Nota Evenementenbeleid 2023.pdf

NOTA

EVENEMENTENBELEID 2023

Inhoudsopgave 1. Voorwoord

5

2. Totstandkoming evenementen in Ridderkerk

7

2.1

Wat is een evenement

7

2.2

Soort evenementen

7

2.3

Doelgroepen

7

2.4

Vrijwilligers

7

2.5

Evenementenkalender Veiligheidsregio

2

NOTA EVENEMENTENBELEID 2023

Rotterdam Rijnmond

7

2.6

Veiligheid

8

2.7

Duurzaamheid

8

2.8

Geluid

9

3. Kaders

11

4. Ondersteuning Gemeente Ridderkerk

13

4.1

Organisaties in Ridderkerk

13

4.2

Facilitering van de gemeente bij een evenement

14

4.3

Vrijwilligersverzekering en VOG

14

4.4

Evenementencoördinator

15

4.5

Bijeenkomsten organisatoren evenementen

15

4.6

Bekendheid evenementen

15

4.7

Melden en aanvragen van vergunningen

15

3

1. Voorwoord Al decennia lang kenmerkt Ridderkerk zich als gemeente waar altijd iets te beleven is. De vele evenementen die Ridderkerk kent worden georganiseerd door een groot aantal Ridderkerkse vrijwilligers die graag zowel onze inwoners als onze bezoekers een geweldige ervaringen willen geven. Naast vrijwilligers zijn er ook maatschappelijke organisaties en bedrijven die in Ridderkerk een ideale plek zien voor het organiseren van evenementen. Het gemeentebestuur vindt het van groot belang dat er in alle wijken iets te beleven is voor jong en oud. Dat kunnen grote evenementen zijn voor en door heel Ridderkerk zoals RadioNL op het Koningsplein en de Avondvierdaagse, maar zeker ook de evenementen in de straat of in de wijk. Evenementen verzorgen niet alleen maar plezier, maar versterken de sociale cohesie, werken mee aan het terugdringen van eenzaamheid en zijn van groot belang voor een prettig woon- en leefklimaat. Daarnaast is een mogelijke meerwaarde van evenementen dat deze een economische spin-off kunnen genereren ten gunste van lokale ondernemers. Tijdens een evenement kunnen (horeca)ondernemers en winkeliers extra inkomsten genereren. Hierop kan het lokale bedrijfsleven inspelen en van profiteren. Ridderkerkse bedrijven hebben tevens een grote rol in de totstandkoming van evenementen. Veel evenementen draaien op sponsorinkomsten van het (Ridderkerkse) bedrijfsleven.

Het gemeentebestuur is de bedrijven hier zeer erkentelijk voor. Het gemeentebestuur is trots en mag trots zijn op de vele evenementen die georganiseerd worden. Het is daarom van belang dat er vanuit de gemeente goede ondersteuning is aan de organisatoren van evenementen. Vanuit de vele gesprekken met organisatoren blijkt een actualisatie van ons evenementenbeleid noodzakelijk. Gezamenlijk is dan ook de voorliggende Nota Evenementenbeleid 2023 vormgegeven. Deze geeft weer op welke wijze de gemeente Ridderkerk organisaties wil stimuleren en faciliteren bij het organiseren van evenementen. Hiermee wordt tevens invulling gegeven aan één van de doelen uit het collegeprogramma 2022 - 2026 “Hart voor een toekomstbestendig Ridderkerk”. Fleur Stip Wethouder Cultuur & Evenementen

4

NOTA EVENEMENTENBELEID 2023

5

2. Totstandkoming evenementen in Ridderkerk 2.1 Wat is een evenement Een evenement is een voor publiek toegankelijke activiteit, op of aan de openbare weg of op openbaar terrein, zoals een buurtfeest, braderie, muziekvoorstelling, feest, optocht of herdenkingsbijeenkomst.

2.2 Soort evenementen We maken onderscheid tussen commerciële en niet-commerciële evenementen. Een commercieel evenement is een evenement dat georganiseerd wordt om er geld mee te verdienen. Of er wel of geen entreegeld gevraagd wordt is hierin geen criterium. Voor evenementen die geen commerciële doeleinden hebben en het maatschappelijk belang dienen (bijvoorbeeld georganiseerd door stichtingen), worden geen leges geheven.

2.3 Doelgroepen In Ridderkerk worden er evenementen georganiseerd voor uiteenlopende doelgroepen. Zo wordt bijvoorbeeld Jeugdland en Tentweek georganiseerd voor de jeugd tot 13 jaar, organiseert de stuurgroep Eén tegen eenzaamheid een bingo & filmavond voor senioren en beleven mensen met een verstandelijke beperking de dag van hun leven tijdens het bij v.v. Rijsoord georganiseerde Winterfeest. De gemeente vindt het van belang dat er zoveel mogelijk doelgroepen worden bereikt met evenementen.

