Document · PDF

Managementletter GR BAR-organisatie 2023.pdf

Commissie Samen wonen RK 7 maart 2024, gemeente RidderkerkBij agendapunt: 12: Ter kennisneming raadsinformatiebrieven8.313 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Managementletter 2023

Gemeenschappelijke regeling BAR-organisatie (incl. bijlage gemeente Ridderkerk) 8 december 2023

Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloitte.nl

Aan het dagelijks bestuur van Gemeenschappelijke Regeling BARorganisatie Postbus 271 2980 AG RIDDERKERK Onderwerp Managementletter 2023 Datum 8 december 2023

Geachte leden van het dagelijks bestuur, Hierbij brengen wij verslag uit van de bevindingen naar aanleiding van de recentelijk afgesloten interim-controle. De aanpak en de aandachtspunten van deze tussentijdse controle, die wij hebben uitgevoerd in opmaat naar de controle van de jaarrekening 2023 van de gemeenschappelijke regeling BAR-organisatie (hierna: GR BAR-organisatie), zijn vastgelegd in het auditplan 2023. Wij benadrukken dat de interim-controle primair is bedoeld om de interne-beheersingsmaatregelen in uw organisatie te beoordelen en te toetsen, als basis om te komen tot een oordeel over de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening 2023 opgenomen informatie. Het voorgaande impliceert dat onze werkzaamheden niet de hele interne-beheersingsomgeving van de GR BAR-organisatie omvatten. Tevens heeft de interim-controle als doel om aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole 2023 te signaleren en onder uw aandacht te brengen.

Behandeld door N.W. van den Akker MSc

Wij merken op dat deze managementletter is opgesteld ten behoeve van het dagelijks bestuur van de GR BAR-organisatie en niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt. Dit geldt niet voor onze afspraak met u dat u deze managementletter aan uw deelnemende gemeenten beschikbaar stelt.

Ons kenmerk 2312CC7A04.04/MVO

Wij hebben deze rapportage reeds met uw organisatie besproken. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en danken u en uw medewerkers voor de samenwerking tijdens de interim-controle en bij de totstandkoming van deze managementletter. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.

Was getekend J. Van Koert MSc RA Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Inhoudsopgave Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Contact Wij beantwoorden graag uw vragen over deze managementletter:

Rein-Aart van Vugt Partner Deloitte Accountants B.V. Tel: 088 288 1108 rvanvugt@deloitte.nl

Jesper van Koert Director Deloitte Accountants B.V. Tel: 088 288 2306 Jvankoert@deloitte.nl

Niels van den Akker Junior Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: 088 288 4556 nivandenakker@deloitte.nl

Managementletter 2023

Kernpunten interim-controle

Managementletter 2023

Kernpunten interim-controle In dit hoofdstuk zijn de kernpunten van de interim-controle overzichtelijk weergegeven. Deze worden verderop in de managementletter nader toegelicht. De onderwerpen linken dan ook door naar de verdiepende teksten en zijn te raadplegen door op de categorie te klikken. Categorie

Onderwerp

Observatie en/of aanbeveling

Algemeen

1. Algemeen beeld interne beheersing

1. De interne beheersing binnen de GR BAR-organisatie is in de basis op orde. Wij vragen uw aandacht voor de opvolging van onze bevindingen.

2. Ontvlechting GR BAR-organisatie

2. De ontvlechting is concreet uitgewerkt en verloopt tot op heden volgens planning. Wij vragen uw aandacht voor het invullen van de vacatures en het borgen van de kenniscontinuïteit.

3. Opvolging bevindingen uit voorgaande jaren 4. Voorspellende waarde begroting

3. Wij constateren dat de opvolging van bevindingen uit voorgaande jaren beperkt is. In het licht van de ontvlechting per 1 januari 2024 is dit een begrijpelijke afweging. Desondanks adviseren wij u om onze bevindingen de juiste prioriteit te geven en te waarborgen dat de AO/IC binnen de (nieuw vorm te geven) processen bij de gemeenten per 1 januari 2024 op orde is. Om ook in 2024 een efficiënte verbijzonderde interne controle (VIC) te kunnen blijven uitvoeren, is het van cruciaal belang dat interne controles in de lijnorganisatie zijn geïmplementeerd. 4. De begroting 2024 van de GR BAR-organisatie is opgesteld op basis van een ‘nulmeting’. Hierdoor bestaat de kans dat de realisatie afwijkt van deze begroting. Wij adviseren u om de realisatie van de begroting strak te monitoren om afwijkingen tijdig te signaleren. Voor de gemeenten geldt tevens dat de realisatie in 2024 significant zal afwijken van eerdere jaren. Ook voor de gemeenten is strakke monitoring derhalve een relevant aandachtspunt.

Interne beheersing

1. Treasury

1. Wij vragen uw aandacht voor het adequaat opstellen en actualiseren van een meerjarenliquiditeitsplanning.

2. Subsidieverstrekkingen en -vaststellingen

2. De termijnen uit de algemene subsidieverordeningen worden niet altijd nageleefd. De implementatie van een geautomatiseerd subsidieregister kan uw organisatie hierbij helpen.

3. Frauderisicomanagement 4. Sociaal domein

3. Momenteel wordt gewerkt aan een geactualiseerde frauderisicoanalyse, ter vervanging van de huidige analyse uit 2018. Wij zijn positief over de conceptanalyse die wij tijdens onze interim-controle verkregen hebben en adviseren u om deze op korte termijn definitief te maken en te bespreken binnen het dagelijks en algemeen bestuur van de GR en de colleges en auditcommissies van de drie gemeenten. 4. Binnen het sociaal domein heeft de GR BAR-organisatie last van personele krapte. Hierdoor is de huidige reactietermijn nog altijd langer dan de reactietermijnen uit de verordeningen.

Rechtmatigheids- 1. Interne controle verantwoording 2. Totstandkoming

rechtmatigheidsverantwoording

3. Prestatielevering

1. Wij hebben kennisgenomen van de VIC-rapportages over het eerste halfjaar van 2023. Wij zijn positief over de aard en diepgang van de interne controle. Wij attenderen u op de adequate opvolging van de reeds geconstateerde onrechtmatigheden, in het licht van de rechtmatigheidsverantwoording. 2. De GR BAR-organisatie en de gemeenten hebben de geactualiseerde verordeningen vastgesteld, of zullen deze op korte termijn (tijdig) vaststellen. Wij vragen uw aandacht voor de tijdige totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording en de hiervoor benodigde onderbouwingen. 3. Uit de VIC tot op heden blijkt dat veel prestatieleveringen bij inkopen van goederen en diensten ontbreken. Indien deze prestatieleveringen niet aangetoond kunnen worden, leidt dit tot forse onzekerheden in de jaarrekeningen van zowel de GR BAR-organisatie als de drie gemeenten. Wij adviseren u derhalve met klem om prioriteit te geven aan het opleveren van deze prestatieleveringen.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2023

