024
Jaarstukken 2023
2.
Organisatie SVHW
2.1
Algemeen
SVHW is voor zijn deelnemers de uitvoeringsorganisatie voor de heffing en inning van de lokale belastingen en realiseert daarmee opbrengsten voor hun begrotingen. Voor de gemeenten zijn deze belastingopbrengsten naast de algemene uitkering de belangrijkste bron van inkomsten. De begroting van het Waterschap Hollandse Delta wordt vrijwel geheel gedragen door deze belastingopbrengsten. Voor alle deelnemers is SVHW daarmee een belangrijke schakel in hun jaarlijkse exploitatie. SVHW is zich bewust van zijn verantwoordelijkheid om op een zo zorgvuldig mogelijke wijze inhoud te geven aan zijn functie. Daarnaast vindt SVHW als zelfstandige overheidsorganisatie zijn basis in de Wet Gemeenschappelijke Regelingen en opereert als verlengd lokaal bestuur voor en namens zijn deelnemers. Deze inzichten zijn verder verwoord in de missie, visie en strategische doelstellingen van SVHW.
2.2
Missie
Een missie reflecteert de bestaansreden van een organisatie en geeft aan waarom, waartoe en voor wie de organisatie bestaat. De missie van SVHW is in 2023 herijkt en luidt als volgt:
“Belastingen voor onze leefomgeving; het moet en wij doen het goed’ Om aan deze missie te werken hebben wij vanaf 2024 een drietal kernwaarden als basis. Dit zijn: Samenwerken, vertrouwen en gewoon doen. Aan deze kernwaarden besteden we voortdurend aandacht in onze organisatie en bij de werving van collega’s en SVHW wil hierop aangesproken kunnen worden. De uitwerking van deze missie aangevuld met een herziene visie en strategie geven we verder vorm vanaf 2024 en eventuele financiële effecten worden in de begroting 2025 van het SVHW verwerkt.
2.3
Deelnemers
In 2023 is het aantal deelnemers aan SVHW ten opzichte van 2022 gewijzigd met de toetreding van de gemeente Ridderkerk. Daarnaast zijn de gemeenten Hellevoetsluis, Westvoorne en Brielle samengegaan in de gemeente Voorne aan Zee. De onderstaande tabel geeft het overzicht van de deelnemers per 1 januari 2023: Type deelnemer naam organisatie Gemeente: Alblasserdam Albrandswaard Altena Barendrecht Goeree-Overflakkee Hardinxveld-Giessendam Hoeksche Waard Krimpenerwaard Lansingerland Nieuwkoop Ridderkerk Voorne aan Zee Waterschap Hollandse Delta
Versie 1.0 21 maart 2024
Pagina 9 van 76
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2024
Digitally signed by Arjan Schutgens on 25 Apr 2024
Jaarstukken 2023
2.4
Kengetallen
De ontwikkeling van SVHW in de afgelopen jaren wordt weergegeven in de onderstaande tabel:
2.5
Bestuur
2.5.1
Algemeen Bestuur
Het Algemeen Bestuur vertegenwoordigt de verschillende deelnemende organisaties en is het hoogste bestuursorgaan. Het Algemeen Bestuur heeft als taak om het beleid vast te stellen en te controleren of het juist wordt uitgevoerd. De samenstelling van het Algemeen Bestuur is opgenomen in paragraaf WNT.
2.5.2
Dagelijks Bestuur
De leden van het Dagelijks Bestuur zijn door en vanuit de leden van Algemeen Bestuur aangewezen. Het Dagelijks Bestuur bepaalt onder andere de instructies en de regels voor de uitvoering van de taken en de bedrijfsvoering van SVHW. De samenstelling van het Dagelijks Bestuur is opgenomen in de paragraaf WNT.
2.6
Organogram
SVHW heeft de werkzaamheden belegd in zelforganiserende procesteams. Deze procesteams houden zich bezig met de operatie en zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren en het continu verbeteren van het proces en het realiseren van de gewenste output. De processen zijn gegroepeerd in logische domeinen met aan het hoofd een domeinmanager. In lijn met doelstellingen van SVHW bepalen de domeinmanagers in overleg met de proceseigenaren en de procesteams de gewenste output, die zoveel mogelijk beschreven wordt in de vorm van meetbare en zichtbare prestatie indicatoren. Dit zodat iedereen in het proces weet wat de doelen zijn. Het MT bestaat uit de drie domeinmanagers en de directeur en stelt de kaders (richting en doelen), schept de randvoorwaarden voor de procesteams bij de uitvoering van hun taken en bewaakt de samenhang van de processen.
Versie 1.0 21 maart 2024
Pagina 10 van 76
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2024
Digitally signed by Arjan Schutgens on 25 Apr 2024
Jaarstukken 2023 De onderstaande figuur toont de vereenvoudigde weergave van het organogram.