2.4 Vrijwilligers De gemeente vindt het zeer belangrijk dat iedereen in de samenleving mee kan doen. Evenementen dragen daar aan bij. Zonder vrijwilligers geen evenementen! De waardering voor deze vrijwilligers is groot. De gemeente ondersteunt vrijwilligers bij de invulling van vrijwilligerswerk en zet in om inwoners te enthousiasmeren om (incidenteel) vrijwilligerswerk te doen.

2.5 Evenementenkalender Veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond Om alle regionale publieksevenementen in beeld te hebben werkt de Veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond met een regionale evenementenkalender. Dit helpt gemeenten, betrokken diensten en overige partijen inzicht te verkrijgen in regionale publieksevenementen. Door gebruik te maken van de evenementenkalender kan optimale spreiding van evenementen over locaties en data plaatsvinden. De evenementenkalender is voor de adviserende diensten een hulpmiddel bij het geven van monodisciplinair of multidisciplinair advies en het inplannen van capaciteit. In verband met de inzet van de politie bij evenementen wordt regionaal regie gevoerd op de hoeveelheid en spreiding van de evenementen in tijd en over de regio. De gemeente registreert vooraankondigingen, 6

NOTA EVENEMENTENBELEID 2023

7

meldingen, vergunningaanvragen en verleende evenementenvergunningen in de interne, lokale activiteitenkalender.

2.6 Veiligheid Veiligheid is een steeds belangrijker thema bij het organiseren van evenementen. Uitgangspunt bij evenementen is het maatschappelijk belang dat evenementen altijd veilig zijn. Daarmee is veiligheid een gedeeld belang van de gemeente, organisatoren en de bezoekers. Evenementen kennen in toenemende mate hogere risico’s en er komt steeds meer nadruk te liggen op de rol, verantwoordelijkheid en de aansprakelijkheid van de organisator, de gemeente en de hulpdiensten.

2.8 Geluid Evenementen kunnen door muziek, stemgeluid en verkeer geluidhinder geven in de omgeving. Een organisator moet zich dan ook houden aan de geluidsvoorschriften in de evenementenvergunning. Bij geluidsvoorschriften kan gedacht worden aan de positionering van geluidboxen en het maximum aantal decibellen. Bij 0-evenementen zijn de geluidsnormen opgenomen in de APV.

De veiligheidseisen zijn in de loop der jaren toegenomen en organisatoren zijn primair verantwoordelijk voor de veiligheid van bezoekers van hun evenement. Dit geldt niet alleen voor de openbare orde maar ook voor brandveiligheid, constructieve veiligheid van bijvoorbeeld tenten en podia, gezondheid en hygiëne, (inzet van) beveiliging en verkeersveiligheid. Bij een vergunningaanvraag wordt op al deze punten getoetst en na het afgeven van de vergunning wordt hier ook op gecontroleerd. Dit wordt samen gedaan met de organisatoren en vrijwilligers die zich inzetten voor een evenement. Hiervoor wordt ook samengewerkt met onze partners in de regio Rotterdam en wordt de gemeente geadviseerd door de Veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond.

2.7 Duurzaamheid De gemeente heeft duurzaamheid hoog in het vaandel staan. Dat geldt ook bij het organiseren van evenementen. Voorbeelden zijn het voorkomen van onnodig energieverbruik, het beperken en gescheiden inzamelen van afval, hergebruik van materialen en het voorkomen van voedselverspilling. Ook het stimuleren van openbaar vervoer en het gebruik van de fiets valt hieronder. Vanaf 1 januari 2024 zijn voor consumptie op locatie wegwerpbekers en -bakjes die plastic bevatten geheel verboden zoals opgenomen in de landelijke Regeling kunststofproducten voor eenmalig gebruik (Regeling SUP single use plastics). Dat geldt bijvoorbeeld voor horeca, evenementen, kantoren, instellingen, verenigingen en sportclubs. Met de evenementenorganisatoren en horecaondernemers is afgesproken dat de huidige voorraad in 2023 mag worden opgemaakt. Op deze manier kunnen zij zich voorbereiden op een komend (landelijk) verbod.