Managementsamenvatting Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle

Managementletter 2023

Managementsamenvatting Onderwerp

Boodschap

Overallbeeld interne beheersing en organisatieontwikkeling

Overallbeeld interim-controle 2023 | Ontvlechting GR BAR-organisatie per 1 januari 2024 Met ingang van 1 januari 2024 zullen veel van de activiteiten die momenteel binnen de GR BAR-organisatie plaatsvinden worden teruggebracht naar de drie gemeenten. De afgelopen periode hebben wij op verschillende momenten inlichtingen ingewonnen bij uw organisatie over de vormgeving van deze ontvlechting en de gevolgen voor de GR BAR-organisatie na 1 januari 2024. Wij constateren dat het proces rond de ontvlechting volgens planning verloopt. De medewerkers zijn inmiddels op de hoogte van hun (voorlopige) plaatsing na 1 januari 2024 en er is ook duidelijkheid over de activiteiten die achterblijven binnen de GR BAR-organisatie. Tevens hebben wij begrepen dat inmiddels een nieuwe naam is gekozen voor de GR BAR-organisatie na 1 januari 2024. Verder hebben wij begrepen dat nog de nodige vacatures ingevuld dienen te worden binnen de drie gemeenten, om na 1 januari van een robuuste ambtelijke organisatie verzekerd te zijn. Vooral voor de gemeente Albrandswaard zijn nog diverse kritieke posities niet ingevuld.

Wij hebben vastgesteld dat het invullen van deze vacatures de juiste prioriteit heeft binnen de GR BARorganisatie en de gemeenten, maar willen desondanks ook vanuit onze rol benadrukken dat kenniscontinuïteit en ambtelijke capaciteit van cruciaal belang zijn voor het realiseren van de doelstellingen. Daarbij adviseren wij u, in lijn met hetgeen wij ook hierboven benoemd hebben, om (het gebrek aan) ambtelijke capaciteit sterk mee te laten wegen in het prioriteren van uitdagingen. Tot slot wijzen wij u erop dat de jaarrekeningcontroles over 2023 plaats zullen vinden nadat de ontvlechting heeft plaatsgevonden. Wij vinden het positief om te constateren dat hierover binnen uw organisatie reeds werk- en procesafspraken zijn gemaakt, waarbij het uitgangspunt is dat boekjaar 2023 wordt afgerond in de ‘oude vorm’. Dit houdt in dat medewerkers in het jaarrekeningproces ook na 1 januari hun (voormalige) verantwoordelijkheden behouden. Wij vragen u om tijdig met ons in overleg te treden op het moment dat er sprake is van verstoringen in dit proces.

Overallbeeld interne beheersing en organisatieontwikkeling

Overallbeeld interim-controle 2023 | Evalueren en keuzes maken in turbulente tijden De GR BAR-organisatie, evenals de drie deelnemende gemeenten, staan voor uiteenlopende uitdagingen, die elkaar in rap tempo opvolgen. Te denken valt aan de noodopvang van ontheemden uit Oekraïne, de afwikkeling van de kinderopvangtoeslagaffaire en de forse (woning)bouwopgave. Binnen het sociaal domein is er tevens sprake van diverse urgente ontwikkelingen, zoals de recente verlenging van de energietoeslagregeling. Het aantal te verantwoorden SiSa-regelingen neemt ook nog steeds toe, wat extra druk met zich meebrengt ten aanzien van het opstellen van de jaarstukken van de drie gemeenten. Boekjaar 2023 is daarnaast het eerste officiële jaar waarin de rechtmatigheidsverantwoording van kracht is. Dit houdt in dat het dagelijks bestuur en de colleges zelf een oordeel vormen over de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarstukken. De commissie BBV heeft recent een geactualiseerde versie van de Kadernota Rechtmatigheid 2023 uitgebracht, waarin de spelregels inzake de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen. Deze uitdagingen vragen veel van de colleges en de GR BAR-organisatie en maken ook dat prioritering van ambities in toenemende mate van belang is.

Het is prettig om met elkaar te constateren dat de GR BAR-organisatie deze uitdagingen kan aangaan met een interne beheersing die in de basis op orde is. Wel constateren wij dat de opvolging van eerder gerapporteerde bevindingen relatief beperkt is. In het licht van de ontvlechting per 1 januari 2024 is dit een begrijpelijke afweging. Desondanks adviseren wij u om onze bevindingen de juiste prioriteit te geven en te waarborgen dat de AO/IC binnen de (nieuw vorm te geven) processen bij de drie gemeenten per 1 januari 2024 op orde is. Om ook in 2024 een efficiënte verbijzonderde interne controle (VIC) te kunnen blijven uitvoeren, is het van cruciaal belang dat interne controles in de lijnorganisatie zijn geïmplementeerd. In deze managementletter gaan wij in op door ons geconstateerde nieuwe bevindingen, de opvolging van bevindingen uit eerdere jaren en aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole 2023.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2023

Managementsamenvatting Onderwerp

Boodschap

Interne beheersing | Treasury

Bevindingen interim-controle 2023 | Voorspelbaarheid liquiditeitsplanning Op grond van de Wet Fido en het treasurystatuut stelt uw organisatie een meerjarenliquiditeitsplanning op, waaruit de liquiditeitsbehoefte blijkt. Uit onze gesprekken met uw organisatie hebben wij begrepen dat de treasuryfunctie een beperkt beeld heeft van wat de grote inkomsten en uitgaven op de korte en (middel)lange termijn zullen zijn. Als gevolg van het ontbreken van een actuele liquiditeitsplanning, loopt uw organisatie het risico dat er onnodig financiering wordt aangetrokken. Met de gestegen rentestanden is de financiële impact hiervan groter dan de afgelopen jaren. Zowel voor de verschillende organisatieonderdelen als voor de treasuryfunctie is het van belang om inkomsten en uitgaven goed inzichtelijk te hebben, zodat hierop geanticipeerd kan worden. Het is noodzakelijk dat er periodiek een liquiditeitsbegroting wordt opgesteld én bijgesteld, waarin de belangrijke (omvangrijke) inkomsten en uitgaven zijn opgenomen. Dit is een belangrijk sturingselement om de behoefte aan vreemd vermogen te kunnen identificeren en monitoren. Vervolgens is het van belang om deze onder de aandacht te brengen van de verschillende organisatieonderdelen, om ook bewustzijn te creëren ten aanzien van het belang van inzicht in de inkomende en uitgaande geldstromen.

