Managementletter 2025 - Gemeente Ridderkerk.pdf
Tekst van het document
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jan 2026
Managementletter 2025 Gemeente Ridderkerk 28 januari 2026
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jan 2026 Deloitte Accountants B.V. Audit Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland
Tel: 088 288 2888 www.deloitte.nl
Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ridderkerk Postbus 271 2980 AG RIDDERKERK
Geachte leden van het college, Hierbij brengen wij verslag uit van de bevindingen naar aanleiding van de recentelijk afgesloten interim-controle van uw gemeente.
Onderwerp Managementletter 2025
Wij benadrukken dat de interim-controle primair is bedoeld om de interne-beheersingsmaatregelen in uw organisatie te beoordelen en te toetsen, als basis om te komen tot een oordeel over de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening 2025 opgenomen informatie. Het voorgaande impliceert dat onze werkzaamheden niet de hele interne-beheersingsomgeving van de gemeente Ridderkerk omvatten. Tevens heeft de interim-controle als doel om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2025 te signaleren en onder uw aandacht te brengen.
Datum 28 januari 2026
Wij merken op dat deze managementletter is opgesteld ten behoeve van het college van B&W en niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt.
Ons kenmerk 260192B70B/DD
Wij hebben deze rapportage met uw organisatie besproken. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en danken u en uw medewerkers voor de samenwerking tijdens de interim-controle en bij de totstandkoming van deze managementletter.
Behandeld door drs. R.M.J. van Vugt RA 088 288 1108 RvanVugt@deloitte.nl
Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.
C.L. Aleman MSc RA 088 288 4667 RoAleman@deloitte.nl
drs. R.M.J. van Vugt RA
Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netwerk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jan 2026
Inhoudsopgave Kernpunten interim-controle
4
Managementsamenvatting
6
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025
12
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
15
Bijlagen
24
Contact Wij beantwoorden graag uw vragen over deze managementletter:
drs. Rein-Aart van Vugt RA Partner Deloitte Accountants B.V. Tel: 088 288 1108 RvanVugt@deloitte.nl
Roy Aleman MSc RA Senior Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: 088 288 4667 RoAleman@deloitte.nl
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jan 2026
Kernpunten interim-controle
Managementletter 2025 – 260192B70B/DD/4
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jan 2026
Kernpunten interim-controle In dit hoofdstuk zijn de kernpunten van de interim-controle overzichtelijk weergegeven. Deze worden verderop in de managementletter nader toegelicht. De onderwerpen linken dan ook door naar de verdiepende teksten en zijn te raadplegen door op de categorie of het onderwerp te klikken. Categorie
Onderwerp
Observatie en/of aanbeveling
Algemeen
1. Algemeen beeld interne beheersing
1. Wij concluderen dat de interne beheersing binnen de gemeente Ridderkerk in de basis op orde is.
2. Terugblik op de nieuwe samenwerking
2. Wij constateren verschillende uitdagingen op gebied van het aantrekken en opleiden van personeel en verwachtingsmanagement met De BedrijfsvoeringsPartner (DBP).
3. Opvolging bevindingen uit voorgaande jaren
3. Het opvolgen van de bevindingen uit voorgaande jaren is relatief beperkt. Wij constateren dat voor enkele bevindingen wel sprake is van enige verbetering, maar aan een groot deel van de bevindingen is geen opvolging gegeven als gevolg van gebrek aan capaciteit en keuzes in prioritering. Wij wijzen u erop dat wij in deze managementletter enkel rapporteren over processen van de gemeente. De bevindingen voor De BedrijfsvoeringsPartner zijn opgenomen in de managementletter gericht aan die organisatie.
1.
Bewustwording aanbestedingsplicht
1. Er zijn stappen ondernomen om de bewustwording ten aanzien van de aanbestedingen te creëren binnen de organisatie. Gezien het belang hiervan adviseren wij u hier blijvende aandacht voor te hebben.
2.
Algemene accounts als kredietbeheerder
2. Wij constateren dat kredietbeheerdersrechten binnen de financiële administratie staan gekoppeld aan niet-persoonsgebonden accounts. In het kader van autorisatiebeheer vragen wij om te onderzoeken welke accounts niet toebehoren aan een specifieke functionaris en vervolgens te onderzoeken wat de omvang en aard is geweest van facturen welke door generieke accounts zijn goedgekeurd, om vast te stellen of dit een potentieel risico vormt.
3.
Frauderisicomanagement
3. De gemeente beschikt niet over een recente frauderisicoanalyse. De huidige frauderisicoanalyse is in 2023 opgesteld door De BedrijfsvoeringsPartner. Wij vragen uw aandacht voor het periodiek bespreken, actualiseren, specifiek maken en vaststellen van de frauderisicoanalyse.
4.
Ontwikkeling risicomanagement
4. Op het gebied van risicomanagement is De BedrijfsvoeringsPartner vol in ontwikkeling met het nieuwe pakket Naris Next. Dit gaat gepaard met een andere verhouding tussen de BedrijfsvoeringsPartner en uw gemeente, waarin uw organisatie zelf risico’s identificeert binnen de applicatie. Hierdoor komt meer verantwoordelijkheid te liggen bij de eerste lijn, wat wij zien als een positieve ontwikkeling. Ook begrijpen wij dat er meer focus komt op prestatiemanagement, hetgeen de kwalitatieve waarde van de sturingsinformatie versterkt.
Interne beheersing
Rechtmatigheids- 1. Interne controle verantwoording
IT-omgeving en Cybersecurity
1. Wij hebben kennis genomen van het control jaarplan VIC 2025 en de uitgevoerde verbijzonderde interne controle over het eerste halfjaar. Wij constateren dat de scope van de VIC aansluit op onze scope ten aanzien van de controle van de rechtmatigheidsverantwoording en het aantal bevindingen is beperkt.
2. Totstandkoming rechtmatigheidsverantwoording
2. De controle van de rechtmatigheidsverantwoording in 2024 is relatief soepel verlopen. Desondanks wijzen wij u op het belang van de tijdige afronding van de rechtmatigheidsverantwoording en gedegen onderbouwende dossiervorming. Dit ziet met name toe op de (Europese) aanbestedingen.
3. Prestatielevering
3. Uit de VIC rapportage over het eerste halfjaar is gebleken dat nog steeds voor een groot deel van gecontroleerde facturen initieel geen sprake is van een geregistreerd bewijs van prestatielevering. Ten opzichte van eerdere jaren is het de VIC wel gelukt om de onderbouwende documentatie sneller te verkrijgen en merken wij een verbetering ten opzichte van vorig jaar. Wij blijven uw aandacht vragen voor de verdere evaluatie en afwikkeling hiervan, aangezien dit invloed kan hebben op onze controle van de jaarrekening.
1. General IT Controls
1. Wij hebben, in lijn met voorgaande jaren, geconstateerd dat sprake is van bevindingen t.a.v. de algemene IT-beheersmaatregelen (General IT Controls). Wij constateren dat de opvolging hiervan beperkt is in 2025.