8

NOTA EVENEMENTENBELEID 2023

9

3. Kaders Op alle evenementen zijn de voorwaarden en bepalingen van de Algemene Plaatselijke Verordening Ridderkerk van toepassing. Daarnaast zijn er voor markten en braderieën aparte regels/voorwaarden opgenomen in de Beleidsregels braderieën en snuffelmarkten Ridderkerk. De kaders voor het evenementenbeleid zijn: 1. evenementen hebben tot doel het samen doen en meedoen van inwoners te versterken. Er moet een goede balans zijn tussen levendigheid, veiligheid en leefbaarheid. Openbare orde en veiligheid mogen niet in het geding komen; 2. evenementen zijn primair bedoeld voor (wijk)bewoners. Regionale uitstraling mag, maar landelijke bekendheid wordt niet nagestreefd; 3. de gemeente neemt in algemene zin niet de rol van organisator van evenementen op zich; 4. de gemeente wil het organiseren van evenementen stimuleren, door zo goed mogelijk te faciliteren, te informeren en te ondersteunen.

10

NOTA EVENEMENTENBELEID 2023

11

4. Ondersteuning Gemeente Ridderkerk Om de organisatoren van evenementen zoveel mogelijk te ondersteunen worden verschillende uitgangspunten gehanteerd voor het faciliteren van evenementen. De organisatie ligt bij vrijwilligersorganisaties en/of bij commerciële organisatoren, maar de gemeente heeft hier wel een belangrijke verbindende rol in. De gemeente heeft zicht op alle binnen de gemeentegrenzen georganiseerde evenementen en alle grote evenementen binnen de regio en kan zorgen voor afstemming. Daarnaast is de gemeente vergunningverlener en stelt randvoorwaarden waarbinnen evenementen georganiseerd kunnen worden om de veiligheid te waarborgen en om draagvlak voor evenementen te creëren en te behouden. Ook toezicht en handhaving op de gemaakte afspraken en uitvoering in de buitenruimte (plaatsen van hekken, etc.) maken deel uit van de rol van de gemeente. De faciliterende rol van de gemeente bestaat onder andere uit coördinatie, verbinding en ondersteuning. Om deze taken goed uit te kunnen voeren is er een evenementencoördinator aangesteld. De gemeente hanteert hierbij de volgende doelstellingen: • Snelle en efficiënte afhandeling van aanvragen voor een evenementenvergunning. • Ondersteunen van organisatoren bij het goed en veilig organiseren van evenementen. • Het scheppen van duidelijke kaders voor het organiseren van evenementen.

• De evenementencoördinator als spin in het web tussen organisatoren, gemeentelijke afdelingen en externe partners.

4.1 Organisaties in Ridderkerk Er zijn vele organisaties binnen de gemeente die met regelmaat niet-commerciële evenementen organiseren, zoals: - Stichting Evenementen Ridderkerk (SER) organiseert veel evenementen in Ridderkerk zoals de Avondvierdaagse, de Pinkstermarkt, Koningsdag en Sinterklaas. Jaarlijks ontvangen zij subsidie om deze evenementen mogelijk te maken. De SER bestaat enkel uit vrijwilligers; - Stichting Instandhouding Vakantiebesteding Jeugdwielertour 3x2 Ridderkerk (3x2) organiseert ieder jaar in de zomervakantie een week vol sport, plezier en vriendschap. 3x2 bestaat enkel uit vrijwilligers; - Elke wijk in Ridderkerk heeft zijn eigen Wijkideeteam. Deze teams hebben een wijkbudget waarmee ze evenementen/activiteiten in de wijk mogelijk kunnen maken of zelf kunnen organiseren. De wijkideeteams bestaan enkel uit vrijwilligers; - Oranjevereniging Nederland & Oranje – Rijsoord organiseert evenementen in Rijsoord zoals de intocht van Sinterklaas en de Gondelvaart. De Oranjevereniging bestaat enkel uit vrijwilligers; - Stichting Help Eens Een Handje organiseert onder andere de Truckersrit en het Winterfeest; 12

NOTA EVENEMENTENBELEID 2023

13

- BIZ Winkelhart Centrum organiseert evenementen in het Centrum van Ridderkerk; - BIZ Dillenburgplein organiseert evenementen in Slikkerveer rondom het winkelcentrum Dillenburgplein; - Winkeliersvereniging Riddervliet organiseert evenementen rondom het winkelcentrum Vlietplein; - Stichting Facet Ridderkerk organiseert maatschappelijk betrokken activiteiten op het gebied van sport, cultuur en samenzijn. Facet ontvangt voor de productafspraken met de gemeente een vergoeding; - De wijkverenigingen organiseren activiteiten vanuit de verschillende wijkcentra. De wijkverenigingen bestaan enkel uit vrijwilligers. De wijkverenigingen ontvangen jaarlijks subsidie; - De kerkgenootschappen organiseren, zowel individueel als gezamenlijk activiteiten om het samenzijn te vergroten. Van openluchtdiensten tot rommelmarkten.