Interne beheersing | Subsidieverstrekkingen en -vaststellingen

Bevindingen interim-controle 2023 | Subsidieregister en naleven termijnen uit verordening Voor subsidieverstrekkingen en -vaststellingen wordt binnen de GR BAR-organisatie een subsidieregister bijgehouden, ten behoeve van de drie deelnemende gemeenten. Dit subsidieregister ligt echter vast in Excel, waardoor er sprake is van een hoge foutgevoeligheid. Wij hebben daarnaast vastgesteld dat de termijnen zoals vastgelegd in de algemene subsidieverordeningen van de drie gemeenten niet altijd worden nageleefd. Een geautomatiseerd subsidieregister kan uw organisatie helpen om de naleving van termijnen uit de verordening te bewaken. Budgetuitputting is hierdoor tevens sneller inzichtelijk. Het proces rond subsidieverstrekkingen en -vaststellingen zal na 1 januari 2024 teruggaan naar de gemeenten. Wij begrijpen derhalve dat vanuit de GR BAR-organisatie geen prioriteit zal worden gegeven aan het opvolgen van deze bevinding. Desondanks willen wij dit punt richting de gemeenten benadrukken. Daarnaast merken wij op dat uit de beoordeling van de VIC naar voren is gekomen dat er sprake is van zowel openstaande aanvragen voor 2023 die nog niet zijn afgehandeld als van subsidieverstrekkingen over 2022 die nog niet zijn vastgesteld. U handelt hiermee niet conform de termijnen zoals die in de subsidieverordeningen van de gemeenten staan.

Interne beheersing | Voorspelbaarheid begroting

Bevindingen interim-controle 2023 | Voorspellende waarde (meerjaren)begroting In voorgaande jaren hebben wij reeds diverse malen geconstateerd dat er, zowel voor de GR BAR-organisatie als voor de drie deelnemende gemeenten, sprake was van forse verschillen tussen de begroting en de werkelijke realisatie. Met het oog op de ontvlechting is voor de GR BAR-organisatie inmiddels een nieuwe begroting 2024 opgesteld, die tot stand is gekomen op basis van een ‘nulmeting’. Met het oog op de begrotingsrechtmatigheid, die deel uitmaakt van de rechtmatigheidsverantwoording, wijzen wij u op het belang van een realistische begroting en het tijdig signaleren van (forse) afwijkingen. Door aan de voorkant een realistische begroting te maken, voorkomt u dat aan de achterkant veel tijd besteed moet worden aan het toelichten van de verschillen en overschrijdingen. Zeker voor begrotingsjaar 2024 is het aan te raden om de realisatie ten opzichte van de begroting strak te monitoren, omdat de kans bestaat dat de werkelijkheid afwijkt van de uitgangspunten die zijn gehanteerd bij de nulmeting.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2023

Managementsamenvatting Onderwerp

Boodschap

Interne beheersing | Frauderisicomanagement

Bevindingen interim-controle 2023 | Frauderisicomanagement Het dagelijks bestuur en de colleges zijn primair verantwoordelijk voor het voorkomen en ontdekken van fraude en voor de naleving van de voor de GR BAR-organisatie en gemeenten relevante wet- en regelgeving. Als onderdeel van onze interim-controle hebben wij inlichtingen ingewonnen binnen de organisatie inzake de interne frauderisicoanalyse en het proces rond de totstandkoming c.q. actualisatie hiervan. Vorig jaar hebben wij u verzocht om de frauderisicoanalyse daterend uit 2018 te actualiseren en op te stellen per organisatie. Hoewel de analyse uit 2018 nog steeds het meest recent vastgestelde document betreft, hebben wij geconstateerd dat er in 2023 een nieuwe frauderisicoanalyse is opgesteld, die kwalitatief een grote sprong vooruit is ten opzichte van de analyse uit 2018. Wij hebben begrepen dat uw streven is om deze frauderisicoanalyse eind 2023 ook te bespreken binnen de verschillende organisatieonderdelen, vooruitlopend op het laten vaststellen van dit document. Dit vinden wij een positieve ontwikkeling en wij onderschrijven het belang van de betrokkenheid van de verschillende afdelingen bij de totstandkoming van de frauderisicoanalyse. Tegelijkertijd constateren wij ook dat de nieuwe analyse in zijn huidige opzet betrekking heeft op alle drie de gemeenten en de gemeenschappelijke regeling.

Met het oog op de ontvlechting en mogelijke verschillen in de processen na 1 januari 2024, adviseren wij u om te overwegen de analyse op te stellen per afzonderlijke gemeente en de gemeenschappelijke regeling. Dit is ook van belang omdat de analyse uiteindelijk door de verschillende colleges vastgesteld dient te worden. Wij hebben van de organisatie begrepen dat deze aanpak gevolgd zal worden en dat in het eerste kwartaal van 2024 met de nieuwe organisaties fraudegesprekken gevoerd zullen worden. Tot slot adviseren wij u in dit kader ook om de frauderisicoanalyse als periodiek onderwerp te agenderen in het algemeen bestuur en de auditcommissies van de drie gemeenten.

Interne beheersing | Sociaal domein

Bevindingen interim-controle 2023 | Sociaal domein Binnen het sociaal domein heeft de GR BAR-organisatie te maken met een tekort aan personeel. Dit heeft tot gevolg dat de reactietermijn van zes weken, zoals die in de verordeningen staat, vaak niet wordt gehaald. Hoewel dit een formeel rechtmatigheidsaspect betreft en daarmee geen invloed heeft op de rechtmatigheid van de lasten inzake het sociaal domein, adviseren wij u om prioriteit te geven aan het tijdig in behandeling nemen en afwikkelen van aanvragen. Tevens hebben wij geconstateerd dat er op basis van het door de colleges van de drie gemeenten vastgestelde beleid in beperkte mate heronderzoeken plaatsvinden in het kader van de Participatiewet. Door geen heronderzoeken uit te voeren ontstaat het risico dat een uitkering onterecht wordt uitbetaald, omdat de werkelijke situatie inmiddels veranderd is. Hoewel de opvolging van IB-signalen en maandelijkse controles op overige inkomsten aan de hand van Suwinet dit risico reduceren tot een aanvaardbaar laag niveau, adviseren wij u om het bestaande (college)beleid te heroverwegen en de mogelijkheden te verkennen om periodieke heronderzoeken uit te voeren.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2023

Managementsamenvatting Onderwerp

Boodschap

Interne beheersing | Interne controle en de rechtmatigheidsverantwoording

Bevindingen interim-controle 2023 | Stand van zaken interne controle en de rechtmatigheidsverantwoording Om op een betrouwbare en controleerbare wijze tot de rechtmatigheidsverantwoording te komen, is het van belang om een gedegen (verbijzonderde) interne controle uit te voeren en hierover periodiek te rapporteren. De GR BAR-organisatie heeft hiervoor het Control jaarplan VIC 2023 opgesteld, waarvan wij kennis hebben genomen. Wij vinden het positief om te constateren dat uw organisatie de rechtmatigheidsverantwoording in de afgelopen jaren al voortvarend heeft opgepakt. Boekjaren 2021 en 2022 zijn reeds gebruikt als ‘proefjaren’ voor de rechtmatigheidsverantwoording. De VIC-jaarplannen zijn afzonderlijk opgesteld voor de GR BAR-organisatie en de drie deelnemende gemeenten. De in deze plannen opgenomen processen en uit te voeren werkzaamheden sluiten aan op onze scope voor de controle van de betrouwbare totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording. De vastleggingen van de VIC vinden plaats in de applicatie Checkpoint-IC. Wij hebben kennisgenomen van deze vastleggingen en stellen vast dat deze op een gestructureerde en duidelijke wijze hebben plaatsgevonden. Ook biedt de applicatie de mogelijkheid om een onderscheid aan te brengen tussen IC en VIC. Hoewel deze functie nog niet volledig wordt toegepast, zien wij dit wel als een positief punt.