2.7
Bedrijfsvoering SVHW
2.7.1
Algemeen beeld
Door een combinatie van factoren was er in 2023 sprake van een stevige operationele druk binnen SVHW. De factoren zijn onder andere: •
de verdrievoudiging van de hoeveelheid WOZ-bezwaren en de steeds maar intensievere afhandeling van de WOZ-bezwaren ingediend door NCNP-bureaus;
•
de uitvoering van (deels niet in de begroting opgenomen) projecten en activiteiten, zoals het klantwaardenonderzoek, de nieuwe strategie, de overgang naar het generieke functiehuis;
•
de toetreding van de gemeente Ridderkerk in 2023, de herindeling van de gemeente Voorne aan Zee en voorbereiding van de toetreding van de gemeenten Drimmelen in 2024 en mogelijk Geertruidenberg in 2025;
•
het volgen van externe ontwikkelingen en wet- en regelgeving, zoals het belastingplan 2024 en de wetgeving over de waterschapsbelasting die nu in 2026 wordt aangepast;
•
nieuwe wet- en regelgeving in het invorderingsdomein waardoor werkwijzen minder efficiënt worden;
•
de organisatieontwikkeling en daarmee het verbouwen terwijl de winkel open moet blijven;
•
nieuwe wet- en regelgeving in het invorderingsdomein waardoor werkwijzen minder efficiënt worden;
•
diverse (soms moeilijk vervulbare) vacatures;
•
de invulling van de vacature van directeur en domeinmanager ondersteuning;
•
een nieuw waterschapsbestuur en daarmee nieuwe voorzitter van het dagelijks bestuur van SVHW.
Versie 1.0 21 maart 2024
Pagina 11 van 76
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2024
Digitally signed by Arjan Schutgens on 25 Apr 2024
Jaarstukken 2023 Ondanks de stevige operationele druk was de voortgang en het kwaliteitsniveau in de operationele processen over het algemeen goed. Daarnaast werkte SVHW zoveel mogelijk door aan de realisatie van de overige doelstellingen in 2023, waarvan het overgrote deel is gerealiseerd. Door het stellen van prioriteiten in de uitvoering en de inhuur van capaciteit is getracht om de operationele druk op een acceptabel niveau te houden. De leidinggevenden zijn hier op ingesprongen, door de operationele druk bespreekbaar te maken, hieraan aandacht te besteden en opvolging te geven.
2.7.2
Aanslagoplegging / invordering
No-Cure-No-Pay WOZ-bezwaren SVHW heeft zich in de aanloop naar de aanslagoplegging 2023 volop ingezet om het aantal NCNPbezwaren zoveel mogelijk te beperken. Hiervoor heeft SVHW opnieuw een “taskforce” NCNP-bezwaren gevormd. We hebben met andere samenwerkingsverbanden en/of belastingkantoren rondom de aanslagoplegging een gezamenlijke mediacampagne opgezet over het zo eenvoudig mogelijk maken van een WOZ-bezwaar. Uiteindelijk hebben wij in 2023 in totaal ongeveer 23.000 bezwaren ontvangen. Fors meer dan vorig jaar. Procentueel waren er wel minder NCNP-bezwaren dan landelijk. Hierdoor zien wij dat onze campagnes hun vruchten hebben afgeworpen. Om deze grote hoeveelheid bezwaren te kunnen afwikkelen hadden wij een grote behoefte aan extra personele capaciteit waardoor de kosten van inhuur fors stegen in 2023. Doordat niet alle bezwaren in 2023 zijn afgewikkeld is niet al het budget besteed. De afwikkeling vindt plaats in Q1 van 2024 waardoor de niet besteedde kosten in 2023 naar Q1 2024 doorschuiven en de realisatie 2023 dus beter wordt dan geprognotiseerd.
2.7.3
Uitvoering WOZ/WOZ-bezwaarafhandeling
Uitvoering WOZ Begin januari 2023 beoordeelde de Waarderingskamer de uitvoering van de WOZ-processen bij SVHW voor de vijfde keer op rij met “goed”. De hoogste categorie, is “bestendig goed” en deze wordt toegekend nadat een organisatie over meerdere jaren heeft aangetoond de WOZ-processen op een goede wijze uit te voeren. De Waarderingskamer geeft vooralsnog geen duidelijkheid wanneer SVHW met deze hoogste categorie beoordeeld gaat worden. Uit het uitgevoerde benchmarkonderzoek van de Waarderingskamer naar de WOZ-kosten 2022 blijkt, dat de WOZ-uitvoeringskosten per object van SVHW (€14,31) ver beneden het landelijk gemiddelde liggen (€20,94). Het voorafgaande geeft aan, dat SVHW als uitvoeringorganisatie invulling geeft aan zijn strategie om een goed kwaliteitsniveau te bieden, waarbij een laag kostenniveau gehandhaafd blijft.
Versie 1.0 21 maart 2024
Pagina 12 van 76
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2024
Digitally signed by Arjan Schutgens on 25 Apr 2024
Jaarstukken 2023 WOZ-bezwaren De onderstaande tabel geeft de cijfers per 9 januari 2024 in vergelijking tot de stand per 2 januari 2023 weer:
Zoals eerder gerapporteerd, kent SVHW dit jaar een verdrievoudiging van het aantal WOZ-bezwaren en dit is lijn met het landelijk beeld bij andere belastingkantoren, samenwerkingsverbanden en zelf heffende gemeenten. Bij de toename van de bezwaren moet ook rekening gehouden worden met de toetreding van Ridderkerk per 1 januari 2023. In juni 2023 heeft de Waarderingskamer aangegeven dat de hoge aantallen WOZ-bezwaren niet van invloed mogen zijn op de andere primaire processen binnen het WOZ-domein zoals de permanente marktanalyse (hierna: PMA) en herwaardering. Om die reden heeft SVHW er bewust voor gekozen om vanaf september de focus te richten op de PMA en de herwaardering en hiervoor de vaste WOZ medewerkers en WOZ taxateurs in te zetten. Daarnaast worden de WOZ-bezwaren zoveel als mogelijk door externe inhuur afgewikkeld. Dit heeft ertoe geleid dat de herwaardering volgens WOZ-tijdlijn verloopt en verder dat er geen achterstanden in PMA en herwaardering ontstaan. Hiermee wordt het juist, tijdig, volledig en rechtmatig nemen van WOZbeschikkingen 2024 voor alle deelnemers van SVHW beoogd. Door gerichte communicatie en publiciteit rondom de aanslagoplegging 2023 en het zo eenvoudig mogelijk maken van het indienen van een WOZ bezwaar wilde SVHW de burgers stimuleren om rechtstreeks bij SVHW bezwaar in te dienen.