2. Cybersecurity
2. Cybersecurity is een belangrijk onderwerp om in uw risicomanagement te betrekken. Wij willen tevens uw aandacht vestigen op de nieuwe NIS2-richtlijn op het gebied van cybersecurity, waar gemeenten aan dienen te voldoen. Deze richtlijn wordt momenteel uitgewerkt in de Cyberveiligheidswet. Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025
Kernpunten interim-controle
Managementsamenvatting
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Bijlagen
Bijlagen
Managementletter 2025 – 260192B70B/DD/5
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jan 2026
Managementsamenvatting Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle
Managementletter 2025 – 260192B70B/DD/6
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jan 2026
Managementsamenvatting Onderwerp
Boodschap
Interim-controle Wij hebben tijdens onze interim-controle 2025 geen significante tekortkomingen geconstateerd in de financiële processen. De door ons onderzochte financiële processen zijn de volgende. -
Aanbesteden van inkoopopdrachten Afwikkeling van inkoopfacturen Uitvoeren van betalingen Personeel Subsidieverstrekkingen Sociaal domein Investeringen Grondexploitaties Treasury Financial Reporting en Memoriaalboekingen
Wij kunnen nog niet steunen op de interne-beheersingsmaatregelen, waardoor wij detailcontroles en gegevensgerichte cijferanalyses zullen uitvoeren in onze controle. De grootste inherente risico’s zitten in het proces van memoriaalboekingen. Memoriaalboekingen zijn (correctie)boekingen die niet via de reguliere boekingsgang plaatsvinden. Met memoriaalboekingen kunnen de reguliere interne-beheersingsmaatregelen in processen door het management worden doorbroken. Deze boekingen krijgen daarom van ons extra aandacht tijdens de controle. Wij zullen voor 2025 een gegevensgerichte controle op de memoriaalboekingen uitvoeren. Wij maken daarbij gebruik van een data-analysetool die boekingen met frauduleuze kenmerken signaleert. De gesignaleerde boekingen zullen door ons in detail worden onderzocht.
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025 Kernpunten interim-controle
Kernpunten interim-controle
samenvatting Management-
Managementsamenvatting
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Bijlagen
Bijlagen
Managementletter 2025 – 260192B70B/DD/7
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jan 2026
Managementsamenvatting Onderwerp
Boodschap
Terugblik op de nieuwe samenwerking
Boekjaar 2025 is het tweede jaar als zelfstandige organisatie. Dit heeft in dit boekjaar nog wel geleid tot een groot aantal veranderingen binnen de organisatie. Dit heeft ook effect gehad op de verhouding tussen De BedrijfsvoeringsPartner en de drie deelnemende gemeenten. Een gevolg hiervan is geweest dat er veel nieuwe medewerkers in dienst zijn getreden bij de gemeenschappelijke regeling en haar deelnemende gemeenten die niet bekend waren met de oude BAR samenwerking. Een risico hierbij kan zijn dat dit ten koste kan gaan van de juiste werking van de processen en interne beheersing. Vanuit onze werkzaamheden is niet gebleken dat het niveau van de interne beheersing achteruit is gegaan, aangezien eerder geïdentificeerde beheersmaatregelen in deze periode wel doorgang hebben gevonden. Verder blijkt uit onze gesprekken dat de onderlinge informatievoorziening en verwachtingenmanagement met de deelnemende gemeenten te wensen overlaat. Er bestaat een mismatch tussen de verwachtingen die de gemeenten hebben over de dienstverlening die door de gemeenschappelijke regeling wordt verricht en hetgeen wordt uitgevoerd door de organisatie. Om deze mismatch te verkleinen is het van belang om concrete afstemming te hebben en duidelijke afspraken te maken met De BedrijfsvoeringsPartner om de duurzame relatie te kunnen behouden.
Een laatste ontwikkeling betreft de overgang van de verschillende financiële adviseurs vanuit De BedrijfsvoeringsPartner naar de gemeente. Dit zien wij als positieve ontwikkeling, omdat deze medewerkers beter kunnen integreren binnen de “nieuwe” organisatie, waardoor zij gerichter advies kunnen geven. Een potentieel risico is hierbij wel of sprake is van voldoende achtervang voor deze functies, aangezien geen beroep meer kan worden gedaan op het bredere personeelsbestand van het samenwerkingsverband.
Ontwikkelingen risicobeheersing
Op het gebied van risicobeheersing is De BedrijfsvoeringsPartner bezig met de transitie naar de applicatie Naris Next. Een belangrijke wijziging in de inrichting van dit nieuwe systeem als het gaat om de samenwerking tussen De BedrijfsvoeringsPartner en uw gemeente, is dat de eerste lijn binnen uw gemeente een explicietere rol krijgt binnen dit nieuwe systeem. De medewerkers in de tweede lijn krijgen een eigen account en de mogelijkheid om risico’s actief bij te houden. De BedrijfsvoeringsPartner is de technisch en functioneel applicatiebeheerder en behoudt hierbij het overzicht. Dit zorgt voor een duidelijker samenspel tussen de proceseigenaren en de risicofunctionaris. Ook kan de gemeente meer in de lead van haar risicobeheersingsproces treden met minder afhankelijkheid van De BedrijfsvoeringsPartner.
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025 Kernpunten interim-controle
Kernpunten interim-controle
samenvatting Management-
Managementsamenvatting
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Bijlagen
Bijlagen
Managementletter 2025 – 260192B70B/DD/8
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jan 2026
Managementsamenvatting Onderwerp
Boodschap
Niet-persoonsgebonden Wij constateren dat sprake is van niet-persoonsgebonden accounts, welke over autorisatiebevoegdheden beschikken binnen de financiële administratie. Om de implementatie van de accounts als functiescheiding in het systeem te borgen, zouden rechten binnen de applicaties moeten worden gekoppeld aan specifieke personen. Het gebruik van generieke accounts brengt namelijk kredietbeheerder risico’s met zich mee. Enerzijds kan het hierdoor lastiger traceerbaar zijn welke functionaris een bepaalde factuur goed heeft gekeurd, waardoor dit ten koste gaat van de reproduceerbaarheid van de effectieve werking van het proces. Anderzijds is inherent aan generieke accounts, dat lastig beheersbaar is, wie toegang heeft tot dit account wat vervolgens ten koste gaat van de ingeregelde functiescheiding binnen de organisatie. Wij hebben wel begrepen dat alle feitelijke handelingen op een niet-persoonsgebonden account gelogd kunnen worden, zodat vastgesteld kan worden welke medewerker een handeling met een generiek account heeft verricht. Wij adviseren om de lijst kredietbeheerders en budgethouders opnieuw te evalueren en vast te stellen welke functies middels generieke accounts worden vervuld. Vervolgens bevelen we aan om deze rechten te beleggen bij specifieke personen conform het mandaat en het gebruik van generieke accounts te beperken.
Verder vragen wij om richting de jaarrekeningcontrole inzichtelijk te maken welke facturen zijn goedgekeurd middels deze generieke accounts en de omvang hiervan inzichtelijk te maken. Wij treden graag in overleg voor het verder onderzoeken van deze populatie. Fraude risicomanagement
Het college is primair verantwoordelijk voor het voorkomen en ontdekken van fraude en voor de naleving van de voor de gemeente relevante wet- en regelgeving. Als onderdeel van onze interim-controle hebben wij inlichtingen ingewonnen binnen de organisatie inzake de interne frauderisicoanalyse en het proces van de totstandkoming c.q. actualisatie hiervan. In 2023 is een nieuwe frauderisicoanalyse opgesteld, die kwalitatief een grote sprong vooruit was ten opzichte van de frauderisicoanalyse uit 2018. Het streven was om deze frauderisicoanalyse eind 2023 ook te bespreken binnen de verschillende organisatieonderdelen, vooruitlopend op het laten vaststellen van dit document. Uit onze gesprekken binnen de organisatie blijkt echter dat als gevolg van de ontvlechting en de capaciteitsproblemen, dit laatste procesdeel slechts in beperkte mate heeft plaatsgevonden. Wij hebben begrepen dat het streven om de eerder genoemde aanpak om frauderisicobeheer deel te laten uitmaken van de organisatieonderdelen en primaire processen, opnieuw zal worden geagendeerd bij de verschillende afdelingen. Een stappenplan om te komen tot het erkennen en herkennen van fraude en frauderisico’s is uitgewerkt en zal worden gebruikt bij de inventarisaties bij de verschillende afdelingen.