Wij hebben vastgesteld dat de kwaliteit en diepgang van de VIC van een goed niveau zijn. Wel constateren wij dat de afdeling concerncontrol, verantwoordelijk voor de uitvoering van de VIC, soms moeite heeft om alle onderbouwende stukken (tijdig) boven tafel te krijgen. Het is van belang dat de uitvoering van VIC de juiste aandacht en prioriteit heeft binnen de gehele organisatie. De verantwoordelijkheid voor het beschikbaar hebben van onderbouwende informatie en het kunnen aantonen van de rechtmatigheid berust uiteindelijk bij organisatieonderdelen zelf en niet zozeer bij de afdeling concerncontrol, die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de VIC. Per 1 januari moeten de gemeenten zelf waarborgen dat de AO/IC binnen de (nieuw vorm te geven) processen op orde is. Het is dan van cruciaal belang dat interne controles in de lijnorganisatie zijn geïmplementeerd. Afdeling concerncontrol kan geen efficiënte VIC uitvoeren als de interne controles niet op orde zijn. Het algemeen bestuur en de drie raden hebben de verantwoordingsgrenzen voor de rechtmatigheidsverantwoording reeds vastgesteld, of zullen dit op korte termijn doen. Hierbij is aangesloten bij de uitgangspunten uit het Bado zoals deze voor de accountantscontrole gelden. Dit houdt in dat een verantwoordingsgrens van 1% wordt gehanteerd. Over het eerste halfjaar van 2023 zijn reeds VIC-rapportages uitgebracht.

Wij hebben kennisgenomen van deze rapportages middels de overkoepelende rapportage ten behoeve van het dagelijks bestuur, die zowel de GR BAR-organisatie als de drie deelnemende gemeenten betreft. Uit de rapportage blijkt dat voor de GR BAR-organisatie en de gemeente Barendrecht reeds onrechtmatige inkoopcontracten in het kader van de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn geconstateerd. Wij adviseren u om in de afwikkeling van de VIC nadrukkelijk rekening te houden met de geconstateerde onrechtmatigheden en specifieke werkzaamheden uit te voeren om na te gaan of de geconstateerde onrechtmatigheden niet vaker voorkomen. Verder is in de rapportage opgenomen dat er voor veel inkopen van goederen en diensten nog geen prestatielevering was opgeleverd. Indien deze prestatieleveringen niet alsnog opgeleverd worden, zullen wij zelf aanvullende werkzaamheden moeten verrichten. Gezien de hoeveelheid ontbrekende stukken is er tevens een grote kans dat dit van invloed zal zijn op ons oordeel bij de jaarstukken. Met klem adviseren wij u dan ook om prioriteit te geven aan de ontbrekende prestatieleveringen ter onderbouwing van de VIC. Tot slot vragen wij uw aandacht voor de tijdige uitvoering en afronding van de VIC, met het oog op de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken.

In eerdere jaren werd de uitvoering van de VIC vaak gelijktijdig afgerond met de jaarrekeningcontrole. Dit jaar maakt de rechtmatigheidsverantwoording voor het eerst deel uit van onze controle, waardoor deze feitelijk al gereed dient te zijn bij de start van de jaarrekeningcontrole. Hieronder verstaan wij dat de rechtmatigheidsverantwoording ook al besproken moet zijn binnen het dagelijks bestuur / de colleges. Wij zullen periodiek overleg voeren met de afdeling concerncontrol over de uitvoering van de VIC ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2023

Managementsamenvatting Onderwerp

Boodschap

Interne beheersing | ITaudit als onderdeel van onze controle

Bevindingen interim-controle 2023 | IT-audit dient nog uitgevoerd te worden Als onderdeel van onze controle dienen wij tevens werkzaamheden te verrichten ten aanzien van de betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Deze werkzaamheden richten zich op de financiële administratie (Key2Financiën) en de subadministratie ten behoeve van het sociaal domein (Suite4SociaalDomein). Wij zullen deze IT-audit in de komende periode uitvoeren en hierover rapporteren in het accountantsverslag.

Bevindingen interim-controle 2023 | Opvolging bevindingen en aanbevelingen uit eerdere jaren Interne beheersing | Opvolging (overige) Bij de interim- en jaarrekeningcontrole 2023 gaan wij ook de opvolging na van onze (overige) aanbevelingen uit de managementletter en het accountantsverslag 2022 (voor zover deze zaken aanbevelingen eerder in deze managementletter zijn benoemd). Vanaf pagina 16 hebben wij in detail de opvolging per bevinding beschreven. managementletter en accountantsverslag 2022

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2023

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Managementletter 2023

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023 Onderwerp

Boodschap

Rechtmatigheidsverantwoording

De rechtmatigheidsverantwoording is per 1 januari 2023 in werking getreden. De verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur en de colleges van burgemeester en wethouders voor de rechtmatigheid wordt hiermee benadrukt, aangezien de colleges en het dagelijks bestuur nu verantwoording over de rechtmatigheid moeten afleggen in plaats van dat de accountant dit doet. De accountant geeft vanaf de jaarrekening 2023 een getrouwheidsoordeel over de rechtmatigheidsverantwoording. Dit betekent dat de accountant nagaat of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave is van de mate waarin het college of dagelijks bestuur rechtmatig heeft gehandeld. Het uitgangspunt van de wetgever is dat de reikwijdte van de verantwoording door het college of dagelijks bestuur niet wijzigt ten opzichte van de situatie waarin de accountant een rechtmatigheidsoordeel gaf. In de Kadernota Rechtmatigheid 2023 is door de Commissie BBV nadere invulling gegeven aan de rechtmatigheidsverantwoording en de wijze waarop het college deze vorm dient te geven. Specifieke vereisten die de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording moeten onderbouwen, worden hierin behandeld. Het is van belang dat de GR BAR-organisatie en drie deelnemende gemeenten de richtlijnen uit deze Kadernota nauwgezet opvolgen om daarmee een gedegen basis te hebben voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording.