Daarvoor is onder andere bij iedere schriftelijke aanslag een QR-code en bij iedere digitale aanslag via MijnOverheid een link toegevoegd, waarmee direct bezwaar kan worden gemaakt via een E-formulier, dat al zoveel mogelijk is ingevuld. SVHW heeft de bezwaarredenen zoveel mogelijk gestandaardiseerd/gecategoriseerd zodat de afhandeling eenvoudiger is. Het aantal QR bezwaren woningen in 2023 bedraagt 8.039 stuks en het aantal QR bezwaren nietwoningen in 2023 bedraagt 349 stuks. Dit is weliswaar een toename van in totaal 5.652 stuks in vergelijking tot het jaar 2022 (in totaal 2.736 QR bezwaren), maar de laagdrempeligheid van SVHW heeft ertoe bijgedragen dat deze belanghebbenden bij de NCNP bureaus zijn weggehouden. Het aandeel van de NCNP bureaus bedraagt bij SVHW op dit moment 39,91% voor de woningen en dit percentage is substantieel lager dan het landelijke gemiddelde van 49% (bron: Waarderingskamer). Voor de niet-woningen is het aandeel NCNP bureaus bij SVHW 36,78% en ook hier is duidelijk dat dit percentage eveneens lager ligt dan het landelijk gemiddelde van 41,3% (bron: Waarderingskamer). Versie 1.0 21 maart 2024
Pagina 13 van 76
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2024
Digitally signed by Arjan Schutgens on 25 Apr 2024
Jaarstukken 2023 Voorts heeft de Eerste Kamer in december ingestemd met het wetsvoorstel herwaardering proceskostenvergoedingen WOZ en bpm van de Staatssecretaris van Financiën en de wet is per 1 januari 2024 in werking getreden. Deze wet geeft nieuwe uitgangspunten voor de wegingsfactor die wordt gebruikt bij de berekening van de proceskosten. Die varieert normaal gesproken van 0,25 tot 2, waarbij een wegingsfactor van 1 nu de standaard is. De nieuwe wet ziet op verlaging van deze factor naar 0,25 in gevallen waarin het bestreden besluit wordt vernietigd of gewijzigd. In overige gevallen daalt de wegingsfactor naar 0,10. Bovendien worden de proceskosten ingaande 2024 rechtstreeks aan de belanghebbende worden uitbetaald en niet (meer) aan de gemachtigde. Dit raakt rechtstreeks het verdienmodel van de NCNP bureaus. Het ligt in de lijn der verwachting dat de NCNP bureaus tegenmaatregelen zullen treffen. Niettemin heeft een aantal kleinere NCNP bureaus al aan SVHW kenbaar gemaakt dat van hen nauwelijks tot geen bezwaren tegen de WOZ waarden kunnen worden verwacht. Daarnaast is de (immateriële) schadevergoeding bij overschrijding van de redelijke termijn van twee jaar omlaag gegaan. De vergoeding bedroeg 500 euro per half jaar. Het nieuwe standaardtarief is volgens de nieuwe wet 50 euro per half jaar.
Ook dit leidt tot groot ongerief bij de NCNP bureaus en de verwachting is dat zij hiertegen in verweer zullen komen en proefprocedures zullen starten. De wijziging van de proceskostenvergoeding in 2024 heeft direct gevolg voor het resultaat 2023, omdat de voorziening voor de proceskosten nu tegen een lagere vergoeding plaatsvindt.
Versie 1.0 21 maart 2024
Pagina 14 van 76
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2024
Digitally signed by Arjan Schutgens on 25 Apr 2024
Jaarstukken 2023
2.7.4
Overige bezwaren
De onderstaande tabel geeft de cijfers per 9 januari 2024 in vergelijking tot de stand per 2 januari 2023 weer:
Bij de bezwaren tegen gemeentelijke heffingen en waterschapsbelastingen in 2023 is ook een forse toename van 8.911 stuks in vergelijking tot een vergelijkbare periode in het belastingjaar 2022. Het aandeel van de overige bezwaren tegen de waterschapsbelastingen is grotendeels toe te schrijven aan de WOZ gerelateerde waterschapsbelastingen Watersysteemheffing Eigenaren en Wegenheffing Eigenaren. Een belanghebbende hoeft namelijk slechts éénmaal bezwaar aan te tekenen tegen de WOZ waarde en waarna de WOZ gerelateerde aanslagen (waaronder Onroerendezaakbelasting, Watersysteemheffing en Wegenheffing) eveneens worden ingeboekt als bezwaar. Het resterende aantal overige gemeentelijke- en waterschapbezwaren (maatstaf, eigenaren en gebruiker) ligt in lijn met voorgaande belastingjaren en vormt een beheersbaar aantal voor SVHW. Wel is om de tijdige afwikkeling van deze bezwaren te garanderen naast de vaste medewerkers van SVHW ook in beperkte mate externe inhuur ingezet.