Wij onderschrijven het belang van de betrokkenheid van de verschillende afdelingen bij de totstandkoming van de frauderisicoanalyse om te kunnen komen tot een nauwkeurige en volledige analyse van de potentiële risico’s die binnen uw organisatie kunnen spelen. Tot slot adviseren wij u in dit kader opnieuw om de frauderisicoanalyse blijvend periodiek te agenderen.
IT-audit als onderdeel van onze controle
Als onderdeel van onze controle zullen wij tevens werkzaamheden verrichten ten aanzien van de betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Deze werkzaamheden richten zich op de financiële administratie (Key2Financiën) en de sub administratie ten behoeve van het sociaal domein (Suite4SociaalDomein). De werkzaamheden zullen worden uitgevoerd bij De BedrijfsvoeringsPartner. Wij zullen deze IT-audit in de komende periode uitvoeren en hierover rapporteren in het accountantsverslag.
Opvolging (overige) aanbevelingen uit eerdere jaren
Tijdens de interim- en de jaarrekeningcontrole zijn wij ook nagegaan in hoeverre onze (overige) aanbevelingen uit de managementletter en het accountantsverslag 2024 (voor zover deze zaken niet eerder in deze managementletter zijn benoemd) zijn opgevolgd. Vanaf pagina 16 hebben wij in detail de opvolging per bevinding opgenomen. Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025 Kernpunten interim-controle
Kernpunten interim-controle
samenvatting Management-
Managementsamenvatting
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Bijlagen
Bijlagen
Managementletter 2025 – 260192B70B/DD/9
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jan 2026
Managementsamenvatting Onderwerp
Boodschap
Interne controle en de rechtmatigheidsverantwoording
Verantwoordingsgrens De gemeente heeft de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording opnieuw vastgesteld. Hierbij is aangesloten bij de nieuwe uitgangspunten uit het Bado in 2025 zoals deze voor de accountantscontrole gelden. Dit houdt in dat een verantwoordingsgrens van 2% wordt gehanteerd. De formele besluitvorming voor zowel het controleprotocol als de nieuwe financiële regeling heeft op 11 december 2025 plaatsgevonden. Verbijzonderde interne controle Om op een betrouwbare en controleerbare wijze tot de rechtmatigheidsverantwoording te komen, is het van belang om een gedegen (verbijzonderde) interne controle uit te voeren en hierover periodiek te rapporteren. De VIC afdeling is onderdeel van de BedrijfsvoeringsPartner en deze heeft hiervoor het Control jaarplan VIC 2025 opgesteld, waarvan wij kennis hebben genomen. De in het jaarplan van de VIC opgenomen processen en uit te voeren werkzaamheden sluiten aan op onze scope voor de controle van de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording. Er wordt voor de vastleggingen van de (verbijzonderde) interne controle gebruik gemaakt van de applicatie Checkpoint-IC. Deze applicatie biedt de mogelijkheid om een onderscheid aan te brengen tussen IC en VIC. Hoewel deze functie nog niet volledig wordt toegepast, zien wij dit wel als een positief punt.
Wel zijn wij van mening dat de toegevoegde waarde van de VIC nog verder kan worden vergroot. De VIC voert nu hoofdzakelijk gegevensgerichte steekproeven (achteraf) uit. Aanbevelingen en aandachtspunten: Wij hebben kennis genomen van de beschikbare VIC-rapportages en hebben gesproken met Team Control van de BedrijfsvoeringsPartner. Hieruit zijn de volgende aanbevelingen en aandachtspunten naar voren zijn gekomen: •
Tijdens onze interim-controle hebben wij vastgesteld dat de vastleggingen en bevindingen van de VIC in Checkpoint-IC gestructureerd en duidelijk zijn en dat de kwaliteit en de diepgang van de VIC van voldoende niveau is. Echter kan het niveau van vastleggingen t.a.v. onder meer lijncontroles verder worden vergroot, waarbij de aandacht voor internebeheersmaatregelen expliciet terug dient te komen.
•
Wij hebben vastgesteld dat in de totstandkoming van de populaties voor deze steekproeven bepaalde transacties niet, of gedeeltelijk, worden meegenomen. De steekproefpopulatie is daardoor feitelijk onvolledig. In voorgaand jaar hebben wij vastgesteld dat er verschillen bestonden tussen de populatie zoals meegenomen in de selecties van de VIC en de lasten welke uiteindelijk geboekt waren in Key2financiën en landen in de jaarrekening van de gemeenten. Bij het bepalen van de populaties in scope, staat het de VIC vrij om bepaalde populaties niet te betrekking in de scope. Het is echter aan te bevelen om expliciet te rapporteren over deze keuzes. Ook adviseren wij om een aansluiting te maken na sluiten van het boekjaar om te borgen dat de volledige populaties van de stromen zoals door de VIC geïdentificeerd ook zijn meegenomen in de controles. Anders wordt het risico gelopen dat een deel van de lasten ten onrechte niet wordt betrokken in de rechtmatigheidscontrole.
•
Wij hebben geconstateerd dat voor meerdere inkopen goederen & diensten initieel geen sprake was van een geregistreerde prestatielevering, maar deze na signalering van de VIC wel sneller dan in het verleden zijn opgeleverd. Ten tijde van onze interim-controle ontbraken er geen onderbouwende documenten voor de prestatielevering. Op basis hiervan constateren wij verbetering ten opzichte van eerdere jaren. Wel vragen wij u blijvende aandacht te hebben voor de initiële en structurele registratie van de prestatielevering.
•
Wij vragen uw aandacht voor de tijdige uitvoering en afronding van de VIC, met het oog op de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken. De rechtmatigheidsverantwoording maakt deel uit van onze controle van de jaarstukken, waardoor deze feitelijk al gereed dient te zijn bij de start van de jaarrekeningcontrole. Hieronder verstaan wij dat de rechtmatigheidsverantwoording ook al besproken is binnen het college van B&W. Periodiek hebben wij overleg met Team Control van de BedrijfsvoeringsPartner over de uitvoering van de VIC ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording. Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025 Kernpunten interim-controle
Kernpunten interim-controle
samenvatting Management-
Managementsamenvatting
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Bijlagen
Bijlagen
Managementletter 2025 – 260192B70B/DD/10
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jan 2026
Managementsamenvatting Onderwerp
Boodschap
IT-omgeving
Wij hebben IT-controlewerkzaamheden uitgevoerd op de opzet en de implementatie van de algemene IT-beheersingsmaatregelen in de IT-omgeving. Effectieve algemene IT-beheersingsmaatregelen ondersteunen een betrouwbare gegevensverwerking, en hebben voornamelijk betrekking op de volgende drie gebieden: • Toegangsbeveiliging: beheersingsmaatregelen die ervoor zorgen dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot de IT-systemen en dan alleen voor zover deze toegang nodig is voor het uitvoeren van de werkzaamheden uit hun taakomschrijving. • Systeemverandering: beheersingsmaatregelen die ervoor zorgen dat alle veranderingen in het IT-systeem moeten worden geautoriseerd, en dat de veranderingen op een effectieve wijze zijn getest voorafgaand aan de implementatie ervan. • Datacentrum en netwerkactiviteiten: beheersingsmaatregelen die ervoor zorgen dat centrale IT-activiteiten worden ingepland en gemonitord en dat data kunnen worden hersteld in het geval van systeemuitval. Van de geselecteerde algemene IT-beheersingsmaatregelen zijn de opzet en de implementatie getest. Op basis van het testen van de algemene IT-beheersingsmaatregelen hebben wij bevindingen geconstateerd die relevant zijn voor onze controle. De tekortkomingen in de IT-beheersingsmaatregelen zijn opgenomen in de opvolging bevindingen voorgaande jaren.