Wij lichten enkele belangrijke aspecten in dit verband hieronder toe. Actualisatie verordeningen Doordat het dagelijks bestuur en de colleges formeel verantwoordelijk zijn voor het controleren van de rechtmatigheid en daarover dienen te rapporteren in de jaarstukken, vervalt hiermee het oordeel van de accountant voor wat betreft het onderdeel rechtmatigheid. Dit betekent ook dat de Controleverordening (ex art. 213 Gemeentewet) aangepast dient te worden om hieraan invulling te geven. De VNG heeft hiertoe een geactualiseerde modelverordening opgesteld die als basis hiervoor kan worden gebruikt. Naast de Controleverordening, kennen de GR BAR-organisatie en de drie gemeenten ook de Financiële verordening (ex art. 212 Gemeentewet). De VNG heeft ook hiervoor een geactualiseerde modelverordening opgesteld met enkele specifieke aanpassingen/toevoegingen die voortkomen uit de Kadernota Rechtmatigheid 2023. In de modelverordening wordt bijvoorbeeld invulling gegeven aan de verantwoordings- en rapportagegrens die de gemeenteraden of het algemeen bestuur dienen vast te stellen, alsmede aan de vaststelling van het autorisatieniveau voor de begroting waarbinnen het college of dagelijks bestuur uitgaven mogen doen.

Wij hebben begrepen dat de GR BAR-organisatie en de drie gemeenten de verordeningen reeds conform de modelverordeningen hebben vastgesteld, dan wel dat deze op korte termijn vastgesteld zullen worden. Controleprotocol Op grond van de controle over de boekjaren tot en met 2022 bent u eraan gewend met een controleprotocol te werken. In dit controleprotocol werden de goedkeuringstoleranties voor de accountantscontrole voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid vastgelegd. Vanaf 2023 gelden deze toleranties niet alleen voor de accountant voor wat betreft het getrouwheidsoordeel, maar ook voor het college en dagelijks bestuur voor wat betreft het rechtmatigheidsoordeel (de zogenaamde ‘verantwoordingsgrens’). In de modelverordeningen van de VNG is opgenomen dat de toleranties voor wat betreft de verantwoordings- en rapportagegrens worden verwerkt in de Financiële verordening. Daarnaast is het wellicht wenselijk voor de GR BAR-organisatie en de drie gemeenten om deze toleranties nu juist in het controleprotocol op te nemen en tezamen met het normenkader door de gemeenteraad of algemeen bestuur te laten vaststellen. Wij vragen uw aandacht hiervoor en benadrukken dat het van belang is om deze toleranties en het normenkader tijdig te laten vaststellen.

Interne controleplan In de rechtmatigheidsverantwoording leg het college of dagelijks bestuur verantwoording af aan de hand van een drietal rechtmatigheidscriteria, te weten het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik. De basis voor de toetsing van deze drie rechtmatigheidscriteria als onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording wordt gevormd door de VIC-plannen. Op deze wijze geven de colleges en het dagelijks bestuur nadere invulling aan deze criteria en toetsen zij deze zichtbaar. Het door de gemeenteraad of algemeen bestuur vastgestelde normenkader vormt hiervoor de basis, wat moet leiden tot een toetsingskader in de vorm van specifieke werkplannen per financiële stroom of proces. Wij vinden het van belang te benadrukken dat de GR BAR-organisatie en de drie gemeenten zorg dienen te dragen voor een passend tijdpad teneinde de interne controlewerkzaamheden uit te kunnen voeren en conclusies te kunnen trekken ter onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording in de conceptjaarstukken over 2023.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2023

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023 Onderwerp

Boodschap

Rechtmatigheidsverantwoording (vervolg)

Algemene aandachtspunten Graag geven wij u nog enkele algemene aandachtspunten mee: -

Voor wettelijke bepalingen zijn, bij het bepalen van het normenkader door de gemeenteraad of het algemeen bestuur, alleen de financiële beheershandelingen van belang, zoals bijvoorbeeld de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Voor verordeningen geldt dat alle verordeningen deel uitmaken van het normenkader voor zover deze bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen. Andere besluiten van de gemeenteraad of algemeen bestuur, dus niet zijnde verordeningen, met een kaderstellend karakter en die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen, zijn ook een verplicht onderdeel van het normenkader. Het is niet toegestaan dat eigen verordeningen buiten beschouwing worden gelaten bij de rechtmatigheidsverantwoording. Wel kan de gemeenteraad of het algemeen bestuur besluiten dat aan bepaalde onderdelen van verordeningen geen consequenties voor de financiële rechtmatigheid worden verbonden. Dat kan alleen als deze onderdelen niet verplicht voortvloeien uit hogere regelgeving. Besluiten van het college alsmede van het dagelijks bestuur, vallen niet onder de rechtmatigheidsverantwoording, tenzij de verantwoording hierover verplicht is op basis van hogere regelgeving of (raads)besluiten c.q. verordeningen.

In dit kader adviseert de Commissie BBV ook de door de gemeenteraad of het algemeen bestuur aan het college of dagelijks bestuur gedelegeerde bevoegdheden niet op te nemen in het normenkader rechtmatigheid.

Fraude

In het kader van de begrotingsrechtmatigheid heeft de Commissie BBV bepaald dat alle afwijkingen van de begroting (exploitatie en investeringen) geautoriseerd moeten worden door de raad of het algemeen bestuur. Hiermee vraagt het college of dagelijks bestuur toestemming voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. De hiervoor benodigde begrotingswijzigingen moeten tijdens het boekjaar zelf zijn vastgesteld. Indien een wijziging niet meer in het jaar zelf is vastgesteld, zijn bestedingen die afwijken van het begrotingsbedrag strikt genomen onrechtmatig en dient het college of het dagelijks bestuur de afwijkingen (voor zover deze de verantwoordingsgrens te boven gaan) in de rechtmatigheidsverantwoording op te nemen. Uitgangspunt is dus dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is. De Commissie BBV adviseert gemeenten en gemeenschappelijke regelingen duidelijke afspraken te maken over de wijze waarop begrotingsonrechtmatigheden in deze nieuwe situatie benaderd worden. Deze afspraken kunnen worden vastgelegd in de Financiële verordening. Zo kunnen de GR BAR-organisatie en de drie gemeenten een nadere invulling geven aan het abstractieniveau waarop de onrechtmatigheden in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen door het college en het dagelijks bestuur.

Voor wat betreft de verbonden partijen van de gemeenten kan een onderscheid worden gemaakt tussen diverse soorten verbonden partijen. Wij vragen u – mede op basis van de toelichting in de Kadernota Rechtmatigheid 2023 – in kaart te brengen voor welke verbonden partijen er sprake is van invloed op de rechtmatigheidsverantwoording van de gemeenten. Hierbij is het ook van belang te onderkennen of een of meer gemeenten een centrumgemeente vormen, zodat mogelijk ook hiermee samenhangende financiële stromen dienen te worden betrokken in de rechtmatigheidsverantwoording.