2.8
Doelstellingen 2023
De belangrijkste doelstellingen voor 2023, zoals opgenomen in de begroting 2023, zijn: •
Schaalgrootte: o
Binden en interesseren van de huidige deelnemers;
o
Meer dienstverlening realiseren voor bestaande deelnemers;
o
Volgen van ontwikkelingen bij gemeenten en waterschappen, die hun belastingtaak nog zelfstandig uitvoeren en indien mogelijk aantrekken nieuwe deelnemers;
•
o
Onderzoek naar samengaan/samenwerken met een ander belastingkantoor;
o
Onderzoek naar samenwerken met andere overheden.
Dienstverlening: o
Uitvoeren van de dienstverlening conform DVO;
o
Verdere ontwikkeling van het digitale kanaal in lijn met de digitalisering van de samenleving met aandacht voor inclusie;
o
Verdere ontwikkeling van de dienstverlening in lijn met de Wet digitale overheid en de Wet open overheid;
o
Implementatie verbeterpunten/aanbevelingen KTO 2022;
o
Maatschappelijk verantwoord invorderen/vroegsignalering;
Versie 1.0 21 maart 2024
Pagina 15 van 76
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2024
Digitally signed by Arjan Schutgens on 25 Apr 2024
Jaarstukken 2023 o
Zo veel mogelijk behoud van efficiency en flexibiliteit door inzetten van API’s en robotisering in primaire systemen in samenhang met een eventuele standaardisering van de dienstverlening;
o
Samen met deelnemers inhoud geven aan samenwerking in het kader van de Samenhangende Objecten Registratie (SOR).
•
Basis op orde: o
Compleetheid en juistheid van administraties en registraties;
o
Invoering van data gestuurd werken / Machine Learning / Artificial Intelligence;
o
Volgen ontwikkelingen en waar nodig doorvoeren van systeemaanpassingen i.v.m. Common Ground, Cloud technologie en landelijk stelsel basisregistraties;
o
Implementatie wettelijke eisen en waar nodig doorvoeren van proces- en systeemaanpassingen (digitale overheid, Regie op gegevens, keten voor derdenbeslag, etc.);
o
Volgen ontwikkelingen strategie document Waarderingskamer 2020-2025 en implementatie verantwoordingsdocument en taxatieverslag nieuwe stijl.
•
•
Samenwerking: o
Continueren samenwerking collega belastingkantoren;
o
Beïnvloeden ontwikkelagenda leveranciers in samenwerking met belastingkantoren.
Organisatie o
Consolidatie van organisatie ontwikkeling en verdere optimalisatie van processen en de organisatie;
o
Beheerfase ISAE-3402 met implementatie van eventuele verbeteringen en aanpassingen in het ISAE-3402 framework, de interne controle functie en de processen.
•
Personeel: o
Aanpassing aard en omvang personeelsbestand in lijn met ontwikkeling SVHW organisatie;
o
Continue ontwikkeling van medewerkers
Onderstaand zal ingegaan worden op de belangrijkste ontwikkelingen in 2023.
2.8.1
Schaalgrootte
Binden en boeien van de huidige deelnemers Het binden en boeien van de bestaande deelnemers is belangrijk voor de schaalgrootte en daarmee de continuïteit van SVHW. Het realiseren van een goede dienstverlening aan de deelnemers, inwoners en ondernemers tegen lage maatschappelijke kosten is hierbij een belangrijk voorwaarde en een continue focus van SVHW. Daarnaast opereert SVHW transparant en responsief door de deelnemers proactief te informeren over belangrijke (wettelijke) ontwikkelingen (bijv. kindertoeslagenaffaire en coronamaatregelen) en snel te reageren op vragen. Het afgelopen jaar is het strategisch communicatieplan voor de komende jaren vastgesteld. Het doel van communicatie is het gericht werken aan de positionering en reputatie van SVHW door de organisatie communicatiever te maken; medewerkers, klanten en deelnemers te verbinden en de communicatiefunctie te professionaliseren en hiermee een bijdrage te leveren aan de kwaliteit van de
Versie 1.0 21 maart 2024
Pagina 16 van 76
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2024
Digitally signed by Arjan Schutgens on 25 Apr 2024
Jaarstukken 2023 dienstverlening van SVHW, de klanttevredenheid, deelnemerstevredenheid en de tevredenheid/loyaliteit van medewerkers. Aantrekken van nieuwe deelnemers De gemeenten Ridderkerk trad op 1 januari 2023 toe tot het SVHW waarmee er een deelnemer toe werd gevoegd aan de gemeenschappelijke regeling. Daarnaast ontstond de nieuwe deelnemer Voorne aan Zee vanuit de herindeling van de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne. In 2023 werd het besluit genomen dat de gemeente Drimmelen per 1 januari 2024 toetreedt tot de gemeenschappelijke regeling SVHW. Ook is in 2023 gesproken met de gemeente Geertruidenberg over toetreding per 1 januari 2025. Inmiddels heeft het algemeen bestuur in 2024 ingestemd met de toetreding van Geertruidenberg en ligt de aangepaste gemeenschappelijke regeling bij de vertegenwoordigende organen voor om een zienswijze te kunnen geven.