Cybersecurity
Cyber is een onlosmakelijk onderdeel geworden van onze samenleving. Dagelijks werken we met digitale oplossingen, zowel privé als zakelijk. Door gebruik van internet, interne netwerken en bedrijfsapplicaties hebben alle organisaties, ongeacht hun omvang, te maken met aan cyber gerelateerde risico’s, zoals cybercrime. Als cyberrisico’s zich voordoen, kunnen deze een (significante) impact hebben op de financiële systemen, op de interne-beheersingsmaatregelen en op de jaarrekeningcontrole. Als onderdeel van onze interim-controle hebben wij het management van de BedrijfsvoeringsPartner in samenspraak met de gemeenten verzocht inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van cyberrisico’s in het betalingsverkeer, door het onttrekken van persoonsgegevens, vertrouwelijke gegevens of intellectuele eigendom, of door het verstoren van de bedrijfsvoering. Tijdens deze gesprekken heeft het management aangegeven zich bewust te zijn van cyberrisico’s en zijn er voorbeelden gegeven van de manier waarop men deze beheerst.
Aangezien iedere organisatie waardevolle informatie heeft te verliezen of ernstige schade kan leiden als de IT-infrastructuur (tijdelijk) niet meer beschikbaar is, attenderen wij u op het belang van een cyberrisicoanalyse als vast onderdeel van het interne controlesysteem dat erop is gericht bedrijfsrisico’s te onderkennen, het belang en de waarschijnlijkheid daarvan in te schatten, en de interne beheersing daarop toe te spitsen. Tevens wijzen wij u op de nieuwe Europese richtlijn NIS2 op het gebied van cybersecurity. Hoewel deze richtlijn nog niet is omgezet in nationale wetgeving, is wel bekend dat gemeenten hieraan moeten (gaan) voldoen. NIS2 heeft een meldplicht bij cybersecurity incidenten en aansprakelijkheid voor de gehele keten geïntroduceerd en gaat op die punten verder dan bestaande wet- en regelgeving. Gezien de dienstverlenende rol van De BedrijfsvoeringsPartner richting de deelnemende gemeenten t.a.v. de IT-omgeving, is het ook voor uw organisatie van belang om te inventariseren in hoeverre aan NIS2 wordt voldoen en op welke punten nog aanscherpingen binnen de interne beheersing dienen te worden doorgevoerd.
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025 Kernpunten interim-controle
Kernpunten interim-controle
samenvatting Management-
Managementsamenvatting
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Bijlagen
Bijlagen
Managementletter 2025 – 260192B70B/DD/11
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jan 2026
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025
Managementletter 2025 – 260192B70B/DD/12
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jan 2026
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025 Onderwerp
Boodschap
Wijzigingen in het BBV
In december 2023 heeft de commissie BBV belangrijke notities over Rente, Overhead en Grondexploitatie geactualiseerd. We geven hieronder de belangrijkste wijzigingen per notitie weer en hun impact op de jaarrekening. Deze notities gelden vanaf begrotingsjaar 2025, maar mochten vanaf begrotingsjaar 2024 al worden toegepast. Notitie Grondbeleid in begroting en jaarstukken De belangrijkste wijzigingen in de Notitie Grondexploitatie houden verband met de Omgevingswet, die leidde tot aanpassingen in de lijst van verhaalbare kostensoorten. Deze zijn van kracht per 1 januari 2024 en beïnvloeden voornamelijk verslaggevingsaspecten bij faciliterend grondbeleid en biedt de gemeente meer keuzemogelijkheden tot het verhalen van kosten. Andere wijzigingen betreffen voorwaarden voor warme gronden, voorbereidingskosten en gemengde projecten. Daarnaast is de rentetoerekening gewijzigd alsmede worden er zwaardere eisen gesteld aan winstnemingen. Deze laatste twee benoemde wijzigingen zullen financieel effect hebben op uw grondexploitatieprojecten en de begrote winstnemingen die uw organisatie kan doen. Immers kan winstneming via de POCmethode, dat wil zeggen op basis van de betrouwbaar geraamde winst naar rato van de realisatie van verkopen en kosten, pas plaatsvinden als de resterende looptijd van een grondexploitatie tien jaar of minder is.
Voorheen was de restrictie van de looptijd niet opgenomen in de notitie grondbeleid. Voor projecten die een doorlooptijd hebben langer dan 10 jaar, moet voldaan worden aan specifieke voorwaarden. De langere doorlooptijd moet onderbouwd worden in de begroting en de jaarstukken. Daarnaast moeten de beheersmaatregelen specifiek worden omschreven en de grondexploitatie jaarlijks worden geactualiseerd. Notitie Rente De meest significante wijziging in de notitie Rente betreft de toerekening van rentelasten aan grondexploitaties. Tot en met 2023 was het enkel toegestaan om de werkelijke rente over vreemd vermogen evenredig toe te rekenen aan deze exploitaties. Dit geldt ook voor toekomstige rentelasten. Met ingang van boekjaar 2025 wordt in het BBV geen onderscheid meer gemaakt, en vindt rentetoerekening plaats op basis van de reguliere omslagrente. Notitie Overhead De commissie BBV heeft de regelgeving omtrent de toerekening van overhead geactualiseerd en samengevoegde notitie. De belangrijkste stellige uitspraken uit deze notitie zijn: • De definitie van overhead uit artikel 1 van het BBV wordt nader geduid als: het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Hiertoe behoren ook de systemen en aanverwante lasten die deze functies ondersteunen.
• Voor de berekening van de tarieven voor lokale heffingen moet de methodiek voor de toerekening van overhead worden gebruikt zoals deze is opgenomen in de financiële verordening. • De methodiek voor het toerekenen van overhead, zoals opgenomen in het overzicht overhead, aan lokale heffingen en rechten mag niet afwijken van de overige methodieken voor het toerekenen van overhead aan overige taakvelden van de begroting.
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025 Kernpunten interim-controle
Kernpunten interim-controle
samenvatting Management-
Managementsamenvatting
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Bijlagen
Bijlagen
Managementletter 2025 – 260192B70B/DD/13
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jan 2026
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025 Onderwerp
Boodschap
Aanpassingen Bado
Met ingang van 2025 is het Besluit accountantscontrole decentrale Overheden (Bado) aangepast. Hierin is de voorgeschreven goedkeuringstolerantie aangepast van 1% naar 2%. Daarnaast is ook de omvangsbasis aangepast. In eerdere jaren was dit de totale lasten, inclusief dotaties aan de reserves. Dit laatste komt te vervallen, zodat de omvangsbasis alleen de lasten omvat, exclusief reservemutaties. Verder zijn de toleranties voor onzekerheden en fouten gelijkgetrokken. Waar in het verleden sprake was van een aparte tolerantie voor fouten (1%) en onzekerheden (3%), is nu sprake van één tolerantie voor allebei. Deze wijziging heeft impact op de omvang van uit te voeren controlewerkzaamheden vanaf boekjaar 2025, zoals het uitvoeren van detailcontroles en de processen welke voor onze controle in scope zijn. Op basis van de begroting 2025 hebben wij een eerste inschatting gemaakt van de impact hiervan voor het boekjaar 2025, ten opzichte van 2024.
