Nota evenementenbeleid 2020.pdf

Nota evenementenbeleid 2020 Vastgesteld op 21 januari 2021

1. Inleiding Evenementen dragen bij aan het versterken van de sociale samenhang en de eigen identiteit van Ridderkerk. In het collegeprogramma 2018-2022 “Veel kleuren, één palet” staat: “Wij faciliteren organisatoren bij de vergunningaanvraag en organisatie van een evenement. De voorwaarden die aan een evenement worden gesteld, staan in verhouding tot het gestelde doel. We controleren op gestelde voorwaarden van de vergunning. We investeren in de relatie, klantvriendelijkheid en veilige omstandigheden bij evenementen. De aanvraag van een vergunning voor een jaarlijks terugkerend evenement wordt vereenvoudigd. Zo maken wij het vrijwilligers die zich belangeloos inzetten voor onze inwoners makkelijker. Wij herzien ons evenementenbeleid.”

1.1. Doel Onze doelstelling is het stimuleren van evenementen door het voor organisatoren eenvoudiger te maken een vergunning aan te vragen. Hierbij streven we naar het juiste evenwicht tussen gezelligheid en feestelijkheden enerzijds en het bewaken van de openbare orde en leefbaarheid en het beperken van de overlast anderzijds. Wij faciliteren organisatoren bij de vergunningaanvraag en de organisatie van een evenement.

1.2. Evaluatie Nota Evenementenbeleid 2011 Deze evaluatie is in 2020 gedaan. We hebben verschillende partijen bij de evaluatie betrokken, zoals organisatoren, wijkideeteams, wijkoverleggen, jongerenraad en ambtenaren. We hebben deze partijen gevraagd wat hun ervaringen zijn met het huidige evenementenbeleid. De uitkomsten van de evaluatie zijn verwerkt in deze nieuwe nota evenementenbeleid en als bijlage toegevoegd. Een van de punten die vaak benoemd werd, is het eenvoudiger maken van het aanvragen van jaarlijks terugkerende evenementen. Op onze website hebben we een mogelijkheid gecreëerd om eenvoudiger een vergunning aan te vragen voor een jaarlijks terugkerend evenement.

2. Beleid In dit beleid geven wij aan welke voorwaarden wij hanteren voor het organiseren van evenementen. Ook geven wij kaders mee waarbinnen een evenement georganiseerd kan worden. De voorwaarden die aan evenementen worden gesteld, staan in verhouding tot het gestelde doel. Daarnaast geven we aan hoe wij organisatoren faciliteren bij het aanvragen van een vergunning en het organiseren van een evenement.

2.1. Wat is een evenement Een evenement is een voor publiek toegankelijke activiteit, op of aan de openbare weg of op openbaar terrein, zoals een buurtfeest, popconcert, optocht of herdenkingsbijeenkomst.

1

Wij willen graag evenementen voor iedereen in de samenleving. Wij ondersteunen daarom vooral evenementen die bijdragen aan het ‘samen doen’ en ‘meedoen’. Dat kunnen verschillende evenementen zijn: - culturele evenementen; - evenementen ter vermaak/ feesten; - sportieve evenementen; - educatieve evenementen; - officiële feestdagen en herdenkingen.

2.2. Soort evenementen We maken onderscheid tussen commerciële en niet-commerciële evenementen. Een commercieel evenement is een evenement dat georganiseerd wordt om er geld mee te verdienen. Of er wel of geen entreegeld gevraagd wordt is hierin geen criterium. De gemeente speelt bij de commerciële evenementen alleen een rol wanneer het om de APV, over vergunningen en over veiligheid gaat.

2.3. Veiligheid Veiligheid is een steeds belangrijker thema bij het organiseren van evenementen. Dit geldt niet alleen voor de openbare orde maar ook voor brandveiligheid, constructieve veiligheid van bv. tenten en podia, gezondheid en hygiëne, (inzet van) beveiliging en verkeersveiligheid. Bij een vergunningaanvraag wordt op al deze punten getoetst en na het afgeven van de vergunning wordt hier ook op gecontroleerd. We doen dit samen met de organisatoren en vrijwilligers die zich inzetten voor een evenement. Hiervoor werken we ook samen met onze partners in de regio Rotterdam. Veilige evenementen dragen bij aan een veiliger samenleving.

2.4. Sociale samenhang Evenementen dragen bij aan de leefbaarheid in de samenleving. Ze brengen mensen bij elkaar. Wij stimuleren dit graag. Al enkele jaren hebben de wijken in Ridderkerk een eigen wijkbudget. Dit zijn budgetten die door ons aan de wijkideeteams ter beschikking worden gesteld. Deze teams beheren de wijkbudgetten. Samen met bewoners organiseren zij evenementen en andere activiteiten in de wijken. Daarnaast maken zij ook evenementen en activiteiten mogelijk die door bewoners zelf worden georganiseerd. Ook hebben de wijkideeteams steeds meer aandacht voor het oplossen van knelpunten in de wijken. Dit draagt bij aan de sociale samenhang.