2.8.2
Dienstverlening
Verbeteren van gegevensuitwisseling In 2023 is gestart met het omzetten van de oude StufTax bestanden naar StufXML bestanden. Met deze bestanden wisselt het SVHW gegevens uit met haar deelnemers. Doordat de meeste applicaties de StufTax bestanden niet meer ondersteunen moesten deze vervangen worden. Ook in het kader van de AVG was het van belang het nieuwe bestandsformat te hanteren. Hiermee hielden wij de dienstverlening met onze deelnemers op pijl en bleef deze voldoen aan wet- en regelgeving. Efficiency en flexibiliteit verbeteren middels API’s In 2023 zijn met API’s alle e-formulieren en contactformulieren gekoppeld aan onze systemen. Hierdoor worden deze digitaal ontsloten naar de juiste applicatie en juiste medewerkers en kan direct gereageerd worden. Dit versnelt ons proces en maakt dit efficiënter. Klantwaardeonderzoek In 2023 heeft SVHW een klantwaarde onderzoek uitgevoerd. Bij dit onderzoek zijn de deelnemers gevraagd hoe zij de dienstverlening van SVHW ervaren. Samenvattend kwamen hieruit onderstaande bevindingen:
Inwoners en bedrijven Inwoners en bedrijven ervaren de dienstverlening van SVHW overwegend positief. SVHW is goed in het afwikkelen van grote aantallen gegevens en in de contacten met inwoners hierover. Het aantal klachten ten opzichte van het aantal aanslagen is zeer beperkt. Het is voor inwoners en bedrijven niet altijd duidelijk waar SVHW en waar de deelnemer van is. In de gezamenlijke communicatie (vorm, inhoud en pro-activiteit) kunnen hierin continu stappen worden gezet, die het voor inwoners en bedrijven steeds eenvoudiger en duidelijker maken. Eenvoud en duidelijkheid voor inwoners en bedrijven leidt ook nog eens tot verdere efficiëntie in processen van SVHW.
Deelnemers In het algemeen ervaren deelnemers het gemak van korte lijnen en het snel kunnen schakelen van SVHW. De samenwerking wordt als positief ervaren, al kan de reactietijd nog beter worden afgestemd op de aard van de vragen. Er is nog winst te behalen bij de kwaliteit van de ramingen en het informeren over ontwikkelingen in belastingen. Er lijkt een spanningsveld te zijn voor deelnemers tussen sturen op hoofdlijnen én betrokkenheid en gedetailleerde vragen. In algemene zin is een zekere nabijheid/ betrokkenheid ambtelijk wel gewenst, met name vanwege de politieke context waarin wordt gewerkt. Versie 1.0 21 maart 2024
Pagina 17 van 76
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2024
Digitally signed by Arjan Schutgens on 25 Apr 2024
Jaarstukken 2023 In een aantal gevallen bestaat ook bestuurlijk deze wens. Onder de deelnemers wordt een grote mate van solidariteit ervaren. De wens is dat zo te houden. SVHW wordt gezien als verlengstuk van de deelnemers. Daarom vinden de deelnemers het belangrijk dat voor de ontwikkeling van SVHW, de kwaliteit tegen de juiste prijs gewaarborgd blijft. SVHW hoeft niet persé de goedkoopste te zijn, maar er moet wel zo efficiënt mogelijk worden gewerkt. Als uitbreiding van dienstverlening (deelnemers en/of diensten) bijdraagt aan de beste prijs/ kwaliteitverhouding of aan de continuïteit van SVHW, is dat een mogelijkheid. Extra deelnemers binnen het waterschapsgebied liggen daarbij het meest voor de hand. De organisatie moet het wel aankunnen. Een enkele deelnemer suggereert hiervoor de optie van fusie of verdere samenwerken met andere belastingkantoren. Verbeteren klantcontact De overloop van telefonie van KCC naar 1e lijn medewerkers werd jarenlang als belastend ervaren. Daarop is het project Klantcontact gestart met de doelstelling “Het bieden van een duurzame oplossing voor de overloop telefoon van het KCC”. SVHW ziet het Klantcontact Centrum (KCC) als eerste aanspreekpunt voor al het klantcontact: het KCC vóór de coulissen (frontoffice), zodat de “business” zich kan richten op de primaire processen (backoffice).
De aanbevelingen voor dit project lopen langs drie lijnen: inrichting KCC, werkzaamheden KCC en omstandigheden aanpassen. Het afgelopen jaar is een start gemaakt om de quick wins van de aanbevelingen te realiseren. Evaluatie hiervan is eind tweede kwartaal 2024. Ontwikkeling nieuw aanslagbiljet Het huidige aanslagbiljet bestond uit een uitgebreide specificatie, toelichting en bijsluiter met informatie over de heffingen die de ontvanger betaalt. Jaarlijks krijgt SVHW veel vragen van inwoners/bedrijven over informatie die bij het aanslagbiljet te vinden is. Met een nieuw, toegankelijk aanslagbiljet wil SVHW de informatie over de rekening duidelijker weergeven, zodat het aantal vragen afneemt, zelf-service wordt gestimuleerd en SVHW voldoet aan de eisen voor overheidscommunicatie. Het aanslagbiljet is aangepast door: •
de rekening centraal te stellen;
•
de hoeveelheid informatie in te korten (de slimme bijsluiter vervalt);
•
gebruik te maken van illustraties;
•
de lezer te verwijzen naar svhw.nl (voor bijv. de uitleg over de belastingen, de tarieven en de antwoorden op de meest gestelde vragen).