Kadernota rechtmatigheid 2025
De commissie BBV heeft recentelijk de Kadernota rechtmatigheid 2025 uitgebracht. Verder wijzen wij u op de modelverantwoording ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording, die in de jaarrekening 2025 zal moeten worden gehanteerd. In de kadernota rechtmatigheid 2025 is tevens opgenomen dat de (verplichte) grondslag voor de verantwoordingsgrens is gewijzigd in de lasten exclusief de reservemutaties. Deze wijziging volgt in samenhang met de aanpassingen in het Bado. Hiervoor wijzen wij u op het belang van de voorgenomen aanpassing van de financiële regeling en het controleprotocol voor de accountantscontrole.
Wet Normering Topinkomens
Wij vragen uw aandacht voor de in de jaarrekening op te nemen WNT-verantwoording. Evenals in voorgaand jaar kwalificeert de gemeentesecretaris en griffier als bezoldigde topfunctionarissen in het kader van de Wet normering topinkomens (WNT). Buiten de jaarlijkse wijziging van de norm is de hiermee gemoeide wet- en regelgeving niet gewijzigd. Er zal opnieuw een volwaardige WNT-verantwoording moeten worden opgenomen in de jaarstukken, waarmee inzicht wordt gegeven in de volledige bezoldiging van de topfunctionarissen. Wij raden u aan om hiervoor in een vroegtijdig stadium inzicht te verkrijgen in de betaalde vergoedingen en in de verschillende looncomponenten die kwalificeren voor opname in de WNT-verantwoording. Indien sprake is van wezenlijke wijzigingen in de beloningsstructuur ten opzichte van voorgaand jaar, horen wij dit graag tijdig, aangezien wij dan als onderdeel van onze jaarrekeningcontrole specialisten inschakelen ten behoeve van de controle. Door de wijzigingen in topfunctionarissen in 2025 zetten wij voor de WNT-beoordeling onze specialisten in.
Voorziening wethouderspensioenen
In januari 2025 heeft het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aandacht gevraagd bij overheden voor de gevolgen van de Wet toekomst pensioenen (Wtp). Veel overheden hebben deelgenomen aan een onderzoek naar de financiële gevolgen van de overgang. Dit betrof een onderzoek van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, IPO, VNG en de Unie van Waterschappen. De verplichting voor de pensioenen van de bestuurders wordt met de wetswijziging per 1 januari 2028 overgedragen aan het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds (ABP). Het onderzoek wijst uit dat het benodigde vermogen per 1 januari 2025 evenals het geprognotiseerde benodigde vermogen per 1 januari 2028 op basis van Wtp bij ABP bij veel gemeenten hoger ligt dan de voorziening in de jaarrekening 2024. Uw gemeente is geen onderdeel geweest van het onderzoek naar de financiële gevolgen van de overgang, maar mogelijk speelt dit wel voor uw gemeente. We verzoeken u om de hoogte van de voorziening per 31 december 2025 te evalueren in het licht van deze ontwikkeling.
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025 Kernpunten interim-controle
Kernpunten interim-controle
samenvatting Management-
Managementsamenvatting
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Bijlagen
Bijlagen
Managementletter 2025 – 260192B70B/DD/14
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jan 2026
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Managementletter 2025 – 260192B70B/DD/15
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jan 2026
Opvolging bevindingen voorgaande jaren Onderwerp
Boodschap
Status
1. Bewustwording aanbestedingsplicht (Managementletter 2024)
Bevinding: Het personeelsbestand van de gemeente bestaat voor een groot deel uit nieuw en (relatief) onervaren personeel. De bevoegdheid tot inkopen ligt bij een tal van functionarissen binnen de organisatie, afhankelijk van hun functie in relatie tot de vastgestelde mandaatregeling. Deze functionarissen beschikken echter niet per definitie over de juiste kennis en kunde ten aanzien van de aanbestedingsrichtlijnen en het lokale inkoopbeleid. Om hierop in te spelen is binnen het cluster Financiën & Rechtmatigheid, binnen De BedrijfsvoeringsPartner, een afdeling Inkoopadvies aanwezig. Deze afdeling ondersteunt bij de inkopen van de gemeente Ridderkerk. Wij constateren dat als gevolg van de vele personele wisselingen, nog niet alle medewerkers met inkoopbevoegdheid zich bewust zijn van (mogelijke) aanbestedingsplicht en het interne proces waarbij de afdeling inkoopadvies wordt ingeschakeld. Het inschakelen van inkoopadvies vindt plaats middels een ticketsysteem, wat niet afgedwongen wordt in het inkoopproces. Daardoor ontstaat het risico dat de afdeling inkoopadvies gepasseerd wordt en nieuwe (onrechtmatige) inkoopcontracten pas achteraf bij de periodieke spendanalyse gesignaleerd worden. Wij adviseren u in dit kader om te investeren in de bewustwording rond de aanbestedingsplicht en te onderzoeken is of het mogelijk is om af te dwingen dat inkoopadvies wordt ingeschakeld.
Follow-up: Zie voor de opvolging van deze bevinding, bevinding 11 op pagina 21.
2. Uitvoering VIC op naleving aanbestedingsrichtlijnen (Managementletter 2024)
Bevinding: Ter monitoring van bestedingen per inkooprelatie en de rechtmatigheid van de lasten, in relatie tot het gekozen aanbestedingstraject, voert de afdeling inkoopadvies van De BedrijfsvoeringsPartner twee maal per jaar een spendanalyse uit (tot en met augustus en over heel het boekjaar). Ten tijde van onze interim-controle blijkt dat nog geen sprake is geweest van een verbijzonderde interne controle (VIC) op de door afdeling inkoopadvies uitgevoerde analyse. Om het risico op onrechtmatige inkoopcontracten te beperken is de tijdigheid van de controle hierop cruciaal, aangezien de signalerende functie hiervan noodzakelijk is om in een vroeg stadium onrechtmatige contracten of opdrachten stop te kunnen zetten. De VIC op de uitgevoerde spendanalyse is daarnaast een belangrijk onderdeel van de totstandkoming en onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Wij benadrukken daarom het belang van de tijdige uitvoering van dit onderdeel van de VIC. Follow-up: Wij stellen vast dat de spendanalyse over het eerste half jaar is uitgevoerd conform het in opzet beschreven proces. De VIC heeft ten tijde van onze interim-controle (in beperkte mate) een controle uitgevoerd op deze analyse, met de focus op dossiers welke als kritisch zijn aangemerkt.
Wij begrijpen dat dit hoofdzakelijk komt door de timing tussen het opstellen van de spendanalyse en de eerste VIC rapportage. Op basis van deze overwegingen concluderen wij dat de bevinding deels is opgevolgd en vragen wij aandacht om voor de volgende spendanalyse afspraken te maken tussen de VIC en afdeling inkoopadvies om zo te kunnen borgen dat een volledige controle van de VIC kan worden uitgevoerd als input voor de VIC rapportage.