Vorig jaar heeft de beroepsorganisatie voor accountants NBA bepaald dat accountants vanaf het controlejaar 2022 in hun controleverklaring verplicht dienen te rapporteren over (hun werkzaamheden op het gebied van) fraude. Dit kan niet in algemene bewoordingen, maar moet specifiek per klant gebeuren, met aandacht voor de onderkende risico’s, de uitgevoerde werkzaamheden, en indien mogelijk en relevant ook de uitkomsten van die werkzaamheden. Afgelopen jaar hebben wij hier ook aandacht voor gehad en dit in de controleverklaring toegevoegd als een separate paragraaf. In dit kader vragen wij uw blijvende aandacht voor (de beheersing van) fraude. De basis hiervoor en het startpunt voor onze controle is een gedegen en actuele frauderisicoanalyse. Ook voor het boekjaar 2023 is het van belang dat u mogelijke kwetsbaarheden op het gebied van fraude heeft onderkend in een frauderisicoanalyse, onderbouwd met getroffen beheersmaatregelen en gekwantificeerd op basis van kans x impact. Deze frauderisicoanalyse zou in onze optiek een door het college of het dagelijks bestuur vastgesteld document moeten zijn, waarover periodiek het gesprek wordt aangegaan met de auditcommissie en/of de gemeenteraad om in gesprek te zijn en blijven over, en continu aandacht te blijven houden voor, het onderwerp fraude.

Op pagina 9 zijn wij reeds nader ingegaan op de frauderisicoanalyse, die momenteel geactualiseerd wordt.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2023

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023 Onderwerp

Boodschap

Fraude (vervolg)

Naast deze frauderisicoanalyse heeft de GR BAR-organisatie diverse beleidsdocumenten, zoals een gedragscode of klokkenluidersregeling. Deze documenten zijn recent geactualiseerd met het uitbrengen van het nieuwe “BAR-personeelshandboek”.

Aanpassingen Bado

Op basis van de huidige verwachtingen zal vanaf 2025 het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) worden aangepast. Hierin wordt de goedkeuringstolerantie aangepast van 1% naar 2%. Daarnaast wordt ook de omvangsbasis aangepast. Op dit moment zijn dit de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves. Dit laatste komt te vervallen, waardoor de omvangsbasis alleen de lasten omvat exclusief reservemutaties. Dit heeft in beginsel geen gevolgen voor de GR BAR-organisatie en de controlewerkzaamheden die worden uitgevoerd in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. Wel kan dit betekenen dat er sprake is van een impact op de omvang van uit te voeren controlewerkzaamheden vanaf boekjaar 2025, zoals het uitvoeren van detailcontroles. Op basis van de begroting 2025 kan een eerste inschatting gemaakt worden van de impact hiervan tussen boekjaar 2024 en 2025. Wij treden tijdig met u in overleg over wat deze wijziging voor boekjaar 2025 betekent.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2023

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Managementletter 2023

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Nr.

Bevinding

Follow-up 2023

Aanbestedingen In de afgelopen jaren hebben wij reeds vastgesteld dat het proces rondom inkoop en aanbestedingen in opzet toereikend is. De organisatie hanteert een set van preventieve en detectieve interne-beheersingsmaatregelen, en schenkt daarnaast veel aandacht aan het trainen van de medewerkers in het volgen van de juiste aanbestedingsprocedures.

Uit onze gesprekken met de organisatie en de VIC-rapportages blijkt dat de eigen aanbestedingsleidraad nog steeds niet consequent wordt gevolgd. Dit betreft overigens hoofdzakelijk het naleven van de eigen drempelbedragen voor meervoudige en nationale procedures, hetgeen niet direct leidt tot onrechtmatigheden.

Ondanks het feit dat dit proces in opzet toereikend is hebben wij, evenals vorig jaar, vastgesteld dat het proces niet altijd wordt gevolgd. Zo wordt in sommige gevallen het proces omzeild door aanbestedingen niet tijdig aan te melden in het zaaksysteem, waardoor de inkoopadviseurs niet of niet tijdig bij de aanbestedingsprocedure worden betrokken. De organisatie maakt daarnaast gebruik van een contractregister dat wordt gevoed vanuit het zaaksysteem. Doordat de inkoopdossiers in het zaaksysteem niet consequent worden gevuld, geeft het contractregister geen volledig beeld van alle lopende contracten en overeenkomsten.

Ook blijkt dat nog niet altijd (tijdig) een zaak wordt aangemaakt binnen het zaaksysteem.

Crediteurenstamgegevens Bij het aanmaken van een nieuwe crediteur in de crediteurenadministratie wordt het IBANnummer overgenomen van de factuur, zonder dat er een expliciete controle wordt verricht op de juistheid van het IBAN-nummer. Hierdoor ontstaat het risico dat er in het geval van frauduleuze facturen een onjuist IBAN-nummer wordt ingevoerd en dat er onrechtmatige betalingen plaatsvinden.

Uw organisatie heeft onderzocht of het beschreven risico kan worden ondervangen door het toevoegen van een IBAN-check in de betaalapplicatie. Deze oplossing werd naar het oordeel van de organisatie te duur om op te wegen tegen het beschreven risico. Wel worden er repressieve controles uitgevoerd in het kader van de VIC, waarmee het risico grotendeels wordt gemitigeerd. Omdat dit een risico betreft dat een uitgaande geldstroom betreft, adviseren wij desondanks om onze bevinding op te volgen en een controle ‘aan de voorkant’ in te voeren.

Legenda:

Niet opgelost

Gedeeltelijk opgelost

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Status 2023

De bevinding blijft zodoende openstaan.

Opgelost

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2023

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Nr.

Bevinding

Follow-up 2023

Niet naleven mandaatbesluit Uit de VIC-werkzaamheden van vorig jaar die wij hadden beoordeeld, is naar voren gekomen dat er binnen de GR BAR-organisatie inkoopcontracten waren gesloten door functionarissen die daartoe conform het door het bestuur en de colleges vastgestelde mandaatbesluit niet bevoegd waren. Hierdoor zijn deze contracten formeel gezien onrechtmatig gesloten.

Uw organisatie heeft onderzocht welke functionarissen niet conform het mandaat tekenen en heeft het bewustzijn van het mandaat onder de aandacht gebracht. Uit onze gesprekken blijkt hierdoor een forse afname in het aantal contracten met een onterechte goedkeuring door de verkeerde functionaris. Dit blijkt ook uit de VIC-rapportages, waarin wij nog maar één contract hebben kunnen vinden waar dit het geval was.

Prestatielevering Het voldoende onderbouwen en aantonen van de daadwerkelijke levering van de prestaties die bij de organisatie in rekening zijn gebracht, is een belangrijk aandachtspunt. Wanneer dit niet op een toereikende wijze gebeurt, bestaat het risico dat de organisatie facturen autoriseert, boekt en betaalt waarvoor geen juiste en/of volledige prestatie is geleverd.

Uw organisatie heeft verschillende stappen gezet om het belang van het registreren van een deugdelijke onderbouwing onder de aandacht te brengen. Uit de VIC-rapportages, onze gegevensgerichte werkzaamheden en de gesprekken die wij met uw organisatie hebben gevoerd, blijkt echter dat een onderbouwing van de prestatielevering voor een groot deel van de facturen onderbreekt.