2.8.3
Basis op orde
ISAE-3402 / IT-Audit Bij de uitbesteding van de diensten door de deelnemers aan SVHW is het van belang dat dit op een betrouwbare manier gebeurt. De ISAE 3402 standaard waarborgt dat aspecten als risicobeheersing, informatiebeveiliging, privacy, anti-fraude maatregelen en continuïteit worden beheerst. Ten behoeve van de ISAE 3402 audit heeft het MT van SVHW de volgende beleidsdocumenten vastgesteld: •
ISAE 3402 framework SVHW;
•
wijzigingsbeheer procedure SVHW;
•
beleid Back-up en recovery;
•
autorisatiematrix Key2belastingen;
•
patchmanagement beleid.
Versie 1.0 21 maart 2024
Pagina 18 van 76
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2024
Digitally signed by Arjan Schutgens on 25 Apr 2024
Jaarstukken 2023 De noodzakelijke controles die in deze documenten zijn opgenomen worden geborgd in de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) en zullen in 2024 worden getoetst door de IT-auditor. Privacy SVHW vindt het belangrijk om zorgvuldig, vertrouwelijk en veilig om te gaan met alle persoonsgegevens die SVHW verwerkt. Hiervoor treft SVHW passende, technische en organisatorische maatregelen om te waarborgen en aan te tonen dat de verwerkingen van persoonsgegevens voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Een jaarlijks terugkerend onderdeel is het uitvoeren en implementeren van (pre)Data Protection Impact Assessments (DPIA’s). SVHW heeft hiervoor een beheerproces ingericht om aantoonbaar te voldoen aan de AVG. Het doel van de DPIA is om vooraf de privacy risico’s te inventariseren en beheersmaatregelen te treffen. De DPIA’s Veiligheid & Integriteit en Logging zijn in 2023 deels geïmplementeerd. Komend jaar wordt hier verder aan gewerkt. De DPIA Gegevensverzoeken is geïmplementeerd en afgerond. Door het nieuwe proces wat hieruit naar voren is gekomen kan het stijgend aantal verzoeken efficiënter worden afgewikkeld. SVHW heeft verder de interne richtlijn dat ieder vermoedelijk incident met betrekking tot persoonsgegevens door degene die het incident constateert direct als beveiligingsincident wordt geregistreerd.
Medewerkers zijn hier goed van op de hoogte. Om bewustwording onder de medewerkers ook over andere privacy-gerelateerde onderwerpen te creëren zijn verschillende artikelen gedeeld. Ook waren er kennissessies voor de proceseigenaren. Ook inwoners worden steeds privacy-bewuster. Toch heeft SVHW in 2023 slechts 3 verzoeken van inwoners ontvangen met vragen over de verwerking van hun persoonsgegevens. SVHW heeft hiervoor een interne procedure conform de AVG om adequaat op deze verzoeken te reageren. De Privacy Officer is vanuit de tweede lijn de aanjager en bewaker van alle privacy maatregelen. De Functionaris Gegevensbescherming toetst vanuit zijn rol het bestaan en werking van de maatregelen en rapporteert rechtstreeks aan de directeur.
2.8.4
Personeel
Aanpassing personeelsbestand/competentie ontwikkeling De ontwikkeling van het personeel is gegeven de organisatieontwikkeling een belangrijk aandachtspunt. Enerzijds betreft het, het meenemen van de medewerkers in de ontwikkeling en anderzijds het ontwikkelen van de benodigde competenties. Met themasessies en personeelsbijeenkomsten betrekken we de collega’s bij de ontwikkelingen van SVHW. Op START (een interne web-based omgeving) plaatsen we berichten, bijvoorbeeld over besluiten van het MT en ander voor het personeel relevante informatie. Zo is gewerkt aan het vernieuwen van de strategie van, voor en door de betrokkenen bij SVHW. Een deel van de collega’s was betrokken door samen met het MT het kernteam strategie te vormen. In september is een strategie dag geweest met alle collega’s en er zijn workshops gehouden met het Algemeen Bestuur van SVHW en de ambtelijke commissie. De organisatie is in 2023 iets anders ingericht waarbij een aantal onderdelen aan het domein ondersteuning is toegevoegd. Het betreft onderdelen die het hele ketenproces van SVHW ondersteunen en tot dan waren ondergebracht in een domein, dat verantwoordelijk is voor het primaire proces. Door die bij elkaar te brengen kan gewerkt worden aan een uniforme werkwijze om het primaire proces te ondersteunen.
Versie 1.0 21 maart 2024
Pagina 19 van 76
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2024
Digitally signed by Arjan Schutgens on 25 Apr 2024
Jaarstukken 2023 In 2023 is de slag gemaakt van een specifiek functiehuis naar een generiek functiehuis. De bestaande specifieke taakgerichte functiebeschrijvingen was door interne ontwikkelingen (herindelen werkzaamheden en organisatie) niet altijd meer actueel voor de werkzaamheden en/of functiewaardering, onvoldoende herkenbaar en onderhoudsgevoelig en -intensief. Generieke functiebeschrijvingen bestaan uit een beschrijving op hoofdlijnen waardoor medewerkers flexibeler en breder inzetbaar zijn, zonder dat dit invloed heeft op de functiebeschrijving. Niveauverschillen tussen functies zijn inzichtelijk en bovendien zin generieke beschrijvingen beperkt onderhoudsgevoelig. Met hulp van een FuWater gecertificeerde adviseur zijn eerst de specifieke functiebeschrijvingen geactualiseerd en daarna herschreven naar generieke functiebeschrijvingen. Per functiefamilie zijn klankbordgroepen uit de organisatie gevormd, die hebben meegedacht in het tot stand komen van de generieke functiebeschrijvingen. Inmiddels is in 2024 het generiek functiehuis vastgesteld en heeft de ondernemingsraad ingestemd. In oktober heeft SVHW meegedaan aan het Sectoraal Medewerkersonderzoek Waterschappen 2023. Het deelnamepercentage van 74% lag boven de benchmark (64%). Het onderzoek bestond uit een aantal basisvragen, dat in de hele sector is uitgevraagd en een aantal organisatie specifieke vragen.