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025 Kernpunten interim-controle
Kernpunten interim-controle
samenvatting Management-
Managementsamenvatting
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Bijlagen
Bijlagen
Managementletter 2025 – 260192B70B/DD/16
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jan 2026
Opvolging bevindingen voorgaande jaren Onderwerp
Boodschap
Status
3. Proces aantrekken kasgeldleningen (Managementletter 2024)
Bevinding: Wij merken op dat binnen het proces met betrekking tot het aantrekken van kortlopende leningen (korter dan één jaar) enkel sprake is van een maandelijkse controle op de stand en status van de openstaande leningen. Dit is een repressieve controle welke plaatsvindt nadat een lening is aangetrokken. Binnen dit proces is geen sprake van een tweede functionaris welke de afwegingen van de treasurer bij het kiezen van een bepaalde offerte beoordeelt. In het geval van dergelijke leningen heeft een repressieve controle doorgaans weinig effect, aangezien de overeenkomst bij het uitvoeren van de controle al gesloten is en dus geen correctie meer kan plaatsvinden. Wij adviseren zodoende om binnen het proces van het aantrekken van de leningen een preventieve controle c.q. beheersmaatregel te treffen, waarin een tweede functionaris beoordeelt of de juiste partij wordt gekozen op basis van ontvangen offertes. Deze tweede functionaris kan in dit geval ook vaststellen of het beleid is gevolgd en bijvoorbeeld aan eisen is voldaan zoals het benaderen van voldoende partijen. Dit ter voorkoming van potentiële onrechtmatigheden. Verder merken wij op dat in één geval een kasgeldlening met één week is verlengd. Dit is vervolgens niet verwerkt in het overzicht kasgeldleningen op basis waarvan de repressieve controle wordt uitgevoerd.
Wij vragen uw aandacht voor het belang van de nauwkeurigheid van de uit te voeren controles en de informatie waarop deze controles berusten. Follow-up: Van uw organisatie begrijpen wij dat een nieuw proces is ingericht, waarin de treasurer en manager gezamenlijk de offertes beoordelen vooraf aan het aangaan van een lening. Dit zou een goede stap zijn richting het opvolgen van deze bevinding. Dit proces heeft tot op heden echter nog niet op deze manier plaatsgevonden, waardoor wij ook niet hebben kunnen toetsen of dit juist is geïmplementeerd. Wij begrijpen dat de VIC de juiste implementatie van de werkwijze in de volgende rapportage zal toetsen. Gezien wij de nieuwe werkwijze nog niet hebben kunnen toetsen, kunnen wij deze bevinding nog niet als opgevolgd beoordelen, maar mocht dit als in opzet beschreven proces ook als zodanig zijn geïmplementeerd, kunnen wij dit volgend jaar wel.
4. Fraude risicomanagement (Managementletter 2024)
Bevinding: Het college is primair verantwoordelijk voor het voorkomen en ontdekken van fraude en voor de naleving van de voor de gemeente relevante wet- en regelgeving. Als onderdeel van onze interim-controle hebben wij inlichtingen ingewonnen binnen de organisatie inzake de interne frauderisicoanalyse en het proces rond de totstandkoming c.q. actualisatie hiervan. Voorgaand jaar is door de organisatie een nieuwe frauderisicoanalyse is opgesteld, welke kwalitatief een grote sprong vooruit was ten opzichte van de voorgaande analyse uit 2018. Het streven was om deze frauderisicoanalyse eind 2023 ook te bespreken binnen de verschillende organisatieonderdelen, vooruitlopend op het laten vaststellen van dit document. Vanuit onze gesprekken binnen de organisatie blijkt echter dat als gevolg van de ontvlechting en de capaciteitsproblemen die hierdoor zijn ontstaan, dit laatste procesdeel slechts in beperkte mate heeft plaatsgevonden. Wij hebben begrepen dat het streven is om de eerder genoemde aanpak om frauderisicobeheer onderdeel uit te laten maken van de organisatieonderdelen en primaire processen opnieuw zal worden geagendeerd bij de verschillende afdelingen. Een stappenplan om te komen tot erkennen en herkennen van fraude en frauderisico’s is door de organisatie uitgewerkt en zal worden gebruikt bij de inventarisaties bij de verschillende afdelingen.
Wij onderschrijven het belang van de betrokkenheid van de verschillende afdelingen bij de totstandkoming van de frauderisicoanalyse om te kunnen komen tot een nauwkeurige en volledige analyse over de potentiële risico’s die binnen uw organisatie kunnen spelen. Tot slot adviseren wij opnieuw in dit kader ook om de frauderisicoanalyse blijvend periodiek te agenderen. . Follow-up: Zie voor de opvolging van deze bevinding, onderwerp Fraude risicomanagement op pagina 10.
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025 Kernpunten interim-controle
Kernpunten interim-controle
samenvatting Management-
Managementsamenvatting
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Bijlagen
Bijlagen
Managementletter 2025 – 260192B70B/DD/17
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jan 2026
Opvolging bevindingen voorgaande jaren Onderwerp
Boodschap
Status
5. Sociaal Domein (Managementletter 2024)
Bevinding: Tijdens de interim-controle 2024 hebben wij de administratieve organisatie en interne beheersing van de processen op het gebied van het Sociaal Domein beoordeeld. Bij het beoordelen van de opzet en het bestaan van de processen op het gebied van de Participatiewet, Jeugd en WMO en de besprekingen die wij hebben gehad met uw medewerkers op de betrokken afdelingen is naar voren gekomen dat er voor de Participatiewet sprake is geweest van enkele dossiers waar financiële fouten en onrechtmatigheden zijn opgetreden door het onjuist verrekenen van reiskostenvergoedingen en onjuist toepassen van de grondslag op basis van het netto inkomen in plaats van bruto inkomsten. Hierbij komt naar voren dat de specifieke afwegingen of onderliggende documentatie niet volledig zijn opgenomen in en herleidbaar zijn uit de dossiers, waardoor ook niet bepaald kan worden of de juiste procedures zijn gevolgd wanneer er sprake is van bijvoorbeeld een aanpassing of maatwerk. Deze bevindingen zijn ook naar voren gekomen in de werkzaamheden van de Verbijzonderde interne controle. We dringen u erop aan om binnen uw organisatie nader te analyseren of soortgelijke fouten en onrechtmatigheden nog vaker zijn voorgekomen in 2024, wat hier de financiële impact van is en of meer herstelacties noodzakelijk zijn.
Daarnaast adviseren wij u om de procedures omtrent de documentatie in de dossiers verder aan te scherpen, zodat direct vanuit de dossiers vastgesteld kan worden of de juiste procedures zijn gevolgd en de juiste berekeningssystematiek is toegepast om daarmee onrechtmatigheden te voorkomen. Duidelijke richtlijnen en procedures inclusief rollen en verantwoordelijkheden waarborgen de consistentie en naleving van wet- en regelgeving binnen de processen van het Sociaal Domein. Follow-up: Uit onze gesprekken met de organisatie en uit de rapportages van de VIC blijkt dat er nog steeds bevindingen zijn in verschillende (gecontroleerde) dossiers van de Participatiewet, Jeugd en WMO en worden de controlewerkzaamheden door de VIC uitgebreid om vast te stellen of bevindingen op grotere schaal voorkomen. Deze bevindingen zien toe op: •
Een onjuiste (inkomens)verrekening.
•
Het ontbreken van onderbouwende documentatie om de prestatielevering vast te kunnen stellen.
•
Tekortkomingen in de werkprocessen door het niet (tijdig) starten en/of uitvoeren van voortgangsonderzoeken/heronderzoeken.
•
De door uw VIC geselecteerde en gecontroleerde beschikkingen welke onjuist en/of onvolledig zijn opgesteld.
Er worden wel (herstel)acties uitgezet en ondernomen door uw organisatie om deze bevindingen en tekortkomingen te verhelpen en in de toekomst te voorkomen. Wij onderschrijven het belang van deze (herstel)acties en vragen uw aandacht voor de leemten in de AO/IB.