2.5. Sociale participatie Wij vinden het belangrijk dat iedereen in de samenleving mee kan doen. Evenementen dragen daar aan bij. Door als vrijwilliger mee te helpen met het organiseren van evenementen en/ of als inwoner naar de evenementen te gaan en deel te nemen aan de activiteiten pakken we samen maatschappelijke vraagstukken op. Dit noemen we ook wel sociale participatie. We vinden het belangrijk dat iedereen mee kan doen aan evenementen en activiteiten. Dat is dan voor ons ook een uitgangspunt bij het organiseren van evenementen in Ridderkerk.

2.6. Duurzaamheid We moeten met zijn allen ons steentje bijdragen aan duurzaamheid. Dat geldt ook bij het organiseren van evenementen. Ook evenementen moeten worden aangesproken op wat zij kunnen bijdragen aan verdere verduurzaming. Denk hierbij aan bewust gebruik van energie, het beperken en gescheiden inzamelen van afval, hergebruik van materialen en het voorkomen van voedselverspilling. Maar ook aan het terughoudend omgaan met plastic. Plastic wegwerpbekers worden na gebruik weggegooid. Dit moet dusdanig gebeuren dat na inzameling van het afval het plastic weer als grondstof kan worden gebruikt. Een andere mogelijkheid is om gebruik te maken van duurzame evenementenbekers die

2

hergebruikt kunnen worden. Wij dagen onze organisatoren uit om bij het organiseren van evenementen bij te dragen aan verdere verduurzaming en faciliteren daarbij waar wij kunnen.

3. Kaders Op alle evenementen zijn de voorwaarden en bepalingen van de Algemene Plaatselijke Verordening Ridderkerk van toepassing. Daarnaast zijn er voor markten en braderieën aparte regels/ voorwaarden opgenomen in de beleidsregel markten en braderieën. De kaders voor het evenementenbeleid zijn: 1. evenementen hebben tot doel het samen doen en meedoen van inwoners te versterken. Er moet een goede balans zijn tussen levendigheid, veiligheid en leefbaarheid. Openbare orde en veiligheid mogen niet in het geding komen; 2. evenementen zijn primair bedoeld voor (wijk)bewoners. Regionale uitstraling mag, maar landelijke bekendheid wordt niet nagestreefd; 3. wij nemen in algemene zin niet de rol van organisator van evenementen op ons; 4. wij willen het organiseren van evenementen stimuleren, door zo goed mogelijk te faciliteren. De uitgangspunten daarvoor staan in paragraaf 4.

4. Uitgangspunten voor faciliteren Wij hanteren de volgende uitgangspunten voor het faciliteren van evenementen:

4.1. Voorschriften en proces Wij zorgen voor goede voorschriften en letten erop dat de afspraken worden nageleefd. Wij zorgen voor een zo eenvoudig mogelijk proces voor het aanvragen van een vergunning. Wij hebben het aanvragen van een jaarlijks terugkerend evenement vergemakkelijkt.

4.2. Gebruik materialen en nutsvoorzieningen Bij niet-commerciële evenementen faciliteren wij zaken die wij in huis hebben. Dit betekent dat wij niet faciliteren in materiaal, materieel of menskracht dat moet worden ingekocht of ingehuurd, zoals het huren van toiletten, het inhuren van beveiliging, de levering van energie en water. Wij zorgen wel voor het plaatsen van afvalbakken en het vegen van straten en pleinen.

4.3. Subsidie Er zijn meerdere mogelijkheden binnen de gemeente voor financiële ondersteuning bij het organiseren van een niet-commercieel evenement: - Wijkbudget van het wijkideeteam: elke wijk in Ridderkerk heeft zijn eigen Wijkideeteam. Deze teams hebben een wijkbudget waarmee ze evenementen/ activiteiten in de wijk mogelijk kunnen maken of zelf kunnen organiseren; - Evenementensubsidie: deze subsidie biedt de mogelijkheid om Ridderkerk brede evenementen te organiseren, waar een ieder aan kan deelnemen; - Subsidie maatschappelijke initiatieven: deze subsidie biedt de mogelijkheid om evenementen te organiseren die bijdragen aan sociale samenhang en die proberen om kwetsbare inwoners samen te brengen en te betrekken bij activiteiten. - Subsidie Cultuur voor iedereen: voor het organiseren van culturele evenementen. - Stichting Evenementen Ridderkerk (SER): de Stichting Evenementen Ridderkerk ontvangt een subsidie om evenementen te organiseren, zoals Koningsdag, Sinterklaasintocht en de avondvierdaagse. Alle aanvragen voor subsidie worden vanuit de inhoud bekeken.