Het gemiddelde cijfer van de basisvragen lag met 6,7 één/tiende boven het onderzoek van twee jaar geleden en precies op het niveau van het gemiddelde van de benchmark. De specifieke vragen bevestigden de behoefte aan verdere leiderschapsontwikkeling binnen de organisatie. Hiervoor is al een tweetal concrete acties in gang gezet, namelijk de evaluatie van het werken met proceseigenaren en het MT ontwikkeltraject wat met een coach is gestart. Ook dient er aandacht voor de werkdruk en de beloning te zijn. Als positieve punten vielen de inhoud van het werk, de veranderbereidheid, de rolduidelijkheid, de inclusie/ verbondenheid van de teams en werksfeer in de teams op en ook dat fouten maken mag. Concrete acties zijn in gang gezet en worden meegenomen bij het uitvoeren van de nieuwe strategie.
We zijn in 2023 met 10 medewerkers gegroeid door het vervullen van vacatures. Door het later invullen van deze vacatures en een aantal moeilijk vervulbare vacatures zijn er aanzienlijk minder personeelskosten gemaakt in 2023 dan begroot. Wel is er een overschrijding op de inhuur geweest. Dit is vooral ontstaan door de onverwacht hoge aantallen bezwaren. Een deel van de afwikkelingskosten door inhuur is doorgeschoven naar Q1 2024.
Versie 1.0 21 maart 2024
Pagina 20 van 76
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2024
Digitally signed by Arjan Schutgens on 25 Apr 2024
Jaarstukken 2023
3.
Programmaverantwoording
3.1
Exploitatie uitkomsten
De exploitatierekening over 2023 (zie 6.3) sluit af met een voordelig jaarresultaat van 684.000 euro. Het geraamde jaarresultaat 2023 was nihil. De toename van het exploitatieresultaat ten opzichte van de Gewijzigde Begroting 2023 wordt veroorzaakt door de onderstaande posten (zie exploitatierekening in paragraaf 6.3). (bedragen in x 1.000 euro): 1 Personeelskosten
1037
2 Huisvestingskosten 3 Kantoorkosten
25 42
4 Automatiseringskosten
483
5 Overige diensten 6 Kapitaallasten
-768 2
7 Kosten verwerven data 8 WOZ kosten derden
113 7
9 Kosten Klantcontact
19
10 Kosten heffen 11 Kosten Invordering
-215 67
12 Proceskosten 13 Onvoorzien
-1379 50
14 Bijdrage deelnemers
-156
15 Opbrengst invorderingskosten 16 Overige opbrengsten
555 803 684
Totaal verschil jaarresultaat
3.2
684
Financieringspositie
De financieringspositie per 31 december 2023 is als volgt: (bedragen in x 1.000 euro) Fina ncie ringsp ositie De financieringspositie per 31 december 2023 is als volgt: Boekwaarde van de investeringen: - Materiële vaste activa
1.590 1.590
De financiering heeft als volgt plaatsgevonden: - Schuldrestant opgenomen langlopende geldleningen
1.357
- Voorziening verlofsaldo
549
- Algemene reserve - Bestemmingsreserves
700 65
- Resultaat boekjaar
684 3.355
Financieringsoverschot
Versie 1.0 21 maart 2024
1.765
Pagina 21 van 76
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2024
Digitally signed by Arjan Schutgens on 25 Apr 2024
Jaarstukken 2023
3.3
Toelichting Ondersteuning
3.3.1
Omschrijving
Een aantal kosten heeft betrekking op alle programma’s. Dit betreffen o.a. huisvestingskosten en kantoorkosten. Deze worden in eerste instantie verantwoord op deze kostenplaats en aan het einde van het jaar toegerekend aan de programma’s. De toerekening aan de programma’s vindt plaats op basis van de formatie per team. Lasten De lasten bestaan in belangrijke mate uit de personele kosten. Daarnaast vormen de gebouw gebonden kosten (kapitaallasten, onderhoud, faciliteiten) en kosten voor inhuur/diensten derden een belangrijk onderdeel. Baten De totale kosten zijn aan de programma’s toegerekend op basis van de formatie per 31-12-2023. Personeelsgegevens In alle domeinen gezamenlijk zijn in 2023 23 medewerkers in dienst getreden en hebben 13 medewerkers de organisatie verlaten. De cijfers in de onderstaande tabel hebben, met uitzondering van het ziekteverzuim, betrekking op de situatie aan het einde van het kalenderjaar. De werkelijke formatie per ultimo 2023 bedraagt 81,44 fte. In de Begroting 2023 is een formatie opgenomen van 86,28 fte. Omschrij ving
2023
2022
Personeel, aantallen
91
81
Percentage deeltijd
89,5%
89,8%
Aantal fte's actueel Aantal fte's begroot
81,44 86,28
72,75 79,20
Ziekteverzuim (inclusief langdurig niet werkgerelateerd verzuim)
2,84%
3,14%
Aantal mannen
27
25
Aantal vrouwen
64 91
56 81
25 t/m 34 jaar 35 t/m 44 jaar