6. Vernieuwen van Algemene subsidieverordening (ASV) (Managementletter 2024)
Bevinding: De huidige subsidieverordening geldt al sinds 2014 en is daarmee al een verouderde verordening. In de afgelopen jaren zijn de nodige ontwikkelingen geweest, waardoor deze regeling mogelijk niet meer accuraat is naar hedendaagse standaarden. We adviseren om de verordening te herzien en opnieuw vast te laten stellen door de gemeenteraad.
Follow-up: De huidige subsidieverordening is nog niet vernieuwd. We adviseren opnieuw om de verordening te herzien en opnieuw vast te latenstellen door de gemeenteraad.
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025 Kernpunten interim-controle
Kernpunten interim-controle
samenvatting Management-
Managementsamenvatting
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Bijlagen
Bijlagen
Managementletter 2025 – 260192B70B/DD/18
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jan 2026
Opvolging bevindingen voorgaande jaren Onderwerp
Boodschap
Status
7. Nauwkeurigheid van de personeeladministratie (Managementletter 2024)
Bevinding: De personeelsadministratie wordt gevoerd vanuit De BedrijfsvoeringsPartner, welke naast de gemeente Ridderkerk ook de gemeente Albrandswaard en gemeente Barendrecht bediend. Het is van belang dat medewerkers in de juiste administratie worden geplaatst. De VIC heeft geconstateerd dat in een enkel geval een medewerker administratief in een verkeerde gemeente is geplaatst. Dit is ondertussen gecorrigeerd. Daarnaast is ook geconstateerd dat een medewerker ten onrechte een te laag bedrag per kilometer vergoed heeft gekregen en is er sprake van een declaratie van een Thuiswerkplekinrichting, waarbij er geen bewijs van betaling door de medewerkers is bijgevoegd. Daarmee kan niet worden vastgesteld dat deze daadwerkelijk is aangeschaft. We dringen u erop aan om binnen uw organisatie nader te analyseren of soortgelijke fouten en onrechtmatigheden nog vaker zijn voorgekomen in 2024, wat hier de financiële impact van is en of meer herstelacties noodzakelijk zijn. We adviseren u om ten aanzien van mutaties in de personeelsadministratie extra werkzaamheden te verrichten om vast te stellen dat dergelijke fouten incidenteel zijn. Ook adviseren wij om de interne controle op personele mutaties en declaraties te verbeteren, met als doel te kunnen waarborgen dat de administratie nauwkeurig en volledig is.
Follow-up: Wij hebben naar aanleiding van deze constatering het bijhorende risico in de jaarrekeningcontrole als hoog ingeschaald en aanvullende werkzaamheden verricht. Bij deze controle hebben wij geen verdere afwijkingen geconstateerd. De bevinding is daarmee afgewikkeld.
8. Voorspelbaarheid liquiditeitsplanning (managementletter 2023)
Bevinding: Op grond van de Wet FIDO en het treasurystatuut stelt uw organisatie een meerjaren liquiditeitsplanning op, waar de liquiditeitsbehoefte uit blijkt. Uit onze gesprekken met uw organisatie hebben wij begrepen dat de treasuryfunctie een beperkt beeld heeft van wat de grote inkomsten en uitgaven op korte en (middel)lange termijn zullen zijn. Als gevolg van het ontbreken van een actuele liquiditeitsplanning, loopt uw organisatie het risico dat er onnodig financiering wordt aangetrokken. Met de gestegen rentestanden is de financiële impact hiervan groter dan de afgelopen jaren. Zowel vanuit de verschillende organisatieonderdelen als vanuit de treasuryfunctie is het van belang om inkomsten en uitgaven goed inzichtelijk te hebben, zodat hierop geanticipeerd kan worden. Het is noodzakelijk dat er periodiek een liquiditeitsbegroting wordt opgesteld én bijgesteld, waarin de belangrijke (omvangrijke) inkomsten en uitgaven zijn opgenomen. Dit is een belangrijk sturingselement om de behoefte voor vreemd vermogen te kunnen identificeren en monitoren. Vervolgens is het van belang om deze onder de aandacht te brengen van de verschillende organisatieonderdelen, om ook bewustzijn te creëren voor het belang van het inzicht in de inkomende en uitgaande geldstromen. In 2024 is een liquiditeitsprognose opgesteld.
De prognose is ingeschat op kwartaalniveau, waarbij de begrotingscijfers evenredig over het jaar worden verdeeld. De liquiditeitsprognose is een stap in de goede richting, echter zien wij nog mogelijkheden om deze verder te verbeteren. De prognose kan zuiverder worden gemaakt door de uitgaven en inkomsten per maand in te schatten, en vervolgens deze prognose periodiek naast de werkelijkheid te leggen om waar nodig bijstellingen te doen. Hierdoor kan nog beter worden ingeschat op welk moment en ook vooral hoeveel vreemd vermogen benodigd is.
Follow-up: Uw gemeente heeft de liquiditeitsprognose verder uitgebreid met een inschatting van de dagelijkse inkomende en uitgaande gelden. Ook wordt de werkelijke realisatie hierin nu meegenomen. Daarmee concluderen wij dat invulling is gegeven aan onze bevinding en deze is opgevolgd.
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025 Kernpunten interim-controle
Kernpunten interim-controle
samenvatting Management-
Managementsamenvatting
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Bijlagen
Bijlagen
Managementletter 2025 – 260192B70B/DD/19
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jan 2026
Opvolging bevindingen voorgaande jaren Onderwerp
Boodschap
Status
9. Subsidieregister en naleven termijnen uit verordening (managementletter 2023)
Bevinding: Voor subsidieverstrekkingen en -vaststellingen wordt binnen de BAR-organisatie een subsidieregister bijgehouden, ten behoeve van de drie deelnemende gemeenten. Dit subsidieregister ligt echter vast in Excel, waardoor sprake is van een hoge foutgevoeligheid. Wij hebben daarnaast vastgesteld dat de termijnen zoals vastgelegd in de algemene subsidieverordeningen van de drie gemeenten niet altijd worden nageleefd. Een geautomatiseerd subsidieregister kan uw organisatie helpen om de naleving van termijnen uit de verordening tijdig te signaleren. Budget uitputting is hierdoor tevens sneller inzichtelijk. Daarnaast merken wij op dat uit de beoordeling van de VIC naar voren is gekomen dat er sprake is van zowel openstaande aanvragen voor 2023 die nog niet zijn afgehandeld als ook dat subsidieverstrekkingen over 2022 nog niet zijn vastgesteld. U handelt hiermee niet conform de termijnen zoals die in de subsidieverordeningen van de gemeenten staan. Follow-up: Wij stellen vast dat nog steeds wordt gewerkt met een subsidieregister in Excel voor zowel de toekenningen als vaststellingen. Om de volledigheid van dit register te kunnen borgen is wel een aanvullende controlestap geïmplementeerd, waarbij deze twee maal per jaar wordt aangesloten op de financiële administratie.
Dit geeft echter nog geen invulling aan de verdere bevinding omtrent de informatievoorziening welke uit een register in Excel voortvloeit. Daarbij merken wij vanuit onze eigen gegevensgerichte werkzaamheden, alsmede de werkzaamheden van de VIC, wel op dat de termijnen vanuit de eigen subsidieverordeningen vaak niet worden nageleefd. De bevinding zoals beschreven is hiermee nog niet opgevolgd De BedrijfsvoeringsPartner heeft een geautomatiseerde werkwijze ontwikkeld. Uw organisatie is voornemens deze werkwijze te gaan overnemen. De verwachting is dat hier in 2026 concreet invulling aan wordt gegeven. Wij onderschrijven deze doelstelling.