Uw organisatie heeft in 2022 een beleidsnotitie inzake de prestatielevering vastgesteld, waarin is toegelicht op welke manier een prestatielevering moet worden onderbouwd. Wij stellen vast dat deze beleidsnotitie veelal niet wordt nageleefd. De kredietbeheerder hoort, conform de beleidsnotitie, de documenten die de prestatielevering onderbouwen in de financiële administratie aan de betreffende factuur toe te voegen. De budgethouder dient na te gaan of er onderbouwende documentatie aanwezig is én of deze de prestatielevering in voldoende mate onderbouwt. Uit de (verbijzonderde) interne controle die is uitgevoerd, blijkt dat er veelal geen enkel onderbouwend document aan de factuur is toegevoegd. 05

Grondexploitaties Wij rapporteren in onze managementletter al enkele jaren over het ontbreken van een kwalitatief sterke interne controle binnen het proces van de waardering van de grondexploitaties. Tijdens de afgelopen interim-controle hebben wij vastgesteld dat deze bevinding nog steeds actueel is en nog niet is opgepakt door de organisatie. Een oorzaak hiervoor is de afhankelijkheid van ingehuurd personeel dat slechts voor een korte periode bij een grondexploitatieproject betrokken is. Dit maakt de afdeling Grondbeleid kwetsbaar en zorgt er bovendien voor dat de professionalisering van het proces rondom de grondexploitaties achterblijft.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Status 2023

De bevinding zoals beschreven is hiermee nog niet opgevolgd.

Wij hebben vastgesteld dat een inhoudelijke ‘challenge’ van de verschillende grondexploitaties onderdeel is van de VIC. Hoewel wij dit een positieve ontwikkeling vinden ten opzichte van vorig jaar, adviseren wij u om een dergelijke challenge onderdeel te laten zijn van de tweede lijn, oftewel plaats te laten vinden binnen de projectafdeling. De VIC kan de rol van derde lijn dan zuiver uitoefenen. Op basis hiervan concluderen wij dat de bevinding deels is opgevolgd.

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2023

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Nr.

Bevinding

Follow-up 2023

Status 2023

Sociaal domein Om te kunnen waarborgen dat de processen binnen het sociaal domein op de juiste wijze en rechtmatig (zijn) verlopen, zijn een sterke interne controle én een verbijzonderde controle van cruciaal belang. Dit belang is als gevolg van de diverse nieuwe regelingen nog groter dan voorheen. Wij hebben echter moeten vaststellen dat er forse achterstanden zijn opgelopen in het uitvoeren van de verbijzonderde interne controles op de processen binnen het sociaal domein (Participatiewet, Wet maatschappelijke ondersteuning, Jeugdwet en de incidentele inkomensregelingen). Ten tijde van de interim-controle was de VIC over het eerste kwartaal van 2022 nog niet afgerond. Dit betekent dat de colleges op dit moment niet kunnen aangeven of er, wat betreft de bovenstaande processen, rechtmatig is gehandeld.

Wij hebben vastgesteld dat er nog steeds sprake is van forse achterstanden binnen het sociaal domein. Hierover hebben wij reeds eerder in deze managementletter gerapporteerd. Wel constateren wij dat de verbijzonderde interne controle grotendeels was afgerond ten tijde van onze interim-controle. Op basis hiervan constateren wij dat de bevinding deels is opgevolgd.

Frauderisicoanalyse Het dagelijks bestuur en de colleges zijn primair verantwoordelijk voor het voorkomen en ontdekken van fraude en voor de naleving van wet- en regelgeving binnen de GR BAR-organisatie respectievelijk de drie gemeenten. Als onderdeel van onze interim-controle hebben wij de organisatie verzocht inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van fraude of van een overtreding van wet- en regelgeving, inclusief de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat de directie daarbij hanteert, alsook de communicatie daarover met het personeel en met het toezichthoudend orgaan.

Zie voor de opvolging het onderdeel fraude in deze managementletter.

De meest recente separaat vastgestelde frauderisicoanalyse van de GR BAR-organisatie en de drie gemeenten dateert uit 2018. Wij stellen aan de hand van de interne controleplannen vast dat de organisatie per proces actief aandacht besteedt aan het identificeren en mitigeren van risico’s, waaronder frauderisico’s. Er is alleen geen sprake van een vastgestelde overkoepelende frauderisicoanalyse per entiteit. Wij adviseren u deze alsnog op te stellen.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2023

Bijlagen

Managementletter 2023

Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole van de gemeente Ridderkerk

Onderwerp

Boodschap

Grondexploitaties

De controle van de grondexploitaties is een jaarlijks terugkerende forse klus tijdens onze controle. Wij vragen uw aandacht voor de tijdige oplevering van de geactualiseerde grondexploitaties, alsmede de adequate onderbouwingen hiervan. Wij hebben reeds concrete afspraken gemaakt met uw organisatie over de oplevering van de grondexploitaties en het betreffende tijdpad.

Verantwoording SiSaregelingen

In de afgelopen jaren zijn gemeenten geconfronteerd met een forse toename van het aantal specifieke uitkeringen dat verantwoord dient te worden aan de hand van de Single Information Single Audit (SiSa) systematiek. Uw gemeente vormt hierop geen uitzondering. Aan de SiSa-regelingen liggen specifieke verantwoordingsvereisten en uiteenlopende wet- en regelgeving ten grondslag. Het opstellen van de SiSa-bijlage en het voorbereiden van het samensteldossier ten behoeve van de accountantscontrole vormen daardoor over het algemeen een intensieve opgave voor de ambtelijke organisatie. Wij hebben recent de controle van de SiSa-bijlage 2022 met uw organisatie geëvalueerd en op basis hiervan concrete procesafspraken gemaakt om de controle dit jaar soepel(er) te laten verlopen. Wij vragen uw aandacht voor het tijdig signaleren van de te verantwoorden regelingen en voor de status van de onderhevige specifieke verantwoording binnen uw gemeente. Bij onduidelijkheden ten aanzien van de SiSa-verantwoording zijn wij u graag van dienst.

Ontvlechting GR BARorganisatie

Als gevolg van de ontvlechting van de GR BAR-organisatie per 1 januari 2024 komen een hoop activiteiten terug naar de gemeenten. Hoewel intern afgesproken is dat boekjaar 2023 wordt afgerond conform de ‘huidige situatie’, adviseren wij u om scherp te letten op verstoringen in het jaarrekeningproces en tijdig met ons te communiceren bij problemen ten aanzien van het tijdig aanleveren van het samensteldossier.