17 18
12 17
45 t/m 54 jaar 55 t/m 59 jaar
33 11
31 11
60 jaar en ouder
12
10
Leeftijd
Versie 1.0 21 maart 2024
Pagina 22 van 76
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2024
Digitally signed by Arjan Schutgens on 25 Apr 2024
Jaarstukken 2023
3.3.2
Ondersteuning – Overzicht van baten en lasten
(bedragen in x 1.000 euro): Omschrij ving
2023 R e ke ning
2023 Be groting
2022 R e ke ning
LASTEN Lonen en salarissen MT
353
427
381
Lonen en salarissen Ondersteuning Toelagen MT en Ondersteuning
846 34
987 29
760 46
Sociale lasten en premies
344
433
342
Thuiswerkvergoeding belast Overige belaste vergoedingen
10 44
24 49
15 72
Ontvangen uitkering UWV
-39
0
-27
Vergoeding gebruik eigen auto Voorziening vacatures
15 36
45 30
15 31
Onbelaste vergoedingen Overige personeelskosten
39 2
26 5
40 9
Geschenken personeel < € 25
3
4
3
Intermediaire kosten en kosten OR Personeelskosten welke onder WKR vallen
5 38
12 55
11 53
Arbovoorzieningen en EHBO cursussen
25
17
10
Consumpties op de werkvloer Woon werk verkeer onbelast
4 77
7 85
4 63
Opleidingskosten
130
215
197
Inrichting thuiswerkplek dotatie voorziening verlofsparen
2 131
10 0
8 349
2.098
2.461
2.383
Onderhoud gebouw
181
198
123
Nutsvoorzieningen
71
73
64
Belastingen Kantoorartikelen
11 43
17 67
10 59
Totaal personele kosten
Abonnementen
4
4
6
Interne faciliteiten
26
22
46
Verzekeringen
16
17
16
Kosten salarisverwerking
27
21
21
Telefoonkosten
36
51
37
Portikosten algemeen
12
34
12
Diensten van derden
120
80
63
Ingeleend personeel Organisatie ontwikkeling
367 95
282 30
424 125
Accountantskosten
81
80
76
Kapitaallasten
313
315
339
Onvoorzien
0
50
0
3.502
3.803
3.802
T ota a l la ste n
Versie 1.0 21 maart 2024
Pagina 23 van 76
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2024
Digitally signed by Arjan Schutgens on 25 Apr 2024
Jaarstukken 2023 Omschrij ving
2023 R e ke ning
2023 Be groting
2022 R e ke ning
BATEN Vergoeding kosten door deelnemers Forfaitaire vergoeding KOTA Overige opbrengsten
170 74 43
0 0 10
49 118 34
T ota a l b a te n
287
10
202
Toerekening naar programma's: Gegevensbeheer algemeen
840
827
620
Gegevensbeheer BAG
87
99
188
Productie WOZ
452
552
499
Productie PMA en Herwaarderen
285
450
399
Dienstverlening Klantcontact
470
652
631
Dienstverlening Heffen
528
570
619
Dienstverlening Invordering
552
643
622
T ota a l a lloca tie
3 .2 1 4
3 .7 9 3
3 .5 7 8
Totaal baten
3.502
3.803
3.779
Totaal lasten
3.502
3.803
3.802
R e sulta a t
0
0
-2 3
Onttrekking uit reserves
0
0
23
T ota a l Ond e rste uning
0
0
0
In de Begroting 2023 was aan kosten voor Ondersteuning een bedrag geraamd van 3.803.000 euro. Het resultaat in de Jaarrekening 2023 bedraagt 301.000 euro positief. Dit verschil wordt veroorzaakt door: •
Doordat diverse functies niet het gehele jaar zijn ingevuld in 2023 ontstaan lagere personeelslasten dan begroot. Deze functies zijn tijdelijk intern opgevangen binnen het team ondersteuning of met aanvullende inhuur van externen. De afname van de kosten als gevolg van vacatureruimte bedraagt 263.000 euro.
•
In de jaarrekening van 2022 is een voorziening verlofsparen gevormd. In 2023 heeft een aantal medewerkers een deel van hun opgebouwd verlof opgenomen. De kosten hiervan ad 37.000 euro worden gedekt uit de betreffende voorziening;
•
De belaste en onbelaste vergoeding en de opleidingskosten zijn voor heel de organisatie onder het domein Ondersteuning geraamd. Doordat er organisatie breed veel vacatures zijn, zijn de vergoedingen voor thuiswerk en gebruik eigen auto ook lager dan begroot. De opleidingskosten en overige personeelskosten zijn door vacatureruimte 155.000 euro lager;
•
SVHW heeft in 2023 aan niet begrote uitkeringen UWV 39.000 euro ontvangen;
•
Medewerkers kunnen onder de cao waterschappen bovenwettelijke vakantie uren sparen (verlofsparen) die zij later kunnen inzetten op een manier die aansluit bij hun carrièreplanning en vitaliteitsbeeld. Aan de voorziening voor verlofsparen is in 2023 131.000 euro gedoteerd;
•
In 2023 heeft inhuur plaats gevonden op vacatures voor de toetreding van de gemeente Drimmelen, het vertrek van de domeinmanager Ondersteuning, de moeilijk vervulbare vacatures bij ICT, een functionaris gegevensbescherming en een Chief Information Security Officer (totale budgetoverschrijding 85.000 euro);
Versie 1.0 21 maart 2024