10. Voorspelbaarheid begroting (managementletter 2023)
Bevinding: In voorgaande jaren hebben we reeds meerdere malen geconstateerd dat er voor uw gemeente sprake was van forse afwijkingen tussen de begroting en de werkelijke realisatie. Follow-up: De jaarrekening 2024 van de gemeente Ridderkerk sloot met een positief gerealiseerd resultaat van circa € 12,3 miljoen. Het begrote resultaat na wijziging bedroeg een positief resultaat van circa € 0,4 miljoen. De gemeenteraad heeft de focus gelegd op het realiseren van de gestelde doelen. De realiteit hiervan is echter niet altijd in balans met de beschikbare capaciteit en mogelijkheden. Hiermee is de begroting meer gebaseerd op uw politiek-bestuurlijke ambities dan op wat uw gemeente daadwerkelijk met de beschikbare middelen en capaciteit kan realiseren. U onderkent het belang dat budgetten, capaciteit en taken in samenhang worden bezien en dat uw organisatie verder toewerkt naar een begroting die is gebaseerd op een realistische planning van activiteiten. Uw organisatie is zich bewust van deze problematiek. In dit licht adviseren wij u dit nader te onderzoeken en eventueel maatregelen te nemen om de voorspellende waarde van de begroting van zowel de investeringen als de baten en lasten en de uitvoeringskracht ervan dichter bij elkaar te brengen. Wij zullen hierover nader rapporteren in ons accountantsverslag.
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025 Kernpunten interim-controle
Kernpunten interim-controle
samenvatting Management-
Managementsamenvatting
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Bijlagen
Bijlagen
Managementletter 2025 – 260192B70B/DD/20
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jan 2026
Opvolging bevindingen voorgaande jaren Onderwerp
Boodschap
Status
11. Aanbestedingen (managementletter 2022 of eerder)
Bevinding: In de afgelopen jaren hebben wij reeds vastgesteld dat het proces rondom inkoop en aanbestedingen in opzet toereikend is. De organisatie hanteert een set van preventieve en detectieve interne-beheersingsmaatregelen, en schenkt daarnaast veel aandacht aan het trainen van de medewerkers in het volgen van de juiste aanbestedingsprocedures. Ondanks het feit dat dit proces in opzet toereikend is hebben wij, evenals vorig jaar, vastgesteld dat het proces niet altijd wordt gevolgd. Zo wordt in sommige gevallen het proces omzeild door aanbestedingen niet tijdig aan te melden in het zaaksysteem, waardoor de inkoopadviseurs niet of niet tijdig bij de aanbestedingsprocedure worden betrokken. De organisatie maakt daarnaast gebruik van een contractregister dat wordt gevoed vanuit het zaaksysteem. Doordat de inkoopdossiers in het zaaksysteem niet consequent worden gevuld, geeft het contractregister geen volledig beeld van alle lopende contracten en overeenkomsten. Follow-up: Uit onze gesprekken met de organisatie en uit de rapportages van de VIC blijkt dat het eigen Inkoop-en aanbestedingsbeleid nog steeds niet consequent wordt gevolgd. Op technisch gebied zijn hier verder ook geen wijzigingen geweest. Op dit vlak is geen opvolging gegeven aan de bevinding.
Vanuit onze gesprekken met uw organisatie begrijpen wij verder dat als gevolg van een hoge werkdruk bij de afdeling inkoop, geen prioriteit is gegeven aan het creëren van meer bewustzijn omtrent de aanbestedingsregels. Van de organisatie begrijpen wij dat deze bezorgd zijn over de beschikbare capaciteit op de afdeling inkoop en richting de toekomst problemen worden voorzien bij de beschikbaarheid van deze afdeling om alle benodigde inkooptrajecten te kunnen begeleiden. In combinatie met de technische beperkingen van het systeem en constateringen op gebied van de bewustzijn omtrent naleving aanbestedingsregels, vinden wij dit een zorgelijk signaal.
12. Crediteurenstamgegevens (managementletter 2022 of eerder)
Bevinding: Bij het aanmaken van een nieuwe crediteur in de crediteurenadministratie wordt het IBAN-nummer overgenomen van de factuur, zonder dat er een expliciete controle wordt verricht op de juistheid van het IBAN-nummer. Hierdoor ontstaat het risico dat er in het geval van frauduleuze facturen een onjuist IBAN-nummer wordt ingevoerd en dat er onrechtmatige betalingen plaatsvinden. Uw organisatie heeft onderzocht of het beschreven risico kan worden ondervangen middels het toevoegen van een IBAN check in de betaalapplicatie. Deze oplossing werd naar oordeel van de organisatie te duur om op te wegen tegenover het beschreven risico. Wel worden repressieve controles uitgevoerd door de VIC, waarmee het risico grotendeels wordt gemitigeerd. Omdat dit een risico betreft waarbij een uitgaande geldstroom gemoeid is, adviseren wij u te onderzoeken welke mogelijkheden er zijn, en passende maatregelen te nemen binnen het proces. Follow-up: Vanuit onze werkzaamheden en gewonnen inlichtingen is gebleken dat sprake is van een nieuwe procedure, waarin nieuwe crediteuren met een eerste factuur groter dan € 25.000,- wel expliciet worden gecontroleerd op een juiste IBAN. Wij merken op dat dit geen dekkende maatregel is, aangezien nog niet alle nieuwe crediteuren middels deze maatregel worden gecontroleerd.
Verder begrijpen wij dat uw organisatie nog bezig is met het nader uitwerken van verdere mogelijkheden om het risico in te perken. Tevens is met ingang van 9 oktober 2025 de Europese verordening Instant Payments Regulation van kracht. Deze verordening verplicht banken een naam - IBAN check aan te bieden. De werking van de reeds genomen maatregelen gecombineerd met de uitvoering van de verplichting voor banken hebben wij nog niet vast kunnen stellen en zullen wij in 2026 beoordelen.
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025 Kernpunten interim-controle
Kernpunten interim-controle
samenvatting Management-
Managementsamenvatting
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2025
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Opvolging bevindingen voorgaande jaren
Bijlagen
Bijlagen
Managementletter 2025 – 260192B70B/DD/21
Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jan 2026
Opvolging bevindingen voorgaande jaren Onderwerp
Boodschap
Status
13. Prestatielevering (managementletter 2022 of eerder)
Bevinding: Het voldoende onderbouwen en aantonen van het geleverd zijn van de prestaties die bij de organisatie in rekening zijn gebracht, is een belangrijk aandachtspunt. Wanneer dit niet op een toereikende wijze gebeurt, bestaat het risico dat de organisatie facturen autoriseert, boekt en betaalt waarvoor geen juiste en/of volledige prestatie is geleverd. Uw organisatie heeft in 2022 een beleidsnotitie inzake de prestatielevering vastgesteld, waarin is toegelicht op welke manier een prestatielevering moet worden onderbouwd. Wij stellen vast dat deze beleidsnotitie veelal niet wordt nageleefd. De kredietbeheerder hoort, conform de beleidsnotitie, de documenten die de prestatielevering onderbouwen in de financiële administratie aan de betreffende factuur toe te voegen. De budgethouder dient na te gaan of er onderbouwende documentatie aanwezig is én of deze de prestatielevering in voldoende mate onderbouwt. Uit de (verbijzonderde) interne controle die is uitgevoerd, blijkt dat er veelal geen enkel onderbouwend document aan de factuur is toegevoegd. Follow-up: Op basis van de rapportage van de VIC over het eerste half jaar, alsmede de gesprekken gevoerd met uw organisatie, is gebleken dat nog steeds voor een groot deel van gecontroleerde facturen initieel geen sprake is van een geregistreerd bewijs van prestatielevering.