Rechtmatigheidsverantwoording

Boekjaar 2023 is het eerste jaar waarin de rechtmatigheidsverantwoording deel uitmaakt van onze jaarrekeningcontrole. Wij adviseren u om in dit kader kennis te nemen van de door de Commissie BBV geactualiseerde versie van de Kadernota Rechtmatigheid 2023 en de recent uitgebrachte verduidelijking inzake begrotingsrechtmatigheid. Het is van belang dat de rechtmatigheidsverantwoording gereed is bij de start van de jaarrekeningcontrole. Hieronder verstaan wij dat de onderbouwingen voor de rechtmatigheidsverantwoording gereed zijn en dat de verantwoording reeds besproken is binnen het college.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2023

Environmental, social and governance (ESG) Onderwerp

Boodschap

ESG Quickscan

In 2015 hebben de Verenigde Naties de Sustainable Development Goals (SDG’s) vastgesteld. De SDG’s bestaan uit zeventien wereldwijde doelstellingen om de meest urgente uitdagingen waarmee de wereld wordt geconfronteerd aan te pakken. Voorbeelden van doelen zijn: gezondheidszorg voor iedereen, het verminderen van ongelijkheid en de aanpak van klimaatverandering. Onze maatschappij verlangt daardoor steeds sterker van organisaties dat zij naast hun financiële resultaten oog hebben voor het effect dat zij hebben op sociale belangen, het klimaat en het milieu. Dit wordt ook wel ESG (environmental, social, and governance) of brede welvaart genoemd. Door deze toenemende maatschappelijke aandacht is ESG niet meer weg te denken als integraal onderdeel van de (langetermijn)strategie van de GR BAR-organisatie. Wij verwachten de komende jaren in toenemende mate een behoefte van gemeenten om zich te kunnen verantwoorden over het behalen van de gestelde duurzaamheidsambities. Om deze reden hebben wij ESG tot speerpunt van onze natuurlijke adviesfunctie gemaakt. De ESG Quickscan geeft u een beeld van de wijze waarop uw organisatie ‘duurzaamheid’ onderdeel maakt van haar strategie en beleid, en hoe de GR BARorganisatie zich verantwoord over het gevoerde (duurzaamheids)beleid. De ESG Quickscan geeft nadrukkelijk geen oordeel over de mate waarin het beleid duurzaam is of niet.

De ESG Quickscan geeft u inzicht in waar de GR BAR-organisatie staat ten opzichte van andere gemeenten en publieke organisaties en biedt de mogelijkheid om dit af te zetten tegen uw eigen ambitie. Dit gebeurt langs de lijn Exploring Sustainability, Doing Sustainable, Becoming Sustainable en Being Sustainable. Zie figuur 1 hieronder.

Toelichting vier fases op de duurzaamheidsladder Exploring Sustainability betekent dat ambities zijn afgestemd op de

minimale compliance-eisen. Restbudgetten worden aangewend voor duurzaamheidsinitiatieven. Doing Sustainable houdt in dat duurzaamheidsinitiatieven grotendeels gericht zijn op hetzelfde blijven doen, maar kijken of het wat duurzamer kan. Bij Becoming Sustainable worden stevige ambities op het gebied van duurzaamheid ondersteund met duidelijke routekaarten en de benodigde financiering. Een Being Sustainable organisatie draait volledig rond duurzaamheid en een regeneratieve economie. Duurzaamheid drijft de organisatie en zit in het DNA van de organisatie.

Figuur 1 Fases van duurzaamheidsambitie

Aangezien er (vooralsnog) geen verplichtingen gelden voor publieke organisaties om zich te verantwoorden is hierbij geen sprake van goed of fout. De ESG Quickscan bevat zo’n dertig vragen en is opgebouwd langs drie pijlers 1) Strategie, Beleid & Begroting 2) Rapportage & Verantwoorden, en 3) Beheersorganisatie. Deze Quickscan is gebaseerd op de Deloitte Green Wheel. Zie figuur 2. Voor een effectieve en efficiënte uitvoering van duurzaamheidsdoelstellingen dient de beheersorganisatie op orde te zijn. Onder beheersorganisatie verstaan wij onder andere het organiseren van de uitvoeringscapaciteit, het beleggen van taken en verantwoordelijkheden, en het opzetten van processen en systemen (bijv. risicomanagement en interne beheersing), die borgen dat uitingen die de organisatie doet ten aanzien van duurzaamheid ook kloppen. Wij zullen deze ESG Quickscan, indien gewenst, samen met uw organisatie uitvoeren. Dit is onderdeel van onze natuurlijke adviesfunctie.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Figuur 2 Deloitte Green Wheel

Bijlagen

Managementletter 2023

Reikwijdte van onze werkzaamheden Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel over de jaarrekening van 2023, teneinde vast te stellen dat deze een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de GR BAR-organisatie, met inachtneming van de wettelijke bepalingen van het Besluit begroting en verantwoording. Een jaarrekeningcontrole heeft niet als doel om enige zekerheid te geven over de kwaliteit van de interne organisatie. De controle bestaat uit een combinatie van controlewerkzaamheden, waaronder een risicoanalyse, analytische procedures, detailcontroles en voor zover mogelijk en efficiënt het testen van de interne-beheersingsmaatregelen, die zijn gerelateerd aan en relevant zijn voor de controle. Wij richten ons hierbij alleen op de interne controleomgeving die relevant is voor onze oordeelsvorming over de jaarrekening. De managementletter is gebaseerd op onze interim-controle als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2023. Volledigheidshalve merken wij op dat onze controlewerkzaamheden, analyse en evaluatie zijn uitgevoerd in het kader van de door uw gemeenteraad verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2023.

De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door ons als accountant van de GR BAR-organisatie toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen nemen wij de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe en rechtmatige beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. De risico-inschattingen hebben niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel omtrent de opzet, het bestaan en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt deze analyse niet noodzakelijkerwijs alle in de interne organisatie voorkomende tekortkomingen. Daarnaast is onze controle niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Indien wij aangesteld zouden zijn om een fraudeonderzoek bij de GR BAR-organisatie uit te voeren, zouden wij wellicht additionele bevindingen hebben geconstateerd en observaties hebben gerapporteerd ten opzichte van die welke nu zijn opgenomen in de managementletter.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2023

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited (“DTTL”), its global network of member firms, and their related entities (collectively, the “Deloitte organization”). DTTL (also referred to as “Deloitte Global”) and each of its member firms and related entities are legally separate and independent entities, which cannot obligate or bind each other in respect of third parties. DTTL and each DTTL member firm and related entity is liable only for its own acts and omissions, and not those of each other. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.com/about to learn more. Deloitte provides industry-leading audit and assurance, tax and legal, consulting, financial advisory, and risk advisory services to nearly 90% of the Fortune Global 500® and thousands of private companies. Our professionals deliver measurable and lasting results that help reinforce public trust in capital markets, enable clients to transform and thrive, and lead the way toward a stronger economy, a more equitable society and a sustainable world. Building on its 175-plus year history, Deloitte spans more than 150 countries and territories. Learn how Deloitte’s more than 415,000 people worldwide make an impact that matters at www.deloitte.com.

This communication contains general information only, and none of DTTL, its global network of member firms or their related entities is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte organization shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2023. For information, contact Deloitte Netherlands.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://raad.ridderkerk.nl/api/v1/meetings/1071/documents/37104