3

4.4. Vrijwilligersverzekering Organisatoren van evenementen hebben niet alleen een grote verantwoordelijkheid voor bezoekers en deelnemers, maar zijn voor een groot deel ook aansprakelijk. Het goed verzekeren van ieder evenement is daarom belangrijk. Er wordt wellicht gebruik gemaakt van vrijwilligers. Wij hebben als gemeente een vrijwilligersverzekering afgesloten. Vrijwilligers zijn automatisch verzekerd bij deze verzekering. Dit betekent dat zij verzekerd zijn als zij een ongeluk krijgen of schade veroorzaken. 4.5. Evenementencoördinator Wij hebben een evenementencoördinator, die: - contactpersoon is voor evenementenorganisatoren; - organisatoren, als dat nodig is, adviseert en ondersteunt bij het aanvragen van een subsidie, een vergunning of facilitering; - de interne afstemming binnen de gemeente coördineert; - het evenementenbeleid communiceert en de instrumenten ontwikkelt die we daarvoor in Ridderkerk nodig hebben.

5. Melden en aanvragen van vergunningen Er zijn evenementen waarvoor een vergunning nodig is en er zijn evenementen die vergunningsvrij zijn. Artikel 2:25 van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) geeft aan voor welke evenementen er wel of geen vergunning nodig.

5.1. Vergunningsvrij evenement Een evenement is vergunningsvrij als het voldoet aan de voorwaarden die zijn gesteld in artikel 2:25 lid 3 van de APV. Het gaat dan om een zogenaamd 0-evenement, dat is een evenement met een laag risicoprofiel. Dat betekent dat er weinig risico’s worden verwacht voor de openbare orde. Voorbeelden zijn buurtbarbecue of een straatfeest.

5.2. Evenementen waar een vergunning voor nodig is Als een evenement niet voldoet aan de voorwaarden uit artikel 2:25 lid 3 van de APV, is er een vergunning nodig. Een vergunning kan worden aangevraagd via het aanvraagformulier op onze website: https://www.ridderkerk.nl/evenement-organiseren/ Als er een vergunning wordt aangevraagd, worden alle gegevens die door de aanvrager worden ingediend door ons uitgezocht. De aanvrager zorgt ervoor dat alle gegevens die nodig zijn, op tijd bij de gemeente aanwezig zijn. Nadat de gemeente de aanvraag en de gegevens heeft gecontroleerd en getoetst, wordt de aanvraag ook gecheckt door de afdeling Publieksveiligheid bij evenementen van de Politie Rotterdam Rijnmond. Als risicovolle evenementen tegelijkertijd plaatsvinden, kunnen er problemen ontstaan in de capaciteit bij de hulpdiensten. Dit kan betekenen dat de hulpdiensten niet kunnen optreden als dat nodig is. We willen niet dat de veiligheid in Ridderkerk in het geding komt.

4

Om dit allemaal te kunnen regelen, hebben we afspraken gemaakt voor de aanvraagtermijnen van vergunningen. We maken daarbij onderscheid tussen A-evenementen en B-/C-evenementen. - Een A-evenement is niet-grootschalig of risicovol, bijvoorbeeld een braderie of een straatspeeldag. De aanvraag voor dergelijke evenementen moet 8 weken voor de start van het evenement bij ons ingediend zijn. - Een B-/C-evenement is grootschalig of risicovol, bijvoorbeeld het jaarlijkse feest op het Koningsplein. De aanvraag voor dergelijke evenementen moet 12 weken voor de start bij ons ingediend zijn. - Voor jaarlijks terugkerende B/C-evenementen geldt dat deze vóór 1 oktober in het jaar dat voorafgaat aan het jaar waarin het evenement plaatsvindt, bij ons gemeld moeten worden. Jaarlijks terugkerende A-evenementen hoeven niet in het voorafgaande jaar gemeld te worden; - Voor evenementen die geen commerciële doeleinden hebben en het maatschappelijk belang dienen, worden geen leges geheven.

6. Evaluatie Dit evenementenbeleid wordt 5 jaar na besluitvorming geëvalueerd en als dat nodig is vernieuwd. Bij deze evaluatie worden organisatoren, omwonenden en ondernemers betrokken. Daarnaast worden ook de wijkoverleggen, wijkideeteams, jongerenraad en ambtenaren betrokken. De evaluatie wordt door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld. De evenementencoördinator neemt het initiatief voor de evaluatie.

5