4.4 Evenementencoördinator

Naast bovenstaande voorbeelden zijn er nog veel meer organisaties actief zoals Huys ten Donck, sport- & cultuurverenigingen, scholen en bedrijven.

4.5 Bijeenkomsten organisatoren evenementen

4.2

Facilitering van de gemeente bij een evenement

Bij niet-commerciële evenementen faciliteert de gemeente zaken die zij in huis hebben. Dit betekent dat wij niet faciliteren in materiaal of menskracht dat moet worden ingekocht of ingehuurd. Denk hierbij aan het huren van toiletten, het inhuren van beveiliging of de levering van energie en water. Wij kunnen de organisator helpen en voorzien in onder andere het plaatsen van afvalbakken en hekken en bij grootschalige evenementen kunnen wij zorgdragen voor het vegen van straten en pleinen. Daarnaast worden de openbare prullenbakken extra geleegd na evenementen.

4.3 Vrijwilligersverzekering en VOG Organisatoren van evenementen hebben niet alleen een grote verantwoordelijkheid voor bezoekers en deelnemers, maar zijn voor een groot deel ook aansprakelijk. Het goed verzekeren van ieder evenement is daarom belangrijk. Bij de inzet van vrijwilligers hebben wij als gemeente een vrijwilligersverzekering afgesloten. Vrijwilligers zijn automatisch verzekerd bij deze verzekering. Dit betekent dat zij verzekerd zijn als zij een ongeluk krijgen of schade veroorzaken. De vrijwilligersverzekering is een secundaire dekking. Dit betekent dat de eigen aansprakelijkheid van de vrijwilliger of die van de instelling waarvoor hij of zij de activiteiten verricht, altijd voorgaat op de vrijwilligersverzekering van de gemeente. Het wordt ook wel een ‘vangnet’ verzekering genoemd. Voor vrijwilligers van organisaties die met kwetsbare mensen werken is er een landelijke regeling om gratis een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan te vragen. Vrijwilligers die buiten onze gemeente wonen, maar zich wel actief inzetten voor een Ridderkerkse organisatie komen ook in aanmerking voor een gratis VOG. 14

NOTA EVENEMENTENBELEID 2023

Ridderkerk heeft een evenementencoördinator. De evenementencoördinator begeleidt organisatoren bij het organiseren van hun evenement. Bijvoorbeeld door in een vooroverleg samen de mogelijkheden en de daarbij horende verantwoordelijkheden te bespreken. De overige taken bestaan uit: - fungeren als contactpersoon voor evenementenorganisatoren; - het adviseren en ondersteunen van organisatoren bij het aanvragen van een subsidie, een vergunning of facilitering indien nodig; - het coördineren van de interne afstemming binnen de gemeente en externe afstemming met partners; - het evenementenbeleid communiceren en de instrumenten ontwikkelen die Ridderkerk daarvoor Ridderkerk nodig heeft.

Als gemeente zetten wij in om het organiseren van evenementen in Ridderkerk zo eenvoudig mogelijk te maken. Daarnaast werken wij samen met de organisatoren om dit proces te evalueren en waar nodig te verbeteren. In het najaar van 2022 is hiermee een eerste stap gezet door een thema-avond te organiseren waarin het ophalen van behoeften en verbeterpunten centraal stond. Wij zullen de organisatoren middels een nieuwsbrief enkele malen per jaar op de hoogte houden van de komende evenementen, terugblikken op voorgaande evenementen en meenemen in de huidige trends en ontwikkelingen op evenementengebied zoals bijvoorbeeld het thema duurzaamheid en de huidige wet- en regelgeving. Daarnaast wordt tweejaarlijks een ontmoeting tussen de verschillende organisatoren en de gemeente georganiseerd.

4.6 Bekendheid evenementen Om de promotie van evenementen in Ridderkerk te bevorderen zal er begin 2024 een Uitagenda komen. Op deze kalender zullen alle evenementen per wijk en doelgroep zichtbaar worden. Ook zal hierop te zien zijn wat er allemaal in Ridderkerk te beleven is zoals wandel- en fietsroutes. Tevens worden de wijkideeteams meer onder de aandacht gebracht bij de inwoners om hen laagdrempelig de mogelijkheid te geven iets te organiseren in en met de buurt.

4.7 Melden en aanvragen van vergunningen Er zijn evenementen waarvoor een vergunning nodig is en er zijn evenementen die vergunningsvrij zijn. Artikel 2:25 van de Algemene Plaatselijke Verordening Ridderkerk (APV) geeft aan voor welke evenementen er wel of geen vergunning nodig is. De meest recente versie van de APV is te vinden op www.ridderkerk.nl/evenement-organiseren.

15